Báo cáo thực tập văn thư hành chính tại UBND HUYỆN QUẾ võ

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I:.........................................................................................................3
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN
QUẾ VÕ...............................................................................................................3
I.Tổng quan về UBND Huyện..................................................................................3
1. Vị trí, chức năng, quyền hạn.................................................................................3
1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn.................................................................................3
1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển...................................................................11

CHƯƠNG II.......................................................................................................15
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ.......15
I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN..........................................................15
1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư..............................................................15
1.1. Xây dựng và ban hành văn bản.......................................................................15
1.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:..................................................15
1.3.Quy trình quản lý văn bản đi............................................................................15
1.4.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................15
1.5.Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................16
1.6.Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư........................................................16
1.Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị......................................16
II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN.......16
1.Cơ sở khoa học.....................................................................................................17
1.1.Khái niêm về nghiệp vụ văn thư.......................................................................17
1.2.Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư........................................................................17
1.3.Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng.................................................18

2.Công tác văn thư tại cơ quan:..............................................................................18
2.1.Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản.........................................................18
2.2.Xác định văn bản cần soạn thảo.......................................................................18
2.3.Phân công soạn thảo văn bản............................................................................18
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản.............................................................................18


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

3.Thể thức văn bản..................................................................................................19
3.1.Đánh máy, nhân văn bản..................................................................................21
3.2.Kiểm tra văn bản trước khi trình ký.................................................................21
3.3.Trình ký và ký văn bản.....................................................................................21
4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................21
5.Công tác quản lý và xử lý văn bản đi..................................................................22
6.Công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................................23
7.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....................24
7.1.Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan........................24
7.2.Xây dựng danh mục hồ sơ................................................................................25
7.3.Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ..........................................................................25
7.4.Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....................................25
7.5.Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....................................26
II. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại cơ quan.....................26
III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị................................................................27
1. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Quế võ............................................................27
2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên.....................................................................28
3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............................................................28

KẾT LUẬN........................................................................................................29


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư hành chính là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư hành chính luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày
nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện
đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò
quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính,
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính
sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với
hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai
nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo UBND huyện Quế Võ, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại phòng Nội Vụ
UBND huyện Quế Võ kể từ ngày 25/10/2015 đến hết ngày 25/12/2015. Trong
khoảng thời gian này bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các
kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ
sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ
văn phòng tại đây.

Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
thư – Lưu trữ đối vơi sự phát triển của đất nước, thấy được sự bất cập trong
công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán
1


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức
của mình, trưởng thành hơn sau khi thực tập ở cơ quan. Báo cáo sau đây là kết
quả của quá trình thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc
rút được tại cơ quan thực tập.

Hà nội, ngày 25 tháng 12 năm 2015
SINH VIÊN

NGUYỄN THỊ HÒA

2


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

CHƯƠNG I:
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN
QUẾ VÕ.
I.Tổng quan về UBND Huyện.
1. Vị trí, chức năng, quyền hạn.
1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn.
a.Vị trí, chức năng.
UBND Huyện là do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành pháp
luật của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước nói trên.
UBND Huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,các văn bản
của cơ thực hiện chủ trương, ninh quốc phòng và thưc hiện pháp phát triển KTXH, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách trên địa bàn.
UBND Huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
b. Nhiệm vụ,quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương,
biện pháp về xây dựng và phát triển kinh tế hợp tác xã và kinh tế hộ gia đình ở
địa phương;
Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình khuyến nông,
khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và biện pháp phát huy mọi tiềm năng của
các thành phần kinh tế ở địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh
doanh của các cơ sở kinh tế theo quy định của pháp luật.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; phê chuẩn quyết
toán ngân sách địa phương; quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực
3

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

hiện ngân sách; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần
thiết; giám sát việc thực hiện ngân sách đã được
Hội đồng nhân dân quyết định;
Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thuỷ lợi
và biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi, bảo vệ rừng theo quy định của
pháp luật.
Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham
nhũng, buôn lậu và gian lận thương mại.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội
và đời sống, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
Quyết định các biện pháp và điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triển
mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông trên địa bàn theo quy hoạch
chung;
Quyết định biện pháp bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện để phát triển sự nghiệp.
Quyết định biện pháp giữ gìn, bảo quản, trùng tu và phát huy giá trị các công
trình văn hoá, nghệ thuật, di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh theo
phân cấp.
Quyết định biện pháp phòng cháy chữa cháy của địa phương.
Quyết định biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khoẻ nhân pháo dân, phòng,
chống dịch bệnh; chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Quyết định biện pháp thực hiện chính sách ưu đãi đối với thương binh,
bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước; biện pháp

thực hiện chính sách bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xoá đói,
giảm nghèo.
-Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Hội
đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
4


