Báo cáo thực tập văn thư hành chính tại UBND PHƯỜNG THANH NHÀN

MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao . Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải
xây dựng một bộ máy quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết thời đại ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ giữ
một vị trí rất quan trọng và đóng góp không nhỏ vào việc thành bại trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy Văn phòng Văn thư – Lưu
trữ cần phải được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả. Một Văn phòng Văn
thư – Lưu trữ khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển
khai được công việc một cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội
cũng như chất lượng công việc và ngược lại.
Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm các công việc như : xây dựng và
soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, chuyển giao văn bản,
lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ rất quan
trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
doanh nghiệp nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông
tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư được làm
tốt sẽ góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng hiệu quả và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước. Công
tác Văn thư đảm bảo giữ gì đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công
tác lưu trữ sau này.
Sau 3 năm học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào những kiến
thức đã được thầy cô trong trường giảng dạy, đến kỳ thứ năm Nhà trường đã tạo
điều kiện cho chúng em được đi thực tập lao động sản xuất tại các cơ quan, đơn
vị. Đây là một hoạt động mang tính chất thực tế và có ý nghĩa quan trọng đối

với mỗi sinh viên . Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng được lý luận
vào thực tiễn “ học đi đôi với hành”. Đưa những kiến thức đã được trang bị trên
2


giảng đường vận dụng vào công việc thực tế . Đồng thời cập nhật, bổ sung thêm
kiến thức cho bản thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi và rèn luyện kỹ năng
mềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… cũng như thực hiện
tốt nội dung và yêu cầu của đợt thực tập , qua đó mỗi cá nhân có sự chuẩn bị tốt
hơn cho môi trường làm việc sau này.
Qua quá trình học tập tại trường và nhận thức được mục đích của đợt thực
tập em đã chọn Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phường Thanh Nhàn là nơi thực
tập của mình. Sau thời gian gần 2 tháng thực tập ( từ ngày 04/11 đến ngày
26/12/2015) tại Uỷ Ban Nhân Dân phường Thanh Nhàn - Hà Nội, tuy còn gặp
nhiều khó khăn trong việc áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, xong nhờ sự
giúp đỡ tận tình của các cô, chú, anh, chị của văn Uỷ Ban Nhân Dân phường
Thanh Nhàn nói chung và cô Vũ Thị Hương phụ trách công tác văn thư nói
riêng đã giúp đỡ em rất tận tình, tạo mọi điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình
em thực tập thực tập của mình cũng như có thêm nhiều những kiến thức, kinh
nghiệm phục vụ cho công việc và học tập sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thanh Nhàn, ngày 25 tháng 12 năm 2015
Sinh viên

Dương Phương Anh

3


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT

VỀ UBND PHƯỜNG THANH NHÀN
I.
•

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG THANH NHÀN:

UBND phường Thanh Nhàn
Địa chỉ: số 35 ngõ 54 Kim Ngưu, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà
Trưng, Hà Nội
Số điện thoại: 043.8634573
Chủ tịch: Phạm Hoàng Linh
Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị: Triệu Như Long
Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá – Xã hội: Vũ Thanh Loan

•

Phường Thanh Nhàn có diện tích 0,68 km2, giáp ranh với 8 phường: Cầu Dền,
Bạch Mai, Quỳnh Lôi, Quỳnh Mai, Phố Huế, Thanh Lương, Đồng Nhân, Đống
Mác. Có số dân đông với 5.635 hộ dân và 21.205 nhân khẩu, được chia thành 56
tổ dân phố.
II.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ CÁC
THÀNH VIÊN TRONG UBND PHƯỜNG THANH NHÀN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh
Nhàn

a.

Chức năng:

UBND tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND cấp trên chỉ
đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.

b.

Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông, lâm, nghiệp,
ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục,
y tế, khoa học, công nghệ và môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát thanh
và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài
4


nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng
sản phẩm hàng hoá.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan
Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân
ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ
quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương
quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương,
quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước
ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích

hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả
và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công
chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo sự
phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của
pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong
UBND
a. Chủ tịch:
Chủ tịch UBND phường là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND phường, chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của mình
theo luật định; cùng với tập thể chịu trách nhiệm về hoạt động cuả UBND
5


phường trước Thành uỷ, HĐND phường, trước UBND Thành phố Hà Nội. Chủ
tịch UBND phường phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các thành viên
khác của UBND phường, người được phân công phải chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND phường.
Chủ tịch UBND phường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Lãnh đạo công tác của UBND phường, các thành viên UBND, các cơ quan
chuyên môn của UBND phường thực hiện các mặt công tác theo đúng nghị
quyết của cấp uỷ, HĐND, chương trình công tác của UBND phường và pháp
luật của Nhà nước.
2. Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
phường trong việc thực hiện hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà
nước cấp trên, nghị quyết của Thành uỷ, HĐND phường và quyết định của

