Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Cục lưu trữ văn phòng trung ương đảng

Báo cáo thực tập
MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
...............................................................................................................................3
1.1. Sơ lược vài nét về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy và chế độ làm việc của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương...............3
1.1.1. Lịch sử hình thành của Cục Lưu trữ....................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng..........................................................4
1.1.2.1. Chức năng của Cục Lưu trữ ............................................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ của Cục Lưu trữ...............................................................4
1.1.2.3. Tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ ....................................................5
1.1.2.4. Chế độ làm việc của Cục Lưu trữ ....................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương................7
1.2.1. Chức năng của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ....................7
1.2.2. Nhiệm vụ của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ.....................7
1.2.3. Quyền hạn của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ....................8
1.2.4. Tổ chức và biên chế của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ.....8
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Văn phòng............9
Trung ương Đảng...............................................................................................9
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ......9
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ........................9
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ.....................10
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ. .10
2.2.1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu......................................................10

2.2.2. Công tác chỉnh lý...............................................................................12
2.2.2.1. Phương án phân loại.......................................................................12
2.2.2.2. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản:..........................................13
2.2.2.3. Dự kiến tiêu đề hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản ....................13
2.2.2.4. Hoàn chỉnh hồ sơ về mặt kỹ thuật:.................................................14
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu........................................................14
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................15
2.2.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...........................17

Sinh viên: Trần Nhung Trang

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
Chương 3: Kết quả thực tập tại Cục Lưu trữ và những đề xuất nhằm nâng
cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ...............................................19
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt
được.............................................................................................................19
3.2. Những đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác
lưu trữ tại Cục Lưu trữ.................................................................................33
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................34
3.3.1. Đối với cơ quan.................................................................................34
3.3.2. Đối với Nhà trường...........................................................................35
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................37
D. PHỤ LỤC....................................................................................................39

Sinh viên: Trần Nhung Trang

Lớp: ĐHLT.LTH K1

Báo cáo thực tập
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

Các chữ viết tắt
Cục
QĐ/TW
QĐ/VPTW
CV/VPTW
CV/CLT
TW
HNTW

Sinh viên: Trần Nhung Trang

Giải thích
Cục Lưu trữ
Quyết định/Trung ương
Quyết định/Văn phòng Trung ương
Công văn/Văn phòng Trung ương
Công văn/Cục Lưu trữ

Trung ương
Hội nghị Trung ương

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, là tài sản quốc gia và tài liệu
lưu trữ của Đảng là một bộ phận có giá trị đặc biệt trong toàn bộ tài liệu lưu trữ
quốc gia. Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất
trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng nhằm bảo vệ an
toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc, của
cách mạng.
Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên vô cùng quý
giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc. Do tầm quan trọng của công tác lưu trữ, nên ngay sau khi nhân dân ta
giành được chính quyền, lập nên nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Chủ tịch Hồ
Chí Minh đã ra Thông đạt số 1C/VP nêu rõ: Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
về phương diện kiến thiết quốc gia và cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự
tiện huỷ hoại hồ sơ, tài liệu lưu trữ để sau này giao cho các cơ quan lưu trữ quản
lý. Trong từng giai đoạn cụ thể của cách mạng nước ta, Trung ương Đảng và
Chính phủ đều có các văn bản để chỉ đạo và nhắc nhở các cấp uỷ Đảng, chính
quyền quan tâm và làm tốt công tác lưu trữ. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ
quốc gia năm 1982, Quy định thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam năm 1987 là những văn bản quan trọng, đánh dấu bước phát triển về chất
trong nhận thức của Đảng, Nhà nước và xã hội ta về tài liệu lưu trữ và tổ chức
khoa học công tác lưu trữ.
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương được Ban Bí thư Trung ương Đảng
xác định là Cục loại I, thực hiện chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương

Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về
công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của
Trung ương; trực tiếp quản lý Kho lưuu trữ Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng
dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan
trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, là di sản văn hóa vô cùng quý báu
của Đảng và của dân tộc. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan
Sinh viên: Trần Nhung Trang

1

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức việc khai thác, sử dụng các phông và sưu
tập tài liệu lưu trữ quan trọng nhất, có giá trị nhất của Phông Lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam. Bảo quản tuyệt đối an toàn và phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu
các phông và sưu tập lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ của Đảng, trước hết là các
phông và sưu tập lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là nhiệm vụ căn
bản, là sứ mệnh của Cục Lưu trữ.
Sau quá trình tham gia học tập và nghiên cứu nhiều năm tại trường Đại
học Nội vụ, được thực tập tại phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương từ ngày 24/8 - 19/10/2015; hiểu được tầm quan trọng của
công tác lưu trữ tài liệu của Đảng tại cơ quan này. Đó chính là lý do khiến em
luôn chủ động học hỏi và tìm hiểu về công tác lưu trữ Đảng của cơ quan trong
thời gian em thực tập.
Dưới đây là báo cáo kết quả quá trình thực tập tốt nghiệp của em tại

phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương. Bài báo cáo
này em xin được trình bày cụ thể nội dung Công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương. Báo cáo của em gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng
Chương 3: Kết quả thực tập tại Cục Lưu trữ và những đề xuất nhằm
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ
Do thời gian thực tập có hạn mà số lượng tài liệu và công việc của cơ
quan nhiều; một phần do khả năng, trình độ còn hạn chế, nên khi làm báo cáo
em không tránh khỏi những sai sót. Kính mong các thầy, cô giáo chỉ dẫn thêm
những gì trong báo cáo chưa chính xác để em có thêm được nhiều kinh nghiệm,
và để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn.
Sinh viên thực hiện

