Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân xã HƯNG đạo, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG sơn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN...................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hưng
Đạo................................................................................................................4
1. Vài nét về xã Hưng Đạo............................................................................4
1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo..........................................4
1.2. Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014).................5
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo.......................................8
3. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo ...................................11
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I)........................11
3.2. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo.................................11
II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Hưng Đạo..................................................................12
1. Tổ chức và Hoạt động của văn phòng.....................................................12
1.1. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Hưng
Đạo..............................................................................................................12
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê............12
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo.....................................16
1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng......16
1.2.1. Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND .....................16
1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê..............................16
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo...............17

1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo................................17
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................17
2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan......18
2.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày..........................................................18
2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản ........................................18
3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản..............................................19
3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến.................19
3.2 Về lập hồ sơ hiện hành..........................................................................19
3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành............................................................................19
3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;.........................................................19
5. Về tổ chức lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo..........................................19
6. Về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Hưng
Đạo..............................................................................................................20
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ....................................................................................21
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ....................21
TẠI XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN..................21
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI...........................................................................21
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN............................21
1. Công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo............................................21
1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo.........22

1.2. Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư.........................................23
2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại xã Hưng Đạo.............................23
3. Nhận xét ..................................................................................................33
3.1. Ưu điểm................................................................................................33
3.2. Nhược điểm..........................................................................................34
III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN............................35
1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư........................................35
2. Đề xuất những giải pháp về công chức Lưu trữ......................................36
IV. KIẾN NGHỊ..........................................................................................36
1. Đối với UBND các cấp............................................................................36
2. Đối với nhà trường..................................................................................37
KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHỤ LỤC...........................................................................................................41

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Được sự nhât trí của nhà trường , khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội. Tôi tiên hành thực tập tại UBND xã Hưng Đạo, huyện
Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. Trong suốt quá trình thực tập tại UBND xã Hưng Đạo,
ngoài sự nỗ lực của bản thân cùng với những kiến thức đã học tại trường Đại

học Nội Vụ Hà Nội, dưới sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong
khoa Quản trị văn phòngcùng toàn thể các ban,ngành đoàn thể cán bộ, công
chức của UBND xã Hưng Đạo tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài
liệu, số liệu giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Nhân dịp này cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy
cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là những người đã trực tiếp trang bị cho tôi
lượng kiến thức cơ bản của ngành, cùng toàn thể ban ngành đoàn thể cán bộ,
công chức của UBND xã Hưng Đạo, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình
thực tập và viết báo cáo hoàn thành tốt nhiệm vụ của một nhân viên thực tập.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và gửi tới toàn thể thầy cô giáo
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Quản
trị văn phòng, cùng toàn thể cán bộ, công chức UBND xã Hưng Đạo lời chúc
sức khoẻ, hạnh phúc và lời chúc tốt đẹp nhất.
Do thời gian thực tập ngắn, trình độ chuyên môn còn hạn chế trong quá
trình nghiên cứu và làm sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất
định. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các giảng viên và các bạn
để bản đề tài này được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hưng Đạo, ngày 30 tháng 7 năm 2015
Sinh viên
Hoàng Văn Năm

