Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN KIỂM sát NHÂN dân tối CAO

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................3
Phần I........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO..................................................................................................................3
I. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.......3
1. Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam..............................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao...............4
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao........................................4
2.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.......................................................................4
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao.......................................................................................................................................................6
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...............................................................................................6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao.......................................................................................................................................................6
1.2. Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao....................8
2. Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao..........................................9
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối
cao.....................................................................................................................................................11
2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao.........12
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao............................14
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện kiểm sát nhân dân
tối cao................................................................................................................................................14
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao........14
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại VKSND tối cao. So sánh với quy
định hiện hành và nhận xét, đánh giá................................................................................................17

2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...................................................................19
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của VKSND tối cao...........19
2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Viện kiểm sát nhân dân tối cao......................................22
2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao..................................................23
3.5.1 Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ở VKSND tối cao được thực hiện và áp dụng theo hệ thống
các văn bản sau:.................................................................................................................................24
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
...........................................................................................................................................................25

SV: Dương Thị Huyền

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của của văn phòng.................25
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện
đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.....................................................................................26
3.2.1 Nhược điểm:.............................................................................................................................26
3.2.2 Biện pháp khắc phục:................................................................................................................27
3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu....................................................................................27
3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
Viện kiểm sát nhân dân tối cao..........................................................................................................29
3.3.1. Các phần mềm đang được sử dụng.........................................................................................30

Phần II....................................................................................................................31
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...................................................................................31

A. PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................31
1.Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................31
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................32
3.Mục tiêu nghiên cứu.......................................................................................................................32
4.Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................32
5.Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................................................32
6.Kết cấu của đề tài............................................................................................................................33

B. NỘI DUNG........................................................................................................34
Chương 1................................................................................................................34
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG
TIẾP DÂN..............................................................................................................34
1.1Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân..............................................34
1.1.1 Khái niệm tiếp dân....................................................................................................................34
1.1.2 Mục đích của việc tiếp dân.......................................................................................................34
1.1.3 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân.............................................................................35
1.2 Kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân..................................................................................................36
1.2.1 Các nghi thức xã giao trong hoạt động tiếp dân:......................................................................36
1.2.2 Kỹ năng nghe có hiệu quả:........................................................................................................36
1.2.3 Kỹ năng nói trong tiếp dân:.......................................................................................................36
1.3 Các nguyên tác giao tiếp trong tiếp dân.......................................................................................37
1.3.1 Nguyên tắc tuân theo pháp luật................................................................................................37
1.3.2 Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan...........................................................37
1.3.3 Nguyên tắc công khai, dân chủ.................................................................................................37

SV: Dương Thị Huyền

Lớp LT QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3.4 Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến”............................38
1.3.5 Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức...............................................................................................38
1.3.6 Nguyên tắc hài hoà các lợi ích...................................................................................................39

Chương II...............................................................................................................40
THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN........................40
TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO.................................................40
2.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong kỹ năng giao tiếp, tiếp dân..........................40
2.1.1 Việc tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.................................................................40
2.1.2 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức tiếp dân và yêu cầu thực hiện
các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong tiếp dân......................................................................................40
2.2 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân và quyền và nghĩa vụ của
người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân......................................................................................41
2.2.1 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân...........................................41
2.2.2 Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân.........................................42
2.3 Tình hình thực hiện công tác tiếp dân và các kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát
nhân dân tối cao................................................................................................................................43

Chương III.............................................................................................................45
GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG 45
TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO............................45
Phần III..................................................................................................................46
KẾT LUẦN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................46
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Viện kiểm sát
nhân dân tối cao................................................................................................................................46
1. Ưu điểm.........................................................................................................................................46

1.1 Về công tác Văn phòng.................................................................................................................46
1.2 Công tác Văn thư..........................................................................................................................48
1.3 Công tác Lưu trữ..........................................................................................................................48
1.4 Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân...........................................................................................................49
2. Nhược điểm...................................................................................................................................49
II. Đề xuất giải pháp, kiến nghị...........................................................................................................50
1. Về mặt tổ chức...............................................................................................................................50
2. Về mặt thể chế...............................................................................................................................50
3. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ........................................................................................50
4. Về tổ chức điều hành công việc.....................................................................................................51

SV: Dương Thị Huyền

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao............51

Phần IV: PHỤ LỤC..............................................................................................53