Trần Nhung Trang

Sinh viên: Trần Nhung Trang

2

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
1.1. Sơ lược vài nét về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, tổ
chức bộ máy và chế độ làm việc của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương.
1.1.1. Lịch sử hình thành của Cục Lưu trữ

Năm 1959, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng được
thành lập có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng và hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ toàn quốc.
Ngày 23-9-1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá VI) ban hành Quyết
định số 20-QĐ/TW về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số
21-QĐ/TW sáp nhập Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác-Lênin và Vụ Lưu trữ thuộc
Văn phòng Trung ương thành Cục Lưu trữ Trung ương Đảng để giúp Ban Bí thư
quản lý thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ
đạo công tác lưu trữ tài liệu văn kiện của Đảng và Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ
Chí Minh.
Ngày 21-9-1991, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 06-QĐ/TW chuyển
Cục Lưu trữ Trung ương về trực thuộc Văn phòng Trung ương; chức năng,
nhiệm vụ của Cục Lưu trữ về cơ bản vẫn được giữ nguyên như trước. Thực hiện
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Cục Lưu trữ được giao thêm chức năng
quản lý văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội.
Ngày 04-9-2007, Văn phòng Trung ương ban hành Quyết định số 638QĐ/VPTW thành lập Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (sau khi
hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương
Đảng).
Ngày 06-3-2009, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) đã ban hành Quy
định số 210-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Cục Lưu trữ
chính thức được Ban Bí thư giao thêm các nhiệm vụ: Tiếp nhận các phông tài
liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương, tài liệu của các
Sinh viên: Trần Nhung Trang

3

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập

nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của
Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội vào bảo quản và phục vụ khai thác
tại Kho Lưu trữ Trung ương; tổ chức, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ đối với các tổ chức chính trị - xã hội.
Ngày 12-3-2009, Chánh Văn phòng Trung ương đã ban hành Quyết định
số 2655-QĐ/VPTW về việc xếp loại Cục Lưu trữ là Cục cấp I.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
1.1.2.1. Chức năng của Cục Lưu trữ
Cục Lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham
mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn
bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ, kiểm tra việc
thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất
khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các
tổ chức chính trị - xã hội.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của Cục Lưu trữ
- Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu
trữ của Trung ương Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng, các tổ chức
chính trị - xã hội ở Trung ương, tài liệu lưu trữ của các cá nhân theo đúng thẩm
quyền đã được quy định.
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước khi giao nộp tài liệu lưu trữ
vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; hằng năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ
được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo quy định của Ban Bí thư
và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.
Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, tài liệu lưu trữ của
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đúng quy định của Trung ương và Văn phòng
Trung ương Đảng.
Sinh viên: Trần Nhung Trang

4

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
- Trực tiếp quản lý lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng
Trung ương Đảng.
- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng
Nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ương ban hành các văn bản chỉ đạo
của Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ, về quản lý Phông
Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản của Trung ương
về công tác văn thư và công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo về khoa
học nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ trong hệ thống tổ chức của
Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Kiểm tra, hướng dẫn thống nhất và tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở
Trung ương; các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ.
Thực hiện thống nhất công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng và chuyển giao công nghệ,
đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hoá
các hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống, tổ chức và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ
điện tử của Trung ương Đảng.
- Thực hiện quản lý nội bộ và tổ chức hoạt động đối ngoại của Cục Lưu
trữ theo quy định và phân cấp của Chánh Văn phòng Trung ương Đảng
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật và của Văn phòng Trung ương Đảng
Đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch hợp tác trong nước và quốc tế để

thực hiện chức năng và các nhiệm vụ của Cục.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương
Đảng giao.
1.1.2.3. Tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ
- Cục Lưu trữ là đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng; được mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Trần Nhung Trang

5

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
- Tổ chức bộ máy
Lãnh đạo Cục Lưu trữ gồm Cục trưởng, một số Phó Cục trưởng.
Cục Lưu trữ có 6 đơn vị trực thuộc sau đây:
+ Phòng Hành chính - Quản trị
+ Phòng Khoa học - Nghiệp vụ
+ Phòng Bảo quản
+ Phòng Thu thập - Chỉnh lý
+ Phòng Lưu trữ hiện hành
+ Phòng Khai thác
1.1.2.4. Chế độ làm việc của Cục Lưu trữ
Cục Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cục trưởng Cục Lưu trữ có trách nhiệm, quyền hạn quy định tại các
khoản từ 1 đến 9, khoản 11 của Điều 7 và các nhiệm vụ khác được quy định
trong Quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng.
Thực hiện quản lý cán bộ, công chức theo Quy định phân cấp quản lý cán
bộ, công chức.

