Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã quảng nham
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (390.4 KB, 68 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong
suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với
lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa quản trị văn
phòng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của
mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học
tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được
thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em
là rất hữu ích đối với sinh viên ngành văn phòng . Báo cáo thực tập được thực
hiện trong khoảng thời gian 8 tuần. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh
vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Quảng Nham , huyện Quảng xương,
kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi
những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em
trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Quản trị văn
phòng- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp
tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình để truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai
sau.
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn
thể của UBND xã Quảng Nham - Huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hóa đã
giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này
Sinh viên: Kiều Thị Nga
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
Danh mục từ viết tắt
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
Danh mục từ viết tắt:..........................................................................................4
1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI...................................................................................................1
2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI........................................1
3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU...........................................................................................1
4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU...........................................................................................1
5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ................................................................................2
6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...................................................................................2
7. ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI......................................................................................................3
8. CẤU TRÚC ĐỀ TÀI.......................................................................................................3
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham...................................4
I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM ..........................4
1. Đặc điểm tự nhiên và dân số...........................................................................................4
2. Tình hình phát triển kinh tế và xã hội.............................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham........6
1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.................................................................................6
1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Xã
Quảng Nham.....................................................................................................................18
1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham.............................18
1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham............18
1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.................................................20
1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng
Nham.................................................................................................................................21
1.3 Công tác Văn thư- Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham..........................................23
1.3.1 Hệ thống các văn bản quản lí của cơ quan cấp trên về công tác Văn thư, Lưu trữ
của UBND Xã Quảng Nham.............................................................................................23
1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan......................................................................24
1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham..................25
1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Xã
Quảng Nham.....................................................................................................................25
1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Xã Quảng Nham
...........................................................................................................................................26
1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham.
...........................................................................................................................................27
1.3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản................................................29
1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi-........................................29
........................................................................................................................................29
1.3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Quảng Nham.............................31
1.3.5 Tổ chức Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham........................................................32
Sinh viên: Kiều Thị Nga
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND Xã Quảng Nham...33
1.4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND
xã Quảng Nham................................................................................................................33
1.4.2 Sơ đồ hóa các thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng (xem phần phục
lục04)
..........................................................................................................................34
1.4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng UBND xã Quảng
Nham.................................................................................................................................34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN
THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ QUẢNG NHAM......................................35
2.1 Công tác văn thư.........................................................................................................35
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư..................................................................35
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND xã Quảng Nham...........................36
2.1.3.Thực trạng về quản lý công tác văn thư tại UBND xã Quảng Nham.....................37
2.1.3.1 Công tác soạn thảo văn bản...................................................................................37
2.1.3.2 Quản lý văn bản đi .............................................................................................38
2.1.3.4 Quản lí và sử dụng con dấu...................................................................................50
2.1.3.5 Lập hồ sơ hiện hành..............................................................................................51
2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư............................................52
2.2 Công tác lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham..............................................................53
2. 3 Kết quả đạt được........................................................................................................54
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM...........54
3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn
phòng tại UBND xã Quảng Nham....................................................................................55
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................55
3.1.1.1 Ưu điểm của Công tác quản trị Văn phòng...........................................................55
3.1.1.2 Ưu điểm của công tác văn thư...............................................................................55
3.1.2. Nhược điểm.............................................................................................................57
3.1.2.1.Nhược điểm của Công tác Quản trị văn phòng....................................................57
3.1.2.2 Nhược điểm của công tác văn thư.........................................................................57
3.1.2.3. Nhược điểm của công tác Lưu trữ........................................................................58
3.2. Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công
tác Văn phòng tại UBND xã Quảng Nham.......................................................................58
3.2.1. Giải pháp về nhân sự...............................................................................................59
3.2.2. Nâng cao trình độ đối với cán bộ, nhân viên..........................................................59
3.2.3. Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc........................59
3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá.............................................................................60
3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham............................................................60
KẾT LUẬN........................................................................................................63
PHỤ LỤC
Sinh viên: Kiều Thị Nga
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Danh mục từ viết tắt:
Từ viết tắt
UBND
HĐND
Sinh viên: Kiều Thị Nga
Nghĩa đầy đủ
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động
của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành việc, trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hằng ngày,
tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Giúp cho cán
bộ,công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, góp phần giữ gìn những căn
cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám
sát, góp phần bảo vệ những bí mật về thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
Xuất phát từ vai trò và ý nghĩa to lớn trong thực tế nêu trên của công tác
Văn thư- lưu trữ, em đã lựa chọn đề tài về công tác quản lý Văn thư- lưu trữ tại
UBND xã Quảng Nham làm đề tài nghiên cứu thực tế cho bài báo cáo.
