Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội việt nam (BHXH)

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH)..3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan BHXH Việt Nam........................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam......3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam.........................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam....................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam......................................5
1.2.1 Vị trí và chức năng.................................................................................5
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..........................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................6
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH........10
Việt Nam................................................................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................10
2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan.....10
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức...........................................10
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của cơ quan...........................................................11
2.1.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.............................................11
2.1.5. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ..................12
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ..................................................................12
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................13
2.2.1. Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.....................................13
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu........................................................................13
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu....................................................................................17
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ....................21

2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................21
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................23
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam
và đề xuất khuyến nghị.........................................................................................26
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được............................................................................................26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan
.........................................................................................................................26
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu
thập tài liệu lưu trữ.......................................................................................26
3.2.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ
lưu trữ.............................................................................................................27
3.2.3. Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.............27
3.2.4. Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu
trữ tại đơn vị..................................................................................................27
3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
.........................................................................................................................28
3.2.6. Giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác
lưu trữ.............................................................................................................28
3.3. Một số khuyến nghị đối với cơ quan, tổ chức......................................29
3.3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan................................................................................................................29
3.3.2. Đối với Trung tâm lưu trữ..................................................................29
3.3.3. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường........................................31
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................34


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BHXH
BHYT
BHTN
CNTT
KHCN
XHCN
ĐHLT

Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm Y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Công nghệ thông tin
Khoa học công nghệ
Xã hội chủ nghĩa
Đại học liên thông


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Tài liệu lưu trữ được ví như là một cây cầu nối giữa quá khứ với hiện tại
và tương lai. Bởi nó là nguồn sử liệu quý giá, phản ánh được toàn cảnh mỗi
quốc gia qua các thời kỳ lịch sử. Đó là sự ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau
kế thừa, gìn giữ và phát huy những truyền thống văn hóa, lịch sử của dân tộc;
kinh nghiệm quản lý Nhà nước qua nhiều thế hệ giúp con người tìm ra những
phát minh mới thúc đẩy sự phát triển của khoa học kỹ thuật.
Ngày nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư –
Lưu trữ nói chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước. Đó không chỉ là công việc riêng của cá
nhân mà là của toàn tập thể. Bên cạnh đó, trong xu thế phát triển của đất nước,
cùng với sự xâm nhập ngày càng sâu rộng của cuộc cải cách mở cửa thì công tác
lưu trữ lại càng có vị trí quan trọng hơn. Và cần phải được quan tâm và đẩy

mạnh hơn nữa để phát huy được giá trị của nó.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, tôi đã
được tiến hành nghiên cứu, khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tình hình công tác lưu trữ, đồng thời tham gia vào một số khâu
nghiệp vụ cơ bản của lưu trữ. Thời gian thực tập tại đây đã giúp tôi hiểu biết hơn
về nghiệp vụ chuyên ngành mà mình đã được đào tạo tại trường cũng như hiểu
hơn về công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước. Nơi mà công tác Văn thư – Lưu
trữ được coi là mắt xích quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hiểu được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo, tổ chức các
khóa thực tập để sinh viên có thể tiếp cận và có cách nhìn nhận sâu sắc hơn về
ngành lưu trữ. Bởi sinh viên được thầy cô trang bị kiến thức lý luận đã học để áp
dụng một cách linh hoạt vào thực tế tại lưu trữ cơ quan, tổ chức. Bản thân tôi là
một sinh viên của Khoa Lưu trữ học, trong đợt thực tập tốt nghiệp mà trường tổ
chức, đã giúp tôi phần nào hiểu rõ hơn về công tác lưu trữ, có được cơ hội cọ xát

1


với thực tiễn cũng như nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của
một cán bộ lưu trữ trong tương lai.
Theo kế hoạch đào tạo của nhà trường và được sự đồng ý của Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày
24/8/2015 đến ngày 19/10/2015. Quá trình thực tập tôi được tiếp xúc với nhiều
công việc, tôi có điều kiện để tìm hiểu hoạt động tại Trung tâm Lưu trữ, với sự
hướng dẫn của các anh, chị trong phòng Hồ sơ nghiệp vụ cũng như sự nghiên
cứu và bản thân tôi lựa chọn một khâu Chỉnh lý tài liệu thực tập tại đây. Đây
cũng là nghiệp vụ tôi được trực tiếp quan sát và thực hành.
Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản
thân, vận dụng chương trình thầy cô hướng dẫn tại trường còn có sự trợ giúp của

