Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Bệnh viện đa khoa bỉm sơn, thanh hóa

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đất nước ta đang
đứng trước nhiều cơ hội mới, tuy nhiên cũng phải đối mặt với những thách thức vô
cùng lớn để hội nhập và vươn lên trường quốc tế, nhất là về lĩnh vực kinh tế. Xã
hội ngày càng tiến bộ, con người ngày càng văn minh thì văn hóa công sở đòi hỏi
ngày càng phải được tôn trọng thực thi làm cho năng suất, hiệu quả công tác được
cải thiện nhằm góp phần giúp đất nước chúng ta vượt qua những khó khăn, trở ngại
để đạt được những thành tựu vẻ vang.
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm về văn phòng cũng như việc sử
lý thông tin. Hòa với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc
tế, ngành Quản trị văn phòng đang dần vươn lên tự khẳng định là một ngành đầy
triển vọng và bộ phận văn phòng có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính tại các
cơ quan, tổ chức.Văn phòng là bộ phận giữ vai trò cầu nối giữa lãnh đạo với cán
bộ, công chức, viên chức , là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin cho thủ trưởng để
phục vụ công tác lãnh đạo điều hành.
Một quốc gia bất kỳ có thể phát triển hay không phụ thuộc phần lớn vào yếu
tố con người, khi con người ta có sự nỗ lực phấn đấu cùng với yếu tố khách quan
thiên thời, địa lợi thì chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu đề ra về mặt vật chất. Khi
yếu tố vật chất của con người đã đạt được thi yếu tố tinh thần cần được quan tâm
nhiều hơn. Văn hóa thể hiện nét riêng của mỗi quốc gia nó được thể hiện ở nhiều
mặt khác nhau. Trong bài Báo cáo Thực tập của em,với cương vị là một cán bộ
công chức, em xin được trình bày về chuyên đề văn hóa công sở, một đề tài mà xã
hội đang rất quan tâm. Vì: “Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn
mực ứng xử giữa Cán bộ công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà
nước với công dân và giữa Cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng
lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ. Văn hóa công sở còn là biểu

hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ
cương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện
làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao.
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như hiện nay, đối
với cán bộ công chức, để xây dựng giá trị bản thân, ngoài làm tốt công tác chuyên
môn được giao thì chúng ta đừng quên thực hiện tốt văn hóa công sở, đó chính là:
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử cùng hành vi văn
minh, lịch sự chốn công sở.
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với
chuyên ngành được đào tạo là Quản trị văn phòng, em đã được các thầy cô truyền
đạt rất nhiều kiến thức mà người cán bộ văn phòng trong tương lai cần có để góp
một phần công sức nhỏ bé vào công cuộc nâng cao năng lực cán bộ đặc biệt là
công cuộc cải cách hành chính của đất nước.
Cùng với sự đồng ý của lãnh đạo bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa
và sự hướng dẫn của các thầy cô giáo trong khoa, em đã hoàn thành khoảng thời
gian thực tập của mình tại cơ quan đang công tác. Trong thời gian thực tập em đã
phần nào củng cố được chuyên môn, yêu cầu công việc cũng như kỹ năng giao tiếp
bên ngoài; cùng với đó là tiếp thu các kinh nghiệm, mở rộng và phát huy các kiến
thức đã được học tại trường; đồng thời rút ra ưu và khuyết điểm của bản thân để có
những giải pháp khắc phục để phù hợp với yêu cầu thực tế của cán bộ văn phòng.
Qua bài báo cáo này, bên cạnh việc củng cố kiến thức đã học của môn học, em

muốn ứng dụng lý thuyết vào thực tế. Từ đó đóng góp phần vào việc nâng cao chất
lượng thực hiện văn hóa công sở của cán bộ, nhân viên trong bệnh viện nơi em
đang công tác.
Trong thời gian thực tập, với quỹ thời gian còn hạn chế, vì vậy, Bài báo cáo
của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự thông cảm và đóng góp ý
kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ trong bệnh viện để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn, giúp em có thể áp dụng được nhiều kiến thức hơn nữa vào
công tác chung của đơn vị, để em có cơ hội góp phần công sức nhỏ bé của bản thân
xây dựng một đất nước Việt Nam văn minh, giàu mạnh.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015
SINH VIÊN

Dương Thị Hoa

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

NỘI DUNG
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỆNH VIỆN
ĐA KHOA BỈM SƠN - THANH HÓA
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa
khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa
1.1 Vài nét về bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa

Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa được chính thức thành lập từ năm
1988, tiền thân là bệnh xá Bỉm Sơn sau đó đổi tên thành Trung tâm y tế Bỉm Sơn
và đến nay là Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn là đơn vị hành chính nằm ở Phường
Lam Sơn - Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa với diện tích hiện có là 21000 m 2. Là đơn
vị sự nghiệp y tế, chịu sự quản lý toàn diện của Sở Y tế Thanh Hoa đồng thời chịu
sự quản lý Nhà nước của Ủy ban nhân dân Thị xã Bỉm Sơn và chịu sự chỉ đạo về
chuyên môn của các bệnh viện tuyến tỉnh.
Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa được trang bị các máy móc, thiết
bị y tế hiện đại, với đội ngũ cán bộ y tế chuyên môn cao, đủ điều kiện chuẩn đoán,
điều trị, chăm sóc hiệu quả và toàn diện các bệnh chuyên ngành Nội, Ngoại, Sản,
Nhi... với 200 giường bệnh và 220 cán bộ viên. Bệnh viện là đơn vị có tư cách
pháp nhân, có trụ sở, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bệnh viện Đa khoa
Bỉm Sơn - Thanh Hóa
1.2.1 Chức năng
Khám, chữa bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năng cho bệnh nhân trong
thị xã và các vùng lân cận;
Tham gia đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học, làm công tác chỉ đạo tuyến
theo nhiệm vụ được phân công;
Nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹ thuật
hiện đại để phục vụ sức khỏe nhân dân.
1.2.2 Nhiệm vụ
Khám, cấp cứu, điều trị cho bệnh nhân các tỉnh khu vực được phân công;
Phục hồi chức năng sau điều trị và phục hồi chức năng cộng đồng;
Phối hợp cới các cơ sở y tế trên địa bàn để phát hiện và dập tắt dịch;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Sở Y tế;
Tổ chức các hội nghị khoa học cấp bệnh viện, trong khu vực tại bệnh viện;
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Chuyển giao và hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn cho tuyến trước;
Tham gia phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa;
Khám, chữa bệnh và khám sức khỏe cho người nước ngoài;
Khám sức khỏe cho các đối tượng đi công tác, học tâp, lao động ở nước
ngoài và kết hôn với người nước ngoài;
Chủ động khai thác, thiết lập mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh ngiệm về
khám chữa bệnh, nghiên cứ khoa học, đào tạo cán bộ với cơ sở khám chữa bệnh;
Tạo thêm nguồn kinh phí cho bệnh viện từ các dịch vụ y tế như: viện phí,
bảo hiểm y tế, các dự án đầu tư…;
Tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu chi ngân
sách của bện viện, từng bước cải tiến hạch toán theo quy định của pháp luật;
Phối hợp với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế để thực hiện việc truyền
thông giáo dục sức khỏe;
1.2.3 Quyền hạn
Chủ trì và tham gia công trình nghiên cứu khoa học các cấp;
Tham gia hỗ trợ tuyến trước tổ chức triển khai các chương trình, dự án y tế;
Quản lý và tổ chức có hiệu quả các nguồn lực của bệnh viện: nhân lực, tài
chính, cơ sở vật chất và các trang thiết bị y tế;
Xây dựng các dự án đầu tư liên doanh, liên kết với các tổ chức khác về dịch
vụ y tế theo quy định của pháp luật;
1.2.4 Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo
Lãnh đạo bệnh viện hiện nay gồm: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc.
Ban giám đốc đều là các bác sĩ chuyên khoa II trở lên trong đó Giám đốc là

tiến sĩ.
Các phòng chức năng
- Phòng tổ chức cán bộ;
- Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Phòng Tài chính – Kế toán;
- Phòng Kế hoạch – phát triển;
- Phòng Vật tư – TTB;
- Phòng Điều dưỡng;
Các khoa và tổ bộ phận
- Khoa khám bệnh;
- Khoa Hồi sức cấp cứu;
- Khoa Nội – Truyền nhiễm;
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Khoa Ngoại tổng hợp;
- Khoa Phụ sản;
- Khoa Nhi;
- Khoa Liên chuyên khoa: Tai – Mũi – Họng – Răng – Hàm – Mặt – Mắt;
- Khoa Cận lâm sang;
- Khoa Dược;
- Khoa Y học cổ truyền;
- Tổ vệ sinh môi trường.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của bệnh viện ( phụ lục số 01 ).

2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng cơ quan
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng
a) Chức năng giúp việc, điều hành
Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc.
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
b) Chức năng tham mưu tổng hợp
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình họat động của
cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
c) Chức năng hậu cần và quản trị
Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, thiết bị, công cụ… Các điều kiện và công cụ ấy phải được quản lý,
sắp xếp và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu
cầu của cơ quan.
Đây đều là các chức năng mang tính đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan
trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc việc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo về tình hình họat động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện,
phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan mình với cơ quan khác.
Tổ chức mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý
cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết; tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo; thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ dẫn
và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan
giao phó.
Quản lý hoạt động tài chính trong cơ quan.
Tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định hiện hành,
thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài
sản, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời.
Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của
bệnh viện.
Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.
Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt.
Lập kế hoạch báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời báo cáo theo
yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
Cung cấp kịp thời nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Đánh giá hoạt động tài chính của cơ quan, đề xuất các biện pháp nhằm nâng

cao hiệu quả hoạt động tài chính.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan
giao phó.
Ban hành, tiếp nhận, phân loại, vào sổ các tài liệu, văn bản đi, văn bản đến
của cơ quan, chuyển đến các đơn vị trong cơ quan để xử lý.
Quản lý con dấu của cơ quan, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy
định của Nhà nước.
Tổ chức thu thập tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Chỉnh lý, sắp xếp, giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan giao phó.

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan gồm : Trưởng phòng, phó trưởng
phòng, các chuyên viên, nhân viên.
Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của các phòng Hành chính – Tổng hợp (phụ lục số 02)
Lề lối làm việc
Phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc chịu sự lãnh đạo quản lý của giám
đốc bệnh viện và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
đúng theo quy định của Nhà nước và của bệnh viện.
Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt thuộc chức năng
nhiệm vụ của phòng.

