Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Công ty TNHH dịch vụ HABEN việt nam

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
–––––––––––––––

NGUYỄN THỊ HỒNG LỰU

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2013 - 2015)

Tên cơ quan: Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Quế Hải
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Xuân Trung

HÀ NỘI - 2015

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

1


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành
nghề, các doanh nghiệp, các công ty, các tổ chức cũng hình thành và phát triển
song song để phục vụ nhu cầu của xã hội. Bên cạnh đó việc đào tạo đội ngũ cán bộ
có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng được đòi hỏi của
xã hội là nhiệm vụ rất quan trọng của nghành giáo dục. Trong những năm gần đây,
công tác hành chính văn phòng luôn được quan tâm và chú trọng, tuy nó không
làm ra sản phẩm trực tiếp để trao đổi nhưng nó góp phần rất lớn cho sự thành công
và phát triển của tổ chức. Với chức năng, nhiệm vụ của mình bộ phận hành chính
của mỗi cơ quan, xí nghiệp, các đơn vị hành chính đã phát huy rất công tác hành
chính góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác. Vì vậy việc đào
tạo nguồn lao động làm việc trong các bộ phận hành chính của các tổ chức là điều
rất quan trọng và cấp thiết.
Thực hiện kế hoạch của Khoa Quản trị Văn phòng cùng với phương châm giáo
dục “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”, nhà trường đã tổ chức
cho sinh viên thực tập ngoài cơ quan nhằm nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệm
làm việc sau khi ra trường công tác. Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố kiến
thức chuyên môn đã học, áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc, làm quen
với công việc và môi trường làm việc, đồng thời rèn luyện đạo đức, tác phong nghề
nghiệp của một cán bộ Hành chính văn phòng trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại công ty tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh
đạo công ty, sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn, các anh chị trong công
ty đã giúp tôi học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong thực tế, nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ và hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp của mình. Đặc
biệt là với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp
tôi có được kiến thức, trình độ chuyên môn, những kỹ năng cơ bản để làm nền tảng
ban đầu và từng bước giúp tôi trở thành một người lao động, góp phần công sức
cho sự phát triển của xã hội.
Tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cảm ơn các thầy cô
giáo, đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản, những kỹ năng nghiệp vụ cần

thiết phục vụ cho quá trình làm việc sau này. Tôi xin cảm ơn các cấp lãnh đạo cùng
các chị tại phòng Hành chính tổ chức công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi, tạo cho tôi có lòng say mê nghề nghiệp, tự tin vào
công việc cũng như hiểu được phẩm chất và trách nhiệm của cán bộ Văn phòng
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

2


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cần có, trang bị những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác văn
thư. Tuy nhiên do bản thân còn hạn chế về kinh nghiệm thực tế nên trong quá trình
thực tập còn xảy ra thiếu sót, gặp một số khó khăn trong việc áp dụng lý thuyết vào
công việc. Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiệp vụ của
mình, nhưng trong khuôn khổ của bài thực tập này không tránh khỏi những thiếu
sót, hạn chế nhất định vì vậy tôi rất mong được sự góp ý chân thành của các Thầy,
Cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hồng Lựu

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

3


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỐ CỤC BẢN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GỒM:
A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG BẢN BÁO CÁO
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
HABEN VIỆT NAM
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1.1. Giới thiệu chung về Công ty
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
1.2.2. Quyền hạn
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của công ty
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
2.2. Quyền hạn
2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.4. Vị trí làm việc và Bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng.
3. Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ
3.2. Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác
3.2.1. Căn cứ để lập Chương trình, Kế hoạch công tác
3.2.2. Quy trình để lập Chương trình, Kế hoạch công tác
3.2.3. Bố cục Chương trình, Kế hoạch công tác

3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
công ty
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty, so sánh,
nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành
3.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty
3.3.3.2. So sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

4


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ hiện hành của công ty
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty
3.5. Tìm hiểu tổ chức lưu trữ của công ty
3.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ
3.5.2. Diện tích và tình trạng kho lưu trữ
3.5.3. Phương tiện bảo quản
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làm

việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
4.3. Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công ty,
nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại.
4.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự
4.3.2. Phần mềm quản lý văn bản
4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản
4.3.4. Phần mềm quản lý tài chính
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng
1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng
1.2. Khái niệm văn phòng
1.3. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
1.4. Sự cần thiết phải hiện đại hóa văn phòng
1.5. Các tiêu chuẩn đánh giá một văn phòng hiện đại
1.6. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
2. Thực trạng hiện đại hóa văn phòng
2.1. Công tác văn thư lưu trữ
2.2. Xử lý thông tin
2.3. Tổ chức lao động tại văn phòng
2.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác văn phòng
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