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Quyết định biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến
cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống của nhân dân ở
địa phương.
Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,
nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển tại địa phương
theo quy định của pháp luật.
Quyết định biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường; phòng, chống và
khắc phục hậu quả thiên tai bão lụt ở địa pương.
Quyết định biện pháp thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn
đo lường và chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả,
hàng kém chất lượng tại địa phương, bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang
nhân

dựng lực lượng dự bị động viên, thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ,

chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang

nhân dân ở địa phương; biện pháp kết hợp quốc phòng, an ninh với kinh tế, kinh
tế với quốc phòng, an ninh.
Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn
xã hội; biện pháp đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Hội đồng
nhân dân có những quyền hạn và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định các nhiệm vụ thực hiện chương trình, dự án phát triển kinh tế
- xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa và
vùng còn nhiều khó khăn.
Quyết định biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, chính
sách tôn giáo theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực thi hành pháp luật. Hội đồng nhân dân huyện thực hiện
5


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương.
Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các
quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản
của cơ quan tổ chức cá nhân ở địa phương.
Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới
hành chính, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau

đây.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban
nhân dân, Trưởng Ban và các thành viên khác của các Ban của Hội đồng nhân
dân, Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội
đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin thôi làm
nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật.
Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;
Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban nhân
dân cùng cấp, nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp xã;
Giải tán Hội đồng nhân dân cấp xã trong trường hợp Hội đồng nhân dân đó làm
thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của nhân dân, trình Hội đồng nhân dân cấp
tỉnh phê chuẩn trước khi thi hành.
Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.

6


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Sơ đồ bộ máy UBND Huyện Quế Võ
Chủ Tịch UBND Huyện

Phó chủ tịch UBND
Huyện phụ trách khối
kinh tế tài chính.

Phòng
nội vụ

Phòng
LĐ &
TBXH

Phòng
tài
chính
Kế
hoạch

Phòng
Giáo
dục và
Đào
tạo

Phòng
văn
hóa- Xã
hội

Phó chủ tịch UBND
Huyện phụ trách khối
kinh tế, nông nghiệp
xây dựng.

Phó chủ tịch UBND
Huyện phụ trách khối
văn hóa xã hội.

Phòng
y tế

Phòng
tài
nguyên
môi
trường

Phòng
tư pháp

Phòng
kinh tế
- Hạ
tầng

Phòng
Nông
nghiêp

Phòng
thanh
tra

Văn

Phòng
UBND
HĐND

7


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

UBND Huyện có 12 phòng chuyên môn có chức năng giúp việc cho
UBND theo nghị định số: 14/2008/NĐ - CP quy định chức năng, nhiệm vụ của
các phòng ban cụ thể sau:
- Phòng Nội Vụ: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện ( sau đây
gọi chung là UBND huyện ), có chức năng tham mưu, giúp UBND Huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan
hành chính, sự n ghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương,
địa giớ hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, cán bộ công chức
xã phường, thị trấn , hội, tổ chức Phi chính phủ, văn thư lưu trữ Nhà nước, tôn
giáo, thi đua khen thưởng.
- Phòng Lao Động – Thương Binh và Xã Hội: là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND Huyện ( sau đay gọi chhung là UBND cấp huyện ), tham mưu,
giúp UBND cấp Huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Lao đông
việc làm, dậy nghề tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
an toàn lao động,trợ cấp xã hội, trợ cấp cho người có công, bảo trợ xã hội, bảo
vệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới.
- Phòng tài chính – Kế Hoạch: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức năng tham mưu, giúp
UBND cấp Huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh

vực: Tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp; thống
nhất quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, kinh tế liên
doanh với nước ngoài.
- Phòng Giáo Dục và Đào Tạo: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện, thị xã, thành phố , có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tào bao gồm: Mục tiêu,
chương trình nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo,giáo viên, tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và
đồ chơi trẻ em, quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.
- Phòng Văn Hóa Thông Tin: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
8