2.2. Bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng
Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổn
phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trí
làm việc cụ thể. Bản mô tả công việc có một vai trò rất quan trọng đối với các cá
nhân làm việc trong cơ quan, tổ chức. Nó chỉ ra cho họ thấy những nhiệm vụ mà
họ cần phải làm trong cơ quan, những quyền lợi mà họ được hưởng; là cơ sở để
đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ.
Trong văn phòng cũng cần có sự phân công rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ
mà cán bộ, công nhân viên trong văn phòng phải thực hiện. Có thể mô tả công việc
của các vị trí trong văn phòng như sau:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ trực tiếp quản lý

Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trưởng phòng
Ban Giám đốc

a. Trách nhiệm
Quản lý chung và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của phòng;
Phân công công việc cho cán bộ nhân viên trong phòng thực hiện các nhiệm
vụ thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng;
Chỉ đạo hướng dẫn việc xây dựng các văn bản, quy chế, quy định liên quan
đến công tác hành chính, chế độ chính sách với người lao động;
Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đánh giá hiệu quả các quy định
đã ban hành và hướng khắc phục những tồn tại;
Định hướng, giám sát và soạn thảo xây dựng các văn bản trong cơ quan;

Giám sát công tác văn thư lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong cơ quan;
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Tổ chức tiếp nhận, phát hành, lưu trữ hồ sơ, tài liệu có hệ thông, đảm bảo
yêu cầu triển khai thông tin, tra cứu, đối chiếu khi cần thiết;
Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính văn phòng như công tác
thiết kế, lắp đặt tài sản trong văn phòng;
Tổ chức thực hiện quản lý mua sắm trang thiết bị của cơ quan;
Hỗ trợ hướng dẫn các đơn vị về các công tác ngiệp vụ;
Chủ động giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền;
Tham mưu, đề xuất với ban Giám đốc giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực
hành chính tổ chức;
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
b. Quyền hạn
Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính – Tổ chức;
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân viên
trong phòng;
Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh
giá công việc của nhân viên trực thuộc;
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển... đối với nhân viên trong phòng;
Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành;
Được quyền thừa lệnh Giám đốc cơ quan xử lý những cán bộ vi phạm nội

quy cơ quan nhưng vẫn phải đảm bảo chấp hành đúng Luật Lao động;
Được quyền chất vấn kiểm tra các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh
những vấn đề liên quan đến thiệt hại của cơ quan;
Tham gia cùng các Trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh,
lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả;
Thừa ủy quyền của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của
Ban Giám đốc, Nhà nước để nhân viên hiểu và thực hiện;
Yêu cầu mọi bộ phận trong cơ quan báo cáo, cung cấp các dữ liệu để phòng
hoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao;
Xử lý các sai phạm của nhân viên căn cứ vào nội quy của cơ quan và Nhà nước.
c. Báo cáo và ủy quyền
Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính tổng hợp theo nhiệm vụ
được giao định ký và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc nhiệm vụ do Ban
Giám đốc giao;
Khi vắng mặt thì ủy quyền cho các nhân viên trong phòng thực hiện.

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

d. Tiêu chuẩn
* Trình độ học vấn, chuyên môn
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực,
luật trở lên.
Vi tính văn phòng tương đương trình độ B

* Kỹ năng
Kỹ năng lãnh đạo nhân viên;
Kỹ năng lập kế hoạch;
Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc;
Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo;
Kỹ năng giao tiếp.
* Kinh nghiệm
Ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị văn phòng và nhân sự;
Ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
* Phẩm chất cá nhân
Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc;
Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình trong công việc;
Sáng tạo trong công việc.
e. Điều kiện làm việc
* Thời gian làm việc: làm việc tất cả các ngày trong tuần trừ thứ bảy và chủ nhật
Sáng từ 7h30 đến 11h30;
Chiều từ 13h30 đến 17h00;
* Địa điểm làm việc: phòng hành chính – Tổ chức của cơ quan
* Phương tiện làm việc:
Cung cấp bàn ghê làm việc, tủ đựng hồ sơ,
Máy in, máy fax, điện thoại,
Máy vi tính.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

Bộ phận
Chức danh
Trực tiếp quản lý

Phòng hành chính – tổ chức
Nhân viên

Trưởng phòng

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Trách nhiệm, quyền hạn:
Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của cơ quan.
Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho các cán bộ nhân viên, y,
bác sĩ trong cơ quan.
Thu xếp in ấn, photocopy tài liệ khi cần thiết.
Nghe và nhận cuộc gọi từ đường dây nóng của bệnh viện.
Hỗ trợ các cuộc họp nội bộ của cơ quan.
Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị của cơ quan.
Chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ cần thiết khi có nhu cầu.
Chuẩn bị các trang thiết bị văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho cơ quan.
Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản
trong văn phòng.
Tiêu chuẩn cần thiết:
Trình độ: đại học chuyên ngành quản trị văn phòng hoặc thư ký văn phòng
Vi tính văn phòng trình độ B.
Trung thực, tận tâm, quan tâm từng chi tiết của công việc.
Điều kiện làm việc:
Thời gian làm việc: Sáng:từ 7h30 đến 11h30
Chiều: từ 13h30 đến 17h30

Địa điểm: phòng Hành chính – Tổng hợp
Phương tiện làm việc: máy vi tính, máy in, máy fax, máy điện thoại, bàn ghế.
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được thực hiện dựa trên một số văn
bản do Nhà nước ban hành đó là:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ
về công tác văn thư;
- Nghị định số 09?2010?NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2014 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điểu của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng.
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Dựa vào những văn bản do Nhà nước ban hành, bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn
- Thanh Hóa đã ban hành các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ như sau:

