Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã xuân bái
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (411.26 KB, 46 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Họ tên sinh viên
Lê Văn Chung
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH: ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA HỌC (2013-2015)
Tên cơ quan:
UBND xã Xuân Bái
Địa chỉ:
Xóm 4, xã Xuân Bái-Thọ Xuân-Thanh Hóa
Cán bộ hướng dẫn:
Lê Văn Tuấn
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI 2015
Sinh viên: Lê Văn Chung
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1..........................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI.........4
1.1. Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái:....................................................................4
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển:................................................................................4
1.1.2.Điều kiện tự nhiên:.....................................................................................................5
1.1.2.1. Vị trí địa lý:............................................................................................................5
1.1.2.2 Địa hình và khí hậu:................................................................................................5
1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái:..........................................................6
1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái:......................................................6
1.1.3.2. Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND xã Xuân
Bái:......................................................................................................................................6
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái:............7
1.1.1.Chức năng của UBND xã Xuân Bái:.........................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái:....................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái:..................................................................8
1.2.3.1. Về tổ chức bộ máy:................................................................................................8
1.2.3.2. Về tổ chức các phòng, ban:....................................................................................8
1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và văn phòng UBND xã Xuân Bái:.......8
1.2.4.1. Chủ tịch UBND xã:................................................................................................9
1.2.4.2. Phó Chủ tịch UBND xã:.........................................................................................9
1.2.4.3. Văn phòng UBND xã Xuân Bái:............................................................................9
1.2.5. Bản mô tả công việc của vị trí văn phòng-Thống kê UBND xã:............................11
1.3. Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân Bái ban
hành...................................................................................................................................13
1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái...........................13
1.4.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản...13
1.4.1.1. Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản:.......................................................13
1.4.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan..............14
1.4.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Xuân
Bái so với các quy định hiện hành....................................................................................14
1.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................................15
1.4.3.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật:..................................................................15
1.4.3.2.Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo quy trình chung
như sau:.............................................................................................................................15
1.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan UBND xã Xuân
Bái.....................................................................................................................................16
1.5.1. Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn phòng UBND xã
...........................................................................................................................................16
1.5.2. Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND xã Xuân Bái
...........................................................................................................................................16
1.5.2.1. Ưu điểm:..............................................................................................................17
1.5.2.2. Nhược điểm:.........................................................................................................17
CHƯƠNG 2........................................................................................................19
Sinh viên: Lê Văn Chung
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC
HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI. . .19
2.1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................19
2.2. Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái....................................20
2.2.1 Công tác Văn thư - Lưu trữ :....................................................................................20
2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư:.........................................20
2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ:.........................................20
2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ:......................21
2.3 Thực trạng công tác Văn thư:......................................................................................21
2.3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái:............................................21
2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:...............................................................23
2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:.............................................................27
2.3.4 Lập hồ sơ hiện hành:................................................................................................29
2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Xuân Bái:............................29
2.3.6. Trang thiết bị làm việc tại bộ phận Văn thư:..........................................................30
2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ.......................................................................................31
2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái:..................................................31
2.4.1.1. Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan theo chế độ Nhà nước:. . .31
2.4.1.2. Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là:
...........................................................................................................................................31
2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu:.....................................................................................32
2.4.1.4. Xác định giá trị tài liệu:........................................................................................32
2.4.2 Chỉnh lý tài liệu:.......................................................................................................33
2.4.3. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:...........................................................33
2.4.4. Bảo quản tài liệu:....................................................................................................33
2.4.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:.............................................................33
2.5. Nhận xét tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của UBND xã
Xuân Bái:..........................................................................................................................34
2.5.1. Ưu điểm:.................................................................................................................34
2.5.2. Nhược điểm:............................................................................................................34
Chương 3............................................................................................................36
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN:
.............................................................................................................................36
3.1. Về tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái:......................................................36
3.2. Về thực trạng tình hình hoạt động và công tác Văn thư-Lưu trữ của UBND xã Xuân
Bái:....................................................................................................................................36
3.3. Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong và công tác Văn thư-Lưu trữ của
UBND xã Xuân Bái:.........................................................................................................38
KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHỤ LỤC...........................................................................................................41
Sinh viên: Lê Văn Chung
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong các hoạt
động của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước.
Là nghiệp vụ quan trọng để giải quyết các công tác hành chính nhằm mục đích
phục vụ Đảng, Nhà nước, các cơ quan, tổ chức nhoài nhà nước và nhân dân ta
trên nhiều lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội…
Vì vậy từ xa xưa cha ông ta đã biết cách và coi trọng công tác văn phòng để
phục vụ cho quá trình xây dựng và quản lý đất nước, sinh hoạt hàng ngày và
truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.
Ngày nay, cuộc sống xã hội ngày càng hiện đại, xã hội ngày càng phát
triển không ngừng về tất cả các lĩnh vực thì công tác văn phòng được cụ thể hóa
hơn, và công tác văn phòng ngày càng khẳng định hơn vai trò, vị trí quan trọng
của mình trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói
riêng.