Là chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp II.
Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng một số mặt công tác được phân công.
Khi Cục trưởng đi vắng, một Phó Cục trưởng được uỷ quyền điều hành công
việc chung của Cục.
- Trưởng phòng điều hành công việc chung và chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng về mọi mặt công tác của phòng.
Phó trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác được phân công.
Khi trưởng phòng đi vắng, phân công một phó trưởng phòng điều hành công
việc chung.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Cục, Cục trưởng Cục Lưu trữ phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ xây
dựng quy chế làm việc, các quy trình công tác, biên chế của Cục, trình lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng phê duyệt.
- Giao Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định nhiệm vụ cụ thể và ban hành quy
Sinh viên: Trần Nhung Trang

6

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
chế làm việc của các đơn vị trực thuộc Cục.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
1.2.1. Chức năng của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ
Phòng Thu thập - Chỉnh lý có chức năng giúp Cục trưởng thu thập tài liệu
và kiểm tra, theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ứng dụng công
nghệ tin học đối với các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương; tham
mưu giúp Cục trưởng về công tác chỉnh lý và tổ chức chỉnh lý các phông tài liệu

lưu trữ thuộc phạm vị quản lý của Kho Lưu trữ lịch sử.
1.2.2. Nhiệm vụ của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ
Phòng Thu thập - Chỉnh lý có các nhiệm vụ chính sau đây:
- Giúp Cục trưởng soạn thảo các văn bản của Văn phòng Trung ương
Đảng và của Cục Lưu trữ về các vấn đề thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
phòng; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng, các
văn bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, của Cục Lưu trữ về công
tác văn thư và công tác lưu trữ, bao gồm cả việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư - lưu trữ, đối với các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc
Trung ương.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thu thập tài liệu, giải mật tài liệu của các cơ
quan,, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương trước khi nộp lưu vào Kho lưu trữ
Trung ương.
- Giúp Cục trưởng chuẩn bị nội dung và tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết,
hội nghị chuyên đề; mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
cho các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương.
- Tổ chức công tác chỉnh lý đối với các phông tài liệu lưu trữ chưa được
chỉnh lý trong Kho Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; cập nhật cơ sở dữ liệu
mục lục hồ sơ đối với các phông do phòng chỉnh lý.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương và
lãnh đạo Cục Lưu trữ giao.

Sinh viên: Trần Nhung Trang

7

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập

1.2.3. Quyền hạn của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ
Phòng Thu thập - Chỉnh lý được lãnh đạo Cục uỷ quyền trực tiếp quan hệ
và làm việc với các cơ quan để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể có liên quan đến
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng.
1.2.4. Tổ chức và biên chế của Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu
trữ
Phòng Thu thập - Chỉnh lý gồm có: Trưởng phòng, không quá 02 Phó
Trưởng phòng, các công chức và nhân viên lao động hợp đồng khác.

Sinh viên: Trần Nhung Trang

8

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Cục Lưu
trữ
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương có chức năng giúp Văn phòng Trung
ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu,
soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu
trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; chỉ đạo, hướng
dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng và ý
nghĩa to lớn của công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ đã tham mưu cho Văn phòng

Trung ương ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
lưu trữ như:
- Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương
Đảng khoá X về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Quy định số 3515-QĐ/VPTW ngày 09-11-2009 của Văn Phòng Trung
ương về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở Văn phòng
Trung ương Đảng.
- Quy định số 212-QĐ/TW ngày 16-3-2009 của Ban Bí thư về giải mật tài
liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng và tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Quy định số 46-QĐ/VPTW ngày 15-12-2014 của Văn phòng Trung
ương về sử dụng và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử Trung
ương Đảng.
- Quyết định số 94-QĐ/TW ngày 10-10-1989 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.
- Công văn số 1999-CV/VPTW ngày 13-4-2007 của Văn phòng Trung
ương về việc hướng dẫn một số điểm cua Quy chế thu hồi tài liệu của các đồng
Sinh viên: Trần Nhung Trang

