Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN NAM từ LIÊM, THÀNH PHỐ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.97 MB, 67 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHÂN I................................................................................................3
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI...................................3
ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ
NỘI................................................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.........................................3
1.1.Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.........3
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
.......................................................................................................................3
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.4
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính
Văn phịng của UBND Quận Nam Từ Liêm.................................................5
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phịng..........................................5
2.1.1. Vị trí chức năng.........................................................................5
2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn.................................................................6
2.2. Xây dựng bản mô tả cơng việc cho lãnh đạo Văn phịng và các
vị trí khác trong bộ máy Văn phịng..............................................................9
3. Tìm hiều cơng tác Văn thư, Lưu trữcủa cơ quan tổ chức..............13
3.1. Hệ thống hóa các văn bản về cơng tác Văn thư, Lưu trữ của cơ
quan tổ chức................................................................................................13
3.2. Mơ hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................14
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...............14
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm...............................................14
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm......................................................................15
Đinh Văn Thao
Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.3. Mơ tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND quận Nam Từ Liêm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét,
đánh giá.......................................................................................................16
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.................17
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.. .17
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ
Liêm.............................................................................................................17
3.5. Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm.. .18
4. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
UBND quận Nam Từ Liêm.........................................................................18
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phịng..............................................................................................18
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phịng. Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối ưu...............19
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng
trong cơng tác văn phịng ở UBND quận Nam Từ Liêm. Nhận xét hiệu quả
bước đầu mang lại.......................................................................................20
PHẦN II............................................................................................21
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................21
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM.......................................21
1. Lý do chọn chuyên đề thực tập.....................................................21
2. Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư................................................................................................................22
2.1. Khái niệm Văn phịng................................................................22
2.2. Khái niệm cơng tác văn thư........................................................22
2.3. Thơng tin....................................................................................22
2.4. Thơng tin quản lý hành chính nhà nước.....................................23
2.5. Tin học hóa.................................................................................23
2.6. Cơng nghệ thơng tin...................................................................23
2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư.......24
3. Cơ sở thực tiễn của đề tài..............................................................24
4. Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm..........26
Đinh Văn Thao
Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.1 Tình hình cán bộ làm cơng tác văn thư.......................................26
4.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thưở UBND quận Nam Từ
Liêm.............................................................................................................27
4.1.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư..................................28
5. Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm...................................................29
5.1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong
công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm...........................................29
5.2. Công tác chỉ đạo điều hành và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ
cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” ở UBND
huyện Từ Liêm............................................................................................31
5.2.1. Công tác chỉ đạo điều hành.....................................................31
5.2.2. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ
thông tin ở UBND quận Nam Từ Liêm.......................................................32
5.3. Giới thiệu về chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc”
tại UBND quận Nam Từ Liêm....................................................................33
5.3.1. Giới thiệu chương trình trong hệ thống phần mềm quản lý hồ
sơ công việc.................................................................................................34
5.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại UBND huyện Từ Liêm...........................................................................35
6. Đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hóa trong cơng tác văn thư ở
UBND quận Nam Từ Liêm.........................................................................42
6.1. Nhận xét chung..........................................................................42
6.2. Ưu điểm của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào trong
công tác văn thư...........................................................................................42
6.2.1. Công tác soạn thảo và in ấn văn bản.......................................42
6.2.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản...........................................43
6.3. Nhược điểm của công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào
trong công tác văn thư.................................................................................44
6.3.1. Công tác soan thảo và in ấn văn bản.......................................44
6.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản..................................44
6.3.3. Nhóm nhược điểm khác..........................................................45
Đinh Văn Thao
Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6.4. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm...............................................46
6.4.1. Nhóm giải pháp về cơng tác chỉ đạo, điều hành.....................46
6.4.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất.............................47
6.4.3. Nhóm giải pháp về nhân lực...................................................48
KẾT LUẬN.......................................................................................50
PHẦN III...........................................................................................52
PHỤ LỤC..........................................................................................52
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt/ ký hiệu
Cụm Từ đầy đủ
UBND
Ủy ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
CNTT
Công nghệ thơng tin
CQHCNN
Cơ quan hành chính nhà nước
CNH- HĐH
Cơng nghiệp hóa- hiện đại hóa
Đinh Văn Thao
Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đinh Văn Thao
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác
quản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cơng
tác quản lý bao gồm tồn bộ các cơng việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, đơn vị. Do vậy mà công tác văn thư ở trong các cơ quan là trung tâm diễn
ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thơng tin, trong đó những
cơng văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong những
phương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.