SV: Dương Thị Huyền

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời kỳ phát triển không ngừng của nền kinh tế - xã hội, nhà nước ta
đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động
của bộ máy nhà nước. Cùng với đó nhu cầu về nguồn lao động có trình độ chuyên
môn cao là hết sức cần thiết. Vị trí cán bộ Văn phòng nói riêng và công tác Quản
trị Văn phòng nói chung ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ
máy cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng được nhu cầu cần thiết của xã hội trong thời đại hiện đại hóa –
công nghiệp hóa đất nước. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã được thành lập dưới
sụ chỉ đạo và quản lý của Bộ Nội vụ. Hơn 40 năm phát triển của Nhà trường, đã
đào tạo và cung cấp hàng nghìn cán bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ giỏi
và đồng thời có trình độ về quản lý với các chuyên ngành như: Quản trị văn
phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ… nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu cho xã
hội để đất nước phát triển.
Với vai trò là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa học
2013 – 2015 của trường, tôi thấy rằng đây là ngành học có triển vọng trong tương
lai phục vụ cho sự phát triển mạnh mẽ của đất nước. Trong quá trình học tập chúng
tôi đã được đội ngũ giảng viên, giáo viên của Nhà trường, đặc biệt là giảng viên
khoa Quản trị văn phòng với lòng tận tâm với nghề thì giảng viên trong Khoa đã
trang bị cho chúng tôi một lượng kiến thức chuyên môn lớn để sinh viên chúng tôi
có thế tiếp thu và áp dụng vào thực tế.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Quản trị văn phòng nói riêng.
Lấy lý luận làm nền tảng vững chắc cho hoạt động thực tiễn và ngược lại lấy thực
tiễn bổ sung cho kiến thức mới để hoàn thiện them kỹ năng làm việc cho bản thân.
Đây cũng là cơ hội để sinh viên chúng tôi được tập dược, bổ sung, củng cố, hoàn
thiện và tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện đạo đức cũng như chủ động trong nghiệp

vụ chuyên ngành tại các cơ quan, tổ chưc trước khi tốt nghiệp.
Được sự giúp đỡ của Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và được sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao tôi được
thực tập tại cơ quan từ ngày 05/10/2015 đến ngày 13/11/2015. Đây chính là dịp để
tôi được áp dụng những kiến thức đã được học vào công việc thực tế và rút ra được
những kinh nghiệm quý báu cho mình về cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở, tác
SV: Dương Thị Huyền

1

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phong làm việc của cá nhân và của cán bộ, công chức trong cơ quan cũng như về
nghiệp vụ chuyên môn được củng cố một cách khoa học.
Nội dung ban báo cáo gồm 3 phần vói nội dung như sau:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao
Phần II: Chuyên Đề Thực tập.
Phần III: Kết luận
Do kinh nghiệm nhận thức còn hạn chế khả năng lý luận còn thấp nên không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các
thầy cô giáo cho bản báo cáo này được hoàn chỉnh hơn. Nhân đây em xin chân
thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô giáo bộ
môn cùng toàn thể ban Lãnh đạo và cán bộ, công chức Thanh tra VKSND tối cao,
Lãnh đạo và và cán bộ, công chức Văn phòng, Vụ kiểm sát và giải quyết đơn khiếu
nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên

Dương Thị Huyền

SV: Dương Thị Huyền

2

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

I. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

1. Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam

Trụ sở Viện kiểm sát nhân dân tối cao
(Số 44 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội)
Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) Việt Nam được thành lập ngày 26 tháng
7 năm 1960 bằng một đạo luật là Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 1960.
Theo quy định của Hiến pháp Việt Nam, Viện kiểm sát nhân dân là một hệ thống

cơ quan nhà nước độc lập trong cơ cấu tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước.
Hệ thống Viện kiểm sát nhân dân gồm:
SV: Dương Thị Huyền

3

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao.
+ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi
là Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh).
+ Viện kiểm sát nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương
đương (sau đây gọi là Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện).
+ Viện kiểm sát quân sự các cấp.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân
dân tối cao
- Viện kiểm sát nhân dân là cơ quan thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt
động tư pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo vệ
quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích
của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm
pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất. (Điều 2 Luật tổ chức Viện

kiểm sát nhân dân năm 2014)
2.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
2.2.1. Tổ chức bộ máy của Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm có:
a) Ủy ban kiểm sát;
b) Văn phòng;
c) Cơ quan điều tra;
d) Các cục, vụ, viện và tương đương;
đ) Các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, các cơ quan báo chí và các đơn vị sự
nghiệp công lập khác;
e) Viện kiểm sát quân sự trung ương.
2.2.2 Viện kiểm sát nhân dân tối cao có Viện trưởng, các Phó Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên; Thủ trưởng, các Phó
thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên; công chức khác, viên chức và người lao
động khác.
SV: Dương Thị Huyền

4

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
1. Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Văn phòng, ký hiệu VP;
2. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án an ninh gọi tắt là Vụ 1,
ký hiệu: V1;
3. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án trật tự xã hội, gọi tắt là
Vụ 2, ký hiệu: V2;
4. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án kinh tế, gọi tắt là Vụ 3,

ký hiệu: V3;
5. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án ma túy, gọi tắt là Vụ 4,
ký hiệu: V4;
6. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án tham nhũng, chức vụ,
gọi tắt là Vụ 5, ký hiệu: V5;
7. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án xâm phạm hoạt động
tư pháp, tham nhũng, chức vụ xảy ra trong hoạt động tư pháp gọi tắt là Vụ 6, ký
hiệu:V6;
8. Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Cục 1, ký hiệu: C1;
9. Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử hình sự, gọi tắt là Vụ 7, ký
hiệu: V7;
10. Vụ Kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, gọi tắt là Vụ
8, ký hiệu: V8;
11. Vụ Kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình, gọi
tắt là Vụ 9, ký hiệu: V9;
12. Vụ Kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh,
thương mại, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật, gọi tắt là
Vụ 10, ký hiệu: V10;
13. Vụ kiểm sát thi hành án dân sự, gọi tắt là Vụ 11, ký hiệu: V11;
14. Vụ kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp,
gọi tắt là Vụ 12, ký hiệu: V12;
15. Vụ Hợp tác quốc tế và Tương trợ tư pháp về hình sự, gọi tắt là Vụ 14, ký
hiệu: V13;
16; Cục Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin, gọi tắt là Cụ 2, ký hiệu: C2;
SV: Dương Thị Huyền

