Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HDND, UBND huyện Thuận Thành

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VƯƠNG BÁ HẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B
KHÓA HỌC (2013 - 2015)

Đơn vị thực tập:
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THUẬN THÀNH – TỈNH BẮC NINH
Địa chỉ: Thị trấn Hồ - Thuận Thành - Bắc Ninh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Hương Duyên
Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng

Hà Nội, năm 2015

Sinh viên: Vương Bá Hải

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
1. Họ và tên : Vương Bá Hải
2. Ngày tháng năm sinh : 23/7/1990
3. Quê quán : Thuận Thành – Bắc Ninh

4. Nơi cư trú: Nghĩa Đạo – Thuận Thành – Bắc Ninh
5. Số CMND: 125321811
6. SĐT: 01649588819
7. Địa chỉ liên lạc: Nghĩa Xá – Nghĩa Đạo – Thuận Thành – Bắc Ninh
THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên : 1307QTVB015
2. Lớp: DHLTQTVPK13B
3. Khoá học: 2013 – 2015
4. Khoa: Quản Trị Văn Phòng
Hà nội, ngày 10 tháng 7 năm 2015
Người báo cáo
Sinh viên
Vương Bá Hải

Sinh viên: Vương Bá Hải

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
Tên cơ quan đơn vị thực tập: Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân
Ủy Ban Nhân Dân Huyện Thuận Thành - Tỉnh Bắc Ninh
Người hướng dẫn thực tập: Cô Nguyễn Thị Hường
Điện thoại: 0241.3865.366
Fax

: 0241.3770.224

Địa chỉ

: Thị trấn Hồ - Thuận Thành - Bắc Ninh

Website

: />
Chủ Tịch UBND: Lê Đình Thanh

Sinh viên: Vương Bá Hải

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
I. LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................1
II. LỜI CẢM ƠN.................................................................................................3
III. NỘI DUNG BÁO CÁO................................................................................3
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN...............................4
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân huyện
Thuận Thành.......................................................................................................................4
I.1Vài nét sơ lược về UBND Huyện Thuận Thành.............................................................4
I.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thuận Thành. 4
I.2.1Chức năng:...................................................................................................................4
I.1.1Nhiệm vụ, Quyền hạn:.................................................................................................5
1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành.............................................................5
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy
Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành....................................................................................7
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng............................................................................7

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng................................7
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng...............10
2.1.2.1. Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc........................................................................10
2.1.2.2 Tóm tắt công việc..................................................................................................10
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:..............................................12
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan ,
tổ chức...............................................................................................................................12
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (Tổ chức văn thư tập trung, hỗn hợp).............12
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...............................................14
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan......14
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức;..............15
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với
quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.........................................................................16
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..................................................20
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến....................................20
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi...........................................20
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị..............................................26
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.......................................................26
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan............27
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng......27
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện tại) . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu................................................28
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý
tài chính…). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại..........................................30

PHẦN II:............................................................................................................31
Sinh viên: Vương Bá Hải

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................31
Chương I: Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiêp, tiếp dân.................................33
1Khái niệm kỹ năng giao tiếp...........................................................................................33
1.1.1 Giao tiếp...................................................................................................................33
1.1.2 Kỹ nang giao tiếp.....................................................................................................33
1.1.3 Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản..............................................................................33
2Khái niệm tiếp dân..........................................................................................................34
2.1.1Mục đích, ý nghĩa, vai trò tiếp công dân...................................................................34
2.1.2Quan niệm về tiếp dân..............................................................................................35
1.2.2.1 Quan niệm tiếp dân là thể hiện quan điểm “dân là gốc” của Đảng và Nhà nước ta.
...........................................................................................................................................35
1.2.2.2 Quan niệm tiếp công dân là tạo điều kiện để nhân dân trực tiếp tham gia quản lý
nhà nước, quản lý xã hội...................................................................................................35
1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân là bước đầu giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân 36
2.1.3 Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân..................................................36
2.1.3.1Tiếp công dân theo chủ đề.....................................................................................36
2.1.3.2Tiếp công dân theo tính chất, nội dung vụ việc.....................................................37
1.2.4 Trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp
công dân............................................................................................................................37
1.2.4.1 Trách nhiệm của người tiếp công dân được quy định tại điều 4 tại Nội quy tiếp
công dân tại trụ sở tiếp công dân của huyện ủy – HĐND – UBND Huyện Thuận Thành
ban hành ngày 22 tháng 05 năm 2013...............................................................................37
1.2.4.2 Quyền và Nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân được quy định tại chương
IV điều 12, 13 quy chế tiếp dân của UBND huyện Thuận Thành ban hàng ngày 21 tháng
05 năm 2013......................................................................................................................38