Vai trị của cơng tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin
hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và
bức thiết. Vì thế cơng tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hóa trong các
khâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ
cho các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư từ thư cơng sang tự động hóa hoặc
bán tự động hóa các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay
của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư.
UBND quận Nam Từ Liêm là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước.
Để hồn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND quận Nam Từ
Liêm phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng.
Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phịng HĐND & UBND quận đóng vai trò
hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND quận.
Nắm được tầm quan trọng của cơng tác văn thư - lưu trữ, Văn phịng HĐND &
UBND quận Nam Từ Liêm khơng ngừng hồn thiện, hiện đại hố để nâng cao
chất lượng cơng tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòng
cũng như của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh
đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận.
Đinh Văn Thao
1Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại văn UBND quận Nam Từ Liêm em
nhận thấy việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư cịn một số
vấn đề đặt ra cần giải quyết trong thời gian tới nhằm hồn thiện hơn nữa cơng
tác văn thư. Chính vì thế em đã chọn chun đề“Ứng dụng cơng nghệ thông
tin trong công tác văn thư” với những nội dung cụ thể như sau:
PhầnI. Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân quận Nam
Từ Liêm.
Phần II. Chuyên đề thực tập: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm”.
Phần III. Phụ lục.
Có được kết quả trong đợt thực tập này không chỉ là sự cố gắng và nỗ lực
của bản thân mà một phần nhờ vào sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình từ các anh chị
trong Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. Đặc biệtlà sự chỉ bảo, hướng dẫn
nhiệt tình của giảng viên cơ Lâm Thu Hằng thuộc Khoa văn phòng – Trường
Đại học nội vụ Hà Nội.
Qua đây cho em xin gửi lời cảm ơn trân thành nhất tới các thầy cô giáo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Văn phòng,
cùng các anh chị trong UBND quận Nam Từ Liêm đã nhiệt tình hướng dẫn em
trong suốt thời gian em thực tập tại trường và cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 thán 7 năm 2015
Sinh viên
ĐinhVăn Thao
Đinh Văn Thao
2Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHÂN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
1.1.Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND & UBND các cấp.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổ chức hoạt động theo
nguyên tắc tập chung dân chủ.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp , Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp
chế Xã hội Chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch,
cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác
của cán bộ, cơng chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Nam Từ Liêm được quy định tại
Đinh Văn Thao
3Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân năm 1993, và được sửa đổi
bổ sung tại điều 97- 110 năm 2003. Theo đó:
a) Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa
học cơng nghệ và mơi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình
và các linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản
phẩm hàng hoá.
b) Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
c) Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính Phủ.
d) Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp,
Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND
cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và công dân địa phương.
đ) Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân, thực hiên chế độ
nghĩa vụ qn sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu
phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngồi tại địa phương.
e) Phịng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân,
chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.
g) Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,
thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
UBND quận NamTừ Liêmdo HĐND cùng cấp bầu ra làm việc theo nguyên
tắc tập trung dân chủ, kết hợp sự lãnh đạo của tập thể UBND quận với sự điều hành
Đinh Văn Thao
4Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Chủ tịch UBND quận và đề cao trách nhiệm của mỗi thành viên UBND quận để
giải quyết công việc. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm cụ thể như sau:
Đứng đầu là chủ tịch UBND quận, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ
tịch (01 Phó Chủ tịch Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch Văn xã, 01 Phó Chủ tịch Tài
mẫu) nhân danh Chủ tịch chỉ đạo, điều hành, trực tiếp giải quyết công việc thuộc
lĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
về các công việc đó.
