Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại PHÒNG tài NGUYÊN môi TRƯỜNG QUẬN NAM từ LIÊM

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................1
B. NỘI DUNG..................................................................................................4
CHƯƠNG 1:.....................................................................................................4
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG
QUẬN NAM TỪ LIÊM......................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức:...........4
1.1.1 Lịch sử hình thành...........................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ .....................................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức ..............................................................................................7
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận lưu trữ Phòng TN & MT..................................................................................7
1.2.1. Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng...........................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm Cơ
cấu tổ chức văn phòng gồm có:................................................................................9

CHƯƠNG 2:.....................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ....................................................10
CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG...................................10
2.1. Hoạt động quản lý ...........................................................................................10
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ.......................................10
2.1.2. Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ...............10
2.1.3. Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm......12
2.1.4. Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ ..............................12
2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ.........................13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ .......................................................................................13
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...................................................13
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu...................................................................14
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ..................................................................16

2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..........................................21
2.2.5. Bảo quản TLLT...........................................................................................22
2.2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................24
2.2.7. Bố trí lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ.............................26
2.3. Kết luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Phòng TN &MT Quận Nam Từ
Liêm........................................................................................................................26
2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................................26
2.3.2. Hạn chế.........................................................................................................27

Trần Thị Oanh

Lớp:ĐHLT - LTH K1


CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN &MT QUẬN
NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.........................28
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả
đạt được...................................................................................................................28
3.2. Đề xuất giải pháp.............................................................................................29

C. KẾT LUẬN................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................33
D. PHỤ LỤC...................................................................................................36
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT.......................................................................40

Trần Thị Oanh

Lớp:ĐHLT - LTH K1

A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống và hoạt động của con người việc trao đổi thông tin là
không thể thiếu được, nó diễn ra như một nhu cầu tất yếu. Thông tin là phương
tiện dùng để chuyển giao tri thức, gắn liền với quá trình phát triển của xã hội.
Ngày nay tri thức nhân loại ngày càng phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi
thông tin của con người ngày càng lớn. Và trong việc trao đổi thông tin, ngoài
việc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện
gián tiếp khác nhau, trong đó, văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất.
Đặc biệt các Nhà nước đều sử dụng văn bản để quản lý xã hội, những văn bản
đó phản ánh hiện thực lịch sử, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong quá
trình hoạt động của con người, đó là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội,
cũng như truy cứu trách nhiệm khi cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng
của văn bản, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến công tác Lưu trữ. Đây là một
lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực
tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức
khai thác tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu
khác, nó là một mắt xích không thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Để quản lý công tác Lưu trữ được tốt thì đòi hỏi cần có đội ngũ cán bộ có
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và vững vàng.Xuất phát từ thực tiễn trên,
ngày 18/12/1971 trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW 1 đã được thành lập để
đáp ứng nhu cầu trên. Trải qua gần 44 năm hình thành và phát triển, Trường đã
đào tạo được nhiều đội ngũ cán bộ lưu trữ với trình độ chuyên môn cao để phục
vụ tốt cho hoạt động của các Cơ quan. Với quy mô đào tạo ngày càng đa dạng,
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT–TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư-Lưu
trữ TW1 trên cơ sở trường Trung học Văn thư-Lưu trữ TW1. Và đến ngày
21/04/2008 Trường đã được đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội
theo Quyết định số 2275/QĐ-BGD&ĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Và theo

Trần Thị Oanh

1

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập.
Từ thực tiễn và theo chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội mỗi khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan
theo nội dung lý thuyết đã học. Đây là thời gian cần thiết để khép kín chương
trình đào tạo của Nhà trường, đồng thời rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ thành
thạo cho Sinh viên làm quen với công việc ở các cơ quan, cho mình một chỗ
đứng trong xã hội, đặc biệt thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà
nước đề ra “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi liền với thực tiễn”. Với sự đồng ý
tiếp nhận sinh viên đến thực tập tại phòng Tài Nguyên và Môi Trường của
UBND Quận Nam Từ Liêm em đã vận dụng những kiến thức cơ bản về công tác
lưu trữ trong quá trình học tập tại Trường để giải quyết những công việc thực
tiễn. Từ đó rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất của người cán bộ lưu trữ
trong tương lai. Đồng thời đây cũng là dịp để em thu thập thêm những tài liệu,
kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.
Sau 2 tháng thực tập tại UBND Quận NamTừ Liêm em đã tiếp thu được
kết quả tốt, em đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm và bài học quý báu, bổ ích
cho chuyên ngành, với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ,lãnh đạo nhân viên
phòng TN & MT, cùng với kiến thức được Thầy, Cô trang bị trong quá trình học
tập ở Trường và sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt công việc được
giao.
Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp của em dưới đây là kết quả mà em
đã đạt được trong thời gian thực tập, báo cáo gồm 3 phần:
- Phần A: Lời mở đầu

