BAO CAO THUC TAP TOT NGHIEP CONG TAC VAN THU

Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

B. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu của bộ máy quản lý
nói chung và của Trường Đại học Y Hà Nội nói riêng. Công tác Văn thư là nội
dung quan trọng và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động của trường Đại
học Y Hà Nội và được xem như một bộ phận của hoạt động quản lý Nhà nước
của nhà trường có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Vì vậy,
công tác Văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với
trường Đại học Y Hà Nội nói riêng.
Ý nghĩa của công tác Văn thư đối với xã hội
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung công việc, có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để
làm những việc trái pháp luật.

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

thiết thì các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ
quan một cách chân thực.
- Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu
trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận
lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không
tốt văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ
không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.
Ý nghĩa của công tác Văn thư đối với Trường Đại học Y Hà Nội
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ việc quản lý của Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn
vị trong toàn trường. Công tác quản lý đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc, ở trường Đại học Y Hà Nội có thể nói công tác Văn thư là

hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản diễn ra ở tất cả các phòng, ban, khoa,
bộ môn, viện và bệnh viện. Vì vậy có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động
đảm bảo thông tin cho công tác quản lý của Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn
vị trên mọi phương diện (quản lý từ công tác chuyên môn đến quản lý nhân sự),
mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông
tin mang tính pháp lý.
- Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của Nhà
trường một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Đặc biệt đối với
trường Đại học Y Hà Nội làm tốt công tác Văn thư không chỉ hạn chế được bệnh


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

quan liêu giấy tờ mà còn hạn chế được việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để
làm những việc trái pháp luật và trái với Y đức.
- Công tác Văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của trường Đại học Y Hà Nội cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách
nhiệm khác nhau trong Nhà trường; như chứng cứ về những kỳ tuyển sinh đại
học trong suốt quá trình hoạt động hoặc chứng cứ về chương trình hợp tác đào
tạo Bác sỹ nội trú với Cộng hòa Pháp hay chứng cứ về quá trình làm việc của
Phó hiệu trưởng phụ trách Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế…
- Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Trường Đại học Y Hà Nội không thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quốc gia nhưng công tác văn thư làm tốt sẽ giúp công
tác lưu trữ, tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả, nhanh chóng, chính xác tài
liệu của Nhà trường trong quá trình hoạt động.
Lý do chọn đề tài “Công tác quản lý văn bản đi”

Trong quá trình thực tập tại bộ phận Văn thư – phòng Hành chính Tổng
hợp - Trường Đại học Y Hà Nội tôi đã được tiếp cận rất nhiều văn bản từ các
khâu nghiệp vụ của Công tác Văn thư. Nhìn chung công tác văn thư của Trường
Đại học Y Hà Nội còn chưa thống nhất giữa các đơn vị trong trường, đặc biệt
trong việc quản lý văn bản đi. Vì vậy, tôi đã mạnh dạn chọn “Công tác quản lý
văn bản đi” làm đề tài thực tập tốt nghiệp với hy vọng tôi sẽ mang kiến thức đã
học áp dụng vào thực tiễn, mang lại hiệu quả tốt hơn cho công tác văn thư nói
chung và công tác quản lý văn bản đi nói riêng của nhà trường.
Thuận lợi:
Ban lãnh đạo nhà trường bắt đầu chú ý đến công tác Văn thư, đặc biệt là
“Công tác quản lý văn bản đi”. Ban Giám hiệu đã có những chỉ đạo cụ thể cho
công tác “Quản lý văn bản đi” trong “Trình tự xử lý và luân chuyển văn bản”
ban hành kèm theo Quyết định số 2808/QĐ-ĐHYHN ngày 30 tháng 11 năm
2009 của Hiệu trưởng Trường Đại học Y Hà Nội về việc Ban hành Trình tự xử
lý và luân chuyển văn bản của Trường Đại học Y Hà Nội. Nhà trường có trang