9

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác.
Cục Lưu trữ đã tổ chức các Hội nghị chuyên đề về tập trung tài liệu, văn
kiện, lập Phông Lưu trữ Đại hội Đại biểu Toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam;
Hội nghị chuyên đề về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng; Hội nghị
toàn quốc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã

hội.
Căn cứ vào những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Văn phòng Trung
ương, Cục Lưu trữ đã ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu
trữ đối với toàn bộ ngành:
- Công văn số 21-CV/LT về việc xét huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ.
- Công văn số 255-CV/LT về việc hướng dẫn lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu và quy trình xét huỷ tài liệu.
- Công văn số 169-CV/CLT về việc ban hành 5 mẫu khung phân loại tài
liệu các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh.
- Công văn số 291-CV/CLT về việc ban hành mẫu khung phân loại tài
liệu phông lưu trữ văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ.
Bên cạnh đó Cục Lưu trữ mở các lớp đào tạo hàng năm nhằm hướng dẫn
và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư lưu trữ của Cục và các đơn vị
trực thuộc.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ
Cục Lưu trữ có 35 cán bộ làm công tác lưu trữ, có trình độ chuyên môn
tương đối vững vàng về công tác lưu trữ, các cán bộ được đào tạo bài bản, có
bằng cấp đại học chính quy, thạc sĩ về chuyên ngành lưu trữ.
Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ: Hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội của Trung ương và địa phương; chỉnh lý,
bảo quản, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Cục Lưu
trữ
2.2.1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu
Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài
Sinh viên: Trần Nhung Trang

10

Lớp: ĐHLT.LTH K1

Báo cáo thực tập
và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các
nguồn tài liệu khác
Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử:
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu
- Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập
- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:
- Về loại hình tài liệu gồm: tài liệu giấy, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn (phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình, đĩa).
- Về thể loại tài liệu gồm: bản chính, bản sao có giá trị như bản chính, bản
gốc, bản thảo, nghị quyết, chỉ thị, thông báo, đề án, báo cáo, công văn…
- Thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử gồm những tài liệu đã được xác
định thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
Căn cứ Điều 7 Quyết định số 20-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương
Đảng (khóa VI), Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, thời hạn giao nộp tài
liệu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng được quy định như sau:
- Tài liệu Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng: giao nộp ngay sau khi Đại
hội kết thúc
- Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương: giao nộp sau một năm văn thư
- Tài liệu của các cơ quan tham mưu giúp việc, các cơ quan sự nghiệp của
Đảng ở Trung ương, các đảng đoàn, Ban cán sự, các đảng ủy trực thuộc Ban
Chấp hành Trung ương: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ Ban Chấp hành Trung ương
- Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương: giao nộp sau 2
nhiệm kỳ của tổ chức
- Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện cơ quan quản lý: giao nộp vào kho

sau khi cán bộ, đảng viên đó qua đời.
Tuy nhiên, còn nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Trung ương do chưa
nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ; công tác lưu trữ chưa được
Sinh viên: Trần Nhung Trang

11

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
chú trọng đúng mức nên dẫn đến tình trạng tương đối phổ biến là hồ sơ, tài liệu
chất đống trên bàn làm việc hoặc chứa đầy trong các ngăn tủ cá nhân từ đó đã
gây không ít khó khăn trong việc thu thập, xử lý, bảo quản khai thác tài liệu khi
cần thiết. Nhìn chung, tất cả các tài liệu này đều trong tình trạng lộn xộn, chưa
được phân loại lập hồ sơ theo quy định và không được quản lý tập trung.
Trong những năm qua, Văn phòng Trung ương đã cử nhiều đoàn cán bộ
có trình độ chuyên môn nghiệp vụ sang sưu tầm, thu thập tài liệu ở các kho lưu
trữ của các nước như: Nga, Pháp, Trung Quốc…
2.2.2. Công tác chỉnh lý
Chỉnh lý tài liệu các phông lưu trữ là một khâu nghiệp vụ đóng vai trò
quan trọng trong công tác lưu trữ. Trước khi tiến hành chỉnh lý thì Phòng Thu
thập – Chỉnh lý trình kế hoạch chỉnh lý cho Lãnh đạo Cục phụ trách trực tiếp
xem xét, sau đó trình lên Cục trưởng phê duyệt vào kế hoạch chỉnh lý. Sau khi
kế hoạch được phê duyệt Phòng Thu thập – Chỉnh lý có trách nhiệm chỉnh lý tài
liệu do các đơn vị giao nộp sau khi đã lập hồ sơ ban đầu.
Khi được thực tập tại Phòng Thu thập – Chỉnh lý, em đã được khảo sát tài
liệu Phông Ban Tư tưởng – Văn hóa Trung ương (giai đoạn 7/1996 – 4/2001);
với sự hướng dẫn của cán bộ trong phòng, em được tham gia viết lịch sử đơn vị
hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại. Em được hướng dẫn

phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án “Thời gian – Mặt hoạt động” cho
Phông Ban Tư tưởng – Văn hóa Trung ương (giai đoạn 7/1996 – 4/2001).
2.2.2.1. Phương án phân loại
Toàn bộ tài liệu thu về được phân loại theo phương án phân loại kết hợp
với xác định giá trị tài liệu.
Bước 1: Lựa chọn phương án phân loại: Phương án thời gian - mặt hoạt
động.
Bước 2: Phân loại tài liệu của các mặt hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ
của Ban Tư tưởng – Văn hóa Trung ương gồm:
I. Lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác tư tưởng - văn hoá
II. Công tác tuyên truyền trong nước
Sinh viên: Trần Nhung Trang