- Phần B: Nội dung: Gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Tài nguyên – Môi trường Quận NTL
Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ của Phòng TNMT
Trần Thị Oanh

2

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Phòng TNMT Quận và đề xuất;
kiến nghị
- Phần C: Kết luận.
- Phần D: Phụ lục
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian ngắn và đây là lần đầu tiên
tiếp xúc với công việc thực tiễn nên trong bản báo cáo vẫn không tránh khỏi
những thiếu xót. Kính mong sự đóng góp ý kiến của Thầy cô giáo Trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội, và các cán bộ phòng Tài Nguyên và Môi Trường để báo
cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Từ Liêm, ngày 19 tháng 10 năm 2015
Sinh viên

Trần Thị Oanh

Trần Thị Oanh

3

Lớp:ĐHLT - LTH K1

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG
QUẬN NAM TỪ LIÊM
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức:
1.1.1 Lịch sử hình thành.
Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nam Từ Liêm là
một quận thuộc Hà Nội, là một Quận tương đối thuận lợi cho việc phát triển các
nghành kinh tế đặc biệt là thương mại và dịch vụ được nâng cấp thành quận trên
cơ sở chia tách huyện Từ Liêm cũ. Nam Từ Liêm là quận có nhiều công trình
kiến trúc hiện đại và quan trọng của thủ đô Hà Nội như Trung tâm Hội nghị
Quốc gia, Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, tòa nhà cao nhất Việt
Nam Keangnam Hanoi Landmark Tower, Bảo tàng Hà Nội, Đại lộ Thăng Long,
Trung tâm triển lãm quy hoạch Quốc gia, Trung tâm đào tạo VĐV Cấp cao Hà
Nội,...
Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP
ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ, trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành
chính của huyện Từ Liêm cũ, gồm 5 xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ,
Đại Mỗ; toàn bộ 536,34 ha và 34.052 nhân khẩu còn lại của xã Xuân Phương;
toàn bộ 137,75 ha và 23.279 nhân khẩu còn lại của thị trấn Cầu Diễn.
Đông giáp 2 quận Cầu Giấy và Thanh Xuân
Tây giáp huyện Hoài Đức
Nam giáp quận Hà Đông
Bắc giáp quận Bắc Từ Liêm
Gồm 10 phường: Cầu Diễn, Đại Mỗ, Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình
2, Phú Đô, Phương Canh, Tây Mỗ, Trung Văn, Xuân Phương
Ngày 01/04/2014 Quận Nam Từ Liêm chính thức đi vào hoạt động.
UBND Quận Nam Từ Liêm gồm có các phòng ban trực thuộc:

Trần Thị Oanh

4

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Phòng Y tế, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Lao động – Thương
binh và Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch,
Phòng Thanh tra, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Tài
Nguyên& Môi trường, Phòng Văn hóa thông tin, Phòng Kinh tế,
Ban quản lý dự án, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng, Văn
phòng HĐND& UBND, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm
văn hóa, Trung tâm phát triển quỹ đất, Trung tâm dân số Kế hoạch
hóa gia đình, Thanh tra xây dựng, Thanh tra Quận, Văn phòng đăng
ký quyền sử dụng đất, Hội chữ thập đỏ, Chi cục Thống kê.
Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập từ năm 2014,
là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm.
Phòng nằm trong trụ sở của Quận ủy - HĐND& UBND Quận
Nam Từ Liêm. Từ khi được thành lập đến nay, Phòng TN &MT
Quận Nam Từ Liêm đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong
phong trào thi đua và trong công tác ngành Tài Nguyên và Môi
Trường
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Phòng TN & MT là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận
Nam Từ Liêm, có chức năng tham mưa, giúp UBND Quận quản lý nhà nước về:
đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường. Phòng có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,
biên chế và công tác của UBND Quận, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở TN & MT.