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Huyện, thị xã, thành phố, có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa gia đình, thể dục thể thao; du lịch; bưu
chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, báo chí ,
xuất bản.
- Phòng Y Tế: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện, thị xã, thành
phố, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân gồm: Y tế cơ sở; y tế
phòng, khám chữa bệnh và phục hồi chức năng, y học cổ chuyền, thuốc phòng
bệnh và chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y
tế, trang thiết bị y tế, dân số gia đình.
- Phòng Tài Nguyên Môi Trường: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện, thị xã, thành phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức

năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước:
Tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí
tượng,thủy văn;đo đạc bản đồ và biển ( đối với địa phương có biển ).
- Phòng tư pháp: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,thị xã, thành
phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức năng tham mưu, giúp
UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng
văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra xử lý văn bản quy phạm pháp luật sai
phạm; phổ biến giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ
giúp pháp lý; hòa giải cơ sở và công tác tư pháp khác.
- Phòng kinh tế: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành
phố,( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng tham mưu, giúp
UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp; lâm
nghiệp; công nghiệp; thủy lợi; thủy sản;phát triển nông thôn; tiểu thủ công
nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghệ; thương mại.
- Phòng thanh tra: là cơ quan chuyên môn thược UBND huyện,thị xã,
thành phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng thm
mưu,giúp UBND thự hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác thanh tra,
giải quyết khiếu nại, tố cáo; trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND huyện;
9


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, thanh tra giải quyết khiếu lại tố cáo và phòng
chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy Ban Nhân Dân: tham mưu tổng
hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu, giúp UBND cấp huyện về
công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ

tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND và UBND.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận phân công và hợp tác lao động.
- UBND Huyện chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, cố trách nhiệm
chấp hành mọi văn bản của UBND tỉnh và chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo
cáo định kỳ theo quy định hay đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh; đồng thời
chịu sự chỉ đạo của Tỉnh ủy; sự giám sát của HĐND Huyện trong quản lý và
điều hành.
- UBND Huyện phối hợp chặt chẽ với thường trực HĐND huyện trong
việc chuẩn bi chương trình làm việc của kì họp HĐND huyện, các báo cáo, các
đề án của UBND huyện trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện Nghị Quyết của HĐND giải quyết theo thẩm quyền, kiến nghị
của HĐND huyện và trả lời chất vấn của HĐND xã.
- UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
huyện và các đoàn thể chăm lo lợi ích của nhân dân. UBND thị xã có trách
nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các
đoàn thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
- UBND huyện phối hợp với Viện Kiểm Sát Nhân dân, Tòa án nhân dân
huyện trong việc đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp
luật, giữ vững kỷ cương và kỷ luật hành chính tại địa phương.

10


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển.

Quế Võ là một huyện được thành lập năm 1961, thuộc tỉnh Bắc Ninh.
Huyện lỵ là thị trấn Phố Mới.Huyện Quế Võ ở phía Tây huyện Tiên Du và
thành phố Bắc Ninh. Phia Nam huyện là Sông Đuống; qua sông là huyện Thuận
Thành và Gia Bình, phía Bắc huyện là sông Cầu; qua bên kia sông là huyện Việt
Yên và Yên Dũng của tỉnh Bắc Giang. Ở phía Đông giáp huyện Chí Linh thuộc
tỉnh Hải Dương.
Địa hình cơ bản Quế Võ là đồng bằng, có một số đồi xót, huyện có diện
tích nhỏ rừng trồng.
Quế Võ có 21 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: Thị trấn Phố Mới
( huyện lỵ) và 20 xã: Bằng An, Bồng Lai, Cách Bi, Chi Lăng, Đức Long, Châu
Phong, Đào Viên, Đại Xuân, Hán Quảng, Mộ Đạo, Nhân Hòa, Ngọc Xá,
Phượng Mao, Phương Liễu, Phù Lãng, Phù Lương, Quế Tân,Việt Hùng, Việt
Thống và Yên Giả.
Nằm trong tỉnh Bắc Ninh – Kinh Bắc xưa, Quế Võ vốn là một vùng đất
giàu truyền thống văn hiến và cách mạng. Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Bác
Hồ kính yêu, Đảng bộ nhân dân Quế Võ đã vững lên giành chính quyền, kháng
chiến chống giặc ngoại xâm giải phóng quê hương, cùng cả nước đi lên chủ
nghĩa xã hội. Trong công cuộc đổi mới, Đảng bộ và nhân dân huyện Quế Võ đã
đoàn kết phấn đấu, năng động sáng tạo vượt qua khó khăn – giành được những
kết quả quan trọng, xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp và văn minh.
Trong sự nghiệp các mạng vẻ vang ấy, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ,
trực tiếp là Ban chấp hành Đảng Bộ huyện và Ban thường vụ Huyện ủy,77 năm
qua các thế hệ cán bộ nhân viên văn phòng Huyện ủy Quế Võ đã phát huy
truyền thống của quê hương, vượt qua khó khăn, thử thách, phục vụ đắc lực sự
lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành và Ban Thường vụ Huyện ủy, góp phần
qquan trọng vào sự nghiệp cách mạng cống giặc ngoại xâm, giải phóng quê
hương Quế Võ ngày càng vững mạnh.
Nhằm ghi lại những sự kiện quan trọng về tổ chức và hoạt động của văn
phòng Huyện ủy Quế Võ trong quá trình thành lập Đảng bộ huyện và lãnh đạo
11

