Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ủy BAN NHÂN dân HUYỆN KINH môn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I..................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................................4
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN.............................................4
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN...........................4
1.1. Chức năng:...................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................5
1.3. Cơ cấu tổ chức:............................................................................5
2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH
MÔN..............................................................................................................7
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh môn:................................................................................7
2.1.1.Chức năng của văn phòng HĐND và UBND huyện kinh Môn....7
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Kinh Môn ................................................................................7
2.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn:........................................................10
2.2.1. Chánh văn phòng.....................................................................10
2.2.2. Phó Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp...........11
2.2.3 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị..12
2.2.4 Chuyên viên văn phòng phụ trách công tác biên tập..................14
2.2.5.Chuyên viên văn phòng phụ trách kế toán ................................14
2.2.6. Chuyên viên văn phòng phụ trách văn thư - lưu trữ..................16
2.2.7. Vị trí Nhân viên tạp vụ.............................................................17

2.2.8. Vị trí Nhân viên lái xe..............................................................17
2.2.9. Vị trí Nhân viên bảo vệ............................................................18
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.10. Vị trí Nhân viên nhà ăn..........................................................18
2.2.11. Vị trí Nhân viên vệ sinh........................................................19
3. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KINH MÔN...................................................................................19
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Kinh
Môn..............................................................................................................19
3.2. Mô hình Tổ chức văn thư của Văn phòng HĐND- UBND huyện
Kinh Môn.....................................................................................................20
3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn ..............................................................................20
3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn...........................................20
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn........................................................21
3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn..............................................................................22
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản củaVăn phòng
HĐND-UBND huyện Kinh Môn...................................................................23
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến........23
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kinh Môn...........................................................................................27

3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Văn phòng HĐND- UBND huyện
Kinh Môn....................................................................................................28
4.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT
BỊ VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN
.....................................................................................................................30
4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của
văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn..................................................30
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn( Phụ lục 7).............................................................31
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn ................................................31
PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.................................................................33
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN..........34
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư.........34
1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư.......................................................34
1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư...................................................34
1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư...................................................35
1.1.4. Nội dung của Công tác Văn thư...............................................36
1.2. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của Công tác lưu trữ..........................37
1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khái niệm cơ bản trong
công tác lưu trữ.............................................................................................37

1.2.2.Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ............................................37
1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ.................................................38
1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ...................................................38
1.2.5.Nội dung của công tác lưu trữ ..................................................39
1.3. Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ...........................................39
1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư và lưu trữ...........................39
1.3.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.............................40
2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN...................40
2.1. Công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kinh Môn...........................................................................................40
2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ.............................................40
2.1.2. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện kinh Môn .................................................41
2.1.3. Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn........................................................42
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn...............................................................................43
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HĐND-UBND huyện
Kinh Môn ....................................................................................................43
2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản..................................................43

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản...................................................45
2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi............................................45
2.2.3.2.Quản lý văn bản đến..............................................................48
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................49
2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...............50
2.3. Quản lý về nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn...............................................................................52
2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.................................52
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu..........................................................53
2.3.3. công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:............................................54
2.3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...................................55
2.4. nhận xét về công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại văn phòng
HĐND-UBND huyện kinh Môn ...................................................................56
2.4.1. ưu điểm...................................................................................56
2.4.2 nhược điểm..........................................................................56
3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN...........................57
PHẦN III.............................................................................................................60
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN..................................................................60
1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC
ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH
MÔN............................................................................................................60
1.1. Ưu điểm:....................................................................................60
1.2. Nhược điểm...............................................................................61
2. ĐỀ XUẤT....................................................................................62
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. LỜI CẢM ƠN...............................................................................64
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................1
PHỤ LỤC..............................................................................................................2

Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có công
tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòng luôn giữ
vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vị làm công tác
văn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu. Họ là cầu nối giữa cấp trên và cấp
dưới. giữa lãnh đạo và nhân dân.
Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnh vực
chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơn nữa về
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt công tác
hành chính trong các cơ quan, tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh, sinh
viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động, sáng
tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu
quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất

lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và của đất nước
trong thời gian tới.
Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan. Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹ năng
đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, sinh viên có
thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản thân trong môi trường làm việc mới,
đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ
của người cán bộ trong công tác văn phòng ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của khoa Quản trị văn phòng : Giáo viên hướng dẫn Lâm
Thu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban
Nhân dân huyện Kinh Môn em được thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện
Kinh Môn từ ngày 25 tháng 5 năm2015đến ngày 30tháng07 năm 2015.
Trên cơ sở định hướng của khoa em đã liên hệ và có kỳ thực tập khá bổ
ích tại Văn phòng HDND-UBND huyện Kinh Môn. Thời gian thực tập tại đây
không dài thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so với
kiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

1

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn và
các phòng ban có liên quan đã tạo điều kiện cho em học hỏi, hoàn thành kỳ thực
tập và bài báo cáo này.

