Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH MTV điện tử SAO MAI

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………….. 3
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI……………………………………………………...5
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao
Mai………………………………………………………………………………. 5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ…………………………………………………….......5
1.2. Quyền hạn…………………………………………………………………... 5
1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai, vẽ sơ đồ cơ cấu
tổ chức của bộ máy của cơ quan………………………………………………… 7
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan thực tập…………………………………………….………8
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng ……………………………..……..…..8
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng………..….8
2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong
văn phòng……………………………………………/…..……………………….9
3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức………...……10
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức…………………………………………………..…………10
3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác…………………11
3.2.1. Kế hoạch công tác năm……………………………………….…………..11
3.2.2. Kế hoạch công tác tuần…………………………………………...………11
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan …………...…….12
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan………………………………………………………………………….…..12
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức…………………………………………………………………………...…14

3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá……………………………..15
3.4. Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản……………………...16
a. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi……………………...….. 16
b. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến…………………………18
1
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ
sơ hiện hành của cơ quan…………………………………………………….….21
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị………...…….…….21
3.5. Công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức ……………….…………22
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan………………………………………………………………………….….22
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng……………………………………………………………….……………22
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc
của văn phòng( hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu………………23
4.3. Thống kê các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của cơ quan………………………………………………………………...……23
Phần II:
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)………....25
1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………………...25

2. Xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………25
Chương I
1. Những quy định chung…………………………………………………..……27
Chương II : NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ …………………………………28
1. Mục I : Trang phục, lễ phục…………………………………………………..28
2. Mục II: Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công nhân viên…………………….…30
Chương III : Bài trí khuôn viên công ty………………………...……………34
1. Treo Quốc kỳ, Đảng kỳ………………………………………………….……34
2. Bài trí khuôn viên trong Công ty……………………………………………..34
Chương IV: Chế độ làm việc hội họp…………………………………………36
1. Chế độ làm việc hội họp……………………………………………………...36
Chương V : Nội quy ra vào cơ quan tiếp khách ……………………………..37
1. Nội quy ra vào cơ quan, tiếp khách…………………………………………...37
Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ………………………………….……41
1. Tổ chức thực hiện……………………………………………………………..41
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ……………………………………………………43
KẾT LUẬN …………………………………………………………………….47
PHỤ LỤC ………………………………………………………………………49

2
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình thay đổi của xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đang
từng bước trưởng thành và chuyển mình đi lên từ nước có nền nông nghiệp lạc
hậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định. Với chính sách, chủ
trương của Đảng và Nhà nước cùng với một nền hành chính hiện đại đang đưa
nước ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới.
Công tác Hành chính văn phòng được ví như “một cây cầu”. Cầu càng
vững chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phương tiện và mọi người
qua lại. Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ, chặt chẽ, chính
xác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận và tin tưởng hơn. Điều quan
trọng cây cầu đó có vươn xa ra ngoài để hoà nhập với sự thay đổi của thế giới.
Trong công tác hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành,
phối hợp mọi hoạt động của cơ quan. Với việc công cuộc công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước thì việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác hành chính càng
nắm vai trò quan trọng. Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan
quyết định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động
hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủ
động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan.
Văn phòng không còn là đơn vị quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách mà trở
thành một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trình
điều hành, lãnh đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Để đáp ứng tốt hơn công tác Hành chính văn phòng trong giai đoạn hiện
nay và trong yêu cầu cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đang tiến hành đào tạo ra những Cử nhân chuyên ngành Quản trị văn
phòng, Quản trị Nhân lực, Văn thư – Lưu trữ cùng với nhiều hệ đào tạo chính
quy, nghề và hệ tại chức nhằm phát triển đất nước.
Bác Hồ đã từng nói: “Học đi đôi với hành” và phương châm của nhà
trường là: “Học thật, thi thật ra đời làm việc thật”. Hàng năm trường tổ chức cho
sinh viên đến các cơ quan thực tập trong đó có lớp Quản trị Văn phòng K13A.
Để gắn lý thuyết vào thực tiễn, Nhà trường muốn sinh viên làm quen với công
3

Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

việc của mình trong tương lai, đồng thời qua đó củng cố kiến thức trao đổi và học
hỏi kinh nghiệm bên ngoài, để chúng em có đủ tự tin khi rời trường. Với sự nhất
trí của cơ quan em đã về thực tập tại Văn phòng Công ty TNHH MTV Điện tử
Sao Mai (địa chỉ: Số 27 phố Hoàng Sâm – Phường Nghĩa Đô – Quận Cầu Giấy –
Hà Nội).
Với kiến thức được tích lũy trong 02 năm học trên ghế nhà trường cùng
với quá trình khảo sát, nghiên cứu thực tế tại cơ quan được hướng dẫn nhiệt tình
của cán bộ văn phòng Công ty đã giúp tôi năm rõ các quy trình làm việc trong
lĩnh vực Hành chính Văn phòng.
Người ta thường nói “ Trăm hay không bằng tay quen”. Với quá trình thực
tập tại cơ quan đã cho em rất nhiều bài học kinh nghiệm phục vụ cho công việc
hiện tại và rèn luyện cho em một tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng .
Việc thực tập tại cơ quan là điều cần thiết để em có thể khẳng định khả
năng và hoàn thiện mình hơn. Qua đợt thực tập này em đã đúc kết mọi kiến thức
để trang bị cho bản thân, qua đó tiến hành viết “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp” với
chuyên ngành Thiện Quy chế Văn hóa cơ sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử
Sao Mai.
Bản báo cáo tốt nghiệp này là kết quả sự cố gắng, nỗ lực, phấn đấu hết
mình trong công việc và học tập của em, nhưng chắc rằng còn nhiều thiếu sót và
chưa đáp ứng được hết những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra.
Kính mong các thầy cô xem xét, đánh giá và góp ý một cách chân thành