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức công tác văn phòng là không thể thiếu
và chiếm một phần rất lớn trong hoạt động của từng cơ quan. Có thể thấy hiện
nay công tác văn phòng đang chiếm một vị trí rất quan trọng trong các cơ quan
Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính-trị xã hội, các cơ quan, tổ chức ngoài nhà
nước…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng, trong thời gian
thực tập em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đã được học với thực tế
tình hình công tác văn phòng tại UBND xã Xuân Bái, để không ngừng nâng cao
học hỏi kinh nghiệm từ thực tế và hoàn thiện được hơn về kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ của bản thân.
Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND xã Xuân Bái em đã được tiếp
nhận vào thực tập tại Văn phòng-Thống kê UBND xã Xuân Bái từ ngày
25/5/2015 đến ngày 30/7/2015.
Qua thời gian thực tập tại văn phòng UBND xã Xuân Bái-huyện Thọ
Xuân-tỉnh Thanh Hóa, được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ,
Sinh viên: Lê Văn Chung
1
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công chức trong cơ quan em có thêm cơ hội thâm nhập thực tế, cũng cố kiến
thức, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, vận dụng lý luận vào thực tiễn,
hơn nữa cũng cố kiến thức chuyên môn nghiệp vụ do nhà trường và thầy cô đã
trang bị cho em khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Và cũng qua thời gian thực
tập tại UBND xã Xuân Bái này em đã học hỏi được nhiều kiến thức, kinh
nghiệm từ thực tế, là cơ hội để em có thể vận dụng nhũng kiến thức đã học đem
áp dụng vào công việc thực tế của em sau này.
Thực hiện theo kế hoạch của nhà trường Đại học Nội vụ Hà Nội, của
Khoa Quản trị văn phòng cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ lãnh đạo và
cán bộ Văn phòng nơi em thực tập em đã có khoảng thời gian thực tập tìm hiểu
kỹ càng về nội dung và nghiệp vụ trong văn phòng ở UBND xã.
Được sự hướng dẫn nhiệt tình và hợp tác của cán bộ trong cơ quan cùng
vói lý thuyết được trang bị ở trường, trong quá trình thực tập và nghiên cứu
chuyên đề của bản thân em thuận lợi hơn rất nhiều.
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn
chân thành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoàn thành được kết quả học
tập cũng như kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa thực tập : đó là
sự biết ơn tới tất cả các thầy cô giáo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt
là các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, bằng sự nhiệt huyết đã truyền đạt
những kiến thức bổ ích và với những ví dụ sát với thực tế qua các bài giảng trên
lớp để giúp em trong quá trình đi thực tập; Đó là sự biết ơn tới các cán bộ, lãnh
đạo của UBND xã Xuân Bái, đặc biệt là chú Nguễn Minh Hải chủ tịch UBND
xã và đồng chí Lê Văn Tuấn công chức Văn phòng-Thống kê UBND xã đã tạo
điều kiện và hết sức nhiệt tình giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tế để tìm hiểu
nghiệp vụ văn phong của cơ quan hành chính nhà nước, giúp em hoàn thành
xuất sắc đợt thực tập này và cũng cố thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ
cho công việc của bản thân.
Trong thời gian thực tập, viết báo cáo mặc dù em đã có nhiều cố gắng
nhưng cũng con một số thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu
Sinh viên: Lê Văn Chung
2
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của quý thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và các cán bộ, công chức trong
UBND xã Xuân Bái để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin kính chúc lãnh đạo và cán bộ, công chức trong UBND xã Xuân
Bái sức khỏe và hạnh phúc. Các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc
biệt là các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng lời chúc sức khỏe lời cảm
ơn chân thành và sâu sắc nhất.
SINH VIÊN
Lê Văn Chung
Sinh viên: Lê Văn Chung
3
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI
1.1. Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái:
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển:
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “ Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhất, là
nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi”.
Như vậy cấp xã ( đặc biệt là Uỷ ban nhân dân xã) là cấp quan hệ gần nhất, trực
tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên giải quyết các yêu cầu của nhân dân, tạo điều
kiện cho nhân dân thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời là
nơi thực hiện các đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Xã Xuân Bái được thành lập năm 1954, vùng đất địa đầu của huyện Thọ
Xuân, nơi tiếp giáp giữa vùng núi rừng trùng điệp phía Tây và vùng đồng bằng
bao la phì nhiêu của xứ Thanh. Xã Xuân Bái nằm bên hữu ngạn con sông Chu,
đoạn từ hướng Tây chảy ngược lên hướng bắc, giữa xã là quốc lộ 47 và con
kênh đào dẫn nước tưới tiêu từ đập Bái Thượng chảy xuôi về hướng Đông Nam
vùng đồng bằng Thanh Hóa.
Là một xã trung du miền núi, Xuân Bái gồm có hai làng là Bái Thượng và
Bái Đô với ngành nghề chính là sản xuất nông nghiệp, tiểu thủ công nghiêp,
thương mại và dịch vụ.
