Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH XNK sơn TRÀ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (727.69 KB, 67 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XNK
SƠN TRÀ.............................................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
XNK Sơn Trà.................................................................................................3
1.1 Vài nét về Công ty...................................................................................3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
XNK Sơn Trà.................................................................................................3
1.2.1 Chức năng.............................................................................................3
2.1.2 Nhiệm vụ..............................................................................................3
1.2.3 Quyền hạn.............................................................................................4
1.2.4 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH XNK Sơn Trà....................................4
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng......................................................5
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Tổ
chức...............................................................................................................5
2.1.1.1 Chức năng..........................................................................................5
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................5
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức...................................................................................6
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng
Hành chính - Tổ chức:...................................................................................7
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty......................................10
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ................................................................................................................10
3.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác ( kế hoạch năm,
kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của công ty TNHH XNK Sơn Trà.......12
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty TNHH XNK Sơn
Trà................................................................................................................13
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
công ty.........................................................................................................13
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
TNHH XNK Sơn Trà..................................................................................14
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công
ty, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá............................15
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản..............17
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến..17
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
.....................................................................................................................20
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty TNHH XNK Sơn Trà..........21
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết vị văn phòng trong
công ty TNHH XNK Sơn Trà......................................................................22
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng....................................................................................................22
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
của văn phòng hiện tại, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.................22
4.3. Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty.
.....................................................................................................................22
PHẦN II..............................................................................................................23
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................23
CHUYÊN ĐỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG...................................23
A. PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................23
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................23
2. Lịch sử nghiên cứu..................................................................................23
3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................23
4. Mục đích nghiên cứu...............................................................................24
5. Nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................................24
6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...........................................................24
7. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................24
8. Kết cấu của chuyên đề.............................................................................25
B.NỘI DUNG.....................................................................................................26
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG. .26
I. Đặc điểm lao động của người thư ký văn phòng.....................................26
1. Khái niệm về nghiệp vụ Thư ký văn phòng...........................................26
1.3. Khái niệm Văn phòng:..........................................................................26
1.4. Khái niệm Thư ký văn phòng:..............................................................26
1.5. Các yêu cầu đối với người Thư ký Văn phòng.....................................27
1.6. Vị trí của người Thư ký văn phòng......................................................29
2. Người Thư ký với công văn, giấy tờ.......................................................29
3. Người Thư ký với hoạt động tiếp khách - đãi khách...............................30
3.1. Tiếp khách............................................................................................30
3.2. Đãi khách..............................................................................................32
4. Thư ký với hoạt động thu thập thông tin và cung cấp thông tin tổ chức
liên lạc cho lãnh đạo....................................................................................33
4.1. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo.......................................33
4.1.1. Thông tin và vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý..............33
4.1.2. Vai trò của người thư ký trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin cho lãnh đạo...........................................................................................34
4.1.3. Vai trò của thư ký trong việc xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp
hoạt động quản lý........................................................................................34
4.2. Thư ký đối với hoạt động tổ chức liên lạc cho lãnh đạo......................34
5. Thư ký với hoạt động tổ chức hội nghị...................................................34
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.1. Mục đích, ý nghĩa.................................................................................34
5.2. Lập kế hoạch hội nghị..........................................................................34
5.3. Chuẩn bị Hội nghị................................................................................35
5.4. Tiến hành Hội nghị...............................................................................35
5.5. Những công việc Thư ký phải làm sau Hội nghị..................................35
6. Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị, máy móc trong văn phòng
lãnh đạo.......................................................................................................35
6.1. Mục đích, ý nghĩa.................................................................................35
6.2. Các máy móc, trang thiết bị dùng cho công tác văn phòng..................36
6.3. Các yếu tố tác động đến năng suất lao động của người thư ký............36
6.4. Bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị...........................................36
6.4.1. Những nguyên tắc cơ bản cần phải đảm bảo.....................................36
6.4.2. Phương pháp sắp xếp.........................................................................37
7. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.............37
7.1. Mục đích, phạm vi chuyến đi của lãnh đạo..........................................37
7.2. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo..........37
7.2.1. Các yêu cầu đối với thư ký khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác........................................................................................................37
7.2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác
của lãnh đạo.................................................................................................37
7.3.Những công việc thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
.....................................................................................................................40
7.5. Một số lưu ý khi đi công tác cùng thủ trưởng......................................41
7.5.1. Đi ôtô, tàu, máy bay..........................................................................41
8. Thư ký với hoạt động xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công
tác cho lãnh đạo...........................................................................................43
8.1. Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch trong hoạt động công sở.
