Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện tĩnh gia

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..........................................................................6
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................1
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.............1
1.1. Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia.......................................................1
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Tĩnh Gia.........................................................................................................1
1.3. Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia.............................................3
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.....................................................3
2.1.1. Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia........3
2.1.1.1. Vị trí và chức năng...........................................................................3
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................4
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia.............7
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng.............................................................................................................8
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan........................................8
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ..................................................................................................................8
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..................................................10
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.........................11
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
cơ quan........................................................................................................11
3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.........................................12
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ

quan. So sánh với quy định hiện hành.........................................................14
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản............................15
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên..............15
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.......................17
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ..................................................................18
4. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng..................20
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng....................................................................................................20
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu......................21
4.3. Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của cơ quan. (Hình ảnh giao diện các phần mềm: Phụ lục 05)...................22
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..............................................................24
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................24
Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu..............................................................24
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...........................................................24
4. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................25
5. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................25
6. Cấu trúc của đề tài...................................................................................25
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT
ĐỘNG VĂN PHÒNG........................................................................................26

1.1. Lý luận chung về văn phòng................................................................26
1.1.1. Khái niệm văn phòng.........................................................................26
1.1.2. Chức năng của văn phòng.................................................................27
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng...................................................................28
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng................................................29
1.2.1. Nội dung hoạt động của văn phòng...................................................29
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng..............................33
1.3. Tổ chức khoa học văn phòng................................................................35
1.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng................................................35
1.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng.......................................35
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA
.............................................................................................................................39
2.1. Tình hình tổ chức Phòng Nội vụ..........................................................39
2.1.1. Vị trí và chức năng............................................................................39
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................39
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia..............39
2.1.4. Nhân sự phòng Nội vụ.......................................................................40
2.1.5. Nguyên tắc hoạt động........................................................................41
2.1.6. Điều kiện làm việc.............................................................................41
2.1.7. Tổ chức phòng làm việc....................................................................42
2.2. Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ..............................................44
2.2.1. Nội dung hoạt động của Phòng Nội vụ.............................................44
2.2.2. Những nội dung hoạt động của Phòng Nội huyện Tĩnh Gia.............45
2.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy................................................................45
2.2.2.2. Công tác xây dựng chính quyền.....................................................46
2.2.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra...........................................................47
2.2.2.4. Cải cách hành chính........................................................................47
2.2.2.5. Công tác quản lý Cán bộ, công chức, viên chức............................49
2.2.2.6. Công tác quản lý nhà nước về công tác thi đua – khen thưởng......49

2.2.2.7. Công tác văn thư, lưu trữ................................................................50
2.2.2.8. Công tác quản lý nhà nước về dân tộc, tôn giáo.............................50
2.2.2.9. Công tác quản lí địa giới hành chính..............................................51
2.2.2.10. Công tác Hội và Tổ chức Phi Chính phủ......................................51
2.2.2.11. Các công tác khác.........................................................................52
Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Đánh giá việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Phòng Nội vụ,
UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.....................................................52
2.3.1. Những thành tựu đạt được.................................................................52
2.3.2. Những tồn tại, hạn chế.......................................................................53
2.3.4. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế..........................................53
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH
GIA, TỈNH THANH HÓA...............................................................................55
3.1. Một số kiến nghị\ nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng tại
phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia.........................................................55
3.1.1. Tổ chức Phòng Nội vụ.......................................................................55
3.1.2. Hoạt động của Phòng Nội vụ.............................................................55
3.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy................................................................55
3.1.2.2. Công tác xây dựng chính quyền.....................................................56
3.1.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra...........................................................56
2.1.2.4. Công tác cải cách hành chính.........................................................56

3.1.2.5. Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức................57
3.1.2.6. Công tác thi đua – khen thưởng......................................................58
3.1.2.7. Công tác Văn thư – lưu trữ.............................................................58
3.1.2.8. Một số công tác khác......................................................................59
KẾT LUẬN........................................................................................................60
PHỤ LỤC...........................................................................................................61
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................73

Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Ngành Quản trị văn phòng là ngành học đào tạo cho sinh viên những kỹ
năng cơ bản về nghiệp vụ văn phòng như kỹ năng xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác, kỹ năng tổ chức và kiểm tra, …Để làm được điều này một yêu
cầu bắt buộc đặt ra với mỗi sinh viên là phải có sự nhận thức đúng đắn cũng như
sự đánh giá tổng hợp một cách khoa học về công tác văn phòng. Ngoài những
kiến thức được các thầy, cô giáo dạy tại trường mỗi sinh viên cần phải tìm hiểu
trình tự và cách thức giải quyết công việc trong thực tế. Sau hai tháng thực tập
tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia, em đã học hỏi và rút ra được rất nhiều
kiến thức bổ ích cho mình.
Thời gian thực tập tuy không nhiều, khối lượng công việc của cơ quan lớn
và việc áp dụng lý thuyết được thầy, cô giáo trang bị vào thực tiễn có nhiều
điểm khác đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong công việc mới có thể hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao. Với sự cố gắng nỗ lực của bản thân, kiến thức được thầy,
cô giáo trang bị trong suốt quá trình học và được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh
đạo phòng nên trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân em gặp thuận
lợi hơn rất nhiều và đã hoàn thành đợt thực tập một cách thành công. Tuy nhiên,
cũng có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề như: công việc văn phòng
mang tính chất tổng hợp và khối lượng công việc tương đối lớn nên việc xử lý
công việc đòi hỏi phải có những kinh nghiệm nhất định.
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân
thành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoàn thành được kết quả học tập
cũng như kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khoá học. Đó là sự biết ơn
tới các thầy, cô giáo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và các thầy,
cô giáo ở Khoa Quản trị văn phòng nói riêng lòng biết ơn sâu sắc vì đã dạy dỗ
và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại
trường, đặc biệt là về ngành Quản trị văn phòng. Bằng sự nhiệt huyết lòng yêu
mến học trò thầy, cô đã truyền đạt những kiến thức bổ ích và những ví dụ sát với
thực tế qua các bài giảng trên lớp để trang bị cho chúng em những kiến thức
trong quá trình vừa học vừa làm. Bản báo cáo thực tập này cũng không thể thực
Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện được nếu không có sự giúp đỡ và quan tâm chỉ bảo em một cách tận tình
của cán bộ, công chức phòng Nội vụ, đặc biệt là chị Lại Thị Nhẫn công chức
được phụ trách hướng dẫn sinh viên thực tập đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện và
hướng dẫn em nhiệt tình cho em học hỏi, đi vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ

công tác và phát hiện ra các thiếu sót để em hoàn thành tốt công việc được giao
trong quá trình thực tập cũng như củng cố thêm kiến thức, kinh nghiệp để phục
vụ cho công việc cũng như học tập của bản thân.
Đây là bản thu hoạch thực tập của em, vì bản thân em chưa có nhiều
kinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việc thực tế nên không tránh khỏi
những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, em rất mong các Thầy, cô giáo, và toàn thể
Cán bộ, công chức làm việc tại phòng Nội vụ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể,
giúp em bổ sung những thiếu sót để hoàn thiện, vững vàng về chuyên môn
nghiệp vụ sau khi ra trường.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tĩnh Gia, ngày 28 tháng 7 năm 2015.
Sinh viên

Phạm Trần Đức

Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên viết tắt

1
2
3
4

Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Cán bộ, công chức
Cải cách hành chính

HĐND
UBND
CBCC
CCHC

Sinh viên: Phạm Trần Đức

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1. Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia
Huyện Tĩnh Gia nằm ở cực Nam của tỉnh Thanh Hóa tiếp giáp với các