Xã Xuân Bái gồm có 12 thôn trong đó:
Bái Thượng gồm có 04 thôn tiểu thủ công nghiệp, thương mại và dịch vụ.
Bái Đô gồm có 08 thôn nông nghiệp.
Xuân Bái là một xã đất rộng, người đông, một vùng dân cư trù mật, cận
thị, cận giang. Bao đời nay các thế hệ cha ông đã khai hoang, lập ấp, đổ mồ hôi
xương máu để lại cho thế hệ hôm nay một xã Xuân Bái giàu đẹp, có truyền
thống cách mạng, có truyền thống văn hóa...
Đây là vùng đất được thiên nhiên ưu đãi rất nhiều: xung quanh là núi đá
bao quanh phục vụ cho việc khai thác nguyên liệu trong công nghiệp của xã;
Sinh viên: Lê Văn Chung
4
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hơn nữa dòng sông Chu bồi đắp phù xa rất thuận lợi cho ngành nông nghiệp
phát trển…
Ngày nay trong công cuộc đổi mới, nhờ những ưu đãi sẵn có, cùng với sự
quan tâm của Đảng và Nhà nước, xã Xuân Bái đang dần được biết đến là một
trong những xã có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá nhanh. Đảng bộ chính quyền
và nhân dân xã Xuân Bái đang vươn mình đứng lên đạt nhiều thành tựu trên tất
cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội…; xứng đáng với những
truyền thống tốt đẹp mà cha ông ta đã dựng lên.
1.1.2.Điều kiện tự nhiên:
1.1.2.1. Vị trí địa lý:
Xã Xuân Bái nằm ở phía Tây của huyện Thọ Xuân với tổng diện tích đất
tự nhiên là: 599,76 ha.
Phía Đông cũa xã giáp với xã Thọ Xương và Thị trấn Lam Sơn.
Phía Tây và phía Bắc giáp sông Chu và huyện Thường Xuân.
Phía Nam giáp với xã Xuân Cao của huyện Thường Xuân.
Trên bản đồ xã Xuân Bái nằm ở vĩ độ 19 054’06’’Bắc vĩ tuyến và
105022’50’’kinh tuyến Đông, nằm ở vị trí sát vĩ tuyến 20 0 Bắc, thuận lợi cho cây
trồng phát triển.
1.1.2.2 Địa hình và khí hậu:
Xã Xuân Bái có địa hình bán sơn địa với diện tích đồi núi chiếm khoảng
50%, độ cao bề mặt từ 35-40m so với mặt nước biển.
Nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa nên khí hậu ở Xuân Bái cũng có
những dặc điểm chung giống như nhiều vùng trung du khác của Thanh Hóa:
Một năm có hai mùa rõ rệt là mùa hạ và mùa đông. Mùa hạ nóng, nhiệt độ trung
bình khoảng 28-300C, mùa đông lạnh với nền nhiệt trunh bình dưới 20 0C. nhiệt
độ trung bình cả năm 23,40C. Độ ẩm không khí trung bình là 86%. Mùa lạnh có
mưa thâm, gió bấc, trời u ám, đêm có sương giá. Mùa hạ trời oi bức, nhiều con
mưa lớn
Chính nhờ sự phức tạp, đa dạng ấy mà xã Xuân Bái trở thành một vùng có
Sinh viên: Lê Văn Chung
5
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
những điều kiện tự nhiên phong phú, tạo điều kiện phát triển một nền kinh tế đa
dạng, lắng đọng nhiều tiềm năng:
Diện tích đất tự nhiên: 599.76ha.
Đất nông nghiệp: 393.89ha.
Đất phi nông nghiệp: 186,95ha (trong đó có 66,62 ha đất thổ cư).
Đất chua sử dụng: 18,92ha.
Tổng dân số của xã là: 1.996 hộ; 8.368 nhân khẩu.
1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái:
1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái:
Căn cứ theo quy định của Nhà nước và của cơ quan, UBND xã Xuân Bái
làm việc đúng theo theo quy định: tuần làm việc 40 giờ, thời gian làm việc của
UBND xã Xuân Bái được cụ thể như sau:
+ Đối với mùa hè: - Buổi sáng từ: 7h đến 10h30’
- Buổi chiều từ: 14h đến 17h
+ Đối với mùa đông: - Buổi sang từ: 7h30’ đến 11h
- Buổi chiều từ: 13h30’ đến 16h30’
+ Các ngày nghĩ: Chủ nhật, các ngày lễ, tết trọng đại của đất nước.
Cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái luôn luôn đảm bảo và duy trì việc
thực hiện quy định, luôn nêu cao ý thức chấp hành nội quy, quy chế về giờ giấc
làm việc và nghỉ ngơi của cơ quan; không có cán bộ, công chức vi phạm quy
định về đối với giờ giấc làm việc của quan.
