Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại XUẤT NHẬP KHẨU và kỹ THUẬT AN PHÁT

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT. 3
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan..................................................4
1.1 Chức năng.................................................................................................................................4
1.2 Nhiệm vụ của công ty...............................................................................................................4
1.3Quyền hạn của công ty..............................................................................................................4
1.4Cơ cấu tổ chức của công ty........................................................................................................4
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH
Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát...........................................................................7
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................................................7
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng............................................................7
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng...................................................................................................7
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng...................................................................................................7
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng..................................................................................................8
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng...............................................................9
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính..................................................................................................9
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp.............................................................................................................10
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ................................................................................................10
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị............................................................................................10
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
......................................................................................................................................................10
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty......11
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
......................................................................................................................................................11
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty............................................................11
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty......................11
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.........................................12
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty..............................12
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.............................................................14

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến...................................................14
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật
An Phát.........................................................................................................................................15
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty.................................................................................15
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty........................16


4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. ................16
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề
xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.............................................................................................17
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát. Nhận xét bước đầu những hiệu
quả mang lại.................................................................................................................................17

Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY
DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT.........................................18
1 Một số khái niệm cơ bản...........................................................................................................18
1.1 Khái niệm Văn hóa..................................................................................................................18
1.2 Khái niệm Công sở..................................................................................................................18
1.3 Khái niệm Văn hóa công sở.....................................................................................................18
1.4 Khái niệm xây dựng văn hóa công sở......................................................................................18
2. Quá trình xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật
An Phát.........................................................................................................................................19
2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty.................................................................19
2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và
kỹ thuật An Phát...........................................................................................................................20
2.2.1. Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty...................................20
2.2.2. Văn hóa công sở thông qua các hoạt động hướng ngoại của Công ty................................27
2.3. Đánh giá Văn hóa Công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An

Phát..............................................................................................................................................29
2.3.1. Những kết quả đạt được: ..................................................................................................29
2.3.2. Giá trị Văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát...............31
2.3.3. Một số mặt còn hạn chế của văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập
khẩu và kỹ thuật An Phát..............................................................................................................32
2.4 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu
và kỹ thuật An Phát.......................................................................................................................32
2.4.1 Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng...................................................32
2.4.2 Củng cố văn hóa thứ bậc. ....................................................................................................34
2.4.3 Phát triển văn hóa thị trường và tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo.........................34
2.4.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên tại Công ty TNHH Thương mại
xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát.............................................................................................35
2.4.5 Cụ thể hóa 5 đặc trưng văn hóa của Công ty:......................................................................37

Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ............................................................39
1 Kết luận......................................................................................................................................39


2 Kiến nghị...................................................................................................................................40
2.1 Đối với nhà nước....................................................................................................................40
2.2 Đối với Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát...............................41

PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................42


LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, để hòa nhập với tiến trình phát
triển của thời đại đòi hỏi người cán bộ văn phòng không chỉ có kiến thức mà cần
có kỹ năng, không chỉ lý luận mà cần có thực tiễn. Vì vậy thực tập là một giai
đoạn quan trọng và cần thiết của mỗi sinh viên. Đây là thời gian để toàn bộ các

sinh viên củng cố lại kiến thức đã học và trau dồi thêm kiến thức thực tế, chuyên
môn nghiệp vụ cũng như thực hiện công việc và tác phong làm việc đúng đắn.
Nghị quyết Trung ương 5 khoá VIII của Đảng Cộng sản Việt Nam đã
khẳng định: “ Văn hoá là nền tảng tinh thần của xã hội, vừa là mục tiêu vừa là
động lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội.”Chúng ta phải làm cho văn hoá
thấm sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống, nhất là trong lĩnh vực kinh tế. Vì vậy
văn hoá công sở được coi là nguồn lực nội sinh, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt kết nối
mọi thành viên, mọi phòng ban trong công ty tạo thành một khối vững chắc,
giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn, sóng gió trên con đường hội nhập và
phát triển bền vững. Góp phần vào thành công của sự nghiệp công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước.
Tuy nhiên, bên cạnh đó còn nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến lợi
nhuận, coi lợi nhuận như là một “tiêu chuẩn duy nhất” để tồn tại doanh nghiệp,
không quan tâm đến việc xây dựng “Văn hoá Công sở”. Từ đó dẫn đến lương
tâm, phẩm giá của người lao động bị giảm sút, làm ăn kém hiệu quả, chất lượng
sản phẩm không đảm bảo, trình độ quản lý, kinh doanh kém, cạnh tranh không
lành mạnh, không trả lương, trả thưởng cho người lao động đúng thời hạn,
không đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, làm cho người lao động không hứng
thú làm việc, không gắn bó với doanh nghiệp. Tất cả những điều trên cho thấy,
các doanh nghiệp thiếu hẳn vai trò của văn hoá trong sản xuất kinh doanh. Hay
nói một cách khác là các doanh nghiệp chưa thực sự hình thành cho mình một
Văn hóa Công Sở.
Chính vì những lẽ trên, vấn đề xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh
nghiệp trở nên hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay. Mỗi doanh nghiệp phải
tự xây dựng cho được một nền văn hóa phù hợp. Có như vậy mới có thể tạo ra
1