huyện:
+ Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An.
+ Phía Đông giáp biển Đông.
+ Phía Bắc giáp huyện Quảng Xương.
+ Phía Tây giáp huyện Nông Cống và huyện Như Thanh.
Với diện tích tự nhiên là 45.733,61 ha, dân số tính đến ngày 31/12/2012
là 231.520 người. Tĩnh Gia có vị trí địa lý rất thuận lợi so với nhiều địa phương
khác bao gồm cả đường bộ, đường sắt và đường biển. Ngoài ra, Tĩnh Gia cũng
là một huyện rất giàu về tài nguyên. Về tài nguyên khoáng sản, vùng núi cao của
huyện có một số loại khoáng sản có giá trị kinh tế cao như: Chì, kẽm, sắt, đá
chịu lủa, đặc biệt là các mỏ đá vôi ở phía Tây Nam huyện có trữ lượng hàng tỷ
mét khối là nguyên liệu để làm xi măng. Dọc theo sườn phía Đông của huyện
tiếp giáp với biển Đông với đường bờ biển dài 42km chứa đựng nguồn tài
nguyên hải sản rất phong phú như cá, tôm,cua, mực, hải sâm, nước mắm Duy
Xuyên, Ba Làng nổi tiếng cả nước. Ở phía Nam huyện, khu kinh tế Nghi Sơn
đang trong giai đoạn xây dựng và hình thành với cảng nước sâu Nghi Sơn, nhà
máy đóng tàu, nhà máy lọc dầu và hàng loạt các nhà máy khác. Với điều kiện tự
nhiên, tài nguyên thiên nhiên thuận lợi và nguồn nhân lực dồi dào, trong tương
lai huyện Tĩnh Gia sẽ phát triển mạnh mẽ theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại
hóa và trở thành một khu kinh tế trọng điểm của tỉnh Thanh Hóa.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Tĩnh Gia.
Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Sinh viên: Phạm Trần Đức

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia làm việc theo nguyên tắc tập trung
dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh
Gia có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình
công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các xã
trong hoạt động quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện
Tĩnh Gia được quy định chung tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26/11/2013. Cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, xã hội, An ninh
Quốc phòng hàng năm và nhiều năm của huyện. Xây dựng Kế hoạch đầu tư
và xây dựng các công trình trọng điểm của huyện trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của Ủy ban nhân dân
huyện, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về
kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua các báo cáo của Ủy ban nhân
dân Huyện trước khi trình Hội đồng nhân dân huyện.

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do Ủy ban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định
của Luật khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và cá
nhân thuộc Ủy ban nhân dân huyện hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của Ủy ban nhân dân.
Sinh viên: Phạm Trần Đức

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia
UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Góp phần đảm bảo sự chỉ
đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương tới cơ
sở. Vì thế cơ cấu tổ chức rất khoa học và chặt chẽ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia (Phụ lục 01)
Hiện nay, Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia có 127 cán bộ, công chức
(không kể cán bộ hợp đồng), làm việc tại các phòng ban của cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia gồm có:
- 01 Chủ tịch UBND Huyện
- 04 Phó Chủ tịch UBND Huyện.
Trong đó:

+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Nông Nghiệp
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách giải phóng mặt bằng
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội
- 05 Ủy Viên Ủy ban
- Có 15 phòng, ban, đội thuộc UBND Huyện.
Ngoài ra còn có Trung tâm Văn Hóa Huyện; Trạm khuyến nông; phòng
Bảo vệ thưc vật trực thuộc cơ quan UBND.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia
- Phòng Nội Vụ
- Địa chỉ: Tiểu khu 1. Thị trấn Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
- Số điện thoại: 0373861002
- Email:
2.1.1.1. Vị trí và chức năng
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực: Tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách
Sinh viên: Phạm Trần Đức

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức,

viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã; trị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội Vụ tỉnh Thanh Hóa.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia thực hiện các nhiệm vụ và quyền
hạn cụ thể như sau:
1. Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn hướng dẫn về công tác nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh lực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi tổ chức phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,phổ biến,giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
4. Về tổ chức bộ máy:
a, Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn
của UBND tỉnh.
b, Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có
thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện;
c, Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
thuộc UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định;
d, Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quyết định thành lập, giải thể, sáp
nhập, các tổ chức phối hợp liên nghành huyện theo quy định của pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Sinh viên: Phạm Trần Đức

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a, Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân phối bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b, Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp;
c, Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn.
6. Về công tác xây dưng chính quyền:
a, Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện
việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh Thanh Hóa;
b, Thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND các cấp xã; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê
chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
c, Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điểu chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn huyện để UBND huyện trình
HĐND huyện thông qua trước khi trình cấp trên xem xét quyết định. Chịu trách
nhiệm quản lý hồ sơ, mốc,chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
d, Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập,
và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, xóm làng,tổ dân phố trên

địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng Thôn; Phó Trưởng
Thôn, Tổ Trưởng, Tổ Phó Tổ dân Phố.
7. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Pháp Luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan chuyên môn, đơn
vị sự nghiệp, các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức.
a, Tham mưu UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức viên
chức;
Sinh viên: Phạm Trần Đức

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b, Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
9. Về cải cách hành chính:
a, Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách
hành chính ở địa phương;
b, Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;

c, Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và UBND tỉnh.
10. Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a, Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b, Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
a, Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà Nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn huyện;
b, Chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm
vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của UBND
tỉnh và quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a, Tham mưu đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua-Khen thưởng huyện;
Sinh viên: Phạm Trần Đức

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi
phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND
huyện và Giám đốc Sở Nội Vụ tỉnh Thanh Hóa về tình hình, kết quả triển khai
công tác nội vụ trên địa bàn huyện.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn huyện.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội Vụ
huyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND huyện.
18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội Vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của UBND huyện.
19. Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND các xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được
giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ tỉnh.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia.
Phòng Nội Vụ huyện Tĩnh Gia bao gồm:
+ 01 Trưởng phòng;
+ 02 Phó trưởng phòng;
+ 04 chuyên viên.
- Trưởng phòng Nội Vụ huyện chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền

hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
- Phó Trưởng phòng giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
Sinh viên: Phạm Trần Đức

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công tác; chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một phó trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
- Việc bổ nhiệm, điều động,luân chuyển khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm,từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ: (Phụ lục 2)
2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng.
Danh mục bản mô tả công việc các vị trí thuộc phòng Nội vụ huyện
Tĩnh Gia ( Phụ lục 3)
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ.
UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương.
Với chức năng quản lý mọi mặt đời sống, kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện nên
khối lượng các văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động là tương

đối lớn. Do đó, công tác văn thư có vai trò quan trọng, là cơ sở cho mọi hoạt
động của UBND huyện. Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng
UBND huyện với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá
trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra. Công tác Văn thư ở
Văn phòng UBND huyện đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc
của lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo của cơ quan. Cán bộ, công chức
được phân công phục trách luôn cố gắng để làm tốt công tác này nhằm phục vụ
đắc lực cho hoạt động của toàn cơ quan.
Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào các văn bản quy định của cấp trên.
Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND Huyện đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo
huyện ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc
biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
chuyên trách lĩnh vực này. Hiện tại, tại UBND huyện Tĩnh Gia đang thực hiện
Sinh viên: Phạm Trần Đức

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đó là:
* Các văn bản quy định hiện hành của cơ quan cấp trên về công tác văn
thư – lưu trữ:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ
(11/11/2011).
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về Quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ
quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
* Các văn bản của UBND tỉnh và huyện về công tác văn thư – lưu trữ bao
gồm:
- Quyết định số 831/2000/QĐ-UB ngày 19 tháng 4 năm 2000 của UBND
tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ.
- Kế hoạch số 41/KH-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2015 của UBND tỉnh
Thanh Hóa về công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
- Quyết định 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11 năm 2014 về Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
- Chỉ thị số 08/2014/CT-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2014 của ủy ban
nhân dân huyện Tĩnh Gia về việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Sinh viên: Phạm Trần Đức

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện.
- Kế hoạch số 41/KH-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2015 của UBND
huyện Tĩnh Gia về ban hành kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ năm 2015.
- Công văn số 403/UBND-VP ngày 25 tháng 4 năm 2015 của UBND
huyện Tĩnh Gia về việc chấn chỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các
phòng, đơn vị thuộc UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa
cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ phụ
trách tại UBND huyện. Vào cuối mỗi năm hoạt động văn phòng thường tổ chức
Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra
phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một
đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ
quan . Và hiện nay căn cứ vào thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4
năm 2013 về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức thì UBND huyện đã giao cho Văn phòng HĐND&UBND xem
xét, tổ chức xây dựng và trình Chủ tịch huyện.
Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện đã
được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ
Văn thư nhiều hơn.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Văn thư là một bộ phận quan trọng của Văn phòng được xây dựng, sắp
xếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Nội dung công tác văn thư
bao gồm soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý, sử dụng con
dấu và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ

sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức thì
văn thư được tổ chức theo 3 mô hình cơ bản đó là: mô hình văn thư tập trung,
văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp. Mỗi một mô hình nó có những ưu điểm
riêng phù hợp với từng cơ quan, tổ chức khác nhau. Tại UBND huyện Tĩnh Gia
bộ phận văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình hỗn hợp.
Sinh viên: Phạm Trần Đức

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn thư hỗn hợp là được áp dụng khi mộ số khâu nghiệp vụ chủ yếu của
công tác văn thư như đánh máy, sao in văn bản, đăng ký văn bản được tổ chức
thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn
bản, lưu văn bản trong quá trình hình thành được thực hiện ở các phòng ban,
đơn vị khác của cơ quan. Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng phổ biến tại các cơ
quan hành chính nhà nước. Hình thức này giúp kiểm soát chặt chẽ văn bản trong
quá trình giải quyết công việc. Ngoài ra, việc tra cứu, tìm kiếm thông tin một
cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm. Đồng thời nâng cao trách nhiệm của
những bộ phận, cá nhân có liên quan trong việc giải quyết công việc cũng như
lưu văn bản. Hiện nay, công tác văn thư tại phòng văn thư UBND huyện Tĩnh
Gia do 02 cán bộ chuyên trách phụ trách có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu
trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại văn thư để vào sổ đăng ký,
và chuyển giao xử lý, toàn bộ văn bản đi được đăng ký và làm thủ tục phát hành.

Phòng văn thư của UBND huyện là một phòng khép kín, được trang bị
đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn như: Bàn ghế ngồi
làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu, … tạo ra một
không gian yên tĩnh, tập trung trong công việc và đảm bảo tính kín đáo, bí mật
trong công tác Văn thư. Phòng được bố trí ngay tầng 1 và cạnh cửa ra vào tòa
nhà làm việc của UBND huyện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch bên
trong và bên ngoài cơ quan.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của cơ quan.
UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan thuộc hệ thống các cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương. Do đó việc ban hành các văn bản quản lý bao gồm
quyết định và chỉ thị được quy định tại số: 31/2004/QH11 Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 . Ngoài
ra, cơ quan còn ban hành các văn bản hành chính khác phục vụ cho quá trình tổ
chức và hoạt động của cơ quan. Mỗi một văn bản do UBDN huyện ban hành đều
Sinh viên: Phạm Trần Đức

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thể hiện rõ nội dung cũng như ý chí muốn truyền đạt. Những trường hợp thuộc
thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND huyện hay những văn bản do các đơn
vị chuyên môn soạn thảo đều được kiểm tra kỹ.

Nhận xét: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan đã được
quan tâm đúng mức, hiệu lực cũng như hiệu quả của các văn bản đã thể hiện
đúng vị trí pháp lý và nội dung cần truyền đạt. Xác định đúng tên loại cũng như
văn bản cần ban hành.
Ưu điểm: Nhìn chung, về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
quản lý đã đúng thẩm quyền ban hành. Tức là đối với những văn bản quy phạm
pháp luật thì ban soạn thảo đã tuân thủ quy định một cách chặt chẽ. Các văn bản
hành chính dùng để giải quyết công việc đã được chú trọng hơn ở khâu soạn
thảo.
Nhược điểm: Tuy nhiên, đối với các văn bản hành chính trong nhiều văn
bản, việc sử dụng căn cứ pháp luật để ban hành còn rất tùy tiện. Nhiều văn bản
ban hành không có căn cứ pháp lý, hoặc căn cứ vào công văn, thông báo, kết
luận miệng của lãnh đạo, căn cứ không chính xác, căn cứ vào văn bản hết hiệu
lực. Có những văn bản mang tính quyết định về một vấn đề cụ thể thì lại ban
hành dưới dạng công văn như là giao dịch đơn thuần. Do đó, nó làm ảnh hưởng
tới giá trị pháp lý cũng như hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Tại một
số phòng ban chuyên môn, tình trạng ban hành văn bản quy phạm pháp luật trái
thẩm quyền về hình thức còn tồn tại, một số văn bản ban hành về hướng dẫn
hoạt động hay chỉ đạo thực hiện thì còn chung chung, không thể hiện rõ trách
nhiệm cũng như những yêu cầu bắt buộc đối với các hình thức văn bản.
3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
huyện Tĩnh Gia cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Tĩnh Gia
được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn
Sinh viên: Phạm Trần Đức

