Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên tỉnh bắc ninh

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch
vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh..........................................................5
1. Vài nét về Bắc Ninh - Vùng đất “Ngàn năm văn hiến”.............................5
2. Giới thiệu về Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh......6
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh
niên tỉnh Bắc Ninh.........................................................................................6
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh
Bắc Ninh........................................................................................................8
2.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh...............................................................................................................9
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh...................10
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.....................................................10
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng.........................10
1.1.1. Chức năng của Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh...............................................................................................10
1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh...............................................................................................10
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng..........................................................13
1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn
phòng...........................................................................................................13
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm dịch vụ việc làm
Thanh niên tỉnh Bắc Ninh............................................................................15
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức..............................................................................15
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..................................................16

3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan............................18
3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh..............................18
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm dịch
vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh........................................................19
3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Trung
tâm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.......................19
4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến.................................................22
4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị..........................23
5. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh..............................25


5.1. Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng tại Trung tâm dịch vụ việc
làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.....................................................................25
5.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị một phòng làm việc của
Văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu...................................27
5.3. Thống kê phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
cơ quan........................................................................................................27
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP................................................................29
“XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ - NỀN TẢNG CHO SỰ PHÁT
TRIỂN”..............................................................................................................29
MỞ ĐẦU............................................................................................................29
1.Lý do chọn đề tài......................................................................................29
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................29
3.Phương pháp nghiên cứu:.........................................................................29
4.Mục tiêu nghiên cứu:................................................................................29
CHƯƠNG I........................................................................................................30
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ................................................30
1. Cơ sở lý luận về Văn hóa công sở...........................................................30

1.1. Văn hóa công sở là gì?.........................................................................30
1.1.1. Khái niệm văn hóa.............................................................................30
1.1.2 Khái niệm công sở..............................................................................30
1.1.3.Khái niệm Văn hóa công sở...............................................................31
1.2. Đặc trưng, bản chất và các yếu tố cấu thành văn hóa công sở.............31
1.2.1. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở...............................................31
1.2.2. Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở..........................................32
1.2.3. Vai trò của văn hóa công sở..............................................................33
Chương II:..........................................................................................................36
THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI TRUNG TÂM..................36
DỊCH VỤ VIỆC LÀM THANH NIÊN TỈNH BẮC NINH............................36
1. Thực trạng về Văn hóa công sở tại Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh
niên tỉnh Bắc Ninh.......................................................................................36
1.1. Ứng xử nơi công sở..............................................................................36
1.2.Trang phục công sở...............................................................................39
1.3. Bài trí công sở.......................................................................................40
1.4. Phong cách làm việc.............................................................................41
2. Nhận xét, đánh giá về Thực trạng thực hiện văn hóa công sở tại Trung
tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.........................................43
2.1. Ưu điểm................................................................................................43
3.2. Hạn chế.................................................................................................45
Chương III.........................................................................................................47
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ..........................................................................47


XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ............47
VIỆC LÀM THANH NIÊN TỈNH BẮC NINH..............................................47
1.Xây dựng hệ thống giá trị chuẩn về Văn hóa công sở..............................47
2. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ lãnh
đạo, đội ngũ cán bộ, công chức và người dân.............................................48

3. Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, thân thiện..................................49
4. Xây dựng tác phong chuyên nghiệp........................................................50
5. Xây dựng, phát động phong trào vận động và làm việc “Văn hóa công
sở”................................................................................................................51
6. Tăng cường kiểm tra, giám sát, khen thưởng, kỷ luật trong việc thực hiện
Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan..........................................................52
KẾT LUẬN CHUYÊN ĐỀ...............................................................................53
Phần III: KẾT LUẬN TỔNG QUAN..............................................................54
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................56


LỜI NÓI ĐẦU
Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại đã từng nói “Học phải đi đôi với
hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội”.
Ngày nay, khi đất nước ta đang chuyển mình từ một nước có nền công nghiệp
lạc hậu sang một nền công nghiệp đang phát triển. Việt Nam đang thay da đổi
thịt từng ngày, từng giờ, nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng cao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đang hòa mình chung dòng chảy đó với xã
hội, nhà trường luôn thực hiện nghiêm túc nguyên lý giáo dục mà Bác Hồ đã căn
dặn trong các bậc học, ngành học của trường nhằm đáp ứng đủ nhu cầu nguồn
nhân lực có tư cách đạo đức, trình độ chuyên môn trong thời kì hội nhập kinh tế
quốc tế và công cuộc hiện đại hóa đất nước trong kỷ nguyên mới.
Với hơn 40 năm hình thành và phát triển dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ,
Trường đã cung cấp cho xã hội đội ngũ lao động có chất lượng cao, hoạt động
trên nhiều lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ, Hành chính văn phòng, . . .Năm 2008,
trường chính thức có tên là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ( tiền thân là
Trường trung cấp Văn thư lưu trữ TW 1), và năm 2011 Trường được nâng cấp
lên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường đã mở rộng chương trình
giảng dạy của mình cho phù hợp xu thế của xã hội, với sự đào tạo chuyên sâu
hơn như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Dịch vụ

