Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU mới bảo THANH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (517.94 KB, 59 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH.....................................3
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan..................................................4
1.1Chức năng..................................................................................................................................4
1.2Nhiệm vụ của công ty................................................................................................................4
1.3Quyền hạn của công ty..............................................................................................................4
1.4Cơ cấu tổ chức của công ty........................................................................................................5
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH
Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh........................................................................................7
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................................................7
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng............................................................7
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng...................................................................................................7
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng....................................................................................................7
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng..................................................................................................8
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng...............................................................9
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính..................................................................................................9
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp.............................................................................................................10
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ................................................................................................10
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị............................................................................................11
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Bảo Thanh..........................................................11
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty......11
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo Thanh...................................................................11
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty............................................................12
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty......................12
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.........................................12
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty..............................12
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.............................................................14
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến...................................................14
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Bảo Thanh.....................................................15
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty.................................................................................15
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty........................16
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..................16
Sinh viên: Lê Thị Hằng
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề
xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.............................................................................................17
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của
công ty Bảo Thanh. Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại...............................................17
Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY
DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN
THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH.............................................................17
Chương 1: Những cơ sở lí luận chung về Xây dựng Văn hóa Công sở..........................................18
1.1Một số khái niệm cơ bản.........................................................................................................18
1.1.1Khái niệm Văn hóa................................................................................................................18
1.1.2 Khái niệm Công sở...............................................................................................................18
1.1.3 Khái niệm Văn hóa công sở..................................................................................................19
1.1.4Khái niệm xây dựng văn hóa công sở....................................................................................19
1.2Những biểu hiện của Văn hóa công sở....................................................................................19
1.3Ý nghĩa và Lợi ích của việc xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh Nghiệp............................20
1.3.1 Ý nghĩa.................................................................................................................................20
- Tạo cho mỗi thành viên hiểu được giá trị của bản thân đối với công ty.....................................20
- Văn hóa công sở tạo ra tất cả mọi người trong công ty cùng chung tay làm việc vượt qua những
giai đoạn thử thách, những tình thế khó khăn của công ty và có thể làm việc quên thời gian.....20
- Văn hóa công sở có thể tạo sự khích lệ động lực cho mọi người và trên hết tạo nên khí thế để
làm nên chiến thắng.....................................................................................................................20
1.3.2 Lợi ích..................................................................................................................................21
- Là tài sản vô hình, vô cùng quý giá.............................................................................................21