Ngồi ra UBND quận cịn có 12 phịng ban chun mơn:
1.Văn phịng HĐND-UBND;
2. Phịng Nội vụ;
3. Phịng Tư pháp;
4. Phịng Thanh tra nhà nước;
5. Phòng Lao động thương binh và xã hội;
6. Phịng Tài chính – Kế hoạch;
7. Phịng Tài ngun và Mơi trường;
8. Phịng Văn hóa thơng tin;
9. Phịng Y tế;
10. Phòng Kinh tế;
11. Phòng Giáo dục đào tạo
12. Phịng Thống kê.
Các phịng ban có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND theo từng
lĩnh vực chuyên môn của ngành mình phụ trách. Thực hiện chức năng quản lý
theo ngành và theo lĩnh vực. Chịu trách nhiệm công tác trước UBND quận và
cơng tác chun mơn mà phịng được giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm( Xem
phụ lục 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính
Văn phịng của UBND Quận Nam Từ Liêm.
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phịng.
2.1.1. Vị trí chức năng.
Đinh Văn Thao
5Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn.
* Đối với chức năng là cơ quan chun mơn của Ủy ban nhân dân
1. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận. Đơn đốc,
kiểm tra các phịng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiện
chương trình, kế hoạch cơng tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cơng tác phối hợp giữa
các phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy
định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được
giao theo quy định của pháp luật;
3. Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phịng Ủy ban nhân dân quận;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phịng, ban chun mơn, Ủy ban
nhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân cơng phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân
và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
Đinh Văn Thao
6Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan
hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các
cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân
quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân
các phường;
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin
học hố hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;
9. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
cơng tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận;
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật;
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện cơng tác phịng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo
quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan
theo quy định của Ủy ban nhân dân quận;
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Đinh Văn Thao
7Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội
đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận
có các nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
2. Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc
chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng
nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội
đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại
biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại;
3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân
và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài
liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân
dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
4. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các
nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
5. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theo
dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám
sát;
6. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý
kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
Đinh Văn Thao
8Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị
của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào
dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
Hội đồng nhân dân thành phố;
9. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
10. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
11. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và huyện,
Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa
án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa
phương;
12. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;
13. Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và
đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện
chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phịng và các vị trí
khác trong bộ máy Văn phịng.
Phó Chánh Văn phịng phụ trách chung( Đ/c: Nguyễn Quang Diên)
Được thừa lệnh Thường trực HĐND – UBND quận ký thay Chánh Văn
phịng những văn bản hành chính thơng thường do Chánh Văn phịng phân cơng
thuộc lĩnh vực được phụ trách.
Tham dự các cuộc họp của Thường trực HĐND, UBND quận được Chánh
Đinh Văn Thao
9Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phịng phân cơng để theo dõi, tổng hợp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân cơng.
Phó Chánh Văn phịng – Phụ trách cơng tác tống hợp (Đ/c : Nguyễn
Sỹ Thắng)
Được phân cơng Phó Chánh Văn phòng thường trực, thay mặt Chánh Văn
phòng điều hành văn phịng khi đồng chí Chánh Văn phịng đi cơng tác.
Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng tồn bộ cơng tác tham mưu với
HĐND – UBND quận, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận, đơn đốc, xử
lý, rà sốt văn bản phát hành. Phụ trách công tác tổng hợp, dân tộc, tin học; khai
thác sử dụng cổng thông tin điện tử quận; chuẩn bị các báo cáo, lịch làm việc
chương trình cơng tác của UBND quận.
Thay mặt Chánh Văn phòng ký các hợp đồng mua sắm, sửa chữa, bổ sung
cở sở vật chất và trang thiết bị làm việc khi được Chánh văn phòng ủy quyền.
Thay mặt lãnh đạo Văn phịng giữ mối liên hệ với tổ chức Đồn thanh
niên cộng sản Hồ Chí Minh của khối cơ quan UBND quận.