Chương II: Thực trạng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức

viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành...................................39
2.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân
huyện Thuận Thành..........................................................................................................39
2.2 Thực trạng công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân
huyện Thuận Thành..........................................................................................................43

Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của
cán bộ công chức viên chức tại cơ quan..........................................................52
3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại
Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành như sau:................................................................52
3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức của cơ quan
huyện Thuận Thành..........................................................................................................53

PHẦN III: PHỤ LỤC..........................................................................................1
PHẦN III: PHỤ LỤC

Sinh viên: Vương Bá Hải

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

I. LỜI NÓI ĐẦU
Dân tộc Việt Nam đã trải qua hàng ngàn năm gian khổ đấu tranh dựng
nước và giữ nước để giành lại non sông, đất nước. Lúc này đây Việt Nam đang
từng bước phát triển đất nước về kinh tế cũng như chính trị và ngày càng khẳng
định vị thế của mình trên trường quốc tế.Trong những năm qua cùng với sự phát
triển của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và cùng với xu thế hội nhập
toàn cầu hóa thì có rất nhiều nghành nghề được xã hội quan tâm. Trong đó

Nghành Quản Trị Văn Phòng là một trong những nghành được xã hội biết tới và
quan tâm trong những năm gần đây vì bất kỳ một cơ quan tổ chức xã hội nào thì
nghiệp vụ công tác văn phòng là không thể không có. Ngay từ khi còn là một
cậu học sinh cấp III ngồi trên ghế nhà trường em đã ao ước mình sẽ là một
trong những cán bộ văn phòng, một cán bộ quản lý cao cấp trong tương lai và
ngày hôm nay ước mơ của em đã bước đầu được thực hiện, sự lựa chọn đúng
đắn của mình đã cho em thêm nghị lực thực hiện ước mơ đó.
Do đặc thù của ngành học và là nghành học rất mới mẻ trong chương trình
đào tạo, là sinh viên ngành Quản trị văn phòng sau 3 năm ở Trường Cao đẳng
Sư phạm Trung Ương và 02 năm ở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, em đã lĩnh
hội được nhiều kiến thức và những kỹ năng bổ ích. Theo kế hoạch của Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội và khoa Quản Trị Văn Phòng tạo điều kiện cho em đi
thực tập thực tế tại cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ và công tác Văn phòng
nghiệp vụ chuyên môn...
Đợt thực tập tốt nghiệp lần quyết định này được tiến hành sau khi sinh viên
đã học xong tất cả các học phần các môn học Kỹ năng Quản trị văn phòng,
Nghiệp vụ thư ký Văn phòng, Văn bản quản lý nhà nước và Kỹ thuật soạn thảo
văn bản, Quản trị thiết bị,Ứng dụng tin học vào công tác Quản trị Văn phòng,
Quản trị học, cũng như các nghiệp vụ, các kỹ năng mềm và các môn bổ trợ
khác…nhằm mục đích:
+ Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về công tác văn phòng, công tác
văn thư. Qua đó sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình
Sinh viên: Vương Bá Hải

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

hình thực tiễn để so sánh áp dụng và hoàn thiện hơn về kiến thức, hơn thế nữa
có đôi phần về thực tiễn, củng cố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp
mình đã lựa chọn và đam mê về nghành nghề mình đã lựa chọn...
+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công
tác văn phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng
phong cách làm việc của nhà quản trị, người cán bộ văn phòng trong tương lai.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong việc tiếp thu các kiến thức
thuộc lĩnh vực Văn thư lưu trữ ở cơ quan nơi mình thực tập để thấy rõ tầm quan
trọng của Văn thư lưu trữ.
Được sự chỉ đạo theo kế hoạch của nhà trường và các thầy cô giáo trong
Khoa Quản Trị Văn Phòng em đã và đang thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện Thuận Thành. Đây là điều kiện tốt cho em một lần tiếp tục tiếp xúc
với thực tế của công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng, thời gian này
cũng dịp em hoàn thiện bản thân mình hơn và được trải nghiệm với thực tế, đối
chiếu giữa lý luận với thực tiễn và nâng cao trình độ chuyên môn, trau dồi kinh
nghiệm bản thân.
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
Thuận Thành, em đã được sự hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình chu đáo của cán bộ,
nhân viên văn phòng, em được trực tiếp tự mình làm những công việc trong văn
phòng như một cán bộ thực sự, đặc biệt người hướng dẫn em trực tiếp là cô
Nguyễn Hương Duyên phụ trách công tác văn thư, văn phòng người đã cho em
những lời khuyên bổ ích những câu trả lời trong quá trình thực tập vô cũng quý
báu và hỗ trợ em để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp quyết đinh này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Vương Bá Hải