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. với vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản ký
hành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “ học luôn đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng nắm vững lý thuyết đã được học để vận
dụng vào thực tế.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ tạo
ddieuf kiện của lãnh đạo Đảng ủy, Hội Đồng nhân dân - ủy ban nhân dân xã
Hưng Đạo tôi đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng HĐND – UBND xã
Hưng Đạo từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015. trong khoảng thời gian này
tôi đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc của các cán bộ
văn phòng cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng
những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng
nơi đây.
Là một cán bộ văn văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
văn thư – lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư
– lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước. Thấy được những bất cập trong
công tác này ở cơ quan. Từ đó thầy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán
bộ trẻ như chúng ta là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập này đã giúp tôi cụ thẻ hóa và nắm chắc hơn kiến
thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút ra được tại cơ quan thực tập
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm cho nên bài báo cáo này
còn nhiều sai sót khó tránh. Vì vậy rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của các thầy cô giáo, bạn bè để bản thân có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và
có thể vận dụng tố hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồng
nhân dân - Ủy ban nhân dân, UB MTTQ, các cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã
tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập và các thầy cô khoa Quản trị
văn phòng – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn
thành bản báo cáo thực tập này./.
Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Hưng Đạo.
1. Vài nét về xã Hưng Đạo
1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo
Hưng Đạo là một xã vùng III của huyện Bình Gia, cách trung tâm huyện
khoảng 40km, phía Tây bắc tiếp giáp một góc với xã Kim Lư, huyện Na Rì, tỉnh
Bắc Kạn, phía bắc giáp xã Tân Yên, Bắc Ái huyện Tràng Định. Phía Tây Giáp
xã Quý Hòa, xã Vĩnh Yên của huyện Bình Gia. Phía đông và nam giáp xã Hoa
Thám huyện Bình Gia. Xã có tổng diện tích tự nhiên 4891,45 ha, có 521 hộ với
2.255 nhân khẩu gồm 4 dân tộc: Tày, Nùng, Dao, kinh cùng sinh sống, phân
chia thành 10 thôn bản. Nghề nghiệp chủ yếu là nông, lâm nghiệp. Do địa hình
xã giáp ranh với nhiều địa phương, huyện bạn, xã bạn, nên tạo điều kiện thuận
lợi cho sự phát triển đời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân trong thời kỳ đổi
mới của đất nước hiện nay.
Về văn hóa – Xã hội : Các lĩnh vực giáo dục – Đào tạo, Văn hóa, Thông
tin, Thể dục, Thể thao, văn hóa xã hội đều chuyển biến một cách tích cực. Quy
mô học sinh các cấp ngày càng tăng, chất lượng giáo dục ngày một nâng lên, tỷ
lệ trẻ em trong độ tuổi đến trường đạt 99,5% đến nay đã có 85% các hộ gia đình
được nghe đài tiếng nói Việt Nam, trên 70% số hộ được xem truyền hình, tỷ lệ
tăng dân số tự nhiên còn 0,8 tỷ lệ hộ đói nghèo giảm dưới 10%.Văn hóa, thông
tin, thể dục, thể thao được chăm lo và phát triển ngày càng mạnh. Nền văn hóa
tuy là tiếp thu đa dạng của nhiều miền vùng, nhưng đặc trưng cơ bản nhất và

chiếm đa số là 2 dân tộc Tày, Nùng phong tục tập quán của Người Tày, Nùng
sống chủ yếu bằng nghề trồng lúa nước, họ biết thâm canh và đào mương, bắc
máng, đắp phai, làm cọn lấy nước tưới ruộng. Người Tày, Nùng thường đập lúa
ở ngoài đồng trên những máng gỗ hay còn gọi là loỏng rồi mới dùng dậu gánh
thóc về nhà. Ngoài lúa nước, người Tày, Nùng còn trồng lúa nương, hoa màu,
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cây ăn quả …chăn nuôi gia súc, gia cầm (chủ yếu là nuôi thả rông chứ không
nuôi nhốt như người Kinh). Ngoài ra, người Tày ,Nùng còn có nghề thủ công là
dệt thổ cẩm. Y phục truyền thống của người Tày, Nùng chủ yếu được làm từ vải
tự dệt, nhuộm chàm và rất ít thêu thùa, trang trí. Phụ nữ Tày, Nùng thường mặc
váy hoặc quần, có áo cánh ngắn ở bên trong và áo dài ở bên ngoài. Người Tày,
Nùng rất thích hát Sli , cò lẩu, lượn ( Sli giao duyên, chúc mừng năm mới ...lượn
cọi, lượn slương, lượn then, lượn nàng ới), phong slư, phuối pác, phuối rọi, vén
eng... là lối hát giao duyên được phổ biến rộng rãi ở nhiều vùng. Người Tày,
Nùng thường Sli, lượn trong hội lồng tồng, trong đám cưới, mừng nhà mới hay
khi có khách đến thăm bản. Ngoài lượn, trong các dịp lễ hội, người Tày thường
tham dự những trò chơi như: ném còn, đánh yến, kéo co, múa sư tử, đánh cờ
tướng...
Trong những năm qua Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban ngành đoàn
thể của xã đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tập trung mọi nguồn lực,