- Là Phần hồn của Doanh nghiệp cùng với phần xác là cơ sở vật chất trang thiết bị....................21
- Nếu ví hệ thống quản lí của công ty là cỗ máy thì văn hóa công sở là dầu bôi trơn cho cỗ máy
vận hành.......................................................................................................................................21
- Tạo lợi thế cạnh tranh................................................................................................................21
- Là nguồn lực của doanh nghiệp..................................................................................................21
- Thu hút nhân tài gắn bó lao động...............................................................................................21
- Tạo bản sắc nhận dạng riêng của tổ chức, Phân biệt với tổ chức khác.......................................21
- Ảnh hưởng đến hoạt động chiến lược........................................................................................21
- Tạo sự ổn định của Tổ chức........................................................................................................21
Chương 2: Thực trạng xây dựng văn hóa công sở của Công ty TNHH Phát
Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh...............................................................22
2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty.................................................................22
Sinh viên: Lê Thị Hằng
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Bảo Thanh.................................23
2.2.1. Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty...................................23
2.2.2. Văn hóa công sở thông qua các hoạt động hướng ngoại của Công ty................................30
2.3. Đánh giá Văn hóa Công sở tại Công ty Bảo Thanh.................................................................31
2.3.1. Những kết quả đạt được:...................................................................................................31
2.3.2. Giá trịVăn hóa Công ty Bảo Thanh......................................................................................33
2.3.3. Một số mặt còn hạn chế của văn hóa công sở tại công ty Bảo Thanh.................................34
Chương 3: Giải Pháp và Kiến Nghị.................................................................35
3.1 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở tại Công ty Bảo Thanh.....................................35
3.1.1Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng....................................................35
3.1.2 Củng cố văn hóa thứ bậc......................................................................................................36
3.1.3 Phát triển văn hóa thị trường và tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo..........................37
3.1.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên tại công ty Bảo Thanh............37
3.1.5 Cụ thể hóa 5 đặc trưng văn hóa của Công ty:......................................................................39
3.2 Kiến Nghị.................................................................................................................................40
3.2.1 Đối với nhà nước.................................................................................................................41
3.2.2Đối với Công ty Bảo Thanh....................................................................................................41
KẾT LUẬN........................................................................................................42
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................45
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Lê Thị Hằng
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Lê Thị Hằng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, để hòa nhập với tiến trình phát
triển của thời đại đòi hỏi người cán bộ văn phòng không chỉ có kiến thức mà cần
có kỹ năng, không chỉ lý luận mà cần có thực tiễn. Vì vậy thực tập là một giai
đoạn quan trọng và cần thiết của mỗi sinh viên. Đây là thời gian để toàn bộ các
sinh viên củng cố lại kiến thức đã học và trau dồi thêm kiến thức thực tế, chuyên
môn nghiệp vụ cũng như thực hiện công việc và tác phong làm việc đúng đắn.
Nghị quyết Trung ương 5 khoá VIII của Đảng Cộng sản Việt Nam đã
khẳng định: “ Văn hoá là nền tảng tinh thần của xã hội, vừa là mục tiêu vừa là
động lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội.”Chúng ta phải làm cho văn hoá
thấm sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống, nhất là trong lĩnh vực kinh tế. Vì vậy
văn hoá công sở được coi là nguồn lực nội sinh, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt kết nối
mọi thành viên, mọi phòng ban trong công ty tạo thành một khối vững chắc,
giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn, sóng gió trên con đường hội nhập và
phát triển bền vững. Góp phần vào thành công của sự nghiệp công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước.
Tuy nhiên, bên cạnh đó còn nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến lợi
nhuận, coi lợi nhuận như là một “tiêu chuẩn duy nhất” để tồn tại doanh nghiệp,
không quan tâm đến việc xây dựng “Văn hoá Công sở”. Từ đó dẫn đến lương
tâm, phẩm giá của người lao động bị giảm sút, làm ăn kém hiệu quả, chất lượng
sản phẩm không đảm bảo, trình độ quản lý, kinh doanh kém, cạnh tranh không
lành mạnh, không trả lương, trả thưởng cho người lao động đúng thời hạn,
không đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, làm cho người lao động không hứng
thú làm việc, không gắn bó với doanh nghiệp. Tất cả những điều trên cho thấy,
các doanh nghiệp thiếu hẳn vai trò của văn hoá trong sản xuất kinh doanh. Hay
nói một cách khác là các doanh nghiệp chưa thực sự hình thành cho mình một
Văn hóa Công Sở.
Chính vì những lẽ trên, vấn đề xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh
nghiệp trở nên hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay. Mỗi doanh nghiệp phải
Sinh viên: Lê Thị Hằng
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tự xây dựng cho được một nền văn hóa phù hợp. Có như vậy mới có thể tạo ra
được các giá trị riêng cho doanh nghiệp thích ứng được nhu cầu cạnh tranh và
có sức sống.Văn hóa Công Sở không phải được xây dựng trong 1 hay 2 năm mà
cần có định hướng và mục tiêu lâu dài. Có thể nói rằng văn hoá Công Sở là cái
còn thiếu khi doanh nghiệp đã có tất cả và là cái còn lại khi doanh nghiệp không
còn nữa.
Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là một doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Dịch Vụ. Nhiều năm qua vấn đề xây dựng và
phát triển văn hóa Công Sở ở Công ty rất được chú trọng và mang tầm chiến
lược lâu dài. Điều này rất phù hợp với hướng nghiên cứu mà tôi chọn nên sau
khi thực tập tại Công ty tôi quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp
xây dựng văn hóa Công Sở tại Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới
Bảo Thanh” làm Báo Cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH
Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh được thành lập
ngày 10 tháng 5 năm 2002 do Sở Kế hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp
và hoạt động cho tới nay.Ngay từ khi thành lập, với quy mô là một công ty tư
nhân nhỏ nhưng công ty luôn đặt tiêu chí lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
Vì vậy uy tín cũng như tên tuổi của Công ty đã được nhiều khách hàng biết đến,
sản phẩm của công ty đã có mặt trong nhiều lĩnh vực và các Doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, công ty đã không ngừng phát
triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung
cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng trong khu vực Hà
Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay
công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà
Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc. Sau 13 năm
hoạt động, nhân viên của công ty đã tăng không ngừng về số lượng cũng như
chất lượng phục vụ khách hàng. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên được
đào tạo chính quy tại các trường đại học và cao đẳng, làm việc với tinh thần
trách nhiệm cao. Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh doanh phải thường xuyên
nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng và tạo mối quan hệ tốt với
khách hàng. Tuy công việc vất vả và đòi hỏi có sự tìm hiểu kỹ lưỡng về đối tác
nhưng đội ngũ cán bộ nhân viên luôn làm việc hết sức mình và đã mang lại cho
công ty ngày càng nhiều mối quan hệ với khách hàng. Vì vậy doanh thu của
công ty mỗi năm tăng lên đáng kể.
Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động
của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra
và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước,
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng
cao.
-Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂN
Sinh viên: Lê Thị Hằng
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH
-Tên viết tắt: Công ty TNHH Bảo Thanh
- Hình thức công ty: Công ty TNHH
- Mã số thuế: 010130220
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 NVĐ (Mười tỷ đồng)
- Tài khoản: 801.120.100.1611 Ngân hàng thương mại cổ phần Công
Thương Việt Nam
- Địa chỉ: Số 7C ngõ 690 Lạc Long Quân, Phường Nhật Tân, Quận Tây
Hồ, Thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 04.62661716
b Fax: 04.62660356
- Năm thành lập: 2002
-Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Nguyễn Thị Thủy
Chức danh: Giám đốc
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1
Chức năng.
Chức năng chính của công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo
Thanh là cung cấp các loại dịch vụ cho thuê nhà đất, sản xuất trang sức và kinh
doanh nhà hàng.
1.2
Nhiệm vụ của công ty.
• Nâng cao tiêu thụ và Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã
đăng ký kinh doanh.
•
Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước.
•
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định
•
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.
1.3
Quyền hạn của công ty.
Mỗi phòng ban có quyền hạn và trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp
từ trên xuống dưới, từ bộ phận lãnh đạo tới các phòng, ban. Bộ phận quản lý của
công ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà.
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý. Tổ chức, sắp xếp, điều động nhân
Sinh viên: Lê Thị Hằng
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lực phù hợp để kiểm tra chất lượng nguyện vật liệu đầu vào. Phân loại, đánh giá
nguyên vật liệu đầu vào, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của thực tế.
1.4
Cơ cấu tổ chức của công ty.
Các phòng ban đều có một bộ máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảo
hoạt động của từng khâu, từng bộ phận trong toàn hệ thống phối hợp nhịp
nhàng, không gián đoạn và đạt hiệu qua cao nhất nhằm phát triển sản xuất về số
lượng lẫn chất lượng với chi phí thấp nhất đồng thời không ngừng cải thiện điều
kiện lao động, nâng cao đời sống cả về chất lượng tinh thần cho mọi thành viên.
Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là một doanh nghiệp
hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý tổ chức thành các phòng ban với chức
năng quản lý nhất định và được phân cấp bậc rõ ràng, điều này cho phép xác
định rõ trách nhiệm, tránh được sự chồng chéo bất hợp lý mà lắm khi gây phiền
hà, cản trở và đình trệ sản xuất. Thêm vào đó các cán bộ cao cấp không phải mất
thời gian giải quyết các vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoa
học mà Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh đã chủ động
tháo gỡ được những khó khăn, cản trở rất kịp thời và hiệu quả.
∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Sơ đồ: Phụ lục I)
Giám đốc:
Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh
của Công ty và đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất và kinh
doanh, thực hiện đầy đủ các quyết định, đại diện cho Công ty trong quan hệ với
Nhà nước về các bên thứ 3 về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động của
Công ty trong phạm vi điều lệ của công ty.
Phòng Hành chính:
Có nhiệm vụ chung là phụ trách tiếp tân, đón khách, thực hiện các giao
dịch với các đối tác khách hàng.
Soạn thảo văn bản và phụ trách công tác văn thư.
Phụ trách tuyển dụng.
Điều động và luân chuyển nhân viên khi cần.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chấm công
Phòng kinh doanh
Phụ trách về công tác tiêu thụ sản phẩm như: Lập kế hoạch kinh doanh,
đưa ra các chiến lược kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trường, tìm kiếm đối tác
từ đó mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty.
Phòng Marketing:
Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng
chiến lược & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu. Sáng tạo
các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu
của công ty.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc sáng tạo và phát triển các vật
phẩm quảng cáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi.
Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn
hạn và dài hạn của công ty. Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông
cáo báo chí, cung cấp thông tin ra bên ngoài). Xây dựng, duy trì và phát triển
các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông
dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đưa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt
động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong
công ty.
Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh.
Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số
thông qua việc tổ chức các hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thân
thiết…
Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ
cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm
chiếm ưu thế trên thị trường.
Tổ chức các hội chợ thương mại trong nước và quốc tế.
Kết hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển mới.
Phòng tài chính kế toán
Sinh viên: Lê Thị Hằng
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Là quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động tổ chức, kết hợp với các
phòng ban khác trong Công ty trong các hợp đồng mang tính chất chiến lược và
chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về hoạt động của các phòng nhân sự,
phòng Tài chính.
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ vận hành máy móc để tạo ra sản phẩm.
Phòng hành chính bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty
không bị mất mát.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
Văn phòng công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là cơ
quan tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc và toàn công ty.
- Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty
- Tham mưu cho việc xây dựng các quy chế, các quy định tổ chức điểu
hành của công ty.
- Tham mưu cho công ty thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ.
- Tham mưu về việc bao hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên công ty.
- Tham mưu về tuyển nhân sự.
- Xây dựng và tổ chức các chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo được
tiến hành thường xuyên, hiệu quả.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin sao cho hiệu quả.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về
pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn bản của công ty ban hành.
- Xây dựng, tổ chức củng cố bộ máy Văn phòng.
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của công ty, giữ vai trò là chiếc cầu
liên hệ với các đối tác.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng và trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công
tác thường kỳ của công ty.
Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự chỉ đạo lãnh đạo,
điều hành của ban Giám đốc theo quy định. Thực hiện các thông tin báo cáo
định kỳ đột xuất được giao theo quy định.
Trình ban Giám đốc các kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn của công ty
và các chương trình thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc thuộc phạm vi Văn
phòng.
Phối hợp với các phòng ban, bộ phận thực hiện các kế hoạch được Ban
lãnh đạo phê duyệt.
Giúp ban Giám đốc duy trì mối quan hệ công tác với khách hàng, đối tác
trong và ngoài công ty.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của công ty, và các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Lên kế hoạch, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của công
ty.
Đảm bảo cho các cơ sở vật chất, điều kiện làm việc sao cho hiệu quả nhất.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng.
(Sơ đồ: Phụ lục II)
Phòng Hành Chính Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo
Thanh bao gồm: Trưởng phòng và các bộ phận chuyên môn
* Trưởng phòng:
Là lãnh đạo đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo
công ty, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chỉ đạo các bộ phận trực thuộc, tham mưu xây dựng, trình ban Giám
đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của của công ty; đôn
đốc kiểm tra các bộ phận việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục
vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành của công ty và ban Giám đốc.
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Tham mưu cho ban lãnh đạo, Giám đốc giữ các mối quan hệ lâu dài với
đối tác, khách hàng.
- Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng của công ty.
- Giải quyết các đề xuất, yêu cầu của cán bộ, nhân viên công ty.
* Các bộ phận chuyên môn.
