Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN HÀNG hải VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (455.55 KB, 44 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG
MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM.........................................................1
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam:.1
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:............................................................................................1
1.2.Cơ cấu tổ chức: Nguồn báo cáo thường niên năm 2014..........................................................3
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Ngân hàng
TMCP Hàng Hải Việt Nam...............................................................................................................3
2.1.Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính...........................................................................3
2.1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính.................................3
2.1.2.Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính...................5
3.Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam........................5
3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Maritime Bank về công tác văn thư, lưu trữ................5
3.2.Mô hình tổ chức văn thư của Maritime Bank...........................................................................6
3.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Maritime Bank..................................................7
3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý.......................................7
3.3.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Maritime Bank...............................9
3.3.3.Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Maritime Bank. ...............11
3.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..............................................................12
3.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến..................................................12
3.4.2.Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.....................................................................14
3.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Maritime Bank.......................................................................16
4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Maritime Bank...................18
4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..................18
4.2.Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Maritime Bank................20
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..............................................................22
Sinh viên: Lê Thị Hảo
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ..........................................22
VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM...........22
A. PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................22
I.Lý do chọn đề tài:.......................................................................................................................22
II.Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề:.......................................................................................23
III.Phương pháp nghiên cứu: .......................................................................................................23
IV.Bố cục của chuyên đề: .............................................................................................................23
B. NỘI DUNG....................................................................................................25
CHƯƠNG I. CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TẾ VỀ KỸ NĂNG CẦN
THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG...............................................25
1.Cơ sở khoa học và thực tế.........................................................................................................25
2.Nội dung kỹ năng cần thiết của nhà Quản trị Văn phòng...........................................................25
1.2.1.Nhóm kỹ năng cơ bản: ........................................................................................................27
1.2.2.Nhóm kỹ năng xã hội...........................................................................................................29
CHƯƠNG II. KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN
HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM......................35
3.Vài nét về Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank).............................................35
4.Thực trạng kỹ năng của nhà Quản trị Văn phòng tại phòng Hành chính Khu vực Hà NộiMaritime Bank..............................................................................................................................36
Chương 3. Nhận xét, kiến nghị.........................................................................41
PHỤ LỤC
Sinh viên: Lê Thị Hảo
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG
MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng
TMCP Hàng Hải Việt Nam:
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) được thành lập
theo giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam, ngày 12/07/1991 Maritime Bank chính thức khai trương và đi
vào hoạt động tại Thành phố cảng Hải Phòng, ngay sau khi Pháp lệnh về Ngân
hàng Thương mại, Hợp tác xã Tín dụng và Công ty Tài chính có hiệu lực. Khi
đó, những cuộc tranh luận về mô hình ngân hàng cổ phần còn chưa ngã ngũ và
Maritime Bank đã trở thành một trong những ngân hàng thương mại cổ phần
đầu tiên tại Việt Nam. Đó là kết quả có được từ sức mạnh tập thể và ý thức đổi
mới của các cổ đông sáng lập: Cục Hàng Hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu
chính Viễn thông Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam,…
Nhìn lại chặng đường phát triển thì năm 1997 - 2000 là giai đoạn thử
thách, cam go nhất của Maritime Bank. Do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài
chính tiền tệ Châu Á, Maritime Bank đã gặp rất nhiều khó khăn. Tuy vậy, bằng
nội lực và bản lĩnh của mình, Maritime Bank đã dần lấy lại trạng thái cân bằng
và phát triển mạnh mẽ từ năm 2005.
Đến nay, Maritime Bank đã trở thành một ngân hàng thương mại cổ phần
phát triển mạnh, bền vững và tạo được niềm tin đối với khách hàng. Vốn điều lệ
của Maritime Bank là 8.000 tỷ VNĐ và tổng tài sản đạt gần 110.000 tỷ VNĐ.
Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm
2005, hiện nay đã lên đến gần 230 điểm giao dịch trên toàn quốc.
Cùng với quyết định thay đổi toàn diện, từ định hướng kinh doanh, hình
ảnh thương hiệu, thiết kế không gian giao dịch tới phương thức tiếp cận khách
hàng… đến nay, Maritime Bank đang được nhận định là một Ngân hàng có sắc
Sinh viên: Lê Thị Hảo
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
diện mới mẻ, đường hướng hoạt động táo bạo và mô hình giao dịch chuyên
nghiệp, hiện đại nhất Việt Nam.
Trong xu thế nâng cao vị thế trong lĩnh vực ngân hàng tại Việt Nam và
hội nhập môi trường ngân hàng toàn cầu, hiện tại, Ngân hàng TMCP Hàng Hải
Việt Nam đã là thành viên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội Ngân
hàng Đông Nam Á, Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức thanh toán toàn cầu
SWIFT, MASTER CARD, đại lý chuyển tiền nhanh toàn cầu Money Gram. Đến
với Maritime Bank, các nhu cầu của khách hàng sẽ được phục vụ nhanh chóng
và an toàn theo tiêu chuẩn của một ngân hàng tiên tiến bậc nhất hiện nay.
Với phương châm không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động, đội ngũ
Cán bộ nhân viên nhiệt tình, có trình độ và hệ thống tin học hiện đại nhất được
tài trợ bởi Ngân hàng Thế giới, Maritime Bank cung cấp các dịch vụ ngân hàng
chủ yếu sau:
• Dịch vụ tiền gửi,
• Dịch vụ tiền vay,
• Các loại hình bảo lãnh,
• Dịch vụ thanh toán trong nước và Quốc tế,
• Giao dịch ngoại hối.