tuyên truyền vận động nhân dân xây dựng và phát triển kinh tế, thực hiện tốt các
chính sách văn hóa, đời sống văn hóa, đáp ứng nhu cầu hưởng thụ văn hóa tinh
thần của nhân dân. Tập chung cao khối đại đoàn kết thực hiện thắng lợi các
Nghị quyết của Đảng, HĐND các cấp về xóa đói giảm nghèo và nâng cao dần
đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân. Các kế hoạch chỉ tiêu kinh tế, văn
hóa xã hội năm sau đều tăng cao hơn năm trước góp phần xây dựng nền văn hóa
tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc.
1.2. Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014).
- Về kinh tế:
+ Sản xuất Nông, lâm ngiệp: Hưng Đạo là xã thuần nông, thu nhập chủ
yếu của nhân dân là từ sản xuất nông nghiệp. Xã có tổng diện tích gieo trồng là
392,3 ha, tổng sản lượng cây có hạt đạt 950 tấn. diện tích lúa đạt 178 ha. Ngô 20
ha, cây đậu đỗ các loại 10 ha. Cây thạch đen 120 ha.
Công tác khuyến nông: Cung ứng đầy đủ vật tư phân bón thuốc bảo vệ
thực vật cho cây trồng vụ đông xuân, vụ mùa

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổng diện tích rừng của xã là 1570 ha, trong đó: rừng trồng bổ sung 297
ha, rừng chăm sóc 796 ha, rừng dự án 661 là 309 ha. Tỷ lệ che phủ rừng đạt
41,6%. Công tác quản lý, bảo vệ và phòng cháy, chữa cháy rừng trong mùa khô

được tăng cường.
+ Chăn nuôi : Tổng đàn trâu hiện có 485 con đạt 88,5 so với chỉ tiêu kế
hoạch huyện giao, tăng 9 con so với cùng kỳ, đàn bò có 71 con đạt 95,9% chỉ
tiêu KH, giảm 13 con so với cùng kỳ, Ngựa có 12 con; lợn có 1.257 con, đạt
125,7% so với chỉ tiêu kế hoạch, tăng 176 con so với cùng kỳ. Tổng đàn gia cầm
7.925 con, đạt 81% so với chỉ tiêu KH, tăng 710 con so với cùng kỳ,
+ Về Thú y : Duy trì, làm tốt công tác tiêm phòng cho đàn gia súc, gia
cầm, không có dịch bệnh gì lớn xảy ra trên địa bàn
+ Về thuỷ lợi: Hệ thống kênh mương đang được kiên cố hóa đmả bảo
nước tưới tiêu phục vụ sản sản xuất.
+ Về Giao thông : Huy động phát quang, sửa đường trục chính, đường
liên thôn. Hiện nay đường giao thông đi lại còn khó khăn đường trục chính đi
qua xã là 24km đường đất bị xuống cấp trầm trọng.
+ Về xây dựng cơ bản : Vốn chương trình giảm nghèo bền vững trong
những năm gần đây thực hiện làm 2 điểm, trong đó đường nà diều – Cốc Pục
và xây dựng điểm trường mầm non hiện nay đang thi công, vốn bổ sung làm
sân bê tông và xây tường rào UBND xã. Hiện nay toàn xã mới chỉ đạt được
3/20 tiêu chí của bộ tiêu chí xây dựng nông thôn mới.
- Văn hóa – xã hội: Hoạt động văn hóa, phong trào văn hoá văn nghệ,
thể dục thể thao được quan tâm và phát huy bản sắc văn hóa truyền thống của
các dân tộc trong xã. Hiện nay, xã có 8/10 thôn có nhà văn hóa, tuy nhiên các
nhà văn hóa chưa đạt chuẩn theo tiêu chí nông thôn mới.
Duy trì giữ gìn bản sắc văn hóa cổ truyền dân tộc, triển khai cuộc vận
động toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, các hoạt động văn hóa nghệ
thuật, thể dục thể thao, xây dựng gia đình văn hóa, thực hiện tốt công tác tuyên
truyền chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước.