.....................................................................................................................43
8.1.1 Khái niệm kế hoạch, chương trình.....................................................43
8.1.2. Vai trò của việc lập chương trình, kế hoạch trong hoạt động công sở.
.....................................................................................................................43
8.2. Các nguyên tắc xây dựng và các biện pháp đảm bảo thực hiện chương
trình, kế hoạch.............................................................................................44
8.2.1. Các nguyên tắc..................................................................................44
8.2.2.Một số biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch............45
8.3. Phân loại kế hoạch................................................................................45
8.4. Vai trò của thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế
hoạch công tác cho lãnh đạo........................................................................45
9. Thư ký với việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng cơ quan và đồng nghiệp.
.....................................................................................................................46
CHƯƠNG II.......................................................................................................48
THỰC TRẠNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CÔNG TY TNHH XNK
SƠN TRÀ...........................................................................................................48
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH XNK
Sơn Trà........................................................................................................48
2.2. Thực trạng về nghiệp vụ thư ký tại công ty TNHH XNK Sơn Trà......48
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ...................................................54
3.1. Kiến nghị..............................................................................................54
3.1.1. Đối với nhà nước:..............................................................................54
3.1.2. Đối với nhà trường:...........................................................................55
3.1.3. Đối với doanh nghiệp:.......................................................................55
3.2. Giải pháp..............................................................................................55
C. KẾT LUẬN...................................................................................................56
Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty....63
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Với chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần công tác văn phòng có thể
coi như một hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào.
Trước kia, văn phòng chỉ được hiểu đơn giản là các hoạt động giấy tờ sự vụ thì
ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, sự bùng
nổ thông tin và tri thức, văn phòng được coi là hoạt động thông tin đòi hỏi tính
sáng tạo và phong cách làm việc khoa học. Do đó, xã hội rất cần có những đội
ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được nhu
cầu chung của toàn xã hội.
Trước thực tế đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng phấn
đấu trong việc đào tạo những đội ngũ cán bộ Quản trị văn phòng có kỹ năng và
trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu quan trọng đó. Được tuyển sinh và đào
tạo từ tháng 11 năm 2013 đến nay, lớp Đại học liên thông Quản trị văn phòng
1038B ( Hệ vừa làm vừa học) đã hoàn thành xong chương trình đào tạo tại
trường, nhưng để học viên có thể củng cố và vận dụng kiến thức đã học vào
công việc thực tế, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ
quan tổ chức. Quá trình thực tập không chỉ giúp cho sinh viên có cơ hội được
tiếp xúc với các trang thiết bị văn phòng hiện đại như: máy chiếu, máy
photocoppy, máy fax, máy scan...mà còn giúp cho sinh viên có cơ hội rèn luyện
phong cách làm việc chuyên nghiệp, thể hiện tốt khả năng giao tiếp, ứng
xử...của cán bộ, nhân viên văn phòng.Đây thực sự là hành trang quý giá giúp
sinh viên khởi đầu cho một sự lựa chọn công việc của mình trong tương lai.
Thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà ( từ ngày 11 tháng 10
năm 2015 đến hết ngày 12 tháng 11 năm 2015), được sự quan tâm, giúp đỡ tận
tình của Ban giám hiệu nhà trường, các thầy giáo, cô giáo trong khoa Quản trị
văn phòng và quý Công ty, em đã có cơ hội được vận dụng những kiến thức đã
học vào thực tiễn công việc, từ đó hiểu rõ hơn về các hoạt động của văn phòng
và rèn luyện được các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, các
thầy giáo, cô giáo và quý Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
1
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo, mặc dù đã rất nỗ lực xong
với kinh nghiệm còn hạn chế, thời gian thực tập không được nhiều nên bản báo
cáo của em không thể tránh khỏi thiếu sót. Kính mong nhận được sự chỉ bảo của
các thầy giáo, cô giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2015
SINH VIÊN THỰC TẬP
Đỗ Thành Thoa
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
2
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XNK
SƠN TRÀ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH XNK Sơn Trà.
1.1 Vài nét về Công ty.
Công ty TNHH XNK Sơn Trà được thành lập từ ngày 26/11/2008 theo
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102036628 do phòng đăng ký kinh
doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Là một công ty TNHH có hai thành
viên trở lên.
