Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện sông lô vĩnh phúc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (325.67 KB, 59 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................1
PHẦN B. NỘI DUNG..........................................................................................3
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............3
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sông Lô- Vĩnh Phúc
........................................................................................................................................................3
1.1.Giới thiệu về UBND huyện Sông Lô:.............................................................................3
1.1.1.Vị trí địa lý:................................................................................................................3
1.1.2.Hành chính:...............................................................................................................3
1.1.3.Văn hóa: ...................................................................................................................3
1.2.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND.....................................4
1.2.1Chức năng..................................................................................................................4
1.2.2Nhiệm vụ quyên hạn của UBND huyện Sông Lô.........................................................4
1.2.3. Cơ cấu tổ chức:........................................................................................................5
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
UBND huyện Sông Lô......................................................................................................................7
1.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................................7
2.1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng...............................7
2.1.2.Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng..................9
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện Sông Lô.....................................11
3.1. Hệ thông hóa các Văn bản quản lí của UBND huyện Sông Lô về công tác Văn thư, lưu
trữ: ...............................................................................................................................................11
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sông Lô.................................................11
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Sông Lô........................12
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Sông Lô.........................................................................................................................................12
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Sông Lô . . .12
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Sông Lô. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.......................................................................13
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.................................................13
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến....................................13
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị............................................15
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Sông Lô:............................................15
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện
Sông Lô.........................................................................................................................................16
4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
UBND huyện Sông Lô....................................................................................................................16
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn
phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu....................................................................16
4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của UBND huyện
Sông Lô:........................................................................................................................................17
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ.........................18
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.........19
1. Công tác văn thư:.........................................................................................................19
1.1.Khái niệm...................................................................................................................19
1.2.Nội dung công tác văn thư.........................................................................................19
1.3.Yêu cầu của công tác văn thư:...................................................................................19
1.4.Ý nghĩa :.....................................................................................................................19
2.Công tác lưu trữ............................................................................................................19
2.1.Khái niệm...................................................................................................................19
2.2.Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu.....................................................................20
2.3.Ý nghĩa.......................................................................................................................20
CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
.............................................................................................................................21
1.Công tác văn thư...........................................................................................................21
1.1.Công tác soạn thảo văn bản.......................................................................................21
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.Quản lí và giải quyết văn bản đi.................................................................................21
1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến:...........................................................................23
1.4.Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................................25
1.5.Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan............................................25
2.Công tác lưu trữ............................................................................................................25
2.1.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:........................................................25
2.2.Xác định giá trị tài liệu...............................................................................................26
2.3.Phân loại tài liệu........................................................................................................26
2.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ..............................................................................................27
2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ............................................................................................27
2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:................................................................28
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ........30
TẠI UBND HYỆN SÔNG LÔ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP............................30
1.Thực trạng công tác văn thư:........................................................................................30
1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:...............................................................................30
1.2.Quản lý văn bản đi.....................................................................................................31
1.3.Quản lý văn bản đến..................................................................................................33
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu......................................................................................35
1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan............................................35
2.Công tác lưu trữ............................................................................................................37
2.1.Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Sông Lô..................................................................37
2.2.Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ............................................................................37
2.3.Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ........................................................38
2.3.1.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ............................................................................38
2.3.2.Xác định giá trị tài liệu.............................................................................................38
2.3.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................41
2.3.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................42
2.3.6.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................................43
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC. .45
1.Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ...........................................................................45
1.1.Công tác Văn thư.......................................................................................................45
1.2.Công tác lưu trữ.........................................................................................................46
2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.....................46
2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức:..................................................................................47
2.2. Về quy trình nghiệp vụ..............................................................................................47
2.3. Về trang thiết bị:.......................................................................................................48
PHẦN C. KẾT LUẬN.......................................................................................49
PHẦN D: PHỤ LỤC.........................................................................................50
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là một tổ chức được lập ra ở các cơ quan Nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, công ty tư nhân và nhà nước. Văn
phòng có vị trí rất quan trọng, văn phòng cùng với các đơn vị khác tạo thành bộ
máy hoàn chỉnh của cơ quan, tổ chức. Nó còn là đầu mối liên lạc giữa nội bộ
cơ quan, tổ chức với các đơn vị, cá nhân bên ngoài.