5

Lớp LT QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
17. Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học, gọi tắt là V14, ký hiệu: V14;
18. Vụ Tổ chức cán bộ, gọi tắt là Vụ 15, ký hiệu: V15;
19. Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Thanh tra, ký hiệu: T1;
20. Vụ Thi đua – Khen thưởng, gọi tắt là Vụ 16, ký hiệu: V16;
21. Cục kế hoạch – Tài chính, gọi tắt là Cục 3, ký hiệu: C3
22. Trường Đại học kiểm sát Hà Nội, gọi tắt là Trường Đại học; ký hiệu: T2;
23. Trường Đào tạo, Bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Tp Hồ Chí Minh, gọi
tắt là Trường nghiệp vụ, ký hiệu: T3;
24. Tạp chí Kiểm sát, gọi tắt là Tạp chí, ký hiệu: T4;
24. Báo bảo vệ pháp luật, gọi tắt là Báo, ký hiệu: T5;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VKSND tối cao (xem phụ lục I).
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn
phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao
* Chức năng:
Văn phòng VKSND tối cao là tổ chức thuộc VKSND tối cao có chức năng
tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động
của Viện; giúpViện trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc
VKSND tối cao;
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sơ sở vật
chất, kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc
phục vụ chung cho hoạt động của Viện và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng VKSND tối cao có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài
khoản theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Viện, của Lãnh đạo Viện và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Viện giao cho
các cơ quan, đơn vị;

SV: Dương Thị Huyền

6

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong lĩnh vực
thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, tham gia thẩm định, góp ý các
dự thảo văn bản, đề án do Viện trưởng giao.
- Xây dựng, trình Viện trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý, tháng của Viện, Ngành; chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo
Viện; hướng dẫn các Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tư pháp hàng năm;
- Theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc xây
dựng văn bản, đề án của Viện, tổng hợp kết quả và kiến nghị các giải pháp đảm
bảo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Viện kiểm sát, Ngành;
- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách,
các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Viện; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm
vụ của Lãnh đạo Viện.
- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của Ngành.
- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Viện và tham gia thực
hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Viện trưởng.
- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiện

phục vụ làm việc chung của cơ quan .
- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,
quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ.
- Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn
phòng.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của đại diện Văn phòng VKSND tối cao tại
thành phố Hồ Chí Minh.
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công, phân
cấp củaViện trưởng.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng VKSND tối cao
+ Lãnh đạo Văn phòng
- Lãnh đạo Văn phòng VKSND tối cao có Chánh Văn phòng và 05 Phó Chánh
Văn phòng do Viện trưởng VKSND tối cao bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định;
SV: Dương Thị Huyền

7

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chánh Văn phòng VKSND tối cao điều hành hoạt động của Văn phòng,
chịu trách nhiệm trước Viện trưởng VKSND tối cao và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số mặt
công tác theo phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh
Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

+ Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
1. Phòng Tổng hợp
2. Phòng Hành chính (Tổ Văn thư, Tổ đánh máy, Tổ Thường trực - bảo vệ)
3. Phòng Lưu trữ
4. Phòng Tài vụ
5. Phòng Quản trị
6. Phòng cơ yếu
7. Trạm y tế
8. Đội xe
* Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc, Phó
Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Viện và
quy định của pháp luật.
* Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Viện chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ được
giao, có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng VKSND tối cao (Xem Phụ lục II).
1.2. Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao.
* Bản mô tả việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh
Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về
về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.

SV: Dương Thị Huyền

8

Lớp LT QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và
các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân
công cán bộ, công chức, viên chức do mình phụ trách thực hiện công tác hành
chính gồm:
*Công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào phần mềm quản lý công văn đi đến. Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày, công văn đi
sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển đi
(hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);
- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà
nước, không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời
cho lãnh đạo và các đơn vị thuộc VKSND tối cao khi có yêu cầu.
*Công tác lái xe, bảo vệ
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các đơn vị, đảm bảo an toàn
tuyệt đối khi tham gia giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo
phục vụ kịp thời trong công tác;
- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, Các đơn vị.
Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng
khi được Chánh Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách công chức, nhân viên thuộc bộ
phận mình phụ trách tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định
của cơ quan.

- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của cán bộ,
công chức, viên chức Văn phòng.
2. Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát
nhân dân tối cao
9
SV: Dương Thị Huyền
Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn
thư, đó là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản
phục vụ cho sự hoạt động và trao đổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục
vụ cho công tác quản lý Nhà nước. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
+ Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
+ Lập hồ sơ công việc.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
VKSND tối cao là cơ quan có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời (19602015) vì vậy công tác văn thư luôn được chú trọng quan tâm.
Là cơ quan kiểm sát hoạt động tư pháp, bảo vệ Hiến pháp và pháp luật... nên
việc phát hành các văn bản, công văn cũng như dự thảo Luật, góp ý kiến, các thỏa
thuận hợp tác về pháp luật, quản lý Hợp tác quốc tế về pháp luật, Công hàm trao
đổi với các nước cũng như Hiệp định ký kết giữa Việt Nam và các tổ chức quốc tế,
các nước có mối quan hệ bang giao về pháp luật, kinh tế - chính trị. Các văn bản
về nghiệp vụ như Cáo trạng, Quyết định khởi tố, Quyết định tạm giữ, tạm giam, thi
hành án…Vì thế công tác quản lý Văn bản có những tiêu chuẩn được đặt ra hết

sức chặt chẽ về mẫu cũng như thể thức các loại văn bản, các yêu cầu về chuyên
môn nghiệp vụ cũng như trình độ về văn phòng phải cao để đáp ứng được được tất
cả cả yêu cầu trong công việc và phải có tính chuyên nghiệp.
• Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.
Tổ Văn thư của VKSND tối cao nằm trong Phòng Hành chính của Văn
phòng VKSND và được tổ chức như sau:
Phòng có Trưởng phòng và hai Phó Trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách
nhiện trước Chánh Văn phòng về các nhiệm vụ được giao, xây dựng quy chế làm
việc, quản lý tài sản công và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng.
Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước phòng về lĩnh vực công tác được
phân công. Cán bộ trong phòng sẽ được Trưởng phòng phân công và bố trí theo
yêu cầu và nhiệm vụ công tác.
Tổ văn thư có 8 cán bộ, các nhân cán được bố trí theo chuyên môn và theo
sự phân công của lãnh đạo phòng làm việc theo cá nhân và hợp tác với nhau trong
lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
SV: Dương Thị Huyền

10

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- 01 Trưởng phòng (phụ trách chung);

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- 02 Phó Trưởng phòng (01 Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ Văn thư, 01
Phó trưởng phòng phụ trách Tổ đánh máy);
- 04 cán bộ văn thư chuyên trách tiếp nhận và quản lý văn bản đến, (trong

đó có 01 cán bộ phụ trách tiếp nhận hồ sơ án do TAND tối cao, Công an và một số
cơ quan khác chuyển đến; 03 cán bộ còn lại có nhiệm vụ phân loại bì, bóc bì thư
nếu là bì thư gửi chung cho cơ quan, nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến và
phân chia vào hộc của các đơn vị.);
- 03 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý, giải quyết văn bản đi (trong đó 01
cán bộ làm công việc lấy số văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản cho
các đơn vị thuộc VKSND tối cao, phân loại và chuyển giao văn bản theo nơi nhận
của văn bản; 01 cán bộ có nhiệm vụ chuyển giao văn bản tới Lãnh đạo viện và cà
đơn vị trực thuộc; 01 cán bộ có nhiệm vụ đóng gói, viết bì gửi văn bản và các hồ
sơ án đi bưu điện, hoặc gửi trực tiếp đến cơ quan, đơn vị, tổ chức khác);
- 01 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý con dấu và đóng dấu lên văn bản
của cơ quan và Văn phòng;
Văn Thư VKSND tối cao được tổ chức theo hình thức văn thư tổng hợp. Là
bộ phận chuyên môn có nhiệm vụ quản lý tất cả các văn bản đi đến, là đầu mối của
25 Vụ, Viện, Cục và các đơn vị sự nghiệp, Trường Đại học kiểm sát Hà Nội và
Phân hiệu Trường bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Tp Hồ Chí Minh. Vì vậy, đội
ngũ cán bộ công tác Văn thư ở cơ quan có trình độ chuyên môn và năng lực cao
đáp ứng được nhu cầu thực tế của cơ quan. Tất cả các cán bộ làm công tác văn thư
đều sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn trên máy tính, bên cạnh đó Cục
Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin của VKSND tối cao thường xuyên tổ
chức các lớp tập huấn nghiệp vụ về quản lý phần văn bản. Vì vậy đội ngũ cán bộ
văn thư là đội ngũ cán bộ Chuyên môn hóa cao, đáp ứng được các điều kiện thực
hiện công việc của VKSND tối cao.
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của
Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

SV: Dương Thị Huyền

11

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử các cấp;
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện trưởng VKSND tối cao (ban
hành kèm theo Quyết định số 248/QĐ-VKSND ngày 05/10/2008)
- Quyết định số 569/QĐ-VKSND ngày 29/9/2012 của Viện trưởng VKSND
tối cao ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác hệ thống Quản lý
văn bản, điều hành Hồ sơ lưu trữ của VKSND tối cao;
Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởng VKSND tối
cao (ban hành theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong ngành
Kiểm sát nhân dân)
2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm
sát nhân dân tối cao.
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ là lịch trình, thứ tự thực hiện những công tác, một công việc nào đó.