pháp lý, Hành chính học . . .
Đặc biệt là ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là
một trong những địa chỉ tin cậy đào tạo ngành học này. Sự ra đời của ngành
Quản trị văn phòng đã thu hút rất nhiều đơn đăng ký dự thi và theo học. Đồng
thời nghề Quản trị văn phòng cũng là nghề mong ước, là sự lựa chọn của rất
nhiều bậc phụ huynh cho con em mình. Bản thân em cũng vậy, trong quá trình
nghiên cứu và học tập tại Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, em nhận thấy rằng công tác Quản trị văn phòng là một bộ phận rất
quan trọng trong tất cả các cơ quan, đơn vị. Nếu thực hiện tốt công việc hành
chính văn phòng thì có nghĩa là công việc khác trong cơ quan cũng được thực
hiện tốt. Hơn nữa, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
1


đất nước trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, nhất là trong công cuộc cải
cách hành chính và cải cách tư pháp hiện nay, đặc biệt công tác hành chính có
những bước phát triển phong phú và đa dạng. Công tác cải cách hành chính đã
được thực hiện triệt để và đạt nhiều thành tựu từ những năm gần đây đã khẳng
định đường lối lãnh đạo đúng đắn của Đảng, của Nhà nước. Một trong những
vấn đề được đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,
tổ chức. Mà ở đây đơn vị chịu trách nhiệm chính đó là văn phòng; Văn phòng là
một đơn vị, một phòng ban không thể thiếu trong mỗi cơ quan. Chịu trách nhiệm
tham mưu, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan; những cán bộ,
chuyên viên làm công việc văn phòng thường thực hiện các công việc như Văn
thư, lưu trữ, lo mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan, tổ chức hội
họp, hội nghị …Văn phòng là nơi điều phối các hoạt động của cơ quan để mọi
việc diễn ra trôi chảy và có sự thống nhất. Khi đất nước phát triển thì công tác
văn phòng lại càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Hoạt động
văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của cơ quan.
Với ưu thế là một ngành mới, ngành Quản trị văn phòng đào tạo với

phương châm của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Học thật, thi thật, để ra đời
làm thật” đã đào tạo sinh viên với những kiến thức nghề nghiệp, trang bị cho
sinh viên những kĩ năng cần thiết để đáp ứng những nhu cầu công việc. Không
chỉ đào tạo lý thuyết tại trường mà nhà trường còn dành một khoảng thời gian để
sinh viên thực tập bên ngoài. Thời gian này, sinh viên được tiếp cận với các cơ
quan, đơn vị để làm quen với môi trường thực tế, được thực hành các kỹ năng đã
học, được áp dụng lý thuyết học ở trường vào công việc thực tiễn. Từ đó sinh
viên hoàn thiện kỹ năng nghề và nghiệp của mình, tự tin hơn khi họ chính thức
hòa nhập vào môi trường làm việc. Vì thế, thời gian thực tập là khoảng thời gian
vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên.
Sau thời gian học tập tại trường, sinh viên được hệ thống lại toàn bộ lý
thuyết chuyên ngành và được thực tập một số khâu nghiệp vụ cơ bản của các
kiến thức lý thuyết đã được học. Được sự giới thiệu của Khoa Quản trị văn
phòng và sự tiếp nhận của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
2


Ninh; được sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản
văn phòng và cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng, sự
quan tâm, chỉ đạo của quý thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô
bộ môn trong Trường; em bắt đầu quá trình thực tập của mình từ ngày 25/5 đến
ngày 31/7/2015 tại Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh. Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em đã được cô Nguyễn Thị Lệ –
Giám đốc Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh, cùng các cô,
chú, anh chị trong văn phòng và các cô chú, anh chị trong cơ quan giúp đỡ và
chỉ dẫn tận tình. Đây chính là thời gian em được học hỏi, được làm việc như một
chuyên viên văn phòng, được áp dụng những kiến thức đã học tại Trường vào
công việc thực tế. Thời gian này đã cho em những bài học kinh nghiệm quý báu,
những kỹ năng cần thiết về ngành Quản trị văn phòng mà trong thời gian học tập
tại trường em chưa có, để em tự tin bước vào môi trường làm việc sau này.