- Quyết định số: 142/QĐ-BVĐK ngày 10 tháng 3 năm 2006 của Bệnh viện
Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa về việc ban hành quy chế thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ;
- Quy chế về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (được ban hành kèm
Quyết định số: 142/QĐ-BVĐK ngày 10 tháng 3 năm 2006;
- Công văn số 98/BVĐK-HC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bệnh viện Đa
khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa về việc hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Đây được xác
định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ
quan nói riêng đồng thời đây được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung, là mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu với một cơ quan, đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý. Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã quy
định văn phòng (hoặc phòng hành chính ở những nơi không có văn phòng là đơn vị
trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này. Từ thực tế đó, bệnh viện Đa
khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa đã tổ chức hình thức văn thư tập trung vào một đầu
mối phòng hành chính của cơ quan. Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, được sự quan
tâm chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo, công tác văn thư – lưu trữ bệnh viện trong
thời gian qua đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nhờ áp dụng đúng những quy
định của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơ
quan, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư của cơ quan được tổ chức theo mô hình tập trung (mô hình
tập trung tức là tất cả các công đoạn và thao tác nghiệp vụ, các văn bản đến, văn
bản đi hoặc văn bản lưu hành nội bộ đều phải được tập trung thực hiện tại văn thư

cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và hồ
sơ của cơ quan trước khi văn bản được giải quyết), có một cán bộ văn thư chuyên
trách (trình độ trung cấp) có nhiều kinh nghiệm được đào tạo bài bản, thực hiện tốt
các nghiệp vụ chuyên môn và sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại đáp
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

ứng yêu cầu của cải cách hành chính hiện đại. Phòng văn thư được bố trí ở tầng
trệt của dãy nhà 03 tầng để thuận tiện cho việc liên hệ công việc.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành để gửi đi hoặc lưu hành nội
bộ cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng
nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan.
Phòng văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, trang thiết bị
hiện đại như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa đựng con dấu và các tài
liệu quan trọng, máy điều hòa, máy vi tính, máy in, máy fax, máy hủy tài liệu, máy
photo và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo và quản lý văn bản. Đáp
ứng yêu cầu đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và
khoa học của công tác văn thư.
Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác
văn thư của cơ quan:
Ta đã biết được vai trò quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan, để
thực hiện tốt công tác này thì ngoài sự nỗ lực làm việc của cán bộ, công nhân viên
thì sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo văn phòng trong công tác này cũng đóng
góp một phần không nhỏ.

Đối với công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp giúp
lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cơ quan mình và
trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ văn thư của các đơn vị trực thuộc. Cụ thể, lãnh đạo văn
phòng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo
cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng;
Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan một số văn bản được lãnh đạo cơ quan giao
hoặc ký những văn bản do phòng ban hành;
Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan;
Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;
Giao cho cấp dưới tổ chức đánh máy văn bản đi;
Trong điều kiện cụ thể có thể làm một số nhiệm vụ của văn thư trong phạm
vi quyền hạn của mình.
Trong việc chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư của mình, Trưởng phòng đã
tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức thực hiện các văn bản của Nhà
nước như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cùng
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

một số văn bản khác đồng thời cũng là người tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh

đạo cơ quan trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
Sau khi các văn bản được soạn thảo, trưởng phòng là người duyệt các văn
bản đó, nếu văn bản soạn thảo đúng với quy định về thể thức và nội dung thì sẽ
duyệt, ký nháy và trình thủ trưởng cơ quan còn nếu văn bản soạn thảo sai thì yêu
cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo phải soạn lại cho đúng với quy định.
Trong một số trường hợp, lãnh đạo cơ quan giao cho trưởng phòng ký thừa
lệnh (TL) một số văn bản, việc ký thừa lệnh này thực hiện đúng theo Quy chế hoạt
động của cơ quan.
Trong việc tổ chức và giải quyết văn bản đi, Trưởng phòng là người kiểm tra
thể thức và nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký.
Trong việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, Trưởng phòng là
người giúp lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý văn bản đến, sao in văn bản tại cơ
quan chuyển đến cho các đơn vị trong cơ quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý
văn bản cho lãnh đạo cơ quan.
Sau khi các hoạt động của cơ quan được thực hiện xong, Trưởng phòng có
nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, nhắc chở các đơn vị có liên quan hoàn tất tài liệu đưa
vào hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng hoàn thành khá tốt trách nhiệm của mình
trong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan được quy định trong các văn bản
của Nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng.
Ưu và nhược điểm của mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Ưu điểm:
Tất cả các văn bản đều tập trung tại văn thư cơ quan cho thể hiện tính thống
nhất trong việc giải quyết văn bản;
Nếu văn bản đến có sự sai sót thì cán bộ văn thư có thể biết được và đề ra
các phương hướng để giải quyết;
Mô hình này làm giảm bớt chi phí cho việc thực hiện công tác văn thư, cải
tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một số trường hợp
tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất
trong chỉ đạo nghiệp vụ.

Nhược điểm: Mô hình này chỉ áp dụng với những cơ quan nhỏ, không lớn
nên quy mô phòng làm việc của nhân viên văn thư còn hạn chế, không gian nhỏ
hẹp nên việc bố trí các thiết bị chưa được khoa học.
Với phương châm năm bắt thông tin nhanh chóng chính xác và kịp thời, đạt
hiệu quả cao kết hợp với việc kiểm tra đôn đốc giải quyết tốt công việc liên quan
đến công tá văn thư cũng như các hồ sơ tài liệu của bệnh viện đã từng bước đổi
mới phong cách làm việc đối với cán bộ nhân viên văn thư nói riêng và toàn thể
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

cán bộ văn phòng. Ngoài việc đăng ký thông tin văn bản đi, văn bản đến vào sổ
công văn, nhân viên văn thư còn được cập nhật vào máy vi tình để giúp việc tìm tài
liệu được nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơ quan
Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa không phải là cơ quan có thẩm
quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ có thẩm quyền ban hành các
văn bản hành chính thông thường.
Văn bản của bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa do Giám đốc bệnh
viện ban hành gồm:
a) Văn bản quản lý: Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế có nội dung:
- Triển khai, hướng dẫn thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, văn
bản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước vào các hoạt động

thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của bệnh viện.
- Đổi tên, thành lập đơn vị mới; hợp nhất, sáp nhập, giải thể đơn vị, quy định
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ mát của các đơn vị trực thuộc theo thẩm
quyền của Giám đốc bệnh viện.
- Quy định về tiêu chuẩn, quy trình, chương trình đào tạo, nghiên cứu khoa
học, quản lý hành chính của bệnh viện.
b) Văn bản hành chính
Các văn bản hành chính mà bệnh viện được phép ban hành gồm có: quyết
định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, kết luận, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công
điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiểu gửi, phiếu chuyển.
Văn bản quản lý, văn bản hành chính do đơn vị chức năng tổ chức soạn thảo
theo yêu cầu của Giám đốc học viện đảm báo đúng pháp lý, đúng thẩm quyền ban
hành văn bản , đúng nội dung, văn phong rõ ràng, mạch lạc.
3.3.2 Nhận xét về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
Các loại văn bản hành chính của cơ quan được ban hành theo quy định
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tất cả văn bản hành chính được ban hành đều đảm bảo các yếu tố thể thức
được quy định trong Thông tư số 01 (gồm 09 yếu tố), cụ thể như sau:
a) Về khổ giấy, kiểu trình bày
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm × 297mm) và
theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển,
giấy đi đường... được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm × 210mm) hoặc trên
giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục tiêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang
giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
b) Thể thức và kỹ thuật trình bày
- Quốc hiệu: các văn bản đều ghi 2 dòng chữ dưới đây với kiểu chữ đứng
đậm góc trên cùng phía bên phải văn bản, có dòng kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng
độ dài của dòng chữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

c) Tên cơ quan ban hành văn bản
Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa là cơ quan trực thuộc Sở Y tế tỉnh
Thanh Hóa nên việc ghi cơ quan ban hành văn bản phải kèm theo tên đơn vị chủ
quản:
SỞ Y TẾ THANH HÓA
BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên cùng bên trái, kiểu
chữ đứng đạm, đặt dưới tên cơ quan chủ quản, bên dưới có dòng kẻ ngang, độ dài
bằng ½ độ dài dòng chữ.
d)Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan, được ghi bằng chữ só
Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ

quan ban hành văn bản.
VD 1:
SỞ Y TẾ THANH HÓA
BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN
Số: 101/QĐ-BVHL
VD 2:
SỞ Y TẾ THANH HÓA
BỆNH VIỆN ĐA KHOA BỈM SƠN
Số:09 /KH-BVHL

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Số, ký hiệu được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản, sau chữ
“Số” có dấu hai chấm (:), với số nhỏ hơn 10 thì có số 0 đằng trước, giữa số và ký
hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có
dấu gạch nối (-) không cách chữ.
e) Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa là đơn vị thuộc tuyến huyện (Thị
xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa) nên địa danh ban hành văn bản là nơi bệnh viện đóng trụ
sở.
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng dòng
với Số và ký hiệu văn bản bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu
của địa danh được viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; được đặt canh giữa dưới

Quốc hiệu:
Bỉm Sơn, ngày 10 tháng 11 năm 2015
g) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản được căn giữa bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm; trích
yếu nội dung văn bản ghi bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích
yếu có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng ½ dòng chữ:
VD:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành quy chế văn hóa công sở
h) Nội dung văn bản
Được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.
Nội dung phù hợp với mục đích và hình thức ban hành văn bản.
i) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Giám đốc bênh viện là người có quyền ký trực tiếp đối với các văn bản,
trong trường hợp giám đốc đi vắng, phó giám đốc có thể ký thay.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ thường, kiểu chữ
đứng, đậm, được canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Ví dụ:
GIÁM ĐỐC
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

Phùng Quốc Kỳ

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

Dương Công Chính

16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền phải ghi “TL”, “TUQ” vào
trước chức vụ của giám đốc. Ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Hoàng Văn Lương
k) Dấu của cơ quan
Dấu văn bản được đóng sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, ký
trùm lên chữ ký 1/3 về phía bên trái.
l) Nơi nhận
Chữ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ nghiêng, đậm,
sau có dấu hai chấm (:), sau đó xuống dòng, liệt kê các bộ phận, cá nhân, các khoa;
phía trước là dấu gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối ghi
chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:) tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư) sau là
dấu chấm (.)
Phần này được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như trên;
- Phòng HC-TH;
- Phòng TC-KT;
- Lưu: VT.

Tuy nhiên, việc định dạng lề trang văn bản lại không được thực hiện theo
Thông tư số 01, theo Thông tư thì việc định lề trang văn bản là:

- Lề trên: cách mép trên từ 20 -25mm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25mm;
- Lề trái: cách mép trái từ 30 -35mm;
- Lề phải: cách mép phải từ 15 -20 cm,
Trong cách văn bản hành chính tại cơ quan, định dạng trang văn bản luôn có
sự không thống nhất, tùy theo từng nội dung văn bản.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
a. soạn thảo và đánh máy văn bản: Văn bản của phòng ban nào, phòng ban
đó chịu trách nhiệm soạn thảo và đánh máy. Yêu cầu văn bản phải được trình bày
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
b. Tiếp nhận văn bản từ các phòng ban: văn thư tiếp nhận văn bản từ các
phòng ban, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện sai
sót trả lại phòng soạn thảo, trình bày lại. Nếu đúng, trình giám đốc hoặc người
được ủy quyền xem xét, ký duyệt.
c. Xem xét, ký duyệt: văn bản được giám đốc hoặc người uỷ quyền xem xét
nội dung. Nếu cần chỉnh sửa thì gửi trả lại đơn vị soạn thảo. Nếu ký phê duyệt thì
chuyển qua bộ phận văn thư.
d. Đăng ký văn bản đi: văn bản sau khi được giám đốc hoặc người ủy quyền
ký, văn thư sẽ lấy số, ngày tháng năm của văn bản và vào sổ công văn đi theo mẫu,
đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản.

