Báo cáo thực tập văn thư hành chính tại UBND THỊ TRẤN yến LẠC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHÊ
─────────

Họ và tên: Lý Lan Linh

BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT
NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH K3
KHÓA HỌC (2013-2016)
Tên cơ quan: UBND thị trấn Yến Lạc
Địa chỉ: thị trấn Yến Lạc - Na Rì - Bắc Kạn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Hoàng Ngọc Thuyên

Hµ NéI - 2015

MỤC LỤC
PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................3
1


PHẦN II: NỘI DUNG...........................................................................................4
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC..................................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực
thuộc......................................................................................................................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN
THƯ CỦA UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC...........................................................16
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc...16
2.2. Công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc............................17
2.2.1. Tình hình cán bộ làm công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến
Lạc.........................................................................................................................17

2.2.2. Công tác chỉ đạo công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc
...............................................................................................................................17
2.3.Thực trạng tình hình công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc
...............................................................................................................................18
2.3.1. Cơ sở khoa học...........................................................................................18
2.3.2. Thực trạng tình hình công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến
Lạc..........................................................................................................................18
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN THƯ CỦA UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC....................................35
3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác hành chính văn thư........35
3.1.1. Ưu điểm......................................................................................................35
3.1.2. Nhược điểm.................................................................................................36
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác hành chính văn thư.....................36
3.3. Một số kiến nghị với UBND thị trấn Yến Lạc...............................................37
PHẦN III: KẾT LUẬN......................................................................................38
PHẦN IV: PHỤ LỤC..........................................................................................39

2


PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hộ dù lớn hay nhỏ muốn thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến
các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp
trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị-xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị-xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó có giữ vị trí
trọng yếu trong công tác văn phòng.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác, phòng chống nạn quan liêu giấy tờ,
đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan tổ chức. Góp phần
giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng về lâu dài.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc, theo sự
phân công của Trung tâm, tôi về thực tập tại Văn phòng UBND thị trấn Yến Lạc
từ ngày 10/11/2015 đến ngày 25/12/2015. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,
thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện và sự chỉ bảo
hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong văn phòng cùng với sự
nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.
Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, những thu hoạch trong thời gian thực tập sẽ được trình bày cụ
thể trong báo cáo dưới đây.

3


PHẦN II: NỘI DUNG

* Giới thiệu chung về thị trấn Yến Lạc
Thị trấn Yến Lạc là trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị của huyện Na Rì,
cách thị xã Bắc kạn 69km về phía Đông; có tuyến Quốc lộ 3B chạy qua địa bàn
thị trấn, ngoài ra còn có các trục đường phụ, đường vành đai nội thị, đường liên
xã lân cận như đường sang xã Kim Lư, xã Lương Hạ và xã Lam Sơn. Phía Bắc
giáp xã Lương Hạ, phía Nam giáp xã Lam Sơn và Kim Lư, phía Tây giáp xã
Lương Hạ và Lam sơn, phía Đông giáp xã Kim Lư.
Thị trấn Yến Lạc có tổng diện tích 421,45ha, dân số 5.728 khẩu với 05 dân
tộc cùng sinh sống gồm: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Sán Chí, trong đó người Tày

chiếm 60% dân số. Dân cư phân bố thành 13 tổ dân phố. Mức tăng dân số hàng
năm là 1,16 %.
Là trung tâm kinh tế - xã hội của huyện, thị trấn Yến Lạc có những điều
kiện thuận lợi về giao thương hàng hóa, phát triển kinh tế với các tuyến giao
thông liên tỉnh, liên huyện. Bên cạnh đó, cơ sở vật chất giáo dục, y tế, internet đầy
đủ, tiềm năng dồi dào về tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản, bản sắc văn hóa đa
dạng, đặc sắc của cộng đồng các dân tộc thiểu số, cùng với những chính sách ưu
đãi đầu tư của tỉnh và địa phương, thị trấn Yến Lạc đang mở ra những cơ hội đầu
tư hứa hẹn mang lại nhiều thành công cho các nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh./.

4


CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VÊ UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC

1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị trấn Yến Lạc
1.1.1. Nguyên tắc làm việc
Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động,
sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được
giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân
dân thị trấn Yến Lạc chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân thị trấn Yến Lạc; phối hợp
chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân
cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp
thời và hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân.

Cán bộ, công chức cơ quan UBND thị trấn Yến Lạc phải sâu sát cơ sở, lắng
nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ,
từng bước đưa hoạt động của cơ quan Ủy ban nhân dân ngày càng chính quy, hiện
đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân
dân.