Phòng có nhiệm vụ trình UBND quận ban hành các văn bản hướng dẫn
vịêc thực hiện các quy hoạch, kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
quản lý tài nguyên và môi trường; kiểm tra việc thực hiện sau khi UBND quận
ban hành;
Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất

Trần Thị Oanh

5

Lớp:ĐHLT - LTH K1


cấp huyện và tổ chức thực hiện say khi được phê duyệt; thẩm định quy hoạch,
kế hoạch sử dụng đất cấp xã;
Theo dõi biến động về đất đai; cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về
đất đai; quản lý hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện
theo phân cấp của UBND quận; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thống kê,
kiểm kê, đăng ký đất đai đối với công chức chuyên môn về tài nguyên và môi
trường ở xã, thị trấn; thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ
thống thông tin đất đai quận;
Thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích
sử dụng đất, chuyển quyền, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền
của UBND quận;
Tổ chức đăng ký, xác nhận và kiểm tra thực hiện cam kết bảo vệ môi
trường và đề án bảo vệ môi trường trên địa bàn; lập báo cáo hiện trạng môi
trường theo định kỳ; đề xuất các giải pháp xử lý ô nhiễm môi trường làng nghề,
các cụm công nghiệp, khu du lịch trên địa bàn; thu thập, quản lý lưu trữ dữ liệu
về tài nguyên nước và môi trường trên địa bàn; hướng dẫn UBND xã, thị trấn

quy định về hoạt động và tạo điều kiện để tổ chức tự quản về bảo vệ môi trường
hoạt động có hiệu quả;
Điều tra, thống kê, tổng hợp và phân loại giếng phải trám lấp; kiểm tra
việc thực hiện trình tự, thủ tục, yêu cầu kỹ thuật trong việc trám lấp giếng;
Thực hiện tuyên truyền, phổ biến. giáo dục pháp luật về tài nguyên và môi
trường theo quy định;
Báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực
công tác được giao cho UBND và Sở TN & MT;
Quản lý tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và phân
công của UBND quận.
Trần Thị Oanh

6

Lớp:ĐHLT - LTH K1


1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng TN & MT có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng Phòng và
các công chức chuyên môn.
+ Trưởng phòng TN & MT chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND Quận và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng;
+ Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;
+ Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng do Chủ tịch UBND Quận quyết định theo quy định của pháp luật.

+ Phòng TN & MT có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc,
do Chủ tịch UBND Quận quyết định trên cơ sở hướng dẫn của UBND Thành
phố và theo quy định của pháp luật.
+ Phòng Chủ trì phối hợp với các phòng, ban chuyên môn trong việc xác
định giá đất, mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất của địa phương; thực hiện
công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định của pháp luật.
Biên chế: Biên chế của Phòng TN & MT do Chủ tịch UBND Quận quyết
định trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND Thành phố giao
hàng năm.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ Phòng TN & MT
1.2.1. Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng.
Bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm là
Trần Thị Oanh

7

Lớp:ĐHLT - LTH K1


lưu trữ cơ quan có chức năng giúp Trưởng phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm
rong việc quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
1.2.2.1. Phổ biến các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ và hướng dẫn cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
1.2.2.2. Tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác Văn thư, lưu trữ
do UBND Quận và thành phố tổ chức
1.2.2.3. Triển khai thực hiện nghiệp vụ về công tác văn thư: Đảm bảo
thực hiện thống nhất trong cơ quan các khâu nghiệp vụ văn thư theo quy định.

Mở sổ đăng ký văn bản đi – đến, đăng ký văn bản mật theo quy định. Sử
dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết, xử lý văn bản đi đến
một cách khoa học, gắn với việc áp dụng quy trình quản lý văn bản theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đảm bảo thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ
văn thư theo quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của
Bộ Nội vụ;theo đúng quy định về sử lý văn bản trên phần mềm quản lý tác
nghiệp do UBND quận phê duyệt.
Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận chuyên môn về thể thức kỹ thuật trình
bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ, đúng quy định theo quy định
của pháp luật;
1.2.2.4. Triển khai thực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ: Thực hiện
thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ theo quy định
Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trong đơn vị khi
đến hạn nộp lưu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;

Trần Thị Oanh

8

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Tiếp tục tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu
Xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;
Thực hiện bảo vệ và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy
định. Thực hiện tốt công tác vệ sinh kho lưu trữ theo định kỳ;
Hoàn thiện các công cụ tra cứu, mở sổ theo dõi, phục vụ khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ UBND Quận;
Làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu
trữ theo quy định;
Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ;
Thực hiện công tác về thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ
Liêm Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có:
-