Song báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót và hạn chế nhất định. Vì
vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ nhận xét của quý thầy cô trong nhà trường;
sự đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan để em có thể hoàn thành
tốt chuyên đề thực tậpđược đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Kinh Môn, ngày 30 tháng 7 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Phương

Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

2

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Vài nét về HĐND-UBND huyện Kinh Môn
Kinh Môn đã từ lâu được biết đến là một mảnh đất mạng đậm dấu ấn lịch
sử.Nơi nổi tiếng với Đền cao-là nơi thờ cha Hưng Đạo Vương Trần Quốc Tuấn và
danh lam thắng cảnh động Kính Chủ nơi có nhiều hang động đá vôi tuyệt đẹp và gắn
liền với cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân Hải Dương trong thời kỳ chống
giặc ngoại xâm.Bằng nội lực phát huy từ bên trong,biết vận dụng xu thế tất yếu
khách quan của sự phát triển Kinh Môn dần phát huy vai trò một trong những huyện
phát triển Kinh tế của tỉnh Hải Dương
Vị trí địa lý

Kinh Môn có diện tích tự nhiên là 16.326,31 ha Kinh Môn phía bắc giáp với
huyện Đông Triều của tỉnh Quảng Ninh, phía Nam và Đông Nam giáp với huyện
Kim Thành của tỉnh Hải Dương và giáp với huyện An Dương của thành phố Hải
Phòng, phía Đông và Đông Bắc giáp với huyện Thủy Nguyên của Thành phố Hải
Phòng, phía Tây và Tây Nam giáp với huyện Nam Sách tỉnh Hải Dương, Phía Tây
và Tây Bắc giáp với Thị Xã Chí Linh tỉnh Hải Dương.
Về Địa giới hành chính
Huyện chia thành 25 đơn vị hành chính bao gồm 03 thị trấn và 22 xã 189
làng.Trên toàn huyện có 89 đơn vị, cơ quan, xí nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang

Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

3

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN

Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì chức
năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND Huyện Kinh môn
được quy định như sau:

1.1. Chức năng:
HĐND- UBND huyện Kinh Môn là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là
cơ quan Hành chính Nhà nước ở huyện, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm
vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan
quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực
cụ thể là:
-Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp, văn
hóa, xã hội, giáo dục, y tế, dịch vụ, thể dục, thể thao, báo chí, công nghệ môi
trường…
-Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp với
các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại.
UBND huyện Kinh Môn do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên.
UBND huyện Kinh Môn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

4

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhà nước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm
chủ của nhân dân địa phương.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Kinh Mônlàm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách.UBND huyện Kinh Môn có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản
lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã, thị trấn trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND
huyện Kinh Môn thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003.
-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng dài hạn và hàng năm của huyện. Xây dựng kế hoạch đầu tư và các công trình
trọng điểm của huyện trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch;
-Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND huyện ,các biện pháp
thực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng, thông qua
các báo cáo khác của UBND huyện trước khi trình HĐND huyện;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND
huyện trực tiếp quản lý;
-Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tố
cáo;
- Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân
thành viên của UBND huyện hàng năm;
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND huyện.
1.3. Cơ cấu tổ chức:

HĐND& UBND huyện Kinh Môn là cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

5

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HĐND&UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy HĐND&UBND huyện là toàn bộ hệ
thống các Phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
+ Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, là
người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện, đôn đốc
kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp
dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ các vấn đề thuộc
thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu
trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và
cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước
HĐND huyện và cấp trên.
* Phó Chủ tịch UBND huyện gồm 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch.
Các Phó Chủ tịch UBND huyện phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉ
đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND huyện
* UBND huyện Kinh Môn có 12 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1. Văn phòng HĐND&UBND