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

phong chào cách mạng của quê hương. Qua đó thực hiện lòng biết ơn các thế hệ
cán bộ văn phòng lớp trước đã có nhiều đóng góp cho Đảng bộ và quê hương
đất nước; đồng thời là điều kiện để giáo dục và động viên các thế hệ cán bộ Văn
phòng cấp ủy huyện lớp sau hãy noi gương các đồng chí cán bộ cha,anh, phát
huy truyền thống của Văn phòng cấp ủy huyện, ra sức phấn đấu, tham mưu,
phục vụ đắc lực sự lãnh đạo của Huyện ủy và Ban Thường Vụ Huyện Ủy; đóng
góp tích cực xây dựng Đảng bộ huyện trong sạch, vững mạnh, quê hương Quế
Võ ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Phát huy truyền thống cách mạng – tiếp thu ánh sáng của chủ nghĩa
Mác - Lênin, quan điểm tư tưởng lãnh đạo của Nguyễn Ái Quốc- thành lập tổ
chức Việt Nam cách mạng trên quê hương Quế Võ.
Huyện Quế Võ được thành lập tháng 8 năm 1961trên cơ sở sáp nhập 2
huyện Quế Dương và Võ Giảng tỉnh Bắc Ninh, có diện tích là 154,85 km2, với
142,920 người.
Nằm trong địa bàn thuộc tỉnh Bắc Ninh – Kinh Bắc xưa là vùng đất “địa
linh nhân kiệt”, huyện Quế Dương và Võ Giảng xưa ( Quế Võ ngày nay ) là
mảnh đất giàu truyền thống văn hiến và cách mạng.
Nơi đây cư dân Việt nam đã đến định cư sớm với di tích “trống đồng Quế
Tân” và nhiều dấu tích thời đại các vua Hùng, Châu Phong, Ngọc Xá, Mộ
Đạo,Cách Bi,...Với truyền thống hiếu học Quế Võ đã đóng góp 611 vị đại khoa,
Trạng nguyên, Tiến sỹ, hàng chục Thượng thư, sử thần nổi tiếng, có cả một
“làng Tiến sĩ Kim Đôi” và dòng họ Nguyễn Đức với 18 quận công...
Trong cuộc kháng chiến trống phương Bắc, đất và người Quế Võ đã cùng
Lý Thường Kiệt lập nên “ chiến tuyến Sông Cầu” huyền thoại, cùng sông nước

Lục Đầu Giang nhấn chìm quân sâm lược Nguyên Mông. Trong giai đoạn đầu
chống thực dân Pháp xâm lược có Nguyễn Cao một tướng tài, một nhà giáo, một
nhà thơ, một tấm gương dũng liệt của dân tộc Việt Nam.
Là một vùng đất giàu truyền thống yêu nước, ngay từ những năm 20 của
thế kỷ XX, ánh sáng cách mạng đã đến với Quế Võ là một trong những huyện
có phong trào cách mạng sớm của tỉnh Bắc Ninh. Dưới ách thống trị của thực
12