02 Kế toán
01 Thủ quỹ
01 cán bộ Văn thư, lưu trữ
01 nhân viên hợp đồng làm Tạp vụ
Bộ phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm trực thuộc văn

phòng Phòng. Văn phòng chịu sự quản lý trực tiếp của Phó Trường
phòng. Cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản
trị kinh doanh

CHƯƠNG 2:

Trần Thị Oanh

9

Lớp:ĐHLT - LTH K1

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ.
* Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoat động quản lý Nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của
nhân dân. Xác định được tầm quan trọng của công tác lưu trữ lãnh đạo của
UBND Quận đã rất quan tâm đến bộ phận công tác này như: ban hành những
văn bản chỉ đạo và các quy định về công tác Văn thư-Lưu trữ.
* Hịên nay UBND Quận có 01 biên chế cán bộ lưu trữ. Cán bộ lưu trữ
giúp Chánh văn phòng và UBND quận thực hiện quản lý công tác lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND quận, thực hiện chế độ thống kê, báo
cáo định kỳ, đột xuất về tình hinh công tác lưu trữ tài liệu của Quận.
Nhìn chung tổ chức công tác lưu trữ của quận đã đi vào nề nếp, khoa học
và đang từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụng tài liệu lưu
trữ hiệu quả hơn.
* Công tác lưu trữ của UBND quận đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh văn
phòng là người điều hành trực tiếp công tác Hành chính nói chung và công tác
lưu trữ nói riêng.
* Về ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo sự
chỉ đạo của văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà
nước, thực hiện đúng quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu
trữ Quốc gia.
2.1.2. Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ

Trần Thị Oanh

10

Lớp:ĐHLT - LTH K1


* Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ.
Công tác Lưu trữ của phòng TN & MT Quận Nam Từ Liêm được thực
hiện theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Văn phòng UBND
quận. Tại phòng TN & MT Quận, công tác lưu trữ được triển khai và thực hiện
đúng theo hướng dẫn của các văn bản về công tác nghiệp vụ lưu trữ như:
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 28/04/2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
- Công văn 36/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ
thành phố;
- Công văn 283/VTLT-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính…
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của phòng TN & MT quận đặt dưới sự kiểm
tra, giám sát trực tiếp của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Quận.
* Viêc ban hành các quy định về công tác lưu trữ.
UBND quận soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công văn
hướng dẫn và thực hiện về công tác lưu trữ của Quận và hàng năm đôn đốc
trực tiếp việc kiểm tra và kiểm tra bất thường thực hiện kiểm tra nghiệp
vụ Văn thư Lưu trữ cùng cấp và ở cấp dưới.
Soạn thảo, ban hành những công văn đào tạo cán bộ Lưu trữ như cử cán
bộ Lưu trữ đi bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao trình độ
phục vụ tốt cho việc công tác lưu trữ.
* Tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại UBND Quận
và cơ quan cấp dưới, việc kiểm tra diễn ra đột xuất không có báo trước để cho
việc kiểm tra được diễn ra một cách công bằng và chính xác. Vì vậy, công tác
Lưu trữ ở Quận và các cơ quan cấp dưới luôn phải làm đúng theo quy trình và

Trần Thị Oanh

11

Lớp:ĐHLT - LTH K1


nghiệp vụ công tác lưu trữ của mình.
* Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Lưu trữ.
Hàng năm UBND cũng tổ chức Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc
đáng giá công tác lưu trữ, tại Hội nghị các phòng ban, đơn vị đều được phân tích
ưu và nhược điểm trong công tác Lưu trữ để đưa ra kêt luận công băng để công
tác Lưu trữ ngày càng được nâng cao ở các phòng, ban trong cơ quan
2.1.3. Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ
Liêm
Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập 01 tháng 4 năm
2014, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đã
sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn khoảng 40m tài liệu. Công tác
quản lý Phông lưu trữ của Phòng tương đối tốt. Đặc biệt là trong những năm gần
đây, dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội, UBND Quận Nam Từ Liêm
thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống nên toàn bộ khối
tài liệu được sản sinh ra từ khi được thành lập tới nay đều được chỉnh lý đưa vào
bảo quản, không bị mất mát, hư hại.
2.1.4. Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ
Hiện nay Nhà nước ta đang thực hiện chủ trương Chính phủ điện tử trong
tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. UBND Quận Nam Từ Liêm là một
trong những Quận đi đầu trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý. Hiện nay, UBND Quận Long Biên có phần mềm quản lý hệ
thống văn bản trên toàn Quận (phần mềm QLVB& ĐHTN version 3.0). Song

song với việc lưu trữ tài liệu trên giấy thì Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm
còn lưu trữ tài liệu điện tử. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, Nam Từ
Liêm là Quận thí điểm đi đầu trong chủ trương chính quyền điện tử. Rất thuận
tiện cho cán bộ, công chức trong thi hành công vụ. Tiết kiệm được thời gian,
công sức khi tra tìm tài liệu.