e. Nhân bản, đóng dấu và chuyển giao văn bản
- Nhân bản:
Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ởn phần Nơi
nhận của văn bản.
Bộ phận nào soạn thảo văn bản thì bộ phận đó thực hiện việc photo tài liệu.
- Chuyển giao văn bản:
Đối với trường hợp chuyển giao trực tiếp cho người nhận thì yêu cầu người
nhận ký vào cột ký nhận của sổ chuyển giao công văn đi.
Đối với trường hợp giao cho nhân viên giao nhận hoặc các nhân viên khác đi
giao thì yêu cầu người đó ký vào sổ công văn đi, đồng thời chuyển cho người đó
phiếu giao văn bản giấy tờ, sau khi giao xong thì thu hồi giấy đã có chữ kỹ lại,
Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện. Tất cả văn bản đi được chuyển phát
qua hệ thống bưu điện đểu phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhậnbawngf máy Fax
hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có
giá trị lưu trữ.
Chuyển phát văn bản mật: trường hợp này được thực hiện theo quy chế bảo
mật tài liệu.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi, cụ thể
như sau:
+ đối với văn bản mật, hỏa tốc hoặc theo yêu cầu của người gửi, nhân viên
văn thư phải theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn
bản. đối với các trường hợp này, nhân viên văn thư phải ghi thêm thời gian phải
kiểm tra nếu đến thời gian đó phải gọi điện hỏi thăm người nhận đã nhận được
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

18

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

chưa, nếu sau thời gian 4 – 8h mà người nhận chưa nhận được thì phải báo cáo cho
người có thẩm quyền xin ý kiến xử lý (tùy theo tính cấp bách của văn bản).
Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (không có người nhận, thay
đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đó, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi
cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kipj thời báo cáo cho người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
f. Lưu trữ: văn thư lưu bản gốc. bản lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan nhìn chung được thực hiện
một cách khoa học, theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
3.4 Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
3.4.1.1 Văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự sau:
a. Soạn thảo văn bản đi: Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn
thảo, lãnh đạo giao cho đơn vị, cá nhân soạn theo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản
cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản.
Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải kiểm tra, ký nháy vào
bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt và chịu trách nhiệm
về độ chính xác của văn bản.
b. Duyệt, ký

Lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét nội dung,, hình thức văn
bản và ký chính thức; nếu không đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị, cá nhân soạn
thảo để sửa chữa, bổ sung.
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,
không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
c. Đăng ký văn bản đi
- Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì yêu cầu đơn vị, cá nhân
soạn thảo chỉnh sửa lại theo đúng quy định.
- Ghi số, ký hiệu và ngày tháng ban hành văn bản.
- Nhân bản văn bản theo số lượng quy định.
- Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có).
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Đăng ký văn bản đi vào “Sổ đăng ký văn bản đi” theo mẫu.
d. Làm thủ tục chuyển phát và đăng ký văn bản đi
Văn thư viết bì công văn đề đẩy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận, địa chỉ, số, ký
hiệu văn bản gửi ở bên trong. Văn bản có mức độ khẩn, mật thì đóng dấu khẩn,
mật lên văn bản và bì thư dưới số và ký hiệu.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Trong
trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho trưởng phòng
Hành chính xem xét, giải quyết.
e. Lưu văn bản đi và sử dụng bản lưu

Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, văn thư giữ lại văn bản đi để lập
hồ sơ lưu giũ theo quy định. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ kỹ trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi ( phụ lục số 03 ).
3.4.1.2 Văn bản đến
Tất cả các văn bản do cá nhân, tổ chức khác gửi đến cơ quan (sau đay gọi
chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong…
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến.
Đăng ký văn bản đến.
b. Chỉ đạo giải quyết văn bản đến
Văn bản đến phải kịp thời trình cho lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo.
c. Chuyển giao văn bản đến
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản được chuyển trở lại văn thư
để chi thông tin vào “Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến” và “Sổ đăng ký văn
bản đến” để làm căn cứ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến được kịp thời chuyển giao tới
các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
d. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
Đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến
theo thời hạn quy định.
Trưởng phòng Hành chính có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến.
e. Lưu hồ sơ
Đơn vị, cá nhân và văn thư lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định.
Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đến ( phụ lục số 04 ).
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình
thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các phương
pháp và nguyên tắc nhất định.
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là
nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết
công việc. Từ lãnh đạo cơ quan đến các can bộ chuyên môn, hành chính, nhân viên
văn thư… đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Đối với từng nhân viên,
công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn giấy tờ khoa học và thuận
tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài
liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gin bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu
quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đối với cơ quan, công tác
lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn,
giấy tờ, có kế hoạch và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng
lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không có đơn vị nào làm.
Một số bộ phận nhân viên chưa hiểu đúng hoặc quan tâm đúng mức đến
công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của văn thư vì vậy, việc lập hồ
sơ chưa thực sự trở thành thói quen. Khi hoàn tất hồ sơ công việc, một số nhân
viên photo và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ văn bản hình thành trong quá trình xử
lý một hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, cong
bàn gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ. Thậm chí ngay cả những bản lưu
cũng để lẫn lộn, thất lạc, có phòng xếp thành đống, thành bó, chưa được chỉnh lý

để bảo quản, sử dụng nên khi cần tra tìm rất khó khăn. Điều đó ảnh hướng lớn tới
chất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng như công tác thu thập, bảo quản
tài liệu có giá trị để phục vụ hiệu quả công việc của cơ quan.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Cán bộ, công nhân viên trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc
của mình làm khi lập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơ
quan. Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ văn
thư xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu để lựa chọn và chuyển giao vào
kho lưu trữ. Cán bộ, công nhân viên trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công
việc của mình làm, khi lập hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp thì phải nộp vào lưu trữ cơ
quan.