cán bộ chuyên môn tại phòng Hồ sơ nghiệp vụ. Các anh, chị đã tận tình chỉ bảo,
giúp tôi học hỏi rút ra nhiều kinh nghiệm trong thực hành nghiệp vụ, từ đó tôi tự
tin hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hơn nữa trong quá trình thực tập
tôi liên hệ với thầy cô hướng dẫn giúp tôi giải đáp những thắc mắc, để tôi hoàn
thành báo cáo tốt nhất trong thời gian quy định.
Mặc dù công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ đã có sự quan tâm, chỉ đạo
sát sao của Thủ trưởng cơ quan song vì chưa cọ xát nhiều với thực tiễn cho nên
trong quãng thời gian thực tập tôi cũng gặp không ít khó khăn để có thể vận
dụng lý thuyết của mình vào thực hành. Bên cạnh đó, trong thời gian học tập tại
trường việc tiếp xúc về công tác nghiệp vụ lưu trữ nhiều bỡ ngỡ và không thể
tránh khỏi một số sai sót nhất định. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của các thầy, cô để tôi có thể hoàn thiện tốt hơn bài báo cáo của mình.
Thông qua đợt thực tập tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, lời cảm ơn đến các anh
chị trong phòng Hồ sơ nghiệp vụ, đặc biệt là Giám đốc Trung tâm Lưu trữ
đã tạo điều kiện cho tôi trong công việc, cũng như tìm kiếm thông tin, tài liệu để
tôi có thể hoàn thiện tốt bài báo cáo này.

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH)
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan BHXH Việt Nam
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam
Ngày 16/2/1995, Thủ tướng Chính phủ Võ Văn Kiệt đã ký ban hành Nghị
định số 19/CP của Chỉnh phủ thành lập BHXH Việt Nam. Đây là một trong
những bước đi quan trọng đầu tiên trong lộ trình cải cách chính sách xã hội và tổ
chức thực hiện BHXH ở nước ta. Ngay từ khi thành lập, Đảng và Nhà nước ta
đã ban hành nhiều văn bản quy định về chế độ BHXH và nhiều lần sửa đổi, bổ

sung phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước.
Năm 1986, Nghị quyết Đại hội lần thứ VI của Đảng lãnh đạo đất nước
bước vào thời kỳ đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, tập trung bao cấp sang nền
kinh tế thị trường định hướng XHCN. Trong bối cảnh đó, quan hệ lao động theo
cơ chế mới cũng hình thành, đòi hỏi phải có thay đổi tương ứng về chính sách xã
hội nói chung, chính sách BHXH nói riêng.
Để đáp ứng yêu cầu, năm 1994, Quốc hội đã thông qua Bộ luật lao động,
trong đó có một chương quy định về BHXH bắt buộc. Cùng với việc đổi mới
chính sách BHXH Việt Nam trên cơ sở thống nhất các tổ chức BHXH ở Trung
ương và địa phương thuộc hệ thống Lao động - Thương binh & Xã hội và Liên
đoàn lao động với chức năng, nhiệm vụ chính là tổ chức thu BHXH, Chi BHXH,
giải quyết chế độ chính sách và bảo toàn, đầu tư, tăng trưởng Quỹ BHXH. Đây
được xem là bước đổi mới quan trọng trong hệ thống chính sách BHXH tạo sự
công bằng phù hợp với nền kinh tế XHCN, giảm dần gánh nặng đối với nhà
nước, đồng thời nâng cao trách nhiệm thực hiện chính sách BHXH đối với
người sử dụng lao động và người lao động.
Thực hiện cải cách bộ máy của Chính phủ, ngày 24/01/2002, Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quyết định số 20/2002/QĐ-TTg chuyển Bảo hiểm y tế
(BHYT) sang BHXH Việt Nam. Từ đây, BHXH Việt Nam còn được giao thêm
nhiệm vụ thực hiện chế độ BHYT cho các đối tượng tham gia BHYT. Theo đó,
3


BHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, thực hiện chính sách,
chế độ BHXH, BHYT và quản lý Quỹ BHXH, BHYT theo quy định của pháp
luật.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam.
Thực hiện Luật BHXH năm 2006, ngày 22/08/2008, Chính phủ ban hành
Nghị định 94/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
BHXH Việt Nam. BHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng

tổ chức thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm bắt buộc, BHXH tự nguyện,
BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp
(BHTN); quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện,
BHTN (gọi chung là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (gọi chung là
BHYT) theo quy định của pháp luật. BHXH Việt Nam được tổ chức và quản lý
theo hệ thống dọc, tập trung thống nhất từ Trung ương đến địa phương.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam
Thực hiện Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 94/2008/NĐ-CP, theo
đó, từ ngày 05/02/2012, cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam ở Trung ương bao
gồm 22 tổ chức thay vì 18 tổ chức như quy định tại Nghị định 94, có 04 tổ chức
thành lập mới là Ban Pháp chế, Ban Đầu tư quỹ, Ban Dược và Vật tư y tế và
Trung tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến.
Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của BHXH Việt Nam, để tổ chức thực hiện
tốt Luật BHXH, Luật BHYT, ngày 17/01/2014, Chính phủ ban hành Nghị định
số 05/2014/NĐ-CP thay thế Nghị định 94/2008/NĐ-CP và Nghị định
116/2011/NĐ-CP. Theo đó, tổ chức BHXH Việt Nam ở Trung ương tăng từ 22
lên 25 đơn vị.
Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban Thực hiện Chính sách BHXH, Ban Thực
hiện Chính sách BHYT, Ban Thu, Ban Tài chính - Kế toán, Ban Sổ - Thẻ, Ban
Tuyên truyền, Ban Hợp tác Quốc tế, Ban Kiểm tra, Ban Thi đua - Khen thưởng,
Ban Kế hoạch và Đầu tư, Ban Tổ chức Cán bộ, Ban Pháp chế, Ban Đầu tư Quỹ,
Ban Dược và Vật tư Y tế, Ban Kiểm toán nội bộ, Văn phòng BHXH Việt Nam,
Viện Khoa học BHXH, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Lưu trữ,
Trung tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Bắc,Trung
4


tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Nam, Trường Đào
tạo nghiệp vụ BHXH, Báo BHXH, Tạp chí BHXH, Ban Quản lý dự án Đầu tư

xây dựng Ngành BHXH
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam
1.2.1 Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, có
chức năng tham mưu, giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức quản lý và
lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống BHXH theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng trình Tổng Giám đốc ban hành các văn bản hướng dẫn về
công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ và hồ sơ đối tượng hưởng
BHXH trong toàn ngành và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Xây dựng, trình Tổng Giám đốc kế hoạch dài hạn, hằng năm về công tác
lưu trữ trong hệ thống BHXH Việt Nam và tổ chức thực hiện.
- Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ xây dựng trình Tổng Giám đốc ban
hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ trong toàn Ngành.
- Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, quản lý và lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH do
BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi là BHXH tỉnh) và BHXH
Công an nhân dân, BHXH Bộ Quốc phòng nộp lưu; tập hợp chuyển Ban Thực
hiện Chính sách BHXH để xem xét, giải quyết các hồ sơ không đúng quy định
của pháp luật.
- Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và quản lý, lưu trữ
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy
định và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và lưu
trữ hồ sơ, tài liệu.
- Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008.
- Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện về công tác lưu trữ

5


trong hệ thống BHXH Việt Nam.
- Khai thác, sao lục, chứng thực sao y văn bản chính và cung cấp hồ sơ,
tài liệu cho BHXH tỉnh, các đơn vị và cá nhân khi có yêu cầu.
- Tổ chức bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định.
- Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về công
tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và tham gia đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức,
viên chức làm công tác lưu trữ trong toàn Ngành.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với
người hưởng chế độ BHXH khi có yêu cầu.
- Quản lý công chức, viên chức và tài sản của đơn vị theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm khác do Tổng Giám đốc giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức gồm 3 phòng:
- Phòng Tổ chức - Hành chính: 09 người
Chức năng: Là đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ, có chức năng giúp
Giám đốc Trung tâm quản lý công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, hành
chính...
Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
của Trung tâm và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi được phê
duyệt.
+ Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Trung tâm về công tác tổ chức, cán
bộ, quản lý hồ sơ viên chức và thực hiện các chế độ, chính sách đối với công
chức, viên chức theo quy định.
+ Tổng hợp, soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung
tâm để Giám đốc ban hành theo thẩm quyền hoặc trình Tổng Giám đốc ban

hành.
+ Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng các báo cáo định kỳ,
đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo Ngành.
+ Theo dõi, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Trung
tâm và tổng hợp báo cáo theo quy định.
6


+ Giúp Giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ
về công tác lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu
thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.
+ Tiếp nhận, phân phối, quản lý, theo dõi việc xử lý văn bản đến, quản lý
việc phát hành và lưu trữ văn bản đi của Trung tâm theo đúng quy định của Nhà
nước và của Ngành; quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm theo quy định
hiện hành.
+ Thực hiện nhiệm vụ quản trị và quản lý tài sản, công sản phục vụ các
hoạt động của Trung tâm theo quy định Nhà nước và của BHXH Việt Nam.
+ Giúp Giám đốc Trung tâm quản lý tài chính, lập dự toán kinh phí hoạt
động hàng năm; kiểm tra, giám sát việc sử dụng kinh phí theo kế hoạch được
duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Trung tâm.
+ Quản lý viên chức theo phân cấp và tài sản được giao.
- Phòng Hồ sơ nghiệp vụ: 7 người
Chức năng: Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra
việc thực hiện về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trong
toàn Ngành; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH Việt Nam theo
quy định.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Giúp Giám đốc xây dựng các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ
hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trong toàn Ngành và tổ chức thực hiện.