Kết quả là sau 02 tháng thực tập tại Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc
làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh là những kỹ năng thực tế trong công việc và bài
báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Bài báo cáo của em gồm có: 3 phần.
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:
XÂY DỰNG “VĂN HÓA CÔNG SỞ” NỀN TẢNG CHO SỰ PHÁT
TRIỂN
Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ
Chương II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI TRUNG
TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM THANH NIÊN TỈNH BẮC NINH
Chương III: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG VĂN HÓA
CÔNG SỞ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM THANH NIÊN TỈNH
BẮC NINH.
Phần III: KẾT LUẬN TỔNG QUAN
Phần IV: PHỤ LỤC
Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, khoảng thời gian vừa thực hành
3


công việc vừa phải viết báo cáo. Do đó bài báo cáo của em không thể tránh khỏi
những sai sót nhất định. Đồng thời bản thân báo cáo là kết quả của một quá trình
tổng kết, thu thập kết quả từ việc khảo sát thực tế, những bài học đúc rút từ trong
quá trình thực tập và làm việc của em. Em rất mong có được những ý kiến đóng
góp của thầy, cô để bài báo cáo và bản thân em hoàn thiện hơn trong từng lĩnh
vực công tác văn phòng mà em đang theo học.
Qua bài báo cáo này, em cũng xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Lệ Giám đốc Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh, các cán bộ,
công chức và viên chức trong phòng và các anh chị trong Trung tâm. Em xin
cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng và các thầy cô trong khoa
Quản trị văn phòng đã giúp đỡ, tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập

và hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thành phố Bắc Ninh, ngày 31 tháng 7 năm 2015
SINH VIÊN

Hoàng Văn Hùng

4


PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
1. Vài nét về Bắc Ninh - Vùng đất “Ngàn năm văn hiến”
Miền đất Kinh Bắc xưa là vùng đất địa linh nhân kiệt, quê hương của
Kinh Dương Vương Lý Bát Đế, nơi hội tụ của kho tàng văn hoá dân gian. Có
nhiều công trình văn hoá nghệ thuật đặc sắc với những làn điệu dân ca quan họ
trữ tình đằm thắm, dòng nghệ thuật tạo hình, tranh dân gian Đông Hồ nổi tiếng
với bạn bè trong và ngoài nước. Bắc Ninh là một tỉnh thuộc miền Bắc nước
Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà Nội,
gần sân bay Quốc tế Nội Bài, nằm trong vùng kinh tế trọng điểm: Hà Nội, Hải
Phòng, Quảng Ninh. Bắc Ninh có các trục đường giao thông lớn quan trọng
chạy qua, nối liền tỉnh với các Trung tâm kinh tế, văn hoá và thương mại của
phía Bắc, Việt Nam:
- Đường Quốc lộ 1A
- Quốc lộ 1B mới
- Quốc lộ 3 mới
- Quốc lộ 18: Quốc lộ 18 sau khi cải tạo sẽ là đường giao thông rất thuận
tiện đi sân bay Quốc tế Nội Bài và đi cảng biển nước sâu Cái Lân, Quảng Ninh.

- Quốc lộ 38 Tuyến đường sắt xuyên Việt đi Trung Quốc,
Bắc Ninh có đường sông thuận lợi nối với các vùng lân cận, như cảng
biển Hải Phòng và các trung tâm kinh tế lớn ở miền Bắc. Bắc Ninh có tiềm năng
kinh tế và văn hoá phong phú, đậm đà bản sắc dân tộc.
Hiện nay là một trong những tỉnh có tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh
nhất miền bắc cũng như của cả nước. Năm 2010, Bắc Ninh tăng trưởng 17.86%
cao nhất từ trước đến nay và tính chung trong giai đoạn 2006-2010 Bắc Ninh
tăng trưởng 15.3%.Năm 2011 trong bối cảnh kinh tế trong nước rất khó khăn,
Bắc Ninh vẫn đạt tốc độ tăng trưởng lên đến 16.2%, một tốc độ tăng trưởng
kinh tế cao nhất cả nước. Công nghiệp Bắc Ninh duy trì tốc độ tăng trưởng cao
nhất cả nước trong những năm vừa qua. Đến năm 2010, giá trị sản xuất công
nghiệp trên địa bàn đạt trên 36.880,6 tỷ (so với giá cố định 1994), tăng 57,3%
5


so với năm 2009 và trở thành tỉnh có qui mô công nghiệp đứng thứ 9 cả nước.
Năm 2011 Bắc Ninh tiếp tục đạt tốc độ tăng trưởng trên 70%, cũng là tốc độ
tăng trưởng cao nhất cả nước, đạt giá trị 65 ngàn tỷ, vươn lên trở thành tỉnh có
qui mô công nghiệp đứng thứ 6 cả nước sau TP HCM, Hà Nội, Bình Dương,
Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu (tính cả dầu thô, khí đốt). Bắc Ninh năm 2011
có tổng thu ngân sách đạt mốc 7 nghìn 100 tỷ,là năm đầu tiên Bắc Ninh đã ổn
định ngân sách và là một trong 13 tỉnh đã có đóng góp ngân sách cho TW.
Năm 2011,GDP bình quân đạt 2125USD/1 người, là một trong những tỉnh dẫn
đầu miền Bắc. Năm 2011, Bắc Ninh cũng đạt kim ngạch xuất khẩu là 7.414 triệu
USD , và là một tỉnh xuất siêu, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ
tiêu dùng đạt 22.000 tỷ đồng.
- Năm 2012, Bắc Ninh là tỉnh có chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh đứng
thứ 2 ở Việt Nam
- Cơ cấu GDP CN&XD-DV-NN là 64.8%-24.2%-11% (2010).
Hiện tại Bắc Ninh đã và đang xây dựng 15 KCN tập trung qui mô lớn