Văn phòng công ty có các bộ phận như: Bộ phận Văn Thư - Lưu trữ, Bộ
phận tổng hợp, bộ phận hành chính quản trị,…
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng.
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính
- Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
- Phòng/Ban: Phòng Hành chính - Tổ chức
- Người quản lý trực tiếp: Giám đốc
- Cấp bậc: Quản lý
*Tóm tắt công việc.
Điều hành, phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
Lập chương trình công tác của Phòng Hành chính
Chỉ đạo công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty.
Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty, chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức nhân viên, cải cách hành
chính, thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
*Yêu cầu.
-
Nắm vững các văn bản quy định Nhà nước về quản lý lao động, luật
doanh nghiệp, thủ tục hành chính.
- Trưởng phòng Hành chính phải có khả năng lãnh đạo, tạo dựng được
các mối quan hệ, làm việc độc lập và biết cách giải quyết công việc tập thể.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn giỏi.
Am hiểu về quản trị, phát triển nguồn nhân lực.
Thành thạo công nghệ thông tin như các phần mềm: Word, Excel,
Powerpoint, phần mềm quản lý nhân sự, phần mêm quản ly Văn thư - Lưu trữ…
- Khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt.
- Biết cách sắp xếp công việc, phân công nhân lực hợp lý.
Chịu được áp lực công việc, có khả năng công tác xa nhà
*Mối quan hệ.
- Quan hệ nội bộ:
+ Ban lãnh đạo: Tham mưu cho ban Giám đốc một số công việc thuộc
lĩnh vực chuyên môn của phòng Hành chính. Báo cáo công việc thường xuyền
đối với cấp trên và nhận chỉ đạo giải quyết công việc.
+ Các phòng ban khác: Có trách nhiệm phối hợp, trao đổi và hướng dẫn
công tác chuyên môn.
+ Các tổ trong phòng Hành chính: Luôn hòa đồng với mọi người, lắng
nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và chỉ đạo việc thực hiện công việc một
cách khoa học có hiệu quả.
* Bên ngoài: Trưởng phòng Hành chính là đại diện công ty, do vậy phải
có khả năng giao tiếp tốt.
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp
Là bộ phận giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp,
tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng công tác tuần cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức
thẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơ quan khi được cấp trên giao.
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận văn thư là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự điều hành của
Trưởng phòng. Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ bảo mật và quy định bảo
vệ bí mật của công ty.
- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác lưu trữ và quản lý kho
lưu trữ của công ty. Giúp trưởng phòng và giám đốc công ty quản lý, chỉ đạo
công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của giám đốc công ty.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
10
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị
Thường xuyên kiểm tra, phát hiện, báo cáo đề xuất sửa chữa thay thế và
giám sát việc sữa chữa, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất của công ty. Chịu
trách nhiệm tham mưu đề xuất việc mua sắm các trang thiết bị, các cơ sở vật
chất phục vụ lãnh đạo và hoạt động chung của công ty.
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Bảo Thanh
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của công ty.
Hiện tại Công ty đang áp dụng các văn bản sau:
-
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004
về công tác văn thư.
- Thông Tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo Thanh
Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanh
nghiệp nói chung, và doanh nghiệp Bảo Thanh nói riêng. Hoạt động văn thư là
hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, cho công việc
của toàn công ty.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, công ty TNHH Bảo
Thanh luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động của công tác này. Công tác văn thư
góp phần lớn cho việc giải quyết công việc, giữ lại đầy đủ các văn bản về mọi
mặt hoạt động của công ty.
Trong văn bản quy định về quy trình làm việc của Phòng Hành chính đã
nói rất cụ thể về cách thức làm việc và quy trình tiếp nhận văn bản giấy tờ, nhân
viên phụ trách mảng công việc này cứ theo quy định mà làm và trong quá trình
làm việc nếu có gì không hợp lý thì có ý kiến đến trưởng phòng. Đây cũng là
cách làm việc khoa học và rất logic.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
11
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của công ty
Văn bản quản lý của Công ty BảoThanh ban hành theo đúng thẩm quyền,
luôn bảo đảm tính pháp lý và tính khả thi của văn bản.
Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:
- Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Mỗi năm công ty thành lập đoàn kiểm tra và rà soát hệ thống văn bản hóa
của công ty. Để kiểm tra xem văn bản ban hành có đúng thẩm quyền không,
đúng luật, nội dung và thể thức không. Từ đó tổng kết được mô hình tổ chức văn
thư của công ty, rút ra được những ưu và nhược điểm để có những biện pháp
khắc phục kịp thời.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Soạn thảo tất cả các loại văn bản của công ty đều phải tuân theo quy định,
đó là soạn thảo theo thông tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính, Văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức
nước ngoài thì thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc
tế. Thống nhất cả về hình thức và nội dung của các loại văn bản. Chính vì thế
công ty TNHH Bảo Thanh đã soạn thảo mẫu văn bản cho toàn bộ các phòng
ban.
* Các mẫu văn bản soạn thảo: (phụ lục III)
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
công ty
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của công ty là trình tự
các bước được sắp xếp khoa học và nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
Sinh viên: Lê Thị Hằng
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động .
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
-
Phân công soạn thảo: phân công cho các phòng ban hoặc cá nhân soạn
-
Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng
thảo.
của văn bản
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
-
Lập đề cương:
+ Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện
ở nội dung văn bản
-
Viết bản thảo:
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung
+ Kiểm tra thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày
Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
-
Các phòng ban soạn thảo văn bản trình Hồ sơ trình duyệt dự thảo văn
bản lên cấp trên để xem xét thông qua.
- Hồ sơ trình duyệt bao gồm:
+ Tờ trình
+ Bản dự thảo
+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
-
Ghi số , ngày tháng năm ban hành văn bản
Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành
Đóng dấu công ty
Bao gói và chuyển giao văn bản
Nhìn chung quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty TNHH Bảo
Thanh là thực hiện đúng theo quy định hiện hành của nhà nước. Các bước trong
quy trình soạn thảo văn bản là tương đối rõ ràng, rành mạch và có sự logic. Các
Sinh viên: Lê Thị Hằng
13
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bước được sắp xếp theo một trình tự khoa học và hợp lý từ đó dễ dàng cho việc
soạn thảo văn bản của công ty. Cắt bớt các khâu rờm rà không cần thiết mang lại
hiệu quả cao trong quá trình soạn thảo văn bản.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.
*Văn bản đi
-Sơ đồ qui trình
Đơn vị
Kiểm tra
Tập
Kiểm tra
VPHV
Xử lý văn
chức
nội dung
hợp văn
thể thức
Trình ký
bản tại văn
năng
văn bản
bản
văn bản
Ban Giám
thư công
soạn thảo
(2)
trình ký
(4)
đốc
ty
(5)
(6)
văn bản
(3)
(1)
-Diễn giải qui trình
Bước 1:
Nhân viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm soạn thảo văn bản
Bước 2: Trưởng Phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn
bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)
Bước 3: Nhân viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Bộ
phận văn thư của công ty
Bước 4: Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về thể thức
văn bản
Bước 5: Văn thư Công ty trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ
trách
Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển vềVăn thưcông ty, đóng
dấu, vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn
lại trả về đơn vị để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài công ty
*Văn bản đến
Sinh viên: Lê Thị Hằng
14
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sơ đồ qui trình
Tiếp nhận
Xử lý
Vào sổ
Gửi văn
văn bản
văn bản
theo dõi
bản đến
(1)
(2)
(3)
các đơn
vị, cá
nhân
(4)
-
Diễn giải qui trình
Bước 1: Văn thư công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản
gửi đến trình
Trưởng các phòng ban của công ty
Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn
vị, cá nhân.
Bước 3: Văn thư vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư công ty
Bước 4: Văn thư Scan văn bản đến. Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá
nhân theo đúng phê duyệt của Trưởngphòng bằng đường thư điện tử (E_Mail).