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng
cũng như vấn đề xử lý thông tin.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập trực
thuộc Bộ Nội Vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Một trong các ngành nổi bật trường đào tạo là ngành
Quản trị Văn phòng. Ngoài việc dạy học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh
viên đi thực tập trước kỳ thi tốt nghiệp tại các tổ chức doanh nghiệp, cơ quan
Nhà nước.
Là sinh viên năm cuối Đại học liên thông chuyên ngành Quản trị văn
phòng khoá 2013-2015, “Thực tập tốt nghiệp” với tôi có vai trò rất lớn góp phấn
hoàn thiện khoá học, là bước tập dượt và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho
một nhà quản trị trong tương lai.
Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ, sự hướng dẫn của thầy
cô giáo trong khoa cùng sự đồng ý của lãnh đạo UBND huyện Sông Lô tỉnh
Vĩnh Phúc tôi đã hoàn thành thời gian thực tập 02 tháng của mình (từ ngày 25/5
-.30/7/2015) tại phòng Nội vụ UBND huyện Sông Lô.Trong thời gian này, tôi đã
chấp hành tốt nội quy tại UBND huyện Sông Lô, nỗ lực học hỏi các kinh
nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng bên cạnh đó
còn xây dựng cho mình một phong cách của người Thư ký, nhân viên văn
phòng, cán bộ Lưu trữ trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế
nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Kính
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
1
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mong sự thông cảm, đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cán bộ trong
UBND để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn, giúp tôi có kinh nghiệm
trong công việc .
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sông Lô, ngày 28 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Vân
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
2
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN B. NỘI DUNG
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sông Lô- Vĩnh Phúc
1.1. Giới thiệu về UBND huyện Sông Lô:
Huyện Sông Lô được thành lập theo Nghị định số 09/NĐ-CP ngày
23/12/2008 của Chính Phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Lập
Thạch để thành lập huyên Sông Lô, tỉnh Vĩnh Phúc.
Ngày 03/4/2009 tại thị trấn Tam Sơn, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh Vĩnh
Phúc đã tổ chức lễ ra mắt huyện Sông Lô.
1.1.1.Vị trí địa lý:
Địa giới hành chính huyện Sông Lô: phía Đông giáp huyện Lập Thạch;
phía tây giáp huyện Phù Ninh thuộc tỉnh Phú Thọ; phía Nam giáp thành phố
Việt Trì thuộc tỉnh Phú Thọ; phía Bắc giáp huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên
Quang.
1.1.2. Hành chính:
Tại thời điểm ban hành Nghị định 09/NĐ-CP thì huyện Sông Lô có tổng
cộng 16 xã, 1 thị trấn với tổng diện tích đất tự nhiên 15.031,77 ha, dân số 93.984
người (bình quân 625 người/km 2 ). Huyện lỵ đặt tại thị trấn Tam Sơn. Các thị
trấn, xã gồm có: Bạch Lưu, Cao Phong, Đôn Nhân, Đồng Quế, Đồng Thịnh,
Đức Bác, Hải Lựu, Lãng Công, Nhạo Sơn, Nhân Đạo, Như Thuỵ, Phương
Khoan, Quang Yên, Tam Sơn, Tân Lập, Tứ Yên, Yên Thạch.
1.1.3. Văn hóa:
Sông Lô là vùng đất cổ kính. Những di chỉ khảo cổ như hang động trên
núi Thét ở
Xã Hồng Phong (nay là Hải Lựu) với nhiều mảnh gốm cổ của người
nguyên thủy thời đồ đá cũ Sơn Vi, niên đại trên 2 vạn năm, cho thấy sự có mặt
của công đồng cư dân tại đây là rất sớm. Lễ hội Chọi trâu Hải Lựu gắn với tích
về vị anh hùng chống giặc ngoại xâm Lữ Gia. Bên cạnh những phong tục, lễ hội
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cổ sơ đó là những kiến trúc nổi tiếng như tháp Bình Sơn.