12

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
III. Công tác tuyên truyền và hợp tác quốc tế
IV. Công tác báo chí - xuất bản
V. Công tác giáo dục lý luận chính trị
VI. Công tác văn hoá - văn nghệ
VII. Công tác tổ chức cán bộ
VIII. Hoạt động nội bộ Ban.
Bước 3: Phân loại tài liệu trong từng nhóm lớn ra các nhóm nhỏ hơn:
I. Lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác tư tưởng - văn hoá
1- Dự thảo của Ban giúp TW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và tài liệu tổ chức
triển khai thực hiện về công tác tư tưởng- văn hoá
2- Tài liệu Hội nghị do Ban Tổ chức

3- Tài liệu tên gọi của Ban, các vụ, chuyên viên, các đồng chí lãnh đạo
Ban về công tác Tư tưởng -Văn hoá
4- Tài liệu của các cơ quan gửi đến
5- Tài liệu nghiên cứu khoa học của Ban
Sau khi phân loại theo phương án, tiến hành lập hồ sơ xác định thời hạn bảo
quản của từng đơn vị bảo quản.
2.2.2.2. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản:
- Hồ sơ Hội nghị sắp xếp theo trình tự thời gian diễn biến của Hội nghị.
- Hồ sơ tên gọi sắp xếp theo thứ tự ngày tháng của tài liệu
Trong quá trình sắp xếp tài liệu kết hợp loại bỏ những tài liệu trùng thừa,
hết giá trị theo bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Một số tài liệu quan
trọng của cấp uỷ như Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo lưu bản hai để
phục vụ khai thác.
- Tài liệu trùng thừa cặp tờ bìa cần ghi rõ tài liệu trùng thừa, tên gọi, tác
giả, thời gian.
- Tài liệu hết giá trị cặp tờ bìa phải ghi rõ tài liệu loại, tên gọi, tác giả, thời
gian, tóm tắt nội dung.
2.2.2.3. Dự kiến tiêu đề hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản
Tên hồ sơ ghi đầy đủ: tên gọi, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu
Sinh viên: Trần Nhung Trang

13

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
2.2.2.4. Hoàn chỉnh hồ sơ về mặt kỹ thuật:
- Đánh số trang trong từng đơn vị bảo quản.
Viết mục lục bên trong hồ sơ:

Số

Số, ký

Ngày

Tên gọi và

Tác

TT
1

hiệu
2

tháng
3

trích yếu
4

giả
5

Bản

Bản Trang Ghi

chính sao

6
7

số
8

chú
9

Viết chứng từ kết thúc: viết vào cuối mục lục hồ sơ; nhằm cố định trật tự
cũng như khái quát tình hình tài liệu: số lượng, tình trạng vật lý của tài liệu...
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức và
các cơ quan lưu trữ, có ý nghĩa quan trọng trong việc giữ gìn di sản văn hóa của
một quốc gia.
Cục Lưu trữ đã ban hành công văn số 42-CV/LT, ngày 02/7/1990 của Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Công tác xác định giá trị tài liệu có liên quan trực tiếp đến số phận của tài
liệu. Vì vậy cần phải vận dụng đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị
tài liệu để xác định đúng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh việc loại nhầm
những tài liệu có giá trị lưu trữ. Công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành
đồng thời trong cả 3 giai đoạn: văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
- Giai đoạn văn thư:
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong quá trình lập hồ sơ của cán bộ,
công chức. Đối với một hồ sơ, những văn bản được lựa chọn để đưa vào hồ sơ là
những văn bản liên quan đến công việc mà hồ sơ phản ánh, giải quyết.
Kết quả của xác định giá trị tài liệu trong lập hồ sơ là lựa chọn các văn
bản có giá trị đưa vào hồ sơ, loại bỏ những giấy tờ không cần thiết ra khỏi hồ sơ.
Định thời hạn bảo quản cho hồ sơ phù hợp với thành phần, nội dung tài liệu có

trong hồ sơ.
- Lưu trữ cơ quan:
+ Hoàn chỉnh việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ từ văn thư giao
Sinh viên: Trần Nhung Trang

14

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp lưu vào các kho lưu trữ
lịch sử.
- Lưu trữ lịch sử: Nhiệm vụ của xác định giá trị tài liệu là kiểm tra lại giá
trị của các hồ sơ, tài liệu đã nhận từ lưu trữ hiện hành của cơ quan và xem xét lại
giá trị của các hồ sơ hết thời hạn bảo quản để loại huỷ nhằm tối ưu hoá thành
phần phông lưu trữ.
Đối với những tài liệu đã hết giá trị được tiến hành tiêu hủy theo quy trình
sau:
+ Trình danh mục tài liệu hết giá trị cho Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và lập biên bản họp Hội đồng.
+ Gửi công văn đề nghị và toàn bộ hồ sơ xét huỷ xin ý kiến lãnh đạo Văn
phòng Trung ương.
+ Lãnh đạo Văn phòng Trung ương ra quyết định cho loại huỷ tài liệu hết
giá gị trên cơ sở kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
+ Tiến hành loại huỷ tài liệu.
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Thành phần tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương bao gồm:
- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức tiền thân của

các tổ chức chính trị - xã hội.
- Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc;
- Ban chấp hành Trung ương;
- Các cơ quan tham mưu, giúp việc Ban chấp hành Trung ương;
- Các cơ quan sự nghiệp của Đảng ở Trung ương, Báo Nhân dân, Tạp chí
Cộng sản, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Nhà xuất
bản Chính trị Quốc gia - Sự thật;
- Các tổ chức Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ương; các đảng uỷ,
đảng đoàn, ban cán sự đảng;
- Các tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương;
- Các đồng chí uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng viên tiêu biểu
Sinh viên: Trần Nhung Trang