Phó Chánh Văn phịng – Phụ trách cơng tác hành chính quản trị; văn
thư lưu trữ; tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân
(Đ/c: Đỗ Xuân Bình):
Kiêm nhiệm Tổ trưởng tổ tiếp dân; tổng hợp, báo cáo UBND quận kết
quả công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân.
Phụ trách cơng tác hành chính quản trị của Văn phịng HĐND và UBND
quận, cơng tác văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ an ninh trật tự, phịng cháy chữa cháy
ở cơ quan.
Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm
việc và kinh phí phục vụ cho cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo Thường trực HĐND –
UBND quận.
Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức nữ công trong cơ
quan.
Các bộ phận chuyên môn:
Bộ phận tổng hợp – tin học – cổng thông tin điện tử.
Đinh Văn Thao
10Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận tổng hợp:
Giúp lãnh đạo Văn phòng theo dõi tổng hợp thông tin, báo cáo phục vụ
kịp thời hoạt động của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận.
Thực hiện các nhiệm vụ khác của Văn phòng khi được lãnh đạo
Văn phịng phân cơng.
Lập chương trình cơng tác của Thường trực HĐND và các Ban của
HĐND quận; dự thảo các văn bản để thường trực HĐND quận gải quyết theo
thẩm quyền.
Bộ phận Tin học – Cổng thông tin điện tử:
Chịu trách nhiệm phối hợp cùng các chuyên viên tổng hợp thuộc các lĩnh
vực tổng hợp các vấn đề thuộc từng lĩnh vực, sau khi được lãnh đạo phê duyệt
đưa tin, bài, văn bản lên cổng thông tin điện tử của quận. Kiểm soát nội dung
đăng tải trên cổng thông tin điện tử quận; thiết lập các đường liên kết từ cổng
thông tin điện tử của quận tới các Website quan trọng khác như Website của
Chính phủ, của Thành phố Hà Nội.
Quản lý hệ thống mạng, phần mềm ứng dụng tại Trung tâm giao dịch
hành chính một cửa quận. Quản lý dịch vụ công qua mạng bằng việc tra cứu
thông tin của người dân, nhận những hồ sơ thủ tục hành chính của nhân dân qua
cổng thơng tin điện tử, cơng khai hóa các văn bản quy phạm pháp luật, các thủ
tục hành chính trên cổng thơng tin điện tử; Phối hợp quản lý tăng âm loa đài
phục vụ các hội nghị tại phòng họp và hội trường của UBND.
Đinh Văn Thao
11Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận văn thư – lưu trữ:
Đối với Văn thư: Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn bản đi, đến theo
quy định, làm thủ tục gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản
theo địa chỉ; Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản đi, đến theo đúng quy
định; Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý, sử dụng các phần mềm văn thư,
lưu trữ để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khai thác; nộp hồ sơ đã đến hạn và lưu
trữ cơ quan, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư lưu
trữ theo quy định.
Đối với Lưu trữ: Chịu trách nhiệm thu nhận toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ
quan để tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, thực hiện quy trình kỹ thuật bảo quản an
tồn tài liệu, có biện pháp phịng chống mối mọt, cơn trùng phá hoại tài liệu,
phòng chống cháy, nổ và bảo vệ bí mật nhà nước.
Bộ Phận Kế tốn: Xây dựng lập dự toán sử dụng ngân sách Nhà nước
hàng năm theo Luật ngân sách, mở sổ sách theo dõi chi tiết các chương, mục,
theo dự toán giao, tổng hợp thanh quyết tốn theo chính sách, chế độ tài chính
Nhà nước quy định; quản lý chứng từ kế toán đúng chế độ Nhà nước quy định
đảm bảo an toàn.
Bộ phận Thủ quỹ: Quản lý quỹ thực hiện việc thu, chi đúng số tiền ghi
trên phiếu đã có đầy đủ thủ tục trình duyệt; theo dõi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày
để kiểm kê đối chiếu sổ sách và bàn giao chứng từ thu, chi cho kế toán theo dõi
quản lý kịp thời.