nhất để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Hằng
Phần I:
4
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty được căn cứ vào Quyết
định số 1563/QĐ-BQP ngày 15/5/2010 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng phê duyệt
Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ.
Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai là một doanh nghiệp Quốc phòng,
an ninh 100 % vốn Nhà nước do Bộ Quốc phòng quyết định thành lập, Tổng cục
Công nghiệp Quốc Phòng trực tiếp quản lý. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ
do Thủ trưởng Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng giao.
Tiền thân của Công ty là cơ sở nghiên cứu linh kiện tích cực thuộc Viện kỹ
thuật quân sự - Bộ quốc phòng. Ngày 15/09/1979, nhà máy sản xuất bóng bán

dẫn và các linh kiện, có phiên hiệu là Nhà máy Z181 được thành lập theo quyết
định số 920/QĐ-QP của Bộ quốc phòng. Nhà máy trực thuộc Tổng cục kỹ thuật Bộ quốc phòng. Công ty ban đầu thành lập với số vốn điều lệ hơn 15 tỷ đồng , số
cán bộ công nhân viên là 305 người và tổ chức công ty gồm 9 phòng ban và 7
phân xưởng. Hoạt động trong ngành điện tử hoàn toàn mới trong nền kinh tế
quốc dân trong thập kỷ 80, công ty phải đương đầu với nhiều khó khăn song cũng
có nhiều cơ hội để phát triển. Công ty vừa nghiên cứu tiếp nhận công nghệ, vừa
tổ chức lắp ráp linh kiện bán dẫn điện tử để xuất khẩu ra nước ngoài. Trong 11
năm kể từ 1979 đến 1990, công ty đã xuất khẩu Transistor cho Tiệp khắc, Diod
cho Ba Lan, màng rung gốm áp điện cho đồng hồ điện tử cho Liên Xô. Tổng kim
ngạch xuất khẩu lên đến 24,8 triệu rúp.
Trong những năm đầu của thập niên 90, tình hình thế giới và thị trường có
nhiều biến đổi , hệ thống các nước XHCN suy yếu, Đông Âu tan rã. Trước tình
hình mới, theo Quyết định 293/QĐ-QP ngày 16/10/1989 của Bộ Quốc phòng,
Nhà máy Z181 được tổ chức sắp xếp lại thành “ Liên hiệp sản xuất bán dẫn Sao
Mai”.
Năm 1993 Bộ quốc phòng ra quyết định số 563/QĐ-QP ngày 19/8/1993 đổi
tên “Liên hiệp sản xuất bán dẫn Sao Mai” thành Công ty điện tử Sao Mai, gồm 6
công ty con và 3 xí nghiệp là: Công ty điện tử Sao Mai, Công ty Bình Minh,
5
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

Công ty Hồng Hà, Công ty linh kiện điện tử, xí nghiệp thiết bị điện tử, xí nghiệp
Bắc Hà, Xí nghiệp khí công nghiệp 81.

Năm 1996, theo thông báo số 1119/ĐMDN ngày 13/3/1996 của văn phòng
Chính phủ và Quyết định số 504/QĐ-QP ngày 18/4/1996 Bộ quốc phòng 6 công
ty con và 3 xí nghiệp trên sáp nhập thành Công ty điện tử Sao Mai thuộc Tổng
cục Công nghiệp Quốc phòng.
Từ khi chính thức được thành lập, công ty đã có một số lần thay đổi tổ chức
và thay đổi cơ cấu sản phẩm để vừa đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ được
giao, vừa đáp ứng tốt nhu cầu thị trường. Hiện nay theo quyết định số 845/QĐCNQP ngày 05/11/2004 tổ chức công ty bao gồm các vị trí phòng ban quản lý
công ty (khối cơ quan) và các bộ phận sản xuất gồm 04 xí nghiệp, 01 phân xưởng
và 01 chi nhánh trực thuộc tại Thành Phố Hồ Chí Minh gồm các chức năng sau:
- Sản xuất Linh kiện điện tử
- Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển
- Sửa chữa thiết bị điện , quang học.
- Sản xuất thiết bị chiếu sáng.
- Sản xuất thiết bị điện tử dân dụng
- Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại
- Sửa chữa thiết bị điện.
- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35KV
- Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước.
- Lắp đặt hệ thống lò sưởi và điều hòa không khí.
- Chế tạo gốm áp điện
- Sản xuất kính nhìn đêm
- Sản xuất mạch in nhiều lớp.
1.2. Quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
* Công ty có các quyền sau:
- Tự chủ kinh doanh: Chủ động lựa chọn ngành nghề, địa bàn, hình thức
kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh; được
Nhà nước khuyến khích ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất, cung
ứng sản phẩm, dịch cụ công ích.
6

Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn.
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng.
- Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh.
- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả
kinh doanh và khả năng cạnh tranh.
- Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ.
- Chiếm hữu và sử dụng tài sản doanh nghiệp
- Từ chối mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực không được pháp luật quy định.
- Khiếu nại tố cáo theo quy định của Pháp luật về khiếu nại tố cáo.
- Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụng
theo quy định của pháp luật.
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.
* Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Chủ tịch công ty kiêm giám đốc
- Kiểm soát viên
- Các phó giám đốc
- Kế toán trưởng
- Bộ máy giúp việc.
* Các phòng chức năng
- Phòng Kế hoạch – Kinh Doanh ( B1)
- Phòng Tổ chức lao động ( B2)

- Phòng Kỹ thuật – Công nghệ ( B8)
- Phòng Cơ điện ( B11)
- Phòng Kiểm nghiệm ( B12)
- Phòng Chính trị ( B14)
- Phòng Hành chính – hậu cần ( B15)
* Các Xí nghiệp thành viên
- Xí nghiệp Thiết bị điện tử ( XN1)
- Xí nghiệp Linh kiện điện tử ( XN2)
- Xí nghiệp Trang thiết bị công trình( XN3)
- Xí nghiệp Quang điện tử ( XN4)
- Phân xưởng Khí công nghiệp – Điện tử ( A4)
7
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

* Đơn vị trực thuộc Công ty
- Chi Nhánh phía Nam Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai
( Sơ đồ tổ chức bộ máy làm việc của cơ quan thực tập: Sơ đồ số 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan thực tập.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Giám đốc có chức năng tham mưu
tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của Giám đốc và đảm bảo

tốt các điều kiện cơ sở vật chất nhà xưởng cho cơ quan hoạt động
* Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – hậu cần Công ty gồm
các chức năng sau:
- Tổ chức quản lý công tác hành chính – Hậu cần, đời sống, doanh trại,
quân trang.
- Công tác Quân y.
- Công tác pháp chế, đối ngoại quân sự.
- Đảm bảo thông tin liên lạc.
- Công tác thường trực – bảo vệ
- Công tác vệ sinh môi trường
- Đảm bảo ăn ca
- Đảm bảo phương tiện ô tô
- Công tác đón, tiếp khách.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Hậu cần
Họ và tên
Ngô Việt Hà
Ngô Xuân Hòa
Trương Thị Bình
Lương Đức Thanh
Tạ Thị Hồng
Nguyễn Thị Thanh Hằng
Trần Thanh Mai
Nguyễn Ngọc Hiếu
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Cấp bậc
Thượng tá
Trung úy
Thiếu tá
CNVQP

CNVQP
Trung úy
HĐLĐ
HĐLĐ
8

Chức danh
Trưởng phòng
Phó Phòng
Công vụ
Chủ nhiệm Quân Y
Văn Thư
Lưu trữ
Trợ lý pháp chế
Trợ lý Doanh Trại
Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Hồng Quang

Khoa: Quản trị văn phòng
Trung úy

Quản lý Bếp

2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng
* Trưởng phòng : Thượng tá Ngô Việt Hà
- Lập kế hoạch, phương án, biện pháo thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong phòng theo khả năng, hiểu biết và

theo dõi tình hình thực hiện.
- Tham mưu cho lãnh đạo chỉ huy nhà máy về công tác Hành chính – Hậu
cần.
* Phó Phòng: Trung úy Ngô Xuân Hòa
- Thay mặt trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. Chủ trì tổ chức thực
hiện một phần công tác của phòng theo phân công.
* Trợ lý hành chính – pháp chế:
- Lập kế hoạch công tác cải cách hành chính, pháp chế hàng năm.
- Duy trì các nề nếp, quy chế, quy định của đơn vị.
- Lập kế hoạch và giám sát công tác sửa đổi, bổ sung ban hành mới các
quy chế, quy định trong đơn vị.
* Trợ lý hậu cần, doanh trại.
- Xây dựng sửa chữa nhỏ trong đơn vị, lập được báo cáo về quản lý nhà
đất.
- Thực hiện kế hoạch quân trang theo hướng dẫn cấp trên và tình hình đơn
vị.
- Thường xuyên kiểm tra theo dõi, tình hình đảm bảo hoạt động của bếp ăn
ca.
* Nhân viên văn thư – lưu trữ.
- Tiếp nhận và xử lý các văn bản đi, đến của Công ty.
- Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, thu hồi, hủy tài liệu theo quy
định
- Trình ký các văn bản cho Ban giám đốc Công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty
- Các công việc khác khi được sự phân công của Giám đốc và trưởng
phòng giao.
9
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