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ đến hạn nộp lưu từ các
đơn vị trực thuộc; phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và tổ chức
lưu trữ theo quy định.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương trong việc thực hiện quy định về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu
hành chính, nghiệp vụ.
+ Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng và tham gia đào
tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp
vụ đối với công chức, viên chức của Ngành.
+ Nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành
7


chính, nghiệp vụ.
+ Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ cho các tổ chức và cá nhân theo quy
định.
+ Thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.
+ Thực hiện chế độ bảo mật, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định.
- Phòng Hồ sơ hưởng BHXH: 10 người
Chức năng: Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn, quản lý, kiểm tra công
tác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH trong Ngành, trực tiếp quản lý, lưu
trữ và khai thác hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng theo quy định.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng các văn bản hướng dẫn về nghiệp
vụ lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH trong toàn Ngành và tổ chức thực
hiện.
+ Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục, tính pháp lý và quản lý, lưu trữ hồ sơ, phiếu
điều chỉnh (nếu có), cơ sở dữ liệu của các đối tượng hưởng BHXH hàng tháng
do BHXH tỉnh và lực lượng vũ trang chuyển đến.

+ Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra BHXH tỉnh trong việc thực hiện quy
định về công tác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH.
+ Nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hồ sơ hưởng các
chế độ BHXH.
+ Phục vụ khai thác hồ sơ hưởng các chế độ BHXH cho các tổ chức, cá
nhân theo quy định.
+ Xây dựng nội dung đào tạo, bồi dưỡng và tham gia đào tạo, bồi dưỡng,
tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH đối với công chức,
viên chức của Ngành.
+ Giúp Giám đốc phối hợp với các đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo đối
với người hưởng chế độ BHXH khi có yêu cầu.
+ Thực hiện chế độ bảo mật, bảo quản an toàn hồ sơ hưởng chế độ BHXH
+ Thực hiện chế độ thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định.
Sơ đồ bộ máy hoạt động của Trung tâm Lưu trữ
8


Giám đốc Trung
tâm Lưu trữ

Các Phó Giám
đốc

- Phòng TC -HC
- Phòng Hồ sơ nghiệp vụ
- Phòng Hồ sơ hưởng
BHXH

- Giám đốc quản lý chung và trực tiếp quản lý phòng Tổ chức - Hành chính
- Phó Giám đốc 1 quản lý phòng Hồ sơ nghiệp vụ

- Phó Giám đốc 2 Phụ trách quản lý hồ sơ hưởng BHXH

9


Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH
Việt Nam
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan
- Quyết định 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 về việc ban hành Quy
định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, tổ chức Đảng, đoàn thể
cơ quan BHXH Việt Nam thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ
- Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 về việc quy định thời hạn
bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam
- Quyết định số 778/QĐ-BHXH ngày 30/7/2012 của Tổng Giám đốc
BHXH Việt Nam về việc ban hành phần mềm ứng dụng "Quản lý đối tượng
hưởng BHXH hàng tháng " phiên bản 3.0
- Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 ban hành Quy định về
công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam.
- Quyết định số 01/QĐ-BHXH ngày 03/01/2014 của Tổng Giám đốc
BHXH Việt Nam về việc ban hành quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết
hưởng các chế độ BHXH
- Công văn 2004/BHXH-LT ngày 30/5/2012 về việc tăng cường công tác
lưu trữ
- Công văn số 2301/BHXH-LT ngày 24/6/2013 của BHXH Việt Nam về
việc chỉ đạo công tác nộp hồ sơ lưu trữ
- Công văn 1576/BHXH-LT ngày 27/4/2015 về việc kế hoạch thu thập tài
liệu vào Trung tâm lưu trữ 2015
- Công văn số 770/BHXH-LT ngày 12/5/2015 của BHXH Việt Nam ứng
dụng phần mềm "Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng phiên bản 3.0

- Công văn số 616/BHXH-LT ngày 03/3/2015 của BHXH Việt Nam về
việc rà soát hồ sơ hưởng BHXH trước năm 1995
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Phòng Hồ sơ nghiệp vụ có chức năng quản lý 01 kho hồ sơ nghiệp vụ; 02
kho hồ sơ hưởng BHXH tại tầng 3,4. Trong 03 kho đang chứa 352 giá cố định