và hàng chục khu-cụm CN vừa và nhỏ. Số vốn FDI của Bắc Ninh đứng thứ 7
cả nước và thứ 2 vùng kinh tế trọng điểm phía bắc, có tiếng với việc thu hút
các nhà đầu tư lớn như Canon, SamSung, Nokia, ABB... Không chỉ đi đầu
trong lĩnh vực kinh tế, mà văn hóa Bắc Ninh đang được bạn bè trong nước và
quốc tế quan tâm đến bởi nơi đây được coi là cái nôi của những làn điệu dân
ca quan họ đậm đà, là nét đặc trưng dịu dàng của nền văn hóa Bắc bộ. Chính
vì thế cho nên cùng với phát triển kinh tế thì việc phát triển một nền văn hóa
tiên tiến đậm đà bản sắc văn hóa dân tộc cũng đang được các tổ chức, cơ
quan, đơn vị đặc biệt quan tâm. Trong đó có Trung tâm dịch vụ việc làm
Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
2. Giới thiệu về Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm dịch vụ việc làm
Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh
Địa chỉ:

Đường Lý Thái Tổ - phường Ninh Xá - thành phố Bắc Ninh

Điện thoại: (0241) 3 854 777
6


Email:



Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh được thành lập
theo Quyết định số 429/QĐ-UBND ngày 08/10/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bắc Ninh. Kể từ cuối năm 2006, mô hình Sàn giao dịch việc làm đã được áp

dụng ở Bắc Ninh – một trong những địa phương có tốc độ công nghiệp hóa
nhanh. Vì thế, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh sớm khẳng
định được vị thế và vai trò của mình trong những ngày đầu thành lập. Với mô
hình mới, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh được Bộ Lao
động thương binh & Xã hội và Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh quan tâm. Trung
tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh được thành lập và trở thành địa
chỉ đáng tin cậy của các doanh nghiệp và người lao động địa phương trong lĩnh
vực lao động và việc làm.
Từ năm 2008 đến nay, Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên đã nỗ lực
đẩy mạnh tiếp xúc với các doanh nghiệp đang đầu tư trên địa bàn tỉnh, nhằm
tăng cường công tác tư vấn, giới thiệu việc làm cho thanh niên. Đã có trên 60
doanh nghiệp thông báo tuyển dụng lao động mới với tổng số đơn đặt hàng lên
đến trên 300 lao động/năm. Điển hình như Công ty TNHH Samsung Việt Nam,
Công ty TNHH Dreamtech, Công ty TNHH Nokia Việt Nam, Công ty GIC
LAND, ……
Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên đã tổ chức “Hành trình Tư vấn, định
hướng nghề nghiệp” cho hơn 50.000 Đoàn viên thanh niên khối THPT tại các
trường THPT trên địa bàn toàn tỉnh. Cung cấp các thông tin mới nhất về khuynh
hướng thị trường lao động trong và ngoài nước, định hướng cách chọn nghề
nghiệp trong tương lai. Trung tâm thường xuyên tổ chức tư vấn cho người lao
động tại Văn phòng tư vấn Trung tâm và tư vấn trên Website của Trung tâm.
Ngoài ra, Trung tâm phối hợp với tổ chức Đoàn các xã, phường, thị trấn triển
khai thông tin về nghề nghiệp việc làm và tuyển dụng lao động tới hàng trăm
các thôn, khu phố toàn tỉnh. Qua đó, thu hút đông đảo đoàn viên, thanh niên và
người lao động đến với Trung tâm.
Đến cuối năm 2013, Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên tỉnh Bắc
7