* Nhân viên Quân y
- Thực hiện công tác quản lý sức khỏe của cán bộ công nhân viên trong
đơn vị
- Khám, điều trị, cấp cứu, cho nghỉ ốm theo quy định của Cục Quân y.
- Lập kế hoạch triển khai phòng chống dịch bệnh hàng năm
- Thực hiện quản lý, dược, trang bị quân y.
- Kiểm ra đôn đốc vệ sinh
- Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm bếp ăn.
* Tổ trưởng tổ bảo vệ:
- Quản lý, phân công nhiệm vụ cho ác nhân viên bảo vệ.
- Thực hiện nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ trong ca trực
* Tổ trưởng tổ xe:
- Chịu trách nhiệm trước phòng về hoạt động của các xe.
- Tổ chức kiểm tra, sửa chữa thường xuyên, đột xuất các xe
3. Tìm hiểu về công tác văn thư , lưu trữ của cơ quan tổ chức.
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư
– lưu trữ của cơ quan.
- Hệ thống hoá văn bản: là bước tiếp theo của quá trình, rà soát với nhiệm
vụ tập hợp, sắp xếp những văn bản quy phạm pháp luật riêng lẻ thành 1 hệ thống
thống nhất, hài hoà về nội dung và hình thức theo yêu cầu công việc.
- Đầu tiên lập kế hoạch rà soát. Đối với kế hoạch rà soát định kỳ thì hàng
năm, các cơ quan chuyên môn ( bộ phận pháp chế có chức năng tham mưu giúp
Công ty.
- Nếu tiến hành rà soát hệ thống hoá theo đợt thì cần ban hành các quy định

về tổ chức, hoạt động rà soát, hệ thống hoá.
- Văn bản được thay thế bằng bản mới của chính cơ quan Nhà nước đã ban
hành văn bản cũ. Ví dụ: Điều 5 , Nghị định 38/CP ngày 4/6/1993 của Chính phủ
quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Bộ Tư pháp ghi rõ: Nghị
định này thay thế Nghị định số 143-HĐBT ngày 22/11/1981.
- Khi kết thúc công việc rà soát, hệ thống hóa, cần làm tờ trình để báo cáo
với thủ trưởng cơ quan về kết quả rà soát hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp
luật.
10
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Sau khi kết thúc các bước quy trình rà soát hệ thống hoá văn bản quy
phạm pháp luật cần tổng hợp kết quả rà soát bằng cách lập danh mục các văn bản
hết hiệu lực, còn hiệu lực, văn bản cần sửa đổi…
→ Để việc rà soát, hệ thống hoá VBQPPL tiến hành có hiệu quả, tránh tối
thiểu những sai sót có thể sảy ra thì cần thực hiện theo 1 quy trình quy định ở
trên.
3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác ( kế hoạch
năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị).
Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Công ty được
căn cứ vào Nghị quyết lãnh đạo của Đảng ủy, Chỉ thị, hướng dẫn của cấp trên và
ý kiến chỉ đạo của Ban giáp đốc Công ty, phòng Kế hoạch – Kinh doanh chủ trì
cùng các phòng, đơn vị xây dựng kế hoạch công tác năm, công tác tháng, tuần

của Công ty trình Giám đốc phê duyệt.
3.2.1. Kế hoạch công tác năm
Căn cứ hướng dẫn của Tổng cục về lập kế hoạch hàng năm. Chậm nhất vào
ngày 05/11 hàng năm, các phòng, đơn vị nộp về phòng Ké hoạch – Kinh doanh
báo cáo tổng kết năm và kế hoạch xây dựng năm tới. Phòng Kế hoạch – Kinh
doanh tổng hợp chuyển Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt xong trước ngày
15/11 trình Thủ trưởng Tổng phê duyệt.
3.2.2. Kế hoạch công tác tháng, tuần.
Căn cứ vào kế hoạch công tác năm được giao các Phòng, đơn vị trực thuộc
triển khai, thực hiện thành kế hoạch hàng tháng, kế hoạch tuần. Kế hoạch tháng,
kế hoạch tuần dựa vào tiến độ thực hiện những vẫn đề còn tồn đọng và phát sinh
mới các phòng, đơn vị báo cáo, nhận xét mức độ hoàn thành để làm cơ sở xây
dựng kế hoạch tháng, kế hoạch tuần kế tiếp nộp về phòng Kế hoạch – kinh doanh
vào ngày thứu 6 tuần thứ 2 của tháng đối với kế hoạch tháng, vào trước 15 giờ
thứ sáu tuần trước đối với kế hoạch tuần.
3.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan.
3.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Căn cứ vào Quyết định số 212/QĐ –
Z181 ngày 11/03/2009 của Nhà máy Z181 về việc ban hành Quy định thẩm
quyền ký và quy trình xử lý, giải quyết văn bản và Quyết định số 794/QĐ- Z181
11
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