10


lưu trữ 2929,5 mét giá hồ sơ, tài liệu (trong đó 2.230 mét giá hồ sơ hưởng
BHXH và 699,5 mét giá hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ).
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan
Tính đến hết 31/3/2014 Trung tâm đang quản lý và lưu trữ 3.571.523 hồ
sơ hưởng BHXH đã được nhập vào phần mềm, định vị quản lý lưu trữ và khai
thác trên máy vi tính đồng thời được bảo quản trong các hộp, xếp trên giá và
quản lý lưu trữ theo quy định. Việc quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ hưởng
BHXH của đơn vị trên máy tính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của Ngành,
phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài
Ngành.
Trung tâm đã phối hợp với Trung tâm Thông tin xây dựng Đề án "Xây
dựng và hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ hưởng BHXH" trong toàn Ngành
và Đề án đã hoàn thành trong năm 2012. Hiện nay, phần mềm quản lý lưu trữ hồ
sơ hưởng BHXH thống nhất toàn Ngành được quy định tại Quyết định số
778/QĐ-BHXH ngày 30/7/2012 của BHXH Việt Nam về việc ban hành phần
mềm ứng dụng "Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng" phiên bản 3.0.
Tuy nhiên, do trục trặc đường truyền Internet nên dữ liệu của một số
BHXH tỉnh, thành phố chuyển đến chưa đúng thời gian quy định; một số BHXH
tỉnh, thành phố do điều kiện cơ sở vật chất chưa đảm bảo nên chậm áp dụng
chương trình phần mềm 3.0 vào việc quản lý lưu trữ hồ sơ; một số BHXH tỉnh

thành phố gửi thiếu hồ sơ giải quyết hàng tháng ảnh hưởng đến công tác kiểm
tra, lưu trữ hồ sơ tại Trung tâm.
2.1.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
Hàng năm Trung tâm Lưu trữ phối hợp với Trường Đào tạo nghiệp vụ
BHXH xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và tổ chức triển
khai, cụ thể:
Năm 2005, tổ chức 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 160 cán bộ làm công
tác lưu trữ. Năm 2011, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho 71 cán bộ làm công tác
lưu trữ. Năm 2013, tổ chức lớp tập huấn cho 170 viên chức gồm lãnh đạo phòng
Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ phụ trách công tác lưu trữ, các viên chức làm công
tác lưu trữ tại BHXH các tỉnh, thành phố, viên chức làm văn thư tại đơn vị thuộc
11


BHXH Việt Nam.
Năm 2014, tổ chức mở lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho 93 học viên là
viên chức làm công tác lưu trữ thuộc phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ BHXH
các tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, trong thời gian 5
ngày từ ngày 29/7 đến ngày 02/8/2014 tại thành phố Đà Nẵng.
Trung tâm đã xây dựng khung chương trình đào tạo nghiệp vụ lưu trữ gửi
cho Trường đào tạo để tổng hợp, xây dựng hoàn thiện Đề án Khung chương
trình đào tạo nghiệp vụ của Ngành.
2.1.5. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ
Hàng năm, một trong những công tác trọng tâm của Trung tâm Lưu trữ là
kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại BHXH các tỉnh, thành phố. Mỗi năm
kiểm tra 12 đến 20 BHXH tỉnh, thành phố trong 3 năm gần đây đã kiểm tra 47
lượt: Năm 2011 kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ tại 12 BHXH tỉnh, thành phố;
năm 2013 tại 15 BHXH tỉnh, thành phố; năm 2014 tại 20 BHXH tỉnh, thành
phố; năm 2015 tại 15 BHXH tỉnh, thành phố (trong đó 06 tháng đầu năm Trung
tâm lưu trữ thành lập đoàn đi kiểm tra hướng dẫn được 03 BHXH tỉnh, thành

phố và đã có kết luận sau kiểm tra).
Qua kiểm tra hầu hết BHXH tỉnh bố trí cán bộ lưu trữ nhưng đa số chưa
được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, tại một số BHXH tỉnh cán bộ làm
lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm. Bố trí kho bảo quản hồ sơ, diện tích kho chật,
hẹp, phân tán, một số tỉnh chưa quan tâm đến việc trang bị công cụ, dụng cụ
thực hiện nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định (Hộp, Giá bảo quản).
Về hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng được quản lý tập trung, khoa học theo
đúng quy định; tuy nhiên về hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ tại một số tỉnh
chưa quản lý vào một đầu mối mà vẫn do phòng chức năng quản lý, phổ biến
những tài liệu hết hạn bảo quản nhưng chưa được đưa ra xem xét để tiêu hủy.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Phục vụ tốt cho công tác hành chính về công tác lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ, lãnh đạo Ngành phối hợp lãnh đạo Trung tâm đã xây dựng những đề án
hợp tác lưu trữ với quốc tế, nhất là trong thời kỳ hội nhập. Với mục đích giao
lưu, học hỏi kinh nghiệm cộng đồng lưu trữ quốc tế, cụ thể hơn là đối với hoạt
động lưu trữ một số nước trên thế giới. Qua đó, cải thiện và ngày càng hiện đại
12


hóa công tác lưu trữ tại đơn vị.
Ví dụ: Các nước Hàn Quốc, Mông Cổ.... và lãnh đạo Trung tâm tổ chức
những buổi đi tham quan cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Hàng năm Trung tâm Lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan, cụ thể:
Tính đến nay Trung tâm Lưu trữ có tổng số 26 cán bộ, Trung tâm được
giao sử dụng: 1.050m2 vị trí từ tầng 2,3,4,5 Tòa nhà 11 tầng Trụ sở 150 Phố
Vọng. Trong đó diện tích kho lưu trữ: 740m 2 (03 kho lưu trữ gồm: 01 kho hồ sơ
nghiệp vụ tầng 5; 02 kho hồ sơ hưởng BHXH tại tầng 3 và 4).