7. Phòng Văn hóa -TT- TDTT

2. Phòng Thanh tra

8. Phòng Tài chính – Kế hoạch

3. Phòng Thống kê

9. Phòng Kinh tế Hạ tầng

4. Phòng LĐTB&XH

10. Phòng TNMT

5. Phòng GD&ĐT

11. Phòng Tư pháp

6. Phòng Y tế

12. Phòng Nội vụ

Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh, hội Chữ thập đỏ, hội Nông
dân, hội Luật gia
Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chức
năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
- Nhân sự gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 03 Phó Chủ tịch
+ 01 Chánh văn phòng
+ 02 Phó Chánh văn phòng

+ Các ủy viên
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

6

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn (Phụ lục 1)
* Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn (Phụ lục 2)
2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN.
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kinh môn:
2.1.1.Chức năng của văn phòng HĐND và UBND huyện kinh Môn
Văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn là cơ quan chuyên môn
trực thuộc UBND huyện Kinh Môn, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND huyện Kinh Môn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND
tỉnh Hải Dương.
Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất
tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức năng
này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND;
Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung
và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành
văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…

- Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều
kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND huyện nhằm
đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà
nước quản lý cấp trên giao cho.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Kinh Môn .
+ Nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
hường trực HĐND, UBND huyện; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
huyện. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và
UBND huyện . Tổ chức phục vụ các kỳ họp, HĐND Tỉnh , HĐND huyện;
Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND xã
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

7

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

,thị trấn chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo
định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND,
UBND huyện;
Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND huyện tại các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn;
Tham mưu giúp UBND huyện về công tác dân vận trên địa bàn huyện;

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;
Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo
của tổ chức công dân gửi đến UBND huyện, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND huyện ; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn
bản của Thường trực HĐND, UBND huyện ;
Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND huyện chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND huyện, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện.
Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện ;
Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo mối quan hệ công tác của Huyện ủy,
Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân huyện, các đơn vị trong và
ngoài huyện , các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường xuyên giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Văn phòng Huyện ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các
hoạt động chung của lãnh đạo huyện;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giao.
+ Quyền hạn:
Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND huyện và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện;
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

8

Lớp ĐHLT QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND huyện, UBND các xã, thị
trấn có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND huyện; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBNDhuyện;
Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo
Quy định của Pháp luật;
Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND huyện thực
hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND, UBND huyện
quy định cụ thể về văn bản.
+ Lề lối làm việc:
Chế độ làm việc: Thực hiện theo Quy định của Nhà nước: Làm việc theo
giờ hành chính (8 tiếng/1ngày) từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Nghỉ thứ 7 và chủ
nhật và các ngày lễ tết theo quy định của Nhà nước.
Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
Chế độ hội họp: Hàng tuần, phó chủ tịch chủ trì cuộc họp giao ban các bộ
phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần
vào ngày thứ 6; lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;
hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khai
nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng.
Chế độ thông tin, báo cáo:
+ Báo cáo định kỳ
+ Báo cáo đột xuất
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 3)
- Quyết định của UBND huyện Kinh Môn về việc ban hành chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng HĐND-UBND
huyện ( Phụ lục 4 )
- Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện( Phụ lục 5)
Văn phòng UBND huyện Kinh Môn làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

9

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho UBND huyện, đồng thời văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND huyện với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các xã, thị
trấn thuộc huyện, văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng lãnh đạo.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh văn phòng, 02 phó văn
phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp các lĩnh
vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành cácbộ phận sau:
+ Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (01 người)
+ Bộ phận tiếp dân (07 người)
+ Bộ phận kế toán, thủ quỹ (02 người)
+ Bộ phận văn thư – lưu trữ (03 người)
+ Bộ phận Hành chính, quản trị, phục vụ (08 người).
2.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn

phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn:
2.2.1. Chánh văn phòng
- Họ và tên: Nguyễn Đức Quảng
- Bộ phận: Văn phòng HĐND-UBND
- Chức danh: Chánh Văn phòng HĐND-UBND
Nhiệm vụ:
Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện là người đứng đầu, lãnh đạo, điều
hành toàn diện hoạt động của Văn phòng.
Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện bao
gồm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức và nhân viên văn phòng
HĐND&UBND huyện có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác
chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND&UBND huyện và theo đúng chế độ,
chính sách của Nhà nước;
- Chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng HĐND&UBND huyện theo
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