Công ty có trụ sở tại BT5 Vimeco II - Phường Trung Hòa - Quận Cầu
Giấy - Thành phố Hà Nội.
Người đại diện: Giám đốc Đường Thị Quế.
Mã số thuế: 0103029385.
Số điện thoại: 0462513174.
Số fax: 0462513174.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH XNK Sơn Trà.
1.2.1 Chức năng
Công ty hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực:
- Xây dựng công nghiệp, giao thông thủy lợi, san lấp mặt bằng;
- Trang trí nội, ngoại thất. Lắp đặt điện, nước công trình;
- Buôn bán, sản xuất, cung cấp: máy móc, trang thiết bị, vật tư ngành xây
dựng, các thiết bị điện dân dụng, công nghiệp, vật tư thiết bị oto, xe máy,
nguyên vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất.
2.1.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật có liên quan.
- Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phát triển đội ngũ kỹ sư,
lực lượng công nhân tay nghề kỹ thuật cao.
- Lập các dự án đầu tư xây dựng.
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
3
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phấn đấu trở thành nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực xây dựng.
- Giám sát và quản lý chặt chẽ quá trình thi công các công trình nhằm đảm
bảo chất lượng, tiến độ, kỹ thuật, mỹ thuật và các yêu cầu khác được đặt ra.
1.2.3 Quyền hạn
- Sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và phải nộp
theo đúng quy định của nhà nước.
Được liên doanh, liên kết, với các tổ chức trong và ngoài nước để mở
rộng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của Công ty.
1.2.4 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
- Ban điều hành công ty:
+ Giám đốc
+ Phó Giám đốc
- Các phòng chuyên môn trực thuộc Công ty gồm:
1. Phòng Hành chính - Tổ chức
2. Phòng Tài chính - Kế toán
3. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
4. Phòng Kinh doanh
- Ngoài ra Công ty còn có các bộ phận giúp việc như: đội thi công cơ giới,
đội xây lắp công trình điện, đội xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ( xem phụ lục 01)
* Chức năng của từng phòng trực thuộc:
. Phòng Hành chính - Tổ chức: giúp Lãnh đạo công ty trong việc quản lý
nhân sự, tổ chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực hiện việc điều hành các công
việc hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất của Công ty.
. Phòng Tài chính - Kế toán: là bộ phận giúp Lãnh đạo công ty về mặt tài
chính kế toán. Trực tiếp làm phiếu thu chi hàng ngày. Theo dõi công nợ. Làm
lương cho Cán bộ, nhân viên trong Công ty theo đúng thời gian quy định.
. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: có nhiệm vụ giúp Lãnh đạo công ty trong
việc lập kế hoạch, tổ chức, quản lý công tác kỹ thuật xây dựng, tư vấn cho các
đối tác về kỹ thuật, giám sát thực hiện công tác kỹ thuật.
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
4
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
. Phòng kinh doanh: là bộ phận giúp Lãnh đạo công ty trong việc xây
dựng kế hoạch phát triển kinh doanh.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc,Văn phòng còn đóng vai trò là bộ
mặt của Công ty. Khi khách đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu
tiên và sâu sắc nhất với họ chính là Văn phòng làm việc của Công ty.
Vì vậy, có thể hiểu một cách chung nhất về văn phòng:" Văn phòng là bộ
phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó
diễn ra các hoạt động về công tác văn thư - lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao
tiếp, thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và
đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức".Ở Công ty TNHH XNK Sơn
Trà là Phòng Hành chính - Tổ chức.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổ chức.
2.1.1.1 Chức năng
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc tư vấn, hoạch định tổ chức, kiểm tra
giám sát hoạt động của Công ty.
- Tổng hợp các thông tin về nhiều vấn đề có liên quan đến hoạt động quản
lý của Công ty để cung cấp, tham mưu cho Lãnh đạo trong hoạt động quản lý.
- Ngoài ra, phòng Hành chính - Tổ chức còn có chức năng là đảm bảo về
cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và nhân viên
Công ty và một số công tác hậu cần khác như y tế, lễ tân, vệ sinh...
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức, quản lý, sắp xếp cán
bộ, nhân viên cho phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng chương trình thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty; khen thưởng,
kỉ luật, theo dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo.