5


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Một số giải pháp hiện đại hóa văn phòng
3.1. Đầu tư trang thiết bị văn phòng
3.2. Tổ chức nhân sự
3.3. Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý
3.4. Áp dụng các chỉ tiêu chất lượng đối với hoạt động của văn phòng
3.5. Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản
PHẦN III: PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt
Nam
Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức
Phụ lục 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức
Phụ lục 4. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức
Phụ lục 5. Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức
Phụ lục 6. Quy chế văn thư lưu trữ của công ty
Phụ lục 7. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Phụ lục 8. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Phụ lục 9. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Phụ lục 10. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc
của văn phòng

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VẬT LIỆU MỚI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1.1. Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:
152 /QĐ-ELC ngày 19 tháng 12 năm 2010 trực thuộc Công ty Cổ Phần Đầu tư
Phát triển Công nghệ Điện tử Viễn thông, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số:
68/2014/QH13 ngày 26/11/2014.
Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Dịch vụ HABEN VIệt Nam.
Tên viết tắt: HABENVN
Tên giao dịch quốc tế: HABEN VIETNAM LIMITED COMPANY
Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Số đăng ký: 0103028871
Mã số thuế: 0500497220
Ngày thành lập: 19/12/2010
Công ty hiện có: 84 kỹ sư, công nhân, nhân viên làm việc ở nhiều bộ phận
khác nhau phục vụ cho sự vận hành của công ty.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam là doanh nghiệp hoạt động với các
ngành nghề kinh doanh như:
- Mua bán các sản phẩm nhựa thông dụng, nhựa Composite;
- Đấu thầu, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp;
- Sản xuất cấu kiện bê tông, cốt thép cho xây dựng;
- Khai thác quặng, đồng, đá, cát, sỏi;
- Mua bán vật liệu xây dựng;
- Vận tải hàng hóa, hành khách bằng ô tô;
- Cho thuê kho, bãi đỗ xe, văn phòng;
- Mua bán máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế, vật tư, hóa chất thông thường

phục vụ quản lý, khai thác ;
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

7


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sản xuất, kinh doanh nhũ tương nhựa đường; sản xuất, lắp ráp các thiết bị
phun nhựa, rải đá;
- Sản xuất nhựa composite;
- Kinh doanh bất động sản.
1.2.2. Quyền hạn
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam là một công ty trực thuộc Công ty
Cổ phần Đầu tư Phát triền Công nghê Điện tử Viễn thông, có tư cách pháp nhân,
có con dấu riêng, được mở tài khoản ở trong nước và ở ngoài nước theo quy định
của pháp luật, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty.
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam có quyền, nghĩa vụ pháp lý đối với
vốn, tài sản, nhân lực, lao động, đất đai, hồ sơ, tài liệu và các vấn đề khác có liên
quan của công ty trước khi chuyển sang hoạt động theo mô hình mới.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam bao gồm:
- Đại hội cổ đông
- Hội đồng Quản trị
- Ban Giám đốc
- Các Phòng ban
- 04 Xưởng sản xuất

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (xem phần phụ lục 1)
Hội đồng Quản trị là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có toàn
quyền nhân danh công ty có nhiệm vụ thảo luận, thông qua các điều lệ công ty,
quyết định bộ máy tổ chức, quản lý của công ty, quyết định tổ chức hay giải thể
công ty.. Có chức năng quyết định chiến lược phát triển, phương án đầu tư của
công ty, quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành của công ty. Có
quyền quyết định thành lập hoặc giải thể các cửa hàng, đại lý, kho, bãi, xưởng sản
xuất và hoạt động theo quy định của pháp luật.
Ban giám đốc: gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc
- Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, do Hội đồng Quản trị
bổ nhiệm, mãn nhiệm hoặc bãi nhiệm. Điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh
doanh hàng ngày của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến hoat động của
công ty theo quy định của pháp luật.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