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

dân Pháp, vùng Thị Cầu, Đáp Cầu sớm trở thành vùng công nghiệp và đô thị;
nơi đây cũng sớm với ánh sáng của chủ nghĩa Mác-Lênin tiếp thu tư tưởng của
Nguyễn Ái Quốc.
Cuối năm 1926, Nguyễn Tuân ( Kim Tôn) một học sinh thhanh niên quê ở
Đáp Cầu đã được kết nạp vào tổ chức Việt Nam Cách mạng thanh niên và được
cử đi học lớp huấn luyện chính trị ở Quảng Châu – Trung Quốc. Sau khóa học,
Nguyễn Tuân trở về hoạt động tại Thị Cầu và Đáp Cầu.
Đầu tháng 77 năm 1927 Chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên Thị Cầu
– Đáp Cầu được thành lập do Ngô Đình Chương làm bí thư.
Giữa tháng 7 năm 1927, Ngô Gia Tự sau khi thành lập hội Việt Nam cách
mạng thanh niên ở Tam Sơn, đã hướng về thị xã Bắc Ninh thành lập chi hội
Tiền An và mở rộng hoạt động ở thị xã Bắc Ninh, Thị Cầu, Đáp Cầu.
Cuối tháng 7 năm 1927 Chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên VạnYến – Hà ( Vạn Phúc- Yên Ninh thuộc tổng Châu Khê – và Thổ Hà thuộc huyện
Việt Yên – tỉnh Bắc Giang) được thành lập, gồm có 7 người do Đàm Đức Hòa
làm Bí thư. Cùng thời gian này, chi hội Hóa Long được thành lập gồm 13 thành
viên do Nguyễn Văn Kỳ làm Bí thư. Chỉ trong vòng tháng 7-1927 trên đất Võ
Giảng có 3 chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành lập.

Tháng 6 năm 1928 dưới danh nghĩa là thầy giáo dậy tư, Ngô Gia Tự đã
mở lớp huấn luyện chính trị cho hội viên và một số thanh niên yêu nước của 2
tỉnh Bắc Ninh- Bắc Giang tại Đáp Cầu.Tài liệu giảng dậy là cuốn “ Đường cách
Mệnh” của Nguyễn Ái Quốc. Sau lớp học các học viên đã tỏa về các địa phương
tuyên truyền cách mạng và gây dựng cơ sơ.
Lãnh đạo hội rất quan tâm đến phong trào công nhân. Một số hội viên như
Vũ Xuân Hồng,Trần Nhu ( Đắc) được cử vào nhà máy giấy Đáp Cầu làm công
nhân để tuyên chuyền vân động cách mạng. Nhờ đó chi hội nhà máy giấy ra đời.
Tháng 9 năm 1928 chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành
lập ở trại lính Khổ Độ trong thành Bắc Ninh, gồm 07 người do Phạm Văn Thắng
làm bí thư.
Sau khi các chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành lập, nhiều
13


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

cuộc cách mạng đấu tranh chống đế quốc được phát huy liên tục như: Treo cờ
búa liềm, căng biểu ngữ, gián áp phích,dải truyền đơn nhân ngày 1/5 và kỉ niệm
cách mạng tháng Mười Nga (7/11); cuộc bãi thị giảm thuế chợ, thuế môn bài
kéo dài 7 ngày, buộc giới chủ phải chấp nhận yêu sách. Việc đột nhập phá nhà
mộ phu Ba Danh giải thoát hàng chục người bị giam giữ trở về quê làm ăn.
Trong những năm hình thành và phát triển Quế Võ đã không ngừng phát
triển, ngoài những khu công nghiệp đã và đang phát triển thì làng Gốm Phù
Lãng cũng ngày được để ý hơn. Nghề gốm Phù Lãng được hình thành và phát
triển ở đây vào khoảng thời Trần, thế kỷ XIV. Theo Tô Nguyên, Trình Nguyên
trong sách Kinh Bắc – Hà Bắc, thì ông tổ Phù Lãng là Lưu Phong Tú. Vào cuối
thời Lý, ông được triều đình cử đi sang Trung Quốc. Trong dịp đi này, ông học

được nghề làm gốm và truyền dậy cho người trong nước. Đầu tiên, nghề này
được truyền vào vùng dân cư đôi bờ sông Lục Đầu , sau đó chuyển về vùng Vạn
Kiếp ( Hải Dương). Vào đầu thế thời Trần ( thế kỷ XIII ), nghề được truyền đến
Phù Lãng. Hiện nay, bảo tàng lịch sử Việt Nam, một số nhà sưu tập còn lưu giữ
và trưng bày một số sản phẩm gốm Phù Lãng có niên đại khoảng thế kỷ 17-19.
Đó là sản phẩm gốm men nâu và những sắc độ của nó như men da lươn, vàng
nhạt, vàng thấm, vàng nâu ...Gốm Phù Lãng tập trung vào 3 loại hình: gốm dùng
trong tín ngưỡng ( lư hương, đài thờ, đỉnh...); gốm da dụng, gốm trang trí.