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

II. LỜI CẢM ƠN.
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý thầy cô giáo
trong khoa Quản Trị Văn Phòng đã nhiệt tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong quá
trình học tập, truyền đạt kiến thức chuyên ngành, các kỹ năng nghiệp vụ cũng
như những kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống để em hoàn thiện mình hơn
trong học đường và xã hội để có sự hiểu biết sâu về vốn kiến thức nghiệp vụ để
trong quá trình thực tập và làm việc được tốt hơn để em có thể hoàn thành tốt
đợt thực tập tốt nghiệp quyết định này.
Đặc biệt, em xin cảm ơn sâu sắc tới cô Lâm Thu Hằng người đã trực tiếp
hướng dẫn em trong quá trình thực tập tại cơ quan.
Ngoài ra, cháu cũng gởi lời cảm ơn tới toàn thể các cô, các chú, các bác
trong văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành đã
tận tình hướng dẫn và giúp đỡ cháu trong quá trình thực hiện các công việc
chuyên môn và hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp quyết định này, cũng như
trong quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Với thời gian không cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực
tế còn hạn chế nên bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự
nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được chỉ
bảo tận tình của quý thầy cô, để em hoàn thiện bản thân về các kỹ năng nghiệp
vụ chuyên môn, trau dồi đôi chút kinh nghiệm để tiếp tục công tác được tốt hơn
và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Khoa Quản trị văn phòng giao cho…
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 7 năm 2015
Sinh viên
Vương Bá Hải

III. NỘI DUNG BÁO CÁO
Sinh viên: Vương Bá Hải

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân
huyện Thuận Thành
I.1

Vài nét sơ lược về UBND Huyện Thuận Thành
UBND Huyện Thuận Thành có vị trí ở trung tâm thị trấn Hồ - Huyện

Thuận Thành là huy n thu c vùng n g b ng B c B , n m
phía Nam t nh
B c Ninh – cách th xã B c Ninh ch ng 14 km v phía ô ng Nam và cách trung
tâm th ô Hà N i 25 km v phía Tây Nam. Là một huyện nông nghiệp, đông
dân của tỉnh Bắc Ninh, kinh tế - xã hội và đời sống ở mức trung bình. Tốc độ
phát triển kinh tế tăng bình quân 6 – 7%/năm. Sản xuất nông nghiệp giữ vai trò
chủ đạo. Trong 8 năm qua kinh tế - xã hội Thuận Thành đã dần phát triển khá
toàn diện, đời sống của người dân từng bước được nâng lên.
* Diện tích tự nhiên: 116,04 km2
* Dân số 136,5 nghìn người
* Đơn vị hành chính: 17 xã và thị trấn Hồ.

* Nhịp độ phát triển kinh tế: 6%/năm.
Ngành kinh tế chủ đạo của huyện là nông nghiệp. Công nghiệp và các ngành
tiểu thủ công nghiệp đang trên đà phát triển trên cơ sở những định hướng đúng đắn
của Đảng, Nhà nước nói chung và UBND huyện nói riêng.
Với lịch sử phát triển lâu dài (hơn 80 năm), UBND huyện Thuận Thành luôn
làm tròn chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước và nhân dân giao phó.
I.2

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

Huyện Thuận Thành.
I.2.1

Chức năng:
- UBND do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND , cơ quan hành

chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơ
quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo

Sinh viên: Vương Bá Hải

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, cũng như củng cố

Quốc phòng và thực hiện các chính sách khác ở địa phương.
- UBND Huyện Thuận Thành thực hiện chức năng quản lý Nhà Nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý của bộ máy Nhà nước
từ trung ương đến địa phương cơ sở.
I.1.1 Nhiệm vụ, Quyền hạn:
- Xây dựng Kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Quyết định dự toán ngân sách của địa phương, dự toán, chi ngân sách và
phân bổ ngân sách Nhà nước theo quyền hạn về ngân sách của địa phương theo
quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra Nghị Quyết
của HĐND xã, thị trấn và thực hiện theo quy định của phát luật.
- Phê chuẩn kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội của các xã, thị trấn.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, du lịch, thương mại…. ở địa phương trình cấp trên phê duyệt.
- Thực hiện Quản lý Nhà nước về công tác Giáo dục, Văn hóa, Thể thao, Y
tế, Khoa học công nghệ….
1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành.
- Căn cứ vào tình hình và đặc điểm ở địa phương và cơ cấu tổ chức của
cấp trên HĐND – UBND Huyện Thuận Thành có cơ cấu tổ chức như sau:
- HĐND là cơ quan đại diện quyền lực ở địa phương do nhân dân bầu ra
theo nhiệm kỳ 5 năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền lực của nhân
dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên.
- UBND do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Thuận Thành và UBND cấp trên.