ngày 28/6/2010 về việc phân công việc giữa Giám đốc, Chính ủy với các Phó
Giám đốc và chế độ làm việc của chỉ huy Nhà máy Z181( Công ty TNHH MTV
Điện tử Sao Mai) được quy định như sau:
* Giám đốc Công ty
Chịu trách nhiệm ký các loại văn bản sau:
- Quy hoạch, kế hoạch, Quyết định đầu tư sản xuất quốc phòng, nghiên cứu
và các hoạt động khác về tiềm lực của phát triển của Nhà máy ngắn hạn, dài hạn.
- Quyết định, quy định, nội quy, quy chế các mặt hoạt động của Nhà máy
- Quyết định về tổ chức, thành lập, giải thể, sat nhập các phòng ban, đơn vị.
- Giao chỉ tiêu kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cho các đơn vị.
- Quyết định về các văn bản liên quan tới chế độ, chính sách, nâng lương,
nâng bậc, điều động, tuyển chọn đối với người lao động.
- Quyết định liên quan đến công tác thanh xử lý vật tư, tài sản...
- Các Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng của các đơn vị thành
viên lấy pháp nhân của Công ty và ký nháy kiểm tra các hợp đồng của các đơn vị
thành viên.
- Các văn bản về uỷ quyền
- Các văn bản liên quan đến hoạt động tài chính
- Văn bản của các Phòng, ban, đơn vị trực thuộc liên quan tới kinh phí khi đã
có ý kiên của Thủ trưởng phụ trách mặt công tác được phân công
- Các văn bản về công tác Thi đua Khen thưởng - kỷ luật của Chính quyền
- Quyết định, kế hoạch, quy hoạch quản lý và sử dụng đất đai, doanh trại.
- Quyết định liên quan tới khiếu nại, tố cáo.
- Các văn bản về công tác cải cách hành chính
- Kế hoạch, quy hoạch, quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp
- Văn bản liên quan tới hoạt động của các phòng ban, đơn vị khi Thủ trưởng
phụ trách trực tiếp đi công tác dài ngày.
- Các văn bản chỉ đạo trong nội bộ Nhà máy liên quan đến chuyển đổi sắp
xếp doanh nghiệp.
* Chính ủy, Phó giám đốc Khoa học Công nghệ

Chịu trách nhiệm ký các loại văn bản sau:
12
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Các Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, báo cáo và các văn bản liên quan tới
công tác Đảng, công tác Chính trị.
- Các văn bản về chính sách cán bộ, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển
dụng....
- Quyết định và các văn bản liên quan tới Thi đua – Khen thưởng - Kỷ luật
về công tác Đảng và các tổ chức quần chúng.
- Các văn bản liên quan đến công tác bảo vệ an ninh, dân vận, ban chỉ đạo
138, công tác pháp chế, tuyên huấn.
- Các văn bản liên quan tới tổ chức quần chúng: Công đoàn, phụ nữ, Thanh
niên.
- Các văn bản về thanh tra, kiểm tra công tác Đảng
* Phó giám đốc Hành chính – Hậu cần
Chịu trách nhiệm ký thay Giám đốc các loại văn bản sau:
- Kế hoạch, báo cáo, thông báo và các văn bản liên quan công tác Văn thư baỏ mật – Lưu trữ.
- Kế hoạch, báo cáo , thông báo và các văn bản liên quan đến công tác quân
trang, quân nhu, quân y, thông tin liên lác, bảo vệ, tiếp khách.
- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản triển khai thực hiện liên quan tới công
tác quản lý doanh trại, đất đai, điện, nước.
* Phó giám đốc phụ trách công tác kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm ký thay Giám đốc những văn bản về việc triển khai thực
hiện các mặt công tác thuộc lĩnh vực được phân công:
- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản về triển khai sản xuất, nghiên cứu, chế
thử, các luận chứng kinh tế khi đã được phê duyệt.
- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản liên quan tới công tác bảo đảm kỹ thuật,
sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quản lý KHCN.
- Các văn bản về tiêu chuẩn đo lường chất lượng các sản phẩm.
- Các văn bản về an toàn, bệnh nghề nghiệp, vệ sinh môi trường, phòng
chống cháy nổ, thiên tai, cứu hộ, cứu nạn..
- Các văn bản liên quan đến công tác cơ điện, kỹ thuật.
- Các văn bản về huấn luyện, đào tạo, nâng bậc thợ.
13
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản về kinh doanh, thị trường, hợp tác quốc
tế, liên doanh, liên kết, cuộc vận động 50.
- Các văn bản liên quan về tác huấn, tác chiến, vật tư, xăng xe, vận tải.
- Các văn bản liên quan tới triển khai thực hiện các dự án đầu tư khi đã có
phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Ký trực tiếp các văn bản không thuộc thẩm quyền nhưng được Giám đốc
có uỷ quyền bằng văn bản.
Nhận xét: Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
cơ quan được quy định rõ ràng và thực hiện theo đúng nguyên tắc phân công

công việc của từng lãnh đạo, không có sự chồng chéo theo quy chế làm việc của
Công ty và thực hiện theo chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện Chế độ
Chính ủy, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty TNHH MTV Điện tử
Sao Mai được thực hiện theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của
Bộ Quốc Phòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền
ban hành của Bộ Quốc Phòng do cơ quan đầu ngành của Bộ dự thảo, thống nhất
với Văn phòng Bộ Quốc phòng trình Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng xem xét, quyết
định.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo hướng
dẫn của Văn phòng Quân ủy Trung ương.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn thanh niên, hội phụ nữ,
công đoàn do Ban thanh niên Quân đội, Ban phụ nữ Quân đội và Ban Công đoàn
quốc phòng dự thảo, thống nhất với văn phòng Bộ Quốc phòng trình chủ nhiệm
Tổng cục Chính trị ban hành.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
* Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.