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Qua đó UBND huyện Tĩnh
Gia đã cụ thể hoá quy định vào trong hoạt động của mình. Việc banh hành các
loại văn bản đã được chú trọng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đúng vị trí.
Qua khảo sát thực tế quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND
huyện Tĩnh Gia, em có nhận xét sau:
Ưu điểm: Các văn bản được ban hành đảm bảo đầy đủ các thành phần thể
thức bắt buộc theo quy định hiện hành của văn bản quản lý nhà nước như Quốc
hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, … Kỹ thuật trình bày
văn bản được trình bày đúng tại các vị trí theo quy định. Các văn bản bản đã thể
hiện được bố cục và nội dung tương đối rõ ràng, giúp người tiếp cận nắm bắt
thông tin tốt hơn, kỹ thuật trình bày đẹp. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo
đã chú ý tới vấn đề thể thức của văn bản. Số lượng văn bản được ban hành
tương đối kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu của quá trình giải quyết công việc.
Nhược điểm: Ở môt số văn bản còn không ghi ngày tháng ban hành,
hoặc sau đó tự tiện sửa đổi ngày tháng hoặc do cấp phó ký nhưng không ghi rõ
là ký thay. Ở một số văn bản không đề chức danh người ký văn bản, gây ra hiểu
lầm trong quá trình giải quyết công việc đó là đâu là người có thẩm quyền ban
hành, người ban hành văn bản là cấp trưởng hay cấp phó. UBND hoạt động theo
chế độ tập thể, có những văn bản cần phải thể hiện rõ hoạt động tập thể thì chỉ
ghi mình chức danh người ký. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các
phòng, ban trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể

thức đề ký, thiếu trích yếu nội dung, nơi nhận, … Và văn bản sau khi ban hành
thường không được đối chiếu với những văn bản quy định hiện hành của cấp
trên để rút kinh nghiệm, sửa đổi cho những lần soạn thảo, ban hành văn bản sau.
Do đó, văn bản có những sai sót nhỏ vẫn lặp đi lặp lại ở các lần soạn thảo. Nhiều
văn bản ban hành không thống nhất, thiếu tính khả thi khi ban hành.
Ví dụ: Đối với Công văn là văn bản không có tên loại, theo quy định khi trình
bày theo mẫu: Số …./tên cơ quan ban hành văn bản – tên đơn vị soạn thảo.
Nhưng ở hầu hết công văn ở UBND huyện Tĩnh Gia được trình bày giống như
Sinh viên: Phạm Trần Đức

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản có tên loại khác. Ví dụ: Số: 19/CV-UBND.
Thành phần thể thức nơi nhận của công văn phải trình bày như sau:
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, NV.

Tuy nhiên, tại UBND huyện Tĩnh Gia, văn bản ghi như sau:
Nơi nhận: - Như kính gửi.
- Lưu VT.