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

thông tin điện tử đăng tải một số văn bản đi giảm tải công việc cho khâu chuyển
giao văn bản.
Khó khăn:
Do mới được thực tập lần đầu nên tôi còn nhiều bỡ ngỡ giữa thực tế và
lý thuyết vì vậy tôi chưa biết vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế trong công
tác quản lý văn bản đi của trường Đại học Y Hà Nội. Hơn nữa cán bộ phụ trách
văn thư và những cán bộ chuyên trách ở các đơn vị chưa có hoặc có thì cũng
chưa đủ kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Thường thì cán bộ làm công việc
gì thì soạn thảo văn bản cho mảng công việc của mình nên gặp nhiều khó khăn

trong việc ban hành văn bản đi đặc biệt là phần kỹ thuật trình bày thể thức văn
bản, luân chuyển văn bản vẫn còn một số đơn vị chưa tuân theo quy trình của
Nhà trường. (Tự trình ký văn bản, văn bản không được ký duyệt nội dung, thể
thức còn chưa đúng phải sửa lại nhiều lần, các đơn vị trong trường đóng ở nhiều
địa bàn khó khăn cho việc chuyển giao văn bản….)
Khi thực hiện đề tài này tôi đã nhận được sự giúp đỡ của tất cả cán bộ bộ phận Văn thư - phòng Hành chính Tổng hợp. Đặc biệt là sự hướng dẫn thực
tập tận tình của CN. Vũ Thị Phượng – phó trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trường Đại học Y Hà Nội và Tiến sĩ Chu Thị Hậu – Trưởng khoa Văn thư Lưu
trữ, giảng viên - trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học Y
Hà Nội, ban lãnh đạo phòng Hành chính Tổng hợp, Phó trưởng phòng Vũ Thị
Phượng và anh chị em trong bộ phận Văn thư đã giúp tôi hoàn thành tốt chuyên
đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Xin trân trọng gửi tới TS. Chu Thị Hậu – trưởng khoa Văn thư Lưu trữ,
giảng viên – trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn
thành báo cáo thực tập tốt nghiệp!


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

C. NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu về Trường Đại học Y Hà Nội
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Trường Đại học Y Hà Nội được thành lập từ năm 1902, qua hơn một
trăm năm hình thành và phát triển trường luôn hoạt động với những chức năng,
nhiệm vụ đã được Bộ Y tế quy định:
Chức năng:
Đào tạo nhân lực ngành y tế, Hợp tác quốc tế và Nghiên cứu khoa học
về Y tế.

Nhiệm vụ:
- Đào tạo cán bộ y tế ở trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học
có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có sức khỏe, có năng lực thực hành nghề
nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, đáp ứng nhu cầu về cán bộ y tế cho công
tác chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe nhân dân; có khả năng tự nghiên cứu
và phát triển. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho giảng viên, giáo viên đáp
ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên đáp ứng với công tác giảng
dạy cho sinh viên, học viên;
- Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với
nghiên cứu khoa học, sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực y –
dược học theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các
quy định khác của pháp luật;
- Hợp tác về giáo dục và khoa học công nghệ với các tổ chức, cá nhân
người nước ngoài trong giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học theo quy định
của pháp luật. Tham gia các tổ chức quốc tế về y tế, giáo dục, đào tạo, khoa học
và công nghệ, tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị thuộc
trường.


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

1.2.1. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ).

Hội đồng khoa học

Đảng ủy

Hội đồng trường

Ban Giám hiệu

Phòng, ban

Đoàn thể

(14 phòng, 1ban)

(5 đoàn thể)

Bộ môn

Khoa

(39 bộ môn)

(3 khoa)

Bệnh viện

Viện Đào tạo
Răng hàm mặt

Viện
YHDP&YTCC

Viện ĐTĐ&RLCH

Trung tâm, đơn vị
trực thuộc (10 TT)