Sông Lô có một số món ăn đã trở thành đặc sản như món cá thình, còn gọi
là cá muối chua ngon nhất là cá thính thuộc xã Cao Phong và Đức Bác. Đây là
loại sản phẩm đang được tỉnh Vĩnh Phúc bảo hộ nhãn hiệu thương mại. Ngoài
món cá thính nổi tiếng nói trên, cũng cần nhắc đến đặc sản gỏi cá mè của người
Cao Lan xã Quang Yên.
1.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
UBND huyện Sông Lô là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện với
chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ
chức HĐND và UBND năm 2003.
1.2.1 Chức năng
- UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tê- xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND huyện Sông Lô thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thông nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
1.2.2 Nhiệm vụ quyên hạn của UBND huyện Sông Lô
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lữu trữ của các cơ quan, tổ chức cá
nhân ở trong nước và nước ngoài thuộc thẩm quyền được giao.
- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng phê chuẩn
Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội lập dự toán chi tiêu trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng xét duyệt các vấn đề
về Nông- Lâm- Ngư, sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN- TTCN trên địa bàn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng cấp giấy
phép xây dựng, kiểm tra các chương trình giao thông vận tải.
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà Nước về hoat động thương mại, dịch vụ, du lịch.
- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin- thể thao:
Xây dựng tỏ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục,
thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
- Trong lĩnh vực khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Ứng dụng
tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa
phương.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Giữ gìn an
ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh.
-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo
việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
1.2.3. Cơ cấu tổ chức:
UBND huyện Sông Lô bảo gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch, các Ủy
viên Ủy ban và các phòng chuyên môn.
1. Ông Lê Tiến Anh – Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện:
Là người lãnh đạo điêu hành mọi công việc của UBND huyện, chịu trách
nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình theo quy định của Luật tổ
chức HĐND và UBND. Là chủ tàu khoản thứ nhất ngân sách huyện.
2. Ông Dương Văn Sơn – Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện:
Phụ trách Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lơi, Tài nguyên môi trường,
Thuế, Tài chính, triển khai thực hiện các chế độ chính sách về đất đai và một số
nhiệm vụ khác do chủ tịch phân công. Là chủ tài khoản thứ hai ngân sách huyện.
3. Ông Đỗ Ngọc Cơ – Phó Chủ tịch UBND huyện:
Phụ trách khối Văn hóa – Xã Hội bao gồm các ngành: Văn hóa – Thể
thao. Thông tin và truyền thông, Giáo dục - Đào tạo, y tế, Dân tộc và miền núi,
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
5
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thi đua khen thưởng, Lao động thương binh – Xã hội và các lĩnh vực xã hội
khác.
Giải quyết môi quan hệ công tác giữa UBND huyện với các ban của
huyện ủy, Ủy ban MTTQ và đoàn thể điêu hành bộ máy Văn phòng UBND
huyện để duy trì thường xuyên công tác của UBND huyện.
4. Ông Nguyễn Việt Hưng – Phó chủ tịch UBND huyện
Phụ trách khối kinh tế gồm : Du lịch, Thương mại, Công nghiệp, tiểu thủ
CN, Khoa học công nghệ, Doanh nghiệp, Giao thông, Xây dựng, trưởng ban
QLDAĐT và Xây dựng huyện.
Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt bằng các dự án xây dựng dân
dụng và công nghiệp, giao thông ở huyện và các xã, thị trấn.
Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt bằng các dự án xây dựng dân
dụng và công nghiệp, giao thông ở huyện và các xã, thị trấn.
5. Các thành viên UBND được chủ tịch phân công công việc.
6. Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng chuyên môn của huyện gồm 12 phòng ban:
- Văn phòng HĐND- UBND huyện
- Phòng Nội Vụ
- Phòng Lao động Thương bình xã hội
- Phòng tài chính- Kế hoạch
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng văn hóa- thông tin, thể thao
- Phòng y tế
- Phòng tài nguyên môi trường
- Phòng Tư pháp
- Phòng Công thương
- Phòng thanh tra
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có thể mô hình hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Sông Lô như
sau:
(Xem phụ lục số 01 )
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND huyện Sông Lô
1.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Nội dung công tác văn phòng gôm: Hoạt động Hành chính văn phòng,
hoạt động Văn thư, hoạt động lưu trữ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phong theo
Quy chế làm việc của Văn phòng UBND huyện Sông Lô ban hành kèm theo
Quyết định số: 36/QĐ-VP ngày 13/11/2014 của Văn phòng UBND huyện Sông
Lô.