Loại chương trình công tác thường kỳ có đặc điểm cơ bản là nó bao quát tất cả các
lĩnh vực hoạt động của cơ quan như công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác tổ
chức cán bộ, công tác tài vụ, công tác thanh tra… là những nhiệm vụ của một cơ
quan, một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy làm
việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phong
cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của cơ quan nói riêng
Hầu hết các cơ quan đều phải xây dựng chương trình công tác để thực hiện
tốt các công việc đề ra và ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao cũng vậy.
+) Xây dựng Chương trình công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác
tháng và chỉ đạo của Viện trưởng, Phó Viện trưởng xây dựng Chương trình công
tác tuần sau của Viện trưởng, Phó Viện trưởng quyết định, chậm nhất vào chiều
thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực
SV: Dương Thị Huyền

12

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện. Kế hoạch tuần do các đơn vị thuộc Viện đăng kí với Phòng Tổng hợp của
Văn phòng để làm căn cứ lập kế hoạch công tác tuần một cách hoàn chỉnh.
+) Xây dựng Chương trình công tác tháng: Là cụ thể chương trình công tác
quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ
sung, điều chỉnh trong tháng. Chậm nhất vào 25 hàng tháng, Phòng Tổng hợp
trình lãnh đạo nhà trường phê duyệt Chương trình công tác của Viện, gửi các Vụ,
Viện,Trường, biết để thực hiện.
+) Xây dựng Chương trình công tác quý: Là cụ thể hoá chương trình công
tác năm được quy định thực hiện trong từng qúy và những công việc bổ sung, điều

chỉnh cần giải quyết trong quý. Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng
Tổng hợp có trách nhiệm trình Viện trưởng phê duyệt Chương trình công tác quý
sau của Viện gửi các Vụ, Phòng chuyên môn biết để thực hiện.
+) Chương trình công tác năm của Viện gồm: những nhiệm vụ, giải pháp
của Viện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về lĩnh vực kiểm
sát thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Viện. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày
nhận được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời.
+) Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Viện: Căn cứ vào chương trình công tác
tháng và sự chỉ đạo của Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Văn phòng VKSND tối cao
phối hợp với các đơn vị có liên quan lập lịch công tác tuần, trình Lãnh đạo Viện
duyệt để đưa lên mạng nội bộ (trang web: ) vào chiều thứ 6
hàng tuần.
* Đánh giá Ưu điểm và Hạn chế:
Chương trình công tác thường kỳ của VKSND tối cao nhìn chung được xây
dựng đảm bảo đúng thời gian và khoa học. Chương trình công tác thường kỳ đã
vạch ra được chiến lược công việc, hoạch định công việc rõ ràng, phân bổ thời gian
hợp lý, đảm bảo cho công việc nội bộ của Viện hoạt động hiệu quả tối ưu.
Tuy nhiên, việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của VKSND tối
cao vẫn còn một số hạn chế như chương trình còn dập khuôn so với các năm trước
hoặc một số đề án chưa vạch ra được nhiệm vụ cụ thể nên trách nhiệm công việc
còn chưa được hợp tác triệt để giữa các đơn vị.
* Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ và Chương trình công tác quý IV năm 2015 của
VKSND tối cao (xem Phụ lục III, IV).
* Lịch công tác tuần của Lãnh đạo VKSND tối cao (xem Phụ lục V)
SV: Dương Thị Huyền

13

Lớp LT QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân
tối cao
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực hiện
đúng theo quy định tài khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Đối với việc ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số
17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 và các văn bản quy định chi tiết biện
pháp thi hành Luật này.
* Thẩm quyền ban hành văn bản:
+ Các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được giao do Phó Viện trưởng
phụ trách ký, các Vụ trưởng, Cục trưởng, và đơn vị được uỷ quyền theo chức năng
ký. Vì vậy giảm được số lượng văn bản do Viện trưởng ký.
+ Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo, không có việc ký vượt thẩm quyền.
Việc ban hành văn bản đúng thẩm quyền khẳng định được vị trí của Lãnh
đạo Viện, phân công đúng việc, giảm thiểu được khối lượng văn bản do Viện
trưởng ký. Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều quy định rõ
ràng, thống nhất, tránh được sự chồng chéo. Quy định này được Lãnh đạo
Việncũng như các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Viện thực hiện rất nghiêm
ngặt, đúng quy định của Nhà nước, thực hiện đúng Hiến pháp và pháp luật.

2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được thực
hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Riêng
đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

SV: Dương Thị Huyền

14

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay VKSND tối cao đang xây dựng dự thảo Quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân trên cơ sở văn
bản hợp nhất số 01/VBHN-NVTW ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về hợp nhất
Nghị định số 110/204/NĐ-CP với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư
để thay thế Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởng
VKSND tối cao (ban hành theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
trong ngành Kiểm sát nhân dân). Dự thảo này vừa được gửi cho các đơn vị thuộc
VKSND tối cao và VKND 63 tỉnh, thành phố còn được đăng trên trang thông tin
điện tử của Ngành để tiện tham gia góp ý, chỉnh sửa, hoàn thiện để ban hành.
Trong thời gian làm việc cũng như thời gian thực tập tại VKSND tối cao, em
nhận thấy rằng hầu hết các văn bản đều được trình bày đúng thể thức và kĩ thuật so
với quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm khổ

giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các thành phần thể thức như: Quốc hiệu; tên cơ quan,
tổ chức ban hành; số, kí hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng năm ban hành văn
bản; tên loại và trích yếu nội dung ban hành văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận….
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tiến hành theo đúng quy định
của nhà nước, các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Bộ thực hiện một
cách nghiêm túc, nhanh chóng và chính xác. Đảm bảo được đường lối của Đảng,
pháp luật của Nhà nước mang tính khoa học, trình tự logic và theo một khuôn mẫu
nhất định, qua đó thấy được kết cấu nội dung của văn bản chặt chẽ, bổ sung cho
nhau thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý, thể hiện quyền lực nhà nước, ý
chí nhà nước.
Văn bản ban hành ra phải đủ 9 yếu tố thể thức cơ bản, theo đặc thù của cơ
quan còn có các thể thức bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, theo quy
chế công tác Văn thư - lưu trữ của Viện).
* Nhược điểm:
Khi ban hành văn bản có tính chất quan trọng các Trưởng phòng và lãnh đạo
các đơn vị trong Viện còn quyên không ký nhát hoặc ký không đúng vị trí vào văn
bản trước khi trình lãnh đạo Viện ban hành.
* Quy trình soạn thảo vản bản:
- Cán bộ được phân công soạn thảo nắm chắc kỷ thuật soạn thảo văn bản,
bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt.
SV: Dương Thị Huyền

15

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phòng, ban, các lĩnh vực phụ
trách do đó có thể xác định được mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
- Công tác thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác nên việc soạn
thảo văn bản nhanh, kịp thời và có hiệu quả cao.
Ví dụ:
Khi ban hànhthông báo công tác kiểm sát tháng 10 trong ngành KSND.
Phòng Tổng hợp Văn phòng phải thực hiện theo Quy trình sau:
Trước hết cán bộ được phân công soạn thảo (ở đây là kiểm sát viên hoặc
kiểm tra viên, có thể là Phó Trưởng phòng Tổng hợp) phải thu thập đủ thông tin
qua các báo cáo công tác tháng của các đơn vị thuộc VKSND tối cao và 63
VKSND các tỉnh, thành phố (qua các thông tin tổng hợp của các cán bộ trong
phòng đã được phân công phụ trách theo dõi các đơn vị).
Cán bộ phân công soạn thảo có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khả
năng tổng hợp thông tin, khả năng phân tích, so sánh với các thông báo của tháng
trước, đưa ra các phương hướng, biện pháp cho tháng sau…
Sau khi soạn thảo xong chuyển cho Trưởng phòng duyệt sau đó chuyển cho
Phó Chánh Văn phòng phụ trách duyệt lần cuối và ký nháy (thưởng thì Trưởng
phòng Tổng hợp ký nháy) trước khi trình cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)
Viện trưởng để ban hành.
* Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Ưu điểm:
- Kỹ thuật về mặt nội dung văn bản:
+ Về mặt chính trị: Các văn bản phản ánh đúng đường lối của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, phản ánh đúng các mặt hoạt động của cơ quan.
+ Về mặt kinh tế: Các văn bản ban hành ra mang tính chiến lược và sự khả thi
trong công việc, mang lại lợi ích cho đất nước, đúng thẩm quyền và những quy định
của pháp luật, hướng dẫn triển khai được các chính sách, đề án, dự án đã ban hành.
+ Về tính khoa học: Thực hiện đúng quy trình và quy chuẩn kỹ thuật, văn
bản rõ ràng, chính xác, các ý được diễn đạt theo trình tự logic và bám sát nội dung

công việc phù hợp với thực tiễn công việc.
+ Về tính khuôn mẫu: Trước đây kỹ thuật soạn thảo văn bản được được thực
hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
SV: Dương Thị Huyền

16

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trưởng Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện. Hiện nay được thay thế bằng
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Về kết cấu nội dung văn bản: Văn bản được trình bầy theo các chức năng
nhiệm vụ, tính logic về công việc và theo kết cấu trình tự.
- Thể thức:
Các văn bản ban hành đều của văn bản đều mang ngôn ngữ tính hành chính
khách quan, chính xác, mạch lạc, thể hiện kỷ cương; ý chí quyền lực Nhà nước,
Nhược điểm:
+ Đôi khi sử dụng nhiều từ ngữ chuyên môn về Luật và pháp lý nên khi ban
hành ra các cơ quan không thuộc Cơ quan Luật các từ ngữ chuyên ngành gây khó
hiểu và khó diễn dải hết ý nghĩa của văn bản.
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại
VKSND tối cao. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của VKSND tối cao được tiến
hành theo đúng thẩm quyền, quy định của Viện và của Nhà nước. Được bố trí từ
các khâu khai thác xử lý thông tin, thảo văn bản, phân công soạn thảo văn bản.

Trưởng các đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội
dung và tính pháp lý của văn bản, văn phòng Viện sẽ kiểm tra thể thức. Riêng đối
với văn bản trình lãnh đạo Viện thì phải có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị và
lãnh đạo văn phòng Viện và phải có chữ ký tắt của chuyên viên soạn thảo.
Sau khi văn bản được kiểm tra về nội dung, thể thức thì Văn thư cơ quan sẽ đóng
dấu, ban hành văn bản và lưu. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật sau khi được
thông báo rộng rãi đến tổ chức cá nhân có liên quan thì đơn vị chủ trì soạn thảo phải có
trách nhiệm gửi văn bản đến Báo Bảo vệ pháp luật và Cổng thông tin điện tử để đăng
tải trên trang thông tin điện tử của Viện. Quy trình soạn thảo văn bản là các công việc
cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản cụ thể như sau:
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản:
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, chức
năng, nhiệm vụ, tính chất và hiệu lực của văn bản ban hành ra. Văn bản ban hành
áp dụng cho đối tượng nào, ở đâu và tính khả thi của văn bản.
SV: Dương Thị Huyền

17

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xác định thể loại văn bản:
Văn bản ban hành ra là gì (Chỉ thị, thông tư, quyết định, công văn….) Căn
cứ vào mục đích và tính chất mà bản ban hành ra cần phải được xác định là loại
văn bản gì nhằm phù hợp với mục đích tính chất công việc.