8


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phó Giám đốc là người tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm ở từng
mảng chuyên môn, có quyền điều hành và tổ chức công ty theo quy định của phát
luật.
Các phòng ban: gồm có 03 phòng
- Phòng Dự án Kinh doanh: có trách nhiệm như sau:
Giới thiệu và thực hiện việc bán các sản phẩm của công ty trên thị trường
* Duy trì hệ thống khánh hàng hiện tại và mở rộng sang các hệ thống khách

hàng khác
* Cập nhật các thông tin về sản phẩm và khách hàng cần thiết;
* Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan tới các mặt hàng của công ty
và những vấn đề khách hàng quan tâm;
* Quảng bá giới thiệu thương hiệu công ty;
* Tiếp thị các măt của công ty cho khách hàng.
- Phòng Hành chính tổ chức: có trách nhiệm sau:
* Thực hiện công tác hành chính, tổ chức các công việc của cơ quan;
* Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan;
* Hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc liên quan đến giấy tờ: thư,
đơn đặt hàng, hỏi hàng, hợp đồng hoặc các vấn đề liên quan khác;
* Thực hiện công tác hành chính, lễ tân, đón tiếp khách hàng, liên hệ khách
hàng với ban lãnh đạo;
* Thực hiện công tác nhân sự của cơ quan;
* Quản lý cơ sở vật chất của cơ quan.
- Phòng Tài chính Kế toán có các nhiệm vụ sau:
* Lên kế hoạch tài chính dựa vào mục tiêu về doanh thu của công ty;
* Lên kế hoạch tài chính hàng tháng và hàng năm của công ty;
* Lên kế hoạch tồn kho các sản phẩm của công ty.
03 Xưởng sản xuất:
* Sản xuất nhựa composite;
* Sản xuất, tái chế quặng;
* Sản xuất, tái chế đồng
* Sản xuất thép, khai thác các vật liệu xây dựng.

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

9

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của công ty
2.1. Chức năng và nhiệm vụ
Thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, kinh doanh.
Nghiên cứu, soạn thảo các văn bản, nội quy, quy chế của cơ quan, tham mưu
cho lãnh đạo giải quyết các công việc, tham mưu giải quyết các chế độ, chính sách
đối với người lao động, các quyền lợi, nghĩa vụ của các cán bộ, công nhân. Tham
mưu giải quyết các công việc về nhân sự, hợp đồng lao động, tuyển dụng, đào tạo
bồi dưỡng, bổ nhiệm, cho thôi việc với cán bộ công nhân.
Xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo, cho cơ quan, tổ chức xây dựng
triển khai các đề án, kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong cơ quan, tổ
chức các ngày hội, ngày lễ do lãnh phê duyệt.
Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của công ty,
thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận
thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, thức hiện các công việc về
giấy tờ văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo, thực hiện giải quyết công tác hành
chính, lễ tân, đón tiếp khách.
Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công nhân, thực hiện
đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh lao động. Quản lý cơ sở vất chất, trang thiết
bị làm việc của cơ quan, chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, hội nghị làm
việc của cơ quan, Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, thực hiện kiểm kê tài sản,
các trang thiết bị làm việc theo định kỳ hàng năm. Thường trực, bảo vệ cơ quan,
bảo vệ cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng, bảo vệ an ninh trật tự trong cơ
quan.

2.2. Quyền hạn
Có quyền tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của phòng, trong việc cải tiến lề lối, phương án làm việc, các đề án chương
trình.
Thực hiện hoạt động theo các điều khoản trong Nội quy công ty đã được giám
đốc công ty ban hành và các Quy định nội bộ khác, có quyền kiểm tra giám sát
việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty.
Có quyền đấu tranh bảo vệ quyền lợi chính đáng cho bản thân và các thành
viên khác đang trực tiếp quản lý.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

10


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Có quyền xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc đố với những trường hợp
có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng tới tính mạng, quyền lợi chính đáng của người
lao động, đến tài sản, uy tín của công ty, sau đó báo cáo kịp thời với lãnh đạo và
chịu trách nhiệm trước những quyết định của mình.
Có quyền yêu cầu người lao động làm thên giờ nếu xét thấy công ty có nhu cầu
cần tập trung hoàn thành công việc, nhưng trên cơ sở thương lượng với người lao
động và theo đúng luật lao động.
Lập nhu cầu tuyển dụng, đào tạo và đào tạo cho người lao động trong công ty
để đáp ứng các công việc được giao.
Có quyền và trách nhiệm theo dõi sát xao công việc của người lao động.
2.3. Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng
- Phó phòng
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận tham mưu, tổng hợp
- Bộ phận văn thư lưu trữ
- Bộ phận nhân sự
- Bộ phận quản trị
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 2)
Trưởng phòng phụ trách công tác chung của phòng, là người chịu trách nhiệm
trước lãnh đạo cơ quan về công tác của phòng. Là người đưa ra các chính sách
phương án hoạt động của phòng, có quyền quyết định các vấn đề thuộc phạm vi
thẩm quyền quy định.
Phó phòng phụ trách các mảng công tác được giao, có quyền quyết định các
công việc trong phạm vi thẩm quyền và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với
Trưởng phòng, chịu sự quản lý của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Bộ phận hành chính thực hiện các công việc về công tác hành chính, lễ tân của
cơ quan chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo văn phòng về công tác hành chính,
bộ phận do một chuyên viên đảm nhận.
Bộ phận tham mưu, tổng hợp thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo
lánh đạo các vấn đề trong công ty thuộc phạm vi thẩm quyền được giao, chiu trách
nhiệm trước lãnh đạo về công tác của mình, bộ phận do hai chuyên viên đảm nhận.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