1.1.3.2. Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND
xã Xuân Bái:
Căn cứ vào Quyết định số: 68/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2011 của
Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái về việc ban hành quy chế làm việc của cơ quan
nhiệm kì 2011-2016; và căn cứ vào quy chế làm việc của cơ quan đã quy định rõ
về quy chế làm việc của cơ quan. Việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc của
UBND xã Xuân Bái được toan thể cán bộ, công chức trong cơ quan chấp hành
một cách nghiêm chỉnh, đảm bảo đúng nội quy, quy chế của cơ quan, không có
Sinh viên: Lê Văn Chung
6
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cán bộ, công chức vi phạm hay chống đối.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Xuân Bái:
1.1.1. Chức năng của UBND xã Xuân Bái:
UBND xã Xuân Bái là cơ quan chấp hành của HĐND xã, do HĐND xã
bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp
hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
và Nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND xã Xuân Bái thực hiện chức năng
quản lý nhà nước theo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất của
UBND huyện đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND xã.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái:
UBND xã Xuân Bái thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình bằng
những văn bản quản lý, tổ chức chỉ đạo các bộ phận chuyên môn thuộc UBND
xã thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn.
UBND xã Xuân Bái vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện
chức năng quản lý xã hội trên địa bàn xã. Cụ thể là:
Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, y tế, giáo dục, văn hóaxã hội, khoa học-công nghệ, môi trường, thể dục thể thao và các lĩnh vực xã hội
khác… Quản lý nhà nước về đất đai, các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác…
Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, Pháp lệnh, các văn bản của nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và công dân
trên địa bàn xã.
Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã.
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, cũng như các quyền
và lợi ích hợp pháp của công dân,
Tổ chức thực hiện việc thu,chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu
Sinh viên: Lê Văn Chung
7
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức
quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền.
Phối hợp với thường trực HĐND xã chuẩn bị nội dung các kì họp HĐND,
xây dựng các đề án trình HĐND xã xem xét và quyết định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái:
1.2.3.1. Về tổ chức bộ máy:
Bộ máy UBND xã Xuân Bái gồm có: 01 Chủ tịch, 02 phó Chủ tịch
UBND xã. Các ủy viên UBND xã giúp chủ tịch và phó chủ tịch phụ trách
từng lĩnh vực công tác hiện đang đảm nhiệm như: phụ trách công an, quân sự,
kinh tế, tài chính, công tác văn phòng…
1.2.3.2. Về tổ chức các phòng, ban:
UBND xã Xuân Bái có 08 phòng ban chức năng, là các cơ quan tham
mưu cho lãnh đạo UBND xã và quản lý về chuyên môn, đó là:
Văn phòng-Thống kê UBND xã (sau đây gọi tắt là Văn phòng).
Địa chính.
Chính sách.
Ban công an xã.
Ban chỉ huy quân sự xã.
Văn xã.
Tài chính-kế toán.
Nông-lâm nghiệp.
1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và văn phòng UBND xã
Xuân Bái:
UBND xã Xuân Bái làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ, tập thể
lãnh đạo phân công cá nhân phụ trách. Đề cao tinh thần trách nhiệm của Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên UBND, trưởng các ban, ngành trực thuộc
UBND và lãnh đạo các thôn trong xã.
Sinh viên: Lê Văn Chung
8
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2.4.1. Chủ tịch UBND xã:
Phụ trách lãnh đạo và điều hành các công việc của UBND xã, là người
phụ trách các mặt hoạt động chung của cơ quan và chịu trách nhiệm trước
thường trực HDND và UBND xã về các công việc của mình phụ trách và
quản lý.
Chủ tịch UBND được ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành và chỉ
đạo các cán bộ, công chức làm việc theo đúng như quy định.
Duyệt bản thảo các văn bản, công văn, quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác trước khi ký.
Tổ chức triển khai, thực hiện các chính sách của Đảng, Pháp luật của nhà
nước, sự chỉ đạo của Huyện ủy, Tỉnh ủy…
1.2.4.2. Phó Chủ tịch UBND xã:
Phó Chủ tịch UBND xã Xuân Bái gồm có 02 người:
01 Phó Chủ tịch thường trực UBND xã giúp Chủ tịch điều hành công việc
của UBND khi Chủ tịch đi vắng, trực tiếp phụ trách các ngành thuộc khối văn xã
như: văn hóa, thông tin, thể thao, y tế, giáo dục…
01 Phó Chủ tịch giúp điều hành các công việc khi Chủ tịch đi vắng, trực
tiếp phụ trách khối kinh tế như: nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư
nghiệp, thủy lợi, định canh định cư, di dời dân, các dự án hạ tầng ở nông thôn…
Các Phó Chủ tịch do HĐND xã bổ nhiệm và theo sự giới thiệu của Chủ
tịch UBND xã. Giúp Chủ tịch quản lý chung về hoạt động của UBND (theo
chuyên môn được phân công) và đồng thời trực tiếp đảm nhận một số công việc
khác do Chủ tịch giao và căn cứ vào sự chỉ đạo trực tiếp của thường trực HĐND
và UBND xã triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình; đôn đốc và giám sát cán
bộ, công chức chuyên môn thực hiện các công việc đã được giao…
Các Phó Chủ tịch được Chủ tịch ủy quyền ký tất cả các văn bản mà thuộc
lĩnh vực mình phụ trách.
