Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân xã yên NHÂN

Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
YÊN NHÂN..........................................................................................................3
1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Yên Nhân....................3
1.1. Giới thiệu chung về xã Yên Nhân..............................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Nhân...........................4
1.2.1. Chức năng.............................................................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Nhân.................................................................................9
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của văn phòng UBND xã
Yên Nhân.......................................................................................................................................14
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.....................................................................................14
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Yên Nhân...................................................14
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng...........................19
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.......................................................................20
3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức..............................................................................................................................................20
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................................................20
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................................................21
3.3.1. Vềthẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan................................21
3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức........................................22
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định
hiện hành và nhận xét, đánh giá...................................................................................................23
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..............................................................24
3.4.1. Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến................................................24
3.4.5. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan, đơn vị...................................................26
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.................................................................28
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan........................29

4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..................29
4.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
hiên tại (phụ lục 03)......................................................................................................................30

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài
chính.v.v). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.........................................................30

KẾT LUẬN........................................................................................................30
Phần II................................................................................................................32
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI........32
UBND XÃ YÊN NHÂN.....................................................................................33
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................33
Mở đầu................................................................................................................35
Lý do chọn đề tài...........................................................................................................................35
2.Đối tượng và phạm vi nghiêm cứa.............................................................................................36
3. Tình hình và lịch sử nghiên cứu đề tài......................................................................................36
4.Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................36
5.Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................................36
6.Mục đích nghiên cứu.................................................................................................................37
7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................................................37

Chương 1............................................................................................................37
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ................................................37
1.1.Khái niệm văn hóa công sở.....................................................................................................37
1.1.1.Khái niệm văn hóa...............................................................................................................37

1.1.2. Khái niệm công sở...............................................................................................................38
1.1.3. Khái niệm văn hóa công sở.................................................................................................39
1.2Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở.....................................................................................39
1.3.Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở...............................................................................41
1.4. Vai trò của văn hóa công sở...................................................................................................41

Chương2.............................................................................................................45
THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN............45
XÃ YÊN NHÂN.................................................................................................45
2.1. Tổng quan về UBND Xã Yên Nhân..........................................................................................45
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Yên Nhân...................................................45
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................................................46
2.1.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................47
2.2. Thực trạng về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Nhân..........................................................48
2.2.1. Ứng xử nơi công sở.............................................................................................................48

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
2.2.2. Trang phục nơi công sở.......................................................................................................50
2.3. Bài trí công sở........................................................................................................................50
2.4. Phong cách làm việc...............................................................................................................51
3. Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Yên Nhân................................53
3.1 Ưu điểm..................................................................................................................................53
3.2. Hạn chế..................................................................................................................................54

Chương 3............................................................................................................56
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA
CÔNG SỞ...........................................................................................................56

3.1. Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống các văn bản, cụ thể.. 56
3.2. Thường xuyên đào tạo và tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ,
công chức và nhân dân.................................................................................................................58
3.3. Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong chuyên nghiệp.............59
3.4. Phát động phong trào cuộc vận động xây dựng văn hóa công sở..........................................60
3.5. Tăng cường việc kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế văn hóa công sở. Có các chế tài và
hình thức khen thưởng đúng mức đối với việc thực hiện văn hóa công sở tại cơ quan...............60

KẾT LUẬN........................................................................................................61
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................63
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................65

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức, là một học
phần quan trọng và không thể thiếu trong quá trình đào tạo sinh viên của các
trường đại học, cao đẳng. Học phần này thực sự đã mang lại cho sinh viên
những giá trị, những kinh nghiệm thực tế, thiết thực và hữu ích.
Đây không còn là quá trình sinh viên ngồi trên ghế giảng đường tìm hiểu,
nghiên cữu và trau dồi những kiến thức lý thuyết, lý luận nữa. Mà đây là sự trải
nghiệm công việc thực tế đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Là sự vận dụng những
kiến thức lý luận mà sinh viên đã được truyền đạt trong quá trình học tập trên giảng