Đối với công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hằng
năm, Trung tâm tiếp nhận từ 120.000 đến 160.000 hồ sơ hưởng BHXH của các
địa phương gửi về lưu trữ, các địa phương bước đầu thực hiện đúng quy định về
việc nộp lưu hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, tổng số hồ sơ đang lưu trữ tại
trung tâm 3.798.654 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng.
Trong 6 tháng đầu năm 2015 Trung tâm đã tổ chức tiếp nhận 93.672 hồ sơ
hưởng BHXH hàng tháng của 63 BHXH tỉnh, thành phố và BHXH Bộ Quốc
phòng, BHXH Công an nhân dân; nhập dữ liệu 141.666 hồ sơ hưởng BHXH
hàng tháng, tổ chức chỉnh lý và lưu kho hồ sơ; ghép phiếu điều chỉnh vào hồ sơ
hưởng BHXH theo quy định.
Phòng Hồ sơ nghiệp vụ hằng năm đều xây dựng kế hoạch phối hợp với
các đơn vị xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ; chuẩn bị kho
và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Trung tâm Lưu trữ thu
từ các đơn vị khoảng 100 đến 200 mét hồ sơ, tài liệu.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam đảm bảo các
nguyên tắc sau: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện
13


Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân
tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, đảm bảo tính khách quan và
khoa học Trung tâm căn cứ đồng thời các tiêu chuẩn sau đây: Nội dung của tài
liệu, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu, Ý nghĩa
của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, Mức độ toàn vẹn của
phông lưu trữ, Hình thức của tài liệu, Tình trạng vật lý của tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu đạt được các yêu cầu sau: Xác định tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụ
thể, xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Đối với tài liệu điện tử đáp ứng các yêu cầu: Bảo đảm độ tin cậy, tính
toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu được khởi tạo lần đầu dưới
dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ
điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Thời hạn bảo quản tài liệu: Theo Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày
22/12/2011 về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt
Nam
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn
được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử có thẩm quyền thu thập khi đến hạn theo quy định về thời hạn nộp lưu tài
liệu và thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Tài liệu bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn
được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống
kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định tiếp
tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu. Hội đồng được thành lập để tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan BHXH
14


trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan BHXH Việt
Nam bao gồm:
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên
- Đại diện đơn vị am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Ủy
viên

- Đại diện Phòng Hồ sơ nghiệp vụ hoặc Đại diện Phòng Hồ sơ hưởng
BHXH: Thư ký Hội đồng
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp
hoặc hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động
thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
Việc xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
Lập danh mục tài liệu hết giá trị, Danh mục tài liệu hết giá trị được lập
trong hai trường hợp sau:
- Trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các
tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh
mục tài liệu hết giá trị
- Trong khi xem xét loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản
thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.
Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
Trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, xem xét hồ sơ về việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Danh mục tài

15


liệu hết giá trị; Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ
lại; Danh mục quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan họp để thảo luận, kiểm tra
thực tế tài liệu (nếu cần), biểu quyết về danh mục tài liệu giữ lại, danh mục tài
liệu hết giá trị và lập biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng.
Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan
và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy: Thẩm tra tài liệu hết giá trị
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ

Nhà nước thực hiện. Căn cứ kết luận của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu và ý
kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, Lưu trữ cơ quan phải
hoàn thiện hồ sơ và trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH
tỉnh ra quyết định tiêu hủy tài liệu.
Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng Giám đốc BHXH Việt
Nam, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau: Đóng
gói tài liệu hết giá trị, lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý
kho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện tiêu hủy tài
liệu hết giá trị: Có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước
hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế, lập biên bản về
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị .
Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ, hồ sơ hủy tài
liệu hết giá trị gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá
trị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác
định giá trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn
bản đề nghị thẩm tra; Văn bản thẩm tra, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy
16


tài liệu hết giá trị. Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ
quan trong thời gian tối thiểu 20 năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng Trung tâm Lưu trữ thực
hiện từ năm 2010 đến 2014 cụ thể như sau:
S
Chỉ tiêu
T

T
1 Tiếp nhận tài liệu vào
Trung tâm lưu trữ
2 Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
(tổng số mét)
3 Tổng số mét hồ sơ, tài liệu
có (kể cả chưa chỉnh lý)
- Khai thác, cung cấp hồ
sơ, tài liệu