2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đối tượng nghiên cứu: Tìm Hiểu công tác Văn thư-lưu trữ tại UBND xã
Quảng Nham.
Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Quảng Nham năm 2015.
3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Trình bày, đánh giá thực trạng và tình hình công tác Văn thư-lưu trữ tại
UBND xã Quảng Nham, đồng thời đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm thúc đẩy
công tác Văn thư - lưu trữ được hiệu quả hơn.
4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ;
- Khảo sát thực trạng văn thư-lưu trữ;
- Điều tra công tác văn thư-lưu trữ;
- Phân tích xác định nguyên nhân;
- Đưa ra những giải pháp tăng cường công tác văn thư-lưu trữ tại UBND
xã Quảng Nham.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
1
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ
Công tác Văn thư- lưu trữ là để tài được nhiều công trình nghiên cứu khoa
học đề cập, khai thác và đây là một lĩnh vực phức tạp vì nó yêu cầu về sự am
hiểu và chiều sâu chuyên môn khá cao. Vấn đề Văn thư- lưu trữ không chỉ thu
hút những nhà khoa học mà nó còn dành được nhiều sự quan tâm của các nhà
lãnh đạo, các nhà quản lý. Một số công trình khoa học và văn bản có giá trị tiêu
biểu như sau:
- Cuốn sách “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư”. Tác giả Vương
Đình Quyền được biên soạn với mục đích chính là giảng dạy cho các sinh viện
hệ chính quy;
- “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” của PGS-TS
Dương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp các quy trình về nghiệp vụ văn
thư lưu trữ tại Việt Nam;
- Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 của
CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tác
văn thư,lưu trữ năm 2015 của cơ quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015);
- Thông tư số 09/ 2014/TT –BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
Vụ Hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ ;
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
và giúp tôi tiến hành nghiên cứu Đề tài “Công tác văn thư-lưu trữ ở Uỷ ban nhân
dân xã Quảng Nham”.
6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để hoàn thành đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được em sử dụng
chủ yếu trong suốt quá trình làm đề tài.
-Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việc
tại UBND xã Quảng Nham.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
2
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI
Qua việc thực tế tìm hiểu về công tác Văn thư-lưu trữ trong tra tìm tài
liệu tại UBND xã Quảng Nham, em đã nêu ra được tầm quan trọng và đánh giá
được ưu, nhược điểm của công tác Văn thư - lưu trữ vào tất cả các bộ phận
trong UBND xã Quảng Nham.
8. CẤU TRÚC ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phục lục và mục lục đề tài có cấu trúc
chia làm 3 chương:
Sinh viên: Kiều Thị Nga
3
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham
I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM
1. Đặc điểm tự nhiên và dân số
Quảng Nham là một xã ở vào trung tâm của huyện Quảng Xương
- Phía Bắc giáp xã Hải Nhân
- Phía Nam giáp xã Xuân Lâm
- Phía Đông giáp xã Bình Minh và thị trấn Quảng Xương
- Phía Tây giáp dãy núi Bộc
Có tổng diện tích tự nhiên khoảng 3.206,4ha trong đó diện tích đất sản
xuất nông nghiệp là 900ha gồm: đất trồng cây hàng năm: 742,37ha, đất trồng
cây lâu năm khác chiếm 161,49ha; đất vườn tạp: 136,73ha, đất có mặt nước nuôi
trồng thuỷ sản là 20,9ha. Xã Quảng Nham ở vào 19’25 đến 19,30 0 vĩ bắc;
1950,42’ đến 1050,45’ độ kinh đông. Về khí hậu hằng năm có 4 mùa rõ rệt. Là
một xã vùng màu của huyện nhưng đặc điểm của xã lại có 2 vùng kinh tế rõ rệt:
1/2 diện tích phía tây là vùng bán sơn địa chủ yếu là sản xuất cây lúa nước (diện
tích 460ha) và trồng cây lâm nghiệp, phát triển đàn chăn nuôi đại gia súc.1/2
diện tích về phía đông chuyên sản xuất cây khoai lang và cây lạc xuất khẩu (diện
tích 400ha). Từ khi có nước kênh nam hồ Yên Mỹ thì 1/3 diện tích được cơ cấu
cây lúa nước và việc tưới tiêu tương đối chủ động.
Xã Quảng nham có dãy núi đá Thổ Sơn, núi Năng, núi Nguyền và dãy
núi Bộc là nguồn nguyên liệu quý trong kiến thiết cơ bản, có hai cồn cát lớn
khoảng 20ha chủ yếu là xây dựng và sản xuất thuỷ tinh.