15

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
của Đảng, các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính
trị đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính
trị xã hội.
- Tài liệu về hoạt động của các Đảng Cộng sản và công nhân, của các tổ
chức và phong trào quốc tế, của các chiến sĩ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế
có liên quan đến Đảng ta.
- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các
chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta
và của các tổ chức, đoàn thể cách mạng.
Những tài liệu này được tổ chức thành khoảng 100 phông lưu trữ và các
sưu tập tài liệu lưu trữ riêng.

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang tập trung bảo quản 125 phông lưu
trữ với khoảng hơn 3000 mét giá tài liệu.
Cục Lưu trữ đã chỉnh lý được một khối lượng lớn tài liệu trong kho
(khoảng 60 phông = 1000 cặp), do đó các phông tài liệu được ổn định, sắp xếp
có địa chỉ rõ ràng, tiến hành xét huỷ khối lượng lớn tài liệu hết giá trị, tài liệu
trùng thừa, giải phóng được diện tích trong kho.
Những phông được lựa chọn chỉnh lý là phông tài liệu có giá trị, có mật
độ khai thác cao như các sưu tập lưu trữ của Đảng trước 9-1945, phông Đại hội
Đảng toàn quốc, phông Ban Chấp hành Trung ương các khóa v.v…
Tuy nhiên vẫn còn phông chưa được chỉnh lý như các phông cá nhân các
đồng chí Bộ Chính trị, Ban Bí thư do thiếu nhiều tài liệu hoặc do chưa kết thúc
hoạt động. Một số phông các ban giải thể như Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội
Chính trung ương… trước khi hợp nhất với Văn phòng Trung ương Đảng vẫn
đang tiến hành chỉnh lý... Điều này gây khó khăn cho việc bảo quản và phục vụ
khai thác.
Trong kho được trang bị những trang thiết bị nhằm phục vụ cho công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy hút ẩm, máy hút bụi, giá sắt, cặp, hộp phi
axit, hệ thống giá compac, hệ thống điều hòa trung tâm 24/24...
Tình trạng vật lý tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương cũng có những
Sinh viên: Trần Nhung Trang

16

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
vấn đề quan tâm như: một số khối tài liệu trước những năm 1975 bảo quản tại
kho lưu trữ bị ố vàng, giấy dòn và quăn nhăn do tình trạng bảo quản tài liệu
trong thời chiến tranh chưa được tốt ... Tài liệu sau năm 1975 chất lượng tốt.

Hiện nay để kéo dài tuổi thọ của tài liệu trước những năm 1975 đang bị hư hỏng,
tại Cục Lưu trữ đã tiến khử axit cho tài liệu và tiến hành tu bổ phục chế những
phông có tình trạng tài liệu yếu như Phông Chính quyền cũ, phông Trung ương
Cục miền Nam…
Các biện pháp bảo quản tài liệu được thực hiện ở Kho lưu trữ:
- Tài liệu trước khi đưa vào kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, các phòng kho
luôn được làm sạch.
- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho
việc nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho
việc tra cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng.
- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác
chỉnh lý.
- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo đúng quy định.
- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá.
- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm và phòng chống chuột, mối mọt, nấm mốc định kỳ.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu tại Cục Lưu trữ được thực hiện khá
hoàn chỉnh, đồng thời mỗi cán bộ tại bộ phận lưu trữ đều có ý thức bảo vệ tài
liệu nên công tác này luôn đạt kết quả tốt.
2.2.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Có rất nhiều loại hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Nhưng hiện nay,
phòng Khai thác – Cục Lưu trữ áp dụng các hình thức khai thác chủ yếu, như:
Phục vụ tài liệu tại phòng đọc, cho mượn tài liệu, sao chụp tài liệu.
- Hình thức phục vụ tài liệu tại phòng đọc: Hồ sơ tài liệu lưu trữ được
sử dụng ở phòng đọc để phục vụ cho nhu cầu của cán bộ công chức, viên chức;
khách có nhu cầu tới khai thác tài liệu. Phòng đọc được thiết kế, đặt ở vị trí
thuận tiện cho cán bộ phục vụ khai thác giám sát khách khi đọc tài liệu, đủ ánh
sáng, yên tĩnh và được trang bị đầy đủ các thiết bị như:
Sinh viên: Trần Nhung Trang