Ngoài ra, Maritime Bank còn cung cấp tới khách hàng nhiều loại dịch vụ
ngân hàng khác như: thanh toán séc du lịch, chuyển tiền nhanh, cấp giấy phép
mang ngoại tệ ra nước ngoài, thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, tư vấn về tài
chính, ngân hàng, đầu tư, dịch vụ hỗ trợ khách hàng trực tuyến,...
Sinh viên: Lê Thị Hảo
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
1.2. Cơ cấu tổ chức: Nguồn báo cáo thường niên năm 2014
Tổ chức bộ máy của Maritime Bank năm 2013 tiếp tục được cơ cấu theo
hướng điều hành tập trung, phân quyền quản lý theo chức năng chuyên môn hóa,
đồng thời chú trọng kiểm soát và giảm thiểu rủi ro, giúp nâng cao hiệu quả hoạt
động, tinh giảm bộ máy và làm tăng năng suất lao động.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam
2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính
- Chức năng:
• Tồ chức thực hiện công tác hành chính, văn phòng, hậu cần, nội vụ
cũng như đầu tư, sửa chữa bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản để
bảo đảm các điều kiện phục vụ hoạt động kinh doanh của Maritime Bank Hội sở
Sinh viên: Lê Thị Hảo
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
chính và khu vực Hà Nội.
• Hỗ trợ khu vực tỉnh các vấn đề phát sinh trong thực tế tác nghiệp.
- Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Khu vực Hà Nội
• Triển khai thực hiện công tác hậu cần, nội vụ: cấp phát thẻ NV, thẻ xe,
đặt vé máy bay, báo chí, quản lý phòng họp, sắp xếp vị trí, chỗ ngồi tại trụ sở
Maritime Bank...;
• Cung ứng và bảo trì công cụ lao động (trừ những công cụ lao động do
Phòng Quản lý Tài sản và Mạng lưới cung cấp), văn phòng phẩm cũng như các
dịch vụ khác theo quy định Maritime Bank tại khu vực tập trung hành chính Hà
Nội;
• Tổ chức công tác bảo trì, cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc
(những hạng mục không ảnh hưởng đến kêt cấu công trình và công năng sử
dụng), sửa chữa bảo dưỡng định kỳ các máy móc, thiết bị như: điều hòa không
khí, máy phát điện, điện nước, điện thoại...; Đầu mối tiếp nhận các yêu cầu của
đơn vị liên quan đến công tác cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc
(những hạng mục ảnh hưởng đển kết cấu công trình và công năng sử dụng) để
chuyển sang các công ty đổi tác triển khai thực hiện;
• Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý: Đăng ký kinh doanh,
thuế, bãi đỗ xe, thuê vỉa hè ... và quan hệ đối ngoại cơ quan chính quyền chức
năng thuộc phạm vi đảm trách;
• Quản lý kho vật tư, thiết bị thay thế bảo dưỡng và thanh toán phân bổ
các chi phí, địch vụ liên quan theo quy định tài chính kế toán;
• Giám sát các đơn vị kinh doanh, các bộ phận, phòng ban thực hiện đảm
bảo an ninh, an toàn tài sản, công tác PCCC, phòng chống lụt bão; Giám sát các
công ty thành viên, đối tác trong việc thực hiện công tác bảo vệ, sửa chữa bảo
dưỡng, vệ sinh, cây cảnh và phòng dịch..
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
-Cơ cấu tổ chức:
Giám đốc
HCKVHN
Chuyên viên tiếp
nhận YC
Chuyên viên
quản lý nhà thầu
Chuyên viên Hỗ
trợ thủ tục
Tổ lái xe
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong
phòng Hành chính
2.1.2.1. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Giám đốc Hành chính Khu vực
Hà Nội: Phụ lục số 01
2.1.2.2. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên tiếp nhận yêu cầu:
Phụ lục số 02
2.1.2.3. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên Quản lý nhà thầu:
Phụ lục số 03
2.1.2.4. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên Hỗ trợ thủ tục bao
gồm: Chuyên viên hỗ trợ thủ tục, chuyên viên hỗ trợ thủ tục pháp lý, chuyên
viên hỗ trỡ thanh toán - Phụ lục số 04
2.1.2.5. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Tổ trưởng Tổ xe: Phụ lục số 05
2.1.2.6. Hồ sơ vị trí công việc chức danh Nhân viên Lái xe: Phụ lục số 06
3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Hàng
Hải Việt Nam
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Maritime Bank về công
tác văn thư, lưu trữ.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Cấp
TT
Số VB
Ngày BH
DANH MỤC VĂN BẢN
ban
hành
1
2
3
4
5
6
7
8
9
867/2007/QĐ- MSB
06/12/2007
Ghi
chú
Quy định về Văn thư- Lưu
TGĐ
trữ
QC.VT.001
15/4/2010 Quy chế Quản lý văn bản
TGĐ
TB 4875 Xử lý văn bản tại
4875/2010
22/9/2010
TGĐ
HO
Quy trình xây dựng và ban
QT.VT.001
13/01/2011
TGĐ
hành văn bản định chế
Quy định về ký Hợp đồng,
QĐ.VT.003
26/5/2011
TGĐ
văn bản
Quy định về Quản lý và sử
QT.VT.004
31/5/2011
TGĐ
dụng con dấu
Quản lý thư bảo lãnh và giấy
7134/2011/CV-TGD9 26/7/2011
TGĐ
xác nhận số dư
Quy định về thể thức và kỹ
QĐ.HC.001
27/12/2011
TGĐ
thuật trình bày văn bản
Quy trình xây dựng và ban
QĐ.HC.001
27/12/2011
TGĐ
hành văn bản định chế
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Maritime Bank
Sửa
đổi
Công tác Văn thư của Maritime Bank được tổ chức theo mô hình văn
thư tập trung, tất cả các văn bản đi- đến của cơ quan đều phải qua bộ phận
văn thư để quản lý tập trung, thống nhất. Với 04 Ngân hàng chuyên doanh,