*) Chức năng:
Văn phòng là bộ máy giúp việc UBND huyện, chịu sự lãnh đạo trực tiếp
và toàn diện của Chủ tịch UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ trong các hoạt
động của UBND.
*) Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng UBND Huyện Sông Lô
1. Tổ chức theo dõi và tổng hợp tình hình thực hiện các chủ trương đường
lối của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, tình hình thực hiện nhiệm vụ của các cơ
quan Nhà nước và cấp xã đầy đủ kịp thời, chính xác.
Đề xuất với UBND huyện các biện pháp để đôn đốc các đơn vị trong việc
thực hiện các văn bản Quản lí Nhà nước của UBND huyện và cấp trên. Dự thảo
báo cáo định kỳ, đột xuất các văn bản quản lí của UBND huyện .
2. Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện quản lí việc thực hiện quy
chế làm việc xây dựng chương trình công tác của UBND. Phối hợp với các
phòng, các ngành chuyên môn liên quan trong việc theo dõi và ra các văn bản
đôn đốc thực hiện các chương trình đã đề ra.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
7
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Đảm bảo các điều kiện phục vụ các hội nghị của UBND và hoạt động
hàng ngày của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện.
4. Đảm bảo các nguyên tắc về lưu trữ, in ấn, phát hành các văn bản của
UBND huyện kịp thời, giữ bí mật và chịu trách nhiệm về thể thức đối với các
văn bản của UBND huyện. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ đối với các ngành thuộc huyện và UBND cấp xã.
5. Làm đầu mối phối hợp giữa các ngành,, các tổ chức chính trị - xã hội và
UBND cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác phục vụ cho sự chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện. Giúp việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND trong các
buổi tiếp dân định kỳ. Tiếp nhận, hươngs dẫn thực hiện các đơn thư khiếu nại, tố
cáo của công dân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện.
6. Bảo đảm các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của UBND và
các phòng, ban thuộc quỹ lương UBND theo chế độ quy định.
7. Quản lý nội vụ, tài sản cơ quan và thực hiện tốt các nhiệm vụ khác do
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện giao.
8. Đề ra chương trình và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương
trình công tác của các bộ phận giúp việc. Hàng ngày nắm nội dung và đề xuất
biện pháp xử lý với Chủ tịch, Phó Chủ tịch các văn bản đến. Triển khai và theo
dõi kết quả thực hiện các văn bản gửi đi báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND.
*) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:
- Chánh Văn phòng (phụ trách chung).
- Phó Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp.
- Phó Văn phòng phụ trách công tác nội vụ.
- Phòng văn thư
- Phòng Lưu trữ
- Phòng Tài vụ.
- Phòng Quản trị.
- Phòng nghiên cứu tổng hợp
- Bảo vệ, đội xe.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
8
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng chịu sự quản lý của Thủ
trưởng làm việc theo chế độ thủ cơ quan và thực hiện đúng chức năng, nhiệm
vụ của mình theo đúng quy định, quy chế làm việc của huyện.
Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: Tổng hợp,
theo dõi đôn đốc, phối hợp các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, quy chế của cơ quan;
báo cáo kịp thời, thường xuyên cho ban Chủ tịch.
Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Sông Lô:
(Xem phụ lục số 02 )
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn
phòng
*) Lãnh đạo Văn Phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Sông Lô
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Là người phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
huyện về toàn bộ các mặt công tác của Văn phòng, có trách nhiệm tổ chức thực
hiện chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, là chủ tài khoản của Văn phòng
UBND huyện. Thực hiện và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu, thanh quyết toán
và các yêu cầu khác về nghiệp vụ kế toàn trong Văn Phòng. Dự và theo dõi kết
quả các buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các cơ quan liên quan, các
cuộc họp UBND, các buổi giao ban của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND.