14


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ
Phòng văn thư của UBND huyện Quế võ chịu sự quản lý của phòng nội
vụ huyện gồm có một trưởng phòng hai phó phòng và một phòng chuyên viên
một phòng phụ trách bên thi đua khen thưởng.
I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
1.1. Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy hoàn chỉnh văn bản.
- Ký văn bản
1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đăng kí văn bản đến
- Trình và sao văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
1.3. Quy trình quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức
- Trình ký
- Ghi số, ngày, tháng văn bản
- Đóng dấu văn bản
- Đăng kí văn bản
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghien cứu và sử dụng văn bản lưu
1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ
15


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.5. Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu
- Quản lý con dấu
- Sử dụng con dấu
1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư
-

Máy in
Máy photocopy
Máy scan
Máy vi tính
Máy điện thoại
Máy fax

1. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị
Chánh văn phòng là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng
Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và
Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:
- Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình.
- Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết công
việc hằng ngày.
- Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy
trước khi trình ký, ban hành.
- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng. Duyệt, ký ban hành các báo cáo
công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy .
- Làm chủ tài khoản của Huyện ủy.
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng.
Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộ
huyện. Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo, giấy mời họp và
các văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền.
II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ
16

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

QUAN
1. Cơ sở khoa học
1.1. Khái niêm về nghiệp vụ văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã
hội…
1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước,công tác văn thư tại văn phòng
phải đảm bảo các yêu cầu:
- Nhanh chóng: xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời
sẽ giúp giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan.
- Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng
hoặc trích dẫn phải chính xác. Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về
thể thức văn bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng
tiêu chuẩn nhà nước ban hành.
- Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng
làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều
phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà
nước.
- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại,
tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác
văn thư.

17


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

1.3. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng
vào đường lỗi chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thức
chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước và nội quy của cơ quan.
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững nghiệp
vụ, luôn luôn học tập nâng cao trình độ. Phải có kỹ năng thực hành thành thục
có chất lượng, hiệu quả cao.Cán bộ văn thư cần thiết phải rèn luyện tính bí mật,
tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, nhạy bén linh hoạt trong công việc.
2. Công tác văn thư tại cơ quan:
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủ
trưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo
2.2. Xác định văn bản cần soạn thảo
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủ
trưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo
2.3. Phân công soạn thảo văn bản
Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hàn, người đứng đầu coq quan
phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
Cán bộ được phân công chỉ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Đối với văn bản mang tính chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thống của các tổ chức
chính trị - xã hội, quy trình, soạn thảo thường bao gồm các bước:

- Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: mục đích, yêu cầu,
đối tượng, phạm vi áp dụng; trên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ hoàn
thành văn bản.
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo.
- Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản
Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi sự vụ
18


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên.
3. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản Đảng.
Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ các thành phần thể
thức:
• Phụ lục 3: ví dụ về thể thức văn bản
a.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ
15,kiểu in hoa,đậm
Ví dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
b.Tên cơ quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu
in hoa, đậm
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ
-

tên cơ quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa

Ví dụ: THÀNH ỦY BẮC NINH
a. Số và ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14,
kiểu in thường
Ví dụ : Số 01-BC/HU
b. Địa điểm và ngày tháng năm của văn bản: font chữ times
new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng
Ví dụ: Quế Võ, ngày 20 tháng 5 năm 2015
c. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa,
đậm
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
- Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 1415, kiểu in thường, đậm
Ví dụ:
19


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Ban hành quy định về một số chế độ công tác văn phòng
cấp ủy các huyện, thị, các ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy
- Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểu
in thường, nghiêng
Ví dụ: Về chế độ chi tiêu đại hội
ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ BẮC NINH

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Quế Võ, ngày tháng năm 2015

*
Số : 143 – CV/HU
v/v tăng cường phòng chống bão lụt
năm 2015

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

VĂN PHÒNG

Quế Võ, ngày tháng năm

*
Số:100-QĐ/VPHU

QUYẾT ĐỊNH
1. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
2. Nơi nhận văn bản.
Nơi nhận:
-Như kính gửi;

T/M BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

-Lưu VP.

(Chữ ký)

Nơi nhận:

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

-Như kính gửi;

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

-Lưu VP.

