Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.88 MB, 65 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
M ỤC L ỤC
M ỤC L ỤC............................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG............................................................................................................4
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s........................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty.
........................................................................................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành công ty...............................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty..................................................5
1.1.1.1. Chức năng..................................................................................................5
1.1.1.2. Nhiệm vụ...................................................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty.............................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
lưu trữ trong công ty.......................................................................................................6
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính - nhân sự:...................................6
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - nhân sự...........................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY..........................11
2.1. Hoạt động quản lý.................................................................................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................................14
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ công ty.................................................16
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu...................................................................................25
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu...............................................................................................28
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ..................................32
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................33
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu..................................................................33
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT KHUYẾN NGHỊ......................................................................................................35
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được..............................................................................................................................35
3.3.1. Công việc đã làm............................................................................................35
3.3.2. Kết quả đạt được............................................................................................35
3.3 Một số khuyến nghị................................................................................................51
3.3.1. Đối với công ty..............................................................................................51
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường............................................................52
C. PHẦN KẾT LUẬN..........................................................................................................54
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................................1
Nguyễn Thị Hiền
1
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong mọi thời đại lịch sử thông tin luôn đóng vai trò quan trọng cho sự
phát triển của xã hội và loài người. Theo thời gian, thế giới luôn vận động và
phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại những thông tin trong quá khứ, hiểu
biết những thông tin hiện tại và khám phá những điều mới mẻ trong tương lai
là một nhu cầu tất yếu của con người trong xã hội. Tài liệu lưu trữ là một
nguồn thông tin vô giá không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của con người
ở mọi thời đại.
Thông tin được truyền tải và nhận lại bằng nhiều phương tiện khác nhau:
văn bản, giấy tờ, sách, báo, đài, truyền hình,.... Trong đó văn bản giấy tờ được
coi là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng không thể thiếu trong hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và trong các doanh nghiệp
nói riêng.
Đối với các doanh nghiệp vấn đề “cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng
đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
bền vững lâu dài thì phải thường xuyên tạo dựng và vun đắp các mối quan hệ
với các doanh nghiệp khác mà phương tiện để thực hiện điều đó là các văn
bản giấy tờ. Trong đó nguồn thông tin quan trọng có tính xác cao đó là “Tài
liệu lưu trữ”.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, chứa đựng những thông tin
về quá khứ; có tính chính xác cao; phản ánh một cách trung thực, toàn diện
mọi mặt của đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn trong sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc. Do vậy, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và mọi người
dân phải có ý thức và trách nhiệm trong việc giữ gìn và bảo vệ an toàn nguồn
tài sản vô giá này.
Để góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của nước nhà đi vào nề nếp,
nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu
trữ trong các cơ quan. Từ khi thành lập đến nay trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã đạt được nhiều thành tựu trong việc đào tạo nhiều khóa học với nhiều
Nguyễn Thị Hiền
1
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
ngành nghề khác nhau: Lưu trữ học, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thư
ký văn phòng,... cung cấp cho xã hội một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ cao, đáp ứng được yêu cầu của các cơ quan, tổ chức.
Với phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”
sau khi kết thúc chương trình đào tạo, đối với sinh viên năm cuối nhà trường
tổ chức cho sinh viên đi thực tập ngoài trường tại các cơ quan, tổ chức với
mục đích gắn liền nhà trường với xã hội để sinh viên có cơ hội cọ xát với thực
tiễn; củng cố kiến thức lý luận và vận dụng kiến thức lý luận đã học để giải
quyết một số vấn đề cụ thể về công tác lưu trữ tại cơ quan đến thực tập; rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách của một cán bộ lưu trữ tạo
tiền đề vững chắc cho quá trình làm việc của sinh viên tại các cơ quan sau khi
ra trường.
Được sự giúp đỡ của Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s đã tạo điều
kiện cho em được tìm hiểu và tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tế của
Công ty để em có cơ hội củng cố kiến thức mà mình đã được học, nâng cao
kỹ năng nghề nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty từ ngày 25/5/2015 đến ngày
30/7/2015 em được tìm hiểu và tiếp xúc trực tiếp công tác lưu trữ của Công
ty, học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ
quan. Qua đó giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ lưu trữ mà mình đã được học.
Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu về công tác lưu trữ của cơ quan nội
dung em tìm hiểu là “ Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty cổ phẩn
kiến trúc và nội thất 3s”. Toàn bộ kết quả của quá trình thực tập được thể
hiện trong báo cáo với bố cục gồm phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
luận. Trong đó phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty.
Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại Công ty cổ phần kiến trúc và nội
thất 3s và đề xuất khuyến nghị.
Nguyễn Thị Hiền
2
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Trong thời gian thực tập tại công ty mặc dù có nhiều cố gắng song không
tránh khỏi những khó khăn bởi là một sinh viên lần đầu được vận dụng những
kiến thức đã học vào thực tế nên việc xử lý các nghiệp vụ là một thử thách lớn
đối với em, nhất là trong các nghiệp vụ: phân loại, chỉnh lý tài liệu,...
Bên cạnh những khó khăn thì trong quá trình thực tập em cũng nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong trường và các anh, chị
công tác tại Công ty. Qua bài báo cáo này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới
các thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Ban giám đốc và các
anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập và
trang bị cho em nhiều kiến thức quý báu, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt
thực tập tại cơ quan.
Do thời gian thực tập ngoài trường có hạn, bản thân chưa có nhiều kinh
nghiệm thực tế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận
được ý kiến đóng góp của các thầy cô trong khoa Văn thư-Lưu trữ, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội góp ý để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn,
góp phần gắn thực tiễn vào kiến thức đã được học.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 25 tháng 7 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Hiền
Nguyễn Thị Hiền
3
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của công ty.
1.1.1. Lịch sử hình thành công ty.
Tên công ty: Công ty Cổ phần kiến trúc và nội thất 3s.
Tên giao dịch: 3s interior and architecture., JSC
3. Trụ sở chính: Lô 1 cụm công nghiệp làng nghề Tân Hội, xã Tân Hội,
huyện Đan Phượng, Hà Nội.
Giấy phép ĐKKD số: 0106732109 cấp ngày 17/6/2009. Nơi cấp: Sở kế
hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội.
5. Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ ( Mười tỷ đồng chẵn).
6. Người đại diện: Bùi Văn Kiên
Chức vụ: Giám đốc.
7. Mã số thuế: 0106732109.
8. Số lượng nhân viên: 50 người.
Công ty Cổ phần Kiến trúc và Nội thất 3s được thành lập năm 2009, là
doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, tài khoản riêng, là
một trong những Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất mạnh ở Việt Nam;
chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng; trang trí nội, ngoại thất và kinh
doanh... bao gồm các dịch vụ chủ yếu như sau:
- Trang trí nội, ngoại thất công trình
.
- Tư vấn thẩm định các dự án đầu tư, dự toán, tổng dự toán, quyết toán
các công trình xây dựng.
- Tư vấn về đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá về việc
quản lý dự án, dự thầu xây lắp và thiết bị các loại công trình...
- Thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu các công trình, thiết kế quy
hoạch xây dựng.
- Kinh doanh các thiết bị, phụ kiện đồ bếp, đồ nội thất, kinh doanh vật
liệu, vật tư thiết bị ngành xây dựng.
Nguyễn Thị Hiền
4
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Lĩnh vực kinh doanh:
Thiết kế kiến trúc các công trình, thiết kế quy hoạch xây dựng.
Sản xuất lắp đặt thi công đồ gỗ nội thất.
Kinh doanh các thiết bị, phụ kiện đồ bếp, đồ nội thất....
Kiểm định chất lượng công trình xây dựng.
Trang trí nội, ngoại thất công trình.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
1.1.1.1. Chức năng
Kinh doanh theo nội dung quy định
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước
Bảo vệ sản xuất kinh doanh và giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội.
Nộp thuế theo quy định của Nhà nước.