UBND phường.
3. Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc, quản lý điều hành bộ
máy hành chính hoạt động có hiệu quả.
4. Trực tiếp chỉ đạo các mặt công tác: Địa chính, nội chính, tổ chức bộ máy và
công tác của cán bộ, Chủ tịch Hội đồng Nghĩa vụ Quân sự, các công tác trọng
tâm, những việc đột xuất như thiên tai - dịch hoạ - thảm hoạ- dịch bệnh.
5. Tổ chức chỉ đạo việc tiếp dân, xét giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo
của nhân dân theo quy định của pháp luật.
6. Triệu tập và chủ toạ các phiên họp của UBND phường.
7. Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của UBND phường, miễn nhiệm, kỷ
luật Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường.
8. Đình chỉ việc thi hành các nghị quyết sai trái của HĐND phường và đề nghị
HĐND phường bãi bỏ.
9. Thường xuyên giữ mối quan hệ với Chủ tịch HĐND phường, Chủ tịch Uỷ
ban Mặt trận Tổ quốc, Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân, Chánh án Toà án
nhân dân và các đoàn thể.
10. Chủ tịch UBND phường đưa ra thảo luận trong hội nghị Chủ tịch, các Phó
chủ tịch và trực tiếp quyết định các vấn đề sau:
6


- Những vấn đề liên quan nhiều ngành đã được thủ trưởng các ngành phối hợp
xử lý nhưng ý kiến còn khác nhau.
- Những vấn đề do Chủ tịch UBND các phường; thủ trưởng các ngành đoàn thể
đề nghị vượt quá thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng các ngành hoặc giữa thủ
trưởng các ngành và Chủ tịch UBND các phường còn có ý kiến khác nhau.
- Những vấn đề đột xuất vượt quá thẩm quyền giải quyết của Trưởng các phòng,
ban, ngành.
b. Các phó Chủ tịch:
Phó chủ tịch UBND phường thực hiện các nhiệm vụ được UBND phường

phân công; trực tiếp chỉ đạo công tác, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
phường, thay mặt Chủ tịch UBND phường giải quyết các công việc được giao.
Trong phạm vi công việc được phân công, Phó chủ tịch UBND có trách
nhiệm và quyền hạn:
1. Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng và cho ý kiến các đề án trước khi
báo cáo với UBND phường, với Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND phường
đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các đề án đó.
2. Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, ngành, UBND các phường tổ chức thực
hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, nghị quyết của Thị uỷ,
HĐND phường, các chỉ thị, quyết định của UBND Thị xã; thay mặt Chủ tịch
UBND phường đình chỉ và yêu cầu có biện pháp sửa chữa, khắc phục đối với
các vấn đề do các ngành, các xã/phường làm trái với quy định của Trung ương,
của Thành phố Hà Nội và của phường.
3. Căn cứ chương trình công tác của UBND phường, xây dựng kế hoạch công
tác và chỉ đạo công tác trọng tâm hàng tháng, quý, năm thuộc lĩnh vực phụ trách.
4. Giải quyết kịp thời những đề nghị, khiếu nại thuộc lĩnh vực phụ trách.
5. Chỉ đạo điều hành kinh phí được duyệt: trực tiếp điều hành quản lý các
chương trình tài trợ quốc tế(nếu có) thuộc lĩnh vực phụ trách.
6. Theo dõi và có ý kiến nhận xét của mình về bố trí, sử dụng cán bộ lãnh đạo
7


các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND phường. Phó chủ tịch được phân
công thường trực phụ trách một số lĩnh vực công tác, giúp Chủ tịch theo dõi
công tác giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân, thay mặt Chủ tịch lãnh đạo
công tác của UBND phường khi Chủ tịch đi vắng.
c. Các thành viên của UBND phường phụ trách các phòng, ban
1. Xây dựng chương trình công tác của phòng, ban, báo cáo cuả UBND phường,
ngành dọc cấp trên và chỉ đạo thực hiện các chương trình công tác đó.
2. Chỉ đạo công tác và các vấn đề thuộc thẩm quyền mình phụ trách.