được các giá trị riêng cho doanh nghiệp thích ứng được nhu cầu cạnh tranh và
có sức sống.Văn hóa Công Sở không phải được xây dựng trong 1 hay 2 năm mà

cần có định hướng và mục tiêu lâu dài. Có thể nói rằng văn hoá Công Sở là cái
còn thiếu khi doanh nghiệp đã có tất cả và là cái còn lại khi doanh nghiệp không
còn nữa.
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát là một
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp lắp đặt thang máy và cung cấp
phụ kiện thay thế cũng như dịch vụ bảo dưỡng thang máy. Từ khi thành lập vấn
đề xây dựng và phát triển văn hóa Công Sở ở Công ty rất được Giám đốc chú
trọng và mang tầm chiến lược lâu dài. Điều này rất phù hợp với hướng nghiên
cứu mà tôi chọn nên sau khi thực tập tại Công ty tôi quyết định chọn đề tài:
“Thực trạng và giải pháp xây dựng văn hóa Công Sở tại Công ty TNHH
Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát” làm Báo Cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Kết cấu bài báo cáo thực tập gồm 03 Phần:
Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT
Phần 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA
CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ
KỸ THUẬT AN PHÁT
Phần 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

2


Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát được
thành lập ngày 27 tháng 9 năm 2013 do Sở Kế hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà
Nội cấp và hoạt động cho tới nay. Ngay từ khi thành lập, với quy mô là một
công ty tư nhân nhưng công ty luôn đặt tiêu chí lợi ích của khách hàng lên hàng
đầu. Vì vậy uy tín cũng như tên tuổi của Công ty đã được nhiều khách hàng biết

đến, sản phẩm của công ty đã có mặt trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, công ty đã không ngừng phát
triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung
cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng trong khu vực Hà
Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay
công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà
Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc. Sau 13 năm
hoạt động, nhân viên của công ty đã tăng không ngừng về số lượng cũng như
chất lượng phục vụ khách hàng. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên được
đào tạo chính quy tại các trường đại học và cao đẳng đúng chuyên ngành, làm
việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh doanh phải
thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng và tạo mối
quan hệ tốt với khách hàng. Tuy công việc vất vả và đòi hỏi có sự tìm hiểu kỹ
lưỡng về đối tác nhưng đội ngũ cán bộ nhân viên luôn làm việc hết sức mình và
đã mang lại cho công ty ngày càng nhiều mối quan hệ với khách hàng. Vì vậy
doanh thu của công ty mỗi năm tăng lên đáng kể.
Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động của
công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh
doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống
cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao.
-Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU
VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT
- Hình thức công ty: Công ty TNHH
3


- Mã số thuế: 0106320070
- Vốn điều lệ: NVĐ (Mười tỷ đồng)
- Tài khoản:
- Địa chỉ: Số 62, ngõ 133 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa,

Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại:
- Năm thành lập: 2012
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
Chức danh:
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1

Chức năng.

Chức năng chính của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ
thuật An Phát là cung cấp các loại dịch vụ cho thuê nhà đất, sản xuất trang sức
và kinh doanh nhà hàng.
1.2

Nhiệm vụ của công ty.

• Nâng cao tiêu thụ và Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã
đăng ký kinh doanh.
•

Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước.

•

Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định

•

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.

1.3

Quyền hạn của công ty.

Mỗi phòng ban có quyền hạn và trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp
từ trên xuống dưới, từ bộ phận lãnh đạo tới các phòng, ban. Bộ phận quản lý của
công ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà.
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý. Tổ chức, sắp xếp, điều động nhân
lực phù hợp để kiểm tra chất lượng nhập về. Phân loại lựa chọn nhà cung ứng phù
hợp với yêu cầu của thực tế.
1.4

Cơ cấu tổ chức của công ty.