10

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND&UBND huyện ;
- Dự thảo và trình Lãnh đạo UBND huyện thông qua các chương trình công
tác, báo cáo của UBND huyện;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất

của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, hoạt động của,
HĐND tỉnh;
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
kịp thời với lãnh đạo UBND huyện các biện pháp đẩy mạnh công tác Cải cách Hành
chính tại UBND huyện;
- Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng phát triển công nghệ thông tin
vào công tác quản lý Nhà nước tại UBND huyện.
- Tổ chức phối hợp công tác của Văn phòng HĐND&UBND huyện với các
cơ quan chuyên môn của UBND huyện, các cơ quan của Huyện ủy, các Hội, đoàn
thể, các tổ chức chính trị - xã hội;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
- Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách của Văn phòng HĐND& UBND huyện
để phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND& UBND huyện, các phòng, ban,
ngành, đoàn thể có quỹ lương tại Văn phòng HĐND& UBND huyện;
- Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến chỉ
đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND huyện. Ký thừa uỷ
quyền Chủ tịch UBND huyện các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ tịch UBND
huyện giao.
2.2.2. Phó Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp
-Họ và tên: Trần Văn Pha
- Bộ phận: Văn phòng HĐND-UBND
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện
Nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc tuần của lãnh đạo
HĐND&UBND huyện, lịch trực cơ quan.
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

11

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công
tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,
năm và các báo cáo khác của UBND huyện theo sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND
huyện.
- Biên tập, dự thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo ý kiến chỉ đạo của
HĐND&UBND huyện, các văn bản khác của HĐND&UBND huyện về lĩnh
vực Kinh tế, tài chính tổng hợp, nông lâm, ngư nghiệp, công nghiệp, thương
mại, dịch vụ và các đơn vị thuộc khối theo chỉ đạo của TT. HĐND, lãnh đạo
UBND huyện.
- Chỉnh sửa các bản dự thảo báo cáo, các văn bản hành chính khác liên quan
đến lĩnh vực kinh tế do các cơ quan, đơn vị dự thảo trước khi trình Chánh Văn phòng
ký tắt.
- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kỳ họp, phiên họp của HĐND&UBND
huyện, các Hội nghị do HĐND&UBND triệu tập. Điều hành các hội nghị nếu được
Chánh Văn phòng uỷ quyền.
- Tham mưu các ý kiến phát biểu của lãnh đạo HĐND&UBND tại các kỳ
họp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan.
- Theo dõi đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án và các
văn bản khác trên lĩnh vực kinh tế, kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp
xử lý cần thiết.
- Chỉ đạo công tác xử lý văn bản đến, sao in và chuyển đến lãnh đạo
HĐND&UBND, các cơ quan, đơn vị liên quan; ký duyệt cấp giấy in ấn tài liệu, tem,
phong bì và các loại văn phòng phẩm khác. Theo dõi công tác in ấn, phát hành và

gửi văn bản. Phụ trách công tác mua sắm Văn phòng phẩm, phô tô, vi tính của cơ
quan.
2.2.3 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị
Họ và tên: Nguyễn Văn Tuy
Bộ phận: Văn phòng HĐND-UBND huyện
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND
-Nhiệm vụ:
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

12

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Giúp Chánh văn phòng điều hành, tổ chức thực hiện các công việc được
giao và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các công việc được phân công;
được uỷ quyền ký một số văn bản của Văn phòng, của Thường trực HĐND và Lãnh
đạo UBND huyện liên quan đến lĩnh vực phân công.
b) Phụ trách và trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Biên tập, ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật, các Quyết định của
HĐND&UBND huyện và các văn bản khác thuộc lĩnh vực văn hoá - xã hội, dân tộc,
tôn giáo, an ninh, quốc phòng, thanh tra, tư pháp, thi hành án theo chỉ đạo của
HĐND&UBND huyện.
- Chỉnh sửa bản dự thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hoá - xã hội,
dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng do các cơ quan, đơn vị thuộc khối dự thảo.
Chuẩn bị các nội dung, ý kiến phát biểu của lãnh đạo HĐND&UBND tại các kỳ