1.1.1.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo luật
hiện hành của Nhà nước và theo sự hướng dẫn của Bộ Công Thương để thực
hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty.
- Nắm bắt nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước để xây dựng và tổ
chức thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Quản lý, sử dụng vốn kinh doanh và cơ sở vật chất kỹ thuật đạt hiệu
quả kinh tế cao, đảm bảo và phát triển vốn với nhiều hình thức thích hợp.
- Chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật cuả Nhà nước.
- Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng thiết kế, mua bán nội
thất với đối tác.
- Chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị.
- Thiết kế và thi công nội, ngoại thất công trình.
- Sản xuất và thi công lắp đặt đồ gỗ nội thất.
- Quản lý chặt chẽ đội ngũ cán bộ, công nhân viên để có các kế hoạch
điều chỉnh phù hợp; chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công
nhân viên trong công ty.
Nguyễn Thị Hiền
5
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty.
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc công ty
+ Phó giám đốc điều hành
+ Phó giám đốc kinh doanh
+ Phó giám đốc kỹ thuật
- Các phòng ban chức năng:
+ Phòng thiết kế
+ Phòng thi công xây dựng và trang trí nội thất
+ Phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng
+ Phòng hành chính - nhân sự
+ Phòng kế toán tài chính
+ Ban kiểm soát.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty - Phụ lục 01).
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ trong công ty.
Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng. Tài liệu lưu trữ của
doanh nghiệp chứa đựng thông tin phản ánh sự hình thành, phát triển, thành
tựu của doanh nghiệp. Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động, ban giám đốc công ty đã phân công nhiệm vụ quản lý
công tác văn thư - lưu trữ của công ty cho phòng Hành chính - nhân sự
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính - nhân sự:
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của công ty.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận liên quan.
+ Lập chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
+ Tổ chức ký kết hợp đồng lao động, thử việc cho người lao động.
Nguyễn Thị Hiền
6
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên trong công ty.
+ Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự; theo dõi số lượng
nhân viên công ty nghỉ việc.
+ Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng số lượng đội ngũ công
nhân viên và lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của ban
giám đốc.
+ Làm cầu nối giữa lãnh đạo công ty và tập thể người lao động.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự,
đào tạo và tái đào tạo.
+ Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm.
+ Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
+ Đánh giá kết quả đào tạo.
+ Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới
vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động.
+ Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên trong
công ty.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của công ty.
+ Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
+ Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên.
+ Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
+ Lập ngân sách nhân sự.
+ Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh
và chiến lược của công ty.
+ Giải quyết khiếu nại, kỷ luật của nhân viên trong công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người
lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
+ Bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và của người lao động.
+ Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
Nguyễn Thị Hiền
7
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo
đúng quy định của công ty.
+ Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực
hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo
của ban giám đốc.
+ Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định của cơ quan nhà nước.
+ Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép
hàng năm cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của
ban giám đốc.
+ Lập phương án tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của ban
giám đốc.
+ Giám sát việc thực hiện các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ,
kịp thời, trung thực tình hình diễn ra và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm
vụ ban giám đốc giao.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công
ty; xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận và tổ chức thiện.
+ Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của công ty.
+ Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và
giám sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Phục vụ các công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong chỉ
đạo, điều hành; phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt
động tốt.
+ Xây dựng, tổ chức và quàn lý hệ thống thông tin.
+ Nghiên cứu và nắm vững qui định pháp luật liên quan đến hoạt
động của công ty, đảm bảo cho hoạt động của công ty luôn phù hợp với
pháp luật.
+ Phục vụ hành chính, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất
kinh doanh.
Nguyễn Thị Hiền
8
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội
xung quanh.
+ Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu công ty.
+ Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác. Xây dựng phong cách làm
việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của công ty tạo điều
kiện phục vụ tốt nhất khách hàng.
+ Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phổ biến các thông tin
kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo ban
giám đốc để giải quyết kịp thời.
+ Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chính, hậu cần, an ninh
để sản xuất thông suốt.
+ Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản công ty.
+ Thực hiện công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho công ty, giữ các
hồ sơ pháp lý của công ty.
+ Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ lợi ích pháp lý cho công ty, giữ
các hồ sơ pháp lý của công ty.
+ Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa,
kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh sáng chế của công ty.
+ Tiếp nhận các loại công văn, vào sổ công văn đi, đến.
+ Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận; tra cứu, cung cấp tài
liệu, hồ sơ theo yêu cầu.
+ Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
+ Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc
được giao.
+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ; theo dõi, luân chuyển hồ sơ.
+ Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ, tài liệu.
+ Quản lý tổng đài, máy fax theo quy định của công ty.
+ Giao nhận hàng hóa, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan.
Nguyễn Thị Hiền
9
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Quản lý sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
công ty.
+ Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
+ Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản
công ty của các bộ phận.
+ Phối hợp với nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản.
+ Phối hợp với đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo
trì đột xuất.
+ Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động
và phòng chống cháy nổ trong công ty.
+ Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng; trông giữ
xe cho khách đến liên hệ công tác, cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực tổ chức hành chính nhân sự.
+ Tham mưu cho ban giám đốc việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành
công ty.
+ Tham mưu cho ban giám đốc về công tác đào tạo, tuyển dụng trong
công ty.
+ Tham mưu cho ban giám đốc về xây dựng các phương án về lương
bổng, khen thưởng, các chế độ, lợi ích cho người lao động.
+ Tham mưu cho ban giám đốc về công tác hành chính của công ty.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - nhân sự.
- Trưởng phòng Hành chính - nhân sự.
- Tổ chức cán bộ.
- Văn thư.
- Tổ bảo vệ.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - nhân sự phụ lục 2).
Nguyễn Thị Hiền
10
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY
2.1. Hoạt động quản lý.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là
một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu
trong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác
hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm
chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần
trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu
không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy
được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh
nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp
phải được thực hiện theo nguyên tắc:
- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc
cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì
việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là
thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập trung
hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ
sơ tài liệu để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên cứu và quản lý
nhanh chóng, hiệu quả.
- Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên
Nguyễn Thị Hiền
11
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân
tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên
chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo
doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong
doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải
được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ
sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ
khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ...
- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra
tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần
thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận.
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của công ty ban giám đốc công ty đã giao nhiệm vụ cho Phòng Hành chính
nhân sự có nhiệm vụ tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về công tác
văn thư, lưu trữ trong công ty: làm đầu mối trình ký và lưu chuyển các quyết
định, văn bản cho các đơn vị trong công ty theo đúng quy định; quản lý và sử
dụng con dấu, tổ chức triển khai, thực hiện công tác văn thư; quản lý các văn
bản, tài liệu; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác; xác nhận
người đến công tác tại công ty; tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại
công văn, tài liệu, thư tín theo đúng quy định của nhà nước và của công ty về
công tác văn thư, lưu trữ;...
Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc công ty đã có sự
quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham gia
các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp:
+ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 của Quốc hội nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2014.
Nguyễn Thị Hiền
12
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ về trợ
giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa.
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực).
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
văn thư và lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu
hành chính.
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
văn thư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Thông tư số 02/2006.TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng
hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.
Dựa trên cơ sở văn bản của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty bước đầu đã có sự
quan tâm tới viêc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu để giải quyết những
công việc hàng ngày của công ty.
Là doanh nghiệp nhỏ mới thành lập nên công ty chưa xây dựng và ban
hành được các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ trong công ty.
Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s là doanh nghiệp nhỏ mới thành
lập năm 2009 vì vậy công tác lưu trữ của công ty chưa được quan tâm nhiều,
không có bộ phận quản lý riêng về công tác văn thư lưu trữ của công ty.
Trong công ty chỉ có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng
Hành chính nhân sự. Cán bộ kiêm nhiệm có trình độ Cao đẳng về chuyên
ngành Quản trị văn phòng vàcó trách nhiệm tiếp nhận và luân chuyển văn bản
đi, đến tới các bộ phận trong công ty; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ;
cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu.
Nguyễn Thị Hiền
13
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tuy đã có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ của công ty
nhưng công tác lưu trữ trong công ty chưa đạt được nhiều kết quả: khối tài
liệu của công ty từ khi thành lập đến nay sản sinh ra tương đối nhiều chưa
được phân loại, sắp xếp khoa học nên các khâu tổ chức của công tác lưu trữ
trong công ty còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên
trong công ty.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích
kinh doanh.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp,
được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
của doanh nghiệp và của xã hội.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh sự
hình thành, phát triển, thành tựu của doanh nghiệp. Thể thức văn bản trong
doanh nghiệp chưa có quy định thống nhất nhưng về mặt nội dung phải đảm
bảo tính chính xác.
Văn bản trong các doanh nghiệp gồm có văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (văn bản chuyên môn kĩ thuật) có tính chính xác cao được thể
hiện rõ. Số trên các văn bản đều có yếu tố năm. Quốc hiệu của văn bản doanh
nghiệp không ghi.
Bên cạnh những đặc điểm chung tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp còn có
những đặc điểm đặc thù:
Về loại hình tài liệu: tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có nhiều loại hình
phong phú và đa dạng, có tính đặc thù chuyên môn cao. Nếu như trong các cơ
quan nhà nước tài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất thì đối với
doanh nghiệp tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, tài liệu chuyên môn kĩ
Nguyễn Thị Hiền
14
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
thuật chiếm số lượng lớn. Tài liệu chuyên môn kĩ thuật có nhiều loại khác
nhau tùy thuộc vào đặc thù chuyên môn của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s hoạt động chủ yếu trong lĩnh
vực thiết kế kiến trúc các công trình, thiết kế quy hoạch xây dựng, sản xuất
kinh doanh các thiết bị đồ nội thất, trang trí nội ngoại thất các công trình vì
vậy bên cạnh khối tài liệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật của
doanh nghiệp là các bản vẽ thiết kế và thi công nội, ngoại thất các công trình
mà công ty đã thực hiện; bản vẽ mẫu các thiết bị đồ nội thất mới của công ty.
Trong công ty một số văn bản đã được mẫu hóa bao gồm văn bản hành
chính và văn bản chuyên môn kỹ thuật. Việc mẫu hóa văn bản tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trong công ty trong việc soạn thảo văn bản
được nhanh chóng, thống nhất. Tuy nhiên việc mẫu hóa văn bản cũng gây ra
khó khăn trong việc kiểm soát tính chính xác của văn bản, văn bản dễ bị làm
giả và việc quản lý con dấu của văn bản không được chặt chẽ bởi trong doanh
nghiệp coi trọng chữ ký hơn con dấu.
Trong công ty nhiều hồ sơ được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính.
Ví dụ Điều 218 của Luật thương mại quy định về hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
+ Thông báo mời thầu;
+ Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
+ Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
+ Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp phải có các hồ sơ tài liệu
làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, chỉ đạo hoạt động sản xuất, kinh
doanh của công ty sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài
vụ kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được
thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ
Nguyễn Thị Hiền
15
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo
quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động của công ty một cách đầy đủ
và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của
doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động
cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa,
thiết bị...
Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản
xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động...
Là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.
Vì vậy hồ sơ, tài liệu có giá trị được bảo quản thống nhất và tuyệt đối an
toàn ở bộ phận lưu trữ của công ty. Tất cả những tài liệu có giá trị về chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội...hình thành trong quá trình hoạt động của công ty
đều được giao nộp vào lưu trữ mỗi năm.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của công ty đúng với quy định chung
của nhà nước và quy định chung của công ty thì cán bộ làm công tác lưu trữ
trong công ty cần thực hiện tốt những khâu nghiệp vụ sau:
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ công ty.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn,
giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu
nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có giá trị về nhiều mặt đối với quốc gia nói
chung và doanh nghiệp nói riêng.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam, thuộc khối tài liệu của các tổ chức kinh tế.
Nguyễn Thị Hiền
16
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của công ty có quan hệ đến
hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thu thập bổ sung tài liệu là đưa
thông tin đầu vào lưu trữ. Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu vào
kho lưu trữ của công ty sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phú thành phần tài
liệu trong phông lưu trữ của công ty và đáp ứng tốt khả năng phục vụ nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quan được tốt hơn.
Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của công ty là một
công việc thường xuyên và tất yếu. Lưu trữ của công ty là kho lưu trữ hiện hành.
Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các
đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s là kho lưu trữ hiện hành, có
nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu của các đơn vị, tổ chức trong công ty và
phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cán bộ, nhân viên trong
công ty. Là kho lưu trữ hiện hành nên nguồn tài liệu thu thập bổ sung hàng
năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
* Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công ty:
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ; nhằm tối
ưu thành phần tài liệu của phông lưu trữ và đây là một trong những khâu
nghiệp vụ quan trọng, tất yếu mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện trong
công tác lưu trữ và thu thập bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ cơ bản đầu tiên
tạo tiền đề cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu
trữ: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý,... Đồng thời đây còn là
một trong những nghiệp vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn thiện,
đầy đủ cho bất kỳ một phông lưu trữ nào.
Trong những năm qua công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
của công ty chưa được quan tâm đúng mức do đó nhiều tài liệu có giá trị còn
Nguyễn Thị Hiền
17
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
tồn đọng ở các đơn vị chưa được giao nộp vào kho lưu trữ của công ty để
quản lý tập trung thống nhất tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu
khi cần. Hiện nay các đơn vị tự lưu trữ tài liệu của mình. Việc giao nộp tài
liệu vào lưu trữ chưa được triển khai. Lưu trữ tài liệu tại các đơn vị có ưu
điểm là lưu trữ được đầy đủ tài liệu do đơn vị sản sinh ra tuy nhiên có hạn chế
là điều kiện bảo quản không tốt, không có trang thiết bị bảo quản chuyên
dụng dẫn tới tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.
Một số đơn vị đã giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy
đủ, tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán
bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Nguyên nhân là do ban giám đốc công ty chưa nhận thức đúng đắn về
vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan
tâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính
bị động; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thu
thập được những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
Lưu trữ trong công ty hiện nay mới chỉ thu thập được tài liệu của bộ
phận hành chính nhân sự, chưa thu thập được tài liệu của các phòng ban trực
thuộc để đưa vào lưu trữ, vì thế tài liệu vẫn còn nằm rải rác ở các phòng ban
và trong tình trạng lộn xộn... Một số ít thì đã được lập hồ sơ nhưng chưa đúng
quy định nên gây khó khăn trong việc chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ của
công ty.
Để thu thập đầy đủ khối tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
công ty hàng năm cán bộ lưu trữ cần xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung
những tài liệu thuộc nguồn nộp lưu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưu
trữ của công ty.
Nội dung chủ yếu của công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ công
ty:
Thứ nhất: xác định đơn vị thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu
Nguyễn Thị Hiền
18
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Công ty cổ phần kiến và nội thất 3s được thành lập năm 2009, sau 6 năm
hoạt động đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm
vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,... Do vậy, nguồn thu thập bổ
sung tài liệu vào kho lưu trữ của công ty bao gồm các nguồn:
- Văn thư cơ quan. Văn thư là nơi tập trung quản lý toàn bộ tài liệu là các
văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn
thư cơ quan, sau một thời gian được giao nộp vào lưu trữ. Đây là nguồn tài
liệu được thu thập bổ sung vào kho lưu trữ của công ty hàng năm.
Trong công ty khối lượng tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, chủ yếu là
tài liệu chuyên môn nên hàng năm khối lượng tài liệu thu thập được từ Văn thư
vào lưu trữ khoảng 1 cặp tài liệu. Đó là văn bản đến của cấp trên chỉ đạo, hướng
dẫn về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp; văn bản do công ty
sản sinh ra phản ánh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty,...
Bên cạnh khối tài liệu hành chính công ty phải tiến hành thu thập khối tài
liệu chuyên môn kỹ thuật. Đây là khối tài liệu chiếm khối lượng chủ yếu
trong kho lưu trữ.
Theo Điều 11 của Luật doanh nghiệp quy định về chế độ lưu giữ tài liệu
của doanh nghiệp:
Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành
viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký
chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng
quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
Nguyễn Thị Hiền
19
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận
của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Đây là các loại tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ vì nó phản
ánh hoạt động đặc thù của công ty và đây là điểm khác so với việc lưu trữ tài
liệu trong các cơ quan hành chính nhà nước. Vì vậy cán bộ lưu trữ trong công
ty khi tiến hành thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ cần chú ý thu thập đầy đủ các
tài liệu này để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
- Thu từ đơn vị trong cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm tài liệu của:
+ Bộ phận quản lý doanh nghiệp (ban giám đốc công ty)
+ Các phòng ban của công ty
+ Các tổ chức đoàn thể của công ty.
Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn phải giải quyết của các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong quá
trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào kho lưu trữ công ty sau một năm kể
từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng
ban, đơn vị trực thuộc là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ
chuyên môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ngày 28/6/1962 quy định
“Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân
viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến
công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ.
Tuy nhiên thực tế hiện nay cán bộ, nhân viên trong công ty chưa thực hiện
công việc lập hồ sơ những việc do mình giải quyết sau khi công việc đã kết
thúc do vậy tài liệu thu về chủ yếu trong tình trạng bó gói, rời lẻ.
Vì vậy, trong thời gian tới ban giám đốc công ty cần quan tâm hơn nữa
trong việc chỉ đạo bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập khối lượng tài liệu còn
tồn đọng tại các đơn vị nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ của công ty, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
Nguyễn Thị Hiền
20
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Bên cạnh đó, lưu trữ công ty phải chú ý tới nguồn tài liệu cần phải bổ
sung vào lưu trữ công ty: từ cơ quan cấp trên, từ cán bộ nhân viên đã nghỉ
việc hoặc chuyển công tác, các công ty có quan hệ công tác trong việc thực
hiện các dự án kinh doanh,... để làm đầy đủ và phong phú hơn phông lưu trữ
của công ty.
Thứ hai: xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ.
Thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ công ty là những tài liệu có giá
trị đã giải quyết xong, tài liệu cũ còn ở các đơn vị và được lưu tại đơn vị một
năm. Đó là các loại tài liệu: các loại công văn giấy tờ (công văn đi và đến), tài
liệu về thành lập công ty, tài liệu tổ chức bộ máy, tài liệu về thiết kế thi công
các công trình, tài liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh,...
Thứ ba: xác định loại hình tài liệu.
Trong kho lưu trữ của công ty, tài liệu hành chính là loại tài liệu chiếm
một số lượng ít. Loại tài liệu này được thể hiện trên giấy viết thông thường
bằng phương pháp viết tay và đánh máy với nhiều loại văn bản khác nhau:
Quyết định, Tờ trình, công văn,...
Tài liệu chuyên môn kỹ thuật là loại hình tài liệu chiếm số lượng chủ yếu
trong kho lưu trữ. Đó là tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động
đặc thù của công ty. Đó là những bộ tài liệu về thiết kế, thi công các dự án,
hạng mục công trình kiến trúc và nội thất, bản vẽ mẫu thiết kế những sản
phẩm nội thất mới của công ty.
Tài liệu nghe nhìn chiếm một khối lượng nhỏ nhưng góp phần to lớn
trong việc nghiên cứu, tìm hiểu về lịch sử của công ty, hoạt động của công ty
qua các năm đó là những bộ ảnh, những thước phim về ngày thành lập công
ty, về các công trình kiến trúc, nội thất mà công ty đã làm.
Tài liệu điện tử. Đây là loại hình tài liệu mới vì vậy trong kho lưu trữ của
công ty chưa thu thập được loại tài liệu này. Loại tài liệu này hiện đang được
Nguyễn Thị Hiền
21
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
bảo quản tại các đơn vị trong công ty và chủ yếu là các văn bản lưu hành nội
bộ trong công ty.
Hiện nay trong kho lưu trữ của công ty hiện đang bảo quản khoảng 05m
giá tài liệu chủ yếu là các văn bản đi, đến của công ty; tài liệu về việc thành
lập doanh nghiệp, tài liệu về tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự,... Khối tài liệu
này mới được phân loại sơ bộ chưa được chỉnh lý lập hồ sơ, tài liệu trùng thừa
nhiều, chất lượng của hồ sơ không đồng đều.
Còn khối tài liệu về xây dựng, thiết kế thi công các công trình kiến trúc
nội, ngoại thất mà công ty đã thực hiện thì chưa thu được. Khối tài liệu này
hiện đang được bảo quản tại các đơn vị trong công ty.
Để tiến hành thu thập khối lượng tài liệu đã tới thời hạn giao nộp vào lưu
trữ của công ty nhưng chưa được giao nộp cán bộ văn thư, lưu trữ của công ty
cần tiến hành theo phương pháp:
Cán bộ văn thư, lưu trữ quy định chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ công ty:
- Quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: đối với tài liệu hành
chính sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây
dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,
kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Quy định quy cách giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Không giống với tài liệu hình thành trong các cơ quan hành chính nhà
nước, tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp có khối lượng tài liệu hành chính rất ít
mà chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù vì vậy trong quá trình thu thập tài
liệu vào lưu trữ cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan phải quy định cụ thể quy cách
Nguyễn Thị Hiền
22
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Việc này giúp cho cán bộ, nhân viên trong
cơ quan nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ, chính xác quy cách các loại hồ sơ để giao
nộp theo đúng quy định.
Đối với hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng giao nộp vào
lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ kí của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập hồ sơ;
chữ kí của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế đối với hồ sơ thiết kế.
Đối với các tài liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, vật mang tin:
băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra
giấy và có đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của nhà nước về tài liệu kế
toán, mẫu biểu, mã số, chữ kí và con dấu.
- Quy định thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối
với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ
góp phần giữ gìn an toàn khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ nhu cầu
tra cứu, sử dụng tài liệu trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và
khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Hiện nay, các phòng ban đơn vị trong công ty chưa thực hiện được việc
giao nộp những tài liệu đã tới thời hạn nộp lưu vào lưu trữ công ty vì vậy để
thu thập được tài liệu đưa vào lưu trữ cán bộ văn thư, lưu trữ công ty phải quy
định thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu nhằm giúp các phòng ban chủ động chuẩn
bị tài liệu đã tới thời hạn giao nộp để thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu
trữ theo quy định của công ty. Hồ sơ, tài liệu giao nộp là những tài liệu có giá
trị thực tiễn và lâu dài, đã được giải quyết xong và lưu tại đơn vị 01 năm.
Thủ tục nộp lưu:
+ Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành
“Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu”.
Nguyễn Thị Hiền
23
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Cán bộ văn thư lưu trữ chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp
nhận tài liệu.
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” :
* Kiểm tra, đối chiếu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài
liệu giao nộp
* Lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được
lập thành hai bản; các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ một bản và
lưu trữ công ty giữ một bản.
(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu - Phụ lục 3)
- Xác định danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ và xác định
thành phần tài liệu thu vào lưu trữ.
Vào đầu năm hoặc cuối năm cán bộ văn thư lưu trữ tiến hành lập danh
mục hồ sơ cho cả công ty hoặc các đơn vị phòng ban căn cứ vào nhiệm vụ cụ
thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách
công tác văn thư lưu trữ công ty làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng
hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn công ty, trình ban giám đốc công
ty duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi
xuống các đơn vị để thực hiện.
Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành,
giúp các đơn vị trong công ty lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý
công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá
trị và nộp lưu tài liệu.
(Mẫu danh mục hồ sơ - phụ lục 4).
Bên cạnh xác định danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cán bộ
văn thư lưu trữ còn phải xác định thành phần tài liệu thu - đó là xác định
nhóm hồ sơ cơ bản từ đó giúp cho lưu trữ có cơ sở xác định thành phần tài
liệu chủ yếu có trong hồ sơ.
Nguyễn Thị Hiền
24
Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A