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Giáo dục: Xã Hưng Đạo có một trường Phổ thông dân tộc bán trú Trung
học cơ sở, một trường dân tộc bán trú Tiểu học, một trường Mầm non. Trong
những năm qua, được sự quan tâm của lãnh đạo đảng nhà nước sự nghiệp giáo
dục của xã có bước phát triển, nhận thức của nhân dân về công tác giáo dục
ngày càng được quan tâm đầy đủ hơn. Do vậy, hiệu quả giáo dục của các bậc
học được nâng lên tạo sự chuyển biến rõ rệt về chất lượng dạy học. Tỷ lệ trẻ em
trong độ tuổi đến trường đảm bảo đạt 99 %. Duy trì và nâng cao chất lượng phổ
cập giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập giáo dục THCS. Thực hiện có
hiệu quả việc dạy 2 buổi/ngày và thực hiện việc bán trú cho học sinh các cấp
học. Thực hiện có hiệu quả các cuộc vận động, các phong trào cũng như các
cuộc thi của ngành, chương trình phối hợp công tác gắn với đổi mới phương
pháp giáo dục, phương pháp kiểm tra, thanh tra, đánh giá chất lượng dạy và học
của giáo viên và học sinh.
+ Y tế : thực hiện tốt công tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh cho
nhân dân, mạng lưới y tế thôn bản được duy trì, Phấn đấu thực hiện bộ tiêu chí
quốc gia về y tế xã, đẩy mạnh công tác tuyên truyền và chủ động phòng chống
các dịch bệnh, làm tốt công tác kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm các cơ sở
kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên trạm y tế còn chưa được nâng cấp xây mới,
trang thiết bị còn thiếu chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu khám chữa bệnh của
người dân.
+ Công tác xóa đói giảm nghèo : Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện có hiệu quả Nghị quyết của Đảng về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu

chỉ đạo điều hành thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và dự toán ngân
sách nhà nước hàng năm. Thực hiện đúng các cơ chế, chính sách hỗ trợ phát
triển nông, lâm nghiệp nông thôn của tỉnh đã ban hành. Thực hiện đồng bộ bảo
đảm các chính sách an sinh xã hội, chú trọng các chính sách bảo đảm an sinh
xã hội cho người nghèo và các đối tượng chính sách xã hội. sử dụng hiệu quả
các nguồn lực hỗ trợ xóa đói giảm nghèo, thực hiện lồng ghép các chương trình
mục tiêu quốc gia khác để tạo điều kiện cải thiện mức sống của người dân,
phát triên sản xuất và chống tái nghèo tại vùng khó khăn.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã Hưng Đạo thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch
đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản
lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối

với cây trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo
của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc

thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I)
3.2. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo
UBND xã Hưng Đạo gồm có 04 thành viên gồm: 01 chủ tịch UBND, 01
phó chủ tịch UBND, 02 ủy viên ngoài ra còn có các công chức chuyên môn
thuộc niên chế của UBND.
- Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo và điều
hành mọi công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình được quy định tại điều 127 luật tổ chức HĐND và UBND. Cùng
với UBND chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- Phó chủ tịch UBND xã: giúp chủ tịch UBND điều hành các công việc
khi chủ tịch vắng mặt, chịu sự phân công của chủ tịch UBND và chịu trách
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm trước chủ tịch UBND về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Các ủy viên UBND: Một ủy viên phụ trách công tác an ninh trật tự, an
toàn xã hội; một ủy viên phụ trách công tác quân sự địa phương.
- Các công chức chuyên môn: giúp UBND xã thực hiện chức năng quản