họp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan.
- Tham mưu công tác tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư, đôn đốc giải quyết
đơn thư, tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết đơn thư.
- Tham mưu lĩnh vực thực hiện cải cách hành chính, xây dựng chính quyền,
quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kỳ họp, phiên họp của HĐND&UBND
huyện, các Hội nghị do HĐND&UBND triệu tập. Điều hành các hội nghị nếu được
Chánh Văn phòng uỷ quyền.
- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và theo dõi việc quản lý lưu trữ tài liệu
của cơ quan.
- Chuẩn bị các điều kiện, trang trí, khánh tiết phục vụ các kỳ họp, phiên họp
của HĐND&UBND, Thường trực HĐND, các ban HĐND, lãnh đạo UBND huyện
và của Văn phòng.
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị làm
việc hậu cần phục vụ lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo, nhân viên Văn phòng.
Trực tiếp chỉ đạo công tác phục vụ lãnh đạo HĐND&UBND, chuẩn bị các điều kiện
để lãnh đạo HĐND, UBND và Văn phòng tiếp khách, đối nội, đối ngoại. Giải quyết
một số công việc khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

13

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4 Chuyên viên văn phòng phụ trách công tác biên tập

- Chức danh công việc: Chuyên viên tổng hợp
- Số lượng: 01
- Nhiệm vụ:
- Chuyên viên trong bộ phận tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên nắm tình
hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh vực
được phân công theo dõi; phát hiện, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể; báo
cáo với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện trong đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt chủ
trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chỉ đạo của Tỉnh và của huyện.
- Được tham dự các cuộc họp lớn của UBND huyện, bàn về các vấn đề liên
quan đến nhiệm vụ được phân công; được phép yêu cầu các phòng ban, UBND các
xã, thị trấn cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu liên quan đến công việc được giao;
đôn đốc các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn trong xây dựng các chương trình, kế
hoạch, đề án, báo cáo các nội dung công tác liên quan đến nhiệm vụ được giao; soạn
thảo và chịu trách nhiệm về nội dung các thông báo, công văn truyền đạt ý kiến chỉ
đạo của Lãnh đạo UBND, các giấy mời họp của UBND huyện; nêu ý kiến, thẩm tra
độc lập đối với các dự thảo văn bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình UBND huyện
ký ban hành; tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng trong xây dựng lịch công tác của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủ tịch
UBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực được
phân công; truyền đạt ý kiến của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu các phòng ban,
các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trước khi báo cáo lại Lãnh
đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc.
- Quản lý các văn bản, tài liệu được giao theo qui định; Phối hợp với các
chuyên viên khác trong việc tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo Văn phòng xây
dựng các báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
2.2.5.Chuyên viên văn phòng phụ trách kế toán
- Chức danh công việc: Chuyên viên kế toán
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

14

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Số lượng: 02
Nhiệm vụ:
Quản lý thu, chi ngân sách của cơ quan đảm bảo đúng Luật ngân sách và các
văn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan tài chính,
kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiện việc chi trả
lương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ, chế độ chính sách cho cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời, chính xác; chịu
trách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lý tài sản theo đúng các
qui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợp đồng, chứng từ thanh toán
trình Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng ký duyệt; tham mưu cho Chủ tài khoản và
Chánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý của các quyết định chi theo đúng nguyên
tắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý an toàn quỹ tiền mặt; tham mưu việc mua
sắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, sổ sách
kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng báo cáo với Chủ tài khoản và
Chánh Văn phòng về việc thu, chi tài chính, thông báo đến các đơn vị cùng chung tài
khoản.
* Vị trí Chuyên viên một cửa
- Chức danh công việc: Chuyên viên một cửa
- Số lượng: 07
Nhiệm vụ:

- Các công chức làm việc tại bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận,
hướng dẫn tận tình cho công dân đến giải quyết các thủ tục hành chính theo thẩm
quyền của UBND huyện; chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ nhận;
cập nhật thường xuyên, liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu qui định;
chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng qui định về trình tự, thời
gian, có văn bản ký nhận với công dân và đơn vị thụ lý giải quyết; đôn đốc các
phòng ban giải quyết, trả kết quả theo đúng thời gian qui định; thông báo kịp thời
trạng thái hồ sơ với công dân khi được yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý, theo
dõi việc tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính tiến tới cập nhật trạng thái hồ sơ
hành chính trên cổng giao tiếp điện tử của huyện. Thống kê, báo cáo thường xuyên
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