- Xây dựng chương trình công tác của công ty; đôn đốc, thực hiện chương
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
5
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình đó; bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của
công ty.
- Thu thập , xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị lên Giám đốc công ty.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Giám đốc và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của công ty.
- Thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ: quản lý văn bản đi, văn bản đến;
theo dõi việc giải quyết văn bản; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trũ công ty;
lập hồ sơ công việc; quản lý và sử dụng con dấu công ty...
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán chi phí hàng năm, hàng quý, chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định
của Giám đốc
- Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị
khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, tổ chức và ghi biên bản các cuộc họp đó;
tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại với khách hàng.
- Mua sắm trang thiết bị, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động của
công ty, phương tiện làm việc, cơ sở vật chất.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cho người lao động,
bảo vệ trật tự, an toàn công ty, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ tân, tiếp khách
một cách văn minh, lịch sự.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty, Phòng Hành chính - Tổ chức
bao gồm:
- Trưởng phòng
- Phó phòng
* Các bộ phận trực thuộc
+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
+ Bộ phận nhân sự
+ Bộ phận quản trị
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
6
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng Hành chính - Tổ chức (xem phụ
lục 02)
* Chức năng của Lãnh đạo Văn phòng và của từng bộ phận
- Trưởng phòng: là người tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty về
công tác hành chính. Trong phạm vi Phòng Hành chính - Tổ chức, trưởng phòng
có quyền lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm về
toàn bộ công tác văn phòng trước Lãnh đạo Công ty.
- Phó trưởng phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng, được Trưởng
phòng giao cho phụ trách một số mặt như: công tác tổng hợp thông tin, đảm bảo
cơ sở vật chất.
- Bộ phận Hành chính - Tổng hợp: thực hiện công tác văn thư, lưu trữ,
đánh máy, lễ tân ( trực điện thoại, thường trực khách ra vào công ty); xây dựng
quy chế, nội quy của văn phòng và công ty; kiểm tra, giám sát việc thực hiện
quy chế, nội quy của cán bộ, công nhân viên từ đó đánh giá khen thưởng, kỷ
luật; tổng hợp thông tin liên quan đến các hoạt động của Công ty, xây dựng
chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, văn phòng;
biên tập các văn bản khác khi được giao; tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến
đi công tác cho Lãnh đạo...
- Bộ phận nhân sự: thực hiện công tác nhân sự, tuyển dụng, hợp đồng lao
động.
-Bộ phận quản trị: thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất; chăm lo đời
sống cho cán bộ, công nhân viên và phương tiện kỹ thuật cho Công ty ( các loại
máy móc, phương tiện đi lại); công tác vệ sinh và bảo đảm an ninh trật tự cho
toàn Công ty.
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong
phòng Hành chính - Tổ chức:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC
Bộ phận
Phòng Hành chính - Tổ chức
Chức danh
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
7
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mã công việc
TP
Cán bộ quản lý trực tiếp
Giám đốc công ty
- Trưởng phòng: là người đứng đầu Văn phòng có nhiệm vụ:
a. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức:
+ Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với các bộ phận chuyên môn xây
dựng các văn bản, tài liệu liên quan tới công ty.
+ Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của văn
phòng, phân công và ủy nhiệm bằng văn bản cho Phó trưởng phòng một số lĩnh
vực công tác thuộc văn phòng.
+ Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, và
theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty.
`+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác đào tạo, tuyển dụng nhân
viên.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực định kỳ.
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
+ Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
b. Quyền hạn của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức:
+ Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính - Tổ chức.
+ Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
+ Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển... đối với nhân viên trong
phòng.
+ Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội quy, quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.
+ Được quyền kiểm tra, chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra các vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Công ty.
+ Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
8
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty
hoặc của người lao động.
+ Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Giám đốc ủy quyền.
+ Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hành
chính - Tổ chức.
+ Thừa ủy nhiệm của Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ
phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo.
c. Báo cáo và ủy quyền:
+ Báo cáo cho Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ được giao
định kỳ tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc
các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
+ Khi vắng mặt ủy quyền cho cấp phó thực hiện.
- Phó phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng trong các công tác:
+ Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chuẩn bị công việc thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách,chủ động trong công việc, kịp thời phát hiện đề xuất
với Trưởng phòng những vấn đề cần quan tâm chỉ đạo giải quyết.
+ Trực tiếp xử lý văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách và các văn bản được
Trưởng phòng giao.