13 Khối, Phòng, Ban hỗ trợ và rất nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc vì vậy
việc đảm bảo thông tin bằng văn bản được coi là khâu then chốt tại
Maritime Bank. Công tác văn thư tại đây luôn được thực hiện theo những
yêu cầu chung: thống nhất, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện
đại,… phù hợp với các quy định của pháp luật, đáp ứng được yêu cầu quản
lý, điều hành của Maritime Bank
Ngoài ra trong quá trình hoạt động với đặc điểm là kinh doanh tiền tệ và
các dịch vụ ngân hàng Maritime bank cũng đã ban hành những quy định cụ
Sinh viên: Lê Thị Hảo
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
thể về công tác quản lý văn bản để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
mình. Với hệ thống các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ, các
nội dung cơ bản như: xử lý văn bản đi- đến; quản lý, sử dụng và bảo quản
con dấu, quản lý văn bản, quản lý thư bảo lãnh, hợp đồng, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,… đều được Maritime Bank đặc biệt quan tâm
và xây dựng quy chế, quy trình, quy định thực hiện chặt chẽ.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Maritime Bank
Tại Maritime Bank, trong phạm vi thẩm quyền, Tổng Giám đốc có trách
nhiệm chỉ đạo việc thực hiện các quy định về Văn thư- lưu trữ và quy định cụ
thể. Mọi cán bộ nhân viên của Maritime Bank khi thực hiện các công việc có
liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ phải tuân thủ các quy định này.
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
Các văn bản đi và đến của Maritime Bank được quản lý chặt chẽ, thống
nhất, bảo đảm yêu cầu kịp thời, chính xác, an toàn và bảo mật theo các quy định
của Pháp luật và của Maritime Bank. Việc quản lý chặt chẽ văn bản được
Maritime Bank thực hiện từ khâu soạn thảo văn bản với việc xác định hiệu lực,
thẩm quyền ban hành văn bản; tiêu chuẩn định dạng và chữ viết trong văn bản;
thể thức văn bản; nội dung, hình thức và yêu cầu soạn thảo; trình tự, thủ tục ký
văn bản,… trước khi ban hành. Vì vậy chất lượng văn bản tương đối tốt, nhất là
sau khi Maritime Bank tổ chức các đợt tập huấn kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Tại Maritime Bank, văn bản ban hành bao gồm: các quyết định cá biệt
thường được hiểu là: văn bản được ban hành để giải quyết các công việc cụ thể
đối với đối tượng cụ thể. Đó là Quyết định lên lương, khen thưởng, kỹ luật, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt…
Và văn bản thông thường được hiểu là: văn bản chứ đựng các quy phạm
để quy định, hướng dẫn, giải quyết những vẫn đề chung của quản trị doanh
nghiệp như Điều lệ, quy chế, quy định, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến
lược…Đối với thẩm quyền ban hành văn bản tại Maritime Bank đều được thực
hiện theo quy định tại Điều lệ Ngân hàng, Quy chế tổ chức bộ máy và Quy định
văn thư- lưu trữ. Văn bản của Maritime Bank bao gồm:
a) Văn bản của Hội sở chính bao gồm:
Sinh viên: Lê Thị Hảo
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
• Văn bản của Đại hội Đồng cổ đông,
• Văn bản của Hội đồng Quản trị, Thường trực Hội đồng Quản trị, Chủ
tịch Hội đồng Quản trị,
• Văn bản của Ban Kiểm soát
• Văn bản của các Ủy ban: Ủy ban Quản lý rủi ro và kiểm toán, Ủy ban
Chiến lược, Ủy ban Nhân sự, Ủy ban Tín dụng và Đầu tư, Ủy ban Xử lý rủi ro,
• Văn bản của Hội đồng Điều hành, Tổng Giám đốc
• Văn bản của các Ngân hàng Chuyên doanh, Khối, Phòng, Ban hỗ trợ,
b) Văn bản của Sở Giao dịch, các Chi nhánh, Phòng Giao dịch
bao gồm:
• Văn bản của Sở Giao dịch,
• Văn bản của Chi nhánh,
• Văn bản của Phòng Giao dịch,
• Văn bản của Quỹ Tiết kiệm.
Trong đó, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định như sau:
• Văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Đại hội đồng Cổ đông, Hội
đồng Quản trị, Thường trực Hội đồng Quản trị và Chủ tịch Hội đồng Quản trị do
Chủ tịch Hội đồng Quản trị ký ban hành.
• Văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Ban Kiểm soát do Trưởng
Ban Kiểm soát ký ban hành.
• Tổng Giám đốc ký ban hành văn bản theo quy định của Pháp luật và
của Maritime Bank thuộc thẩm quyền ban hành của Tổng Giám đốc.
• Chánh Văn phòng ký ban hành các văn bản của khi được Hội đồng
Điều hành ủy quyền.
• Các Giám đốc ký ban hành văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của
Giám đốc.
• Các Tổng Giám đốc Ngân hàng Chuyên doanh, Giám đốc Khối, Giám
đốc Ban Hội sở chính được ký thừa lệnh Tổng Giám đốc ban hành các văn bản
của Maritime Bank để giải quyết những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
Khối, Ban mình theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Các Trưởng phòng Chi nhánh, Trưởng Quỹ Tiết kiệm được ký thừa
lệnh Giám đốc Chi nhánh ban hành các văn bản của Chi nhánh để giải quyết
những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng mình theo sự chỉ đạo của
Sinh viên: Lê Thị Hảo
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Giám đốc.