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Hành chính Tổng hợp.
Phòng Hành chính Tổng hợp (HCTH) là đơn vị chức năng có nhiệm vụ
tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng quản lý và điều hành các hoạt động của
Trường; thực hiện công tác kế hoạch, tổng hợp, hành chính và một số công tác
khác do Ban giám hiệu phân công.
Phòng đảm nhận việc trực tiếp phục vụ dưới sự chỉ đạo của Ban giám
hiệu. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư, công tác Lưu trữ của
Nhà trường. Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết và thông tin liên lạc của trường.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn Pháp luật cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về
tính Pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng Ban hành…
Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị, lập kế hoạch Hội
thảo, Hội nghị, lịch công tác, đối đối ngoại trong nước cho nhà trường và Ban
giám hiệu…
Làm đầu mối thường trực và triển khai các công tác khác do Ban giám
hiệu giao.
Quyền hạn của Trưởng, Phó phòng Hành chính Tổng hợp.
Trưởng phòng HCTH là đầu mối để Hiệu trưởng nắm chắc tình hình
hoạt động chung của toàn trường, đồng thời là người trực tiếp truyền đạt các chỉ
thị, Quyết định của Hiệu trưởng đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.
Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng được ký thừa lệnh Hiệu trưởng,
ký và đóng dấu của Trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng và

nhiệm vụ được giao; chủ động sao các văn bản của cấp trên gửi đến các đơn vị
liên quan để thực hiện.
1.3. Khái niệm Văn bản đi và những nguyên tắc chung trong Quản
lý văn bản đi của Trường Đại học Y Hà Nội.
1.3.1. Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm Văn bản quy phạm pháp
luật, Văn bản hành chính, Văn bản chuyên ngành (Kể cả bản sao văn bản, văn


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật do cơ quan, tổ chức phát hành đều được
gọi chung là văn bản đi.
Các loại văn bản đi:
Văn bản đi hình thành trong quá trình hoạt động của trường Đại học Y
Hà Nội. Vì vậy văn bản đi của trường Đại học Y Hà Nội rất đa dạng về thể loại,
phong phú về nội dung như:
- Văn bản hành chính (Công văn, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Thông
báo…);
- Đối với Văn bản Quy phạm pháp luật, Trường đại học Y Hà Nội
không có chức năng ban hành, nhưng trong hệ thống văn bản đi của nhà trường
vẫn có những văn bản quy phạm pháp luật vì đó là những bản sao văn bản quy
phạm pháp luật trong hệ thống văn bản đến để gửi đến các cá nhân, đơn vị trong
trường. Những văn bản đó thường được nhận từ những cơ quan cấp trên như Bộ
Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND TP Hà Nội….sau đó sao gửi đến các cá
nhân, đơn vị có liên quan.
- Văn bản chuyên ngành (bản vẽ thiết kế nhà thi đấu đa năng, bệnh án,
chứng từ…).

1.3.2. Những nguyên tắc chung về tổ chức quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của Trường đại học Y Hà Nội là công cụ điều hành, quản lý
trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc
tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh
chóng, bí mật và theo quy trình của Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các
văn bản đi do cơ quan làm ra mới phát huy tác dụng thiết thực đối với nhà
trường.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản
đi phải được quy về một đầu mối – đó là bộ phận Văn thư của phòng Hành
chính Tổng hợp. Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản
đi của nhà trường được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Tiến hành các quy trình
nghiệp vụ dưới đây sẽ bảo đảm cho những nguyên tắc chung nêu trên được thực
hiện đầy đủ.


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

Chương 2: Thực trạng Công tác quản lý văn bản đi của
Trường Đại học Y Hà Nội.
2.1. Công tác Văn Thư của trường đại học Y Hà Nội.
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư.
Bộ phận văn thư của trường và các đơn vị trực thuộc đều có văn thư
chuyên trách, làm việc đúng chuyên môn nghiệp vụ. Các cán bộ làm công tác
văn thư đều có trình độ từ trung học chuyên nghiệp chuyên ngành Văn thư Lưu
trữ và trình độ cao đẳng Văn thư Lưu trữ đến trình độ đại học chuyên ngành
Hành chính học.
Bộ phận Văn thư – thuộc phòng Hành chính Tổng hợp - nhà trường
được bố trí 4 cán bộ. Trong công tác quản lý văn bản đi 4 cán bộ đó được phân