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

3.5.2 Công bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa
học để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
những yêu cầu nghiên cứu trước mắt và lâu dài.
Hồ sơ sau khi chỉnh lý xong được đặt vào 12 kệ sắt( mỗi ệ sắt cao 3 tầng, dài
12m) với tổng diện tích kho hơn 180m 2. Hiện nay bệnh viện có 2 kho, mỗi kho có
diện tích như nhau, có đầy đủ hệ thống trang bị phòng cháy chữa cháy tự động, kệ,
hộp đựng hồ sơ tài liệu, máy hút ẩm, giá, tủ, hòm đựng tài liệu… ngoài những

phương tiện này để tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng
tài liệu các hồ sơ thường để trong cặp, hộp. Ngoài ra bệnh viện còn tạo một phần
mềm lưu trữ dành riêng cho việc quản lý hồ sơ bệnh án.
Tất cả các tài liệu được sắp xếp khoa học, mỗi hồ sơ bệnh án đều có mã số
lưu trữ trong tủ riêng và có khóa. Các tài liệu đều có chế độ bảo quản chặt chẽ và
được làm vệ sinh thường xuyên. Bệnh viện còn ký hợp đồng với công ty dịch vụ từ
mối và côn trùng phun định kỳ 2 tháng 1 lần.
Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ: kho lưu trữ có chế độ quản lý tài
liệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn, có quy chế kiểm tra định kỳ đột xuất về chất
lượng và số lượng của tài liệu lưu trữ, đảm bảo vệ sinh. Để tránh việc hư hỏng tài
liệu có thể sử dụng hóa chất để bảo quản tài liệu.
Đối với những tài liệu hư hỏng phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng các
biện pháp khoa học kỹ thuật thì phải qua một số lần thử nghiệm mới có thể áp
dụng cho tài liệu.
Trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Trưởng phòng có trách nhiệm đề xuất
với lãnh đạo cơ quan các biệc pháp bảo vệ như xây dựng lại, cải tạo kho lưu trữ; tổ
chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng. Trưởng
phòng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động trên để đảm bảo cho
việc bảo quản tài liệu được thực hiện tốt nhất.
3.5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành rất nghiêm túc, đúng quy
trình và tuần tự bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, nhãn, hộp
đánh số hồ sơ vào bìa, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Trưởng
phòng kiểm tra, rà soát các tài liệu, văn bản cần phải chỉnh lý và lên kế hoạch cho
việc chỉnh lý, đề xuất với lãnh đạo cơ quan từ đó thực hiện các biện pháp chỉnh lý
tài liệu.

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

22

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ
phục vụ yêu cầu nghiên cứu và giải quyết nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và cá
nhân.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan thường xuyên được sử dụng để phục vụ nhu cầu
tra cứu và khai thác thông tin của lãnh đạo cũng như cán bộ, công nhân viên trong
cơ quan.
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ cung cấp các tài liệu lưu trữ cho các cá nhân,
đơn vị có như cầu tìm hiểu tài liệu để phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Tóm lại, việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan được thực hiện tương
đối khoa học, chỉ một số ít tài liệu bị hư hỏng, hầu như các tài liệu vẫn đảm bảo giá
trị thông tin.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan
4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng
Văn phòng bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn - Thanh Hóa được trang bị đầy đủ
các phương tiện làm việc và cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động trong văn
phòng.
Bàn ghế làm việc cho mọi người ở tư thế ngồi thoải mái nhất, dễ dàng di
chuyển khi cần thiết; để đảm bảo nguyên tắc này cần chú ý đên chiều cao, chiều
rộng, kiểu dáng của chúng. Hiện nay trong phòng làm việc, ghế và bàn cũng được
cải tiến rõ nét, bàn thường thiết kế kiểu bàn hình chữ U hoặc chữ L có khả năng
ghép nối khi cần thiết cùng với ghế từ cố định đã xuất hiện nhiều ghế xoay tạo điều

kiện cho việc sử dụng không gian và thay đổi không gian một cách dễ dàng hơn, để
nhân viên ngồi một chỗ mà vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc sử lý giấy
tờ, sử dụng các trang thiết bị để soạn thảo văn bản và các công việc khác.
Mỗi nhân viên có tủ riêng, tủ làm việc nên đặt ở gần người sử dụng nó. Tủ
làm việc có nhiều ngăn, thuận tiện cho việc sử dụng, phân loại tài liệu, phục vụ cho
công tác được thuận lợi.
Các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, máy in, máy
fax, máy hủy tài liệu, điều hòa, điện thoại… và các dụng cụ văn phòng phẩm khác
đều được bố trí một cách khoa học, hợp lý, điện thoại, máy fax được đặt ở bên trái,
máy tính, máy in được đặt ở bên phải.
Ngoài việc được trang bị các cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động chung
của cơ quan, bệnh viện còn có một thư viện với hàng ngàn đầu sách (cả tiếng Việt
và tiếng Anh) phục vụ cho việc tra cứu, học tập về kiến thức chuyên môn.
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Nhìn chung văn phòng làm việc của bệnh viện có cơ sở vật chất khá đầy đủ,
khang trang, đáp ứng được nhu cầu làm việc.
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng hiện tại. đề xuất văn phòng mới tối ưu
Trước đây, điểm yếu của các văn phòng nước ta là hoạt động còn mang tính
bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ lấn át nhiều chức năng
khác; trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong văn phòng còn ở mức thấp đồng
thời có nhiều cơ quan, tổ chức các trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, người lao