+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghị
UBND.
+ Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ Văn phòng đối với các ngành thuộc
UBND huyện và Văn phòng UBND xã.
+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giao
dịch hành chính thông thường, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND đến các đối tượng thực hiện.
*) Phó Chánh Văn phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Sông Lô
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Sông Lô
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chung
các mặt công tác của Văn phòng. Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp Chánh
Văn phòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo
sự phân công của Chánh văn phòng.
+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:
. Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tai
liệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật. Quản lý vật
tư phương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư.
. Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xét
bản thảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy.
. Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủy
nhiệm. Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việc
chung của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khi
Chánh Văn phòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm.
. Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,
các hội nghị hành chính của huyện.
+ Phó văn phòng phụ trách công tác nội vụ:
. Trực tiếp phụ trách bộ phận cấp dưỡng, công vụ, lái xe, bảo vệ. Tổ chức
đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND, và hoạt động của
cơ quan, phục vụ các cuộc họp do UBND huyện triệu tập theo đúng chế độ.
. Tổ chức quản lý tài sản của cơ quan, sửa chữa nhà cửa, phương tiện làm
việc trong cơ quan, ký các văn bản về quản lý nội vụ.
. Duy trì thực hiện định mức chi phí sinh hoạt đúng quy định. Tổ chức và
điều hành công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng hỏa, vệ sinh công cộng và xây
dựng cảnh trí trong cơ quan.
*) Nhân viên Văn Phòng
- Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Nhân viên văn phòng UBND huyện Sông Lô
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quy
phạm pháp luật của UBND, Nghị quyết của Huyện ủy.
+ Dự thảo các báo cáo, các văn bản theo sự phân công của Chánh, Phó
Văn phòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản;
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
10
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hướng dẫn đôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian.
Chịu trách nhiệm về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạn
thảo hoặc tham gia soạn thảo.
+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theo
chuyên đề do UBND tiệu tập. Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,
dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị.
+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện Sông Lô.
3.1. Hệ thông hóa các Văn bản quản lí của UBND huyện Sông Lô về công
tác Văn thư, lưu trữ:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11năm 2011 về Luật lưu trữ.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hương
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ
về việc sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư;
Nghị định số 58/NĐ/2001-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về
việc quản lý và sử dụng con dấu;
Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sông Lô
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí
và là công tác không thê thiếu của mỗi cơ quan. Để làm tốt công tác này cần
nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
11
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…
Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sông Lô theo hình thức tập
trung, có một cán bộ Văn thư chuyên trách thuộc Văn phòng, phòng Nội Vụ có
01 cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ. Với nhiều năm kinh nghiệm sử
dụng thành thạo các thiết bị Văn phòng, thực hiện tốt chuyên môn đáp ứng được
yêu cầu cải cách hành chính.
Phòng Văn thư được bố trí ở tầng 2 của toàn nhà, nơi tiếp xúc đầu tiên
của mọi người khi vào UBND để tiện cho việc liên hệ công tác. Mọi văn bản,
giấy tờ do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các văn bản gửi đến để chỉ đạo,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải qua văn thư. Các
phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn
làm việc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy
in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý văn
bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa
học.
Các trang thiết bị ngày càng hiện đại phù hợp với nhu cầu công việc, cán
bộ văn thư có nhiều năm kinh nghiệm, thường xuyên được đi tạo tập huấn được
sự quan tâm của các cấp các ngành công tác văn thư đã dần khắc phục được
những hạn chế.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Sông Lô
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của UBND huyện Sông Lô.
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Sông Lô đúng thẩm quyền quy định của Luật số 31/2004/QH11 của Quốc hội
về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, Ủy ban
nhân dân.
Các văn bản được ban hành chính xác, đúng thởi gian, đảm bảo tính bảo
mật, an toàn về văn bản con dấu.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Sông Lô
UBND huyện Sông Lô đã áp dụng các văn bản quy định về thể thức và kỹ
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuật trình bày văn bản:
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản được ban hành đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
quy định. Đôi khi có những sai sót về thể thức nhưng đã được khắc phục kịp
thởi trước khi được nhân bản và ban hành.