11


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm và báo cáo với lãnh đạo về việc thực
hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, làm thủ tục liên quan đến giấy tờ văn
băn, bộ phận này do một chuyên viên phụ trách.
Bộ phận tổ chức, nhân sự tổ chức thực hiện công tác tổ chức, tổng hợp tình
hình dự kiện lịch làm việc, phối hợp các bộ phận trong và ngoài phòng để giải
quyết các công việc trong thẩm quyền. Chịu trách nhiệm về công tác khai thác hồ
sơ người lao động, theo dõi hợp đồng lao động, công tác an toàn lao động, thực
hiện thống kê, báo cáo định kỳ, công tác chất lượng nguồn lao động. Bộ phận này
do một chuyên viên đảm nhận.
Bộ phận quản trị phụ trách công tác chuẩn bị cơ sở vật chất phục vu hoạt động
của cơ quan, làm công tác thường trực và bảo vệ cơ quan, có trách nhiệm lái xe
cho lãnh đạo khi lãnh đạo có nhu cầu. Bộ phận này do ba người đảm nhận
2.4. Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí trong phòng Hành chính
Tổ chức
Xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí trong cơ cấu tổ chức là yếu
tố đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp. Nếu mỗi công việc được
miêu tả một cách rõ ràng, súc tích và đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền
và trách nhiệm, doanh nghiệp sẽ tối đa hóa được khả năng để đạt được mục tiêu
thu hút, gìn giữ đội ngũ nhân sự giỏi, đánh giá một cách chính xác hiệu quả hoạt
động của từng nhân viên đồng thời giảm thiểu những rủi ro về mặt pháp lý.
Xây dựng bản mô tả công việc nhằm phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của
từng đơn vị, góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đảm bảo tính công
bằng, minh bạch trong đánh giá, sử dụng lao động.
Sau đây là bản mô tả công việc cho từng vị trí của phòng Hành chính tổ chức
của công ty:
Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 3)
Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 4)
Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số
5)

3. Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ
Để hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ thì nhiệm vụ hệ thống hóa văn bản)
chiếm vị trí khá đặc biệt quan trọng, xuất phát từ đặc điểm của công tác văn thư
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A
12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ nhà nước hiện hành thường xuyên được sửa đổi, bổ sung và công tác văn
thư lưu trữ của công ty chưa được chú trọng nhiều, nhiều loại hình thức văn bản
cùng tồn tại. Do đó hệ thống hóa văn bản nhằm kịp thời loại bỏ các văn bản trái,
mâu thuẫn, chồng chéo, quy định hết hiệu lực, hoặc ban hành mới văn bản góp
phần nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ.
Hệ thống hóa văn bản không phải là một việc mới, song trong thực tế công tác
này chưa thực sự được quan tâm và triển khai một cách chính thống, bài bản ở
công ty. Việc triển khai đồng bộ và nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác hệ
thống hóa văn bản, góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện văn bản giấy tờ của
công ty, trang bị thêm kiến thức, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ, hệ thống hóa văn bản là rất cần thiết, đặc biệt trong điều
kiện yêu cầu ngày càng cao của nhu cầu phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế như
hiện nay.
Hiện nay công ty đã xây dựng được quy chế văn thư lưu trữ áp dụng riêng cho
công ty, quy chế đã nêu được các quy định cụ thể, rõ ràng về quản lý cũng như các
khâu nghiệp vụ. Tuy nhiên với quy mô công là doanh nghiệp vừa nên công tác văn

thư lưu trữ thường không được chú trọng nhiều và vẫn còn thiếu sót trong văn bản
vì vậy công ty cần chú trọng quan tâm hơn tới công tác văn thư lưu trữ trong thời
gian tới.
Quy chế Công tác văn thư lưu trữ của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt
Nam (xem phụ lục số 6)
3.2. Công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác
3.2.1. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính sách
của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung
của cơ quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không
bị trái thẩm quyền.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của cơ
quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức, căn cứ vào đề nghị của các cơ
quan, đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm tình
hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó, chú ý tới công
tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh phí;
phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có
trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
3.2.2. Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

13


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Quy trình lập chương trình công tác
Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm
quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy
định.
b) Quy trình lập kế hoạch công tác; Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ
bản sau:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây là
giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực
Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,
phương tiện…Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã
hội, môi trường…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt động để
thực hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
3.2.3. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác
Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của
chương trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:
Phần mở đầu:
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc
xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch
- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.