động về công tác văn phòng còn chưa được đào tạo bài bản nên công tác văn
phòng có nguy cơ tụt hậu. Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết phải đặt ra là xây dựng
một mô hình văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới.
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong
nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt cho hoạt
động của cơ quan. Việc hiện đại hóa văn phòng không phải chuyển một sớm một
chiều có thể giải quyết được vì cần phải đào tạo nhân sự thích ứng với các trang
thiết bị hiện đại và phong cách làm việc mới. Việc hiện đại hóa trang thiết bị cần
được tiến hành đồng thời với việc hiện đại hóa chính con người làm việc với
những trang thiết bị đó.
Tại bệnh viện, mô hình văn phòng đã đáp ứng được những yêu cầu cụ thể
của một mô hình văn phòng hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện
các nhiệm vụ của cơ quan. Một mô hình văn phòng hiện đại gồm nhiều yếu tố như:
Phòng làm việc cần phải sắp xếp theo nguyên tắc đảm bảo giải quyết theo
dây chuyền công việc, các phòng có mối liên hệ công việc với nhau phải được bố
trí gần nhau.
Phòng làm việc của ban giám đốc nên đặt ở những vị trí có tư thế, thích hợp
nhất trong trụ sở;
Phòng làm việc bố trí theo dây chuyền đường thẳng, không chồng chéo
nhau;
Diện tích thiết kế phòng làm việc cần phù hợp với từng bộ phận và trang
thiết bị, phương tiện làm việc cần sắp xếp theo đúng tính chất và nhu cầu công
việc.
Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũ sang văn phòng hiện đại; tập trung cải
thiện các phương tiện, các trang thiết bị làm việc, các thiết bị lạc hậu cần được thay
thế kịp thời giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Các phương tiện làm việc trong cơ quan, văn phòng phải thích hợp với từng
loại công việc. Các trang thiết bị phải được sử dụng một cách có hiệu quả nhất.

Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Xây dựng mô hình văn phòng làm việc hiệu quả, có sự kết hợp giữa con
người và phong thủy góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn phòng.
Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ
nhu cầu công việc nhưng cần tránh xu thế phô trương, lãng phí. Các phương tiện,
trang thiết bị làm việc không những phải tiện lợi mà còn được bố trí một cách hài
hòa, có tính thẩm mỹ.
Các trang thiết bị, máy móc rất nhanh chóng lạc hậu đặc biệt là trong tình
hình khoa học kỹ thuật đang phát triển như hiện nay vì vậy cần quan tâm đến việc
đổi mới máy móc đồng thời có chế độ bảo dưỡng duy trì để chúng hoạt động tốt và
lâu dài.
Cần quan tâm, phát triển đồng đều tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để tạo
nên sự phát triển chung , toàn diện cho văn phòng cơ quan.
Bố trí nơi làm việc cùng điều kiện nghỉ ngơi, giải trí tốt sẽ ảnh hưởng đến
tình trạng sức khỏe và tâm lý, hiệu suất lao động của cán bộ, công nhân viên. Vì
vậy cần tạo ra một khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý.
Ưu và nhược điểm của mô hình làm việc này:
Ưu điểm: các bộ phận được tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho
việc tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên. Bộ phận văn thư được
tách riêng đảm bảo cho việc bảo mật thông tin. Vị trí các thiết bị, phương tiện làm
việc được sắp đặt khoa học tạo điều kiện cho cán bộ văn phòng thực hiện nhiệm
vụ.
Nhược điểm: cơ sở vật chất tuy đầy đủ nhưng đã cũ, và hư hỏng chưa được

sửa chữa nên nhiều khâu nghiệp vụ vẫn còn thực hiện theo hình thức thủ công
không đạt hiệu quả công việc.
Sơ đồ mô hình phòng làm việc hiện đại của cơ quan ( phụ lục số 05 ).
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong
công tác văn phòng của cơ quan
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý bệnh
viện đã trở thành một yêu cầu cấp bách nhằm nâng cao chất lượng của công tác
quản lý bệnh viện, góp phần thúc đẩu bệnh viện phát triển toàn diện, tứng bước
đáp ứng yêu cầu về khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân. Việc sử
dụng các phần mềm trong công tác khám, chữa bệnh; quản lý các vấn đề như nhân
sự, bảo hiểm, sử dụng thuốc…đã giúp các bệnh viện quản lý và sử dụng hiệu quả
các nguồn lực, chống thất thu viện phí, công khai minh bạch tài chính bệnh nhân,
giúp và kiểm soát việc sử dụng thuốc hợp lý và an toàn.
Đối với phòng hành chính – tổng hợp của bệnh viện Đa khoa Bỉm Sơn Thanh Hóa những năm gần đây đã và đang tích cực trong việc sử dụng các phần
Sinh viên : Dương Thị Hoa - Lớp ĐHLT QTVP K13A

25