công làm những công việc cụ thể sau:
- 01 cán bộ tiếp nhận, kiểm tra và trình ký văn bản (bà Nguyễn Thùy
Linh);
- 01 cán bộ ghi số, ngày tháng và đóng dấu văn bản (bà Phạm Thị Nga);
- 01 cán bộ đăng ký và sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử
dụng bản lưu (Bà Nguyễn Ngọc Diệp);
- 01 cán bộ nhân bản và chuyển giao văn bản đi (ông Ngô Văn Chiến).
Đối với các đơn vị trực thuộc đều được bố trí từ 1 đến 3 cán bộ văn thư
chuyên trách được đào tạo đúng chuyên ngành Văn thư. Sự phân công nhiệm vụ
do trưởng các đơn vị đó phân công.
Đối với các đoàn thể đều có 1 hoặc 2 cán bộ làm công tác văn thư
nhưng chỉ có Đảng ủy và Công đoàn là có văn thư chuyên trách được học nghiệp
vụ Văn thư ngắn hạn 3 tháng, 6 tháng. Còn bộ phận Văn thư của Đoàn Thanh
niên và Hội Cựu chiến binh nhà trường đều là cán bộ làm công tác chuyên môn
kiêm nhiệm công tác văn thư nhưng chưa được học về công tác Văn thư mà chỉ
được tập huấn nghiệp vụ trong chương trình tập huấn nghiệp vụ văn thư cho toàn
trường.


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Đại học Y Hà
Nội.
Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Đại học Y Hà Nội là
trách nhiệm của Ban giám hiệu, Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, Trưởng
các đơn vị thuộc và trực thuộc trường.
Trách nhiệm của Ban Giám hiệu
- Trách nhiệm của Hiệu trưởng PGS.TS Nguyễn Đức Hinh và các Phó

hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo công tác Văn thư:
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý công tác Văn thư trong phạm vi
trường Đại học Y Hà Nội và chỉ đạo công tác văn thư ở 4 đơn vị trực thuộc
(Bệnh viện, viện Đào tạo Răng Hàm Mặt, viện Đái tháo đường và Rối loạn
chuyển hóa và Viện Y học dự phòng và Y tế công cộng).
Công tác Văn thư của Trường Đại học Y Hà Nội có làm tốt hay không
trước hết thuộc trách nhiệm của hiệu trưởng nhà trường. Để thực hiện nhiệm vụ
này Hiệu trưởng đã giao cho Phó hiệu trưởng TS. Đoàn Ngọc Xuân tổ chức quản
lý công tác Văn thư chung của trường.
Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo chung cho việc giải quyết kịp thời
và chính xác những văn bản đến trường. Hiệu trưởng phải ký những văn bản
quan trọng theo quy định của Nhà nước và giao cho các phó Hiệu trưởng giải
quyết và ký thay các văn bản liên quan đến mảng công việc mình phụ trách. Cụ
thể:
- Giao PGS.TS Nguyễn Hữu Tú – phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo đại
học – chỉ đạo giải quyết và ký thay hiệu trưởng những văn bản liên quan đến
Đào tạo Đại học (bằng tốt nghiệp, giấy triệu tập nhập học, quyết định khen
thưởng, kỷ luật, cho thôi học đối với sinh viên, báo cáo về công tác tuyển sinh
đại học….);
- Giao PGS.TS Tạ Thành Văn - phó hiệu trưởng phụ trách Đào tạo Sau
đại học và Nghiên cứu khoa học – chỉ đạo giải quyết và ký thay hiệu trưởng
những văn bản liên quan đến công tác quản lý Đào tạo Sau Đại học và Nghiên
cứu khoa học (các loại văn bằng, chứng chỉ Sau đại học, Thông báo tuyển sinh


Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sau i hc, Quyt nh khen thng k lut hc viờn sau i hc quyt nh phờ

duyt ti cp c s, Cụng vn xin phờ duyt ti cp b.);
- Giao PGS.TS Lu Ngc Hot phú hiu trng ph trỏch ti chớnh
ca cỏc d ỏn v Hp tỏc Quc t - ch o gii quyt v ký thay hiu trng
nhng vn bn liờn quan n Hp tỏc quc t v nhng vn bn liờn quan n ti
chớnh ca cỏc d ỏn trong trng (Th mi Giỏm c vin Krolin Thy in
sang thm v lm vic vi Trng, Ký kt vn bn tha thun hp tỏc o to
Bỏc s ni trỳ bnh vin vi Cng hũa Phỏp, Cụng vn ngh thanh toỏn 40%
kinh phớ ca d ỏn ADF.);
- Giao TS. on Ngc Xuõn phú hiu trng ph trỏch Ti chớnh,
cụng tỏc Vn th Lu tr - ch o gii quyt v ký thay hiu trng nhng vn
bn cú liờn quan n ti chớnh (hp ng kinh t, hp ng thuờ khoỏn vic, sộc,
phiu chi, lnh y nhim chi qua ngõn hng). Trc tip ch o trng phũng
Ti chớnh K toỏn t chc thc hin cụng tỏc ti chớnh v trc tip ch o
trng phũng Hnh chớnh Tng hp t chc thc hin cụng tỏc Vn th Lu tr.
Tuy ó giao cho cỏc Phú hiu trng ch o gii quyt v ký thay
nhng vn bn thuc cỏc mng cụng tỏc nhng Hiu trng vn phi chu trỏch
nhim chung v vic gii quyt nhng cụng vic ú.
Ngoi ra Hiu trng cũn giao trng cỏc n v ch o gii quyt v
ký tha lnh mt s vn bn khỏc nh:
- Giao trng phũng Hnh chớnh Tng hp trc tip ch o thc hin
v ký tha lnh hiu trng mt s vn bn liờn quan n cụng tỏc hnh chớnh
(Giy gii hiu, ký sao y bn chớnh ti liu sao t ti liu lu tr, ký sao y bn
chớnh cụng vn n);
- Giao trng phũng T chc cỏn b ch o gii quyt v ký tha lnh
hiu trng mt s vn bn liờn quan n T chc cỏn b (giy gii thiu, cụng
lnh, s yu lý lch, iu ng cỏn b i coi thi);
- Giao trng phũng o to i hc ch o gii quyt v ký tha lnh
hiu trng mt st vn bn cú liờn quan n cụng tỏc o to (bng im,
chng thc bng im, sao bng im.);

Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Giao trưởng phòng Công tác Chính trị và Học sinh Sinh viên chỉ đạo
giải quyết và ký thừa lệnh hiệu trưởng một số văn bản có liên quan đến sinh viên
(như Ký Sao y bản chính bằng tốt nghiệp đại học, ký xác nhận sinh viên, ký cho
sinh viên vay vốn…);
- Giao trưởng phòng Đào tạo sau đại học chỉ đạo giải quyết và ký thừa
lệnh hiệu trưởng một số văn bản có liên quan đến công tác đào tạo sau đại học
(ký sao y bản chính văn bằng chứng chỉ sau đại học, chứng nhận học viên sau
đại học…);
Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham
mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng quản lý và điều hành các hoạt động của Trường;
thực hiện công tác kế hoạch, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, lễ tân,
đối ngoại trong nước và một số công tác khác do Hiệu trưởng phân công.
- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp – TS. Phạm Thị Lan - là người
trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác Văn thư của trường Đại học Y Hà
Nội và trực tiếp tham mưu cho Ban giám hiệu chỉ đạo công tác Văn thư ở các
viện, bệnh viện và các đơn vị trong trường;
- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp giao cho cấp phó của mình là
CN. Vũ Thị Phượng tổ chức thực hiện bộ phận Văn thư, phân luồng văn bản đến
để Ban giám hiệu chỉ đạo phân phối cho các đơn vị, cá nhân có liên quan, báo
cáo trưởng phòng những công việc quan trọng để trưởng phòng Hành chính
Tổng hợp báo cáo hiệu trưởng;
- Ký thừa lệnh Hiệu trưởng một số văn bản được hiệu trưởng giao như
giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng thực văn bản của trường, ký sao y bản
chính tài liệu lưu trữ…. và ký trực tiếp những văn bản do phòng Hành chính