15

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ, việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của các
phòng ban để đôn đốc khi cần thiết. Thực hiện việc thu, nộp phí, lệ phí giải quyết thủ
tục hành chính theo đúng qui định.
- Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiếp dân của UBND huyện trong các giờ
hành chính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cập nhật nội
dung các buổi tiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổi tiếp dân của
lãnh đạo; vào sổ nội dung các đơn thư và đề xuất với Phó Văn phòng - trưởng bộ
phận tiếp dân để tham mưu với Chủ tịch UBND huyện việc xử lý đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân (bằng phiếu đề xuất chuyển đơn), cập nhật, theo dõi việc phân

công giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phòng trong đôn đốc các phòng ban, xã, thị
trấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứng dụng phần mềm CNTT trong quản
lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách và
Thanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử lý đơn thư tại bộ phận.
- Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điều chỉnh,
bổ sung các qui định về trình tự, hồ sơ, thủ tục giải quyết khi có sự điều chỉnh của
pháp luật, văn bản của cấp trên.
2.2.6. Chuyên viên văn phòng phụ trách văn thư - lưu trữ
- Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ
- Số lượng: 03
Nhiệm vụ:
- Đăng ký, quản lý, theo dõi, phân loại các văn bản đi, đến, các hồ sơ, tài liệu
của UBND huyện; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định, duy trì trực điện
thoại cơ quan; Các văn bản được gửi trực tiếp, sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo
UBND, Văn phòng phải được chuyển cho văn thư để quản lý, cập nhật trong hệ
thống quản lý; có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng thực hiện việc kiểm soát về
thể thức các văn bản của UBND huyện trước khi ban hành; tham mưu cho lãnh đạo
Văn phòng trong triển khai các nghiệp vụ về công tác văn thư, soạn thảo và quản lý
văn bản trong phạm vi cơ quan UBND huyện.
- Chuyên viên văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin có thể kiêm thêm việc
đánh máy, photocopy tài liệu. Người làm việc này có trách nhiệm đánh máy chính
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

16

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xác, đúng thể thức các văn bản được giao theo đúng thời gian yêu cầu; photo, sao
văn bản kịp thời, đúng số lượng; quản lý văn bản theo đúng qui định về bảo mật
thông tin; bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng đúng tài sản được giao.
Các chuyên viên trong bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong các
khâu: nhận, quản lý, theo dõi văn bản đến, đi; in sao, đóng dấu và phát hành văn bản;
đưa văn bản lên mạng và thực hiện lưu trữ, khai thác văn bản lưu trữ; hỗ trợ nhau
trong hoàn thành công việc chung của bộ phận.
2.2.7. Vị trí Nhân viên tạp vụ
Bản mô tả công việc:
- Chức danh công việc: Nhân viên tạp vụ
- Số lượng: 02
Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm việc đảm bảo vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị phòng
làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện, các phòng họp, phòng khách của
UBND huyện; mở, đóng cửa phòng khi có yêu cầu; quản lý về tài sản, đảm bảo các
điều kiện điện, nước, trang trí khánh tiết tại phòng khách, các phòng họp phục vụ các
hội nghị; nhân viên điện, nước có trách nhiệm quản lý vận hành công trình điện,
nước, các trang thiết bị dùng chung của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng
sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị này khi cần thiết.
2.2.8. Vị trí Nhân viên lái xe
- Chức danh công việc: Nhân viên lái xe
- Số lượng: 03
Nhiệm vụ:
Nhân viên lái xe chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, bảo dưỡng
định kỳ, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của HĐND,
UBND huyện; đề xuất, lập dự trù việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa xe khi có hư
hỏng. Đảm bảo thời gian làm việc hàng ngày và đi công tác theo sự điều động của
lãnh đạo Văn phòng, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh

đạo Văn phòng; nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia trước và trong khi lái xe; nghiêm
cấm việc sử dụng xe khi không có sự điều động của lãnh đạo có thẩm quyền; lái xe
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

