Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại TRƯỜNG THCS yên DƯỠNG

Bảng chữ cái viết tắt
THCS

_

Trung học cơ sở

CV

_

Công văn

KH

_

Kí hiệu

BNV-VPCP _

Bộ nội vụ -văn phòng chính phủ

GD-DT

_

Giáo dụ đào tạo

UBND

_

Uỷ ban nhân dân

NĐ-CP

_

Nghị định chính phủ


LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi cam đoan bài tiểu luận về công tác văn thư tại trường THCS Yên
Dưỡng là chúng tôi tìm hiểu và viết lại,chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về
lời cam đoan của mình.


LỜI CẢM ƠN
Trước hết chúng tôi xin cảm ơn giảng viên Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình
chỉ bảo,giúp đỡ,trang bị cho chúng tôi những kiến thức cơ bản về một bài nghiên
cứu khoa học để chúng tôi hoàn thành xong một bài tiểu luận.
Chúng tôi cảm ơn các thầy cô tại trường THCS Yên Dưỡng đã tạo điều kiện
cho chúng tôi tìm hiểu rõ về công tác văn thư tại trường.Giúp Chúng tôi thu thập
thông tin một cách chính xác nhất để đảm bảo bài tiểu luận của Chúng tôi hoàn
thành với một lượng kiến thức đầy đủ.
Đây là lần đầu tiên Chúng tôi làm bài tiểu luận vì vậy còn nhiều thiếu xót
kính mong được sự phê bình của cô để Chúng tôi có thể thực hiện tốt hơn ở những
bài sau. Chúng tôi xin trân thành cảm ơn cô.

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................................2
2.Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2
3.Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
4.Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2
CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ....................................3
1.1 Lý luận công tác văn thư........................................................................................3
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư.................................................................................3
1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư...................................................................4
2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng..................4
CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN
DƯỠNG.......................................................................................................................8
2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường...........................................................8
2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường...............................................................8
2.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp
thời cụ thể:....................................................................................................................9
2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng..........................11
2.3. Tình hình quản lí văn bản của trường THCS Yên dưỡng...................................14
2.3.1.Quản lí văn bản đi.............................................................................................14
2.3.2.Quản lí văn bản đến...........................................................................................17
2.4.Thực trạng quản lí và sử dụng con dấu ở trường THCS Yên Dưỡng..................20
2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở trường THCS Yên Dưỡng.................................20
2.6.Nhận xét,đánh giá.................................................................................................20
2.6.1.Ưu điểm.............................................................................................................20
2.6.2.Nhược điểm.......................................................................................................21
CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ..............................................22
KẾT LUẬN................................................................................................................23

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác.
Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng
trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước
để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển
kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó,
Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc
gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận
và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản
lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…..
1

Ở mỗi cơ quan công tác văn thư đều khác nhau,mỗi cơ quan đoàn thể đều có
một cơ cấu hoạt động cũng như tổ chức riêng,chính vì vậy cần nghiên cứu để tìm ra
điểm mạnh yếu cũng như đưa ra các giải pháp để cơ quan đoàn thể phát triển hơn.
Xuất phát từ ý tưởng về bản thân em đã chọn trường THCS Yên Dưỡng để
là bài nghiên cứu về công tác văn thư tại trường.
1.Lý do chọn đề tài
Văn thư là một trong những đề tài liên quan trực tiếp đến ngành học lưu trữ
học của tôi,và sau này khi ra trường tôi sẽ trực tiếp làm về công tác văn thư lưu trữ
nên tôi đã quyết định chọn đề tài về văn thư để nghiên cứu tạo điều kiện cho quá
trình làm việc sau này.
2.Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại trường THCS Yên Dưỡng.
3.Phạm vi nghiên cứu
-Quá trình hình thành trường THCS Yên Dưỡng
-Cơ cấu tổ chức trường THCS Yên Dưỡng
-Thực trạng công tác văn thư tại trường
4.Mục tiêu nghiên cứu
-Nắm được thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Yên Dưỡng.
5.Phương pháp nghiên cứu
Dựa vào phương pháp đọc,nghiên cứu tài liệu,liệt kê phân tích tìm hiểu
thực tế từ đó đưa ra phương pháp phân tích một cách tổng hợp.
Tìm hiểu tài liệu từ văn phòng văn thư của trường để thu thập thông tin từ
đó rút ra những thông tin cần thiết cho bài tiểu luận.

2


CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Lý luận công tác văn thư
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các
cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công
tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do
các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý,
điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các
triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt,
dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu
xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn
bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác
văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ
quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
3


hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức.
1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn phòng, công
tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn
phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như
một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
quản lý Nhà nước
2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng.
Trường nằm tại trung tâm xã yên dưỡng huyện cẩm khê tỉnh phú thọ.trường
được thành lập vào ngày 20 tháng 8 năm 2001. Được xây rựng trên một khu đất rộng
3585,5m2.
Những năm đầu do nằm ở vùng có nền king tế đặc biệt khó khan nên mô
hình trường học còn thiếu thốn về nhiều mặt,từ phòng học giáo viên cũng như trang
thiết bị hỗ trợ giảng dạy.cho tới năm 2003 có chương trình 135 của nhà nước về xã
trường học đã được đầu tư và nâng cấp toàn diện.khuân viên trường được mở
rộng,trang thiết bị được đầu tư và nâng cấp.đến năm 2004 nhà trường đã có 2 nhà 2
tầng phục vụ cho công tác học và giảng dạy.số lượng thầy cô giáo đủ dể giảng dạy
cũng như quản lí học sinh trong trường.
Mỗi năm nhà trường có khoảng 60 học sinh đăng kí vào trường.một năm
trong trường có 240 học sinh chia đều cho các khối,lượng học sinh chênh lệch giữa
các khối không đáng kể.mỗi năm có 97,8% học sinh đỗ tốt nghiệp.trong đó 12

4


%loại giỏi, 40% khá, 52% trung bình.Tính đến nay trường đã có 14 khóa học đã tốt
nghiệp.
Cũng từ năm 2003 khi nền giáo dục được đổi mới nhiều thầy cô giáo trong
trường đã được đi tập huấn cũng như học tập để trở thành giáo viên giỏi cấp tỉnh.
Trường THCS yên dưỡng là một trong những đơn vị luôn đi đầu trong các
cuộc vận động của bộ giáo dục huyện cẩm khê về nói không với tiêu cực trong thi

cử.đẩy mạnh đầu tư trang thiết bị giảng dạy.nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên
thong qua các cuộc thi giáo viên giỏi trong toàn huyện.đầu tư nâng cấp các phòng
học,dáp ứng nhu cầu của con em học sinh trong toàn xã.
•

Về chức năng,nhiệm vụ của trường THCS Yên Dưỡng

Với chức năng là một trường học tốp trong huyện nhà trường luôn chú trọng
công tác giảng dạy,thực hiện phương châm dạy tốt học tốt.
Nhiệm vụ trong trường:
•

Giảng dạy theo đúng chương trình của bộ giáo dục đề ra.

•

Thực hiện tốt công tác chuyên môn của từng giáo viên trong trường

•

Giảng dạy tận tâm,đúng với tư chất của một nhà giáo

•

Lien tục đào tạo,bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong trường để có được

trình độ cũng như năng lực làm việc ngày càng cao.
•

Từng tổ từng bộ môn cần phân rõ rang để có được hiệu quả tốt nhất

trong công tác giản dạy.
•

về cơ cấu tổ chức

Hiện trường có một hiệu trưởng thầy Nguyễn Ánh Dương làm công tác chỉ
đạo chung trong trường.
Một phó hiệu trưởng thầy Nguyễn Tiến Thịnh làm nhiệm vụ phụ trách
chuyên môn.

5


Có tổ khoa học tự nhiên gồm 10 giáo viên.Tổ khoa học xã hội gồm 10
giáo viên. Tổ văn phòng gồm 3 nhân viên trong đó:1 cán bộ văn thư.1 cán bộ kế toán
và một các bộ y tế kiêm tạp vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Yên Dưỡng
CHI BỘ ĐẢNG
BÍ THƯ: Nguyễn Ánh Dương
BAN GIÁM HIỆU
HIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Ánh Dương
P.HIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Tiến
Thịnh
TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ

TỔ CHUYÊN MÔN

CÔNG

TỔ XÃ HỘI

ĐOÀN

TỔ TỰ NHIÊN

ĐÔI

TỔ
PHÒNG

ĐOÀN

TN

TNTP

VĂN

CÁC TỔ CHỨC KHÁC
HỘI
CHỮ THẬP ĐỎ

HÔI KHUYẾN HỌC

6

HỘI PHỤ HUYNH

Tiểu kết:
Trường THCS Yên Dưỡng là một trường có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Có sự
phân bố công việc một cách khoa học.
Hiểu được khái niệm văn thư và ý nghĩa của công tác ăn thư đối với mỗi cơ
quan.

7


CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN
DƯỠNG

2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường.
Công tác văn thư của nhà trường THCS Yên Dưỡng là công tác
nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan.
Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ
sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, nhằm lựa
chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai
thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về
thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo,
ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường
Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư của nhà trường là rất đa dạng, tuy
nhiên tâp chung ở một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phần
việc sau:

o

Quản lý công văn đi

o

Quản lý công văn đến

o

Đánh máy các loại văn bản

o

Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên

8


2.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp
thời cụ thể:
+Về phát hành văn bản ( Công văn đi)
Khi văn bản chính thức ký ban hành, văn thư đăng ký vào sổ công văn đi,
ghi số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi.
+ Sổ công văn đi.
STT Ngày tháng gửi Nơi nhận Trích yếu nội dung Lưu hồ Ghi chú

1

2

………….

3
………

4
……………

sơ
5
………

2

………….

……….

……………

……….

1

6
……..
……..

- Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gửi đi
là việc đánh máy và in công văn. văn thư phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình

bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có nội
dung quan trọng cần giữ bí mật, văn thư đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định.
- Khi đóng dấu, văn thư đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi
có chữ ký của thủ trưởng.
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào
văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký
nhận vào sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường,
giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào
sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý
chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…

9


SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày, tháng Số và ký hiệu Cơ quan nhận Tên

người Ghi chú

CV đi

CV

nhận

3
………….

4

…………

5
……………

6
……….

…………..

………

1
1

2
………….

2

…………
…………..
………..
+Về tiếp nhận văn bản ( công văn đến)

Trong tiếp nhân công văn đến, cán bộ văn thư đã phân loại, vào sổ công văn
đến và trình ngay cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, thì sao in
gởi cho các tổ và cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào sổ công văn đến, sắp xếp theo
từng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho Hiệu
trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc được dễ dàng.

Mẫu sổ công văn đến:

Số

Ngày

đến đến

Nơi

gửi Số KH

Ngày

Trích

công văn công văn công văn yếu về…

Loại Người
nhận

Ký

Ghi

nhận chú

Trong quá trình xử lý công văn đến cán bộ đã thực hiện theo đúng quy
trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình công
văn, chuyển lãnh đạo phòng. Khi tiếp nhận công văn xử lý của lãnh đạo, chỉnh sửa,

nhập vào máy hoặc ghi sổ theo ý kiến xử lý của lãnh đạo và chuyển cho các bộ phận
thực hiện phải ký nhận. Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theo
đúng quy định tại Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ. Rất lưu ý thể thức văn bản theo đúng nội dung, biểu mẫu hướng
dẫn phòng GD&ĐT. mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra bên ngoài, đối
với công văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng. Việc sao văn bản phải đảm

10


2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng
Soạn thảo văn bản là một khâu rất qan trọng đối với công tác văn thư lien
quan đến nhiều vấn đề trong nhà trường đặc biệt là uy tín của trường.
- Thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến công tác.
- Việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bản
hạn chế tối đa những thiếu sót.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã
xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể
rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu
của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc
của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công
văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận
hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện
tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:
- Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường
giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường

thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán
bộ công chức.
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.
- Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi
trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.
Bảo số lượng và quy định của ngành. Khi xử lý công văn đi phải sử dụng con
dấu đúng quy định, tuyệt đối không đóng dấu vào văn bản được ký bởi người không
11


có thẩm quyền ký hoặc bản photo dấu đen (trừ bản sao lục, sao y bản chính) lấy chữ
ký lãnh đạo đóng dấu đỏ của đơn vị.
Công tác phát hành văn bản ( Công văn đi)
Trước khi ban hành, Văn thư giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn
bản, chính tả, ngữ pháp….
Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CẨM KHÊ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 12 /CK-HT
V/v cam kết đảm bảo chất lượng

Yên Dưỡng, ngày 18 tháng 9 năm 2015

giáo dục năm học 2015-2016

Kính gửi: Phòng GD&ĐT huyện Cẩm Khê
Thực hiện nhiệm vụ năm học 2015-2016, nhằm nâng cao chất lượng giáo
dục của đơn vị, trường THCS Yên Dưỡng xin cam kết đảm bảo chất lượng giáo dục
năm học 2015-2016, cụ thể như sau:
1. Đoàn kết nội bộ
Ban giám hiệu cam kết xây dựng tập thể nhà trường đoàn kết, nhất trí,
không để xảy ra tình trạng mất đoàn kết nội bộ trong năm học
2. Nâng cao chất lượng giáo dục
- Việc thực hiện chương trình giáo dục, các nhiệm vụ giáo dục
Nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chương trình biên chế năm học .Đẩy
mạnh việc đổi mới phương pháp dạy học.Khai thác có hiệu quả các thiết bị dạy
học. Tổ chức tốt các buổi sinh hoạt chuyên môn ở tổ .Tổ chức cho giáo viên đăng
ký các chỉ tiêu thi đua và ký cam kết chất lượng bộ môn giảng dạy với nhà
trường .Tổ chức các buổi sinh hoạt chuyên đề để có các biện pháp thiết thực
trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy. Cải tiến tích cực các buổi sinh hoạt
12


chuyên môn, Triển khai tốt việc xây dựng kế hoạch dạy học theo chủ đề ở các bộ
môn văn hóa .Triển khai tốt và có hiệu quả việc sinh hoạt chuyên môn trên mạng
thông tin trường học kết nối cho giáo viên và các em học sinh
- Biện pháp quản lý của nhà trường để nâng cao chất lượng
Nhà trường thực hiện theo kế hoạch năm học 2015-2016 của Sở
GD&ĐT và Phòng GD&ĐT. Tổ chức và cụ thể hóa các đợt thi đua theo từng
tháng , tuần và học kỳ .Chuyên môn nhà trường phân công bố trí cho giáo viên
giảng dạy hợp lý. Thực hiện tốt quy chế dân chủ trong cơ quan, không để xảy ra
các khiếu nại tố cáo.Làm tốt công tác thi đua khen thưởng trong giáo viên và các
em học sinh . Sau mỗi đợt thi đua có tuyên dương khen thưởng kịp thời cho các
tập thể và cá nhân có thành tích trong công tác giảng dạy và học tập. Nhà trường
mua sắm thêm các thiết bị dạy học , mua sách giảng dạy và sách tham khảo cho

giáo viên và các em học sinh
- Phối hợp giáo dục giữa nhà trường, gia đình, xã hội
Nhà trường luôn phối hợp với Đảng ủy và chính quyền địạ phương trong
việc xây dựng cơ sở vật chất cho nhà trường . Tổ chức họp phụ huynh đầu năm ,
kiện toàn ban đại diện phụ huynh của nhà trường trong năm học mới .Giáo viên
chủ nhiệm thường xuyên đi thăm hỏi các gia đình học sinh để nắm bắt hoàn cảnh
và tình hình học tập của các em . Thường xuyên nhận xét các em học sinh thông
qua sổ liên lạc đẻ gia đinh học sinh nắm được tình hình học tập của con em mình
- Các hoạt động hỗ trợ học tập, sinh hoạt của học sinh, đảm bảo chế độ
chính sách…
Nhà trường nghiêm túc thực hiện các hoạt động hỗ trợ học tập, sinh hoạt
của học sinh, đảm bảo chế độ chính sách hiện hành
- Các chỉ tiêu cần đạt:
+ Chất lượng 2 mặt GD
Hai mặt Giỏi

Khá

TB

Yếu
13

Kém

Từ TB Từ Khá


GD
Học lực

Hạnh

(Tốt)
11.8%
83.3%

42.9%
14%

40.1%
2.6%

5.2%
0

trở lên
94.8%
100%

0
0

trở lên
54.7%
97.4%

kiểm
+ Thi HSG, học sinh năng khiếu các cấp (dự kiến số HS đạt giải)
Tên

trường Học sinh giỏi lớp 9
Cấp huyện
Cấp tỉnh

Học sinh năng Học sinh năng

THCS
khiếu lớp 8
Yên Dưỡng 3
1
5
+ Kết quả thi vào THPT năm học 2016-2017
trường Điểm TB các môn
Toán
Ngữ văn
THCS
Yên Dưỡng
4.1
4.95

khiếu lớp 6, 7
6

Tên

Điểm TB cả 3
Tiếng Anh
3.7

môn

4.25

3. Thực hiện các quy định về thu, chi tài chính
Nhà trường cam kết thực hiện thu, chi các khoản theo đúng các văn bản
quy định của nhà nước và nghị quyết của Hội phụ huynh học sinh
Trường THCS Yên Dưỡng cam kết thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội
dung trên đây, góp phần cùng ngành Giáo dục và Đào tạo nâng cao chất lượng
giáo dục năm học 2015 - 2016./.
PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO PGD&ĐT

HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Ánh Dương

2.3. Tình hình quản lí văn bản của trường THCS Yên dưỡng
2.3.1.Quản lí văn bản đi
- Văn bản đi là do trường THCS Yên Dưỡng soạn thảo và ban hành,được
gửi đến các cơ quan,,đơn vị thuộc chuyên môn.văn bản đi có vai trò rất quan trọng
trong việc thông báo cũng như chỉ đạo,kiểm soát thực hiện các hoạt động trong
trường.
- Văn bản đi của trường tập chung vào:
14


- Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định.
- Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi, cụ thể:
Văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của
văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.

+ Lưu văn bản đi.
- Công đoạn chuyển giao văn bản đi của trường
Văn bản chuyển đi phải vào bì, dán kín, ghi rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi
trong ngày ban hành văn bản. Hầu hết các văn bản gởi cho cơ quan phòng GD&ĐT
và các cơ quan liên quan, văn thư trực tiếp đi gửi để đảm bảo công văn không bị
thất lạc. Các văn bản gửi ra ngoài hoặc gửi cho nội bộ trường, văn thư cũng trực
tiếp gửi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện.
-

Một mẫu văn bản đi của trường:

15


PHÒNG GD&ĐT CẨM KHÊ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG
Số 04/TT-HT

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Yên Dưỡng., ngày 29 tháng 10 năm 2015

TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị phê duyệt quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý
giai đoạn 2015 - 2020
Kính gửi: UBND huyện Cẩm Khê – tỉnh Phú Thọ
Căn cứ Kế hoạch số 1170/KH-UBND, ngày 21 tháng 11 năm 2012 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê về triển khai, thực hiện công tác Quy

hoạch cán bộ quản lý Ngành Giáo dục và Đào tạo giai đoạn 2012 - 2015 và
2016 - 2020;
Căn cứ vào kết quả tín nhiệm giới thiệu quy hoạch cán bộ. Trường
THCS Yên Dưỡng đề nghị UBND huyện Cẩm Khê xem xét, cho ý kiến quy hoạch
cán bộ lãnh đạo, quản lý giai đoạn 2015-2020 (quy hoạch lần đầu) đối với chức
danh sau:
Chức danh Phó Hiệu trưởng
1.Đồng chí Đỗ Thị Thực , năm sinh 1986,
Chức vụ hiện nay Giáo viên;
Trường THCS Yên Dưỡng đề nghị UBND huyện xem xét, cho ý kiến./.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG
16


- UBND huyện;
- Phòng GD&ĐT;
- Lưu VT.
Nguyễn Ánh Dương
- Sổ giao công văn đi hết năm được chốt và lưu hàng năm
2.3.2.Quản lí văn bản đến
-Văn thư trường THCS Yên Dưỡng là nơi tiếp nhận các văn bản,công
văn,giấy tờ gửi tới nhà trường từ Bưu điện.
+ Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định.
+Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đến, cụ thể:
Văn bản đến:
+Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

+ Cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, Email của Sở GD&ĐT Hà
Nội, Phòng GD&ĐT quận Long Biên để tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo giải quyết
công việc hàng ngày.
+Xây dựng hệ thống cây thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà
trường trên máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết.
-Một mẫu văn bản đến

17


UBND HUYỆN CẨM KHÊ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GD& ĐT

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 286/PGD&§T

Cẩm Khê, ngày 19 tháng 10 năm 2015

V/v tổ chức dạy thêm, học thêm
trong nhà trường cấp THCS
năm học 2015 - 2016
Kính gửi: Hiệu trưởng các trường trung học cơ sở.
Căn cứ Quyết định số 34/2013/QĐ-UBND, ngày 27 tháng 11 năm 2013
của Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ về việc Ban hành Quy định một số điều cụ thể về
dạy thêm, học thêm trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Để các trường tổ chức hoạt động dạy
thêm, học thêm đúng quy định. Phòng Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các trường tổ

chức dạy thêm, học thêm trong năm học 2015 - 2016 cần nghiêm túc thực hiện tốt
một số nội dung sau:
1. Hồ sơ dạy thêm, học thêm
+ Đơn xin học thêm: Học sinh phải trực tiếp viết đơn xin học thêm (nhà
trường không được dùng đơn mẫu đánh sẵn trên máy vi tính); cha mẹ học sinh có
con xin học thêm phải trực tiếp ký, ghi cam kết với nhà trường về dạy thêm, học
thêm vào đơn xin học thêm và chịu trách nhiệm thực hiện cam kết.
+ Đơn đăng ký dạy thêm của giáo viên, trong đơn có cam kết với nhà
trường về việc hoàn thành tốt tất cả các nhiệm vụ của giáo viên theo quy định chung
và các nhiệm vụ khác do nhà trường phân công, đồng thời thực hiện nghiêm túc các
quy định về dạy thêm, học thêm trong nhà trường.

18


+ Kế hoạch tổ chức dạy thêm, học thêm phải nêu rõ các nội dung: Đối
tượng học thêm, nội dung dạy thêm, địa điểm, cơ sở vật chất tổ chức dạy thêm; mức
thu và phương án chi tiền học thêm; phương án tổ chức dạy thêm, học thêm.
.
2. Hồ sơ xin cấp giấy phép dạy thêm học thêm
+ Tờ trình xin cấp giấy phép dạy thêm, học thêm.
+ Kế hoạch tổ chức dạy thêm học thêm.
+ Danh sách trích ngang người đăng ký dạy thêm học thêm.
3. Thời lượng dạy thêm, số lượng học sinh trong lớp (nhóm) học thêm
- Mỗi tuần dạy không quá 3 buổi.
- Mỗi buổi dạy không quá 3 tiết, mỗi tiết dạy không quá 45 phút
- Số lượng học sinh trong lớp (nhóm) không quá 45 học sinh.
4. Đối tượng học thêm: Không được tổ chức theo lớp chính khoá; học
sinh đăng ký học thêm phải được phân loại theo trình độ. Khi xếp học sinh vào các
lớp dạy thêm, học thêm phải căn cứ vào học lực của học sinh. (có hồ sơ minh

Ngoài những quy định trên các trường thực hiện theo các văn bản hiện
hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú thọ.
Phòng Giáo dục và Đào tạo yêu cầu Hiệu trưởng các trường THCS tổ
chức dạy thêm học thêm triển khai thực hiện nghiêm túc./.
Nơi nhận:

Trưởng phòng

- Như trên;
- Lưu: HC.

(Đã ký)

Ngô Hữu Trí
19


2.4.Thực trạng quản lí và sử dụng con dấu ở trường THCS Yên Dưỡng
Nhà trường dành 01 phòng có tổng diện tích khoảng 40m 2 cho công tác
văn thư, lưu trữ. Cán bộ làm văn thư quản lý toàn bộ các con dấu của nhà trường
như dấu Chính quyền, Công đoàn, Thư viện.
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
-Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng con giấu
trước hiệu trưởng nhà trường.
-Cán bộ văn thư được giao giữ và sử dụng con giấu và chịu trách nhiệm
trước trưởng phòng hành chính.
-Các văn bản cần xin giấu đều lấy tại phòng văn thư.
-Tuy vậy trong trường hiệu trưởng thường là người giũ và sử dụng con giấu.
2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở trường THCS Yên Dưỡng

- Lập kế hoạch tuần căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường.
- Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển
đi - đến.
- Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp.
- Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, chính xác.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời.
- Lập báo cáo thống kê,chất lượng học sinh… chính xác, kịp thời.
2.6.Nhận xét,đánh giá
2.6.1.Ưu điểm
- Công tác văn thư tại trường THCS Yên Dưỡng đã có sự tổ chức một cách
khoa học.

20


-Có sự phân công công việc rõ ràng,tránh sự nhầm lẫn trong quá trình làm
việc.
-Có sự phân công rõ ràng công việc của từng bộ phận
-Có sự điều hành của người có chuyên môn cao
2.6.2.Nhược điểm
-Quản lý con giấu còn lỏng lẻo
-Văn bản đi đến chưa được rà soát kĩ lưỡng
-Văn bản đi thường không có phiếu dẫn đến tình trạng thất lạc
-Văn bản thường chưa kí duyệt đã ban hành

21