+ Chủ động theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty thực
hiện chương trình công tác và quy chế làm việc của công ty về các lĩnh vực công
tác phân công phụ trách. Khi được yêu cầu, trực tiếp làm việc với lãnh đạo công
ty, với cơ quan đơn vị trực thuộc công ty, với các Công ty khác có liên quan...
+ Các nhân viên: thu thập thông tin và tham mưu cho trưởng, phó phòng
đồng thời trực tiếp thực hiện công việc trong phòng như công tác tổ chức cán
bộ,công tác xây dựng, theo dõi bảo vệ thiết bị, thủ kho...
- Nhân viên Lễ tân:
+ Trực, nghe và trả lời điện thoại gọi đến Công ty.
+ Phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của công ty.
+ Đặt vé máy bay, liên hệ nơi đến công tác cho lãnh đạo theo sự chỉ đạo
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
9
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ( kiêm trợ lý Giám đốc).
+ Phối hợp với nhân viên Văn thư trong công tác văn thư, lưu trữ khi cần
thiết.
+ Đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và làm việc với các bộ phận
liên quan của Công ty.
- Nhân viên Văn thư:
+Nhận fax và chuyển fax đến khách hàng hoặc các phòng trong Công ty.
+ Phối hợp với nhân viên Lễ tân đón, hướng dẫn khách đến liên hệ và làm
việc với các bộ phận liên quan của Công ty khi cần thiết.
+ Tiếp nhận hồ sơ, thư, bưu phẩm chuyển đến các bộ phận liên quan theo
địa chỉ.
+ Hàng ngày vào sổ công văn đi, công văn đến.
- Nhân viên phụ trách công việc quản trị:
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát hệ thống phòng cháy chữa cháy.
+ Cung cấp và theo dõi việc sử dụng các trang thiết bị trong công ty.
+ Theo dõi các hợp đồng thuê cây xanh, đội vệ sinh, bảo vệ.
- Bộ phận nhân sự.
+ Theo dõi các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ...
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty.
Công tác văn thư lưu trữ có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, hành chính Nhà nước nói chung và đối với các doanh
nghiệp nói riêng. Đây là một bộ phận không thể thiếu được trong bất kỳ một cơ
quan, tổ chức nào.
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt
động quản lý của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Công ty TNHH XNK Sơn Trà đã áp dụng các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ vào quá trình hoạt động của công ty như:
- Nghị định số 110/NĐ - CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
10
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Nghị định số 09/2010/NĐ - CP ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010
của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 09/2009/TT-BNV ngày 02 tháng 0 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
* Nhận xét:
Nhìn chung công ty cũng đã áp dụng các văn bản quy định về công tác
văn thư, lưu trữ vào công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, hệ thống các văn bản
của cơ quan áp dụng có văn bản đã được điều chỉnh và thay thế.
Ví dụ: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày
19 tháng 01 năm của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
Một số văn bản có quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ chưa được
công ty áp dụng như: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ
về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
Trong quá trình thực tập tại công ty em thấy một số văn bản được soạn
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
11
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thảo và ban hành còn chưa đúng về thể thức.
* Biện pháp khắc phục:
- Công ty nên đưa các quy định chặt chẽ về các thành phần trình bày văn
bản khi soạn thảo.
- Cho nhân viên văn thư đi học các chương trình về nghiệp vụ soạn thảo
văn bản tại các trường đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này.
3.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác ( kế hoạch
năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của công ty TNHH XNK Sơn Trà.
Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà công tác xây dựng Chương trình - Kế
hoạch cũng được quan tâm và được cán bộ, nhân viên duy trì thường xuyên.
Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch là căn cứ để Thủ trưởng cơ
quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động và nắm chắc các công
việc trọng tâm nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.Qua đó, chương trình, kế
hoạch cũng thể hiện phong cách làm việc của bộ máy quản lý nói chung và của
từng cơ quan nói riêng, đảm bảo tính khoa học và thống nhất, tránh chồng chéo
và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được tính trí tuệ của tập
thể lãnh đạo cơ quan.
Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công
việc, biết được việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau, không bỏ sót công
việc.
Điều hành công việc có chương trình và theo dõi chương trình là biện
pháp quan trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Giúp lãnh đạo cơ quan
phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;
bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp
nhàng giữa các đơn vị phòng, ban trong cơ quan để thực hiện có hiệu quả những
nhiệm vụ đề ra.