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Bảo Thanh
Lập Hồ sơ hiện hành là công việc thường xuyên của tất cả các phòng ban,
không phải chỉ có ở phòng hành chính. Các văn bản tài liệu của một công ty doanh
nghiệp tư nhân là không ít, do vậy việc lập hồ sơ hiện hành phải thật thành thạo,
làm theo đúng quy trình và chọn lọc những văn bản cần thiết lập hồ sơ.
- Tất cả công nhân viên trong công ty khi làm việc có liên quan đến công
văn , giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm , đến thời
hạn quy định nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty
Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách chân thực về tình hình phát triển của
công ty TNHH Bảo Thanh. Do đó, việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa
vô cùng quan trọng, có tính lâu dài.
Công ty TNHH Bảo Thanh có 01 cán bộ lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bổ
Sinh viên: Lê Thị Hằng
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sung tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của công ty
đã được bố trí kho lưu trữ 20m 2 làm kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ
của công ty. Không gian thoáng, khô và có các biện pháp tránh chuột gián, các
con côn trùng phá hoại khác vào kho. Trong kho được chuẩn bị 04 giá sắt để
đựng tài liệu, 01 tủ sắt để đựng hồ sơ, 02 hòm cất giữ tài liệu quan trọng, 01 tủ
làm bằng gỗ và 04 bình chữa cháy. Ngoài ra, công ty đã tiến hành chuẩn bị cho
bộ phận lưu trữ 250 cặp ba dây, 100 bìa hồ sơ, 10 hộp ghim giấy… tất cả là để
phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ và bảo quản tài liệu. Nếu thiếu, hoặc hết một
số đồ dùng cho lưu trữ thì nhân viên lưu trữ viết giấy Oder hàng lên trưởng
phòng Hành chính.
Lãnh đạo công ty được trưởng phòng Hành chính tham mưu về một số
văn bản quy định công tác lưu tữ và cách thức giải quyết công việc lưu trữ sao
cho có hiệu quả, giúp cho việc thực hiện công việc của văn thư được thuận lợi
hơn.
Công ty đã ban hành những quy trình thực hiện công tác lưu trữ, Quy
trình làm việc của phòng Hành chính.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong công ty.
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Nhìn chung trang thiết bị văn phòng của công ty Bảo Thanh là tương đối
đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi đảm bảo phục vụ cho tốt nhất cho công nhân
viên làm việc tại công ty.
Văn phòng công ty Bảo Thanh là một phòng khép kín, được trang bị đầy
đủ các trang thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:
-
Các phương tiện kỹ thuật gồm: Máy tính ( có kết nối internet), Máy in,
Máy fotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, điện thoại,
Fax,…
-
Các dụng cụ làm việc: Bàn, Ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng
Sinh viên: Lê Thị Hằng
16
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phẩm.
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các dụng cụ cần thiết khác: Hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy,…
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Sơ đồ: Phụ lục IV)
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng
trong công tác văn phòng của công ty Bảo Thanh. Nhận xét bước đầu
những hiệu quả mang lại.
Trong quá hoạt động công ty Bảo Thanh đã sử dụng các phần mềm công
tác văn phòng như sau:
-
Phần mềm quản lý tiền lương ( Smart- HRM)
Phần mềm quản lý văn bản – Công việc (Perfect Dispatch)
Phần mềm quản lý khách hàng (Perfect CRM)
( Hình ảnh: Phụ lục V)
-
• Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Quản lí quả các nguồn lực
Phối hợp hiệu quả với Phòng ban khác nhau
Cải thiện khả năng quản lý
Xử lý một khối lượng công việc lớn
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY
DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN
THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH
Tất cả những công trình nghiên cứu, những bài viết về văn hóa công sở của các
tác giả khác nhau rất có ý nghĩa cho việc hình thành cơ sở lý luận về Văn hóa công sở
trong Doanh Nghiệp. Nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu và có hệ
thống về văn hóa công sở ở Việt Nam nói chung và ở địa bàn Hà Nội nói riêng đặc
Sinh viên: Lê Thị Hằng
17
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
biệt trong các Doanh nghiệp Tư nhân. Vì vậy đề tài“Thực trạng và giải pháp xây
dựng văn hóa Công sở tạiCông ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới
Bảo Thanh” mong muốn được góp một phần nhỏ vào việc xây dựng cơ sở lý luận về
Công sở ,đồng thời đưa ra một số phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
xây dựng văn hoá công sở trong các Doanh nghiệp Tư nhân thúc đẩy doanh nghiệp
phát triển một cách bền vững. Qua đó khẳng định vai trò “chủ đạo” của Doanh Nghiệp
trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, đây cũng chính là những nét mới của
đề tài.