- Thu thập và xử lý thông tin:
Chuyên viên căn cứ vào các nguồn thông tin đã được chọn lọc, các thông tin
pháp lý, có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạo
công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý, thông tin về công tác lãnh đạo, chỉ
đạo của cơ quan đề ra. Sau đó chọn lựa những thông tin chính xác và phù hợp đưa
vào khai thác và sử dụng.
- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:
Đề cương là bản trình bầy những điển cốt yếu dự định thể hiện nội dung văn
bản, trên cơ sở những vấn đề được xác định và xác định giới hạn của văn bản. Đề
cương phải thể hiện được bố cục văn bản và khái quát được những ý tưởng hoặc
quy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương, mục của văn bản.
Viết bản thảo là khâu làm cho những ý tưởng trong đề cương được lần lượt
thể hiện trong câu văn, đoạn văn tạo thành khối liên hệ chặt chẽ và logic với nhau.
Cần chú ý nội dung, cách trình bầy, văn phong từ ngữ sử dụng và các lỗi chính tả
vv… để hoàn thiện các khâu còn lại.
- Duyệt bản thảo:
Sau khi văn bản thảo xong, phải trình cấp có thẩm quyền duyệt. Thông
thường người duyệt văn bản cuối cùng là người ký. Tuy nhiên còn tuỳ thuộc vào
độ phức tạp, tầm quan trọng của văn bản và lề lối làm việc. Ở Văn phòng VKSND
tối cao thủ trưởng đơn vị duyệt qua và ký nháy và trình tiếp Chánh văn phong
duyệt lại. Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản
được trình lên lãnh đạo duyệt lại và ký.
- Nhân bản văn bản:
Sau khi được duyệt văn bản sẽ được đưa đi nhân bản, nếu số lượng văn bản
gửi nhiều thì đem nhân bản như photocoppy, in… Nếu văn bản ban hành số ít thì
dùng máy in in ra.
- Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
Sau khi văn bản được soạn ra qua khâu duyệt và nhân bản, người soạn thảo
có trách nhiệm đọc văn bản sửa chữa lỗi do in ấn. Tiếp đó làm thủ tục để hoàn
18

SV: Dương Thị Huyền
Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiện văn bản về mặt thể thức như trình ký văn bản, ghi số ký hiệu ngày tháng văn
bản, ghi số văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số ký hiệu ngày tháng văn bản….
Những việc này do cán bộ văn thư của cơ quan thực hiện. Sau đó đăng ký văn bản
vào sổ và chuyển văn bản đi bưu điện.
Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển của cơ quan, Công tác Văn thư
ở VKSND tối cao đã dần đi vào nề nếp, và mang tính chuyên nghiệp cao, nhanh
chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả. Hiện nay, tại VKSND tối cao, gần như
100% cán bộ, công chức, viên chức thực hiện quá trình soạn thảo văn bản thuộc
lĩnh vực mà mình phụ trách hoặc được giao nhiệm vụ. Sau khi được sự chỉ đạo của
Lãnh đạo đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức đã chủ động trong việc thu thập,
tổng hợp thông tin để phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản như văn bản chỉ
đạo, điều hành, công văn trao đổi, trả lời góp ý kiến.
Theo quy định hiện hành, việc ban hành văn bản của VKSND tối cao là
đúng với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đúng với chủ trương, đường
lối của Đảng và Chính phủ đề ra. Các Văn bản ban hành đúng với chức năng và
thẩm quyền được giao. Các Văn kiện hợp tác, thỏa thuận quốc tế, Công hàm trao
đổi được ban hành đúng quy định, không có sự chồng chéo vượt cấp. Vì thế cần
đẩy mạnh nâng cao hiệu quả và hợp tác quốc tế, chú trọng trao dồi nghiệp vụ và
phát triển ưu tiên về pháp luật để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản ở VKSND tối cao.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến
của VKSND tối cao
Văn bản “ Đến” và văn bản “ Đi” của VKSND tối cao và các đơn vị thuộc

Viện đều phải đăng ký tại Văn thư của Viện hoặc Văn thư của các đơn vị thuộc
Viện. Văn phòng Viện quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện. Cán bộ văn
thư khi làm công tác chuyển giao văn bản chịu trách nhiệm đối với những văn bản
“ Đi” và “ Đến” đã được đăng ký. Chánh Văn phòng Viện có trách nhiệm tổ chức
quản lý văn bản đi, đến của các đơn vị trực thuộc. Thủ trưởng đơn vị hoặc Trưởng
Phòng Tham mưu tổng hợp của các đơn vị trực thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức
quản lý văn bản đi, đến của đơn vị mình. Công tác quản lý văn bản đi của VKSND
tối cao được thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời
theo quy định Nhà nước. Giải quyết tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần
nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đồng thời
góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với cán bộ, công chức
SV: Dương Thị Huyền