Công ty hoạt động theo chương trình - kế hoạch công tác sẽ giúp cho các
bộ phận trong Văn phòng như: bộ phận Quản trị; bộ phận Hành chính...đảm bảo
cơ sở vật chất và phương tiện làm việc ( kinh phí, xe ôtô, địa điểm...) được chủ
động trong công việc.
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
12
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà Chương trình - Kế hoạch làm việc hàng
tháng, quý, năm và lịch công tác tuần đảm bảo tính khoa học và hiệu quả, phù
hợp với yêu cầu của từng phòng,ban trong Công ty.Quá trình tổ chức thực hiện
đã phối hợp chặt chẽ với nhau giữa các phòng, ban và cá nhân. Qua đó, tạo được
sự đoàn kết và thống nhất trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của
Công ty. Thường xuyên báo cáo Giám đốc tiến độ thực hiện chương trình, kế
hoạch để kịp thời nhận được sự chỉ đạo, điều chỉnh.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, việc quản lý và thực hiện chương trình,
kế hoạch của Công ty còn tồn tại một số hạn chế đó là, trong quá trình thực hiện
công việc một số bộ phận trong Công ty chưa bám sát, tuân thủ nghiêm chương
trình nên đôi lúc công việc cũng bị chồng chéo.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty TNHH
XNK Sơn Trà.
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của công ty.
Để đảm bảo cho quy trình hoạt động của công ty được thông suốt, ban
Lãnh đạo công ty TNHH XNK Sơn Trà luôn quan tâm, theo dõi quá trình soạn
thảo và ban hành văn bản. Cụ thể là Phó Giám đốc Điều hành và Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản. Nhân viên văn thư của Công ty là người
soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng dấu, vào số văn bản, vào
sổ đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Các loại văn bản do công ty ban hành:
+ Công ty TNHH XNK Sơn Trà hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên
Công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà nước như:
Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Giấy mời,
Giấy giới thiệu....Văn bản chuyên ngành gồm có: Hợp đồng, Dự toán, Chứng
từ,Quyết toán, Giấy liên hệ công tác, Biên bản nghiệm thu, Đề nghị thanh toán...
- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản
+ Thủ tục ban hành văn bản, thể thức văn bản: bao gồm 09 thành phần thể
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
13
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức bắt buộc mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có nhằm đảm bảo
tính chân thực, giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản. Nếu
một văn bản không đảm bảo về mặt thể thức sẽ làm giảm hoặc mất giá trị của
văn bản, sai với quy định của Nhà nước.
+ Thẩm quyền ký văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào văn
bản, Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản ( trong trường hợp đã ủy quyền
trong lĩnh vực của mình phụ trách, dưới hình thức ký thay Giám đốc). Trưởng
các phòng được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân công, theo
thể thức là ký thừa lệnh.
Tất cả các văn bản trước khi trình ký Giám đốc đều phải được ký nháy
trước sau đó mới chuyển Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xét duyệt về thể
thức, tiếp theo chuyển Phó giám đốc xét duyệt nội dung rồi mới trình ký Giám
đốc.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH XNK Sơn Trà, em thấy một số
văn bản khi soạn thảo còn chưa đúng về thể thức trình bày, có thể nói do nhân
viên văn thư chưa được đào tạo sâu về chuyên môn và không cập nhật các quy
định của Nhà nước về thể thức ban hành văn bản.
Mỗi một văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại hai bản, một bản
được giữ lại ở bộ phận soạn thảo để kiểm tra nhắc nhở và một bản giữ lại ở
phòng văn thư nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty:
+ Sổ đăng ký công văn đến
+ Sổ đăng ký công văn đi
+ Sổ ghi nội dung đóng dấu
+ Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện
+ Sổ giao nhận văn bản.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
TNHH XNK Sơn Trà.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
14
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, các văn bản ban hành chủ
yếu là các Hợp đồng Kinh tế và các Phụ lục hợp đồng nên cách trình bày thường
theo khuôn mẫu có sẵn của Công ty mà ít cập nhật theo các quy định của Nhà
nước.
Phông chữ trình bày văn bản, khổ giấy, kiểu trình bày các văn bản của
Công ty nhìn chung tương đối đúng theo quy định của Nhà nước.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
công ty, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
a. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty
TNHH XNK Sơn Trà:
- Bước 1.