1.2.4.3. Văn phòng UBND xã Xuân Bái:
Các phòng, ban chuyên môn trong UBND xã sẽ làm các công việc thuộc
Sinh viên: Lê Văn Chung
9
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chức năng, nhiệm vụ theo quy định. Văn phòng UBND xã Xuân Bái có chức
năng nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Chức năng của văn phòng UBND xã Xuân Bái:
Văn phòng UBND xã là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của
UBND và Chủ tịch UBND xã, giúp UBND và Chủ tịch.
Văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ sự lãnh đạo
đều hành trên các mặt công tác của HDND và UBND xã. Đảm bảo tính thống
nhất, liên tục và hiệu quả; Trực tiếp thực hiện việc quản lý nhà nước về công tác
thi đua khen thưởng, các vấn đề về tôn giáo… Văn phòng UBND xã Xuân Bái
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thường trực HĐND và UBND và chịu sự hướng
dẫn chuyên môn Văn phòng UBND huyện.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND xã Xuân Bái
Tổng hợp và trình UBND xã chương trình, kế hoạch công tác của thường
trực HĐND và UBND, của Chủ tịch UBND xã; theo dõi,đôn đốc các bộ phận
chuyên môn thực hiện phối hợp thường trực HĐND để giúp HĐND và UBND
báo cáo.
Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi cấp trên.
Giúp quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ,
quản lý hành chính của UBND xã, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận chuyên
môn thuộc UBND xã và các đơn vị hành chính trong xã như các thôn, xóm…
Đảm bảo việc thu thập thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp
thời, chính xác.
Thống kê đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu trên tất cả các mặt kinh
tế, xã hội, quốc phòng-an ninh theo chỉ đạo của phòng thống kê.
Hệ thống hóa lưu trữ các tài liệu, số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã
hội, an ninh-quốc phòng của địa phương để quản lý thống nhất, công bố và cung
cấp số liệu thống kê theo quy định của pháp luật.
Lập hồ sơ trình UBND xã , cấp có thẩm quyền về công tác thi đua khen
Sinh viên: Lê Văn Chung
10
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thưởng cho các tổ chức, cá nhân thuộc xã.
Giúp UBND xã thực hiện nhiệm vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và
UBND xã theo quy định của phát luật và công tác được giao.
Theo dõi, đôn đốc các hoạt động của các bộ phận chuyên môn, các đơn vị
hành chính, thực hiện kế hoạch và chương trình công tác; thực hiện quy chế làm
việc của UBND xã.
Quản lý về mặt hành chính theo cơ chế “một cửa” của UBND xã.
Quản lý, xử dụng đúng mục đích tài sản của UBND xã theo quy định hiện
hành, đảm bảo các điều kiện, phương tiên cho HĐND và UBND làm việc có
hiệu quả nhất.
Tham mưu giúp UBND xã về công tác tổ chức bộ máy; quản lý cán bộ,
công chức, lập kế hoạch đào tạo cán bộ, công chức; quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức; quản lý về mặt tổ chức các Hội do dân lập trên địa bàn xã.
Tham mưu với Chủ tịch xã về xây dựng chương trình, biện pháp công tác
cải cách hành chính, tham gia xây dưng chương trình, ban hành quy chế làm
việc của UBND xã.
1.2.5. Bản mô tả công việc của vị trí văn phòng-Thống kê UBND xã:
Chức danh: Văn Phòng-Thống kê
+ Chức trách:
Văn phòng - Thống kê là công chức thuộc biên chế UBND xã thực hiện
công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ tịch, Phó chủ
tịch UBND xã.
+ Trách nhiệm:
Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, công chức Văn phòng-Thống kê
chịu trách nhiệm trước chủ tịch, phó chủ tịch và trước pháp luật về ý kiến đề
xuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân công.
+ Nhiệm vụ:
Thực hiện các mặt công tác thuộc nhiệm vụ của Văn phòng do Chủ tịch,
Phó Chủ tịch giao phó.
Sinh viên: Lê Văn Chung
11
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Nhiệm vụ cụ thể:
Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng và
hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo.
Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn
hóa công vụ trong cơ quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phân công
Tham mưu giúp, báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về các
công việc và kết quả thực hiện các công việc của cơ quan…
Tiếp nhận các văn bản, giấy tờ và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết
Thực hiện lưu trữ các văn bản giấy tờ và tài liệu trong quá trình hoạt động
của cơ quan…
Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc củ cơ quan.
Thực hiện in ấn, photocopy tài liệu cho cơ quan khi cần thiết.
Thực hiện tiếp khách, tiếp công dân khi đến liên hệ làm việc với cơ
quan…
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc của cơ quan, chịu trách
nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị trong cơ quan…
Thực hiện tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và thực hiện công tác hậu
cần cho các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan
+ Quyền hạn:
Đề xuất ý kiến với Chủ tịch, Phó Chủ tịch các vấn đề liên quan đến việc
thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo về nhân sự, phương tiện,
cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng
hiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên trong cơ
quan.