Ninh đã tổ chức tư vấn nghề nghiệp, việc làm cho trên 45.000 thanh niên và

người lao động.
Bên cạnh nhiệm vụ tư vấn nghề nghiệp Trung tâm cũng chú trọng đẩy
mạnh công tác giới thiệu việc làm cho người lao động.
Đón đầu những cơ hội trong bước phát triển mới của kinh tế tỉnh nhà,
Trung tâm đã chủ động liên hệ với những doanh nghiệp lớn mới đi vào hoạt
động như công ty TNHH Nokia Việt nam,... và ký kết được hơn 3.000 đơn đặt
hàng tuyển dụng lao động.
Đặc biệt, hoạt động tư vấn giới thiệu lao động đi làm việc tại nước ngoài đã
đạt được những dấu ấn quan trọng, khẳng định những bước trưởng thành quan
trọng vượt bậc của Trung tâm giới thiệu việc làm thanh niên tỉnh Bắc Ninh. Chỉ
trong năm 2013 Trung tâm đã triển khai hoạt động tuyên truyền xuất khẩu lao
động cho hơn 500 Đoàn viên thanh niên trong toàn tỉnh và các tỉnh lân cận,
trong đó có hơn 100 bạn trúng tuyển, đã và đang làm các thủ tục xuất cảnh.
Những thành công đó đã dần tạo nên uy tín và thương hiệu của Trung tâm dịch
vụ việc làm thanh niên tỉnh đối với người lao động.
Đặc biệt, Trung tâm ký hợp đồng với Sở Lao động Thương binh và Xã hội,
Chi cục Phát triển Nông thôn tỉnh Bắc Ninh mở 160 lớp nghề cho 5000 Đoàn
viên Thanh niên và người lao động.
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh những kiến
thức và những kỹ năng quản trị doanh nghiệp, đồng thời đưa ra các giải pháp
phát triển doanh nghiệp theo hướng bền vững; Trung tâm giới thiệu việc làm
thanh niên tỉnh tổ chức được 10 lớp bồi dưỡng “Quản trị nhân sự”, “Khởi sự
doanh nghiệp” cho đoàn viên, thanh niên trên địa bàn toàn tỉnh. Ngoài ra, Trung
tâm liên tục mở các lớp đào tạo tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn tại trung tâm.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh
niên tỉnh Bắc Ninh.
Tư vấn về việc làm, học nghề, chính sách có liên quan đến quan hệ lao
động theo quy định của pháp luật,
Giới thiệu việc làm cho người lao động, cung ứng và tuyển lao động theo
8

yêu cầu của người sử dụng lao động
Thu thập, phân tích và cung ứng thông tin về thị trường lao động bao
gồm: nhu cầu tuyển dụng lao động, nhu cầu việc làm tiêu chuẩn lao động, tiền
lương, tiền công trên địa bàn hoạt động của vùng và nhà nước.
Tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực tìm kiếm việc làm và đào tạo
kỹ năng, dạy nghề khác theo quy định của pháp luật.
Hỗ trợ người lao động trong trường hợp chuyển từ nghề này sang nghề
khác, di chuyển từ địa phương này sang địa phương khác, di chuyển ra nước
ngoài làm việc và các hỗ trợ khác theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các chương trình dự án về việc làm.
Thực hiện chính sách bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh
Bắc Ninh.
Căn cứ chức năng nhiệm vụ của Trung tâm, tổ chức bộ máy, biên chế như sau:
STT

Tổ chức bộ máy

Biên chế

Lao động
hợp đồng

Tổng số

1

Giám đốc

01

0

01

2

Phó giám đốc

02

0

02

3

Phòng hành chính - quản trị

08

02

08

4

Phòng hợp tác quốc tế
Phòng đào tạo (bao gồm cả

03

01

04

07

05

12

5

giáo viên)

6

Phòng tư vấn lao động

02

03

05

7

Phòng dịch vụ việc làm

05

03

08

Tổng cộng

26

14

40

Sơ đồ tổ chức bộ máy Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh
Bắc Ninh:
(Xem phụ lục số 01)
9


II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng.
1.1.1. Chức năng của Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh.
Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh có chức

năng tham mưu, tổng hợp, giúp Giám đốc trung tâm quản lý nhà nước về các
lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; cán bộ; công chức; viên chức nhà nước; công tác văn thư, lưu
trữ nhà nước; công tác chuyên môn của cơ quan; quản lý công tác tư vấn, giới
thiệu và giao dịch việc làm cho người lao động; giải quyết các hợp đồng lao
động do trung tâm giới thiệu, tư vấn; công tác thi đua khen thưởng.
Trong suốt quá trình hoạt động, Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm
Thanh niên tỉnh Bắc Ninh đã và đang tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm thực
hiện các khâu quản lý của mình, tham mưu trong công tác tổ chức cán bộ, bên
cạnh đó, Trung tâm cũng đã tham mưu cho lãnh đạo Sở Lao động thương binh
và xã hội thực hiện tốt công tác tư vấn, giới thiệu việc làm cho người lao động
trên địa bàn địa phương. Và thực hiện tham mưu cho lãnh đạo quản lý tốt các
vấn đề liên quan đến người lao động. . .
1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh.
1. Trình Giám đốc Trung tâm các văn bản hướng dẫn về công tác lao
động và việc làm trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình Giám đốc Trung tâm ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, hằng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý.
10