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND
huyện Sông Lô. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
*) Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện
Sông Lô
- Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết
và thực hiện văn bản.
- Bước 2: Chọn thể loại văn bản.
- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 4: Xác định đề cương và viết bản thảo.
- Bước 5: Duyệt bản thảo.
- Bước 6: Nhân bản văn bản.
- Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành.
*) So sánh với quy định hiện hành, nhận xét:
Các bước trong quy trình soạn thảo được các cán bộ, công chức, viên
chức trong UBND huyện Sông Lô áp dụng hợp lý và chính xác theo quy định
của Nhà nước về soạn thảo văn bản. Trong một số trường hợp Bước 1, 2, 3 được
cán bộ Văn thư và cán bộ phụ trách soạn thảo lồng ghép.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến
*) Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi:
- Soạn thảo văn bản văn bản.
- Trình ký văn bản.
- Đăng ký và làm thủ tục ban hành ( ghi số, ngày, tháng, đóng dấu và
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
13
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân bản)
- Làm thủ tục chuyển phát văn bản.
- Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu.
Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND
huyện Sông Lô như sau:
(Xem phụ lục số 03 )
*) Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
- Phân loại bóc bì văn bản.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình và sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
14
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến của UBND
huyện Sông Lô như sau:
(Xem phụ lục số 04 )
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.
*) Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế
công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu
đề hồ sơ lên bìa, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
+ Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các
văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa
hồ sơ.
+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
*) Nhận xét:
Việc lập hồ sơ hiện hành đã phản ánh đúng chức năng nhiệm của UBND
huyện Sông Lô. Văn bản tài liệu trong mỗi hồ sơ đều đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá
trị pháp lý, có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến
của vấn đề, sự việc, trình tự giải quyết của mỗi công việc.
Hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ đầy đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ
tục quy định. Và chúng được lưu trữ bảo vệ an toàn nguyên vẹn tại phòng lưu
trữ. Và được sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải
quyết công việc.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Sông Lô:
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tốt giúp kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an
toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt những yêu cầu nghiên cứu khai thác tài
liệu trước mắt và lâu dài. Chánh văn phòng luôn chỉ đạo công tác bảo quản tài
liệu sát sao, hiệu quả.
- UBND huyện Sông Lô có một phòng Lưu trữ riêng biệt để quản lý tài
liệu văn bản của cơ quan với diện tích kho lưu trữ khoảng hơn 25m 2..
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Số lượng cán bộ chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ: 1 cán bộ
Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường ở UBND huyện Sông
Lô chủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu… Ngoài ra còn sử dụng cặp hộp để đựng
tài liêuh bảo quản nơi có điều kiện vật lý tốt. Bên cạnh đó thì tình trạng kho khá
tốt, phòng Lưu trữ của UBND huyện Sông Lô mới được xây dựng phòng thoáng,
rộng, sạch sẽ và có điều hòa, bình chữa cháy (sử dụng khi cần thiêt).
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong UBND huyện Sông Lô.
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng UBND huyện Sông Lô.
Trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Sông Lô ngày càng hiện đại
và đầy đủ. Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng
làm việc lại được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau. Hiện nay, văn
phòng được trang bị một số trang thiết bị như: máy vi tính, máy photo, máy in,
máy scan, máy fax, máy điện thoại, máy điều hoà nhiệt độ…, phòng máy được
duy trì nhiệt độ phòng lạnh đảm bảo cho các thiết bị làm việc. Mỗi cá nhân đều
được trang bị 01 máy tính, mỗi phòng làm việc có it nhất 01 máy in và 01 máy
photo để tiện cho công việc. Các trang thiết bị đều còn sử dụng tốt, một số máy
cũ nhưng đã được sửa chữa và đưa vào sử dụng. Các cán bộ công chức, viên
chức đều có ý thức trong việc sử dụng và bảo vệ các thiết bị công.
Văn phòng UBND đang tiến tới mô hình hiện đại hoá các trang thiết bị
đại phù hợp với công việc, các cán bộ có trình độ chuyên môn , nghiệp vụ văn
phòng ngày càng cao đáp ứng với yêu cầu công việc.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.