17

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gây tai nạn do không chấp hành luật giao thông phải chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước pháp luật, phải bồi thường các hư hỏng của xe cho cơ quan; khi gây tai nạn
trong bất kỳ trường hợp nào phải lập biên bản và báo cáo ngay với lãnh đạo Văn
phòng; mỗi xe ô tô phải có sổ theo dõi hoạt động hàng ngày, hết tháng phải báo cáo
nhật ký xe, số km, xăng dầu tiêu hao để theo dõi, quản lý.
2.2.9. Vị trí Nhân viên bảo vệ
- Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ
- Số lượng: 01
Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản của cơ quan, cán bộ, công
chức trong cơ quan theo các điều khoản trong hợp đồng; có sổ theo dõi tình hình và
bàn giao trong từng ca trực; chịu trách nhiệm trông giữ (không thu phí) phương tiện
cho khách, công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan, phải chịu hoàn toàn trách
nhiệm trong trường hợp làm mất, hư hỏng phương tiện của khách; chịu trách nhiệm
kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn khách, công dân đến giải quyết công việc.
- Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy đầu tháng, nội dung kiểm tra
gồm: hạn sử dụng, vị trí, giấy hướng dẫn sử dụng của các thiết bị, Biên bản kiểm tra

chuyển về Phó Văn Phòng kiểm tra.
- Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết
bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời
thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát
hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ
thuật của UBND huyện.
2.2.10. Vị trí Nhân viên nhà ăn
- Chức danh công việc: Nhân viên nhà ăn
- Số lượng: 01
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo nấu ăn trưa hằng ngày cho cán bộ, công chức trong cơ quan;
- Tham mưu và tổ chức tiệc cho các đơn vị khi có nhu cầu tiếp đãi khách cấp
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

18

Lớp ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cao của UBND huyện;
- Quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn;
- Chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.2.11. Vị trí Nhân viên vệ sinh
- Chức danh công việc: Nhân viên vệ sinh
- Số lượng: 01

Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm vệ sinh toàn bộ khuôn viên, các khu vệ sinh trong cơ quan
trong tất cả các ngày trong tuần, thời gian hoàn thành công việc trước giờ làm việc
buổi sáng.
- Thường xuyên kiểm tra, báo cáo tình hình ô nhiễm môi trường cho Phó Văn
phòng để có hướng giải quyết;
- Giữ gìn vật dụng lao động, đề xuất mua thêm vật dụng phục vụ công việc.
* Thông báo nhiệm vụ phân công lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND
huyện (Phụ lục 6 )
3. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KINH MÔN
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Kinh
Môn
Các văn bản quản lí của UBND huyện kinh môn về công tác văn thư lưu trữ
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ ;
- Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng ;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/201/2 của Bộ Nội vụ
07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan;
- Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;
- Nghị định số 58/2011/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

19

Lớp ĐHLT QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Khoa QTVP

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.2. Mô hình Tổ chức văn thư của Văn phòng HĐND- UBND huyện
Kinh Môn
Văn thư là một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ một cơ quan tổ chức
nào. Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quan trọng và tin cậy nhất,
thường xuyên nhất phục vụ lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành các công việc của
cơ quan.
Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện được
xây dựng, sắp xếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư
của huyện Kinh Môn được tổ chức theo mô hình văn thư tập trung, khép kín được
bố trí nằm tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư của
UBND huyện Kinh Môn có 03 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản
đi, và một nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan.
Ưu điểm:
- Đảm bảo tính cơ mật trong việc quản lý văn bản của cơ quan;
- Đảm bảo an toàn trong quản lý con dấu của cơ quan;
Nhược điểm:
- Việc kiểm soát của lãnh đạo văn phòng về hoạt động của nhân viên văn thư
khó khăn;
- Việc phối hợp của các phòng ban với văn thư không hiệu quả ( ví dụ: để ban
hành được một văn bản, các phòng ban phải soạn thảo, xuống phòng văn thư lấy số
văn bản, đem về sao in rồi sau đó lại quay lại phòng văn thư để đóng dấu phát hành),
tốn nhiều thời gian.

3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kinh Môn
3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn
Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm xem xét lại
Nguyễn Thị Phương - 08/12/1991

20

Lớp ĐHLT QTVP K13B