Bộ Phận Photo: Chịu trách nhiệm nhân bản, sao, in, chụp tài liệu, văn
bản; giữ bí mật nội dung các tài liệu, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu in ấn và tài
sản máy móc khi được giao quản lý.
Bộ phận Lái xe: Bảo đảm xe sạch sẽ, lái xe an toàn, bảo dưỡng sửa chữa
phương tiện; lái xe phục vụ Thường trực HĐND & UBND quận đi công tác do lãnh
đạo văn phòng điều động.
Bộ phận Bảo vệ: Kiểm tra, kiểm soát người ra vào trong cơ quan và xung
Đinh Văn Thao
12Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quanh trụ sở; bảo vệ cơ quan, đảm bảo an toàn tuyệt đối về cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc trong cơ quan.
Bộ phận Trung tâm giao dịch hành chính một cửa:Duy trì thực hiện
lịch tiếp tổ chức và công dân tại Trung tâm, thông báo kịp thời những trường
hợp khi có thay đổi lịch đột xuất; quản lý các trang thiết bị, đảm bảo vệ sinh nơi
làm việc. Bao gồm: Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng;
Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy chứng nhận; Chuyên viên phụ trách
lĩnh vực cấp Giấy phép Đăng ký kinh doanh, bổ sung ĐKKD ngành, nghề, cấp
lại giấy phép ĐKKD; Cán bộ phụ trách lĩnh vực giải quyết các vấn đề chính
sách xã hội; Cán bộ phụ trách lĩnh vực thu phí, lệ phí.
3. Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữcủa cơ quan tổ chức.
3.1. Hệ thống hóa các văn bản về cơng tác Văn thư, Lưu trữ của cơ
quan tổ chức.
Công tác Văn thư – Lưu trữ ln giữ một vai trị quan trọng trong hoạt
động của Văn phịng. Chính vì thế mà trong q trình hoạt động văn phịng
HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn,
chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực này như:
quyết định về việc ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thực hiện nộp lưu tài
liệu vào lưu trữ huyện; kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ
hàng năm; quyết định về việc ban hành quy chế Văn thư – Lưu trữ quận.
Các văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ mà Ủy ban
áp dụng bao gồm:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan thay thế cho văn bản quy định trước đó là Cơng văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
Đinh Văn Thao
13Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức;
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Việc căn cứ các văn bản trên mà Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm đã
xây dựng cho cơ quan các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng
quy định của nhà nước.
3.2. Mơ hình tổ chức Văn thư của cơ quan.
Mơ hình tổ chức Văn thư của cơ quan thể hiện qua quy mơ, tính chất cơng
việc của từng cơ quan. Do đó cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn
thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, đến và
chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Mô hình cơng tác văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm được tổ chức
theo hình thức tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao
văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát
chặt chẽ văn bản trong q trình giải quyết cơng việc, cho phép giảm bớt chi phí
trong việc thực hiện cơng tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức
hóa, chun mơn hóa. Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại
Văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Trong quá trình làm việc và thực tập tại UBND quận Nam Từ Liêm, việc
ban hành các văn bản quản lý đúng theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào
Đinh Văn Thao
14Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Luật 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 về việc ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và các văn bản quy
định ban hành văn bản hành chính của cơ quan.
Các văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ban hành đều đúng
theo thẩm quyền quy định.
Ủy ban nhân dân ban hành văn bản quy phạm pháp luật như Quyết định,
chỉ thị . Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt); chỉ thị (cá biệt); các văn bản
hành chính thơng thường.
Việc thực hiện đúng thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND góp phần
đảm bảo cho việc ban hành văn bản không bị xáo trộn, hiệu lực của văn bản
được đảm bảo đúng thẩm quyền và nâng cao nhận thức trách nhiệm của người
ký ban hành văn bản đó. Đảm bảo cho hoạt động ban hành văn bản của UBND
được diễn ra thuận lợi, chính xác
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ công
chức làm việc tại UBND quận Nam Từ Liêm rất đặc biệt quan tâm chú ý.
Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở đây đang từng bước
được hoàn thiện hơn.
Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBND quận từ
khi có Thơng tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính, ban hành ngày 19 tháng 1 năm 2011 , em nhận thấy thực
trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đạt được những ưu điểm nổi bật
sau:
Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức.
Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản tương đối rõ ràng, giúp
người tiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thơng tin hơn.
Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với
thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan, khi soạn thảo người soạn thảo
văn bản đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản.
Đinh Văn Thao
15Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì vấn đề thể thức và kỹ
thuật trình bày vẫn còn nhiều hạn chế. Các văn bản tuy đúng về thể thức trình
bày nhưng vẫn cịn sai sót ở các lỗi nhỏ như: chọn phơng chữ, kiểu chữ cịn
đang chưa theo đúng quy định. Cách chọn lề trang văn bản đang cịn theo sở
thích của cá nhân, cán bộ soạn thảo văn bản cứ nhìn thấy hợp mắt là chọn mà
không theo quy tắc chung mà trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV đã quy định.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND quận Nam Từ Liêm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét,
đánh giá.
Hiện nay công việc soạn thảo của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm
thực hiện đầy đủ theo đúng các quy định về thể thức văn bản của Nhà nước.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND quận Nam
Từ Liêm được tiến hành theo trình tự 7 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Phân công soạn thảo: giao cho đơn vị chủ trì soạn thảo
Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần soạn thảo.
Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản.
Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn thơng tin cần thiết liên quan đến
nội dung vấn đề cần soạn thảo.
Xây dựng đề cương
Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định. Sau khi soạn thảo xong thì đơn vị soạn thảo kiểm tra về chính tả, kỹ thuật
trình bày, mục đích của văn bản.
Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Sau khi kiểm tra xong bản thảo trình người đứng đầu cơ quan tham khảo
và lấy ý kiến chỉ đạo.
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 5: Duyệt bản thảo
Đinh Văn Thao
16Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đơn vị soạn thảo sau khi tổng hợp ý kiến và hồn chỉnh bản thảo trình
lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung bản thảo. Cán bộ văn phòng phụ
trách duyệt thể thức và thủ tục pháp lý.
Bước 6: Trình ký văn bản
Trình lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành.
Bước 7: Hoàn thiện và lưu văn bản
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản văn bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành.
Việc thực hiện đúng quy trình này giúp cho việc soạn thảo và ban hành
văn bản được chặt chẽ, thống nhất không mất thời gian và đúng trình tự phân
cấp
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn
bản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư – văn phòng để đăng ký vào sổ
và lấy số văn bản.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(Xem phụ lục số2)
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 3)
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm.
Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ ban
hành về việc hướng dẫn quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan thì mọi cơ quan đều phải lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ này thuộc về người đứng đầu cơ quan.
Tuy nhiên quận Nam Từ Liêm là một quận mới, vừa được Chính phủ phê
duyệt Nghị Quyết 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 về việc điều chỉnh
địa giới hành chính huyện Từ Liêm thành 2 quận và 23 Phường thuộc thành phố
Hà Nội. Do tính chất cơng việc, cơ cấu bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của cơ
Đinh Văn Thao
17Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan nên việc lập hồ sơ của UBND quận Nam Từ Liêm chưa được thực hiện
đầy đủ và đi vào nề nếp. Chính vì điều này ảnh hưởng đến quá trình quản lý, bảo
quản tài liệu phục vụ cho việc lập hồ sơ.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm.
Trong quá trình hoạt động hành chính UBND quận Nam Từ LIêm đã sản
sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý nhà nước (tài liệu
hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các cơng trình xây dựng cơ
bản, tài liệu nghe nhìn. Cơng tác Lưu trữ của quận được tổ chức được theo
nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng. Việc tổ
chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ ở cơ quan được tiến hành
thường xuyên, liên tục và theo đúng quy định của Nhà nước.