Nhân dân xã Quảng Nham thuần tuý làm nông nghiệp chủ yếu là sản xuất
cây lúa, cây lạc, khoai lang và trồng rau sạch. Ngoài ra còn phát triển thêm nghề
như đục đá, thợ mộc, thợ hồ và kinh doanh dịch vụ.
Theo số liệu thống kế đến năm 2011 xã Quảng nham có 2.214 hộ với
9.677 nhân khẩu; trong đó có 4.712 nhân khẩu là nam giới, nữ giới chiếm 4.965
nhân khẩu và độ tuổi từ 14 tuổi trở lên chiếm 8.358 người. Tổng số đất đai
3.206,4ha trong đó có 640 ha đất canh tác. Hợp tác xã nay khoán cho nhóm sản
Sinh viên: Kiều Thị Nga
4
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuất và người lao động, có 953,4 ha trồng cây lâm nghiệp với diện tích khoảng
1.800ha rừng. Xã Nguyên Bình có ba đường quốc lộ xuyên qua dọc theo hướng
Bắc – Nam là đường quốc lộ số 1A, đường xe lửa Hà Nội – Sài Gòn và một
đường chiến lược. Ngày nay trong công cuộc đổi mới nhờ những điều kiện tự
nhiên và tài nguyên thiên nhiên thuận lợi có sẵn cùng với sự quan tâm của Đảng
và nhà nước, Quảng nham, đang dần được biết đến là một xã có tốc độ tăng
trưởng kinh tế khá nhanh. Đảng bộ chính quyền và nhân dân xã Quảng nham
đang vươn mình đứng lên đạt nhiều thành tựu trên tất cả các lĩnh vực kinh tế văn hoá – xã hội – chính trị; xứng đáng với những truyền thống tốt đẹp mà cha
ông đã tạo dựng lên.
2. Tình hình phát triển kinh tế và xã hội
Những năm vừa qua nhờ có sự quan tâm chỉ đạo của Đảng, nhà nước
cũng như sự quan tâm của cấp trên và sự cố gắng của chính quyền, nhân dân địa
phương mà Quảng Nham đã có những bước tiến vượt bậc trong phát triển kinh
tế - xã hội. Kết quả đạt được đó là đời sống nhân dân được ổn định và cải thiện.
Chất lượng cuộc sống được nâng cao, nhân dân trong xã đã ổn định đời sống và
có tích luỹ. 100% trẻ em trong độ tuổi theo học đều được đến trường, tỉ lệ học
sinh thi đỗ vào các trường Đại học, Cao đẳng tăng cao và số lượng học sinh sau
khi tốt nghiệp Trung học phổ thông theo học tạo các trường trung cấp nghề lớn.
Cùng với đó là khu dân sinh tái định cư giải phóng mặt bằng phục vụ khu kinh
tế Nghi Sơn đã ổn định và lực lượng lao động trẻ tại địa phương sau khi học
nghề và vào làm việc tại các Công ty ở khu công nghiệp đã góp phần tạo việc
làm, nâng cao đời sống cho nhân dân. Trình độ dân trí của người dân tăng cao
do đó ý thức chấp hành pháp luật cũng như các chủ trương, chính sách của Đảng
và nhà nước được nâng cao. Hệ thống kênh mương tưới tiêu phục vụ sản xuất và
hệ thống điện, đường giao thông hầu như đã được hoàn thiện đến từng thôn
xóm. Cùng với đó là việc áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào sản
xuất đã góp phần tăng năng suất lao động, giảm chi phí cũng như thời gian lao
động của người dân.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
5
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bên cạnh những thuận lợi cũng còn không ít khó khăn ảnh hưởng đến
cuộc sống của người dân. Do một năm có bốn mùa rõ rệt nên thời tiết đã gây ra
nhiều khó khăn cho sản xuất nông nghiệp. Vào mùa hè do ảnh hưởng của gió
Lào nắng nóng làm cho việc sản xuất và tưới tiêu gặp nhiều khó khăn, còn vào
mùa mưa thì thường xuyên chịu ảnh hưởng rất lớn của bão lũ. Làm hư hỏng tài
sản và hoa màu của nhân dân, gây khó khăn cho sản xuất nông nghiệp. Với sự
phát triển kinh tế cũng kéo theo những mặt trái của nó đó là do được đền bù đất
nông nghiệp nên người dân chưa có những đầu tư có hiệu quả cho tương lai. Đất
sản xuất bị thu hẹp, các tệ nạn xã hội như lô đề, cờ bạc … ngày càng tăng cao.