Trần Thị Oanh

12

Lớp:ĐHLT - LTH K1


2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ
Hàng năm, Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm đều cử các cán bộ, công
chức, Lao động hợp đồng và cán bộ làm công tác văn thư thư, lưu trữ tham gia
các lớp tập huấn do UBND Quận Nam Từ Liêm tổ chức như: Quản lý Nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ; lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ; lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản.
Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm chịu sự kiểm tra, thanh tra về công
tác lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm (Phòng Nội vụ Quận) hàng năm. Kết
quả các đợt thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ của Phòng luôn thực hiện đúng
các quy định của Nhà nước không để xảy ra các vi phạm.
Với quy mô là kho lưu trữ hiện hành chính vì vậy Phòng TN & MT chưa
có sự hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Có thể nói, trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ Phòng TN &
MT những năm gần đây đã rất quan tâm trú trọng. Bên cạnh việc tuyên truyền,
phổ biến áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật còn ban hành các văn bản của
Phòng để các cán bộ, công chức, hợp đồng thực hiện triệt để, nhất quán. Đồng

thời nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của toàn thể cơ quan Phòng TN
&MT Quận Nam Từ Liêm trong việc giữ gìn, lưu trữ, bảo mật tài liệu
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
* Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận được thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước của UBND Quận.
- Theo quy định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ, nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chuyện môn
khác nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu
mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Trần Thị Oanh

13

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ cơ quan nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công
việc thị vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng say đó làm thủ tục
cho mượn hồ sơ để dược giữ lại tài liệu.
- Theo quy định của UBND Quận Nam Từ Liêm thì cán bộ Văn thư, Lưu
trữ phải thu thập tài liệu ngay khi các đơn vị, phòng ban trực thuộc đến xin dấu
tức là cán bộ Văn thư, Lưu trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản gốc, những bản có
chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắp
xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang giữ, nếy thiếu thì phải đến các phòng ban thu
thập đầy đủ sau đó cuối năm lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.
* Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho lưu trữ.
Kho lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm hiện có khoảng 1460 cặp,
hộp tương đương khoảng 160mét giá bao gồm tài liệu của tất cả 13 phòng ban

thuộc Quận sản sinh ra trong quá trình hoạt động và của các cơ quan cấp trên và
cơ quan hữu quan gửi tới.
* Thủ tục giao nhận tài liệu.
Tại UBND Quận Nam Từ Liêm, thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiện
nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước. Khi các phòng, ban giao nộp tài liệu
vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ phải lập 2 bản: “Biên bản giao nhận
tài liệu” có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Phòng TN & MT Quận Nam Từ Liêm đã có cán bộ làm công tác Lưu trữ
nhưng tài liệu những năm trở về trước chỉ được xác định một cách chung chung
tài liệu, không thường xuyên. Cơ quan chưa thành lập được Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, mà việc xác định giá trị tài liệu diễn ra dưới sự chỉ đạo của Chánh
văn phòng và dựa vào bảng thời hạn bảo quản do cơ quan xây dựng để cán bộ
Lưu trữ xác định giá trị tài liệu. Do vậy, mà kết quả đạt được là chưa cao và
Trần Thị Oanh

14

Lớp:ĐHLT - LTH K1


công tác này vẫn còn nhiều tồn tại như: Tài liệu chưa được xác định một cách cụ
thể, không rõ ràng mà chỉ mang tính chất chung chung. Và trong khi xác định
giá trị tài liệu có sự nhầm lẫn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị.
Ví dụ: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Thanh tra Quận

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU
STT Tiêu đề hồ sơ tài liệu
01

Thời hạn bảo quản

Tài liệu chỉ đạo về công tác thanh tra, kiểm tra Vĩnh viễn
giải quyết khiếu nại tố cáo về đất đai.

02

Hồ sơ thanh tra kiểm tra nội bộ quản lý đất đai

Lâu dài

03

Chương trình, kế hoạch và báo cáo về công tác Vĩnh viễn
thanh tra hàng năm của quận.