14
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

1. Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, người đứng đầu cơ quan, đơn
vị giao cho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo theo trình tự
sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến.
- Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo;
- Tổ chức soạn thảo văn bản;
- Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan( trường
hợp văn bản có nội dung liên quan);
- Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày;
- Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành.
2. Duyệt bảm thảo, sửa chữa, bổ dung bản thảo
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người
ký văn bản phải xem xét kỹ về nọi dung, quyết định độ mật, độ khẩn( nếu có)
phạm vi phổ biến của văn bản.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải bảo
cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
3. Đánh máy, nhân bản
- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào sổ
Đăng ký đánh máy, tin sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã được
duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định. Trường hợp phát
hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thi phải hỏi lại đơn vị, cá
nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
- Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại cho
người yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào sổ Đăng ký đánh máy, sao văn bản,
tài liệu.
- Tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản tài liệu; thực hiện đánh máy, nhân
bản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian đã hiệp đồng.

4. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tính
hợp pháp, ký bảo đảm và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật
về nội dung văn bản.
15
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Trưởng phòng Hành chính được giao trách nhiệm phải kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và chịu trách nhiệm trước người ký và
trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhận xét, đánh giá.
- Được sự quan tâm của lãnh đạo chỉ huy Công ty, Văn thư cơ quan hàng
năm đều được đi tập huấn nghiệp vụ, tham gia các buổi học do Tổng cục tổ chức
nhằm nâng cao kinh nghiệm nghề nghiệp do vậy việc soạn thảo văn bản, kiểm tra
thể thức văn bản trong cơ quan được rà soát một cách kĩ lưỡng nhất hạn chế
những sai sót trước khi ban hành.
- Tuy nhiên, do kỹ năng soạn thảo văn bản của một số cán bộ, công nhân
viên còn hạn chế, cộng với việc nhân viên văn thư còn nể nang trong giải quyết
công việc nên còn hiện tượng sai thể thức văn bản không đáng có.
- Việc cá nhân tự ý trình ký không đưa qua văn thư cũng gây nên tình trạng
sai thể thức khi văn bản đã được Ban giám đốc duyệt.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
a. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.

Thực hiện Thông tư Số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng ban hành quy chế về Công tác Văn thư – Lưu trữ và bảo mật tài
liệu trong Quân đội và Hướng dẫn số 984/HD – ĐTSM ngày 28/9/2012 của Giám
đốc Công ty hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản đi thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao. Vì thế tính chính xác, kịp thời,
tiết kiệm và theo quy trình trong việc tổ chức quản lý văn bản đi phải luôn được
quan tâm và đặt lên hàng đầu. Văn bản đi tại cơ quan được tập chung tại văn thư
theo đúng quy trình nghiệp vụ đã được Nhà nước và quân đội quy định.
Qua đợt thực tập tại Văn phòng Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai em
thấy việc tổ chức và quản lý văn bản đi tại đây được nhân viên văn thư thực hiện
đúng quy trình theo quy định.
Nhân viên văn thư được đi bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm nhằm nâng cao
kinh nghiệm phục vụ tốt các nhiệm vụ được giao.
* Trình tự quản lý văn bản đi
- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.
16
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Chuyển và theo dõi văn bản đi
- Lưu và đính chính văn bản đi.
* Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản
- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành phải được đưa đến Văn thư

để đăng ký, quản lý
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảo
văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành.
- Ghi số, thời gian ban hành văn bản
- Vào sổ đăng ký văn bản đi ( Phụ lục số 02 ) hoặc nhập thông tin vào cơ
sở dữ liệu máy tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi( Phụ lục số 03)
- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu độ mật, khẩn( nếu có) vào văn bản.
* Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gủi đi trong ngày, chậm
nhất ngày làm việc tiếp theo. Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi
( không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng đường fax hoặc chuyển qua
mạng được bảo mật theo quy định.
- Thủ tục gửi văn bản:
+ Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào Sổ Đăng ký văn
bản đi.
+ Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào phong bì dán kín, đăng ký và nhận
vào Sổ Chuyển văn bản( Phụ lục số 04) Khi gửi văn bản có nội dung “ Tối mật”
“ Tuyệt mật” và nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi
+ Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên
cơ quan đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ khẩn phải
đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng với độ khẩn, độ mật cao nhất của văn bản
trong bì.
+ Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật thực hiện theo nội dung đã được
quy định riêng.
+ - Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết như “ Để báo cáo”, “ Để phối hợp”, “
Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
17
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phait
gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo cấp dưới trực tiếp để
biết.
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơi
nhận được quyền trả lại nơi gửi.
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn
bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp thất lạc, chậm thời gian giải quyết.
* Lưu và đính chính văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư, bản chính
lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Đính chính văn bản:
+ Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban hành
văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính.
+ Văn bản sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày thì Chánh văn phòng
hoặc trưởng phòng Hành cính thừa ủy quyền cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
để đính chính.
b. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Trình tự quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
+ Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào
đển phải chuyển đến Văn thư đăng ký, quản lý. Khi tiếp nhạn phải kiểm tra, đối

chiếu ghi trên bì với ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu
hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn so với thời gian ghi trên
phong bì phải lập biên bản báo cáo chỉ huy cơ quan và thông báo cho nơi gửi văn
bản biết để xử lý kịp thời.
+ Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong
bì và phiếu gửi( nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm
tra lại nơi gửi.
+ Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì văn thư không được
mở.
+ Lấy văn bản ra khỏi bì đóng dấu” Đến” ( Phục lục số 05)
18
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