Tổng hợp ban hành;
- Tham gia vào việc Thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Ban giám
hiệu;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi trình
ký Ban giám hiệu;


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Trong những điều kiện cụ thể Hiệu trưởng giao cho làm một số việc
của Văn thư chuyên trách.
- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp có thể giao cho cấp phó hoặc cấp
dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi của mình trong
những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể.
Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Công tác chỉ đạo công tác Văn thư còn là trách nhiệm của trưởng các
đơn vị trong trường. Trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng
về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc, kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị mình thực hiện tốt các
nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu của đơn vị. Cụ thể là:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.2. Thực trạng tình hình Công tác quản lý Văn bản đi.
Trường Đại học Y Hà Nội là một trường Đại học 3 cấp. Nhà trường có
4 đơn vị trực thuộc, 15 phòng, ban, 39 bộ môn, 3 khoa, 5 đoàn thể và có 10 trung

tâm và các đơn vị thuộc trường. Bộ máy hoạt động của nhà trường lớn nên hằng
năm sản sinh ra rất nhiều văn bản, do vậy khối lượng công việc hàng ngày của
công tác văn thư là rất nhiều. Đặc biệt công tác quản lý văn bản đi đòi hỏi phải
chính xác, nhanh chóng và trách xảy ra thất lạc.
Tất cả các văn bản đi đều phát hành đi tại văn thư nhà trường.
Với 4 đơn vị trực thuộc (có con dấu riêng) nhà trường tổ chức bộ phận
văn thư riêng nên công tác quản lý văn bản đi cũng tách riêng (nhưng dưới sự
quản lý và chỉ đạo của Ban giám hiệu). Đối với 4 đơn vị trực thuộc, chỉ liên quan
đến công tác quản lý văn bản đi của nhà trường khi cần tư cách pháp nhân của


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

nhà trường. Nhà trường đã ban hành quy định cụ thể với những đơn vị này
những văn bản nào thì phát hành tại bộ phận văn thư nhà trường còn những văn
bản loại nào thì phát hành tại văn thư đơn vị.
Công tác quản lý văn bản đi của trường Đại học Y Hà Nội tuân theo quy
trình sau:
Hằng ngày, các đơn vị soạn văn bản tại đơn vị của mình rồi trình trưởng
đơn vị ký duyệt nội dung, sau đó chuyển xuống bộ phận Văn thư để tiến hành
theo các bước.
Bước 1: Tại bộ phận Văn thư, bà Nguyễn Thùy Linh – chuyên viên
phòng Hành chính Tổng hợp - sẽ tiếp nhận, kiểm tra và trình ký văn bản.
Bước 2: Sau khi đã văn bản đã được ký lại được chuyển xuống bộ phận
văn thư cho bà Phạm Thị Nga tiến hành ghi số, ngày, tháng văn bản, chuyển sao
in và đóng dấu;
Bước 3: Văn bản được chuyển sang bàn của bà Nguyễn Ngọc Diệp để
đăng ký văn bản vào “Sổ đăng ký văn bản đi”, sau đó sắp xếp và bảo quản bản

lưu phục vụ nghiên cứu sử dụng;
Bước 4: Cuối cùng văn bản được chuyển sang bàn của ông Ngô Văn
Chiến chuyển giao văn bản. Việc chuyển giao văn bản được tiến hành 2 lần một
ngày. Tùy mức độ quan trọng, một số văn bản đăng tải trên trang thông tin điện
tử của trường mà không phải chuyển giao trực tiếp đến các đơn vị.
Qua thời gian thực tập tại Trường đại học Y Hà Nội, trực tiếp tại bộ
phận Văn thư - phòng Hành chính Tổng hợp tôi đã có những hiểu biết chung về
cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của nhà trường và rất nhiều kiến thức và
kinh nghiệm về Công tác văn thư nói chung và “Công tác quản lý văn bản đi”
nói riêng. Từ đó đưa ra một số ý kiến chủ quan như sau:
Về Ưu điểm:
- Đảm bảo đúng quy trình (một nguyên tắc cần thiết trong việc quản lý
văn bản đi).