04

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác thanh Tạm thời
tra 6 tháng, 9 tháng của quận.

05

Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác thanh tra, giải Vĩnh viễn
quyết khiếu nại, tố cáo.

06

Hồ sơ các vụ thanh tra điển hình:
- Văn bản chỉ đạo;

- Đề cương thanh tra;
- Các biên bản làm việc trong quá trình thanh tra;

Lâu dài

- Kết luận và kiến nghị xử lý chính thức về vụ
việc;
- Các tài liệu liên quan khác.
07

Sổ ghi biên bản các cuộc họp thanh tra của quận

Lâu dài

08

Tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu chống gian Lâu dài
lận trong đất đai

09

Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo:
- Đơn thư giải quyết khiếu nại, tố cáo;

Trần Thị Oanh

15

Lớp:ĐHLT - LTH K1

- Văn bản chỉ đạo;

Lâu dài

- Các báo cáo, trong quá trình điều tra sự việc;
- Quyết định xử lý.
Khi xác định giá trị tài liệu những tài liệu có giá trị đã được đưa vào kho
lưu trữ để bảo quản, những tài liệu hết giá trị, tài liệu trung gian được loại ra tiêu
hủy. Muốn không nhầm lẫn tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử và
để xác định một cách chính xác thì mấy năm trở về đây trong khi xác định giá trị
tài liệu thì văn phòng UBND Quận đã tiến hành xác định giá trị tài liệu (Thành
lập Hội xác định giá trị tài liệu).
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
Chủ tịch Hội đồng: Phan Lan Tú ( chủ tịch UBND Quận NamTừ Liêm).
Ủy viên:
- Nguyễn Thị Sơn (Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường).
- Lê Văn Bình (Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo).
- Nguyễn Trường Sơn (Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch).
- Đỗ Thiện Đức (Trưởng phòng Lao động TB & XH).
- Trần Thanh Long (Trưởng phòng Nội vụ).
- Đỗ Anh Tuấn (Trưởng phòng Quản lý đô thị).
- Nguyễn Thị Bích Liên (Trưởng phòng Kinh tế).
- Lê Thị Phương Anh (cán bộ Lưu trữ).
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm được thành lập từ năm 2014 đến
nay. Thời gian hoạt động không nhiều lại là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Quận Nam Từ Liêm, chính vì vậy số lượng tài liệu sản sinh không nhiều. Tổng
số tài liệu của cơ quan hiện có khoảng 30m.
Trần Thị Oanh

16

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Từ năm 2014 đến năm 2015, công tác chỉnh lý chưa được quan tâm và
tiến hành hàng năm, số lượng tài liệu tồn đọng, thậm chí bó trong bao tải chất
đống.
Bộ phận lưu trữ của UBND Quận Nam Từ Liêm sắp xếp lịch vào kho lưu
trữ Quận cho bộ phận lưu trữ các phòng, ban chuyên môn trực thuộc phối hợp
chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của Phòng, ban, đơn vị nào tự sắp xếp
thành hồ sơ hoàn chỉnh để trên cơ sở đó xây dựng công cụ tra tìm và xác định
giá trị tài liệu lưu trữ.
Quy trình chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Công văn
283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư & Lưu trữ
Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Phân loại tài liệu được thực hiện theo phương án “ Thời gian - Mặt hoạt
động”. Tài liệu trước hết được chia theo thời gian, sau đó phân theo mặt hoạt
động phương án phân loại tài liệu cho phòng Tài nguyên và Môi trường được
xây dựng theo phương án: “Thời gian - Mặt hoạt động” có thời gian từ năm
2014 đến 2015 bao gồm các bước:
Bước 1. Phân chia tài liệu về các nhóm theo mặt thời gian.
Năm 1014.
Năm 2015
Bước 2. Phân chia tài liệu từ nhóm về các mặt hoạt động.
Năm 2014 - 2015 có các mặt hoạt động sau:
1.

Vấn đề chung.

2.

Nhà ở.

3.

Quản lý đất đai.

4.

Môi trường.

Bước 3. Phân chia tài liệu từ các mặt hoạt động thành các nhóm.
Trần Thị Oanh

17

Lớp:ĐHLT - LTH K1


Ví dụ: Năm 2014.
1.

Vấn đề chung.

1.1. Tài liệu chung về các mặt hoạt động chung của Phòng.
1.2. Xây dựng cơ bản.
1.3. Thi đua khen tưởng.
1.4. Tổ chức cán bộ.