+ Quan hệ công tác:
Báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch khi có yêu cầu của Chủ tịch hoạc các Phó
Chủ tịch.
Sinh viên: Lê Văn Chung
12
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND xã
Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã và cơ quan khác:
Với các phòng, ban khác thì Chủ động phối hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ thuộc
UBND và các cơ quan đơn vị khác khi được Chủ tịch hoạc các Phó Chủ tịch
phân công quan hệ công tác để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
1.3. Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân
Bái ban hành.
Hiện nay, UBND xã Xuân Bái vẫn chưa có văn bản nào dành riêng cho
lĩnh vực công tác Văn thư – Lưu trữ. Trong quá trình hoạt động, cơ quan còn rất
nhiều khó khăn, trang thiết bị chưa đáp ứng được nhu cầu công việc, kinh hí cho
hoạt động của cơ quan còn rất eo hẹp. Do đó, cơ quan chỉ sử dụng văn bản về
công tác Văn thư – Lưu trữ do nhà nước ban hành và áp dụng các văn bản đó
theo đúng quy định của nhà nước.
1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái
1.4.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban
hành văn bản.
1.4.1.1. Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản:
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng UBND.
Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công văn và chuyển vào địa
chỉ người có trách nhiệm giải quyết.
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền
giải quyết của UBND. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo lên
UBND và chủ tịch; các phó chủ tịch, phải được chuyển qua văn phòng thẩm
định về thể thức, nội dung trước khi trình ký.
Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của
UBND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của UBND. Văn phòng
UBND hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình
Chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bản thông
thường và chậm nhất là 5 ngày đối với văn bản quy phạm kể từ ngày phiên họp
Sinh viên: Lê Văn Chung
13
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kết thúc. Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch, văn phòng
phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửi đúng địa
chỉ, đồng thời lưu trữ hồ sơ và bản gốc.
1.4.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ
quan.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn được giao mà soạn thảo văn bản theo đúng chức năng của mình.
Nội dung văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật, văn bản của cấp
dưới không được trái với chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên.
Nội dung là những phần quan trọng mang tính chất quyết định chất lượng
văn bản. Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định có
tính bắt buộc chung hoặc riêng; các thông tin thông báo nhằm phản ánh tình
hình hoạt động, kết quả hoạt động; giao dịch với các mục đích khác nhau; ghi
chép các sự việc, hiện tượng nhằm đạt được mục đích khi ra văn bản.
Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng. Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa các
dòng chọn từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chính
phủ về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ nộ vụ về việc
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.4.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của
UBND xã Xuân Bái so với các quy định hiện hành.
UBND xã Xuân Bái không có riêng quy định nào về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản quản lý nhà nước. Tất cả các văn bản mà UBND soạn thảo và
ban hành đều theo thể thức và kỹ thuật trình bày quy định theo Thông tư
01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
Sinh viên: Lê Văn Chung
14
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
1.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản.
UBND xã Xuân Bái soạn thảo văn bản theo quy trình sau:
1.4.3.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Áp dụng theo các văn bản:
- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND năm 2005 của
Quốc Hội
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
1.4.3.2.Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo quy
trình chung như sau:
- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bộ sẽ tiến hành đánh máy soạn thảo văn
bản đảm bảo đúng nội dung và thẻ thức mà chủ chương truyền đạt.
- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng duyệt nội
dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đamhs máy đó.
- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán bộ
chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản.
- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ
trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt. Trước khi thủ trưởng ký thì phải xem
người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ Đóng
dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo, văn bản được
chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thẻ thức (số, ký hiệu, ngày
tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản.
Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn bản,
văn bản sẽ mang tính pháp lý và có giá trị thực thi đối với các đối tượng có liên
quan. UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ). Trong quá
trình áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thời
những sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi.
Sinh viên: Lê Văn Chung
15
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
UBND xã Xuân Bái
1.5.1. Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn
phòng UBND xã
Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục
vụ hoạt động của cơ quan đó là các trang thiết bị trong văn phòng. Văn phòng
được trang bị đầy đủ trang thiết bị sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công
việc, phục vụ cho hoạt động công tác của mỗi cán bộ, công chức.
Hiện nay văn phòng UBND xã Xuân Bái đã có: máy tính, máy fax, máy
photocopy, máy in…, các trang thiết bị được bố trí trong tất cả các phòng, ban,
trong đó văn phòng được đặc biệt quan tâm đầu tư.
Điện thoại được trang bị trong tất cả trong tất cả các phòng, ban, ngoài ra
mỗi phòng, ban được trang bị máy quạt và hệ thống ánh sáng đảm bảo cho cán
bộ, công chức làm việc có hiệu quả.
UBND xã Xuân Bái cũng đã trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu,
các văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, ghim, kẹp…
Nhìn chung văn phòng UBND xã Xuân Bái cũng đã được trang bị đầy đủ
nên công việc được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.