Phần nội dung:
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân công thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện,
chế độ trách nhiệm.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

14


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng,
kỷ luật
Phần kết luận:
- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch.
- Nêu các đề xuất, kiến nghị
3.2.4. Bố cục lịch công tác hàng tuần
- Bố cục lịch làm việc của cơ quan (lịch công tác tuần)
Đã đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.
- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội dung
thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá

nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người
chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơ quan
Về công tác ban hành văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Có thể nhận xét về quy trình soạn thảo ban hành văn bản
của công ty như sau:
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam làm việc theo chế độ thủ trưởng
người đứng đầu cơ quan sẽ ký tất cả các văn bản cơ quan, tổ chức, người đứng đầu
cơ quan cũng có thể giao cho cấp phó ký các văn bản thuộc chuyên môn lĩnh vực,
Văn bản chuyên môn do thủ trưởng các phòng chuyên môn ký
Tuy nhiên do yêu cầu công tác của công ty Thủ trưởng cơ quan phải đi công
tác nhiều nên có những văn bản quan trọng phải chờ thủ trưởng đi công tác về mới
ký được, hoặc thủ tục ủy quyên khá phức tạp nên gây mất nhiều thời gian.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
- Về Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức văn bản do công ty ban hành gồm các thành phần chính như: Quốc
hiệu, tác giả văn bản,số ký hiêu, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên
loại trích yếu nội dung,nội dung văn bản, nơi nhận văn bản, chữ ký của nguời có
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

15


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thẩm quyền, dấu của công ty. Và đuợc áp dụng cho các loại văn bản hành chính
thông thường như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản... Việc áp dụng này làm cho các
văn bản thống nhất và thẩm mỹ Tuy nhiên trong trường hợp văn bản là Hợp đồng
kinh tế, hồ sơ, bản thanh lý nghịêm thu…thì tiêu chuẩn này lại thay đổi một số
thành phần và việc canh lề cũng không chính xác theo đúng Thông tư.
Ví dụ: Phòng Dự án Kinh doanh ban hành các Hợp đồng kinh tế thì thể thức
thay đổi như sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN sẽ không còn thay vào đó sẽ còn
lại TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO, vị trí trình bày cũng sẽ thay đổi, ĐỊA DANH
NGÀY THÁNG NĂM sẽ được ghi ở cuối cùng hoặc không có và phần NƠI
NHẬN sẽ không có.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan, so sánh và nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành.
3.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản
- Đề xuất văn bản, lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản, đơn vị chịu
trách nhiệm soạn thảo;
- Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin;
nghiên cứu rà soát các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện
hành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài.
- Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn bản để
làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai? ) để có cơ sở lựa
chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban
hành.
- Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; soạn đề cương chi tiết;
tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phác
thảo; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo.
- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt

buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản, mà tuỳ theo
tính chất và nội dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban
hành chúng. Kết quả đóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh
giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,
trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiến
lãnh đạo. Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

16


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đã
yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơ
quan, tổ chức, cá nhân có trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và
bảo lưu của ban soạn thảo.
Bước 3: Thẩm định dự thảo
- Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản.
Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định
việc thẩm dự thảo văn bản.
- Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã
được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
- Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
Bước 4: Xem xét, thông qua
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên
(tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua, văn phòng giúp thủ trưởng xem

xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước
khi thủ trưởng ký, phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trực
tiếp tường trình với thủ trưởng ký, phải thực hiện việc ký tắt trước của phó phòng
trước khi trình ký.
- Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật
định, tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có
thể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp
của công ty. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước,
người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm
đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét
kỹ về nội dung và thể thức của văn bản.
- Đóng dấu văn bản.
- Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý
và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
3.3.3.2. So sánh và nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành
Quy trình soạn thảo văn bản nhìn chung theo đúng yêu cầu các bước làm cho
văn bản ban hành đúng nội dung, thể thức, thẩm quyền. Bên cạnh đó Mốt số văn
bản chưa đáp ứng được yêu cầu này.
Văn bản soạn thảo của công ty có kết cấu chặt chẽ, các phần các ý rõ ràng,
cách hành văn bản ràng sáng sủa, viết đúng, phân đoạn rõ ràng, về ngôn ngư pháp
lý phù hợp thống nhất, Tuy nhiên tùy thuộc vào từng loại từng nội dung cụ thể một
số văn bản đá không đạt được những yêu cầu trên.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A
17