Sinh viên: Vương Bá Hải

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
 UBND Huyện Thuận Thành có cơ cấu tổ chức bao gồm:
Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo điều hành và quản lý toàn diện công tác
thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện theo luật định; trực tiếp chỉ đạo,
điều hành các công việc có tính chất quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược
trên tất cả các lĩnh vực công tác và các công việc cụ thể khác theo lĩnh vực được
quy định tại quyết định về phân công nhiệm vụ các thành viên của UBND huyện
Thuận Thành.
Các phó chủ tịch UBND Huyện: Giúp việc cho chủ tịch trong công tác lãnh
đạo. Bao gồm có 2 phó chủ tịch, một người phụ trách khối kinh tế, một người
phụ trách khối Văn hóa – xã hội.
Các phòng ban chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo quy
định. Tại UBND huyện Thuận Thành hiện nay có tổng số 16 phòng chuyên môn:
1. Văn phòng HĐND – UBND huyện.
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Công thương.
4. Phòng Thanh tra.
5. Phòng Tư pháp.
6. Phòng Tài nguyên - Môi trường
7. Phòng Tài chính – Kế hoạch
8. Phòng Văn hóa thông tin.
9. Phòng Thương binh xã hội
10. Phòng Giáo dục và đào tạo.
11. Phòng Nông nghiệp
12. Phòng Y tế.
Sinh viên: Vương Bá Hải

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
13. Phòng Thống kê.
14. Phòng Tôn giáo.
15. Đài phát thanh huyện.
16.Trung tâm bồi dưỡng chính trị.
(sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện phụ lục số 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành
Trong tất cả các cơ quan Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng nhất,
là nơi giao dịch, tiếp khách, tiếp dân làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với cấp
dưới, giữa cán bộ nhân viên với nhau và các mối quan hệ bên ngoài. Do đó Văn
phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được
giao
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
a. Vị trí - chức năng.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Thành (gọi tắt là Văn phòng)
là cơ quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Thuận Thành về
hoạt động của UBND; tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc; tham
mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện
và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Thuận Thành, là cơ quan giúp
việc cho Thường trực HĐND và UBND huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ
sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác của Thường trực HĐND và

UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu quả.
Văn phòng là bộ phận quen thuộc với công dân. Người dân đến gặp Lãnh
đạo hoặc các phòng ban chức năng mà không biết rõ địa điểm đều hỏi qua văn
Sinh viên: Vương Bá Hải

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phòng và nhận được sự chỉ dẫn nhiệt tình hoặc đều được cán bộ văn phòng giúp
đỡ hết khả năng có thể.
Văn phòng đóng vai trò là bộ phận trung gian: nhận đơn thư của công
dân, tổ chức, thanh tra huyện (nếu có chuyển đến), chuyển đơn thư cho lãnh đạo,
nhận quyết định giải quyết của lãnh đạo sau đó chuyển cho các phòng ban chức
năng để trả lời tổ chức, công dân.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
b. Nhiệm vụ - quyền hạn
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu
tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp Thường
trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các
xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND
huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến
về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND,

UBND huyện xem xét, quyết định.
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường
xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường
trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế độ thông tin
báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn
và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.

Sinh viên: Vương Bá Hải

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các
kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của
Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công
dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt
động của HĐND và UBND huyện.
- Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực
HĐND và UBND huyện giao.
- Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ, hành chính của cơ quan.
- Tổ chức quản lý, biên chế nhân sự của văn phòng và nguồn kinh phí
thuộc tài khoản văn phòng.

- Nghiên cứu, phân loại kiểm tra, đề xuất và giúp giải quyết các công việc
hàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản.
Qua tìm hiểu ta thấy Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của
HĐND-UBND Huyện Thuận Thành là một bộ phận vô cũng quan trọng là nơi
cung cấp thông tin, tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết các
vấn đề liên quan tới mọi mặt về đời sống.
C. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND
- Chánh Văn phòng;
- 2 Phó Chánh Văn phòng;
- Bộ phận Hành chính, Văn Thư - lưu trữ;
- Bộ phận Một cửa;
- Bộ phận Tiếp dân;
- Bộ phận Tổng hợp;
- Giúp việc Thường trực Hội đồng nhân dân;
- Bộ phận tạp vụ;
- Bộ phận lái xe.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Thuận Thành phụ lục 2)

Sinh viên: Vương Bá Hải

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng
2.1.2.1. Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc.
a. Kỹ năng:

- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng tổ chức, kiểm tra giám sát công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục
b. Kinh nghiệm :
- Có ít nhất 3 năm kinh nhiệm trong công tác quản trị hanh chính.
- Có ít nhất một năm kinh nhiệm ở vị trí tương đương
c. Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
- Trung thực, nhiệt tình, năng động, sáng tạo trong công tác
- Sáng tạo trong công việc.
d. Trình độ chuyên môn.
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Luật trở lên.
Tin học văn phòng trình độ B trở lên.
2.1.2.2 Tóm tắt công việc.
- Lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của Văn phòng
HĐND- UBND huyện theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân của Văn phòng HĐND – UBND
huyện thực hiên theo đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả trong công
việc; tránh chồng chéo, đổ lỗi.
- Lãnh đạo chung, toàn diện các hoạt động của văn phòng; chịu trách
nhiệm toàn
bộ các hoạt động của đơn vị trước thường trực HĐND, UBND huyện; làm chủ
tài khoản của văn phòng HĐND&UBND huyện.
Sinh viên: Vương Bá Hải

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-Trực tiếp phụ trách các hoạt động của HĐND huyện; lĩnh vực kinh tế,
công tác nội vụ, nội chính,ngoại vụ;tài vụ, quản trị , hậu cần; công tác tổ chức ,
cán bộ, thi đua – khen thưởng của đơn vị; ký các văn bản của đơn vị và ký nháy
các văn bản tham mưu cho HĐND, UBND huyện, sử lý toàn bộ các văn bản gửi
đến thường trực HĐND, UBND huyện và văn phòng
(Có văn bản quy định phân công công việc cuả từng vị trí trong văn phòng
Phụ lục số 3)

Sinh viên: Vương Bá Hải

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức.
Văn bản UBND huyện Thuận Thành đã và đang áp dụng các văn bản pháp
luật hiện hành của nhà nước trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, giải
quyết văn bản đi, đến và lưu trữ như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2011;
- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư;
- Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP của
Chính phủ về công tác Văn thư;
- Công văn số 425/VTLTNN – NVĐP ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi đến;
- Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật( đã sửa đổi bổ sung năm
2002).
Trong thời gian thực tập tại cơ quan qua khảo sát tìm hiểu em thấy cơ
quan chưa cập nhật các văn bản mới về văn thư lưu trữ như thông tư 07, Luật
lưu trữ 2011…
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (Tổ chức văn thư tập trung,
hỗn hợp)
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên
chức trong cơ quan, nhưng nói chung bất cứ nơi nào cũng cần có văn thư chuyên
Sinh viên: Vương Bá Hải

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trách. Điều khác biệt là về hình thức tổ chức văn thư có thể không giống nhau
giữa các cơ quan. Hình thức tổ chức là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận

hoặc cán bộ chuyên trách để thực hiện một sồ bước của công tác văn thư mang
tính nghiệp vụ thuần túy như tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy,
Vì vậy công tác văn thư là bộ phận luôn đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan,
tổ chức và văn phòng…
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, nộp hồ sơ hiện hành và lưu nộp vào lưu trữ cơ quan…
Về mô hình tổ chức công tác văn thư, các cơ quan tổ chức đơn vị căn cứ
vào pham vị hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn
hình thức tổ chức công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có các hình thức
tổ chức công tác văn thư như: Văn thư tập trung và văn thư hỗn hợp .
Trong thời gian thực tập, em thấy UBND huyện Thuận Thành đã và đang
áp dụng mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung nghĩa là việc soạn thảo, giải
quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các bước khác trong công tác văn thư đều
tập trung về một đầu mối đó là văn phòng của Ủy ban nhân dân – Hội đồng nhân
dân. Còn các đơn vị tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ
chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư.
Ví dụ: Các văn bản ở các nơi gửi đến (nội bộ cơ quan và bên ngoài cơ
quan), văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản đúng cá

nhân, bộ phận đơn vị giải quyết, theo dõi việc giải quyết các văn bản quan trọng,
vào sổ văn bản đến, đăng ký số cho văn bản đi cho cán bộ, nhân viên, đơn vị…
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND huyện Thuận Thành, do tính chất công việc và nhiệm vụ công
tác chuyên môn không phức tạp, địa điểm làm việc tập trung .
* Ưu điểm:
Với mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung sẽ giảm bớt được các thủ
Sinh viên: Vương Bá Hải