17

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
+ Giá, tủ đặt xa bàn đọc tài liệu và dành riêng cho khách để túi xách, mũ
áo,…
+ Tủ đựng những công cụ tra cứu khách được quyền tiếp xúc theo quy
định: mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu,…
+ Máy tính
- Hình thức cho mượn tài liệu: Hình thức này chỉ sử dụng trong những
trường hợp thật cần thiết với các đồng chí lãnh đạo cấp ủy, trưởng hoặc phó ban
tham mưu giúp việc cấp ủy.
- Hình thức sao chụp tài liệu: được tiến hành khi cán bộ công chức, viên
chức, khách tới khai thác tài liệu có nhu cầu cần sao chụp lại tài liệu.
Về công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ thì phòng Khai thác áp dụng hình thức
công cụ tra cứu như: mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, tra tìm trên máy vi tính
thông qua cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.

Sinh viên: Trần Nhung Trang

18

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
Chương 3: Kết quả thực tập tại Cục Lưu trữ và những đề xuất nhằm nâng
cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã

đạt được
Trong thời gian thực tập tại Phòng Thu thập – Chỉnh lý, Cục Lưu trữ, với
sự chỉ dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ trong phòng, em đã được tham gia
khảo sát khối tài liệu của phông Ban Tư tưởng – Văn hóa Trung ương; được
hướng dẫn cách viết lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; được trực
tiếp tham gia phân loại tài liệu; nội dung cụ thể như sau:
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG, LỊCH SỬ PHÔNG
BAN TƯ TƯỞNG - VĂN HOÁ TRUNG ƯƠNG
( giai đoạn 7/1996 – 4/2001 )
I. TÓM TẮT LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương
Về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Ban, Ban vẫn theo quyết định số
37-QĐ/TW ngày 29/8/1992 của Ban Bí thư như sau:
* Chức năng của Ban
Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương là cơ quan tham mưu, chỉ đạo và
kiểm tra của Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí
thư về công tác tư tưởng, văn hoá trong Đảng và trong xã hội.
* Ban có những nhiệm vụ
- Nghiên cứu, tổng hợp, phân tích, dự báo tình hình tư tưởng trong Đảng
và trong xã hội, những âm mưu, thủ đoạn “diễn biến hòa bình” của các thế lực
thù địch, để kịp thời kiến nghị, đề xuất với Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí
thư phương hướng, nhiệm vụ, nội dung, biện pháp xây dựng Đảng về tư tưởng,
đường lối, chính sách, nội dung và biện pháp lớn trên lĩnh vực công tác tư tưởng
- văn hoá đối với toàn xã hội; các đối sách, nội dung, biện pháp chống chiến
tranh tư tưởng và tâm lý của địch.
- Giúp Ban Bí thư chỉ đạo và kiểm tra các tổ chức đảng trong việc thực
hiện các chỉ thị, nghị quyết của Đảng về tư tưởng, văn hoá.
Sinh viên: Trần Nhung Trang

19

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
- Kiểm tra về phương hướng chính trị tư tưởng trong hoạt động giảng dạy
lý luận chính trị thuộc hệ thống trường đảng, hệ thống giáo dục quốc dân và hệ
thống các trường ngành và đoàn thể; chăm lo giáo dục, bồi dưỡng lý luận chính
trị, thời sự, chính sách cho cán bộ, đảng viên ngoài các đối tượng thuộc hệ thống
trường đảng và cho đông đảo nhân dân.
- Chỉ đạo nội dung, định hướng chính trị cho các cơ quan truyền thông đại
chúng, các cơ quan xuất bản báo chí, văn hoá - văn nghệ, thể dục thể thao, các
cơ quan thông tin, tuyên truyền đối ngoại ở trung ương và địa phương.
2. Tổ chức bộ máy của Ban
Tổ chức bộ máy của Ban hầu như không có sự thay đổi, gồm các đơn vị
sau :
1. Văn phòng Ban
2. Vụ Tổ chức cán bộ
3. Vụ Giáo dục lý luận - chính trị
4. Vụ Tuyên truyền
5. Vụ Tuyên truyền và Hợp tác quốc tế (gọi tắt là Vụ Quốc tế)
6. Vụ Báo chí - Xuất bản
7. Trung tâm thông tin công tác tư tưởng
8. Vụ Văn hoá - Văn nghệ
9. Tạp chí Công tác tư tưởng văn hoá.
12. Phòng Quản lý công tác nghiên cứu khoa học
13. T.79 (gồm cơ sở II của Nhà Giáo dục chính trị TW trước đây và
các chuyên viên của Ban đang công tác ở T.79, Đường Nguyễn Đình
Chiểu Tp Hồ Chí Minh).
Mỗi vụ có một vụ trưởng, một đến hai vụ phó và các chuyên viên, không

tổ chức thành các phòng. Riêng văn phòng có một chánh văn phòng, một phó
văn phòng và một số tổ chức trực thuộc.
2.1. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị như sau :
1- Văn phòng Ban
- Giúp Ban xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, quy chế
Sinh viên: Trần Nhung Trang

20

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
làm việc của Ban, xây dựng chương trình, lập hồ sơ và biên bản các cuộc họp
của Ban và các hội nghị hướng dẫn công tác do Ban triệu tập, soạn thảo và chỉnh
lý các văn bản theo sự phân công của Ban.
- Tổng hợp tình hình tư tưởng và các mặt công tác, hoạt động của Ban,
của các đơn vị trong cơ quan, giúp Ban thực hiện chế độ cho Ban Bí thư và
thông báo cho Ban Tuyên giáo các cấp, các ngành.
- Tổ chức công tác thư viện, tư liệu, thông tin phục vụ công tác chỉ đạo
của Ban và phục vụ nghiên cứu và công tác của cán bộ, chuyên viên trong cơ
quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận xử lý, phát hành, lưu trữ các văn kiện, các tài
liệu của Ban và các cơ quan Đảng, nhà nước gửi đến theo quy chế, quy định của
Ban và theo chế độ văn thư, lưu trữ các cơ quan Đảng ở Trung ương.
- Phối hợp với đảng uỷ cơ quan, Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện nhiệm vụ
an ninh nội bộ.
*Văn phòng có các bộ phận :
+ Bộ phận tổng hợp
+ Bộ phận hành chính
+ Bộ phận quản trị - tài vụ

+ Đội xe
2- Vụ Tổ chức cán bộ
Là đơn vị theo dõi tổng hợp, đề xuất và tổ chức thực hiện các vấn đề về tổ
chức cán bộ, về chế độ, chính sách thuộc nội bộ cơ quan thuộc phạm vi trách
nhiệm của Ban do Ban Bí thư quy định và được Ban giao trách nhiệm.
Vụ có các nhiệm vụ sau đây :
- Giúp Ban xây dựng các đề án về tổ chức. quy chế hoạt động của Ban và
của các đơn vị trực thuộc Ban và quy chế làm việc của Ban với các cơ quan
thuộc khối trong ngành, phối hợp với Ban Tổ chức và Ban Khoa giáo TW hướng
dẫn về tổ chức và hoạt động của Ban Tuyên giáo các địa phương.
- Giúp Ban xây dựng và thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng, bố trí, sắp xếp cán bộ của cơ quan, cùng với văn phòng Ban thực hiện
các chế độ, chính sách và chăm lo đời sống của cán bộ trong cơ quan.
Sinh viên: Trần Nhung Trang

21

Lớp: ĐHLT.LTH K1


Báo cáo thực tập
3- Vụ Giáo dục lý luận - chính trị
- Nghiên cứu, đề xuất các chương trình đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính
trị, tổ chức biên soạn sách, tài liệu, tập huấn cho giảng viên, hướng dẫn và kiểm
tra Ban Tuyên giáo các ngành, các cấp thực hiện các chương trình nói trên và
tổng kết kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả và chất lượng.
- Phối hợp với các vụ trong Ban, với các cơ quan liên quan đề xuất và
thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán
bộ tuyên giáo tỉnh, huyện và khối, ngành ở Trung ương.
- Tham gia công tác nghiên cứu khoa học của cơ quan.

4- Vụ Tuyên truyền
- Giúp Ban theo dõi, phân tích, tổng hợp, dự báo tình hình tư tưởng trong
Đảng và trong xã hội, đề xuất kiến nghị việc chỉ đạo công tác tuyên truyền, công
tác báo cáo viên trong từng thời gian trước các diễn biến đột xuất trên từng lĩnh
vực và đối với các đối tượng cụ thể.
- Giúp Ban hướng dẫn việc tuyên truyền đường lối, nghị quyết, chỉ thị của
Đảng, các sự kiện chính trị quan trọng và các ngày lễ lớn trong nước và quốc tế,
phối hợp với các cơ quan nhà nước, các đoàn thể quần chúng ở Trung ương xây
dựng kế hoạch tuyên truyền các chủ trương chính sách lớn về kinh tế xã hội, an
ninh quốc phòng ... và kiểm tra việc thực hiện.
5- Vụ Tuyên truyền và hợp tác quốc tế
- Theo dõi, nghiên cứu, tổng hợp, phân tích tình hình quốc tế và trong
nước để giúp Ban đề xuất, kiến nghị và kiểm tra việc thực hiện định hướng chủ
trương, kế hoạch, biện pháp về tuyên truyền đối ngoại và hợp tác quốc tế thuộc
lĩnh vực tư tưởng văn hoá.
- Theo dõi, tổng hợp những vấn đề quốc tế quan trọng, những âm mưu,
thủ đoạn “diễn biến hoà bình” của các thế lực thù địch ở bên ngoài để giúp Ban
Chỉ đạo thông tin và tuyên truyền trong nước.
6- Vụ Báo chí - Xuất bản
- Giúp Ban định hướng tuyên truyền, chỉ đạo nội dung và kiểm tra việc
thực hiện đối với các báo, tạp chí, đài phát thanh, đài truyền hình và các nhà
Sinh viên: Trần Nhung Trang

22

Lớp: ĐHLT.LTH K1