Kết cấu đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Nhưng cơ sở lí luận chung về văn hóa công sở
Chương 2: Thực Trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Phát
Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh
Chương 3: Giải Pháp và Kiến Nghị
Chương 1: Những cơ sở lí luận chung về Xây dựng Văn hóa Công sở
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1Khái niệm Văn hóa
Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục
tập quán, lối sống và lao động.
1.1.2 Khái niệm Công sở
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
Sinh viên: Lê Thị Hằng
18
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực
hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản
để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là
nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là một bộ
phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà Nước.
1.1.3 Khái niệm Văn hóa công sở
Văn hoá công sở là một dạng đặc thù của văn hoá xã hội bao gồm tổng
thể các giá trị, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, mà
các thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ
công sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc
mang tính quyền lực và tính xã hội.
1.1.4Khái niệm xây dựng văn hóa công sở
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
1.2
Những biểu hiện của Văn hóa công sở.
Để xem xét các khía cạnh khác nhau của văn hóa tổ chức trong một công
sở cụ thể mà ở đây được gọi là văn hóa công sở, chúng ta có thể dựa vào một số
biểu hiện cụ thể của các hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó như sau:
- Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công
sở cao hay thấp. Thái độ trách nhiệm trước công việc và các cơ hội mà mọi
người có được để vươn lên luôn là biêu thị của môi trường văn hóa cao trong
công sở và ngược lại.
- Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc.
- Thái độ chỉ huy dân chủ hay độc đoán.
- Cán bộ công chức của từng cơ quan và các đơn vị của cơ quan có tinh
Sinh viên: Lê Thị Hằng
19
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thần đoànkết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau như thế nào. Mức độ của bầu không
khí cởi mởtrong công sở.
- Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc
theo chuẩn mực cao hay thấp. Một công sở làm việc không có chuẩn mực thống
nhất là sựbiểu hiện của văn hóa công sở kém.
- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không.
- Những biểu hiện bề ngoài mang tính thẩm mỹ như : tư thế, ánh mắt,
cách ăn mặc, trang điểm, lời nói, cách ứng xử tình cảm, tự tin, nhiệt tình, lịch sự,
nhẹ nhàng, kiềm chế, bình tĩnh
1.3Ý nghĩa và Lợi ích của việc xây dựng văn hóa Công sở trong
Doanh Nghiệp.
1.3.1 Ý nghĩa
- Tạo cho mỗi thành viên hiểu được giá trị của bản thân đối với
công ty
- Văn hóa công sở tạo ra tất cả mọi người trong công ty cùng chung
tay làm việc vượt qua những giai đoạn thử thách, những tình thế khó khăn
của công ty và có thể làm việc quên thời gian.
- Văn hóa công sở có thể tạo sự khích lệ động lực cho mọi người
và trên hết tạo nên khí thế để làm nên chiến thắng.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
20
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.2 Lợi ích
- Là tài sản vô hình, vô cùng quý giá
- Là Phần hồn của Doanh nghiệp cùng với phần xác là cơ sở vật
chất trang thiết bị
- Nếu ví hệ thống quản lí của công ty là cỗ máy thì văn hóa công sở
là dầu bôi trơn cho cỗ máy vận hành.
- Tạo lợi thế cạnh tranh
- Là nguồn lực của doanh nghiệp
- Thu hút nhân tài gắn bó lao động
- Tạo bản sắc nhận dạng riêng của tổ chức, Phân biệt với tổ chức
khác.
- Ảnh hưởng đến hoạt động chiến lược
- Tạo sự ổn định của Tổ chức.
Sinh viên: Lê Thị Hằng
21
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