3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan. So sánh với quy định hiện hành.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện
Tĩnh Gia được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung
Bước 4: Kiểm tra, trình duyệt ký văn bản
Bước 5: Hoàn thiện thủ tục để ban hành văn bản
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
Nhận xét: Mỗi văn bản khi được soạn thảo, các cơ quan quản lý nhà nước
có thẩm quyền đều ban hành theo một trình tự, thủ thục nhất định. Tùy thuộc
vào tính chất, nội dung và tầm quan trọng của từng loại văn bản mà có những
văn bản mà quy trình xây dựng và ban hành được pháp luật quy định như Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 ngày 03 tháng 6 năm 2008 ;
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, ủy ban nhân
dân ngày 03 tháng 12 năm 2004… Nhưng có những loại như văn bản hành
chính thì tùy thuộc vào điều kiện hoạt động thực tế từng cơ quan, đơn vị mà có
quy trình ban hành khác nhau. Tại UBND huyện Tĩnh Gia, về cơ bản quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản là phù hợp tình hình thực tế hoạt động của cơ
quan. Đảm bảo tính hợp lý và giá trị của các loại hình văn bản khi được ban
hành và cơ chế chịu trách nhiệm.
Ưu điểm: Việc thống nhất trong quy trình soạn thảo, ban hành văn bản
Sinh viên: Phạm Trần Đức

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong phạm vi UBND huyện đã giúp cho hiệu lực và tính khả thi của văn bản
được nâng lên. Nhìn chung, về quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện đã
đảm bảo được những yêu cầu bắt buộc trong việc xây dựng và ban hành văn bản
trong quá trình hoạt động của cơ quan. Các bước thể hiện rõ được cơ chế phối
hợp cũng như trách nhiệm của những người tham gia vào quá trình soạn thảo.
Nhược điểm: Tuy nhiên, xem xét ở góc độ trình tự, thủ tục soạn thảo văn
bản theo quy định hiện hành tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính Phủ về công tác văn thư và các thông tư quy định hiện hành thì quy
trình này có những bước chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Có những bước trong quy
trình soạn thảo văn bản đã được thu gọn, rút ngắn hoặc gộp vào một vài bước
khác. Nhưng cần tuân thủ các quy định hiện hành về soạn thảo văn bản để đảm
bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quá trình quản lý.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác
gửi đến. Văn bản đến của UBND huyện Tĩnh Gia thông thường được gửi đến
bằng đường bưu điện bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định, Công điện,
Thư từ, Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các Sở, ban ngành, tổ chức kinh tếxã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư là
ký nhận tất cả các loại văn bản gửi đến. Tại đây tất cả các văn bản đến được cán
bộ văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ. Các văn bản gửi trực tiếp đích danh cho
lãnh đạo như: Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc các Phòng, Ban thì không bóc bì
mà chuyển trực tiếp. Đối với những văn bản gửi chung cho UBND huyện thì
bóc bì để tiến hành đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo
và các phòng, ban để giải quyết. Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ
văn thư chuyển cho Chủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp
đến Chủ tịch UBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần

nữa, sau đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ
chuyển giao và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên
Sinh viên: Phạm Trần Đức

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

môn giải quyết. Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào
lề trái của văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản. Sau đó xin chữ ký
của Chánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Nhận văn
bản, phân
loại, bóc bì

Loại không phải
vào sổ đăng ký

Chuyển trực tiếp
cho người nhận

Loại phải vào sổ
đăng ký

Đóng dấu đến,
ghi số, ngày đến

Theo dõi và đôn
đốc giải quyết
văn bản đến
Chuyển giao văn
bản đến

Vào sổ đăng ký
văn bản đến và
máy tính
Sao văn bản

Trình văn bản đến
cho người có
thẩm quyền

1. Nhận văn bản, phân loại, bóc bì.
2. Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến
3. Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào máy tính
4. Trình văn bản đến cho người có thẩm quyền
5. Sao văn bản
6. Chuyển giao văn bản đến
7. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến
Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện
hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính

xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các
Sinh viên: Phạm Trần Đức

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tính khả thi. Để tổ chức quản lý thống nhất
văn bản đi, tất cả các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Gia đều được quy về
một đầu mối đó là bộ phận văn thư. Các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Gia
thông thường được giao cho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính của
phòng, ban mình. Văn bản sau khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòng
phê duyệt về nội dung. Sau đó trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoàn
thành các thủ tục pháp lý để ban hành. Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủ
tục để chuyển văn bản đi gồm: đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển giao văn bản
đi. Ở UBND huyện Tĩnh Gia, văn bản được gửi đi vào tất cả các ngày trong tuần
trừ thứ 7 và chủ nhật. Đối với những văn bản có quy định cụ thể thời gian
chuyển như đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc phải làm thủ tục gửi ngay,
đúng thời gian quy định. Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Tĩnh Gia đều
được lưu 1 bản gốc ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra văn bản