Các phòng ban đều có một bộ máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảo
hoạt động của từng khâu, từng bộ phận trong toàn hệ thống phối hợp nhịp
4


nhàng, không gián đoạn và đạt hiệu qua cao nhất nhằm phát triển doanh thu cả
về số lượng lẫn chất lượng với chi phí thấp nhất đồng thời không ngừng cải
thiện điều kiện lao động, nâng cao đời sống cả về chất lượng tinh thần cho mọi
thành viên. Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát là
một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý tổ chức thành các
phòng ban với chức năng quản lý nhất định và được phân cấp bậc rõ ràng, điều
này cho phép xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban cũng như từng thành
viên trong công ty. Thêm vào đó các cán bộ cao cấp không phải mất thời gian
giải quyết các vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoa học mà
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát đã chủ động

tháo gỡ được những khó khăn, cản trở rất kịp thời và hiệu quả.
∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Sơ đồ: Phụ lục I)
Giám đốc:
Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh
của Công ty và đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất và kinh
doanh, thực hiện đầy đủ các quyết định, đại diện cho Công ty trong quan hệ với
Nhà nước về các bên thứ 3 về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động của
Công ty trong phạm vi điều lệ của công ty.
Phòng Hành chính:
Có nhiệm vụ chung là phụ trách tiếp tân, đón khách, thực hiện các giao
dịch với các đối tác khách hàng.
Soạn thảo văn bản và phụ trách công tác văn thư.
Phụ trách tuyển dụng.
Điều động và luân chuyển nhân viên khi cần.
Chấm công
Phòng kinh doanh
Phụ trách về công tác tiêu thụ sản phẩm như: Lập kế hoạch kinh doanh,
đưa ra các chiến lược kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trường, tìm kiếm đối tác
từ đó mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty.
5


Phòng Marketing:
Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng
chiến lược & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu. Sáng tạo
các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng sản phẩm
của công ty đã và sẽ cung cấp.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc sáng tạo và phát triển các vật

phẩm quảng cáo khuếch trương các sản phẩm.
Lên kế hoạch các hoạt động và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và
dài hạn của công ty. Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo
chí, cung cấp thông tin ra bên ngoài). Xây dựng, duy trì và phát triển các mối
quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên
khảo sát. Chăm sóc website, đưa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt động
trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công
ty.
Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh.
Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số
thông qua việc tổ chức các hội nghị khách hàng.
Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ
cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm
chiếm ưu thế trên thị trường.
Kết hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển mới.
Phòng tài chính kế toán
Là quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động tổ chức, kết hợp với các
phòng ban khác trong Công ty trong các hợp đồng mang tính chất chiến lược và
chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về hoạt động của các phòng nhân sự,
phòng Tài chính.
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ lắp đặt và bảo trì sản phẩm.
Phòng hành chính bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty
không bị mất mát.
6


Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An
Phát
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
Văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An
Phát là cơ quan tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc và toàn công ty.
- Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty
- Tham mưu cho việc xây dựng các quy chế, các quy định tổ chức điểu
hành của công ty.
- Tham mưu cho công ty thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ.
- Tham mưu về việc bao hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên công ty.
- Tham mưu về tuyển nhân sự.
- Xây dựng và tổ chức các chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo được
tiến hành thường xuyên, hiệu quả.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin sao cho hiệu quả.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về
pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn bản của công ty ban hành.
- Xây dựng, tổ chức củng cố bộ máy Văn phòng.
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của công ty, giữ vai trò là chiếc cầu
liên hệ với các đối tác.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng.
Xây dựng và trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công
tác thường kỳ của công ty.
Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự chỉ đạo lãnh đạo,
điều hành của ban Giám đốc theo quy định. Thực hiện các thông tin báo cáo
định kỳ đột xuất được giao theo quy định.
Trình ban Giám đốc các kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn của công ty
7


và các chương trình thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng.