Đơn vị
(mét)

năm
2010

snăm
2011

năm
2012

năm
2013

năm
2014

mét

205

305

11

176.5

58.25

mét

05

10

130

102.5

58.25

mét

05

510

521

697.5

755.75

Hồ sơ

40

65

100

471

539

Thực hiện chỉnh lý: Nửa đầu năm 2015 Trung tâm tiếp tục chỉnh lý khối
tài liệu từ năm 2008 đến 2013. Khối tài liệu khoảng 30 mét giá bao gồm: Tài
liệu của khối Văn phòng và tài liệu chuyên môn của các Ban. Căn cứ theo kế
hoạch công tác năm của Trung tâm cũng như chức năng, nhiệm vụ của các
phòng Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ ban hành Công văn về việc giao nộp tài
liệu vào lưu trữ Trung tâm đến hạn phải nộp lưu. Dù chưa lập được bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ nhưng các cán bộ chỉnh lý của Trung tâm đã tiến hành
chọn phương án phân loại tài liệu cho Phông lưu trữ BHXH Việt Nam theo
phương án: "Thời gian - Cơ cấu tổ chức " cụ thể như sau:
Bước 1. Phân chia tài liệu thành các nhòm lớn mỗi nhóm tương ứng với
một năm
1. năm 2008

3. năm 2010

5. năm 2012

2. năm 2009

4. năm 2011

6. năm 2013

Bước 2. Phân chia tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa (tương
ứng cơ cấu tổ chức)
1.1. Văn phòng
17


1.2 Ban Kế hoạch tài chính - xây dựng cơ bản
1.3 Ban Tài chính kế toán
1.4. Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH
1.5 Ban Kiểm tra
1.6 Ban Thu
1.7 Ban Tổ chức Cán bộ
1.8 Ban Pháp chế
1.9 Tạp chí BHXH
1.10 Ban Tuyên truyền
1.11. Ban Thực hiện chính sách BHXH
1.12. Ban Thi đua khen thưởng
1.13 Ban Quản lý dự án CNTT
1.14 Trung tâm lưu trữ
1.15 Viện Nghiên cứu khoa học
1.16 Ban Thực hiện chế độ chính sách

Bước 3. Chia tài liệu từ các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ (tương ứng
nhóm hồ sơ, tài liệu)
1.1.1 Tài liệu tổng hợp
1.1.2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
1.1.3 Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo
1.1.4 Tài liệu lao động, tiền lương
1.1.5 Tài liệu tài chính, kế toán
1.1.6 Tài liệu xây dựng cơ bản
1.1.7 Tài liệu khoa học công nghệ
18


1.1.8 Tài liệu hợp tác quốc tế
1.1.9 Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
1.1.10 Tài liệu thi đua, khen thưởng
1.1.11 Tài liệu tuyên truyền báo, tạp chí
1.1.12 Tài liệu pháp chế, tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản
trị công sở
1.1.13 Tài liệu thu, chi, cấp sổ, thẻ, thực hiện chính sách BHXH, BHYT,
BHTN và quản trị công sở
1.1.14 Tài liệu của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên cơ quan
Bước 4. Chia tài liệu từ các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (tương
ứng với hồ sơ)
1.1.1.1 Hồ sơ xây dựng văn bản trình cơ quan cấp trên ban hành năm
2008
1.1.1.2 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan
1.1.1.3 Hồ sơ thực hiện thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện
Cụ thể khối tài liệu của Trung tâm trong từng năm được phân loại như sau
1. Năm 2008
1.1. Văn phòng

1.1.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.1.1.1 Tài liệu, chứng từ về thỏa thuận số 02/BHXH-TT giữa BHXH
Việt Nam và Trung ương Hội Nông dân Việt Nam về tuyên truyền chính sách
BHXH, BHYT năm 2008
1.1.2 Tài liệu tuyên truyền, báo, tạp chí
1.1.2.1 Biên bản nghiệm thu thỏa thuận hợp tác số 06/2008/BHXH-TT
giữa BHXH và Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam về việc tuyên
truyền chính sách BHYT, BHXH, BHTN năm 2008
19


1.2 Ban Kế hoạch tài chính - xây dựng cơ bản
1.2.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.2.1.1 Dự toán xây dựng trụ sở BHXH huyện Châu Thành, tỉnh An
Giang năm 2008
1.3 Ban Tài chính kế toán
1.3.1 Tài liệu tài chính, kế toán
1.3.1.1 Báo cáo quyết toán tài chính năm 2008 của Ban Quản lý dự án
Wbank
1.3.1.2 Báo cáo quyết toán tài chính 4 quý năm 2008 của Viện Khoa học
1.4 Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH
1.4.1Tài liệu tổ chức cán bộ
1.4.1.1 Hồ sơ đào tạo giám định viên BHYT cho cán bộ làm công tác
giám định trong ngành năm 2008
1.4.1.2 Hồ sơ lớp bồi dưỡng quản lý nhân lực chương trình chuyên viên
cao cấp cho cán bộ ngành BHXH năm 2008