• Các cấp Phó được ký thay cấp Trưởng trong các trường hợp:
+ Khi được cấp trưởng đồng ý cho ký thay;
+ Ký các văn bản thuộc phạm vi công việc cụ thể đã được phân công phụ
trách;
+ Ký các văn bản để giải quyết công việc cấp thiết trong khi cấp trưởng
vắng mặt.
Tính chủ động trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Maritime
Bank chưa cao; khả năng dự kiến chương trình, kế hoạch thấp dẫn đến việc xây
dựng kế hoạch soạn thảo, ban hành văn bản chưa thực sự khoa học. Ngoài ra, dự
án tái cơ cấu tổ chức của Maritime Bank từ 2010 tới nay vẫn ảnh hưởng không
nhỏ tới tổ chức bộ máy của Maritime Bank, vì vậy việc sửa đổi, bổ sung, ban
hành văn bản mới về thẩm quyền ban hành văn bản cũng như các văn bản quản
lý khác phải thực hiện khá thường xuyên do các quy trình, quy định cần phải
thay đổi theo mỗi thời kỳ để phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Maritime Bank.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
Maritime Bank
Việc quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhằm mục đích
thống nhất về thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản của Maritime Bank. Bảo
đảm sự tương đồng tối đa về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
Maritime Bank theo quy định của Pháp luật. Đồng thời góp phần nâng cao chất
lượng, hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản và đơn giản hóa thể thức và kỹ
thuật trình bảy văn bản của Maritime Bank.
Quy định QĐ.HC.001 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được áp
dụng trong toàn hệ thống Maritime Bank quy định các thành phần cấu thành văn
bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đổi với các loại văn bản và các
thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với những loại văn
bản nhất định theo quy định của Maritime Bank và của Pháp luật; quy định về
khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
Sinh viên: Lê Thị Hảo
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Do được xây dựng dựa trên các quy định của Pháp luật và Nhà nước về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, vì vậy nhìn chung các văn bản ban hành
của Maritime Bank luôn tuân thủ việc thực hiện các quy định về thể thức và kỹ
thuật tình bày văn bản có liên quan. Tại các đơn vị, lãnh đạo luôn chỉ đạo cán bộ
nhân viên thực hiện đúng quy định cũng như hướng dẫn của Khối Pháp chế và
Giám sát Tuân thủ trong việc soạn thảo văn bản, cương quyết trả lại văn bản
hoặc không chấp nhận giải quyết công việc đối với văn bản của các đơn vị trong
hệ thống gửi đến không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
Maritime Bank. Ban Trợ lý Hội đồng Điều hành trực thuộc Văn phòng Maritime
Bank có trách nhiệm kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày các văn
bản trước khi trình ký theo quy định. Tổ Văn thư- lưu trữ trực thuộc Văn phòng
Maritime Bank có trách nhiệm kiểm tra về thể thức đối với các văn bản trước
khi vào sổ, lấy số và đóng dấu ban hành văn bản. Với cách phân cấp quản lý văn
bản như trên, tại Maritime Bank hầu hết các văn bản ban hành đều được kiểm
soát chặt chẽ về nội dung cũng như thể thức và kỹ thuật trình bày, vì vậy thực
trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Maritime Bank nổi bật những
ưu điểm sau:
- Trong mỗi văn bản ban hành đều đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của
thể thức như: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng
năm, trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận,
- Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản, tương đối rõ
ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt được thông tin,
- Các văn bản trình bày phù hợp giữa cơ quan ban hành với thẩm quyền,
chức vụ người ký với dấu cơ quan,
- Các văn bản ban hành song ngữ, các loại Hợp đồng tín dụng, Thư bảo
lãnh, Giấy tờ có giá,…..đều đảm bảo được các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật
trình bày của Maritime Bank.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, do Maritime Bank là một loại hình doanh nghiệp,
vì vậy một số quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ký hiệu văn
Sinh viên: Lê Thị Hảo
10
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
bản, tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản cũng có những đặc điểm khác biệt so
với các văn bản của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể như sau:
- Đối với văn bản quản lý, điều hành nội bộ: Maritime Bank ưu tiên sử
dụng mẫu riêng, vì vậy quốc hiệu được thay thế bằng Logo và địa chỉ của nơi
ban hành văn bản.
- Đối với văn bản gửi ra bên ngoài cơ quan: Maritime Bank sử dụng mẫu
riêng.
- Đối với phần số ký hiệu văn bản: Maritiem Bank áp dụng cách ghi số
ký hiệu có sự khác biệt rõ ràng đối với văn bản quản lý nhà nước. Tất cả các văn
bản của Maritime Bank ban hành bắt buộc phải ghi năm ban hành văn bản trong
khi tại các cơ quan quản lý nhà nước, chỉ có Văn bản Quy phạm Pháp luật mới
áp dụng cách ghi số ký hiệu như vậy.
Ví dụ:
1234/2014/QĐ-TGĐ
2601/2014/QĐ-HĐQT
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
Maritime Bank.