Cùng với sự bố trí phòng làm việc và trang thiết bị khoa học, góp phần đạt
hiệu quả cao. Tuy vậy để đáp ướng được yêu cầu ngày càng cao của xã hội
UBND xã Xuân Bái cần mua sắm thêm các trang thiết bị hiện đại hơn nữa để
trang bị cho văn phòng, để văn phong ngày càng hiện đại và khoa hoc hơn.
UBND xã Xuân Bái hiện nay đã và đang sử dụng các trang thiết bị văn phòng
như máy tính, máy in, máy photo, máy điện thoại để bàn... các trang thiết bị này
được sắp xếp khá hợp lý, thuận tiện trong quá trình sử dụng.
1.5.2. Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND
xã Xuân Bái
Văn phòng UBND xã Xuân Bái được bố trí theo kiểu hiện đại, hạn chế
được những lãng phí thời gian, công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của
Sinh viên: Lê Văn Chung
16
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn phòng và giảm được chi phí về công tác quản lý, điều hành. Đồng thời tạo
điều kiện cho mỗi cán bộ, công chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự
chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng UBND xã Xuân Bái được phân theo chức năng, nhiệm vụ của
từng cán bộ, công chức riêng nhưng đặt dưới sự lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan
và chánh văn phòng.
UBND xã Xuân Bái là một tòa nhà gồm 2 tầng:
+ Tầng 1: gồm các phòng ban: phòng giao dịch, phòng thường trực, văn
phòng và một số phòng ban khác.
+ Tầng 2: gồm các phòng ban: phòng làm việc của lãnh đạo, và phòng
họp của UB.
Cách bố trí phòng làm việc như vậy em thấy có một số ưu điểm và nhược
điểm sau:
1.5.2.1. Ưu điểm:
Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang
thiết bị, phương tiện làm việc, xử lý các công việc một cách nhanh chóng, đảm
bảo quy trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác
giữa các phòng ban, đơn vị với nhau, dể dàng đáp ứng được yêu cầu trong
công việc…
Tất cả các phòng, ban đều được bố trí ngăn cách bởi các phòng, ban khác,
đảm bảo không gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc của từng cán
bộ, công chức và đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ ...
Văn phòng UBND bố trí, sắp xếp các trang thiết bị một cách khá hợp lý,
thuận tiện cho việc đi lại và sử dụng. Với ưu điểm này, công việc mà các cá
nhân trong cơ quan thực hiện được nhanh chóng, hiệu quả công việc cũng được
nâng cao.
1.5.2.2. Nhược điểm:
Ngoài các ưu điểm nêu trên, cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị của văn
phòng UBND xã còn có những hạn chế nhất định. Đó là:
Sinh viên: Lê Văn Chung
17
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các trang thiết bị sử dụng lâu, không được bảo quản, bảo dưỡng hợp lý
dẫn đến quá trình xử lý công việc bị trì trệ.
Diện tích phòng làm việc hẹp, không đảm bảo yêu cầu của việc bố trí sắp
xếp các trang thiết bị văn phòng.
Kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị còn eo hẹp, các trang thiết bị
đang sử dụng tại văn phòng hầu hết đều ra đời từ rất lâu mà chưa có điều kiện
thay thế.
Khó chuyên môn hóa, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc. có
phòng vẫn sắp xếp cán bộ, công chức chuyên môn khác nhau làm việc chung với
nhau, đôi khi cũng ảnh hưởng đến quá trình và chất lượng giải quyết công
việc…
Sinh viên: Lê Văn Chung
18
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC
HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI
2.1. Lý do chọn đề tài
Ở Việt Nam công tác văn phòng được coi là khâu trung tâm của toàn bộ
hoạt động quản lý của các cơ quan trong và ngoài nhà nước. Hiện nay, vấn đề
đổi mới và nâng cao hiệu quả chất lượng về các trang thiết bị và nhân lực trình
độ cao trong văn phòng đã và đang đặt ra những yêu cầu bức thiết đối với sự
phát triển của đất nước. Bởi trong công tác văn phòng không chỉ phản ánh trình
độ phát triển kinh tế - chính trị - xã hội của mỗi quốc gia trong từng giai đoạn
lịch sử mà còn phản ánh mức độ nhất định về đặc thù truyền thống, tập quán
trong tổ chức đời sống xã hội về quản lý ở mỗi quốc gia, dân tộc đó.
Thực tiễn công tác Văn phòng nói chung và công tác Văn thư-Lưu trữ nhà
nước ta nói riêng những năm qua cho thấy những yếu tố trì trệ, bất cập của hệ
thống về thực hiện công tác văn thư-lưu trư. So sánh với các quốc gia trong khu
vực, chúng ta không thể khoanh tay đứng nhìn trước không ít các bất cập của
thực tiễn, cả về nhận thức và hành động, cả về các quy định pháp luật và năng
lực của cán bộ công chức.
Ở nước ta, mặc dù hoạt động Văn thư-lưu trữ có nhiều phát triển trong
hơn nửa thế kỷ và đã có sự vận động tích cực trong những năm gần đây nhưng
việc quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin trong cơ quan vẫn là mục
tiêu đầy khó khăn đặt ra đối với các cơ quan quản lý.