1.5 Ban Kiểm tra
1.5.1 Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
1.5.1.1 Hồ sơ kiểm tra các tỉnh Phú Thọ, Quảng Trị, Hải Dương năm

2008
1.5.1.2 Hồ sơ kiểm tra các tỉnh Quảng Nam, Bình Định, Hải Dương 2008
1.6 Ban Thu
1.6.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.6.1.1 Báo cáo tổng hợp Thu BHXH quý I-IV/2008 và báo cáo năm 2008
của BHXH tỉnh Hà Tĩnh
20


1.6.1.2 Báo cáo tổng hợp Thu BHXH quý I-IV/2008 và báo cáo năm 2008
của BHXH tỉnh Hậu Giang
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm được thống kê tập trung trong hệ
thống sổ sách, cơ sở dữ liệu hồ sơ bằng máy tính.
Hệ thống sổ sách được dùng thống kê tài liệu lưu trữ trong hệ thống
BHXH Việt Nam gồm: Sổ nhập tài liệu lưu trữ; Sổ xuất tài liệu lưu trữ; Mục lục
hồ sơ; Mục lục văn bản trong hồ sơ; Biên bản bàn giao tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy
tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Sổ thống kê các
phương tiện bảo quản .
Công tác thống kê bảo đảm được sự chính xác về khối lượng, thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu, được thực hiện một cách khoa học và bằng các công
cụ thống kê thích hợp. Sổ sách thống kê được bảo quản chu đáo, riêng biệt; chỉ
cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mới được sử dụng và không được
dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khai
thác, sử dụng tài liệu.
Trung tâm Lưu trữ định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu
thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Ban hành Theo Quyết định số 13/QĐ-TTLT ngày 08/10/2014 về việc ban
hành nội quy kho lưu trữ, Quyết định 1387/QĐ-BHXH ngày 15/10/2012 về việc

ban hành nội quy phòng cháy, chữa cháy kho lưu trữ, Quyết định số 1139/QĐBHXH, ngày 28/10/2013 Quyết định ban hành Quy định về công tác lưu trữ của
hệ thống BHXH Việt Nam
- Diệc tích phòng kho: Phòng kho rộng khoảng 2000 mét vuông
- Tường kho: Được ngăn với các phòng đảm bảo cách nhiệt, chống ẩm,
chống nóng và chống ngấm nước mưa; tường kho lắp đặt máy điều hòa
- Cửa kho: Bố trí chắc chắn và dùng loại khóa tốt
21


- Chiều cao của kho: Cao khoảng 2m30 tính từ sàn kho này đến sàn kho
khác
- Địa điểm làm kho lưu trữ được đặt ở nơi khô ráo môi trường không khí
trong sạch, thiết bị phòng cháy chữa cháy có thể xử lý được ngay, phòng kho
bảo quản gần thang máy dễ vận chuyển hồ sơ, tài liệu.
- Nhiệt độ, độ ẩm được khống chế và duy trì 20 0C; độ ẩm 50%; ánh sáng
độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu 50-80 lux; chế độ thông gió không khí
trong kho lưu thông tốc độ 5m/giây; hệ thống điện chạy bên trong và bóng dài
có chụp được thiết kế trong kho và ngoài kho; dây điện trong kho đi ngầm; ổ
cắm điện trong kho có nắp; ánh sáng không chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Khối lượng tài liệu lưu trữ tính theo mét giá hiện đang bảo quản tại cơ
quan
- Khối lượng mét giá tài liệu đang bảo quản trong kho tính đến 2015 là
550 mét giá tài liệu giấy.
- Khối tài liệu hành chính là 755,75 mét giá tài liệu
- Hồ sơ hưởng Bảo hiểm xã hội (tài liệu chuyên môn) là 2.390 mét giá tài
liệu.
Loại hình tài liệu lưu trữ cơ quan đang quản lý: Tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ chủ yếu là tài liệu giấy được lập thành hồ sơ bảo quản trong các hộp
cattong, sắp xếp khoa học.
Diện tích sàn kho thực tế là: 740m2

- Trang thiết bị bảo quản đang sử dụng lưu trữ cơ quan
+ 352 chiếc giá cố định để lưu trữ 2.929,5 mét giá hồ sơ, tài liệu (trong đó
Hồ sơ hưởng BHXH là 2.230 mét và 699,5 mét giá hồ sơ, tài liệu hành chính
nghiệp vụ)
+ Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động: 01 cái
+ Bình chữa cháy khí, bọt: 41 chiếc
22