Thông thường, một văn bản của Maritime Bank được ban hành theo quy
trình sau:
Sinh viên: Lê Thị Hảo
11
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đơn vị chuyên môn
soạn thảo VB
Khoa Quản trị Văn phòng
Lãnh đạo đơn vị chuyên
môn kiểm tra VB
Văn thư kiểm tra và làm
thủ tục ban hành VB
Văn phòng Maritime
Bank kiểm tra VB
Trình ký Người có đủ
thẩm quyền ký VB
Do cơ cấu tổ chức bộ máy của Maritime Bank bố trí bộ phận văn thư trực
thuộc Văn phòng và Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Hội đồng Quản trị, Hội
đồng Điều hành, Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Hội đồng
Quản trị, Hội đồng Điều hành thông qua công tác trợ lý và thư ký; tham mưu cho
Hội đồng Quản trị, Hội đồng Điều hành và các cấp lãnh đạo trong việc xây dựng
và ban hành chính sách, chế độ quản lý nhân sự, văn bản liên quan đến công tác và
quyết định nhân sự, thi đua khen thưởng, xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy tại
Maritime Bank toàn bộ các văn bản trước khi được trình ký ban hành đều phải
thông qua Văn phòng để kiểm soát về nội dụng, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Với ngành nghề kinh doanh tài chính ngân hàng, trong quá trình hoạt
động Maritime Bank ban hành rất nhiều loại hình văn bản như: Hợp đồng tín
dụng, Hợp đồng tiền gửi, Thư bảo lãnh, giấy tờ có giá,… Đối với mỗi loại hình
văn bản này, Maritime Bank luôn xây dựng theo một quy chuẩn chung áp dụng
trong toàn hệ thống nhằm phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. Với những
văn bản định chế, quy trình, quy định hoặc những văn bản có nội dung quan
trọng trước khi bàn hành Maritime phải tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, và tư
vấn của Ban Pháp chế và kiểm soát tuân thủ để đảm bảo văn bản ban hành theo
tuân thủ các quy định của Pháp luật cũng như của Maritime Bank.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến
Văn bản đi (Công văn đi) là văn bản do các Đơn vị ban hành. Văn bản đến
(Công văn đến) là văn bản được gửi đến các Đơn vị từ các tổ chức, cá nhân khác.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Các văn bản thuộc loại văn bản chính thức được quản lý chặt chẽ, thống
nhất, bảo đảm yêu cầu kịp thời, chuẩn xác, an toàn và bảo mật theo các quy định
về quản lý văn bản đi, văn bản đến.
a. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
• Sơ đồ quy trình:
Đơn vị chuyên môn
soạn thảo VB
Lãnh đạo đơn vị chuyên
môn kiểm tra VB
Văn thư xử lý và ban
hành VB
Văn phòng Kiểm tra
VB
Trình ký Người có đủ
thẩm quyền ký VB
• Diễn giải quy trình:
Bước 1: Chuyên viên đơn vị chuyên môn được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm soạn thảo văn bản,
Bước 2: Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình
bày, ký nháy vào văn bản,
Bước 3: Chuyên viên đơn vị chuyên môn chuyển văn bản lên Văn phòng
Maritime Bank để kiểm soát và ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản,
Bước 4: Văn phòng trình ký Người có đủ thẩm quyền ký văn bản,
Bước 5: Văn bản sau khi đã được Người có đủ thẩm quyền ký văn bản
chuyển qua Văn thư làm thủ tục đăng ký vào số văn bản đi, đóng dấu và ban
hành văn bản (hầu hết các văn bản do Maritime Bank ban hành để quản lý điều
hành trong phạm vị nội bộ đều được Văn thư Scan và gửi bằng thư điện tử trước
khi gửi văn bản trực tiếp hoặc bằng đường bưu điện – việc này nhằm rút ngắn
thời gian truyền tải thông tin, giúp đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận và
xử lý công việc theo nội dung văn bản chủ động sắp xếp, bố trí nhân sự giải
quyết công việc đảm bảo tiến độ báo cáo, phản hồi thông tin)
Sinh viên: Lê Thị Hảo
13
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
b. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
• Sơ đồ quy trình:
Tiếp nhận VB
Xử lý VB
Gửi VB đến các đơn vị,
cá nhân
Vào sổ theo dõi VB
• Diễn giải quy trình:
Bước 1: Văn thư Maritime Bank chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại
văn bản gửi đến cơ quan trình Chánh Văn phòng,
Bước 2: Chánh Văn phòng xử lý và phê duyệt văn bản trước khi chuyển
đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan,
Bước 3: Văn thư Maritime Bank vào sổ theo dõi/đăng ký văn bản đến và
lưu bản gốc tại Văn thư,
Bước 4: Văn thư Maritime Bank Scan văn bản đến, chuyển văn bản tới
các đơn vị, cá nhân theo đúng phê duyệt của Chánh Văn phòng bằng đường thư
điện tử (email). Trong 1 số trường hợp văn bản gốc có 02 bản (Giấy chấp thuận
mở Chi nhánh, Phòng Giao dịch,…) Văn thư Maritime Bank sẽ chuyển đơn vị,
cá nhân 01 văn bản gốc để thực hiện cái thủ tục pháp lý liên quan tới đơn vị mở
mới (làm con dấu, đăng ký kinh doanh,…)
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất
chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình
thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.
Tại Maritime Bank, do đặc thù ngành nghề kinh doanh, việc lập hồ sơ
Sinh viên: Lê Thị Hảo
14
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
hiện hành được đặc biệt chú trọng và yêu cầu thực hiện tốt đối với toàn bộ các
đơn vị, các nhân trong cơ quan. Lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải
quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc.
Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc,
chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. Lập hồ sơ hiện hành giúp cho
việc chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ tiết kiệm được thời gian, lao động và
kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ
sơ. Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó
khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ
sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm
bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản
chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức,
thời gian, kinh phí.