1.5. Văn thư – Lưu trữ.
2.

Nhà ở.

2.1. Vấn đề chung.
2.2. Phát triển nhà ở
2.3. Nhà sang tên trước bạ.
2.4. Nhà cho thuê, bán nhà.
2.5. Nhà trụ sở văn phòng giao dịch.
3.

Quy hoạch đất đai.

3.1. Vấn đề chung.
3.2. Đo đạc lập vấn đề địa chính.
3.3. Quy hoạch lập kế hoạch sử dụng đất.
3.4. Chính sách đất đai.
3.5. Giao đất, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất.
3.6. Đăng kí đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
3.7. Thống kê, kiểm kê đất.
3.8. Thanh tra xử lý vi phạm.
3.9. Giải quyết tranh chấp khiếu nại về đất đai.

Trần Thị Oanh

18

Lớp:ĐHLT - LTH K1

4.

Môi trường.

4.1. Vấn đề chung.
4.2. Công tác quản lý và bảo vệ môi trường.
Bước 4. Phân chia tài liệu từ các nhóm vừa thành nhóm nhỏ ( ra hồ sơ).
1.

Vấn đề chung.

1.1.

Vấn đề chung.

1.2.

Xây dựng cơ bản.

1.2.1. Xây dựng đô thị.
1.2.2. Xây dựng hạng mục công trình.
1.2.3. Đường bê tông – thoát nước.
1.3.

Thi đua khen thưởng.

1.3.1. Vấn đề chung.
1.3.2. Các phong trào thi đua.
1.3.3. Hội nghị sơ kết, tổng kết, phát động phong trào thi đua.

1.3.4. Các phong trào kỉ niệm.
1.4.

Tổ chức cán bộ.

1.4.1. Vấn đề chung.
1.4.2. Hồ sơ tài liệu về thực hiện biên chế, lãnh đạo, tiền lương hàng
năm của UBND Huyện và các đơn vị trực thuộc.
1.4.3. Các báo cáo về chuyên đề cán bộ lao động, tiền lương, chức danh,
thi tuyển, nâng ngạch…
1.4.4. Hồ sơ miễn nhiệm, bổ nhiệm, chuyển nhiệm, điều động
1.4.5. Công tác đào tạo, bồi thường cán bộ Quận, phường.
1.4.6. Sổ thống kê cán bộ của UBND quận
Trần Thị Oanh

19

Lớp:ĐHLT - LTH K1


1.5.

Văn thư – Lưu trữ.

1.5.1. Vấn đề chung.
1.5.2. Những văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu trữ.
1.5.3. Công tác Văn thư.
1.5.4. Công tác Lưu trữ.
2.

Nhà ở.

2.1.

Vấn đề chung.

2.2.

Phát triển nhà ở.

2.2.1

Khu tái định cư.

2.2.2

Khu dân cư.

2.2.3

Khu dự án nhà chung cư.

3.

Quản lý đất đai.

3.1.

Vấn đề chung.

3.2.

Đo đạc, lập vấn đề địa chính.

3.3.

Quy hoạch lập kế hoạch sử dụng đất.

3.4.

Chính sách đất đai.

3.4.1. Hướng dẫn thống kê kiểm kê đất đai.
3.4.2. Quy định về thủ tục đăng ký đất đai.
3.5.

Giao đất, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất.

3.5.1

Thu hồi đất.

3.5.2

Tài liệu về giao đất để xác định các công trình.

3.5.3

Tài liệu về giao đất để sử dụng đất nông nghiệp.

3.5.4

Tài liệu về chuyển quyền sử dụng đất.

Trần Thị Oanh

20

Lớp:ĐHLT - LTH K1


3.6.

Đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

3.6.1.

Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để làm trụ sở văn

3.6.2.

Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và đất ở.

3.6.3.

Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất công nghiệp và lâm

phòng.

nghiệp.

3.6.4.

Đăng ký biến động đất đai.

3.6.5.

Đăng ký đính chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

3.6.6.

Đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất.

3.6.7.

Đăng ký thế chấp đất đai.

3.6.8.

Đăng ký xóa thế chấp đất đai.