4. Về tổ chức, bộ máy:
a. Tham mưu giúp Giám đốc trung tâm quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các đơn vị chuyên môn theo hướng dẫn của UBND tỉnh;
b. Tham mưu giúp Giám đốc trung tâm quyết định thành lập, giải thể, sáp

nhập các tổ chức phối hợp liên ngành của Trung tâm với Doanh nghiệp theo quy
định của pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a. Tham mưu giúp Giám đốc trung tâm phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm;
b. Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp;
c. Giúp Giám đốc Trung tâm tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các đơn vị chuyên môn do mình
quản lý;
d. Giúp Giám đốc Trung tâm thẩm định khung biên chế tự chủ của các
đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ hoặc một phần kinh phí hoạt động
thường xuyên để thống nhất với Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh.
6. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a. Tham mưu giúp Giám đốc trung tâm trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chế độ lương và phụ cấp,
kỷ luật, hưu trí, thôi việc, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến
thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
b. Tham mưu giúp Giám đốc trung tâm trong việc tuyển dụng, quản lý
công chức, viên chức và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán
bộ không chuyên trách tại đơn vị do mình quản lý;
7. Về cải cách hành chính:
a. Giúp Giám đốc trung tâm triển khai, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị
chuyên môn thực hiện công tác cải cách hành chính;
b. Tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trong đơn vị;
11


c. Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở đơn vị minh báo cáo Sở Lao

động Thương binh và Xã hội và tỉnh.
8. Giúp Giám đốc trung tâm thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức doanh nghiệp trên địa bàn.
9. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị chấp hành chế độ, quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b. Xây dựng, trình phê duyệt danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ;
c. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị do mình quản lý.
10. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a. Tham mưu, đề xuất với Giám đốc tổ chức các phong trào thi đua; sơ
kết, tổng kết các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và Nhà nước trong đơn vị;
b. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trong đơn vị; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật;
c. Phối hợp với các cơ quan có liên quan tuyên truyền, phố biến, nhân
rộng các điển hình tiên tiến ở đơn vị và trong toàn địa bàn và trong doanh
nghiệp đối với lĩnh vực do mình quản lý.
11. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Giám đốc Trung tâm
và Giám đốc Sở Lao động thương binh và xã hội về tình hình, kết quả triển khai
công tác việc làm và doanh nghiệp trên địa bàn.
12. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác việc
làm trên địa bàn.
13. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo quy
12

định của pháp luật và theo phân cấp của UBND Tỉnh ban hành.
14. Quản lý tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND tỉnh.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Trung
tâm.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
• Cơ cấu tổ chức nhân sự Văn phòng:
ST

Họ và

T
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Trần Thanh
Nguyễn Thị
Nguyễn Văn
Hoàng
Nguyễn Duy
Nguyễn Thị

Tên
Hà

Mến
Chiến
Thụy
Khoa
Thúy

Chức vụ
Chánh văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Nhân viên
Nhân viên

Ghi chú
0976129141
0972404235
0945622145
0915868687

• Cơ cấu tổ chức bộ máy:
(Xem phụ lục số 02)
1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn
phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
Chức danh: Chánh Văn phòng
a. Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của
Văn phòng, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được
Giám đốc Trung tâm giao cho Văn phòng.
b. Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Giám

đốc Trung tâm phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng
và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
c. Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Giám đốc Trung tâm
thực hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính,
ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
13


Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Giám đốc Trung tâm
giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó Chánh văn phòng và cán bộ, chuyên viên, nhân viên
thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện
nhiệm vụ được giao.
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư
chuyển đến..
5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do Trung tâm tổ chức.
6. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết quả;
7. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh
niên tỉnh Bắc Ninh theo sự phân công trước khi trình Giám đốc Trung tâm ký
ban hành.
8. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của Giám đốc Trung tâm.
9. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề
có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
ban thuộc Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.

10. Giúp Giám đốc Trung tâm kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ
thực hiện các quy định pháp luật về lao động, giải quyết các vấn đề liên quan
đến việc làm và xuất khẩu lao động.
11. Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập
thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về
nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao
năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
14


của công chức, nhân viên Văn phòng.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.
d. Quyền hạn
1. Được Giám đốc Trung tâm ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng
từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của Giám; xác nhận chi phụ cấp
làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với các công việc mang tính đột xuất,
cấp bách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng
phẩm; kinh phí hoạt động;…cho Văn phòng, Phòng chuyên môn nghiệp vụ.
2. Được Giám đốc Trung tâm ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản
thuộc thẩm quyền của Giám đốc.
3. Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
4. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công
chức các phòng, ban thuộc Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh.
5. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công
chức, nhân viên Văn phòng.
e. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc Trung tâm.