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn băn đến,
lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan đơn vị gửi đi chung là “văn
bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn
thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách
nhiệm gửi đi.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty
TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam (xem phụ lục số 7).
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty thực hiện một cách tuân
thủ đúng quy trình nghiệp vụ, đạt hiệu quả công việc, các sổ đăng ký văn bản đi
được lập thành từng tập riêng, thuận lợi cho việc tra tìm và kiểm tra khi cần thiết.
VD: Sổ đăng ký văn bản đi gồm sổ: đăng ký Công văn – Tờ trình – Kế hoạch; sổ
đăng ký quyết định; sổ đăng ký công văn mời; sổ đăng ký đơn thư…
Bên cạnh những điểm nổi bật như trên, công tác quản lý và giải quyết văn bản
đi còn tồn tại những mặt hạn chế sau: chưa có sổ chuyển giao văn bản đi; sổ gửi
văn bản đi bưu điện.
3.4.1.2. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của
Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt
là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện
theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư,
bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng,
chính xác, giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết.

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty
TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam (xem phần phụ lục 8).

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

18


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn chung việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện một
cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của Nhà nước tại các văn bản
quy phạm pháp luật. Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan
đều được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ, trình và chuyển giao văn bản.
Văn bản đến được văn thư đăng ký riêng ra từng văn bản đến của cơ quan ban
hành. VD. Sổ đăng ký văn bản đến của UBND Tỉnh Thanh hóa được ghi riêng vào
một sổ; Còn lại là sổ văn bản của các đơn vị, cơ quan khác
Việc đăng ký và chuyển giao văn bản chỉ do một cán bộ Văn thư đảm nhiệm
(đảm bảo nguyên tắc một đầu mối). Làm cho quá trình quản lý và giải quyết văn
bản được tập trung chính xác và hiệu quả nhất.
Tuy nhiên việc tổ chức quản lý và giải quết văn bản vẫn con nhiều thiếu sót
như: chưa có sổ chuyển giao văn bản đến và sổ theo dõi giải quyết văn bản đến.
3.4.1.3. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Văn bản khi giải quyết xong phải được lập thành hồ sơ hiện hành theo từng
mục đích, yêu cầu, điều này sẽ giúp tạo điều kiện cho công tác lưu trữ trong việc
quản lý và tra tìm được dễ dàng. Cán bộ Văn thư tiến hành sắp xếp theo trình tự
thời gian

Quy trình lập hồ sơ của công ty:
Thu thập công văn, giấy tờ vào hồ sơ
Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự các năm
Kết thúc hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì kêt thúc hồ sơ.Sau khi xem
xét kết thúc cán bộ xem xét để:
+ Loại ra văn bản trùng thừa
+ Xem lại sự sắp xếp nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại
Tiến hành giao nộp vào lưu trữ hiện hành.Sau khi lập thành hồ sơ và được bảo
quản tại phòng ban, những hồ sơ có giá trị lâu dài và vĩnh viễn này được giao nộp
vào lưu trữ, những hồ sơ tạm thời giữ lại ở các phòng ban hết giá trị thì tiêu huỷ,
khi giao nộp vào Lưu trữ sẽ có biên bản hồ sơ tài liệu
Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan: (xem phụ lục số 9)
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

19


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn
liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác
lưu trữ bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa…
Tuy nhiên bộ phận văn thư bố trí có 1 cán bộ văn thư nghiệp vụ, khối lượng
công việc khá nhiều, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao nên công tác lập hồ
sơ còn nhiều hạn chế. Văn bản tài liệu vẫn còn để ở tình trạng lộn xộn, bó gói nộp