lý nhà nước ở địa phương theo lĩnh vực chuyên môn và thực hiện các nhiệm vụ
khác theo sự phân công của chủ tịch UBND xã. Chịu trách nhiệm cá nhân về
phần công tác trước chủ tịch ủy ban nhân dân về nhiệm vụ quyền hạn được giao
và chịu trách nhiệm tập thể trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND xã Hưng Đạo.
1. Tổ chức và Hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã
Hưng Đạo.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê
* Về chức năng
- Tham mưu phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều
hành mọi mặt của lãnh đạo và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ
quan.
- Công tác tham mưu tổng hợp: nghiên cứu, đề xuất ý kiến để tổ chức
công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo
luật.
- Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HDND & UBND
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: nghiên cứu, đề xuất ý kiến, mua sắm,
quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ
ban.
* Về nhiệm vụ
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện, tổng hợp tình
hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình,
tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng.
b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
phương. Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng, tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể, tình hình mọi mặt và các
biến động trong địa bàn xã.
Trên cơ sở quản lý thông tin đó làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế xã hội của địa phương. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến
các ngành, đoàn thể, thôn, bản.
c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ
ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo
Uỷ ban với các trưởng thôn, Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ
quan đoàn thể trong xã… tham mưu đề xuất các cuộc họp, bố trí lịch các cuộc
họp, phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị
nội dung, ghi biên bản cuộc họp.
d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh
nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo
thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
đ) Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ
ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ
ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức
chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải
quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián
tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể
hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách
nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn
phòng sắp xếp lịch làm việc.
g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo
đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng
vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND
và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là:
Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật

và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công,
văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản
thuộc cơ quan Uỷ ban.
h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính
của Uỷ ban
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn
bản đi, Quản lý và giải quyết văn bản đến, Quản lý và sử dụng con dấu, Lập hồ sơ
và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban, Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy
định của pháp luật.
i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức
và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ
ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các
đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
của cơ quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật
chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo
Hiện nay UBND xã Hưng Đạo được biên chế 02 công chức văn phòng
thống kê và 01 cán bộ tri thức trẻ tình nguyện theo đề án 500 của bộ Nội vụ.
1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng
1.2.1. Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND
- Tham mưu cho UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm
việc, lịch làm việc hàng năm
- Tổng hợp, báo cáo tình hình Kinh tế - xã hội quốc phòng an ninh theo
từng tháng, quý, năm và báo cáo cho cơ quan cấp trên
- Tham mưu cho UBND xã dự thảo các tờ trình, Nghị quyết, quyết định
- Quản lý con dấu, sổ ghi biên bản các cuộc họp. Quản lý toàn bộ tài sản
của UBND
- Tham mưu cho UBND xã phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ, quản lý
các tài liệu văn thư lưu trữ của UBND
- Quản lý sổ công văn đi, công văn đến.
- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND, các
cuộc họp, hội nghị của UBND.
- Tham mưu cho HĐND và UBND xã thực hiện công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo qui định của pháp luật.
1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê
- Tham mưu cho UBD xã tổ chức triển khai công tác thống kê tổng hợp.
- Thực hiện các cuộc điều tra hàng năm và chế độ báo cáo thống kê, số
liệu tình hình nông, lâm và thủy sản.
- Lập bảng biểu báo cáo thống kê theo dõi dân số và biến động số lượng,
chất lượng cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã.
- Phối hợp với ban ngành đoàn thể , công chức chuyên môn, các thôn,
trường học và trạm y tế để tổng hợp số liệu hàng tháng, quý, năm để báo cáo

UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp trên.