đường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực hiện và giả quyết công việc.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị, nhằm trang bị
cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện
hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập ngành nghề tại cơ quan, tổ
chức nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức được học tại trường vào quá
trình thực tế công việc và với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức
nhằm hoàn thiện bản thân và nâng cao trình độ hiểu biết để phục vụ quá trình
công tác sau này của sinh viên.
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc hoạt động quản trị nói chung, nó
liên quan đến công tác, hoạch định, lãnh đạo, điều hành, quản trị nhân sự,tổ
chức, kiểm tra giám sát các hoạt động của văn phòng, nhằm thực thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
Cũng như các bạn sinh viên cùng chuyên nghành, là một sinh viên của lớp
Đại học liên thông-Quản trị Văn phòngk13a, thuộc khoa Quản trị Văn phòng,
trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em được nhà trường tạo điều kiện tới thực tập
tại UBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa.
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Yên Nhân, được sự tận
tình chỉ bảo, giúp đỡ của ban lãnh đạo cũng như các cán bộ văn phòng UBND
xã Yên Nhân em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phong làm
việc của một chuyên viên văn phòng. Hơn nữa nhà trường đã tạo điều kiện cho
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

1


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
em được tiếp cận thực tế với công việc giúp em hoàn thiện vốn kiến thức đã tiếp
thu được tại trường để áp dụng vào thực tế. Đúng với phương châm của trường
“Học thật, thi thật để ra đờ làm việc thật”.

Qua đây xin gửi lời cảm ơn đồng chí Vi Văn Hiệu – cán bộ văn phòng đã
truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rèn luyện cho em có tác phong làm việc
chuyên nghiệp của một nhân viên văn phòng. Đồng thời em xin cảm ơn ban lãnh
đạo Uỷ ban nhân dân xã yên Nhân đã tiếp nhận em về kiến tập tại cơ quan. Đồng
thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thạc sỹ Lâm Thu Hằng cùng các thầy,cô
khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn em hoàn thành tốt Quá trình học tập.
Dù đã có nhiều cố gắng và tập chung nhiều công sức nhưng do trình độ
chuyên môn và kiến thức tích luỹ thực tế còn hạn chế, do vậy bài báo cáo còn có
thể có những sai sót. Em rất kính mong quý thầy cô đóng góp những ý kiến quý
báu, để em nhận ra những mặt còn hạn chế của mình, từ đó có những điều chỉnh
để hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

2


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
YÊN NHÂN
1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân
dân xã Yên Nhân.
1.1. Giới thiệu chung về xã Yên Nhân.
- Vị trí địa lý: Yên Nhân là một xã vùng cao thuộc huyện Thường Xuân,
tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam. Phía Bắc giáp xã Yên Thắng, huyện Lang Chánh;
phía Tây giáp huện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; phía Đông giáp xã Lương Sơn; phía
Nam giáp huyện Như Xuân và Như Thanh.
Địa hình toàn huyện thấp dần từ Tây Bắc xuống Đông Nam. Có nhiều dãy

núi cao như Chòm Vịn xã Bát Mọt cao 1.442m so với mặt nước biển. Địa hình bị
chia cắt bởi các sông như sông Khao, sông Chu, sông Đặt, sông Đằn. Có nhiều đồi
bát úp, đất nông nghiệp nhỏ lẻ.

- Điều kiện tự nhiên:
Xã Yên Nhân có diện tích tự nhiên là 190,88km2.
Xã Yên Nhân có địa hình đồi núi thấp bị chia cắt nhiều, độ dốc lớn, có
đỉnh núi Pù Rinh(1.291m), có sông Chu chảy qua, đất rừng chiếm 80% diện
tích.
- Dân cư: Xã có dân số hiện tại là 1561 người, mật độ dân số đạt 25
người/km2, gồm các dân tộc: Thái, Mường, Kinh…trong đó dân tộc Thái chiếm
98%.
- Hành chính: Gồm 06 thôn bản:
+ Thôn Chiềng
+Thôn Mỵ
+

Thôn Khong

+Thôn Na Ngịu
+Thôn Lửa
+Thôn Mỏ
- Kinh tế:
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

3


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
Tổng diện tích (ha): 111.323,79

+ Diện tích đất nông nghiệp (ha): 8.730,24
+ Diện tích đất lâm nghiệp (ha): 90.417,96
+ Diện tích đất chưa khai thác (ha): 5.006,97

Chủ yếu là phát triển nông nghiệp và trồng rừng.
- Giao thông:
Đường Hồ Chí minh và Quốc lộ 47 chạy qua.
- Xã hội: Là một xã thuộc trung tâm giữa cac xa như Bát Mọt, Lương Sơn
nên tốc độ đô thị hóa phát triển nhanh ở các thôn, đặc điểm dân cư đông đúc
sống tập trung và thêm một lượng nhỏ dân cư từ nơi khác đến sinh sống tác
động đến sự phát triển của xã.
Về giáo dục ở địa phương, hầu hết cac thôn, bản đều có điểm trường
riêng, thuận tiện cho nhu cầu học tập của con em tại địa phương.
Về Y tế: Đã có trạm y tế xã tại trung tâm xã với đội ngũ cán bộ y tế trình
độ chuyên môn cao, trang thiết bị đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu khám, chữa
bệnh của người dân.
Giao thông đi lại khá thuận tiện.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Yên Nhân.
1.2.1. Chức năng
- Hội đồng nhân dân cấp xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương
(cấp xã), đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do
nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ
quan nhà nước cấp trên.
- Hội đồng nhân dân cấp xã quyết định những chủ trương, biện pháp quan
trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương
về kinh tế - xã hội, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của
nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước.
- Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của
Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, giám sát việc tuân