thẳng vào lưu trữ.Vì vậy cần biên mục một cách rõ ràng, sắp xếp cẩn thận để thuận
tiện cho việc quản lý và tra tìm khi cần thiết
3.5. Tổ chức lưu trữ của cơ quan
3.5. 1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định hiện hành, việc áp dụng
các văn bản quản lý vào công tác lưu trữ của công ty về cơ bản là được thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước đã ban hành.
Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của công ty về quản lý
tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà
nước Việt Nam. Hiện nay công ty đã xây dựng được quy chế công tác văn thư lưu
trữ áp dụng riêng cho công ty, quy chế được xây dựng dựa trên các quy định hiện
hành của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ.
3.5.2. Diện tích và tình trạng kho lưu trữ
Các trang thiết bị trong kho Lưu trữ của công ty chưa được hiện đại chủ yếu tài
liệu đựng hết trên giá, cặp 3 dây, hộp đựng tài liệu.Chưa có các thiết bị chống ẩm,
chống mốc, côn trùng, mối mọt, nên nhiều hồ sơ rất cũ và rách nát.
Tài liệu đươc sắp xếp lên giá, giá đựng hồ sơ cao 2m, dài 2m, rộng 50cm; giá
đựng bản can: cao 1m80m, rộng 1m2. Không gian trong kho còn quá chật hep
khiến hồ sơ không đựng hết giá phải bó gọn để dưới đất, bất tiện cho công tác bảo
qủan và tra tìm, do là một doanh nghiệp chuyên về kinh doanh nên công tác bảo
quản tài liệu tại Công ty còn rất nhiều hạn chế do không được quản lý chăt chẽ
3.5.3. Phương tiện bảo quản kho lưu trữ
Công tác Lưu trữ ở Công ty đã được quan tâm thực hiện tương đối tốt. Kho
Lưu trữ được bố trí ở một phòng riêng đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm,
tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ...
Tài liệu được bảo quản trong kho Lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các biện
pháp bảo quản khoa học đam bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu,
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

20


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ...thường xuyên làm vệ sinh kho như quét dọn,
hút ẩm. Tài liệu Lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn giúp kéo dài tuổi thọ nhằm
phục vụ cho công việc của cơ quan. Ngoài ra công tác lưu trữ được thực hiện trên
hệ thống máy tính rất hiện đại và nhanh chóng.
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng
Trang thiết bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công
tác văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản. Tiến tới
việc quản lý văn bản bằng phần mền dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách
nhanh chóng.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng bộ với hiện đại hoá
chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc
trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước. Một văn phòng hiện đại là một
văn phòng được trang bị những thiết bị hiện đại, được bố trí một cách khoa học,
hợp lý kết hợp với một trình độ tri thức luôn luôn sẵn sàng ứng dụng công nghệ
khoa học sẽ tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm
việc khoa học, hiệu quả hơn.
Xây dựng một mô hình Văn phòng hiện đại liên tục cập nhật. Tổ chức phòng
làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc,
tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ,
công chức. Cần quan tâm phát triển đồng bộ tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để

tạo nên sự phát triển chung, toàn diện cho văn phòng.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một
phòng làm việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Sắp xếp, bố trí phòng làm việc khoa học có một vị trí quan trọng quyết định
đến thành công trong công việc. Phòng làm việc của công ty được bố trí hợp lý,
mỗi một phòng, bộ phận có phòng làm việc riêng được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị phục vụ cho quá trình giải quyết công việc, có hành lang đi lại thuận lợi
cho việc liên hệ công tác. Các phòng làm việc được trang bị các phương tiện, trang
thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc đầy đủ và hiện đại, giúp công
việc được giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc. Vị trí các thiết bị, phương tiện
được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ văn phòng khi
thực hiện nhiệm vụ.
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

21


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tuy nhiên các phòng làm việc còn xa rời nhau vì vậy không thuận tiện cho việc
đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên, diện tích phòng làm
việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn cho việc đổi mới, tổ chức lại
phòng làm việc khi cần. Việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại cho văn phòng chưa
được chú trọng, số lượng máy vi tính còn ít, một số phòng chưa có điều hòa nhiệt
độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy cũng như sức khỏe của cán bộ, công chức
đặc biệt là vào mùa hè oi bức.
Có thể sơ đồ hóa phòng làm việc của văn phòng như sau: (Xem phụ lục số 04)