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc thuộc phạm vi Văn
phòng.
Phối hợp với các phòng ban, bộ phận thực hiện các kế hoạch được Ban
lãnh đạo phê duyệt.
Giúp ban Giám đốc duy trì mối quan hệ công tác với khách hàng, đối tác
trong và ngoài công ty.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của công ty, và các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Lên kế hoạch, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của công
ty.
Đảm bảo cho các cơ sở vật chất, điều kiện làm việc sao cho hiệu quả nhất.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng.
(Sơ đồ: Phụ lục II)
Phòng Hành Chính Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ
thuật An Phát bao gồm: Trưởng phòng và các bộ phận chuyên môn
* Trưởng phòng:
Là lãnh đạo đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo
công ty, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chỉ đạo các bộ phận trực thuộc, tham mưu xây dựng, trình ban Giám
đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của của công ty; đôn
đốc kiểm tra các bộ phận việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên.
- Chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục
vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành của công ty và ban Giám đốc.
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Tham mưu cho ban lãnh đạo, Giám đốc giữ các mối quan hệ lâu dài với
đối tác, khách hàng.
- Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng của công ty.
8

- Giải quyết các đề xuất, yêu cầu của cán bộ, nhân viên công ty.
* Các bộ phận chuyên môn.
Văn phòng công ty có các bộ phận như: Bộ phận Văn Thư - Lưu trữ, Bộ
phận tổng hợp, bộ phận hành chính quản trị,…
2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng.
2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính
- Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
- Phòng/Ban: Phòng Hành chính - Tổ chức
- Người quản lý trực tiếp: Giám đốc
- Cấp bậc: Quản lý
*Tóm tắt công việc.
Điều hành, phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
Lập chương trình công tác của Phòng Hành chính
Chỉ đạo công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty.
Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty, chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức nhân viên, cải cách hành
chính, thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
*Yêu cầu.
-

Nắm vững các văn bản quy định Nhà nước về quản lý lao động, luật

doanh nghiệp, thủ tục hành chính.
- Trưởng phòng Hành chính phải có khả năng lãnh đạo, tạo dựng được
các mối quan hệ, làm việc độc lập và biết cách giải quyết công việc tập thể.
- Có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn giỏi.

- Am hiểu về quản trị, phát triển nguồn nhân lực.
- Thành thạo công nghệ thông tin như các phần mềm: Word, Excel,
Powerpoint, phần mềm quản lý nhân sự, phần mêm quản ly Văn thư - Lưu trữ…
- Khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt.
- Biết cách sắp xếp công việc, phân công nhân lực hợp lý.
Chịu được áp lực công việc, có khả năng công tác xa nhà
*Mối quan hệ.
9


- Quan hệ nội bộ:
+ Ban lãnh đạo: Tham mưu cho ban Giám đốc một số công việc thuộc
lĩnh vực chuyên môn của phòng Hành chính. Báo cáo công việc thường xuyền
đối với cấp trên và nhận chỉ đạo giải quyết công việc.
+ Các phòng ban khác: Có trách nhiệm phối hợp, trao đổi và hướng dẫn
công tác chuyên môn.
+ Các tổ trong phòng Hành chính: Luôn hòa đồng với mọi người, lắng
nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và chỉ đạo việc thực hiện công việc một
cách khoa học có hiệu quả.
* Bên ngoài: Trưởng phòng Hành chính là đại diện công ty, do vậy phải
có khả năng giao tiếp tốt.
2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp
Là bộ phận giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp,
tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng công tác tuần cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức
thẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơ quan khi được cấp trên giao.
2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận văn thư là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự điều hành của
Trưởng phòng. Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ bảo mật và quy định bảo
vệ bí mật của công ty.

- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác lưu trữ và quản lý kho
lưu trữ của công ty. Giúp trưởng phòng và giám đốc công ty quản lý, chỉ đạo
công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của giám đốc công ty.
2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị
Thường xuyên kiểm tra, phát hiện, báo cáo đề xuất sửa chữa thay thế và
giám sát việc sữa chữa, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất của công ty. Chịu
trách nhiệm tham mưu đề xuất việc mua sắm các trang thiết bị, các cơ sở vật
chất phục vụ lãnh đạo và hoạt động chung của công ty.
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Thương mại xuất
nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
10


3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của công ty.
Hiện tại Công ty đang áp dụng các văn bản sau:
-

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004

về công tác văn thư.
- Thông Tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty TNHH Thương mại xuất
nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanh
nghiệp nói chung, và doanh nghiệp An Phát nói riêng. Hoạt động văn thư là hoạt