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tục, tiết kiệm nhân lực, thời gian và nâng cao hiệu suất công tác.
Việc tìm kiếm văn bản quan trọng, cần thiết được nhanh chóng thuận lợi
Nhược điểm:
Công việc đôi khi chồng chéo, giải quyết công việc còn đôi chút hạn chế
Vẫn chưa áp dụng các văn bản quản lý văn thư lưu trữ mới của quy định
hiện hành. Chủ yếu vẫn áp dụng các văn bản cũ như : Thông tư 55, thông tư 01,
pháp lệnh lưu trữ quốc gia…
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
cơ quan
Trong tất cả mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động và phát triển được thì
cơ quan nào cũng phải sản sinh ra văn bản vì văn bản là một trong những công
cụ minh chứng cho việc quản lý, giải quyết nhiệm vụ được cấp trên giao và hoạt
động, qua thời gian thực tập em biết được thẩm quyền ban hành văn bản của cơ
quan là:
Chủ tịch UBND Huyện ký các văn bản UBND Huyện về chủ trương
đường lối chính sách, cơ chế ưu đãi phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc
phòng. Về tổ chức bộ máy và nhân sự theo sự phân cấp, ký các quyết định, chỉ
thị và các văn bản.
Các Phó Chủ tịch UBND Huyện là người phụ trách công tác thuộc lĩnh vực
kinh tế - xã hội, văn hóa có thẩm quyền ký thay Chủ tịch các văn bản khác
thuộc thẩm quyền lĩnh vực của các phó Chủ tịch UBND Huyện theo luật định.
Các văn bản để xử lý những vấn đề cụ thể nảy sinh trong lĩnh vực được Chủ

tịch phân công.
Chánh văn phòng HĐND-UBND Huyện được ký thừa lệnh, ủy quyền của
Chủ tịch UBND Huyện bao gồm: thông báo, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các
phó Chủ tịch và một số văn bản thông thường khác.
UBND Huyện hàng năm ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau nhưng
chủ yếu là các văn bản hành chính thông thường, có một số ít là văn bản Quy
phạm pháp luật. Các phòng ban chuyên môn không được phép ban hành văn
Sinh viên: Vương Bá Hải

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
bản Quy phạm pháp luật. Các văn bản của các phòng ban trước khi được ban
hành phải được thẩm định rõ ràng và được quản lý một cách chặt chẽ, thì các
văn bản này khi ban hành mới đảm bảo được giá trị pháp lý cao.
Như vậy UBND Huyện Thuận Thành đã thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản và đảm bảo giá trị pháp lý cao cũng
như hiệu lực thi hành.
Trong thời gian thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành em thấy
thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan thực hiện đúng
theo quy định, nhưng bên cạnh đó có một số văn bản trong quá trình ban hành
cũng có sự cả nể, và một số văn bản ban hành có sự nhầm như công văn thì ban
hành quyết định và quyết định thì lại banh hành công văn…
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức;
Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin và truyền đạt thông tin từ đối
tượng này đến đối tượng khác hoặc từ đơn vị này sang cho cơ quan đơn vị

khác. Hay nói cách khác văn bản là sản phẩm của hoạt động quản lý. Vì vậy
xây dựng văn bản và ban hành văn bản là nội dung rất quan trọng và là trọng
tâm trong công tác văn thư ở cơ quan.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được
thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính. Riêng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp
luật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ huớng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ưu điểm:
Văn bản của Ủy ban nhân dân chủ yếu là văn bản hành chính thông
thường, thể thức và kỹ thuật trình bày đúng theo quy định hiện hành

Sinh viên: Vương Bá Hải

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản trước khi ban hành được kiểm tra đúng theo quy định, phải có ký
nháy trước của Chánh Văn Phòng
Văn bản ban hành đúng thề thức và kỹ thuật trình bày về Font chữ, cỡ chữ
và kiểu chữ, căn nề… đúng theo quy định của thông tư đã và đang áp dụng
Nhược điểm:
Trong quá trình ban hành văn bản hầu như các văn bản do Ủy ban nhân
dân ban hành đặc biệt là công văn theo quy định là không có tên loại thì ở ủy

ban nhân dân huyện Thuận Thành thì các công văn của cơ quan đơn vị thì đều
có tên loại viết tắt là CV
(Có văn bản kèm theo phụ lục số 4)
Một số trường hợp văn bản thì đóng dấu trước khi ký và không có ký nháy
trước khi ký văn bản
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước, được sắp
xếp khoa học mà cơ quan quản lý Nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công
tác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết và bố trí sao cho hợp
lý trong quá trình soạn thảo một văn bản. Để kết thúc mỗi bước là đạt được mục
tiêu đề ra và kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả của bước
sau chứng minh sự cần thiết của bước trước.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, nội dung, kĩ thuật trình bày văn bản:
Các văn bản đi của Hội Đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân Huyện Thuận
Thành không do cán bộ văn thư soạn thảo mà do các đơn vị chức năng, phòng
ban chuyên môn soạn thảo theo đúng chức năng đã được phân công. Tất cả mọi
văn bản trước khi trình ký đều phải qua bộ phận văn thư để kiểm tra thể thức
văn bản và bộ phận pháp chế kiểm tra nội dung văn bản đã đúng, đủ chưa. Nếu
văn bản sai về thể thức hoặc nội dung, cán bộ văn thư hoặc cán bộ pháp chế
hướng dẫn sửa lại. Cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm về thể thức và kĩ
Sinh viên: Vương Bá Hải