Tình hình an ninh trật tự tại địa phương có những lúc mất ổn định. Việc quản lý
của chính quyền địa phương gặp nhiều khó khăn.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Quảng Nham.
1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
UBND xã Quảng Nham là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp địa
phương với chức năng là cơ quan quản lý có thẩm quyền chung đối với mọi mặt
đời sống trong xã, UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hành chính Nhà
nước ở xã nhằm đảm bảo cho bộ máy hành chính được thông suốt.
Các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được quy định rõ tại Luật Tổ chức
HĐND & UBND các cấp năm 2003; thực hiện theo Luật tổ chức HĐND &
UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 và căn cứ theo yêu
cầu thực tế; UBND xã Quảng Nham cũng đã xây dựng và ban hành ra quy chế
hoạt động cụ thể trên các lĩnh vực. Nhìn chung UBND cấp địa phương nói
chung và UBND xã Quảng Nham nói riêng làm việc theo chế độ kết hợp sự chỉ
đạo của tập thể, dưới sự điều hành của Chủ tịch xã theo nguyên tắc sau:
Giải quyết công việc theo thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được quy
định của pháp luật, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như: chỉ đạo, tổ chức
tuyên truyền giáo dục pháp luật; thực hiện Hiến pháp, Luật, các văn bản Quy
phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
Sinh viên: Kiều Thị Nga
6
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp xã; Tổ chức thực hiện phối hợp các ban ngành, đoàn thể, trường học, thôn
xóm trên địa bàn thực hiện biện pháp giúp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tập thể,
công dân…,
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã :
1. Trong lĩnh vực kinh tế UBND xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND Huyện phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó. Xây dựng phương án kế hoạch tổ chức sản xuất, tổ chức chỉ
đạo áp dụng các biện pháp để thực hiện kế hoạch.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết, lập quyết toán ngân
sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn :
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
Sinh viên: Kiều Thị Nga
7
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung, phòng trừ các bệnh dịch đối với
cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác - phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
3. Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, UBND xã thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn :
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,
UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
Sinh viên: Kiều Thị Nga
8
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
Sinh viên: Kiều Thị Nga
9
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã
có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính
sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo
quy định của pháp luật.
7. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Chức năng; nhiệm vụ cụ thể như sau:
* Công tác đối với thành viên của UBND xã
1. Chủ tịch UBND xã:
+ Phụ trách chung thủ trưởng cơ quan: Chịu trách nhiệm trước UBND
huyện, Đảng ủy và HĐND về quản lý nhà nước trên địa bàn xã, lãnh đạo và điều
hành các mặt công tác của UBND xã.
+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của cơ quan nhà
nước cấp trên và cấp ủy - HĐND xã. Triệu tập và chủ trì các phiên họp của
UBND xã, chỉ đạo các hoạt động đối nội, đối ngoại của UBND xã.
+ Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực an ninh - quốc phòng, kế hoạch quy
hoạch đầu tư phát triển kinh tế - xã hội, tài chính, quản lý đất đai.
2. Phó chủ tịch Kinh tế:
+ Phụ trách khối kinh tế - tài chính: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
Sinh viên: Kiều Thị Nga
10
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND - HĐND xã, toàn bộ nhiệm vụ kinh tế của địa phương.
+ Tham gia một số ban chỉ đạo do Chủ tịch UBND xã phân công và tham
mưu xây dựng phưong án sản xuất các mùa vụ, hằng năm và thực hiện một số
nhiệm vụ khác được giao.
+ Phụ trách công tác quản lý về xây dựng cơ bản, thương nghiệp dịch vụ quản lý thị trường. Xét, giải quyết đơn thư khiếu nại theo thẩm quyền. Ký các
loại văn bản như (Các thông báo của UBND xã, các loại giấy tờ có liên quan đến
nhiệm vụ được giao). Ký các loại hợp đồng và các loại văn bản gửi lên cấp trên
và thực hiện một số nhiệm vụ khi được Chủ tịch uỷ quyền.
+ Giải quyết các loại hình kinh doanh của các thành phần kinh tế. Giúp
Chủ tịch kiểm tra giám sát các thành phần kinh tế ở xã, các khoản thu, chi theo
kế hoạch trình thường trực UBND xã về các đề án xây dựng cơ bản ở các thôn
thuộc thẩm quyền của xã.
+ Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết.
+ Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại thuộc khối phụ trách.