động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, cho công việc của
toàn công ty.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, Công ty TNHH Thương
mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động
của công tác này. Công tác văn thư góp phần lớn cho việc giải quyết công việc,
giữ lại đầy đủ các văn bản về mọi mặt hoạt động của công ty.
Trong văn bản quy định về quy trình làm việc của Phòng Hành chính đã
nói rất cụ thể về cách thức làm việc và quy trình tiếp nhận văn bản giấy tờ, nhân
viên phụ trách mảng công việc này cứ theo quy định mà làm và trong quá trình
làm việc nếu có gì không hợp lý thì có ý kiến đến trưởng phòng. Đây cũng là
cách làm việc khoa học và rất logic.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.
3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của công ty
Văn bản quản lý của Công ty BảoThanh ban hành theo đúng thẩm quyền,
luôn bảo đảm tính pháp lý và tính khả thi của văn bản.
Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:
11


- Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Mỗi năm công ty thành lập đoàn kiểm tra và rà soát hệ thống văn bản hóa
của công ty. Để kiểm tra xem văn bản ban hành có đúng thẩm quyền không,
đúng luật, nội dung và thể thức không. Từ đó tổng kết được mô hình tổ chức văn
thư của công ty, rút ra được những ưu và nhược điểm để có những biện pháp
khắc phục kịp thời.

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Soạn thảo tất cả các loại văn bản của công ty đều phải tuân theo quy định,
đó là soạn thảo theo thông tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính, Văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức
nước ngoài thì thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc
tế. Thống nhất cả về hình thức và nội dung của các loại văn bản. Chính vì thế
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát đã soạn thảo
mẫu văn bản cho toàn bộ các phòng ban.
* Các mẫu văn bản soạn thảo: (phụ lục III)
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
công ty
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của công ty là trình tự
các bước được sắp xếp khoa học và nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
hoạt động .
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
-

Phân công soạn thảo: phân công cho các phòng ban hoặc cá nhân soạn

-

Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng

thảo.

12

của văn bản
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
-

Lập đề cương:
+ Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện

ở nội dung văn bản
-

Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được

xác lập ở đề cương
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung
+ Kiểm tra thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày
Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
-

Các phòng ban soạn thảo văn bản trình Hồ sơ trình duyệt dự thảo văn

bản lên cấp trên để xem xét thông qua.
- Hồ sơ trình duyệt bao gồm:
+ Tờ trình
+ Bản dự thảo
+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
-

Ghi số , ngày tháng năm ban hành văn bản
Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành
Đóng dấu công ty
Bao gói và chuyển giao văn bản
Nhìn chung quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty TNHH

Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát là thực hiện đúng theo quy
định hiện hành của nhà nước. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản là
tương đối rõ ràng, rành mạch và có sự logic. Các bước được sắp xếp theo một
trình tự khoa học và hợp lý từ đó dễ dàng cho việc soạn thảo văn bản của công
ty. Cắt bớt các khâu rờm rà không cần thiết mang lại hiệu quả cao trong quá
trình soạn thảo văn bản.
13


3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.
*Văn bản đi
-Sơ đồ qui trình
Đơn vị

Kiểm tra

Tập

Kiểm tra

VPHV

Xử lý văn

chức

nội dung

hợp văn

thể thức

Trình ký

bản tại văn

năng

văn bản

bản

văn bản

Ban Giám

thư công

soạn thảo

(2)

trình ký

(4)

đốc

ty

(5)

(6)

văn bản

(3)

(1)
-Diễn giải qui trình
Bước 1:

Nhân viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách

nhiệm soạn thảo văn bản
Bước 2: Trưởng Phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn
bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)
Bước 3: Nhân viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Bộ
phận văn thư của công ty

Bước 4: Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về thể thức
văn bản
Bước 5: Văn thư Công ty trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ
trách
Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển về Văn thưcông ty, đóng
dấu, vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn
lại trả về đơn vị để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài công ty
*Văn bản đến
- Sơ đồ qui trình

14


Tiếp nhận

Xử lý

Vào sổ

Gửi văn

văn bản

văn bản

theo dõi

bản đến

(1)

(2)

(3)

các đơn
vị, cá
nhân
(4)