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- 4 cán bộ làm công tác văn thư đều được bố trí cùng 1 phòng làm việc
đảm bảo cho các khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý văn bản đi được liền
mạch không gián đoạn, đảm bảo nguyên tắc tập trung. Đây là một nguyên tắc rất
quan trọng phục vụ tốt cho công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo trong công việc
của Ban giám hiệu cũng như ban lãnh đạo phòng Hành chính Tổng hợp. Văn bản
trước khi được phát hành và chuyển đến các đối tượng có liên quan được tập
trung ở bộ phận Văn thư – phòng 112, nhà A1 – của phòng Hành chính Tổng
hợp do 1 người đảm nhận.
Mỗi người phụ trách 1 bước trong 4 bước quản lý văn bản đi đảm bảo
không bị chồng chéo công việc, tránh nhầm lẫn văn bản.
Các khâu nghiệp vụ này còn đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản

đi của cơ quan được chính xác.
Đảm bảo tính bí mật cho việc quản lý văn bản đi
Góp phần đảm bảo tính chính xác của văn bản đồng thời tạo điều kiện
cho việc quản lý phục công tác tra cứu, sử dụng bản lưu khi cần thiết và tránh
mất mát, thất lạc văn bản trong quy trình giải quyết công việc.
Việc đăng tải thông tin văn bản lên webside giảm tải được khối lượng
công việc cho cán bộ văn thư chuyển giao văn bản.
Về nhược điểm
Thời gian ban hành văn bản lâu hơn do thời gian trình ký lâu. Có nhiều
văn bản khi Ban giám hiệu hỏi thì cán bộ Văn thư không giải trình được vì
không thuộc chuyên môn, khi đó văn bản lại quay ngược lại đơn vị trình ký và
đơn vị đó phải giải trình và soạn lại theo yêu cầu của Ban giám hiệu.
Do các đơn vị của trường đóng ở nhiều bệnh viện, viện trên địa bàn
Thành phố Hà Nội nên cán bộ văn thư làm công tác chuyển giao văn bản gặp
nhiều khó khăn. Đôi khi bị động, không kịp tiến độ giải quyết văn bản, mất tính
kịp thời của văn bản đi. Lý do khi cán bộ chuyển giao văn bản đến văn phòng bộ
môn nhưng các cán bộ của bộ môn đi làm công tác chuyên môn (đi buồng bệnh
hoặc giảng bài) nên không có ai tiếp nhận văn bản.


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

Chương 3. Nội dung của Công tác quản lý văn bản đi của

Trường Đại học Y Hà Nội.
3.1. Cơ sở khoa học và thực tiễn.
3.1.1. Cơ sở khoa học.
Vận dụng kiến thức đã học tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, học
phần Quản lý và giải quyết văn bản, học phần Văn bản quản lý Nhà nước và Kỹ
thuật soạn thảo văn bản kết hợp với các quy định tại hệ thống Văn bản quy phạm
pháp luật về Công tác Văn thư:
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của
Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn
bản đến.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ, Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi và
bổ sung một số điều của Nghị định 110 về công tác Văn thư;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 0 năm 2004 Về Công
tác Văn thư;
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 28 tháng 4 năm 2001 của Chính phủ
về Quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định 31/2009/N Đ-CP, ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58 về Quản lý và sử dụng con
dấu.
Đó chính là cơ sở khoa học để tôi có kiến thức trước khi bắt tay vào
thực tập tại trường Đại học Y Hà Nội.
3.1.2. Cơ sở thực tiễn.
- Hướng dẫn về kỹ năng nghiệp vụ của CN. Vũ Thị Phượng - phó
trưởng phòng Hành chính Tổng hợp