3.7. Thống kê, kiểm kê các loại đất.
3.8. Thanh tra xử lý vi phạm.
3.9. Giải quyết tranh chấp, khiếu nại về đất đai.
4. Môi trường.
4.1. Vấn đề chung.
4.2. Công tác quản lý và bảo vệ môi trường.
4.2.1. Chất thải các nhà máy, xí nghiệp, bệnh viên.
4.2.2. Rác thải của các hộ gia đình, các làng nghề.
2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
2.2.4.1. Thống kê tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ ở UBND Quận Nam Từ Liêm chủ yếu là loại hình tài liệu
hành chính và hiện nay là tài liệu lưu trữ được thống kê bằng số thống kê là chủ
yếu. Các loại số thống kê gồm:
Trần Thị Oanh

21

Lớp:ĐHLT - LTH K1


- Sổ nhập tài liệu lưu trữ;
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
Mẫu số do Nhà nước quy định.
Những loại sổ này vẫn chưa được cơ quan sử dụng:
- Sổ thống kê phông lưu trữ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh phương án thống kê truyền thông thì UBND Quận còn sử dụng
phần mềm để quản lý tài liệu lưu trữ.
2.2.4.2. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra tìm TLLT dùng để giới thiệu thành phần và nội dung nghiên
cứu tra tìm được nhanh chóng.
Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra tìm chủ yếu tại
kho lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm.
Ví dụ:

- Mục lục hồ sơ của Quận Nam Từ Liêm năm 2014 - 2015.
- Mục lục hồ sơ dự án của phòng KHKT & PTNT năm 2014.
- Mục lục hồ sơ tạm thời của phòng LĐTB & XH năm 2014.

2.2.5. Bảo quản TLLT

Công tác bảo quản có vai trò quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ và
đảm bảo an toàn cho tài liệu. Làm rõ điều đó nên UBND quận đã áp dụng các
biện pháp khoa học kỹ thuật và công tác bảo quản tài liệu.
2.2.5.1. Các trang thiết bị bảo quản.
Về phòng kho: Phòng kho là trang thiết bị tối thiểu và cần thiết phải có để
bảo quản tài liệu bởi nếu không xây dựng kho để tài liệu thì tài liệu sẽ không
được bảo quản tốt sẽ làm cho tài liệu dễ bị hỏng, mất mát.
UBND Quận NamTừ Liêm đã xây dựng 02 phòng kho lưu trữ diện tích
Trần Thị Oanh

22

Lớp:ĐHLT - LTH K1


của mỗi phòng kho là 52m2/phòng, được bố trí tại tầng 2 để chống ẩm mốc.
Thiết kế đảm bảo các yêu cầu thoáng mát, chống được ánh sáng trực tiếp, bụi,
tránh được mưa lũ và các côn trùng… thuận lợi cho việc bản quản TLLT và tra
tìm.
Về các trang thiết bị: UBND Quận Nam Từ Liêm đã trang bị khá đầy đủ các
thiết bị để bảo quản tài liệu như: Giá, tủ, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu,… đặc
biệt Huyện đã đầu tư cho phòng kho lưu trữ 01 máy điều hòa, 02 quạt thông gió để
duy trì nhiệt độ thích hợp cho tài liệu, có hệ thống báo cháy và bình chữa cháy.
Ngoài ra còn có 60 giá sắt để tài liệu, 470 hộp các tông, 1.541 cặp ba dây…
2.2.5.2 Biện pháp bảo quản tài liệu


Biện pháp phòng chống nấm mốc:

Tài liệu trước khi đưa vào kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, các phòng kho

luôn được làm sạch, vì vậy, tài liệu trong kho không bị nấm mốc xâm hại. Hàng
năm UBND Quận đều cấp kinh phí để phun nước diệt nấm mốc.


Biện pháp chống côn trùng:

Công trùng là loại gây hư hại tài liệu rất nguy hiểm, để không cho côn
trùng xâm nhập thì ngay khi xây dựng phòng kho, UBND Quận NamTừ Liêm
đã chọn địa điểm không cho tổ mối mọt. Tài liệu được đặt lên giá, tủ… không
để dưới đất, giá đựng tài liệu cách tường 50cm, cách mặt đất 30cm, và cách trần
1,5m để công trùng không có điều kiện bắc cầu xâm nhập.


Biện pháp chống cháy:

Chống cháy là một nội quy được đặt lên hàng đầu vì nếu có cháy xảy ra
thì mức đội tàn phá rất mạnh và rất lớn. Để phòng cháy trong kho, các đường
dây dẫn điện được trang thiết bị báo cháy tự động và các bình chữa cháy để có
thể kịp thời dập tắt đám cháy khi có cháy xảy ra.


Biện pháp chống chuột:

Trần Thị Oanh

23

Lớp:ĐHLT - LTH K1