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thuật trình bày văn bản và những văn bản nào đã đúng và đủ phải có chữ ký
nháy của Chánh Văn phòng trước khi trình ký Lãnh đạo cơ quan.
Trong quá trình soạn thảo văn bản các đơn vị soạn thảo còn mắc nhiều lỗi
sai về thể thức văn bản như các phông chữ cỡ chữ chưa được chính xác chưa
nắm rõ thông tư hướng dẫn của Nhà nước quy định về thể thức và kỹ thuật trình
bày, một số đơn vị soạn thảo văn bản vẫn còn sai trong việc đánh số và kí hiệu
văn bản như Công văn là loại văn bản không có tên loại thì vẫn đánh có tên loại
là CV, thẩm quyền ký thì không đề ký thay mặt…
(có văn bản sai kèm theo phụ lục số 5)
Bước 2: Đăng ký số, ngày tháng năm văn bản.
Ủy Ban Nhân Dân Huyện Thuận Thành là cơ quan nhà nước nên các văn
bản sản sinh ra rất nhiều và phức tạp cả văn bản hành chính thông thường và văn
bản quy phạm pháp luật nên phòng văn thư lấy số riêng cho từng loại văn bản
như: Sổ đăng ký văn bản đi của Hội Đồng Nhân Dân, Sổ đăng ký văn bản đi của
Ủy Ban Nhân Dân thì chia thành 2 sổ đó là sổ công văn ghi Quyết Định của Chủ
tịch UBND và sổ công văn của UBND bao gồm tất cả văn bản trừ quyết định.
Ngày tháng văn bản là ngày văn bản được ký ban hành.
Bước 3: Trình ký văn bản:
Cán bộ văn thư không trình ký văn bản mà người trình ký văn bản là do
cán bộ chuyên môn phụ trách soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo trình ký lãnh đạo
cơ quan, văn bản trình kí phải có chữ ký nháy của chánh văn phòng.
Chủ tịch Ủy Ban nhân dân là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bản
được sản sinh trong cơ quan, nhưng có thể ủy quyền cho 02 phó chủ tịch ký thay
theo thẩm quyền chức năng nhiệm vụ của từng người và có thể thừa ủy quyền
cho chánh văn phòng ký thừa lệnh.
Trước khi ký, lãnh đạo cơ quan xem xét lại nội dung và thể thức văn bản
và chịu trách nhiệm trước những văn bản đã ký vì lúc đó văn bản có hiệu lực
pháp lý.

Sinh viên: Vương Bá Hải

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bước 4: Nhân bản và Đóng dấu
Sau khi văn bản được kiểm tra, cho số, các đơn vị trình lãnh đạo ký ( Chủ
tịch, các Phó chủ tịch ) và quay trở lại bộ phận văn thư xem cần bao nhiêu bản
rồi phô tô ra và xin đóng dấu.
Dấu tròn có màu mực đỏ tươi, được đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký
về bên trái, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, không nhòe mực, đều mực .
Cán bộ văn thư là người trực tiếp đóng dấu, chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký
của lãnh đạo, không đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu lên ảnh lụa.
Bước 5: Chuyển giao văn bản:
- Làm thủ tục chuyển giao:
Đối với các văn bản chuyển ra bên ngoài cơ quan, cán bộ văn thư là người
làm thủ tục chuyển giao qua các bước sau (chuyển giao qua đường bưu điện):
+ Lựa chọn bì phù hợp của UBND hay HĐND
+ Trình bày bì và điền các thông tin đầy đủ trước khi gửi đi
+ Vào bì, dán bì
+ Đóng dấu vào một số văn bản đặc biệt như: dấu khẩn, dấu mật, hỏa
tốc…
Các dấu đóng trên bì thư phải phù hợp với dấu trong văn bản, việc chuyển
giao văn bản mật thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Ngoài gửi qua bưu điện, còn có các cách gửi khác như gửi qua mail, fax,
gửi trực tiếp…
Đối với văn bản gửi nội bộ cơ quan thì phân công cán bộ chuyển giao tận

tay cán bộ, phòng ban đơn vị
Bước 6: Lưu, sắp xếp, bảo quản văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP, văn bản đi được lưu lại 02 bản: một bản lưu tại đơn vị
soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu tại văn thư là bản chính (bản
có chữ kí của người có thẩm quyền như Chủ Tịch hoặc các phó chủ tịch…, phải
đóng dấu tươi, có chữ kí nháy của chánh văn phòng).