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Hướng dẫn về “Trình tự xử lý và luân chuyển văn bản” ban hành kèm
theo Quyết định số 2808 ngày 30/11/2009.
Qua đó giúp tôi có cái nhìn từ khái quát của lý thuyết đến cái nhìn cụ
thể, chi tiết của thực tiễn trong công tác Văn thư nói chung và công tác Quản lý
văn bản đi nói riêng của trường Đại học Y Hà Nội.
3.2. Nội dung Công tác quản lý văn bản đi của trường Đại học Y
Hà Nội.
3.2.1. Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký văn bản.
- Tiếp nhận
Cán bộ các đơn vị mang văn bản xuống bộ phận văn thư, cán bộ văn
thư tiếp nhận văn bản rồi tiến hành kiểm tra.
- Kiểm tra:
Căn cứ vào thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính
và Trình tự xử lý và luân chuyển văn bản của Nhà trường để thực hiện kiểm tra.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra xem văn bản đó đã được trưởng đơn vị có văn bản ký duyệt
nội dung chưa. Ký duyệt nội dung là chữ ký tắt của trưởng đơn vị có văn bản ký
vào sau dấu chấm hết câu của câu cuối cùng ở phần nội dung văn bản. Nếu chưa
có chữ ký thì yêu cầu đơn vị đó phải ký duyệt nội dung. Nếu văn bản đã có chữ
ký thì tiến hành bước tiếp theo;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra bao gồm khổ giấy, kiểu trình
bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản
soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các
phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy
mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp

chí và các loại ấn phẩm khác.


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

+ Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ
tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001.
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4
(210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ,
phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210
mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
- Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của
trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn
bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản
có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo
chiều rộng).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy
khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần
thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ

tại Phụ lục trên.
Thẻ thức
Thể thức và kỹ thuật trình bày: Văn bản phải đảm bảo đầy đủ 9 yếu tố
thể thức sau:
Quốc hiệu


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ
hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu
chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm
từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw,
không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Bao gồm tên Trường Đại học Y Hà Nội và tên cơ quan chủ quản cấp
trên là Bộ Y tế.
Tên trường Đại học Y Hà Nội và tên bộ Y tế được trình bày tại ô số 2;
chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên Bộ Y tế được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ
của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
Tên trường Đại học Y Hà Nội được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Cụ thể:


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Ký hiệu của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của Trường
Đại học Y Hà Nội. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo thông tư số
01/2011/TT-BNV (Phụ lục I).
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên trường Đại học Y Hà
Nội là ĐHYHN và tên viết tắt của đơn vi soạn thảo nối nhau bằng dấu “ – “.

- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa
dưới tên Trường Đại học Y Hà Nội
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn
10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo
(/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách
chữ, cụ thể:
Ký hiệu Văn bản có tên loại: Số: /Viết tắt của tên loại văn bản-ĐHYHN
Ví dụ Quyết định về việc cho sinh viên thôi học của Phòng Công tác
Chính trị và học sinh sinh viên Ký hiệu văn bản sẽ được trình bày như sau:
Số:

/QĐ-ĐHYHN

Ký hiệu công văn: Số:

/ĐHYHN-TCCB

Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên
cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.

- Địa danh: Trường Đại học Y Hà Nội đóng trên địa bàn thành phố Hà
Nội nên địa danh được trình bày trong văn bản sẽ được ghi như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại
được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch,
báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa,
ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ
dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc Bổ nhiệm Trưởng phòng Quản lý Đào tạo Sau đại học
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số:

/ĐHYHN-HTQT

V/v Liên hệ thực tập cho sinh viên Pháp.

Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

Nội dung văn bản
Nội dung văn bản phải được ký duyệt nội dung nhưng bộ phận văn thư
có trách nhiệm kiểm tra về hình thức trình bày nội dung theo đúng quy định hiện
hành của Nhà nước và của Nhà trường.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, nội dung văn
bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp
với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa
phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ
chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn
ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong
văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải
được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,
số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi
tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản
đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI

của thông tư số 01/2011/TT-BNV - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý
để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định, cụ thể:
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành
kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm
hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,
điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
+ Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn
đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi
vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn
(paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line
spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt
(exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5
lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,
điều, khoản, điểm thì phải được trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.
Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;


Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng
chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập,
sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu
chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên
một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt
theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm
thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên
một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình
bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và
được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng
một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên