Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện hữu lũng lạng sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.96 MB, 65 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B
KHÓA HỌC (2013 - 2015)
Đơn vị thực tập:
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HỮU LŨNG - TỈNH LẠNG SƠN
Địa chỉ: Thị Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đào Thị Phương Lan
Giảng viên hướng dẫn: Ths.Nguyễn Xuân Trung
Hà Nội, năm 2015
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
1. Họ và tên : Vũ Thị Hiền
2. Ngày tháng năm sinh: 13/12/1971
3. Quê quán: Quế Tân - Quế Võ - Bắc Ninh
4. Nơi cư trú: Thị Trấn Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn
5. Số CMND: 082206531
6. SĐT: 0977469788
THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên : 1308QTVB003
2. Lớp: ĐHLTQTVPK13B
3. Khoá học: 2013 - 2015
4. Khoa: Quản Trị Văn Phòng
Hà nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015
Người báo cáo
Sinh viên
Vũ Thị Hiền
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
Tên cơ quan đơn vị thực tập: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Hữu Lũng Tỉnh Lạng Sơn
Chủ Tịch UBND Huyện Hữu Lũng: Long Văn Sơn
Người hướng dẫn thực tập: Phó văn phòng - Đào Thị Phương Lan
Điện thoại: 025.3825.047
Fax: 0253825362
Địa chỉ : Thị Trấn Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn
Website: www.langson.gov.vn/huulung/
MỤC LỤC
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN A................................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN B. NỘI DUNG..........................................................................................3
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............3
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu
Lũng - Lạng Sơn.............................................................................................3
Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng:..........................................................3
1.1.1.Vị trí địa lý:............................................................................................3
1.Hành chính:..................................................................................................3
2.Văn hóa:.......................................................................................................4
Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND......................4
1Chức năng.....................................................................................................5
2Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng......................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức:.....................................................................................6
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Hữu Lũng................................................................7
Tổ chức và hoạt động của văn phòng.............................................................7
2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng..................7
3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí
công việc trong Văn phòng.............................................................................9
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng.............11
3.1. Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về công
tác Văn thư, lưu trữ:......................................................................................11
3.2. Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế
hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng)....................12
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng 15
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
UBND huyện Hữu Lũng...............................................................................15
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện
Hữu Lũng......................................................................................................15
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện
Hữu Lũng. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá................15
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản..............................16
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến.................16
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị..........................17
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng:...................17
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
UBND huyện Hữu Lũng...............................................................................18
4.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng UBND huyện Hữu Lũng....................................................................18
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu..............18
4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của
UBND huyện Hữu Lũng:..............................................................................19
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ.........................19
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.........20
1. Công tác văn thư:......................................................................................20
2.Công tác lưu trữ.........................................................................................20
CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
.............................................................................................................................23
1.Công tác văn thư........................................................................................23
2.Công tác soạn thảo văn bản........................................................................23
3.Quản lí và giải quyết văn bản đi................................................................23
4. Tổ chức và giải quyết văn bản đến:..........................................................25
5.Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................27
6.Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................27
7.Công tác lưu trữ.........................................................................................27
8.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:........................................27
9.Xác định giá trị tài liệu...............................................................................28
10.Phân loại tài liệu.......................................................................................28
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................29
12.Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................29
13.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:..............................................30
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.........32
TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP......................32
1.Thực trạng công tác văn thư:.....................................................................32
2. Soạn thảo và ban hành văn bản:................................................................32
3.Quản lý văn bản đi.....................................................................................33
4.Quản lý văn bản đến...................................................................................35
1.4 Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................37
1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan........................37
5.Công tác lưu trữ.........................................................................................39
6.Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng.............................................39
7.Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ............................................................39
8.Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ........................................40
9.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ................................................................40
10.Xác định giá trị tài liệu.............................................................................40
11.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................43
12.Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................44
13.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................45
CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC. .47
1.Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ.........................................................47
2.Công tác Văn thư.......................................................................................47
1.2 Công tác lưu trữ.....................................................................................47
3.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.. .48
2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức:...............................................................48
2.2. Về quy trình nghiệp vụ...........................................................................49
2.3. Về trang thiết bị:....................................................................................50
PHẦN C. KẾT LUẬN.......................................................................................51
1. Ưu điểm.....................................................................................................51
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nhược điểm...............................................................................................51
3. Đề xuất......................................................................................................51
4. Kiến nghị...................................................................................................52
PHẦN D: PHỤ LỤC..........................................................................................53
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN A.
PHẦN MỞ ĐẦU
Để thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước phải gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Để
thực hiện được yêu cầu trên, nhà nước ta đang từng bước hướng tới xây dựng
một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp có hiệu quả
theo nguyên tắc của nhà nước, thực hiện những cải cách hành chính để nâng cao
hiệu quả của công tác quản lý nhà nước. Bên cạnh thực hiện các cải cách về
hành chính đó là xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất năng lực đáp
ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước.
Mỗi cơ quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu khác nhau. Vì vậy vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng trong từng cơ
quan, đơn vị cũng khác nhau. Trong hoạt động của cơ quan, Văn phòng UBND
huyện Hữu Lũng luôn giữ vai trò chủ đạo, là một mắt xích quan trọng trong hoạt
động, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành. Do vậy, em cần phải hiểu rõ về Văn phòng
là một tổ chức được lập ra ở các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị vũ trang nhân dân, công ty tư nhân và nhà nước. Văn phòng có vị trí rất
quan trọng trong việc điều hành tổng hợp của cơ quan, và là nơi thu thập và xử
lý thông tin, thực hiện đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất, nhằm hỗ trợ
phục vụ cho sự điều của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan. Văn phòng còn là
đầu mối liên lạc giữa nội bộ cơ quan, tổ chức với các đơn vị, cá nhân bên ngoài.
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng
cũng như vấn đề xử lý thông tin.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở Giáo dục đại học công lập trực
thuộc Bộ Nội Vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Một trong các ngành nổi bật trường đào tạo là ngành
Quản trị Văn phòng. Ngoài việc dạy học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh
viên đi thực tập trước kỳ thi tốt nghiệp tại các tổ chức doanh nghiệp, cơ quan
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhà nước.
Là sinh viên năm cuối Đại học liên thông chuyên ngành Quản trị văn
phòng khoá 2013-2015, “Thực tập tốt nghiệp” với em có vai trò rất lớn góp phần
hoàn thiện khoá học, là bước tập dượt và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho
một nhà quản trị trong tương lai.
Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ, sự hướng dẫn tận tâm,
tận lực của thầy giáo, cô giáo trong khoa cùng sự đồng ý của lãnh đạo UBND
huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn, em đã hoàn thành thời gian thực tập hơn một
tháng của mình (từ ngày 05/10 - 13/11/2015) tại bộ phận văn thư UBND huyện
Hữu Lũng.Trong thời gian này, em đã chấp hành tốt nội quy tại UBND huyện
Hữu Lũng, nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ văn phòng bên cạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của
người Thư ký, nhân viên văn phòng, cán bộ Lưu trữ trên cơ sở áp dụng những lý
thuyết đã được học trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn
phòng nơi đây.
Do kinh nghiệm còn nhiều hạn chế và thời gian thực tập có hạn, nên bản
báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy em tha thiết kính
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo trường Đại học Nội
Vụ và các cán bộ văn phòng UBND, để bài báo cáo của em được hoàn thiện và
đầy đủ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hữu lũng, ngày 13 tháng 10 năm 2015
Sinh viên
Vũ Thị Hiền
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN B. NỘI DUNG
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn
Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng:
Căn cứ quyết định số 56-CP ngày 24-4-1963 của Hội đồng Chính phủ ủy
nhiệm cho Bộ Nội vụ phê chuẩn sự phân vạch địa giới có liên quan đến các đơn
vị hành chính để thành lập UBND huyện Hữu Lũng.
1.1.1.Vị trí địa lý:
- Hữu Lũng là huyện nằm ở phía Tây - Nam của tỉnh Lạng Sơn, có toạ độ
địa lý từ 21023’ đến 21045’ vĩ độ Bắc, từ 106010’ đến 106032’ kinh độ Đông với
diện tích tự nhiên là 806,74 km2.
*Ranh giới của huyện:
- Phía Bắc giáp huyện Văn Quan và huyện Bắc Sơn.
- Phía Tây giáp tỉnh Thái Nguyên.
- Phía Tây Nam và Nam giáp tỉnh Bắc Giang.
- Phía Đông giáp huyện Chi Lăng và huyện Lục Ngạn, Lạng Giang tỉnh
Bắc Giang.
1. Hành chính:
- Huyện Hữu Lũng tổng có 26 đơn vị hành chính gồm 1 thị trấn Hữu
Lũng và 25 xã (Đồng Tân, Cai Kinh, Hòa Lạc, Yên Vượng, Yên Thịnh, Yên
Sơn, Hữu Liên, Sơn Hà, Hồ Sơn, Tân Thành, Hòa Sơn, Minh Hòa, Hòa Thắng,
Minh Sơn, Nhật Tiến, Minh Tiến, Đô Lương, Vân Nham, Thanh Sơn, Đồng
Tiến, Tân Lập, Thiện Kỵ, Yên Bình, Hòa Bình, Quyết Thắng). Trung tâm huyện
lỵ đặt tại thị trấn Hữu Lũng, cách thành phố Lạng Sơn 70 km về phía Nam.
Hữu Lũng là một huyện ở vị trí chuyển tiếp giữa vùng Trung du và miền núi
phía Bắc, có đường quốc lộ 1A và đường sắt liên vận Quốc tế chạy qua theo
hướng Tây Nam - Đông Bắc, rất thuận tiện cho việc giao lưu hàng hoá thương
mại, dịch vụ với các tỉnh trong nước, các tỉnh phía Nam Trung Quốc cũng như
các nước ở phía Bắc Châu Á, tạo điều kiện thuận lợi cho Hữu Lũng trong việc
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giao lưu hàng hóa, tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến vào sản
xuất và đời sống, là điều kiện thuận lợi thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
2. Văn hóa:
Huyện Hữu Lũng là huyện miền núi thấp có khí hậu ôn hòa đặc sắc của
vùng núi, lại rất thuận lợi về giao thông, có nhiều cảnh quan thiên nhiên đẹp,
văn hóa đa dạng phong phú, lại cách Hà Nội không xa, khoảng 80 km là tiềm
năng, điều kiện tự nhiên quý giá để huyện phát triển mạnh lĩnh vực dịch vụ và
du lịch:
- Trên địa bàn huyện có nhiều dân tộc sinh sống như dân tộc Tày, Nùng,
Kinh, Hoa, Dao, Sán Chỉ với bản sắc văn hoá riêng, có các làn điệu hát Then,
hát Lượn, hát Lượn cổ Tày, Nùng; múa Chầu, múa Sư Tử... và kiến trúc xây
dựng nhà sàn mang đậm sắc thái của vùng xứ Lạng.
- Huyện Hữu Lũng có khá nhiều di tích đình, đền, chùa như Đền Bắc lệ
(xã Tân Thành); Đền Quan Giám Sát, Đến Chầu Lục (xã Hòa Lạc); Chùa Cã (xã
Minh Sơn); Đền Suối Ngang (xã Hòa Thắng); Đền Phố Vị (xã Hồ Sơn); Đền
Chúa Cà Phê, Đền Voi Xô (xã Hòa Thắng); Đền Ba Nàng (xã Cai Kinh); lễ hội
Chò Ngô (xã Yên Thịnh) ... là những điểm thu hút khách du lịch tâm linh của cả
vùng và tỉnh. Ngoài ra các xã, thôn làng đều có những lễ hội riêng với nhiều
hoạt động văn hóa cổ truyền độc đáo.
- Huyện Hữu Lũng có phong cảnh đẹp của vùng trung du miền núi phía
Bắc, có nhiều địa danh, thắng cảnh trên địa bàn như Mỏ Heo xã Đồng Tân (có
suối với phong cảnh đẹp); các xã Yên Thịnh, xã Hữu Liên môi trường và phong
cảnh đẹp, có nhà sàn, suối nước, rừng cây; xã Tân Lập có hang Dơi, hang Thờ,
hang Đèo Thạp; xã Thiện Kỳ có hang Rồng... đều là những điểm có thể phát
triển các loại hình du lịch như du lịch sinh thái, du lịch làng nghề, du lịch leo
núi, du lịch nghỉ ngơi an dưỡng, mua sắm kết hợp tổ chức hội nghị, hội thảo....
Khi được đầu tư xây dựng và tuyên truyền quảng bá tốt, Hữu Lũng sẽ thu hút
được nhiều du khách, phát triển mạnh lĩnh vực dịch vụ và du lịch.
Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện với
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ
chức HĐND và UBND năm 2003.
1 Chức năng
- UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tê- xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND huyện Hữu Lũng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thông nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lữu trữ của các cơ quan, tổ chức cá
nhân ở trong nước và nước ngoài thuộc thẩm quyền được giao.
- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng phê chuẩn
Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội lập dự toán chi tiêu trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng xét duyệt các vấn đề
về Nông- Lâm - Ngư, sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN- TTCN trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng cấp giấy
phép xây dựng, kiểm tra các chương trình giao thông vận tải.
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà Nước về hoat động thương mại, dịch vụ, du lịch.
- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin- thể thao:
Xây dựng tỏ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục,
thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trong lĩnh vực khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Ứng dụng
tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa
phương.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Giữ gìn an
ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh.
-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo
việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
1.2.3. Cơ cấu tổ chức:
UBND huyện Hữu Lũng bảo gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch, các
Ủy viên Ủy ban và các phòng chuyên môn.
1. Ông Long Văn Sơn - Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện:
Là người lãnh đạo điều hành mọi công việc của UBND huyện, chịu trách
nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình theo quy định của Luật tổ
chức HĐND và UBND. Là chủ tài khoản thứ nhất ngân sách huyện.
2. Ông Nguyễn Văn Hùng - Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện:
- Phụ trách Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lơi, Tài nguyên môi trường,
Thuế, Tài chính, triển khai thực hiện các chế độ chính sách về đất đai, Du lịch,
Thương mại, Công nghiệp, tiểu thủ CN, Khoa học công nghệ, Doanh nghiệp,
Giao thông, Xây dựng, trưởng ban QLDAĐT, Xây dựng huyện.
- Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt bằng các dự án xây dựng dân
dụng và công nghiệp, giao thông ở huyện và các xã, thị trấn và một số nhiệm vụ
khác do chủ tịch phân công. Là chủ tài khoản thứ hai ngân sách huyện.
3. Ông Trần Văn Phong - Phó Chủ tịch UBND huyện:
- Phụ trách khối Văn hóa - Xã Hội bao gồm các ngành: Văn hóa -Thể
thao. Thông tin và truyền thông, Giáo dục - Đào tạo, y tế, Dân tộc và miền núi,
Thi đua khen thưởng, Lao động thương binh - Xã hội và các lĩnh vực xã hội
khác.
- Giải quyết môi quan hệ công tác giữa UBND huyện với các ban của
huyện ủy, Ủy ban MTTQ và đoàn thể điều hành bộ máy Văn phòng UBND
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
huyện để duy trì thường xuyên công tác của UBND huyện.
4. Các thành viên UBND được chủ tịch phân công công việc.
5. Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng chuyên môn của huyện gồm 12 phòng ban:
- Văn phòng HĐND- UBND huyện
- Phòng Nội Vụ
- Phòng Lao động Thương bình xã hội
- Phòng tài chính- Kế hoạch
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng văn hóa- thông tin, thể thao
- Phòng y tế
- Phòng tài nguyên môi trường
- Phòng Tư pháp
- Phòng Công thương
- Phòng thanh tra
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Có thể mô hình hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Hữu Lũng như
sau:
(Xem phụ lục số 01 )
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng.
Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Nội dung công tác văn phòng gôm: Hoạt động Hành chính văn phòng,
hoạt động Văn thư, hoạt động lưu trữ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng theo
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quy chế làm việc của Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng ban hành kèm theo
Quyết định số 01/QĐ-VP ngày 08 tháng 01 năm 2013 của Chánh Văn phòng
UBND huyện Hữu Lũng.
* Chức năng:
- Văn phòng là bộ máy giúp việc UBND huyện, chịu sự lãnh đạo trực tiếp
và toàn diện của Chủ tịch UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ trong các hoạt
động của UBND.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng UBND Huyện Hữu Lũng
1. Tổ chức theo dõi và tổng hợp tình hình thực hiện các chủ trương đường
lối của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, tình hình thực hiện nhiệm vụ của các cơ
quan Nhà nước và cấp xã đầy đủ kịp thời, chính xác.
Đề xuất với UBND huyện các biện pháp để đôn đốc các đơn vị trong việc
thực hiện các văn bản Quản lí Nhà nước của UBND huyện và cấp trên. Dự thảo
báo cáo định kỳ, đột xuất các văn bản quản lí của UBND huyện .
2. Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện quản lí việc thực hiện quy
chế làm việc xây dựng chương trình công tác của UBND. Phối hợp với các
phòng, các ngành chuyên môn liên quan trong việc theo dõi và ra các văn bản
đôn đốc thực hiện các chương trình đã đề ra.
3. Đảm bảo các điều kiện phục vụ các hội nghị của UBND và hoạt động
hàng ngày của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện.
4. Đảm bảo các nguyên tắc về lưu trữ, in ấn, phát hành các văn bản của
UBND huyện kịp thời, giữ bí mật và chịu trách nhiệm về thể thức đối với các
văn bản của UBND huyện. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ đối với các ngành thuộc huyện và UBND cấp xã.
5. Làm đầu mối phối hợp giữa các ngành, các tổ chức chính trị - xã hội và
UBND cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác phục vụ cho sự chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện. Giúp việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND trong các
buổi tiếp dân định kỳ. Tiếp nhận, hươngs dẫn thực hiện các đơn thư khiếu nại, tố
cáo của công dân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện.
6. Bảo đảm các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của UBND và
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các phòng, ban thuộc quỹ lương UBND theo chế độ quy định.
7. Quản lý nội vụ, tài sản cơ quan và thực hiện tốt các nhiệm vụ khác do
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện giao.
8. Đề ra chương trình và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương
trình công tác của các bộ phận giúp việc. Hàng ngày nắm nội dung và đề xuất
biện pháp xử lý với Chủ tịch, Phó Chủ tịch các văn bản đến. Triển khai và theo
dõi kết quả thực hiện các văn bản gửi đi báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:
- Chánh Văn phòng (phụ trách chung).
- Phó Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp.
- Phó Văn phòng phụ trách công tác nội vụ.
- Phòng văn thư
- Phòng Lưu trữ
- Phòng Tài vụ.
- Phòng Quản trị.
- Phòng nghiên cứu tổng hợp
- Bảo vệ, đội xe.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng chịu sự quản lý của Thủ
trưởng làm việc theo chế độ thủ cơ quan và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ
của mình theo đúng quy định, quy chế làm việc của huyện.
Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: Tổng hợp,
theo dõi đôn đốc, phối hợp các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, quy chế của cơ quan;
báo cáo kịp thời, thường xuyên cho ban Chủ tịch.
Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng:
(Xem phụ lục số 02 )
3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị
trí công việc trong Văn phòng.
* Lãnh đạo Văn Phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Hữu Lũng
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Là người phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
huyện về toàn bộ các mặt công tác của Văn phòng, có trách nhiệm tổ chức thực
hiện chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, là chủ tài khoản của Văn phòng
UBND huyện. Thực hiện và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu, thanh quyết toán
và các yêu cầu khác về nghiệp vụ kế toàn trong Văn Phòng. Dự và theo dõi kết
quả các buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các cơ quan liên quan, các
cuộc họp UBND, các buổi giao ban của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND.
+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghị
UBND.
+ Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ Văn phòng đối với các ngành thuộc
UBND huyện và Văn phòng UBND xã, Thị Trấn.
+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giao
dịch hành chính thông thường, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND đến các đối tượng thực hiện.
* Phó Chánh Văn phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Hữu Lũng
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chung
các mặt công tác của Văn phòng. Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp Chánh
Văn phòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo
sự phân công của Chánh văn phòng.
+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:
. Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tai
liệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật. Quản lý vật
tư phương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư.
. Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xét
bản thảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy.
. Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủy
nhiệm. Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việc
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
10
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chung của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khi
Chánh Văn phòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm.
. Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,
các hội nghị hành chính của huyện.
+ Phó văn phòng phụ trách công tác nội vụ:
. Trực tiếp phụ trách bộ phận cấp dưỡng, công vụ, lái xe, bảo vệ. Tổ chức
đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND, và hoạt động của
cơ quan, phục vụ các cuộc họp do UBND huyện triệu tập theo đúng chế độ.
. Tổ chức quản lý tài sản của cơ quan, sửa chữa nhà cửa, phương tiện làm
việc trong cơ quan, ký các văn bản về quản lý nội vụ.
. Duy trì thực hiện định mức chi phí sinh hoạt đúng quy định. Tổ chức và
điều hành công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng hỏa, vệ sinh công cộng và xây
dựng cảnh trí trong cơ quan.
*Nhân viên Văn Phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Nhân viên văn phòng UBND huyện Hữu Lũng
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quy
phạm pháp luật của UBND, Nghị quyết của Huyện ủy.
+ Dự thảo các báo cáo, các văn bản theo sự phân công của Chánh, Phó
Văn phòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản;
hướng dẫn đôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian.
Chịu trách nhiệm về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạn
thảo hoặc tham gia soạn thảo.
+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theo
chuyên đề do UBND tiệu tập. Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,
dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị.
+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng.
3.1. Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về
công tác Văn thư, lưu trữ:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11năm 2011 về Luật lưu trữ.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
11
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hương
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ
về việc sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư;
Nghị định số 58/NĐ/2001-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về
việc quản lý và sử dụng con dấu;
Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
3.2. Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Kế hoạch
năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng)
- Theo quy chế làm việc của UBND huyện ban hành, chương trình - kế
hoạch công tác, lịch công tác tuần của huyện được xây dựng trên cơ sở chương
trình công tác của UBND huyện, Nghị quyết của HĐND huyện. Được đưa ra
bàn bạc, quyết định theo tập thể. Trình tự xây dựng chương trình công tác được
quy định tại Quy chế làm việc của UBND huyện Hữu Lũng.
- Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác. Kế hoạch năm, kế
hoạch tháng, lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng, nhằm đảm bảo
hoạt động của UBND và các phòng, đơn vị, cơ sở có hiệu quả. Chương trình
công tác thường kỳ đó là các định hướng và các biện pháp nhằm thực hiện mục
đích đặt ra, đó là định hướng công tác, xác định rõ trọng tâm, mục tiêu, những
nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện. Chương trình công tác
đảm bảo cho lãnh đạo điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo
và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo
cơ quan.
- Trong quá trình xây dựng chương trình công tác của UBND huyện Hữu
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lũng được dựa trên: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ; Chương trình công tác
chung, ý kiến chỉ đạo ; Đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh
vực công tác trong đó chú ý tới các công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển
sang; Điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan đảm bảo thực hiện khối lượng công
việc sẽ đề ra.
- Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực công tác được được phân
công chánh văn phòng, Phó văn phòng trực tiếp hoặc giao chuyên viên, cán bộ
tổng hợp xin ý kiến của chánh văn phòng, Phó văn phòng, cũng như đề xuất của
các phòng, cơ sở, xã, thị trấn, báo cáo tham mưu, xây dựng kế hoạch công tác
hàng tuần, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, hàng năm của
UBND huyện. Chánh văn phòng có trách nhiệm phối hợp với các phòng, ban
xây dựng lịch công tác chung của lãnh đạo UBND huyện. Đồng thời theo dõi và
đôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác này.
* Chương trình công tác thường kỳ của gồm:
- Chương trình công tác năm: Gồm những nhiệm vụ, giải pháp trên các
lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy
hoạch, kế hoạch… thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt trong năm.
- Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện theo từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý.
- Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công tác quý
được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ
sung, điều chỉnh trong tháng.
- Chương trình công tác tuần: Gồm những công việc mà Chủ tich, Phó
Chủ tịch, giải quyết hàng ngày trong tuần.
* Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan
Xây dựng chương trình công tác năm:
- Chậm nhất vào ngày 28 tháng 11 hàng năm, phòng ban, các cơ sở trực
thuộc gửi Văn phòng UBND báo cáo tổng kết năm và xây dựng các đề án, kế
hoạch năm sau.
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
13
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của
UBND, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến.
- Sau 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công
tác năm sau của UBND, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn
bản, gửi lại cho Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND xem xét để báo
cáo UBND tỉnh vào phiên họp thường kỳ cuối năm.
- Sau 15 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác được UBND
thông qua, Văn phòng trình Chủ tịch ký duyệt, gửi các phòng ban, các đơn vị cơ
sở thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác quý:
- Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, các phòng, ban chuyên môn
thuộc UBND, các xã, thị trấn gửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quả thực hiện
chương trình công tác quý, các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào chương trình
công tác quý sau của UBND.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của
UBND, Chủ tịch quyết định.
- Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý, Văn phòng có trách nhiệm
trình Chủ tịch UBND, gửi các đơn vị cơ sở thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác tháng:
- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Trưởng các phòng, ban, cơ quan,
đơn vị, Chủ tịch các xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án đã ghi
trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh,
xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng
UBND huyện.
- Văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng chia theo lĩnh vực do
Chủ tịch, các phó Chủ tịch phụ trách báo cáo cấp trên.
- Chậm nhất vào ngày 26 hàng tháng, Văn phòng trình Chủ tịch duyệt
chương trình công tác tháng sau của UBND gửi các đơn vị cơ sở thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác tuần:
- Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
14
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phó Chủ tịch, Văn phòng xây dựng lịch công tác tuần sau của Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch, chậm nhất vào chiều thứ sáu hàng tuần và thống nhất với Văn
phòng trình Thường trực HĐND - UBND quyết định và thông báo cho các
phòng, ban, đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu
Lũng
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của UBND huyện Hữu Lũng.
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Hữu Lũng đúng thẩm quyền quy định của Luật số 31/2004/QH11 của Quốc hội
về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, Ủy ban
nhân dân.
Các văn bản được ban hành chính xác, đúng thởi gian, đảm bảo tính bảo
mật, an toàn về văn bản con dấu.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Hữu Lũng.
UBND huyện Hữu Lũng đã áp dụng các văn bản quy định về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản:
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản được ban hành đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
quy định. Đôi khi có những sai sót về thể thức nhưng đã được khắc phục kịp
thởi trước khi được nhân bản và ban hành.
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND
huyện Hữu Lũng. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện
Hữu Lũng
- Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết
và thực hiện văn bản.
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bước 2: Chọn thể loại văn bản.
- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 4: Xác định đề cương và viết bản thảo.
- Bước 5: Duyệt bản thảo.
- Bước 6: Nhân bản văn bản.
- Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành.
* So sánh với quy định hiện hành, nhận xét:
- Các bước trong quy trình soạn thảo được các cán bộ, công chức, viên
chức trong UBND huyện Hữu Lũng áp dụng hợp lý và chính xác theo quy định
của Nhà nước về soạn thảo văn bản. Trong một số trường hợp Bước 1, 2, 3 được
cán bộ Văn thư và cán bộ phụ trách soạn thảo lồng ghép.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi:
- Soạn thảo văn bản văn bản.
- Trình ký văn bản.
- Đăng ký và làm thủ tục ban hành ( ghi số, ngày, tháng, đóng dấu và nhân bản)
- Làm thủ tục chuyển phát văn bản.
- Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu.
Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND
huyện Hữu Lũng như sau:
(Xem phụ lục số 03 )
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
- Phân loại bóc bì văn bản.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình và sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
16
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến của UBND
huyện Hữu Lũng như sau:
(Xem phụ lục số 04 )
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.
*Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế
công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu
đề hồ sơ lên bìa, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
+ Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các
văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa
hồ sơ.
+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
* Nhận xét:
- Việc lập hồ sơ hiện hành đã phản ánh đúng chức năng nhiệm của
UBND huyện Hữu Lũng. Văn bản tài liệu trong mỗi hồ sơ đều đầy đủ, hoàn
chỉnh, có giá trị pháp lý, có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình
tự diễn biến của vấn đề, sự việc, trình tự giải quyết của mỗi công việc.
- Hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ đầy đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy
định. Và chúng được lưu trữ bảo vệ an toàn nguyên vẹn tại phòng lưu trữ. Và
được sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết
công việc.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng:
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tốt giúp kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an
toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt những yêu cầu nghiên cứu khai thác tài
liệu trước mắt và lâu dài. Chánh văn phòng luôn chỉ đạo công tác bảo quản tài
liệu sát sao, hiệu quả.
- UBND huyện Hữu Lũng có một phòng Lưu trữ riêng biệt để quản lý tài
liệu văn bản của cơ quan với diện tích kho lưu trữ khoảng 30m 2..
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
17
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Số lượng cán bộ chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ: 1 cán bộ
Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường ở UBND huyện Hữu
Lũng chủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu… Ngoài ra còn sử dụng cặp hộp để
đựng tài liêuh bảo quản nơi có điều kiện vật lý tốt. Bên cạnh đó thì tình trạng kho
khá tốt, phòng Lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng mới được xây dựng phòng
thoáng, rộng, sạch sẽ và có điều hòa, bình chữa cháy (sử dụng khi cần thiêt).
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong UBND huyện Hữu Lũng.
4. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng UBND huyện Hữu Lũng.
- Trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng ngày càng hiện đại
và đầy đủ. Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng
làm việc lại được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau. Hiện nay, văn
phòng được trang bị một số trang thiết bị như: máy vi tính, máy photo, máy in,
máy scan, máy fax, máy điện thoại, máy điều hoà nhiệt độ…, phòng máy được
duy trì nhiệt độ phòng lạnh đảm bảo cho các thiết bị làm việc. Mỗi cá nhân đều
được trang bị 01 máy tính, mỗi phòng làm việc có it nhất 01 máy in và 01 máy
photo để tiện cho công việc. Các trang thiết bị đều còn sử dụng tốt, một số máy
cũ nhưng đã được sửa chữa và đưa vào sử dụng. Các cán bộ công chức, viên
chức đều có ý thức trong việc sử dụng và bảo vệ các thiết bị công.
- Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng đang tiến tới mô hình hiện đại hoá các
trang thiết bị đại phù hợp với công việc, các cán bộ có trình độ chuyên môn ,
nghiệp vụ văn phòng ngày càng cao đáp ứng với yêu cầu công việc.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.
Sơ đồ hoá cách bố trí sắp xếp của Phòng Văn thư UBND huyện Hữu
Lũng như sau:
(Xem phụ lục số 05)
Sơ đồ hoá Mô hinh Văn phòng tối ưu UBND huyện Hữu Lũng như
sau:
(Xem phụ lục số 06)
Sinh viên: Vũ Thị Hiền
18
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