+ Làm một số công việc chủ tịch ủy nhiệm khi chủ tịch đi vắng, giải quyết
mọi hoạt động thuộc thẩm quyền của UBND xã ở khối được phân công.
3. Phó chủ tịch Văn - Xã:
+ Phụ trách khối Văn hoá – Xã hội: chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và
UBND - HĐND xã về nhiệm vụ hoạt động văn hóa xã hội ở địa phương.
+ Tham gia trưởng một số ban chỉ đạo và trưởng một số ban do chủ tịch
UBND xã phân công và một số nhiệm vụ khác khi được giao.
+ Phụ trách đối nội, đối ngoại thuộc khối mình phụ trách.
Phụ trách khối giáo dục đào tạo, y tế, dân số - gia đình - trẻ em, chính
sách xã hội, thông tin tuyên truyền, tham mưu xây dựng các kế hoạch về các
hoạt động văn hóa - thể thao. Xét duyệt trình chủ tịch đề án về nhiệm vụ hoạt
động phát triển phong trào Văn hoá – Xã hội, đề án xây dựng cơ bản về y tế,
giáo dục thuộc thẩm quyền.
+ Ký các loại văn bản như: Các thông báo của UBND xã, các loại văn bản
Sinh viên: Kiều Thị Nga
11
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có liên quan đến nhiệm vụ được giao.
+ Kiểm tra đôn đốc mọi hoạt động trong lĩnh vực Văn hoá – Xã hội trên
địa bàn quản lý.
+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng.
+ Phụ trách tuyên truyền phổ biến pháp luật cho nhân dân.
+ Làm một số công việc do Chủ tịch UBND xã ủy nhiệm khi chủ tịch đi
vắng.
4. Cán bộ Tài chính - Kế toán:
+ Giúp cho UBND xã xây dựng dự toán thu chi ngân sách trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã.
+ Thực hiện quản lý nguồn vốn các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản
công cộng tại xã.
+ Tham mưu cho UBND xã khai thác các nguồn thu đúng quy định pháp
luật
+ Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chi, thực hiện theo quy định về quản
lý quỹ tiền mặt và giao dịch với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc về xuất,
nhập quỹ.
+ Báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định 1 tháng vào ngày cuối
tháng về kết quả dư quỹ.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch và UBND xã giao
+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND xã - HĐND xã trong
lĩnh vực tài chính, tiền tệ, thu - chi ngân sách hàng năm trên địa bàn xã đúng luật
ngân sách.
5. Cán bộ Tư pháp xã:
+ Chịu trách nhiệm về chuyên môn công tác hộ tịch.
+ Tiếp dân - nhận đơn - tham mưu giúp Chủ tịch - Phó Chủ tịch giải quyết
khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân thuộc thẩm quyền. Kiểm tra đôn
đốc các ngành, các cấp thực hiện tốt luật khiếu nại, tố cáo của công dân và giải
quyết đơn thư thuộc thẩm quyền.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
12
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hòa giải những mâu thuẫn về các vụ dân sự như: tranh chấp về quyền
lợi trong nhân dân, hòa giải việc ly hôn giúp các gia đình đoàn tụ và một số
nhiệm vụ khác khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao.
+ Quản lý và chỉ đạo các tổ hòa giải, hướng dẫn để các tổ hòa giải đi vào
hoạt động đạt hiệu quả có chiều sâu.
6. Cán bộ Địa chính – xây dựng:
+ Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn
bộ đất của xã, chính lý sự biến động đất đai trên sổ và bản đồ địa chính đã được
phê duyệt.
+ Lập hồ sơ, văn bản để UBND xã trình UBND cấp trên quyết định về
giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất. Tham gia xây dựng, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
đai. Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ
chuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, các mốc địa giới.
+ Hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo về
đất đai, thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm
đất đai đề xuất UBND xã xử lý.
+ Phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản
đồ địa giới hành chính, giải phóng mặt bằng.
+ Giúp cho Chủ tịch trong công tác quản lý đất đai và trật tự xây dựng
nhằm ngăn chặn kịp thời những trường hợp lấn chiếm đất đai, sử đụng đất đai
không đúng mục đích và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chủ tịch,
Phó Chủ tịch giao. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó Chủ tịch về nhiệm vụ
chuyên môn và một số nhiệm vụ khác được giao.
7. Cán bộ văn phòng - thống kê:
+ Chịu trách nhiệm trước UBND xã - HĐND xã về công tác văn phòng.