Do đó, để giải quyết bài toán đổi mới và hiện đại hóa công tác Văn thưlưu trữ thì vấn đề quan trọng hàng đầu là tiến tới xây dựng, hoàn thiện hệ thống
pháp luật điều chỉnh một cách thống nhất, đồng bộ và đầy đủ tạo cơ sở pháp lý
vững chắc cho công tác Văn thư-lưu trữ đạt hiệu quả cao trong giai đoạn trước
mắt và lâu dài.
Xuân Bái có thể coi là gặp nhiều khó khăn trong công tác Văn thư-lưu trữ.
Sinh viên: Lê Văn Chung
19
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khắc phục khó khăn, phát huy thế mạnh của vùng, trong những năm gần đây,
công tác Văn thư-lưu trữ về cơ bản đã đạt được những thành quả đáng khích lệ.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai nhiệm vụ còn bộc lộ không ít những yếu
kém, hạn chế cần khắc phục.
Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác Văn
thư-lưu trữ của UBND xã, cũng như sự hạn chế về số lượng các đề tài nghiên
cứu vấn đề này và những vấn đề liên quan, em quyết định chọn nội dung Văn
thư-lưu trữ làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “thực trạng tinh hình hoạt động và
quy trình thưc hiện công tác Văn thư-lưu trữ của UBND xã Xuân Bái”
2.2. Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái
2.2.1 Công tác Văn thư - Lưu trữ :
2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư:
Công tác Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác Văn thư làm tốt hay
không làm tốt. Vì vậy, mà công tác Văn thư chiếm một vị trí quan trọng trong
họat động của bộ máy nói chung và luôn được lãnh đạo quan tâm.
Thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ nên UBND xã Xuân
Bái đã hết sức coi trọng đến công tác này.
Công tác Văn thư của UBND xã Xuân Bái đặt dưới sự lãnh đạo của chủ
tịch xã, tổ chức dưới hình thức tập trung, do một cán bộ đảm nhiệm. Xuất phát
từ nhu cầu của công việc, công tác Văn thư được bố trí một phòng làm việc
riêng với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại: máy tính, máy fax, điện thoại, điều
hoà, két để bảo bảo con dấu...
2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ:
Công tác Lưu trữ là một hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả các
vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu của
các cơ quan, cán bộ trong ngành và các cơ quan có liên quan.
Sinh viên: Lê Văn Chung
20
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Do vậy công tác Lưu trữ xã Xuân Bái rất được quan tâm, được đặt dưới sự lãnh
đạo của Chủ tịch xã là người điều hành trực tiếp công tác Hành chính nói chung
và công tác Lưu trữ nói riêng. Công tác Lưu trữ xã Xuân Bái do một cán bộ
kiêm nhiệm.
2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ:
Công tác Văn thư-lưu trữ xã Xuân Bái được thực hiện dưới sự lãnh đạo
của Chủ tich UBND xã. Trong các nhiệm kỳ, UBND xã thường xuyên tổ chức
các hội nghị tập huấn về công tác Văn thư - Lưu trữ và cứ kết thúc một nhiệm
kỳ lại báo cáo về Văn phòng huyện.
2.3 Thực trạng công tác Văn thư:
2.3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái:
Để thực hiện nhiệm vụ của mình trong việc thực hiện chỉ đạo quản lý Nhà
nước về tất cả các mặt hoạt động của UBND xã, thẩm quyền ban hành văn bản
của UBND xã Xuân Bái được thực hiện theo Quy định về thẩm quyền ban hành
về thể thức văn bản của nhà nước
UBND xã Xuân Bái ban hành các loại văn bản:
Quy chế
Thông báo
Quyết định
Kết luận
Quy chế
Quy trình
Báo cáo
Hướng dẫn …
Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên,
UBND xã Xuân Bái còn được quyền ban hành các thể loại văn bản như:
Kế hoạch
Quy hoạch
Chương trình
Sinh viên: Lê Văn Chung
21
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đề án
Tờ trình
Công văn
Biên bản
Giấy giới thiệu
Giấy chứng nhận( hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận)
Giấy đi đường
Giấy nghỉ phép
Phiếu gửi
Giấy mời
Hợp đồng
Phiếu chuyển
Văn bản của UBND xã Xuân Bái ban hành đảm bảo những nội dung
chính sau:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương chính sách của Đảng; hợp hiến, hợp
pháp;
Các vấn đề sự việc được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
Sử dụng ngôn ngữ viết:
Dùng từ ngữ phổ thông, đơn nghĩa, không dùng từ ngữ địa phương và từ
ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết;
Sử dụng văn phong hành chính, cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu;
Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng;
Các chữ viết hoa được thực hiện đúng chính tả tiếng Việt;
Khi viết dấu văn bản liên quan phải ghi đúng tên loại, trích yếu nội dung
văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, cơ quan tổ chức ban
hành văn bản.
Văn bản của UBND xã Xuân Bái ban hành thực hiện theo đúng thông số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
Sinh viên: Lê Văn Chung
22
Lớp: ĐHLT.QTVP13A