* Đăng ký văn bản đến
+ Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ Đăng ký văn bản
đến( Phụ lục số 06) hoặc nhập thông tin vào cơ sở máy tính theo biểu ghi thông
tin văn bản đi( Mẫu)
+ Những bì không được mở thì văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và
chuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc chung thì
người nhận phải chuyển cho văn thư để đăng ký dấu đến.
+ Những văn bản chuyển qua fax hoặc mạng điện tử, phải chụp lại hoặc in
ra và đóng dấu đến, Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tục
đăng ký( số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax hoặc bản chuyển

qua mạng điện tử.
+ Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì nhân viên
văn thư có trách nhiệm nhận và báo cáo ngay với chỉ huy để xử lý.
* Trình chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến:
+ Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm xem xét,
cho ý kiến phân văn bản.
+ Văn bản đến có các dấu chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và
chuyển ngay sau khi nhận.
- Chuyển giao văn bản đến:
+ Căn cứ bào ý kiến của người có trách nhiệm, văn thư làm thủ tục chuyển
đến các cơ quan, đơn vị,cá nhân giải quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm
việc tiếp theo.
+ Chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối tượng có trách nhiệm giải
quyết và giữ được bí mật nội dung văn bản.
+ Văn bản chuyển nhầm địa chỉ, nơi nhận phải chuyển trả hoặc chuyển tiếp
cho cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết( nếu là việc gấp) và thông báo cho
nơi gửi biết.
- Giải quyết văn bản đến:
+ Chỉ huy trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Chỉ huy phó của đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
19
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

theo sự ủy nhiệm nhiệm của chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách.
+ Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến giải quyết.
- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra văn giải quyết văn bản đến.
+ Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản.
+ Chỉ huy đơn vị, bộ phận trong đơn vị phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra
việc giải quyết văn bản do đơn vị, bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến của đơn vị.
- Thời hạn giải quyết văn bản đến
+ Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến đơn
quan, cụ thể như sau:
• Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
• Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
• Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường.
• Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến
nhiều nơi.
• Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huy
xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho đơn vị gửi văn bản biết lý do và những
việc cần làm tiếp theo.
Nhận xét
* Ưu điểm.
- Nhân viên văn thư nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản.
- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng.
- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp.
- Nhập số liệu nhanh, chính xác dễ tìm.
- Danh mục hồ sơ do nhân viên lưu trữ lập, do đó được dễ dàng hơn, độ

chính xác cao, nắm chắc, theo sát công việc.
- Sắp xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản chuyên nghiệp, giải quyết
công việc được nhanh chóng.
20
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

* Nhược điểm.
- Nhân viê văn thư ở các đơn vị thường không có trình độ hay làm sai quy
trình, và rất hay gây khó khăn với Văn thư Cơ quan. Dựa vào ý kiến đã được Thủ
trưởng ký mà áp đặt lên sự kiểm tra của Văn thư Cơ quan.
- Phần mềm được nâng cấp nhưng chưa thực sự kiểm soát hết văn bản.
- Các văn bản mật đến cơ quan chỉ được đăng ký trên máy nhiều khi không
kiểm soát được, cần có quyển sổ quản lý văn bản mật riêng.
- Trình tự giải quyết qua các khâu chuyển qua lại nhiều lần, do đó việc thu
thập, sắp xếp tài liệu còn tồn đọng, văn bản còn khá lộn xộn.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. ( Phụ lục số 07)
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của cơ quan, đơn
vị, cơ quan Bảo mật lưu trữ chủ trì, phối hợp với các bộ phận chuyên môn xây
dựng bản Danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ trong toàn đơn vị.
- Danh mục hồ sơ của năm sau được lập vào cuối tháng của năm trước.
- Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ đã được chỉ huy đơn vị phê duyệt và sồ

lượng hồ sơ được giao, cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy 1 số bìa
hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ.
* Việc lập hồ sơ của cơ quan thực tập mặc dù mới được thực hiện có 1
năm nhưng đã đi vào nề nếp quy củ, các cơ quan, đơn vị sau khi nhận được bản
danh mục hồ sơ của đơn vị mình đã mở hồ sơ theo đúng quy định theo hướng dẫn
của Lưu trữ cơ quan. Hàng năm nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan đúng thời gian và
đủ số lượng hồ sơ đã kê.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, làm
tốt công tác văn thư sẽ tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ. Phông lưu trữ của
Công ty được lập thành 2 Phông. Trường có 2 nhân viên làm công tác Văn thư ,
lưu trữ.
Là một doanh nghiệp Quân đội, Công ty áp dụng các văn bản hướng dẫn
của Nhà nước và quân đội vào công tác lưu trữ của cơ quan như:
- Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ban hành ngày 11/11/2011
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
21
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

- Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành Quy chế về công
tác Văn thư , lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện tại, Phòng lưu trữ của Công ty
được bố trí hai phòng 18m 2 và 28m2 gồm 03 tủ sắt, 03 giá sắt, 02 quạt trần, 04