2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Giám đốc phụ trách, Giám đốc Trung
tâm;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Trung tâm và cơ
quan, đơn vị khác./.
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm dịch vụ việc làm
Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, Trung
tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh ban hành và áp dụng một số văn
15


bản để quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơ quan như:
- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 về Công tác lưu trữ.
- Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11
năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
- Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ cơ quan.
Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh cũng áp dụng các
Quy định, Quy chế của Nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ.
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao
gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

Bộ phận Văn thư của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh do 01 cán bộ chuyên trách. Là một cán bộ có nhiều kinh nghiệm, tâm
huyết và có trách nhiệm với công việc. Hàng năm cán bộ Văn thư được cử đi
tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ và tiếp thu những kiến thức mới
như ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ, những quy
định mới và bổ sung về nghiệp vụ.
Ngoài ra, Văn phòng là đơn vị phòng ban giúp việc, chịu trách nhiệm
quản lý về công tác Văn thư của cơ quan, tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về
nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trữ tài liệu…
 Ưu điểm:
Những văn bản đi, đến của Trung tâm đều được tập trung, thống nhất
qua phòng Văn thư do 01 cán bộ văn thư phụ trách và theo dõi trong sổ đăng ký
văn bản đi, số quản lý văn bản đến của Trung tâm;
16


Nhân viên văn thư có nhiệm vụ quản lý công tác văn thư: Quản lý văn
bản đi và văn bản đến của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh;
Phòng Văn thư của Trung tâm được bố trí hợp lý, vì là phòng trung gian
chuyển giao văn bản nên phòng văn thư được đặt ngay tiền sảnh tầng 01, thuận
tiện cho việc chuyển giao văn bản.
Phòng Văn thư được trang bị một tủ đựng tài liệu có nhiều ngăn và được
phân bố các ngăn tủ phù hợp cho từng lĩnh vực quản lý nên rất thuận tiện cho
việc chuyển giao các loại văn bản.
Cán bộ Văn thư cơ quan là một nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có tâm
với nghề nên văn bản được chuyển giao đảm bảo tính chính xác, kịp thời
Những quy trình, nội dung của công tác văn thư đều được Giám đốc
Trung tâm giao trách nhiệm cho Cán bộ văn thư và Văn phòng Quy định chi tiết
theo các văn bản Quy chế, Quy định về quản lý văn bản đi, đến của cơ quan.

 Nhược điểm:
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tổn tại một vài những hạn chế nhất định:
- Tổ chức công tác văn thư của Trung tâm còn chưa đáp ứng được khối
lượng công việc đòi hỏi, chưa thể hiện được tính chuyên nghiệp cao
- Cán bộ văn thư cơ quan không được đào tạo một các chính quy, thường
là cán bộ kiêm nhiệm nhiều vị trí, và cũng hầu hết đào tạo từ chuyên ngành khác
sang làm công tác văn thư, vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong khâu nghiệp vụ
của mình.
- Việc cập nhật những văn bản hướng dẫn, văn bản quy phạm pháp luật
về nghiệp vụ công tác văn thư còn hạn chế, và chậm.
- Vì phòng Văn thư đặt ngay tiền sảnh lại luôn mở cửa nên số người ra
vào phòng rất nhiều gây bất tiện cho cán bộ Văn thư trong công tác đảm bảo
tính bí mật của các loại công văn, giấy tờ cần bí mật.
- Tủ Công văn của phòng Văn thư được chia thành nhiều ngăn nhưng đôi
khi cũng có sự nhầm lẫn trong công tác phân phát công văn, giấy tờ và các loại
báo, tạp chí…
17


- Vì phòng Văn thư còn là nơi làm việc của cán bộ lưu trữ và trực độ nên
cũng phần nào gây cản trở cho công việc của cán bộ Văn thư trong Trung tâm.
- Văn phòng Trung tâm đã tham mưu xây dựng Quy chế hướng dẫn công
tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho Trung tâm từ khi đi vào hoạt động cho đến nay,
vẫn chưa được cập nhật chỉnh sửa. Do đó rất khó cho cán bộ, công chức trong
việc thực hiện trách nhiệm được giao.
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
•

Ưu điểm:

Các văn bản được ban hành phải đảm bảo được đúng thẩm quyền. Để một
bộ máy cơ quan hoạt động một cách hài hòa, hiệu quả làm sao để ngăn ngừa
việc lạm quyền, lộng quyền, hoặc không phát huy hết vai trò, trách nhiệm của
bản thân lãnh đạo. Như vậy, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc
Ninh đã thực hiện nghiêm chỉnh về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
quản lý của Trung tâm.
- Các văn bản phần lớn đã đạt được độ chuẩn xác cả về hình thức và nội
dung. Do cán bộ đã được đào tạo bài bản về công tác soạn thảo, vì vậy kĩ thuật
trình bày văn bản được đảm bảo.
- Ban hành, ký duyệt văn bản đúng trình tự, đúng thầm quyền được giao;
- Thực hiện ủy quyền, giao quyền, kí giao văn bản đều được thực hiện
một cách minh bạch bằng văn bản.
• Hạn chế:
- Tuy rằng đã thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm được giao. Xong
do tính chất công việc, đôi khi thẩm quyền ký văn bản được bàn giao bằng giao
tiếp qua điện thoại, không bằng văn bản.
- Sự chồng chéo trong vấn đề giải quyết công việc vẫn còn tồn tại.