Việc lập hồ sơ giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một
cách đầy đủ, có hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải
quyết công việc và tra tìm khi cần thiết; giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công
việc và tài liệu của cơ quan, tra tìm tài liệu nhanh chóng; giúp chọn ra được
những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ có
giá trị cao và tránh giữ những giấy tờ hết giá trị, không cần thiết.
Xét thấy tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành, tại Maritime Bank
trong quá trình thực hiện công việc các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập; việc
lập hồ sơ này được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Sau
đó, thông thường cuối mỗi năm các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra toàn
bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu
trữ thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Tại Điều 63- Quy định Văn thư- Lưu trữ 867/QĐ- TGĐ1 do Tổng Giám
đốc ban hành ngày 06/12/2007 đã quy định rõ việc lưu văn bản tại đơn vị
chuyên môn cụ thể như sau:
Văn bản, hồ sơ, sổ sách, tài liệu nghiệp vụ được quản lý và lưu theo
Sinh viên: Lê Thị Hảo
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
quy định, quy trình nghiệp vụ của Maritime Bank.
Các phòng chuyên môn và cán bộ, nhân viên nghiệp vụ có trách nhiệm
lưu văn bản thuộc nghiệp vụ của bộ phận mình. Khi bàn giao nhiệm vụ, phải
đồng thời bàn giao các văn bản có liên quan đến công việc.
Văn bản về hồ sơ cán bộ, nhân viên, phải được lưu trong bộ hồ sơ của
mỗi cán bộ, nhân viên.
Công báo, các văn bản pháp quy, sách báo, tài liệu học tập và nghiên
cứu nghiệp vụ khác được quản lý lưu giữ riêng, bảo đảm thuận tiện cho việc sử
dụng và tra cứu.
Lãnh đạo các Phòng chuyên môn tại các Đơn vị có trách nhiệm tổ
chức việc lập hồ sơ, lưu văn bản chế độ chính sách và văn bản về chuyên môn
nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Tuy nhiên, cũng do đặc thù kinh doanh nên một số hồ sơ hình thành trong
quá trình thực hiện công việc tại Maritime Bank không được đơn vị, cá nhân
thực hiện giao nộp vào cơ quan sau 1 năm mà nó thường được lưu tại đơn vị
chuyên môn để phục vụ nhu cầu đối chiếu, so sánh, bổ sung những văn bản mới,
những hồ sơ giao dịch mới giữa Maritime Bank và khách hàng trong giao dịch.
Nhưng điều quan trọng cốt yếu vẫn là, đơn vị, cá nhân phụ trách chuyên môn
luôn đặt ưu tiên cho việc lập hồ sơ hiện hành tại đơn vị khi thực hiện công việc
để đảm bảo văn bản, tài liệu được lưu trữ và sắp xếp đầy đủ, khoa học và thuận
tiện cho việc tra tìm khi cần thiết.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Maritime Bank
Lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cùng với công tác văn thư, công tác lưu trữ được ví
như là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc soạn thảo,
ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
Sinh viên: Lê Thị Hảo
16
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức. Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại
song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các
cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một
cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác
này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ,
giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan
tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Và đây cũng là một thực trạng đang xảy ra tại
Maritime Bank.
Tại Maritime Bank, Quy định về công tác lưu trữ được ban hành năm
2007- 867/QĐ- MSB cùng với quy định về công tác văn thư, hiện tại nhân sự bố
trí cho công tác lưu trữ là 02 CBNV kiêm nhân viên văn thư. Kho lưu trữ được
bố trí tại Khu công nghiệp Đài tư- Gia Lâm- Hà Nội với diện tích 400m 2 và cách
trụ sở Maritime Bank khoảng 23km. Thành phần tài liệu chủ yếu tại kho là các
hồ sơ, chứng từ kế toán nội bộ, kế toán giao dịch, giao dịch, hồ sơ tín dụng
khách hàng và toàn bộ tài liệu đều được đóng quyển bằng máy đóng chứng từ
chuyên dụng, bảo quản trong thùng carton và sắp xếp theo ngày, theo đặc thù
riêng của từng loại tài liệu.
Ngoài ra, tại Maritime Bank còn bố trí một kho tài liệu đặc biệt để chứa
toàn bộ tài sản bảo đảm của khách hàng bao gồm: Giấy tờ nhà đất, nhà xưởng,
giấy tờ phương tiện vận tải, tàu bè, cổ phiếu, giấy tờ có giá, ….và với kho lưu
trữ này, việc quản lý và bố trí nhân sự quản lý kho do đon vị chuyên môn nghiệp
vụ chịu trách nhiệm quản lý.
Như chúng ta cũng đã biết, công tác lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ và công tác lưu
trữ gắn liền với công tác văn thư. Đối với không ít người, công việc được giao
đã giải quyết xong là hết trách nhiệm hoặc chỉ cần lập hồ sơ hiện hành là đã
hoàn thiện hồ sơ mà chưa ý thức được rằng việc quản lý đối với những văn bản,
Sinh viên: Lê Thị Hảo
17
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
tài liệu được hình thành là một trong những công việc vô cùng quan trọng nhằm
“chắt lọc”, lưu giữ và bảo vệ giá trị những tài liệu hôm nay cho mai sau.