Sinh viên: Vương Bá Hải

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Do các văn bản được đánh số riêng nên các văn bản đi được lưu riêng
theo từng cặp hồ sơ . Các văn bản này được sắp xếp theo thứ tự từ số bé đến số
lớn, số bé ở dưới và số lớn ở trên.
Các cặp hồ sơ sau khi được sắp xếp, kiểm tra sẽ được bảo quản trong các
tủ hồ sơ theo tiêu chuẩn, đảm bảm an toàn, hết năm được cán bộ văn thư thu
thập, bổ sung và lập hồ sơ lưu trữ hiện hành.

So sánh giữa lý thuyết và thực tế trong quá trình thực tập
quy trình giải quyết văn bản đi
Lý thuyết
Quy trình quản lý văn bản đi

Thực tế
Quy trìnhg quản lý văn bản đi của

Ủy Ban Nhân Dân Huyện Thuận Thành

Bước 1. Trình ký văn bản đi cho thủ Cán bộ văn thư kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày
trưởng phê duyệt
Bước 2. Kiểm tra thể thức, hình thức Đăng ký văn bản đi
kỹ thuật trình bày
Trình ký văn bản đi (Các đơn vị soạn
Bước 3. Đóng dấu văn bản đi
thảo tự trình ký)
Bước 4. Đăng ký văn bản đi
Bước 5. Chuyển giao văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi
Chuyển giao văn bản đi

Bước 6. Bảo quản lưu trữ và sử dụng Bảo quản lưu trữ và sử dụng bản lưu
bản lưu
Sau khi so sánh em thấy sự khác biệt này cũng hoàn toàn hợp lý với Ủy
ban Nhân dân huyện Thuận Thành vì công việc soạn thảo văn bản của cơ quan
lại không do cán bộ văn thư soạn thảo mà lại do các đơn vị chức năng trong Nhà
trường soạn nên sau khi soạn xong các đơn vị mang xuống phòng văn thư để cán
bộ văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày và bộ phận Pháp chế kiểm tra
về nội dung, nếu văn bản sai thể thức hoặc nội dung đều được các cán bộ văn
thư và pháp chế hướng dẫn soạn thảo lại. Nếu văn bản không sai lúc đó cán bộ
Sinh viên: Vương Bá Hải

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn thư mới cho số và đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi. Sau đó trả lại cho các
đơn vị tự đi trình ký với lãnh đạo cơ quan, xin chữ ký xong mới quay lại đóng
dấu. Nếu các đơn vị trong cơ quan mà thực hiện các bước theo như lý thuyết:
Trình ký văn bản xong mới kiểm tra thể thức, đóng dấu rồi mới đăng ký văn
bản thì nếu văn thư kiểm tra mà sai thì phải sửa lại và phải trình ký lại mà trên
thực thực tế thì không cán bộ nào muốn trình ký lại cho nên em thấy Ủy Ban
Nhân Dân Huyện Thuận Thành hiện tại đang áp dụng các bước như trên cũng
hoàn toàn hợp lý với thực tế của Cơ quan.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Các loại văn bản do cơ quan, tổ chức làm ra để quản lý, điều hành công
việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan thì được gọi là văn bản đi.
Văn bản sau khi được soạn thảo được trình cho chánh văn phòng kiểm tra
về mặt thể thức và kỹ thuật văn bản sau đó chánh văn phòng ký nháy vào cuối
văn bản. sau đó bộ phận văn thư mới đóng dấu văn bản và phát hành.
Sau khi kiểm tra văn bản sẽ được chuyển đi trình ký người có thẩm
quyền. sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, ban hành văn bản sau đó
được chuyển đến bộ phận văn thư tiến hành đăng ký vào sổ văn bản. Sau khi
đăng ký văn bản được chuyển đến phòng pho to hoặc in văn bản để nhân bản.
Sau đó văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư đóng dấu và phát hành văn
bản.
Văn thư sẽ chuyển giao văn bản đến các phòng ban, đơn vị chuyên môn
thuộc cơ quan ( chuyển giao nội bộ) và chuyển qua đường bưu điện đối với các
cơ quan cấp trên hoặc cấp dưới… trước khi chuyển giao văn bản bộ phận văn
thư giữ lại văn bản gốc để đưa vào hồ sơ lưu. Cuối cùng văn thư sắp xếp văn

bản bảo quản phục vụ khai thác phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu.

Sinh viên: Vương Bá Hải

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B