Hiện nay số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND quận là 1 cán bộ,
với trình độ đại học đúng chuyên ngành lưu trữ. Diện tích kho phục vụ cho công
tác lưu trữ của quận là 340m2 với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ như: giá tài
liệu, hộp đựng tài liệu, tủ đựng tài liệu, máy tiêu hủy tài liệu. Công tác Lưu trữ
đang được chú trọng đầu tư thêm nhiều trang thiết bị để đảm bảo thực hiện tốt
việc quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho công tác sau này.
UBND quận đang tiến hành đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào
trong công tác lưu trữ bởi hiện nay cơng nghệ thơng tin góp phần khơng nhỏ cho
việc thực hiện đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý vì vậy việc ứng dụng
cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ là một yếu tố tất yếu để đảm bảo thơng
tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai và minh bạch từ đó sẽ
nâng cao được hiệu quả hoạt động lưu trữ trong cơ quan.
4. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng của
UBND quận Nam Từ Liêm.
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phịng.
Qua q trình thực tập và làm việc tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ
Liêm, hệ thống trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc được trang bị khá
đầy đủ, bao gồm như máy tính, giá tài liệu, máy in, máy fax, máy photo, máy
Đinh Văn Thao
18Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hủy tài liệu, tủ đựng tài liệu, bàn ghế, điều hòa…,ở Ủy ban nhân dân quận đang
xây dựng một hệ thống văn phòng hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại
phục vụ tốt cho quá trình làm việc.
Với hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất đầy đủ thì quá trình làm việc
của nhân viên được xử lý nhanh gọn, hiệu quả.Các tài liệu được sắp xếp ngăn
nắp trên các giá tài liệu, tủ đựng tài liệu. Đặc biệt các hệ thống máy tính làm
việc của văn phịng được lắp hệ thống tích điện khi xảy ra các sự cố như mất
điện thì nhân viên văn phịng vẫn có thể dùng máy tính bình thường. Tuy nhiện
một số trang thiết bị văn phòng còn chưa sử dụng triệt để hiệu quả, các máy
photo văn bản của văn phòng chưa được sử dụng đúng cách nên thường xuyên
xảy ra hư hỏng liên tục. Bên cạnh đó các tủ đựng tài liệu thì khơng được sắp xếp
khoa học, các tài liệu không được phân chia khoa học rất khó khăn trong việc
tra tìm tài liệu khi cần.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng. Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối ưu.
8
5
5
5
6
2
6
6
6
6
6
4
7
7
9
3
3
Đinh Văn Thao
1
1
19Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ghi chú:
5. Tủ đựng tài liệu
1. Cửa ra vào
6. Máy photo
2. Bàn làm việc trưởng phòng( máy
7. Máy Hủy tài liệu
tính, máy Fax, điện thoại)
8. Quạt thơng gió
3. Bàn làm việc chun viên( máy
9. Điều hịa
tính, máy Fax, điện thoại)
4. Bàn tiếp khách
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng ở UBND quận Nam Từ Liêm. Nhận xét hiệu quả
bước đầu mang lại.
Để cơng tác văn phịng ở UBND quận được quản lý chặt chẽ và đạt hiệu
quả cao thì UBND quận đã và đang xây dựng nhiều phần mềm quản lý riêng
cho mình nhằm hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
Các loại phần mềm đang được sử dụng trong cơng tác văn phịng ở Ủy
ban nhân dân quận Nam Từ Liêm bao gồm:
Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý hộ tịch
Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tổ chức
Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa
Phần mềm Iso điện tử - một cửa liên thông.
Các phần mềm bước đầu đưa vào sử dụng tại các Phòng, ban của UBND
quận đã mang lại hiệu quả trong công việc. Việc sử dụng các phần mềm đã
mang lại năng xuất lao động cao cho các nhân viên. Xử lý các cơng việc được
chính xác hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn nhiều.
Đinh Văn Thao
20Lớp: ĐHLT.QTVP 13A