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

4


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và của công dân ở địa phương.
- Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
- Quyết

định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng

năm; kế hoạch sử dụng lao động công ích hàng năm; biện pháp thực hiện
chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và chuyển
đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung;Xây dựng kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua

để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

5


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi.

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

6


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hoá thông tin và thể dục thể
thao:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện

các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộivà thi hành
pháp luật ở địa phương:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

7


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và
chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng
dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do
tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:
- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài
sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy
định của pháp luật.
• Trong việc xây dựng chính quyền địa phương.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

8

Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãi
nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân
dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;
- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân
bầu;
- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ
ban nhân dân cùng cấp;
- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
• Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống
vật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảo
đảm thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân
và tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền tự
do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Nhân
Ủy ban nhân dân xã Yên Nhân gồm 22 cán bộ, công chức trong biên chế
của cơ quan, còn lại là hợp đồng. Trong đó một số cán bộ có trình độ Đại học,
ngoài ra là các cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung cấp chuyên
nghiệp.
* Cơ cấu thành viên.
Ban Lãnh đạo:
- Chủ tịch: Ông: Vi Thanh Duấn
- Các phó chủ tịch:
+ Ông:Lang Đức Thọ – Phó chủ tịch thường trực, phụ trách kinh tế.
+ Ông:Trịnh Văn Trường– Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội.

Các uỷ viên UBND:
- Uỷ viên phụ trách công an: Ông: Vi Hồng Tăng – Trưởng Công an.
- Uỷ viên phụ trách quân sự: Ông: Vi Xuân Đức –Trưởng ban Quân sự.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

9


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng

* Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND xã Yên Nhân:
Văn phòng – thống kê:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê,
tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và
thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp,
theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã
và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển
công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp
xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
Ban Công an:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền

SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

10


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
Ban Quân sự:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân
quân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan
của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
Ban Tài chính – kế toán:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,

quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tài chính, kế toán trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp xã trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai
thác nguồn thu trên địa bàn cấp xã;
+ Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp xã và thực
hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
+ Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp
xã, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán
tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy định
của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra,
quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

11


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
Ban Địa chính nông nghiệp – xây dựng:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên,
môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn
mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng
sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây
dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã;
+ Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
Ban Tư pháp – Hộ tịch:
- Ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ
thị về công tác tư pháp ở cấp xã; theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền quyết định hoặc phê duyệt.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

12


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo hướng
dẫn của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan Tư pháp cấp trên.
- Tổ chức thực hiện việc tự kiểm tra các quyết định, chỉ thị do Ủy ban

nhân dân cấp xã ban hành; rà soát văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng
quy ước, hương ước thôn, tổ dân phố phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
- Theo dõi, báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật, phát
hiện, đề xuất biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc trong thi hành
văn bản quy phạm pháp luật ở cấp xã với Phòng Tư pháp cấp huyện.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật;
quản lý, khai thác, sử dụng Tủ sách pháp luật ở cấp xã.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động
hòa giải ở cơ sở, bồi dưỡng, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải
trên địa bàn theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên.
- Thực hiện việc đăng ký, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con
nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho
mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn theo
quy định của pháp luật; quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
theo quy định của Bộ Tư pháp; lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; cấp bản sao
giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
- Thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các
giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong thi hành án dân sự trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý
công tác tư pháp được giao với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tư pháp.
- Đối với những xã, phường, thị trấn có khối lượng công việc lớn, căn cứ vào
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

13

Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
điều kiện cụ thể của địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm bố trí đủ
cán bộ Tư pháp - Hộ tịch để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp trên giao.
Ban Văn hóa – Xã hội:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể
thao, du lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo
dục theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao,
du lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn
hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn cấp xã;
+ Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xã
hội ở địa phương;
+ Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi,
tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách
lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các
chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản lý nghĩa
trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã
hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn cấp xã;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân
phố xây dựng hương ước, quy ước ở thôn, tổ dân phố và thực hiện công tác giáo
dục tại địa bàn cấp xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Yên nhân (Phụ lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính

của văn phòng UBND xã Yên Nhân
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Yên Nhân
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

14


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
* Chức năng.
Văn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập
trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ
sở vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai
loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải
nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vật chất có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều
hành của lãnh đạo UBND xã.
* Nhiệm vụ và quyền hạn.
-Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn

phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực
hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn
có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao
ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

15


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND
xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập
trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế,
xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình
hình mọi mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh
đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban
đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản.
-Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ
ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo
Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban
với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong
các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối

hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;
Ghi biên bản cuộc họp.
-UBND về công tá Giúp c thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh
nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo
thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
-Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ
ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

16


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
-Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban
với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức

chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải
quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián
tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể
hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách
nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn
phòng sắp xếp lịch làm việc.
-Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,
nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo
đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng
vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND
và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là:
Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật
và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công,
văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản
thuộc cơ quan Uỷ ban.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

17


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
-Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn

bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ
và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy
định của pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực
bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi
cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác
văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
-Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức
và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ
ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
+ Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở
các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
+ Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở
vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
*Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Yên Nhân.
Thực hiện công tác văn phòng tại UBND xã Yên Nhân gồm có 03 đồng
chí :
- Đồng chí: Vi Văn Hiệu
- Đồng chí: Vi Thị Thắm
- Đồng chí: Lương Thị Quyết
Cán bộ Văn phòng – Thống kê do chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện bổ
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

18

Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
nhiệm.
Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân xã về các
công việc Văn thư, quản lý hồ sơ, soạn thảo văn bản và các công việc khác do
chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công; tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động
của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
văn phòng.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê,
tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và
thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các công việc sau:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp,
theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã
và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội

trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cấp xã.
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

19


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
- Thực hiện công tác mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động cho cơ
quan, công tác hậu cần.
- Tổ chức các cuộc hội họp, chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và quản lý con dấu
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Hiện tại UBND xã Yên Nhân chưa ban hành văn bản về quản lý công tác
văn thư, lưu trữ. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện
theo các văn bản của cơ quan cấp trên, cụ thể đó là:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chưc.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Uỷ ban nhân dân xã Yên Nhân tổ chức văn thư theo hình thức tập trung,
có một cán bộ văn thư chuyên trách. Có chuyên môn nghiệp vụ với nhiều năm
kinh nghiệm, được bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên, sử dụng khá tốt các
trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng được
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

20


Báo cáo thực tậpKhoa Quản trị Văn phòng
yêu cầu công việc. Hoạt động văn thư được thực hiên ở trong văn phòng, được
bố trí ở bên trái của ra vào cơ qua tiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn
bản phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan. Mọi văn bản giấy tờ đi hay
đến đều phải qua Văn thư, các phương tiện phục vụ công tác Văn thư được trang
bịnhư: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu
quan trọng, máy vi tính, điện thoại,…
- Thuận lợi về công tác văn thư trong UBND xã Yên Nhân:
Uỷ ban nhân dân xã Yên Nhân có cán bộ chuyên trách về việc soạn thảo
văn bản.Việc sử dụng mạng tin học diện rộng để ứng dụng trong quá trình tiếp
nhận, quản lý và xử lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ đang dần được
nâng cao.
Điều kiện làm việc của cán bộ công chức hoạt động trong công tác văn
thư cũng được cải thiện. mỗi cán bộ đều có máy vi tính để thuận tiện cho việc
tra tìm thông tin, tư liệu qua mạng, trao đổi van bản qua hệ thống thư điện tử.
- Khó khăn:

Là một xã nghèo miền núi nên còn nhiều khó khăn,các máy móc, trang
thiết bị vẫn còn hạn chế, nên việc ứng dụng các phần mềm công nghệ tin học
còn nhiều hạn chế.
Do hoạt động công tác văn thư ở UBND xã chưa được chú trọnglắm nên
hoạt động hành chính văn phòng vẫn còn nhiều khó khăn và hiệu quả công việc
trong cơ quan chưa được nâng cao. Chính vì vậy công tác văn thư, lưu trữ trong
cơ quan cần được lãnh đạo quan tâm hơn để góp phần nâng cao hiệu quả công
việc của cơ quan.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Vềthẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan.
UBND xã Yên Nhân có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản, cụ
thể như:
- Quyết định
- Chỉ thị
SV:Pờ Văn Cường - ĐHLT QTVP K13A

21