(Chữ ký)

Ngoài các thành phần thể thức bắt bược, đối với từng văn bản cụ thể, tùy
theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức:
20


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

- Dấu chỉ mức độ mật ( mật, tối mật, tuyệt mật)
- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc)
- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị,
- Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.
3.1. Đánh máy, nhân văn bản
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm đánh máy nguyên văn bản thảo văn bản

theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót hoặc
không rõ ràng trong bản thảo văn bản thì phải hỏi lại người chủ trì soạn thảo
hoặc người đứng đầu đơn vị duyệt bản thảo văn bản đó. Việc nhân văn bản phải
đúng số lượng được quy định.
Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và đúng thời gian quy định.
3.2. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Người chủ trì soạn thảo văn bản và người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm
kiểm tra nội dung văn bản và xác định độ mật văn bản trước khi trình ký.
Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan thì chịu trách nhiệm kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức.
3.3. Trình ký và ký văn bản
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký các văn bản của cơ quan
Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được
giao; thẩm quyền ký văn bản của mỗi tổ chức chính trị - xã hội do người đứng
đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội đó quy định.
Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng
ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan. Người ký không được dung bút chì, bút mực
đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản.
4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến:Văn thư tiếp nhận từ các nguồn bưu điện,
fax, mạng. Đăng ký văn bản đến vào và đăng ký vào cơ sở dữ liệu gắn tệp đã
được scan
- Phân phối văn bản đến : Căn cứ trách nhiệm từng đồng chí lãnh đạo cơ
21


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

quan, văn thư xác định người chủ trì xử lý văn bản để trực tiếp chuyển
văn bản cho người chủ trì xử lý văn bản.
- Xử lý văn bản đến : Người chủ trì xử lý văn bản xác định người phối hợp
xử lý ( lãnh đạo đơn vị chức năng hay chuyên viên) theo đúng chức năng
nhiệm vụ quyền hạn của đơn vị hoặc cá nhân.
- Chuyển xử lý tiếp :Những văn bản cần xử lý tiếp thì người chủ trì xử lý
văn bản hoặc người phối hợp xử lý xác định người xử lý tiếp. Văn thư cập
nhật yêu cầu xử lý và chuyển cho người xử lý tiếp.
- Kết thúc xử lý: Người chủ trì xử lý văn bản nghiên cứu kết quả của người
phối hợp xử lý đạt yêu cầu thì ra quyết định kết thúc xử ký và phân công
người lập hồ sơ.
-

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chức năng hoặc
chuyên viên được phân công có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
giao, sau đó kiểm tra nội dung kết thúc hồ sơ và chuyển hồ sơ sang cơ sở
dự liệu “hồ sơ tại đơn vị”

• Phụ lục I:Sổ đăng ký văn bản đến của phòng Nội vụ
5. Công tác quản lý và xử lý văn bản đi
- Ban hành văn bản: Chuyên viên văn thư dự thảo công văn đi và chuyển
xin ý kiến người duyệt (lãnh đạo văn phòng). Người duyệt dự thảo xem
22


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

xét dự thảo chỉnh sửa, bổ sung những thiếu xót để văn thư chỉnh sửa. Sau
khi sửa dự thảo trình xin thêm ý kiến của người chủ trì xử lý và cập nhật
yêu cầu, ý kiến giải quyết của người chủ trì xử lý văn bản để tiếp tục sửa
đổi. Khi người chủ trì xử lý văn bản xác nhận trạng thái văn bản là “cho
phép phát hành văn bản” thì chuyển văn bản tới văn thư để cấp số.
- Ký văn bản: Trình cho người có thẩm quyền kí và chuyển văn bản tới văn
thư để đăng ký sổ.
- Đăng ký, phát hành, kiểm tra và theo dõi văn bản phát hành: Đăng ký sổ
văn bản đi, số và ngày tháng văn bản. Phát hành qua đường bưu điện,
đường mạng hay gửi trực tiếp kịp thời, chính xác đúng nơi nhận ghi trên
văn bản hoặc theo danh sách nhận văn bản. Kiểm tra, theo dõi văn bản
phát hành.
- Lập hồ sơ: Người dự thảo văn bản lập hồ sơ và thực hiện theo quy trình
lập hồ sơ.

• Phụ lục II: Sổ đăng ký văn bản đi của phòng Nội vụ
6. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu: Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm
quản lý , kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình.
23