18


3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm
dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh.
• Ưu điểm:
Các văn bản được Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh
ban hành, không chỉ để trao đổi nội dung công việc nội bộ, mà còn là phương
tiện trao đổi thông tin quản lý với các cơ quan, đơn vị bên ngoài. Phần lớn văn
bản được ban hành ra đã đầy đủ thể thức theo như Quy định.

Cán bộ chuyên trách được đào tạo một cách bài bản, do đó việc ban hành
văn bản hành chính ở Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh
không gặp quá nhiều khó khăn, đồng thời về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản đã được kiểm duyệt rất kỹ trước khi lãnh đạo ký xác nhận ban hành. Do đó,
thể thức và kỹ thuật trình bày một văn bản của Trung tâm hoàn toàn theo đúng
yêu cầu mà trong Thông tư số 01/ 2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chinh.
• Hạn chế:
Do tính chất công việc, mà một số văn bản ban hành đòi hỏi phù hợp với
văn hóa tổ chức của một số doanh nghiệp, nên thể thức văn bản chưa được đảm
bảo đúng kỹ thuật trình bày.
Cán bộ chuyên trách không thường xuyên được tham gia các lớp đào tạo,
bồi dưỡng nghiệp vụ nên chưa nắm rõ được một số các nội dung đổi mới trong
việc soạn thảo văn bản. Thêm vào đó, do thói quen nóng vội, một vài văn bản do
cán bộ chuyên trách đảm nhiệm soạn thảo chưa đảm bảo về mặt kỹ thuật khiến
cho văn bản thiếu đi tính thẩm mỹ;
3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Trung
tâm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Bước 1: Đề xuất và soạn thảo văn bản
• Đề xuất và soạn thảo văn bản
- Đề xuất văn bản;
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản;
- Quyết định của Chánh văn phòng;
19


- Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.
• Ban soạn thảo, cá nhân nghiên cứu soạn dự thảo:
- Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin;
- Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn

bản để làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai? ) để có cơ
sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời
điểm ban hành.
- Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; soạn đề cương
chi tiết; tham khảo ý kiến của thủ trưởng,
- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
Xác định các bên liên quan đến văn bản, xây dựng dự thảo và lấy ý kiến
của các bên liên quan. Trình Chánh văn phòng lấy ý kiến phê duyệt.
Bước 3: Thẩm định dự thảo
Ban soạn thảo, cá nhân, xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự
thảo văn bản.
Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh sửa văn bản dự thảo và chuẩn bị hồ sơ
trình ký.
Bước 4: Xem xét, thông qua
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên
cấp trên để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ trưởng xem xét trước các
yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi thủ
trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trực tiếp
tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt trước của chánh hoặc
phó chánh văn phòng trước khi trình ký.
- Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật
định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức
phiên họp hoặc theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo thẩm
quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét
thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban
20


hành. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước.

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký. Trách
nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần
xem xét kỹ về nội dung và thể thức của văn bản.
- Đóng dấu văn bản.
- Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải
chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
Bước 5: Công bố
- Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tuỳ theo tính chất và
nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại
chúng theo luật định.
- Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời
theo quy định của pháp luật.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời
và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận
soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp
lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
4.1.1. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi.
Đối với tất cả các văn bản của Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên
tỉnh Bắc Ninh được gửi đi đều phải đăng ký như sau:
Tất cả các văn bản đi được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký
công văn đi .

21


Bước công việc

Biểu mẫu

Trách nhiệm thực hiện

Đơn vị, cá nhân được phân

Thông tư số

Đơn vị, cá nhân được

công soạn thảo.

01/2011/TT-BNV

phân công soạn thảo.
Trưởng bộ phận, lãnh đạo

Kiểm tra thể thức văn bản

văn phòng ký nháy.
Giám đốc Trung tâm,

Duyệt

Chánh văn phòng ( Ký
thừa lênh, thừa ủy quyền)

Vào sổ, Scan, Photo, Đóng
dấu, ban hành văn bản.

Phần mềm quản lý
hoặc sổ đăng ký

Văn thư

văn bản đi.

Theo dõi và lưu hồ sơ

Văn thư
( Xem phụ lục số 03)

4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến.

Trình tự thực hiện

Tài liệu biểu mẫu liên quan

Trách nhiệm

Tiếp nhận văn bản từ bưu

Cán bộ văn thư

điện, hoặc nhận trực tiếp.

cơ quan
Cán bộ văn thư

Phân loại văn bản đến

cơ quan
Cán bộ văn thư

Bóc bì văn bản đến

cơ quan

Vào sổ, đóng dấu văn bản

Phần mềm quản lý văn bản

đến vào sổ đăng ký văn

đến, hoặc sổ đăng ký công văn

bản đến.

đến

Trình Chánh Văn phòng

Cán bộ văn thư
cơ quan
Cán bộ văn thư
cơ quan
22