3. Giải quyết hoặc xem xét trình UBND phường, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND
phường giải quyết các đề nghị của các ngành, đoàn thể, UBND phường về
những vấn đề thuộc chức năng quản lý của ngành, lĩnh vực công tác thuộc mình
phụ trách.
4. Tham gia giải quyết các công việc thuộc UBND phường, thực hiện nhiệm vụ
được Chủ tịch UBND phường uỷ nhiệm.
5. Tham gia đầy đủ các kỳ họp UBND Thị xã.
6. Mỗi thành viên UBND Thị xã chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình
trước HĐND, UBND Thị xã và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Thủ trưởng các phòng, ban, ngành sử dụng đúng và đầy đủ quyền hạn của mình
để giải quyết các vấn đề thuộc chức năng của phòng, ban, ngành trong phạm vi
cả Thị xã, không đùn đẩy lên UBND Thị xã hoặc đùn đẩy sang ngành khác; chỉ
trình lên UBND Thị xã những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc đã cùng các
phòng, ban, ngành khác phối hợp giải quyết nhưng còn có những ý kiến khác
nhau.
Các văn bản do Trưởng phòng, ban, ngành hướng dẫn các xã/phường hoặc các
đơn vị trong Thị xã thực hiện các chủ trương của ngành dọc hoặc của UBND
Thị xã đều phải thông qua Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND Thị xã phụ trách
khối theo đúng quy trình soạn thảo, ban hành văn bản.

8


Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, UBND các xã/phường có quyền đề nghị
UBND Thị xã trả lời những kiến nghị của đơn vị mình. Trong thời gian không
quá 10 ngày, UBND Thị xã phải giải quyết đề nghị của các đơn vị bằng văn bản
(trừ các trường hợp lớn, phức tạp).
Thủ trưởng các phòng, ban, ngành nếu phân công hoặc uỷ nhiệm cho cấp phó
giải quyết công việc nào vẫn phải chịu trách nhiệm về việc làm của ngươì mà
mình uỷ nhiệm

III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG THANH
NHÀN

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND
Kinh tế - Đô thị

Tổ Địa chính – Xây dựng Kinh tế
Quản lí đô thị

Phó Chủ tịch UBND
Văn hoá – Xã hội

Quân sự
Kế toán – Tài chínhTư pháp - Hộ tịch

Trưởng Quân sựKế toánThủ quỹ CB 1
CB ĐC-XD 1 CB ĐC-XD
CB KT
2 kiêm nhiệm

9

CB 2

Văn phòng

CB 1

CB 2

Văn hoá – Xã hội

CB 3 LĐTBXH VHTT

TNMT


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA UBND PHƯỜNG THANH NHÀN
I.

TÌNH HÌNH VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ LÀM CÔNG
TÁC VĂN THƯ

1.

Về tổ chức:
Văn phòng của UBND phường Thanh Nhàn cũng là phòng tiếp nhận và
trả kết quả hồ sơ hành chính, gồm có 3 cán bộ, chịu sự quản lý của Phó chủ tịch

2.

UBND phụ trách về Văn hoá - Xã hội
Về cán bộ:
Các cán bộ Văn phòng UBND là các cán bộ kiêm nhiệm
II.

THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA

UBND

1.
a.
•
•
•

Tình hình làm công tác văn thư:
Xây dựng, ban hành và soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
Đánh máy hoàn chỉnh văn bản.

•

Ký văn bản

b.
•
•
•
•
•
•
•
c.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
Kiểm tra thể thức

Trình ký
Ghi số, ngày, tháng văn bản
Đóng dấu văn bản
Đăng kí văn bản
Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghien cứu và sử dụng văn bản lưu
Quy trìnnh quản lý và giải quyết văn bản đến:

•

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

•

Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

•

Đăng kí văn bản đến

•

Trình và sao văn bản đến

•

Chuyển giao văn bản đến

•
d.

Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

•

Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
10


•

Lập hồ sơ

•

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

e.

Quản lý và sử dụng con dấu:

•

Các loại con dấu

•

Quản lý con dấu

•

Sử dụng con dấu

f.
•
•
•
•
•
•
2.
a.

Trang thiết bị tại Văn phòng:
Máy in
Máy photocopy
Máy scan
Máy vi tính
Máy điện thoại
Máy fax
Các yêu cầu đối với cán bộ văn thư và công tác văn thư
Đối với công tác văn thư:
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước,công tác văn thư tại văn phòng
phải đảm bảo các yêu cầu:

-

Nhanh chóng: xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ
giúp giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan.

-

Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích
dẫn phải chính xác. Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về thể thức văn
bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng tiêu chuẩn
nhà nước ban hành.

-

Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng làm
việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải
đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

-

Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại, tránh
tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các
phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

b.


Đối với cán bộ văn thư:
Yêu cầu về phẩm chất chính trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào
đường lỗi chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thức
11



chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước và nội quy của cơ quan.
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững nghiệp vụ,
luôn luôn học tập nâng cao trình độ. Phải có kỹ năng thực hành thành thục có
chất lượng, hiệu quả cao.Cán bộ văn thư cần thiết phải rèn luyện tính bí mật, tỉ
mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, nhạy bén linh hoạt trong công việc.

12


*Mẫu hoá một số văn bản:

13


14


15


16


17


18

19


20


21


22


23


24


25