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo.
1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo.
Hiện nay mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo được sắp xếp
theo quy định của pháp luật, không có văn bản nào quy định mô hình tổ chức
riêng.
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Nhìn chung trong những năm qua cấp ủy đảng, chính quyền ở địa phương
đã nhận thức đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác xây dựng ban hành
văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành kịp
thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương, số lượng và chất
lượng ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cấp xã ngày càng được nâng
cao, đã khắc phục được tình trạng ban hành văn bản trái thẩm quyền, về cơ bản
đáp ứng được yêu cầu về thể thức và nội dung, đảm bảo tính hợp hiến, hợp
pháp, tính khả thi của văn bản được ban hành.
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở chính quyền cấp xã còn
gặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công tác soạn thảo, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn bản

QPPL là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo hoặc giao cho
công chức văn phòng HĐND, UBND thực hiện việc soạn thảo, do đó kỹ năng
soạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặc
ban hành cho đủ đầu việc. Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo văn bản thấp.
Bên cạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạt
trình độ trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật, tuy nhiên do hoạt động của
HĐND, UBND xã, có tính chất đặc thù nên ngoài việc giúp HĐND, UBND
trong quá trình soạn thảo ban hành văn bản, công chức văn phòng còn phải thực
hiện rất nhiều nhiệm vụ khác, chính vì thế việc cập nhật thông tin pháp lý cho
hoạt động này chưa được đầy đủ và liên tục. Công chức văn phòng không được
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên về công tác soạn thảo, ban hành văn
bản QPPL hàng năm nên việc soạn thảo, ban hành văn bản QPPL gặp nhiều khó
khăn.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan.
UBND xã Hưng Đạo có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình...
Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Chương trình, Kế
hoạch và một số văn bản khác của UBND xã về chế độ và chính sách tổ chức và

nhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn của mình.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân huyện
và Hội đồng nhân dân; các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân, các văn bản
thuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
- Khi Chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký thay.
Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay.
- Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể,
chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công.
2.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày
Nhìn chung các văn bản UBND xã Hưng Đạo ban hành có đầy đủ 9 thành
phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số
07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra, văn bản cũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung như:
dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu mang tính chất chỉ dẫn (“xem xong trả lại” “lưu
hành nội bộ”...) thông tin chỉ tính chất dự thảo, viết tắt tên người đánh máy, số
lượng bản phát hành,...
2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Xác định loại, hình thức văn bản cần soạn thảo
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Bước 3: soạn thảo văn bản
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 4: trình ký
Các công chức chuyên môn soạn thảo văn bản cụ thể thuộc chuyên môn
của mình, sau khi soạn thảo xong thì trình lên lãnh đạo để kiểm tra về nội dung
văn bản (nếu có sai sót thì phải thảo lại văn bản đó), nếu không có sai sót thì
lãnh đạo đơn vị ký theo thẩm quyền đã quy định chịu trách nhiệm về mặt nội
dung, sau đó chuyển văn bản cho văn phòng. Khi đã có chữ ký văn phòng đóng
dấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” sau
đó gửi cho cán bộ cơ quan có liên quan để giải quyết.
3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản
3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
3.2 Về lập hồ sơ hiện hành
3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết
bìa...
Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân
viên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài
liệu để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng
việc đó.
3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ
đạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn
thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3

bản, trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản lưu tại văn phòng uỷ
của ban.
5. Về tổ chức lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo
Hiện nay UBND xã Hưng Đạo chưa có văn bản nào quy đinh về quản lý
công tác lưu trữ. Nhân viên văn phòng – văn thư vẫn chủ yếu áp dụng các văn bản
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quản lý công tác lưu trữ của nhà nước như : Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của
Quốc Hội, Công văn 260/VTLT-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của cục văn
thư và lưu trữ nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu
trữ và các văn bản quản lý nhà nước liên quan đến công tác lưu trữ.
Hai công chức văn phòng được giao nhiệm vụ kiêm nhiệm công tác lưu trữ,
ngoài ra thủ trưởng các đơn vị cũng có trách nhiệm quản lý tài liệu của văn bản
của đơn vị mình.
6. Về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại UBND xã
Hưng Đạo.
Hiện nay trong phòng làm việc của UBND xã Hưng Đạo các trang thiết bị
được trang bị bố trí gồm: 01 máy tính để bàn, 01 máy tính xách tay, 01 máy in
và 01 máy fax. Các máy tính được nối mạng để phục vụ cho công việc