-

Diễn giải qui trình
Bước 1: Văn thư công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản

gửi đến trình
Trưởng các phòng ban của công ty
Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn
vị, cá nhân.
Bước 3: Văn thư vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư công ty
Bước 4: Văn thư Scan văn bản đến. Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá
nhân

theo đúng phê duyệt của

Trưởngphòng

bằng

đường thư điện tử

(E_Mail).
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH Thương
mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
Lập Hồ sơ hiện hành là công việc thường xuyên của tất cả các phòng ban,
không phải chỉ có ở phòng hành chính. Các văn bản tài liệu của một công ty doanh
nghiệp tư nhân là không ít, do vậy việc lập hồ sơ hiện hành phải thật thành thạo,
làm theo đúng quy trình và chọn lọc những văn bản cần thiết lập hồ sơ.
- Tất cả công nhân viên trong công ty khi làm việc có liên quan đến công
văn , giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm , đến thời
hạn quy định nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty
Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách chân thực về tình hình phát triển của
Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát. Do đó, việc
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, có tính lâu dài.
15


Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát có 01
cán bộ lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của công ty
đã được bố trí kho lưu trữ 20m 2 làm kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ
của công ty. Không gian thoáng, khô và có các biện pháp tránh chuột gián, các
con côn trùng phá hoại khác vào kho. Trong kho được chuẩn bị 04 giá sắt để
đựng tài liệu, 01 tủ sắt để đựng hồ sơ, 02 hòm cất giữ tài liệu quan trọng, 01 tủ
làm bằng gỗ và 04 bình chữa cháy. Ngoài ra, công ty đã tiến hành chuẩn bị cho
bộ phận lưu trữ 250 cặp ba dây, 100 bìa hồ sơ, 10 hộp ghim giấy… tất cả là để
phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ và bảo quản tài liệu. Nếu thiếu, hoặc hết một
số đồ dùng cho lưu trữ thì nhân viên lưu trữ viết giấy Oder hàng lên trưởng

phòng Hành chính.
Lãnh đạo công ty được trưởng phòng Hành chính tham mưu về một số
văn bản quy định công tác lưu tữ và cách thức giải quyết công việc lưu trữ sao
cho có hiệu quả, giúp cho việc thực hiện công việc của văn thư được thuận lợi
hơn.
Công ty đã ban hành những quy trình thực hiện công tác lưu trữ, Quy
trình làm việc của phòng Hành chính.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong công ty.
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Nhìn chung trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại
xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát là tương đối đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi
đảm bảo phục vụ cho tốt nhất cho công nhân viên làm việc tại công ty.
Văn phòng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An
Phát là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để
tiến hành các công việc chuyên môn như:
-

Các phương tiện kỹ thuật gồm: Máy tính ( có kết nối internet), Máy in,
16


Máy fotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, điện thoại,
Fax,…
-

Các dụng cụ làm việc: Bàn, Ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng

phẩm.

-

Các dụng cụ cần thiết khác: Hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy,…
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng

làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Phụ lục IV)
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng
trong công tác văn phòng của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu
và kỹ thuật An Phát. Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại
- Phần mềm Kế toán

17


Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY
DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ KỸ THUẬT AN PHÁT
1 Một số khái niệm cơ bản
1.1

Khái niệm Văn hóa

Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục
tập quán, lối sống và lao động.
1.2 Khái niệm Công sở
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến

hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực
hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản
để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là
nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là một bộ
phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà Nước.
1.3 Khái niệm Văn hóa công sở
Văn hoá công sở là một dạng đặc thù của văn hoá xã hội bao gồm tổng
thể các giá trị, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, mà
các thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ
công sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc
mang tính quyền lực và tính xã hội.
1.4

Khái niệm xây dựng văn hóa công sở

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
18


nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
2. Quá trình xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Thương
mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát.
2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty
Ý tưởng về việc xây dựng, hình thành văn hóa Công ty đã được lãnh đạo
cao nhất (Giám đốc Công ty) quan tâm từ khi thành lập, trong giai đoạn còn