Một số đơn vị tại Maritime Bank, thậm chí việc giao nộp tài liệu sau khi
đã lập hồ sơ hiện hành, đến thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan giống
như một sự bắt buộc gây khó chịu. Đơn vị cho rằng, việc lưu trữ tài liệu phải do
đơn vị chuyên môn phụ trách công việc đó làm bởi nó nhằm phục vụ cho nhu
cầu công việc, nhu cầu tra cứu, sử dụng khi cần thiết của đơn vị. Đồng thời, do
việc bố trí sắp xếp kho lưu trữ quá xa trụ sở làm việc, không thuận tiện cho việc
di chuyển, không có nhân viên lưu trữ chuyên trách làm việc trực tại kho vì vậy
mỗi khi đơn vị có nhu cầu tra cứu tài liệu, Văn phòng Maritime Bank, phòng
Hành chính Khu vực Hà Nội thường phải bố trí nhân sự, xe cộ di chuyển rất mất
thời gian.
Với thực tế như vậy, Maritime Bank thực hiện bố trí 01 kho kế toán lưu
trữ chứng từ của 05 năm gần nhất tại Hội sở chính để phục vụ tra cứu khi cần
thiết (do đặc thù kinh doanh, tài liệu liên quan tới chứng từ kế toán, giao dịch
của Maritime Bank phát sinh với số lượng lớn và nhu cầu tra cứu nhiều). Tại bộ
phận văn thư trực thuộc Văn phòng Maritime Bank, cũng bố trí những tủ đựng
hồ sơ, công văn đi- đến của Maritime Bank từ năm 2007 trở lại đây nhằm mục
đích phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Dự kiến sang năm 2016, Maritime Bank sẽ di chuyển trụ sở làm việc và
việc bố trí sắp xếp một kho chứng từ chuyên dụng với diện tích lớn đang được
Ban Lãnh đạo Maritime Bank đặc biệt quan tâm và ưu tiên đầu tư.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại
Maritime Bank
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng
Xã hội phát triển, con người ngày càng được phục vụ nhu cầu của mình
cao hơn ngay cả tại nơi làm việc. Đối với nhân viên công sở hay còn gọi là nhân
viên văn phòng, với 8-10 tiếng/ngày làm việc tại cơ quan, hầu hết thời gian,
Sinh viên: Lê Thị Hảo
18
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
ngoại trừ ở nhà, mọi hoạt động của họ đều diễn ra tại công ty như: các quan hệ
công việc, đồng nghiệp, bạn bè,… Vì vậy nhu cầu về một văn phòng làm việc
tươi sáng, với không gian mở và linh hoạt mang đến cảm hứng sáng tạo luôn
được quan tâm hàng đầu.
Tại Maritime Bank, mô hình không gian văn phòng giao dịch tại các đơn
vị kinh doanh được đặc biệt chú trọng tới các sắc diện: thân thiện, mới mẻ và
hiện đại nhằm tạo niềm tin cho khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy
nhiên, tại Hội sở chính, với chức năng chủ yếu là trung tâm điều hành của toàn
hệ thống Maritime Bank, tập trung số lượng CBNV lớn (khoảng hơn 1000
CBNV) trên diện tích 11 tầng của tòa nhà văn phòng không gian văn phòng
được thiết kế theo một mô hình thông thoáng, màu sắc đa dạng. Các bộ phận
được phân chia bởi các loại vách ngăn, vừa tạo không gian vừa tạo điểm nhấn.
Tại phòng Hành chính của Maritime Bank với tổng số lượng CBNV 15 người và
toàn bộ các trang thiết bị văn phòng được bố trí theo thiết kế hình chữ U rất hợp
lý. Với thiết kế này, việc sắp xếp vị trí các trang thiết bị văn phòng cũng như con
người mang tính kết nối giữa các CBNV.
Phòng Hành chính Khu vực Hà Nội Maritime Bank với nhiệm vụ chính là
hỗ trợ các đơn vị kinh doanh, đơn vị phòng, ban về các công việc hành chính:
sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị văn phòng; hỗ trợ pháp lý, hỗ trợ thủ tục,
liên hệ với các cơ quan, chính quyền; giám sát các đơn vị trong việc bảo đảm
thực hiện an toàn, an ninh tài sản, các trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa
cháy,….vì vậy, trang thiết bị văn phòng tại phòng Hành chính Khu vực Hà Nội
được bố trí đầy đủ như: Bàn, ghế máy tính, laptop làm việc mỗi CBNV được
trang bị theo đúng tiêu chuẩn của từng chức danh, vị trí. Máy tính, máy scan,
máy in được trang bị chung theo phòng để có thể kết nối với máy tính làm việc
của toàn bộ CBNV trong phòng. Máy điều hòa, điện chiếu sáng, máy nước
nóng- lạnh tự động được trang bị theo tiêu chuẩn về cơ sở vật chất của tòa nhà
văn phòng. Đối với các công cụ lao động nhỏ lẻ: máy tính cá nhân, văn phòng
phẩm CBNV được trang bị theo quy trình và quy định cụ thể của Maritime Bank
định kỳ theo tháng/quý hoặc trong những trường hợp phát sinh.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
19
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Một không gian văn phòng mở nghĩa là thiết kế không gian, cách bố trí
sắp xếp con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất của nó sẽ hỗ trợ tốt nhất để
mọi người có thể di chuyển xung quanh, làm việc mọi nơi, trò chuyện nhiều
hơn… phù hợp cho việc xây dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp cũng như
trao đổi về công việc. Điều này Maritime Bank đã làm được cho không gian văn
phòng của nội bộ từng đơn vị. Tuy nhiên sự kết nối giữa các đơn vị thì vẫn chưa
được triệt để tận dụng do tính chất công việc, đặc thù về chức năng, nhiệm vụ
khác nhau; văn phòng được chia làm nhiều tầng làm việc khách nhau dẫn đến
giảm sự tương tác khi làm việc.