Sơ đồ hoá cách bố trí sắp xếp của Phòng Văn thư UBND huyện Sông
Lô như sau:
(Xem phụ lục số 05)
Sơ đồ hoá Mô hinh Văn phòng tối ưu UBND huyện Sông Lô như sau:
(Xem phụ lục số 06)
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
16
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của
UBND huyện Sông Lô:
Hiện tại UBND huyện Sông Lô có sử dụng các phần mềm trong công tác
Văn phòng là:
- Phần mềm quản lý văn bản đi, đến.
- Phần mềm quản lý tài liệu Lưu trữ.
Việc sử dụng hai phần mềm này trong công tác Văn phòng mang lại hiểu
quả công việc cao. Các phòng ban khi tiếp nhận, ban hành văn bản sẽ gửi xuống
Phòng Văn thư để cán bộ văn thư vào sổ văn bản đi, đến. Việc Quản lý văn bản
bằng phần mềm tránh tình trạng bỏ sót văn bản, hơn nữa các văn bản đều được
hệ thống hóa thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu. Các văn bản khi được
chuyển lên Phòng lưu trữ được cán bộ lưu trữ nhập thông tin tài liệu và cho vào
kho lưu trữ. Phần mềm quản lý tài liệu lữu trữ giúp hệ thống hóa các văn bản
thuận lợi cho giải quyết công việc.
Việc áp dụng hai phần mềm này thể hiện công tác Văn phòng tại UBND
huyện Sông Lô đang ngày càng được hiện đại hóa. Sắp tới UBND huyện Sông
Lô tiến hành áp dụng các phần mềm như phần mềm Quản lý tài sản, phần mềm
quản lý nhân sự.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
17
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Lý do chọn đề tài:
Văn thư Lưu trữ là một trong những công tác quan trọng và thường xuyên
của Văn phòng mỗi cơ quan nói chung và UBND huyện Sông Lô nói riêng.
Công tác này đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và
điều hành của Nhà nước. Bên cạnh đó giúp quá trình thực hiện công việc được
nhanh chóng, chính xác, đúng thẩm quyền và bí mật.
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Sông Lô tôi càng thấy rõ tầm
quan trọng của công tác quản lí Văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà
nước. Qua đó thấy được sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo và thái độ thực
hiện công việc nghiêm túc của các cán bộ trong UBND huyện Sông Lô.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
18
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư:
1.1. Khái niệm
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. (Theo Nghị định 110/2004/NĐCP).
1.2. Nội dung công tác văn thư
-
Xây dựng và ban hành văn bản
Quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư:
- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chức
quản lý văn bản, vào sổ đăng ký, giải quyết văn bản, xử lý các thông tin trong
văn bản.
- Chính xác: về nội dung, thể thức, khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
- Bí mật: yêu cầu này cần được đảm bảo trong quá trình xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền.
- Hiện đại: cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
1.4. Ý nghĩa :
- Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.
- Giúp cho giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chính
xác, hiệu quả, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm
trong việc sử dụng các văn bản làm trái pháp luật.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan.
- Là điều kiện để thực hiện tốt công tác lưu trữ.
- Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
19
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề
về lý luận, thực tiễn, pháp chế có liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của
công dân.
2.2. Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu
-
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lữu trữ.
Phân loại tài liệu lữu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lữu trữ
Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
2.3. Ý nghĩa
- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện
lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
- Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên
cứu và giải quyết công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức.
- Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sáng
tạo của xã hội đương thời .
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
20
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư
1.1. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn
và giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp.
- Các đơn vị, ca nhân có trách nhiệm cần thực hiện:
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản. Từ đó chọn loại văn bản thích hợp.
+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: Đánh máy phải đúng nguyên
văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu có sai sót hoặc
không rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc
người duyệt bản thảo đó. Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhân
bản đúng thời gian quy định.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản.
+ Trình ký văn bản.
1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, lưu
chuyển nội bộ, văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
*) Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản:
Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thống
nhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thực
hiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng, đóng dấu.
Trước khi trình lên người có thẩm quyền ký, văn bản phải được thủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân
21
Lớp: ĐHLT.QTVP K13B