+ Nhận yêu cầu soạn thảo từ cấp trên trực tiếp.
- Bước 2.
+ Tiến hành thu thập thông tin liên quan.
+ Soạn thảo đề cương văn bản.
+ Trình cấp trên trực tiếp xét duyệt nội dung.
+ Chỉnh sửa lại văn bản.
+ Lấy ý kiến góp ý từ các phòng ban khác( đối với văn bản như Nội quy,
Quy chế...)
- Bước 3.
+ Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo Nội dung.
+ Bổ sung hoàn chỉnh cán bộ soạn thảo văn bản
- Bước 4.
+ Trình ký văn bản: Trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ ký chịu trách
nhiệm.
+ Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ký chịu trách nhiệm thể thức văn
bản.
+ Phó Giám đốc điều hành ký chịu trách nhiệm về phần nội dung văn bản.
+ Giám đốc ký ban hành văn bản.
- Bước 5.
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
15
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đóng dấu văn bản.
+ Lấy số văn bản, điền ngày tháng năm của văn bản, vào sổ văn bản đi
của Công ty.
+ Nhân bản, phát hành văn bản và lưu trữ.
b. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong quy định hiện hành.
- Bước 1.
+ Phân công soạn thảo: cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo,
+ Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của
văn bản.
+ Xác định tên loại văn bản.
+ Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 2.
+ Lập đề cương và viết bản thảo.
Lập đề cường:
+ Đề cương văn bản là trình bày những điểm cốt yếu để thực hiện nội
dung văn bản.
+ Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở mục đích ban hành văn
bản.
+ Dùng lời văn câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những ý kiến được
xác lập ở đề cương.
+ Khi viết bản thảo cần bám sát đề cương phân chia dung lượng trong
từng chương, mục, đoạn cho hợp lý, sử dụng linh hoạt các từ,các cụm từ liên kết
các câu, đoạn văn bản để trở thành một thể thống nhất trọn vẹn về nội dung và
hình thức.
+ Kiểm tra rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung xem đã logic và hợp
lý với mục đích ban hành văn bản chưa.
+ Kiểm tra về thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt trình bày.
- Bước 3.
+ Trình duyệt ký văn bản.
+ Cơ quan đơn vị soạn thảo trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
16
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xem xét thông qua.
+ Hồ sơ trình duyệt gồm các giấy tờ sau:
Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản;
Bản dự thảo;
Bản thẩm định;
Bản tập hợp ý kiến tham gia;
Các giấy tờ văn bản khác có liên quan;
( Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp trình văn bản
lên lãnh đạo.
- Bước 4.
+ Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản( thuộc nhiệm vụ của
cán bộ văn thư). Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản; vào sổ văn bản đi, sổ
lưu văn bản; kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; nhân bản văn bản đủ số
lượng ban hành; đóng dấu cơ quan; bao gói và chuyển giao văn bản.
+ Với những văn bản quan trọng ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản,
cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan văn bản.
c. Nhận xét, đánh giá.
- Quy trình soạn thảo văn bản của Công ty TNHH XNK Sơn Trà về cơ
bản vẫn được đảm bảo thực hiện theo quy trình. Tuy nhiên, do tính chất và mức
độ của văn bản nên phần nội dung có nhiều phần giản lược.
- Để đảm bảo về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đòi hỏi nhân
viên phải năm vững được kỹ thuật soạn thảo văn bản và các quy định của Nhà
nước về công tác văn thư.Điều đó sẽ góp phần đảm bảo chất lượng, yêu cầu khi
ban hành văn bản chính thức.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến
a. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến( xem phụ lục 03)
Tất cả các văn bản( bao gồm cả văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
Hành chính và văn bản chuyên ngành, kể cả fax, văn bản chuyển giao qua mạng
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
17
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và văn bản mật, đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản
đến.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty TNHH XNK
Sơn Trà.
Mọi văn bản, thư từ đến công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư và nhân
viên văn thư phải thực hiện theo các bước:
+ Bước 1. Tiếp nhận văn bản: văn bản được giao đến Công ty thông qua
Bưu điện sẽ được bộ phận văn thư nhận. Các căn bản chuyển giao qua mail sẽ
được nhân viên văn thư kiểm tra thường xuyên hàng ngày trong hộp thư đến của
Công ty..
+ Bước 2. Kiểm tra,phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến.
Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ, đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn
bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông
tin của văn bản bên trong phong bì.