4.3. Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công
ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại.
4.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự
OOS.GHR là phần mềm tổng thể, chuyên phục vụ quản trị nhân sự, hệ thống
phần mềm quản lý toàn diện vòng đời nhân sự từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào
tạo, tới khi nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc thuyên chuyển công tác. Ngoài những tính
năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, OOS.GHR tích hợp với các
hệ thống ERP, Accounting,.. khả năng đáp ứng toàn diện những yêu cầu đặc thù
của công ty.
4.3.2. Phần mềm quản lý văn bản
NeoDOC là phần mềm chuyên sâu về công tác quản lý văn bản, tận dụng các
thế mạnh của công nghệ mã nguồn mở tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh chứa
đựng hầu hết các tính năng cơ bản và nâng cao mà công ty cần có. Các nghiệp vụ
phức tạp như xử lý văn bản đến, văn bản đi, tra cứu, thống kê báo cáo...trước khi
đưa vào hệ thống đều được khảo sát và phân tích kỹ, tổ chức thành các phân hệ
chuyên biệt, nhưng vẫn đảm bảo liên kết chặt chẽ và kế thừa dữ liệu. Quá trình gửi,
nhận, luân chuyển, ban hành... văn bản cũng được tiêu chuẩn hóa theo quy trình
đặc thù của từng đơn vị, phòng ban và thực hiện hoàn toàn trên phần mềm. Chức
năng hồ sơ công việc hỗ trợ người dùng thu thập, lưu văn bản thành các tập hồ sơ
có cấu trúc cây để cá nhân sử dụng và chia sẻ với các thành viên khác trong hệ
thống.
4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản
Phần mềm DTSoft xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm
mang lại hiệu quả tối ưu cho công tác quản lý tài sản. Phần mềm giúp công ty,
quản lý chi tiết tài sản, các hoạt động liên quan tới tài sản, tối ưu hóa chi phí và
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

22

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh đó phần mềm hỗ trợ tổng hợp và truyền
nhận báo cáo tài sản giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới thuận tiện, nhanh chóng.
4.3.4. Phần mềm quản lý tài chính
Phần mềm ERP SAP BUSINESS ONE STARTER PACKAGE là phần mềm
có khả năng ngăn chặn thất thoát về tài chính hay sự cố kinh doanh do hệ thống có
khả năng quản lý mua hàng ngay từ giai đoạn đặt hàng (tránh mua hàng không cần
thiết, mua giá không hợp lý…) và quản lý bán hàng ngay từ khi làm hợp đồng bán
hàng (tránh bán nợ, bán sai giá, bán cho khách hàng có nợ xấu). Quản lý các bất
thường trong công ty (nợ quá hạn, tiền mặt quá ít, các khoản chi không đúng quy
định, tồn kho xuống dưới mức tồn kho tối thiểu hay vượt mức tồn kho tối đa…).
Đây là phần mềm tự động hóa quá trình hạch toán kế toán, giúp giảm nhân sự
nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu chính xác, rõ ràng;

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

23


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng

1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng
Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục
tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài... còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động mà
lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức. Muốn đạt được
mục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý. Các nhà quản trị phải định
hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định và
điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức. Như vậy nhà quản trị
phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy mô trình độ phát
triển của tổ chức được tăng cường.
Để ra được những quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt
động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại
của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong
tổ chức và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu. Không chỉ
dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp những
thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Đồng
thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình. Nếu cứ
để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như
trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt
động chung của tổ chức.
Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, các tổ chức đã
hình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý,
bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết định đúng cũng như
đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động. Như vậy văn phòng
là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vị nào, dù cơ quan đơn vị
có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng là công cụ trợ giúp đắc lực cho
hoạt động điều hành quản lý.
Văn phòng đóng vai trò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ
chức một văn phòng phải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất. Văn
phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị. Tuỳ
theo tính chất, quy mô hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo

từng hình thức phù hợp.
1.2. Khái niệm về văn phòng
NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

24


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúp cho các
nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng chỉ mang
tính chất tương đối. Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo các cách sau
đây:
- Theo nghĩa rộng: ( hay còn gọi là văn phòng toàn bộ ) thì văn phòng bao gồm
toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm
quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ
thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống
quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động
đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Theo quan niệm này
thì các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng tổng công
ty...) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng thường là phòng hành
chính tổng hợp.
- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy
trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cầu thành
trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức
năng cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ
thống cơ cấu tổ chức được điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng thông thường
văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn để tránh sự trùng lắp
với một tổ chức( cơ quan, đơn vị...) trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ, địa
vị pháp lý của văn phòng.
Mặc dù văn phòng cơ thể hiểu theo nhiều cách khác nhau nhưng đều có đặc
điểm chung đó là:
+ Văn phòng là một bộ máy được tổ chức thích hợpvới đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm
nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động;
còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng
có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với các cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạt động của
công tác văn phòng.

NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU
Lớp: QTVPK13A

25