4.2. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
Maritime Bank
o Phầm mềm BDS – là phần mềm thực hiện giao dịch của Maritime
Bank.
o Phầm mềm Internet Banking- là phần mềm giao dịch trực tuyến qua
internet- Maritime Bank là Top 05 Ngân hàng điện tử được yêu thích nhất năm
2014 do Báo điện tử VnExpress, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trao tặng
o Phần mềm Mobile Banking- là phần mềm giao dịch trực tuyến qua
Mobile- Maritime Bank là Top 05 Ngân hàng điện tử được yêu thích nhất năm
2014 do Báo điện tử VnExpress, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trao tặng.
o Phần mềm Opservicedesk- là phần mềm dịch vụ hỗ trợ của Khối Vận
hành bao gồm: Trung tâm thẻ, Quản trị Vận hành, Hành chính, Ngân hàng điện
tử, Quản lý tài sản, trong đó mọi yêu cầu về công tác hành chính đều được xử lý
và theo dõi tiến độ trên phần mềm này.
o Phần mềm ITservicedesk- là phần mềm tiếp nhận, hỗ trợ và theo dõi
tiến độ của bộ phận Công nghệ thông tin trực thuộc Maritime Bank.
o Phần mềm PCservicedesk - là phần mềm tiếp nhận, hỗ trợ và theo dõi
tiến độ của bộ phận Pháp chế bao gồm: Tư vấn pháp lý, tuân thủ,… trực thuộc
Maritime Bank.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
20
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
o Phần mềm Collat 1- là phần mềm Quản lý tài sản bảo đảm, quản lý,
theo dõi và báo cáo việc xuất- nhập các tài sản bảo đảm trực thuộc Maritime
Bank.
Hiện nay tại Maritime Bank các sản phẩm ngân hàng đã được tin học hóa,
thời gian chuyển tiền 1-3 ngày đã giảm xuống dưới 3 phút, đội ngũ cán bộ tin
học ngân hàng ngày càng lớn mạnh về số lượng và chất lượng. Thậm chí ngoài
bộ phận Công nghệ Ngân hàng, Maritime Bank còn trực tiếp thuê một công ty
chuyên về công nghệ để hỗ trợ về mặt công nghệ hiện đại hóa chất lượng phục
vụ cũng như giảm thiểu rủi ro và bảo toàn thông tin.
Sinh viên: Lê Thị Hảo
21
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM
A. PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài:
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ
một tổ chức nào, có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Công tác này
nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và
ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình
phát triển của tổ chức đó. Với xu thế chung tại các công ty, doanh nghiệp hiện
nay, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt
tình, năng động và biết cảm thông. Do đó, tuy không cần trang bị quá nhiều
năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng mà
sinh viên ngành Quản trị văn phòng thường gọi là kỹ năng “quản trị”.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị
văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,
cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ,
dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách
dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Sự ra đời của ngành Quản trị Văn phòng và số lượng các trường đại học,
Cao đẳng đào tạo chuyên ngành này đang tăng dần lên chứng tỏ rằng đất nước
và nền hành chính quốc gia đang bắt nhịp, đáp ứng yêu cầu thiết yếu về nguồn
nhân lực Quản trị Văn phòng trẻ, khoẻ, sáng tạo cho xã hội Việt Nam ngày càng
phát triển cuờng thịnh.
Yêu cầu công việc hiện nay, đòi hỏi nhà Quản trị Văn phòng phải giỏi
thực sự về chuyên môn, phải nhanh nhạy trước thời cuộc, có cái tâm, cái tầm để
khi bước ra trường đời là nhân tố xã hội đang cần và luôn sẵn sàng đáp ứng mọi
yêu cầu của công việc, thích nghi với mọi môi trường, sự xoay vần mới của xã
hội cùng sự phát triển như vũ bão của Khoa học - Công nghệ nhân loại đang
Sinh viên: Lê Thị Hảo
22
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
thay đổi từng giờ như hiện nay.
Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị Văn phòng và
đang thực tập tại Phòng Hành chính Khu vực Hà Nội- Ngân hàng TMCP Hàng
Hải Việt Nam (Maritime Bank) tôi luôn muốn tìm tòi, khám phá, nghiên cứu
những cái mới để phá vỡ những cách nhìn, ý hiểu chưa chuẩn về ngành và nâng
cao hiểu biết, hiểu được phương pháp, cách thức trở thành một nhà Quản trị
Văn phòng giỏi hội tụ cần và đủ những kỹ năng “quản trị”.
II. Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề:
• Đối tượng nghiên cứu: Kỹ năng cần thiết của nhà Quản trị văn phòng.
• Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành chính Khu vực Hà Nội- Ngân hàng
TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank).
III. Phương pháp nghiên cứu:
Để hoàn thành chuyên đề này, tôi đã sử dụng một số phương pháp:
- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê chi tiết các công việc của
Phòng Hành chính Khu vực Hà Nội;
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề;
- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán
bộ nhân viên phòng Hành Chính Khu vực Hà Nội nhằm tìm hiểu về kỹ năng,
cách thức thực hiện công việc của đơn vị. Cũng bằng phương pháp này, thông
tin thu thập được là thông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu nào.
IV. Bố cục của chuyên đề:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được chia làm 3
chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học về kỹ năng cần thiết của nhà Quản trị Văn
phòng
1.1.Cơ sở khoa học và thực tế về kỹ năng nhà Quản trị Văn phòng
1.2. Nội dung các kỹ năng cần thiết của nhà Quản trị Văn phòng
1.2.1. Nhóm kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn
1.2.2. Nhóm kỹ năng xã hội
Sinh viên: Lê Thị Hảo
23
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