Lưu văn bản đi,
sắp xếp bảo quản

văn bản lưu

Ghi số, ngày
tháng văn bản

Nhân bản, đóng
dấu

Chuyển phát văn
bản và theo dõi
việc chuyển phát

Đăng ký văn bản
đi

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
4. Đăng ký văn bản đi.
5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản.
6. Lưu văn bản đi
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một
Sinh viên: Phạm Trần Đức

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp
cho cơ quan nâng cao được hiệu suất và chất lượng công việc.
Tuy nhiên, tại UBND huyện Tĩnh Gia với các văn bản đến thì phòng văn
thư hầu như không lập hồ sơ. Các văn bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ,
vào máy thì được chuyển tới các đơn vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó. Các
đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nhưng
chỉ có một số đơn vị làm tốt công tác này. Còn hầu hết là không lập hồ sơ hoặc
lập mang tính chất có lệ. Đối văn bản đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng
loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, … rồi được đăng
ký vào sổ, vào máy. Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một
năm thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo và in ra thành một quyển sổ để
đưa sang phòng lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia. Phòng văn thư chỉ phải lập
hồ sơ cho văn bản đi bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và
ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên. Phòng lưu trữ chịu
trách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ.
Nhận xét
Ưu điểm: Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn
hàng, đánh số thứ tự rõ ràng. Hồ sơ được biên mục cụ thể hoặc tên gọi tạo điều
kiện cho công tác tra tìm, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhược điểm: Hầu hết tài liệu hoạt động của UBND huyện chưa được lập
hồ sơ. Nó làm ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu cũng như công tác
tìm kiếm, tra tìm tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, văn bản ở tình trạng lộn xộn, khi lưu trữ
chưa lập hồ sơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài liệu và gây khó khăn cho
công tác chỉnh lý.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ

UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, vì
vậy mỗi một lĩnh vực hoạt động đều liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài
liệu. Trong quá trình hoạt động, UBND huyện đã có khá nhiều tài liệu hình
thành, đây là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện.
Sinh viên: Phạm Trần Đức

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện đã có kho lưu trữ cơ quan do Chánh Văn phòng quản lý.
Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND huyện kết hợp với
Chánh Văn phòng ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như
nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này. Để bảo quản tốt tài liệu thì cần
trang bị thêm các thiết bị cần thiết như: Cặp đựng tài liệu, giá, tủ, …Tại UBND
huyện Tĩnh Gia công tác giao nộp tài liệu chưa được thực hiện tốt và chưa
nghiêm. Vì hầu hết tài liệu được để lại tại các phòng ban mà không giao nộp vào
lưu trữ huyện. UBND huyện cũng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tài
liệu cần được lập và đem vào nộp lưu, để tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài
liệu được nhanh chóng, thuận lợi. Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ
thể, gây khó khăn cho tra tìm.
Hiện nay UBND huyện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng, trong phòng Lưu
trữ mới chỉ có 12 tủ đựng tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các
phòng ban và 30m2 để tài liệu quanh tường. Tài liệu Lưu trữ trong kho là những

tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư và một số của các phòng, ban khác. Phòng
Lưu trữ được bố trí ở một vị trí cao ráo và thoáng mát, chỉ có 01 cán bộ Lưu trữ
đảm nhiệm nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt. Chỉ có một số tài
liệu là đã được chỉnh lý và được xếp lên giá, khối lượng lớn tài liệu còn lại vẫn ở
tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử
dụng. Vì kho lưu trữ của UBND huyện mới được trang bị được các thiết bị như
cứu hoả, quạt nên tài liệu trong kho chưa được bảo quản an toàn khi có sự cố
xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện khắc
nghiệt ở đây.
Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố cho
công tác bảo quản tài liệu thì UBND huyện Tĩnh Gia cũng tận dụng mọi khả
năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu luôn được quét dọn, lau
chùi sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được xử lý
sạch, khô.

Sinh viên: Phạm Trần Đức

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B