nhiều khó khăn của công ty.
Văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
được hình thành từ những yếu tố sau:
+ Thứ nhất từ lĩnh vực Dịch Vụ của ngành là các tổ chức, doanh nghiệp,
các nhà sản xuất trong nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội. Vì vậy, sự phát triển tồn
tại của một doanh nghiệp trong lĩnh vực Dịch Vụ có mối quan hệ mật thiết với
hoạt động sản xuất kinh doanh, với sự phát triển của khách hàng. Điều đó có
nghĩa là xây dựng được lòng tin với khách hàng là điều kiện tiên quyết để công
ty tồn tại và phát triển ổn định.
+ Thứ hai, từ những giai đoạn thăng trầm trên con đường phát triển, từ
những yêu cầu bức thiết để có thể tồn tại, phát triển, … Lãnh đạo và các thành
viên công ty đã nỗ lực, sáng tạo để vượt qua khó khăn, vươn tới những thành
tích vượt bậc trong kinh doanh. Quá trình đó đã dần hình thành nên triết lý kinh
doanh đặc thù và những nét văn hóa riêng có của mình. Đó là:
- Tính cộng đồng cao, hành xử đồng thuận vì lợi ích chung.
- Tinh thần học tập, cầu tiến.
- Tinh thần tiết kiệm, hệ thống quản trị chặt chẽ.
+ Thứ ba: Văn hóa Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ
thuật An Phát được thôi thúc bởi nghị quyết Hội nghị Ban Chấp Hành Trung
ương lần 5 (khóa VIII) về việc xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam
tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, vì mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công
bằng, văn minh, tiến bộ.
Đúc kết quá trình thực tiễn, những đặc điểm trong quá trình hoạt động sau
khi thành lập công ty; Ban giám đốc định hướng:
19


- Xác định tư tưởng chủ đạo trong hoạt động
- Tổng kết quá trình hình thành các đặc trưng văn hóa công ty
- Qui định các hình thức, thái độ hành vi ứng xử

- Chọn ngày truyền thống hàng năm của công ty: Ngày 15/8
2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH
Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ thuật An Phát
Trong phần này, đề tài sẽ tập trung đi sâu vào phân tích các biểu hiện của
những nét văn hóa trong hoạt động của Công ty. Đây là một trong những phần
quan trọng nhất của đề tài. Hoạt động của công ty được chia làm hai mảng lớn
là: các hoạt động có tính chất hướng nội và các hoạt động mang tính chất hướng
ngoại.
Các hoạt động hướng nội của Công ty gồm có: Thứ nhất, các yếu tố liên
quan đến môi trường làm việc của cán bộ công nhân viên công ty: Giờ giấc làm
việc, điều kiện làm việc của công nhân viên, giao tiếp ứng xử hàng ngày, sự hợp
tác của nhân viên trong công ty, đánh giá nhân viên, sự phân công công việc,
trách nhiệm và những chuẩn mực ngầm định nền tảng của công ty. Thứ hai,
phong cách lãnh đạo trong công ty: thể hiện thông qua phương pháp truyền đạt
thông tin, phương pháp ra quyết định, thể hiện qua các cuộc họp, đánh giá về
phong cách lãnh đạo hiện nay của công ty. Ngoài ra, những nghi thức lễ nghi
cũng tạo nên nét văn hóa riêng cho công ty.
Các hoạt động hướng ngoại của Công ty bao gồm: Thứ nhất, Hệ thống
nhận diện thương hiệu, những đặc trưng về sản phẩm cung cấp. Thứ hai, văn
hóa phục vụ khách hàng và các chính sách chăm sóc khách hàng hiện tại của
công ty.
2.2.1. Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của
Công ty.
a. Môi trường làm việc của công ty.
• Giờ giấc làm việc:
Giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên được quy định rõ trong quy
chế hoạt động của công ty. Theo đó, các bộ phận phòng ban triển khai và
nghiêm chỉnh chấp hành quy định giờ giấc. Việc tuân thủ đúng giờ làm việc
20

cũng thể hiện tính kỷ luật tốt của cán bộ nhân viên. Giờ giấc làm việc được công
ty ban hành như sau:
*Quy Định Về Giờ Giấc Làm Việc của Cán Bộ, Công Nhân Viên.
Buổi
Sáng
Chiều

Giờ làm việc
08h00 – 12h00
13h30 – 17h30

Các đơn vị cứ theo quy định về giờ giấc mà áp dụng thực hiện, quy định
nhân viên khối phòng ban cần đến trước thời gian làm việc 15 phút, đó là
khoảng thời gian dành cho việc sắp xếp, vệ sinh bàn làm việc để có thể nhanh
chóng vào làm việc dúng thời gian quy định.
• Tình hình chấp hành giờ giấc làm việc:
Tình hình chấp hành giờ giấc làm việc của cán bộ, công nhân viên công ty
phản ánh ý thức của người lao động và kết hợp các biện pháp tuyên truyền của
công ty. Việc người lao động không chấp hành đúng giờ giấc làm việc ảnh
hưởng rất nhiều đến tiến dộ sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty. Trên
thực tế, tình hình này đôi lúc còn phụ thuộc vào nhiều nguyên nhân khác như:
Khoảng cách từ nhà đến công ty, phương tiện đi lại của người lao động, công
việc đột xuất, thói quen của từng người, tình trạng giao thông và quan trọng nhất
vẫn là ý thức của người lao động.
Nhìn chung, tình hình chấp hành giờ giấc làm việc của người lao động
trong công ty là rất tốt. Hầu như không có một nhân viên nào đi trễ hơn giờ quy
định. Đó cũng phản ánh ý thức chấp hành tốt quy định của cán bộ công nhân
viên trong công ty nhưng cũng là sự nỗ lực rất lớn từ phía lãnh đạo công ty đã
đưa ra thời gian làm việc hợp lý.

• Điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên công ty:
Điều kiện làm việc là các điều kiện có sẵn hoặc được trang bị tại nơi làm
việc của cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện cho quá trình làm việc được tốt
hơn. Điều kiện làm việc bao gồm các yếu tố : Không gian làm việc, sự bố trí,
sắp xếp nơi làm việc, không khí và tinh thần làm việc, trang phục, các mối quan
hệ giữa các công nhân viên trong quá trình làm việc… Tất cả các yếu tố này đều
ảnh hưởng đến quá trình làm việc của cán bộ nhân viên trong công ty và từ đó
ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả cũng như hiệu quả của công việc, đây cũng là
21


một trong những yếu tố thể hiện nét văn hóa tại công ty.
Không gian làm việc: Hầu hết các phòng làm việc đều được bố trí ở tầng
một thuận tiện cho việc đi lại và liên hệ công việc của nhân viên và khách hàng.
Văn phòng bố trí hết sức hợp lý trong không gian gần 100 m 2. Các phòng ban có
tính tương tác rất cao, được ngăn cách nhau bởi vách gỗ thấp hoặc cửa kính tùy
vào tính chất của công việc, phòng nào cũng đều có bảng tên ghi rõ tên phòng,
tất cả đều được trang bị máy điều hòa, đèn điện. Màu tường là màu trắng tạo
không khí nhẹ nhàng và mát mẻ.
Thiết bị làm việc: Tùy theo tính chất công việc của mỗi người mà công ty
trang bị cho những trang thiết bị cần thiết và phù hợp. Mỗi người có một cabin
riêng và các trang thiết bị cần thiết như điện thoại, máy vi tính, máy in, thùng
rác…Ngoài ra, một số thiết bị chuyên biệt như máy photocopy, scanner, máy fax
được sử dụng chung cho toàn văn phòng công ty.
Môi trường làm việc: Nhân viên trong công ty được làm việc trong một
môi trường hiện đại và thoải mái với hệ thống máy lạnh, hệ thống chiếu sáng là
đèn philips ánh sáng trắng không ảnh hưởng đến mắt, hệ thống điện và có một
phòng nước, phòng vệ sinh riêng để phục vụ cho từng phòng ban.
Sự bố trí và sắp xếp nơi làm việc: Công ty tiến hành sắp xếp các vị trí làm
việc một cách hợp lý cho từng vị trí và đặc thù của công việc. Từ đó, các nhân

viên có thể tự mình sắp xếp cắc thiết bị và trang trí chỗ làm việc của mình theo
sở thích riêng. Các nhân viên có thể đặt những vật dụng cá nhân như ly nước,
khung ảnh, giá điện thoại di động, lịch làm việc tạo không gian thân thuộc như
một ngôi nhà nhỏ của riêng họ. Tuy nhiên ở một số phòng ban, vị trí công việc
đòi hỏi cần nhiều diện tích để lưu trữ hồ sơ, tài liệu thì chỗ làm việc lại chưa đáp
ứng đủ, dẫn tới việc hồ sơ còn chồng chéo, đồ đạc còn lộn xộn gây mất mỹ
quan. Nhìn chung điều kiện làm việc của nhân viên là khá tốt và được nhân viên
trong công ty đánh giá cao. Nhưng cũng còn có một số vấn đề tồn tại cần công
ty giải quyết nhằm tạo ra điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Trang phục, lễ phục: Trang phục là một phần nổi quan trọng tạo ra nét
khác biệt về văn hóa của Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu và kỹ
thuật An Phát. Công ty rất chú trọng đến việc tạo đồng phục cho cán bộ công
nhân viên vì nhận thức được rằng mỗi nhân viên là một bộ phận sống còn của
22