19

Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong việc thực hiện những nhiệm vụ được giao. Để tổ chức quản lý thống nhất văn
bản đi của Viện theo nguyên tắc trên thì tất cả văn bản đi phải được tập trung tại
Văn thư Viện thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng VKSND tối cao.
Số văn bản đi và đến được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản
đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối
cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. Các văn bản không được đánh
trùng nhau trừ những văn bản cá biệt có thể đánh A, B,C… trùng số đến.
* Đối với văn bản đi:
Các đơn vị sau khi thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức, nội
dung và thẩm quyền; theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị ban hành

sau đó trình lãnh đạo Viện hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký theo thẩm quyền ban
hành được giao. Các văn bản trình ký phụ thuộc vào mức độ quan trọng của văn
bản mà có nhiều cách trình khác nhau.
Văn bản sau khi được soạn thảo được trình cho Thủ trưởng đơn vị kiểm tra
thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản nếu văn bản trình bầy đầy đủ và đúng với
quy định thì Thủ trưởng đơn vị sẽ (ký nháy) vào văn bản. Sau đó văn bản được
chuyển đi trình người có thẩm quyền ký. (Trường hợp văn bản trình lãnh đạo Viện
thì phải kèm theo phiếu trình và đăng ký trình tại Văn thư của Viện sau đó sẽ gửi
lên Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Viện hoặc chuyển qua Ban Thư ký phụ
trách chuyên môn để kiểm tra thể thức nội dung văn bản, xin ý kiến và chữ ký tắt
của Lãnh đạo Văn phòng và trình Lãnh đạo Viện; khi đã được Lãnh đạo Viện xử lý
thì Phòng Tổng hợp nhận lại tài liệu chuyển cho Văn thư để trả đơn vị trình).
Khi đã được người có thẩm quyền phê duyệt và ký vào văn bản được chuyển
đến Văn thư để kiểm tra lần cuối sau đó lấy số, ký hiệu ngày tháng, nhân bản, đóng
dấu và phát hành.
Văn thư trước khi chuyển giao văn bản qua bất kỳ hình thức nào phải giữ lại
một bản gốc để lưu và 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo để tiến hành đăng ký vào
sổ và lưu theo quy định.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của VKDND tối cao được
tiến hành theo đúng quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004,
Việc đánh số, ghi ngày, tháng văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Quy
chế công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan. Tất cả các văn bản đi phải được đăng
ký văn bản đi vào sổ theo quy định, đăng nhập dự liệu vào phần mền quản lý văn
bản đi trên cổng điện tử trên máy tính.
20
SV: Dương Thị Huyền
Lớp LT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư của cơ quan VKSND tối cao được thực hiện một cách bài
bản, chuyên môn hoá và linh hoạt phù hợp với khối lượng công việc của cơ quan.
Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đi (xem Phụ lục VI)
* Đối với văn bản đến:
Hàng ngày tất cả các văn bản chuyển tới VKSND tối cao bằng bất cứ hình
thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do lãnh đạo Viện, Kiểm sát viên,
Kiểm tra viên, chuyên viên nhận về) đều được làm thủ tục đăng ký văn bản đến tại
Văn thư cơ quan. Các trường hợp đặc văn bản nhận qua các đường bưu điện, Fax,
Telex, Mail được xử lý như văn bản để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có
bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.
- Văn thư VKSND tối cao tiếp nhận, và tiến hành các nghiệp vụ xử lý văn
bản đến. Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo các bước sau:
- Phân loại văn bản theo mức độ “ Hoả tốc”, “ Thượng khẩn”, “ Khẩn” và
các văn bản thông thường khác tuy thuộc tính của văn bản mà cán bộ văn thư có
cách xử lý.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến: Văn thư VKSND tối cao phân loại bì thành các
loại: bóc tất cả những bì gửi cho VKSND tối cao, Văn phòng VKSND tối cao, còn lại
vào phần mềm và vào sổ tất cả những bì gửi cho các đơn vị thuộc Viện, tên riêng.
- Đóng dấu đến cho văn bản, ghi số, ngày tháng, năm của văn bản đến
- Đăng ký thông tin cần thiết Scan văn bản và đăng nhập vào hệ thống quản
lý văn bản của cơ quan.
- Trình văn bản đến: việc chuyển giao văn bản đến đòi hỏi phải được tiến hành
nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng. Đối với những văn bản có mức độ khẩn,
hỏa tốc được chuyển giao đến người có trách nhiệm xử lý chậm nhất là 30 phút.
- Sau đó căn cứ vào tính chất của văn bản và thẩm quyền xử lý văn bản trình
lãnh đạo Văn phòng Viện để xin ý kiến xử lý.
- Sau khi lãnh đạo Văn phòng Viện xử lý, văn thư của Viện nhận lại văn
bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Viện vào chương trình quản lý
hồ sơ công việc và gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Đối với

văn bản do lãnh đạo Viện xử lý, văn thư chuyển đến Phòng Tổng hợp hoặc Ban
Thư ký để trình lãnh đạo Viện.

SV: Dương Thị Huyền

21

Lớp LT QTVP K13A