đèn, quạt thông gió 02 bình cứu hoả. Trong kho lưu trữ hiện có 250 cặp hộp và
50 hòm tài liệu. Hàng năm đều được nhân viên lưu trữ kiểm tra tránh mối mọt
đảm bảo an toàn tài liệu.
- Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ luôn được lãnh đạo Công ty quan
tâm chú trọng nhằm phục vụ cho các hoạt động chung của cơ quan.Ngoài ra còn
phục vụ cho công tác giải quyết các chính sách xã hội, hưu trí, luân chuyển cán
bộ. Thực hiện tốt những nhiệm vụ, kế hoạch đã ban hành các văn bản của cấp
trên. Hiện tại Công ty chưa bố trí được phòng đọc cho Cán bộ, Công nhân viên
nên việc đọc tại phòng là chưa thực hiện được.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan.
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng cơ quan.
Trang thiết bị văn phòng là máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho hoạt
động của văn phòng nói chung. Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan
trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhất đối với nhưng
văn phòng hiện đại.
Văn phòng của Công ty được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị phương
tiện làm việc gồm 05 máy vi tính, 03 máy in phục vụ cho việc soạn thảo và in ấn
văn bản. Ngoài ra phòng còn được trang bị 03 máy điều hòa nhiện độ, điện thoại,
máy fax, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu và các loại văn phòng phẩm khác.
- Cơ sở vật chất của văn phòng Công ty được lãnh đạo công ty quan tâm bố
trí tương đối hiện đại và chất lượng cao. Phòng được bố trí ngay tại trung tâm
tầng 1 Nhà điều hành nằm gần đường vào cơ quan nên rất thuận tiện cho việc liên
hệ công tác của bộ phận văn thư.
- Các trang thiết bị được sắp xếp cho từng cá nhân rất thuận tiện: Dễ thấy, dễ
lấy, dễ tìm vì thế giúp cho công việc được sắp xếp nhanh chóng.
- Đối với phòng Trưởng phòng Hành chính
22
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

+ Bố trí sát phòng Văn thư thuận tiện cho việc chỉ đạo công tác, phòng được
bố trí với diện tích lớn và trang bị bàn ghế đầy đủ đế đảm bảo cho việc họp
phòng được thuận lợi.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất văn phòng mới tối ưu.
1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng( hiện đại)( Sơ đồ số 08)
2. Đề xuất văn phòng mới tối ưu:
- Với số lượng Nhân viên đông, Phòng làm việc cần được bố trí rộng hơn, có
phòng tiếp khách riêng. Cần trang bị thêm một số vật dụng cần thiết như máy hủy
tài liệu, Máy photo cần đầu tư loại tốt…..
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan( Phần mềm quản lý nhân sư, quản lý
văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính….). Nhận xét bước đầu về những
hiệu quả mang lại.
* Các phần mềm sử dụng tại cơ quan
1. Phần mềm quản lý bảo hiểm
2. Phần mềm quản lý nhân sự
3. Phần mềm kế toán
4. Phần mềm kê khai thuế
5. Phần mềm quản lý văn bản.
Là một doanh nghiệp Nhà nước, tuổi đời cán bộ công nhân viên cao còn

nhiều, một số cán bộ còn không biết sử dụng máy vi tính. Nên khi có các dự án
đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý của văn phòng triển khai thực hiện
đã gặp không ít khó khăn cũng như tâm lý e ngại của người dùng.. Họ ngại tiếp
cận quy trình công nghệ mới, vẫn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là
một thói quen trong quản lý công việc vốn đã ăn sâu vào tiềm thức. Họ còn e
ngại, cân nhắc, đắn đo xem yếu tố bảo mật thông tin, an ninh cho các loại hồ sơ,
tài liệu có được như khi chưa triển khai các phần mềm ứng dụng trên. Nhưng khi
đưa các phần mềm ứng dụng vào hoạt động đã mang lại những hiệu quả rõ rệt.
Giúp cho việc quản lý, nhập dữ liệu nhanh, chuyên nghiệp và hiệu quả. Hồ sơ, tài
liệu, lý lịch quân nhân, lao động được quản lý chặt chẽ đáp ứng yêu cầu tra tìm
23
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

và quản lý của cán bộ . Với thiết kế thân thiện với người sử dụng giúp người sử
dụng tiếp cận dễ dàng giúp họ có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả.
Đồng thời việc xây dựng và triển khai ứng dụng các phần mềm trên tại cơ quan
đã tạo môi trường làm việc điện tử, phục vụ công tác quản lý, trao đôi, phục vụ
việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và haotj động chuyên môn của cán bộ, công
nhân viên, xây dựng nhiều ứng dụng như là công cụ trợ giúp cán bộ trong các
hoạt động chỉ đạo, điều hành. Để các phần mềm được phát huy hết tính năng hoạt
động thì cần phải hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch cụ thể,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức cũng như mua sắm đầy
đủ các trang thiết bị góp phần nâng cao chất lượng công việc đáp ứng yêu cầu

của quá trình phát triển Công nghệ thôn tin trong lĩnh vực hoạt động quản lý.

Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)
1. Lý do chọn đề tài
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước. Công sở là một tổ chức thực
hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản
24
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Quản trị văn phòng

để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là
nơi tiếp nhân yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó công sở là một bộ
phận hợp thành tất yếu của của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước.
Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập
quán, lối sống và lao động.
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nền nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành

viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình.
Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của
cơ quan trong cơ xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc
chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
2. Xây dựng văn hóa Công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao
Mai

TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI
Số: 262/QĐ – ĐTSM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà nội, ngày 12 tháng 3 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế Văn hóa công sở
Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
25
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng

Lớp: QTVP K13A