Phối hợp điều hòa hoạt động công tác với các phòng ban, ngành, đoàn thể thuộc
Đảng ủy - HĐND - UBND xã, nhằm thực hiện tốt sự chỉ đạo điều hành của
Sinh viên: Kiều Thị Nga
13
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đảng ủy - HĐND - UBND xã. Lập sổ và quản lý công văn đi - đến. Lập hồ sơ
lưu trữ tài liệu.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nhận lịch và bố trí địa điểm cho các hội nghị của xã
+ Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách nội vụ cơ quan
+ Tổng hợp các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của xã
+ Chịu trách nhiệm trước UBND xã trong việc quản lý cơ sở vật chất của
UBND xã. Quản lý phòng máy vi tính theo đúng quy định của UBND xã.
+ Nhận và trả kết quả giao dịch công việc giữa UBND xã với các cơ quan,
tổ chức và công dân.
+ Làm một số nhiệm vụ được Chủ tịch UBND xã giao.
8. Cán bộ Văn hóa - Xã hội :
+ Giúp UBND xã trong việc thông tin tuyên truyền các chủ trương chính
sách của Đảng, pháp luật của nhà nước. Nắm chắc tình hình, có kế hoạch đấu
tranh với các hiện tượng văn hóa không lành mạnh, chống âm mưu tuyên truyền
phá hoại của địch như chống chiến tranh diễn biến hòa bình về tôn giáo, dân tộc,
nhân quyền, trong dư luận quần chúng nhân dân và tình hình về môi trường văn
hóa ở địa phương lên Chủ tịch UBND xã.
+ Giúp UBND xã trong việc tổ chức các hoạt động thể dục thể thao – văn
hóa văn nghệ quần chúng, các Câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích
văn hóa, các điểm vui chơi giải trí, cửa hàng bán văn hóa phẩm, đảm bảo nếp
sống văn minh gia đình văn hóa mới. Ngăn chặn kịp thời việc truyền bá tư tưởng
phản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa - nghệ thuật và các tệ nạn xã hội
khác ở địa phương.
+ Phối hợp cùng các ngành, ban làm tốt công tác chuẩn bị cho các hội
nghị hoặc tổ chức các ngày lễ lớn do nhà nước cấp trên tổ chức.
+ Giúp UBND xã và Chủ tịch quản lý đài truyền thanh từ xã đến thôn và
một số nhiệm vụ khác được giao.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
14
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Trưởng Công an xã:
+ Chịu trách nhiệm trước UBND - HĐND - Chủ tịch UBND và các cơ
quan cấp trên về giữ gìn an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội
+ Tham gia một số Ban chỉ đạo do chủ tịch và UBND xã phân công. Trực
tiếp chỉ đạo, quản lý điều hành lực lượng công an dân phòng, làm nhiệm vụ nắm
chắc chắn tình hình an ninh trật tự trên địa bàn.
+ Tham mưu đề xuất với Đảng ủy - UBND xã, cơ quan cấp trên về chủ
trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự, sau khi được cấp trên có
thẩm quyền phê duyệt.
+ Phối hợp với các cơ quan đoàn thể tuyên truyền phổ biến pháp luật,
phòng ngừa, đấu tranh tội phạm, tổ chức phòng cháy chữa cháy, quản lý nhân hộ
khẩu, quản lý giáo dục đối tượng tiền án, tiền sự, sử lý người có hành vi vi phạm
pháp luật (theo thẩm quyền)
10. Xã đội trưởng:
+ Tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng - chính quyền cấp xã và trực tiếp tổ
chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân,
lực lượng dự bị động viên và nhiệm vụ khác liên quan đến nhiệm vụ quốc
phòng.
+ Xây dựng phương án tác chiến, sẵn sàng chiến đấu. Tổ chức lực lượng
dân quân tự vệ phối hợp với lực lượng công an làm nhiệm vụ giữ gìn an ninh
trật tự .
+ Phối hợp với các đoàn thể quần chúng trên địa bàn tuyên truyền giáo
dục toàn dân ý thức quốc phòng. Nhằm xây dựng tốt nền quốc phòng toàn dân.
+ Xây dựng kế hoạch huấn luyện quân sự. Kế hoạch đăng ký tuổi nghĩa
vụ quân sự, khám tuyển và gọi Thanh niên nhập ngũ.
+ Thực hiện chính sách hậu phương quân đội, chịu trách nhiệm trước
Đảng ủy - HĐND - UBND và Chủ tịch UBND xã về các kế hoạch về công tác
quân sự ở địa phương.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
15
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11. Cán bộ Chính sách xã hội:
+ Quản lý hồ sơ về hộ nghèo và các đối tượng chính sách.