Công ty có quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kỳ hình thức
nào: nhân viên văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn, với những văn
bản có mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc và không được phép bóc bì.
Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lac, mất
văn bản, tiết kiệm thời gian và chuyển giao văn bản tới các bộ phận được nhanh
chóng, kịp thời.
+ Bước 3. Đóng dấu "Đến" và ghi vào số đến, ngày đến
Nhân viên văn thư phải đóng dấu đến và ghi số đến ngày đến.
+ Bước 4. Đăng ký văn bản đến: để tiến hành quản lý văn bản đến chặt
chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
+ Bước 5. Trình văn bản đến: tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký tùy
theo chế độ công tác của văn thư cơ quan, nhân viên văn thư phải trình ngay cho
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Phó Giám đốc điều hành xem xét,
nghiên cứu.
+ Bước 6. Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ
đạo của Lãnh đạo công ty thì nhân viên văn thư công ty phải chuyển văn bản
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
18
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết, người nhận phải ký đầy đủ
vào sổ chuyển giao văn bản đến.
+ Bước 7 . Theo dõi và giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc nhở
đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội
dung văn bản. Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện
pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời.
Nhìn chung Công ty thực hiện tốt việc quản lý văn đến.
b. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn
bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi( xem phụ lục 04)
+ Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày
tháng năm của văn bản.
Các văn bản đi khi tới bộ phận văn thư hầu hết đã có chữ ký của người có
thẩm quyền nhưng nhân viên văn thư vẫn cần kiểm tra lại và ghi số, ngày tháng
năm của văn bản.
+ Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của Công ty.
+ Bước 3. Nhân bản và đóng dấu.
Văn bản đi được nhân bản và đóng dấu theo số lượng được xác định ở
phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Văn bản do lãnh đạo công ty ký và ban hành theo thẩm quyền và được
Giám đốc đóng dấu văn bản.
+ Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
Lựa chọn bì thư: bì thư phải phù hợp với kích cỡ của văn bản, chứng chỉ
so công ty đặt mẫu và một số bưu phẩm dùng phong bì thư do bưu điện.
Chuyển phát văn bản đi qua đường bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều được đăng ký
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
19
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vào sổ chuyển phát nhanh và được đăng ký vào sổ để tiện cho việc theo dõi
chuyển phát văn bản đi.
+ Bước 5. Lưu văn bản đi.
Văn bản được lưu 2 bản: bản gốc lưu tại văn thư công ty và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH XNK
Sơn Trà.
- Nội dung hồ sơ và lưu trữ hiện hành:
Nội dung lập hồ sơ công việc gồm có: mở hồ sơ, thu thập tài liệu đưa vào
hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ được công ty thực hiện theo quy định hiện
hành.
- Giao nộp hồ sơ và lưu trữ hiện hành
1. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp:
a. Thời hạn nộp lưu: Thời hạn và thành phần hồ sơ,tài liệu từ các đơn vị,
cá nhân vào Lưu trữ Công ty được quy định trong thời hạn 2 tháng, kể từ ngày
công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể
từ ngày công trình được quyết toán. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị,
cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
b. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ công ty gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc( trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì)
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2. Thủ tục nộp lưu
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
20
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được
lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ
công ty giữ 01 bản.
Nội dung lập hồ sơ nhân sự gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trong máy tính của công ty, bên cạnh đó mỗi
cá nhân trong công ty sẽ có một hồ sơ riêng biệt để dễ dàng tra tìm khi cần thiết,
phục vụ vào mục đích của công ty.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà:
- Nhân viên làm công tác văn thư là người kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở
công ty.
- Nhìn chung công tác Lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh tại Công
ty.Nhân viên văn thư, lưu trữ nhiệt tình và cẩn thận nên công tác Lưu trữ đáp
ứng được nhu cầu của Công ty.
- Kho lưu trữ văn bản tài liệu diện tích khoảng 45m2.
- Không gian thoáng và sạch sẽ.Hệ thống các tủ có khóa đầy đủ.
+Hạn chế:
Công ty chưa bố trí các trang thiết bị bảo quản như: máy hút ẩm, quạt
thông gió...
+ Biện pháp khắc phục
- Công ty nên trang bị các thiết bị bảo quản để bảo quản hồ sơ tài liệu
Sinh viên: Đỗ Thành Thoa
21
Lớp: ĐHLT.QTVP 1308B