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó
là công tácđảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nước thông qua các văn
bản tài liệu.
Tài liệu được lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội. Là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý
rất cao. Ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Góp phần giải quyết
công việc được nhanh chóng, chính xác giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước.
Công tác văn thư lưu trữ dữ liệu được thực hiện tốt là phải đảm bảo tính
khoa học, tính cơ mật và tính xã hội. Tuy nhiên tại xã Hưng Đạo, huyện Bình
Gia, tỉnh Lạng Sơn công tác văn thư lưu trữ dữ liệu vẫn chưa được quan tâm

đúng mực, còn nhiều hạn chế chưa đúng quy định.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Là lí
do để tôi chọn đề tài này.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND
XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN
1. Công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo

Sinh viên: Hoàng Văn Năm

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức và sử dụng con dấu
trong cơ quan nên có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động
quản lý điều hành của cơ quan. Trong cơ cấu tổ chức của UBND nói chung và
của Văn phòng HĐND-UBND xã Hưng Đạo nói riêng thì văn thư là bộ phận
quan trọng không thể thiếu, là đầu mối cung cấp thông tin cho mọi hoạt động
của cơ quan.
Công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo được tổ chức theo hình thức
văn thư tập trung có nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động
của cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thư giúp cho việc tra tìm văn
bản, tài liệu được dễ dàng, thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và quy trách

nhiệm cũng nhanh chóng hơn.
Vì vây mà công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo luôn được quan tâm
sát sao. Với sự lãnh đạo của UBND xã đã nhận thấy tầm quan trọng của công
tác văn thư đối với hoạt động quản lý của UBND xã.
1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, là cơ sở pháp lý cho việc tổ
chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02
năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng4 năm 2004 về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

22

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư xã
Hưng Đạo đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư.

Hiện nay, UBND xã Hưng Đạo có 03 biên chế công chức văn phòng thống kê , trong đó 01 người phụ trách mảng thống kê, 01 người phụ trách mảng
văn thư lưu trữ của cơ quan và 01 người phụ trách các công tác của ủy ban và
đã có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ, trình độ chuyên môn để hoạt động
độc lập.
Khối lượng văn bản sản sinh ra trong 1 năm là lớn, trong đó chủ yếu là
văn bản phát hành đi của xã và văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau. Vì vây,
cán bộ làm công tác văn thư không thể làm hết được một số khâu nghiệp vụ dẫn
đến tình trạng tồn văn bản.
2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại xã Hưng Đạo
Xã Hưng Đạo là một xã vùng 3 đặc biệt khó khăn của huyện Bình Gia,
tỉnh Lạng Sơn. Trụ sở Uỷ ban nhân dân xã mới được xây dựng theo mô hình
UBND mới và đi vào sử dụng từ năm 2013. Có đủ phòng làm việc cho lãnh đạo,
các phòng ban đoàn thể và các phòng chuyên môn. Văn phòng Uỷ ban nhân dân
xã gồm 2 công chức chuyên môn có trình độ từ trung cấp trở lên, đúng chuyên
môn văn phòng và không cần kiêm nhiệm thực hiện công việc : Tham mưu cho
lãnh đạo xã việc ban hành các văn bản; quản lí sử dụng con dấu, lưu trữ tài liệu,
công tác thống kê báo cáo. Qua thời gian thực tế, tôi đã tiến hành khảo sát,
nghiên cứu một số khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND xã Hưng Đạo. Sau đây là thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Xã
Hưng Đạo:
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã Hưng Đạo được thực
hiện như sau:
* Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Sinh viên: Hoàng Văn Năm

23

Lớp: ĐHLT.QTVP K13B