+ Làm hồ sơ trình Chủ tịch UBND xã thông qua về các lĩnh vực có liên
quan đến các đối tượng chính sách trên địa bàn xã.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND xã giao.
- Các cán bộ chuyên môn khác không thuộc chức danh chuyên môn của
UBND xã, làm việc theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch cùng cán
bộ thuộc chức danh chuyên môn của UBND xã theo quy định thẩm quyền quản
lý.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham:
Lãnh đạo UBND xã Quảng Nham gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch
chịu trách nhiệm phụ trách hai lĩnh vực kinh tế và văn hoá – xã hội.
Gồm có 08 phòng ban chức năng là các cơ quan tham mưu cho Lãnh đạo
UBND và quản lý về chuyên môn sau:
1.
Văn phòng – Thống kê UBND xã:
02 người.
2.
Địa chính – xây dựng:
02 người.
3.
Tư pháp - hộ tịch:
01 người.
4.
Trưởng Công an:
01 người.
5.
Văn hoá – xã hội:
01 người.
6.
Tài chính - Kế toán:
02 người.
7.
Chính sách xã hội:
01 người.
8.
Xã đội trưởng:
01 người.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
16
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Quảng Nham
CHỦ TICH
UBND XÃ
`
Phó
chủ
tịch
kinh
tế xã
Phó
chủ
tịch
Văn
hóa
xã
Uỷ viên
Trưởng
công an
Uỷ viên
Xã đội
trưởng
Văn
phòng
Tài
chính
kế
toán
Địa
chính
xây
dựng
Tư
pháp
Hộ
tịch
Văn
hóa
xã
hội
Chính
sách xã
hội
Khuyến nông Thú y Giao thông - Thuỷ lợi Văn thư – Lưu trữ Thủ quỹ
Ghi chú: → Chỉ mối quan hệ chỉ đạo
- Các chức danh: Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch Kinh tế, Phó Chủ tịch
Văn – Xã là cán bộ cấp xã đồng thời là thành viên UBND.
- Các chức danh Uỷ viên Trưởng Công an, Uỷ viên Xã đội trưởng là công
chức chuyên môn đồng thời là thành viên UBND xã.
- Các chức danh: Văn phòng, Tài chính - Kế toán, Tư pháp - Hộ tịch, Văn
hoá - Xã hội, Chính sách xã hội là công chức chuyên môn cấp xã.
- Các chức danh: Khuyến nông, Thú y, Giao thông - Thuỷ lợi, Văn thư Lưu trữ, Thủ quỹ là cán bộ bán chuyên trách.
Sinh viên: Kiều Thị Nga
17
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND Xã Quảng Nham.
1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham.
1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã
Quảng Nham.
a, Chức năng:
Văn phòng và UBND Xã Quảng Nham là đơn vị trực thuộc UBND
huyện Quảng Xương , có chức năng giúp UBND xã về công tác đối nội, đối
ngoại; tổ chức các hoạt động chung của UBND xã .
Tổng hợp tình hình hoạt ðộng của các ngành, các ðõn vị, xã, phýờng, thị
trấn làm báo cáo UBND xã phýờng .
- Xây dựng lịch công tác và chýõng trình các kỳ họp của UBND. Phối
hợp với các ðõn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của UBND
- Giúp Xã ðảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HÐND với Quận,
Huyện uỷ và các ðoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt ðộng của ðoàn
Ðại biểu.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.
- Tổ chức thực hiện công tác vãn thý, lýu trữ, công tác hành chính quản trị
của cõ quan và UBND. Hýớng dẫn các phýờng, các ðõn vị trực thuộc Xã
phýờng
-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan
khác ban hành nhanh chóng, chính xác.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn ðýợc giao.
- Quản lý các cõ sở vật chất của Văn phòng và UBND Xã ðảm bảo các
ðiều kiện vật chất cho bộ máy của UBND Xã hoạt ðộng
-Ký các vãn bản theo sự uỷ nhiệm của UBND Xã
-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn xã
Sinh viên: Kiều Thị Nga
18
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Nhiệm vụ:
- Tổng hợp, xây dựng Chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng
tháng, 6 tháng và năm của UBND xã;
- Tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành UBND theo định kỳ 6
tháng và cả năm, báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định;
- Căn cứ kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, bố trí lịch họp, lịch
làm việc, cùng với cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp
khách của UBND cấp xã;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, ghi chép các biên
bản về hội nghị, quản trị hành chính của UBND xã. Hướng dẫn và kiểm tra các
bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, thôn xóm trong xã.
- Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết đảm
bảo để UBND cấp xã hoạt động bình thường (Điện, nước, vệ sinh, an toàn trụ
sở, …), tiếp khách, tổ chức hội nghị (Giấy mời, tài liệu hội nghị, nơi tổ chức hội
nghị, loa đài, kinh phí, …)
- Đảm bảo việc thu thập thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp
thời, chính xác.
- Thống kê đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu trên tất cả các mặt
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh theo chỉ đạo của phòng thống kê.
- Hệ thống hoá lưu trữ các tài liệu, số liệu thống kê về tình hình kinh tế xã hội, Quốc phòng – an ninh của địa phương, để quản lý thống nhất công bố và
cung cấp số liệu thống kê theo quy định của pháp luật.
- Lập hồ sơ trình UBND xã, cấp có thẩm quyền về công tác thi đua khen
thưởng cho các tổ chức, cá nhân thuộc xã.
- Theo dõi, đôn đốc các hoạt động của các bộ phận chuyên môn, các thôn
xóm, thực hiện kế hoạch và chương trình công tác; thực hiện quy chế làm việc
của UBND xã.
- Quản lý, sử dụng đúng mục đích tài sản của xã theo quy định hiện hành
Sinh viên: Kiều Thị Nga
19
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và quy chế này, đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho HĐND & UBND làm
việc có hiệu quả.
- Tham mưu giúp UBND xã về công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ
công chức, lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, quản lý hồ sơ công chức,
quản lý về mặt tổ chức các hội trên địa bàn.
- Tham mưu với chủ tịch xã về chương trình biện pháp công tác cải cách
hành chính, tham gia xây dựng chương trình ban hành quy chế làm việc của
UBND xã.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được UBND xã giao.
1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.
a Cơ cấu tổ chức:
UBND Xã Quảng Nham là cơ quan hành chính của Nhà nước có thẩm
quyền chung nên Văn phòng UBND được tổ chức theo cơ cấu gồm:
Cấp lãnh đạo:
b Lề lối làm việc:
*Mối quan hệ phối hợp giải quyết công việc.
Văn phòng UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được UBND xã quy định. Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả năng
giải quyết của mình; Văn phòng UBND xã phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch
UBND xã. Đồng thời, giữ mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan huyện,
các Phòng, Ban ngành huyện và địa phương theo Quy chế làm việc của UBND
xã và Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận, các Chuyên
viên Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đồng
thời thường xuyên giữ mối quan hệ, hợp tác, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ.
Khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của người khác, bộ phận khác, thì cần thiết phải tham khảo, trao đổi ý kiến
với người đó, bộ phận đó để giải quyết công việc; người được hỏi ý kiến phải có
nghĩa vụ trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến đó; trường hợp các bên có ý kiến
Sinh viên: Kiều Thị Nga
20
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải quyết khác nhau, thì trình xin ý kiến giải quyết của Chánh Văn phòng.
*Chế độ hội họp.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyên
viên Văn phòng phải dự các cuộc họp giao ban định kỳ vào chiều thứ hai hàng
tuần do Chánh Văn phòng chủ trì. Trường hợp vắng mặt phải xin phép và được
sự chấp thuận của Chánh Văn phòng.
Chiều thứ sáu hàng tuần, Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phòng (nếu cần thiết) có trách nhiệm dự hợp báo với 3 thường trực hoặc dự làm
lịch tuần
Lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận tổ chức thực hiện họp nội bộ hàng
tháng để thông tin, giải quyết các công việc có liên quan. Trường hợp đột xuất
cần triệu tập các thành viên dự họp do Chánh Văn phòng, các bộ phận quyết
định theo quyền hạn của mình.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận phải tham gia
các cuộc họp theo sự phân công của Chủ tịch, các phó Chủ tịch; các Chuyên
viên Văn phòng phải dự các cuộc họp theo sự phân công của Chánh Văn phòng,
các Phó Chánh Văn phòng.
1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng
UBND Xã Quảng Nham.
Bản mô tả công việc chức danh Công chức Văn phòng-Thống kê
- Bộ phận: Văn phòng
- Cơ quan: UBND xã Quảng Nham – Huyện Quảng Xương – Tỉnh Thanh
- Ngạch bậc lương: ngạch chuyên viên; bậc 2; hệ số 2,41
- Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị văn
phòng
- Trình tự tuyển dụng: Thi tuyển
- Chức năng, nhiệm vụ:
+ xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của Uỷ ban nhân dân
xã; lịch công tác tuàn của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã.
+ Giúp Chủ tịch đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND và các
Sinh viên: Kiều Thị Nga
21
Lớp: ĐHLT. QTVP K13A