1.1.2. Chức năng của UBND thị trấn Yến Lạc
Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc là do Hội đồng nhân dân thị trấn bầu ra,
là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
5


Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an ninh, và thực hiện các chính sách khác trên địa
bàn.
Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị trấn Yến Lạc
1.1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán dự toán cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp

cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

1.1.3.2. Trong lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo nhân dân thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát
triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành
nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
6


Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và
nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

1.1.3.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch, xây
dựng thị trấn, xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thị trấn, quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn thị trấn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên.

1.1.3.4. Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thê
dục thê thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, thông tin, giáo dục, y
tế, xã hội và thể dục thể thao trên địa bàn thị trấn và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn; thực hiện các chủ trương xã
hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định
về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

7


Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị truyền thống, di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế trên địa bàn; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ, chăm sóc sức khỏe người già, người tàn tật, trẻ mồ côi
không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân
số và kế hoạch hóa gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật của các cơ sở hành nghề y, dược tư
nhân;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ
chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.

1.1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn thị trấn;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn.

1.1.3.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
8


Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn;
ngăn chặn việc sản xuất và lưu thông hàng giả, hàng kém chất lượng trên địa bàn.

1.1.3.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự và an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phong thủ, quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công
tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám sơ tuyển nghĩa vụ quân sự;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm khác trên địa bàn;
Thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư
trú của người nước ngoài trên địa bàn;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an

ninh trật tự, an toàn xã hội.

1.1.3.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương;
Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng,
tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

9


1.1.3.9. Trong việc thi hành pháp luật
Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành
Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên
và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,
nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Tổ chức thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân; chỉ đạo công tác hòa giải trên địa bàn.

1.1.3.10. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính
Tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy
định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhân

dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức,biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Ủy ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thị trấn;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.

10


1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị
trực thuộc
1.2.1. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ):
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thị trấn Yến Lạc

Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND thị trấn Yến Lạc có
cơ cấu tổ chức gồm:
Chủ tịch UBND thị trấn Yến Lạc - Ông Phạm Ngọc Du: Là người đứng
đầu cơ quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động
của UBND thị trấn.
Phó Chủ tịch UBND thị trấn Yến Lạc - Ông Lý Văn Hiếu: Quản lý và
giải quyết các vấn đề về kinh tế; báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND.
Phó Chủ tịch UBND thị trấn Yến Lạc - Hoàng Văn Su: tổ chức, quản lý
các hoạt động văn hóa xã hội - văn hóa thông tin của UBND do Chủ tịch UBND
phân công.
UBND thị trấn Yến Lạc có các bộ phận chuyên môn như sau:
* Có 8 bộ phận chuyên môn:
• Văn phòng - Thống kê

11


• Văn hóa - Xã hội
• Tư pháp - Hộ tịch
• Địa chính - Giao thông - Xây dựng
• Tài chính - Kế Toán
• Tư pháp - Hộ tịch
• Công an
• Quân sự

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận chuyên môn:
1.2.2.1. Công an:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc tổ chức thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn
xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
thị trấn và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn giao.

1.2.2.2. Quân sự:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân quân
tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan của cơ
quan có thẩm quyền.

12

1.2.2.3. Văn phòng - Thống kê:
- Tham mưu giúp Đảng ủy, Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc trong các lĩnh vực: Văn phòng,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân,
UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị trấn tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị trấn;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân thị trấn; thực hiện
công tác văn thư, cơ chế "một cửa" và "một cửa liên thông" tại Ủy ban nhân dân
thị trấn; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo
dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thị trấn và
thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát
triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn thị trấn; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn.
1.2.2.4. Địa chính - Giao thông - Xây dựng
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng
sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng đô thị trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
13

Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
trong sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai
trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn
quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy
định của pháp luật.
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về công tác quy hoạch giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông
thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật
Giám sát về kỹ thuật các công trình giao thông - xây dựng thuộc thẩm
quyền quản lý của Ủy ban nhân dân thị trấn.
1.2.2.6. Tài chính - Kế toán
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách thị trấn trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác
nguồn thu trên địa bàn thị trấn.
Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách và thực hiện báo
cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác kế toán ngân sách thu, chi ngân sách, theo đúng quy
định của pháp luật;
Chủ chì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyết
toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
thị trấn theo quy định của pháp luật.

14

1.2.2.7. Tư pháp - Hộ tịch
Phổ biến, giao dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ
nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn thị trấn
Yến Lạc trong việc tham gia xây dựng pháp luật;
Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân thị trấn báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định;
tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn.
Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận và
theo dõi về quốc tịch trên địa bàn thị trấn theo quy định của pháp luật; phối hợp
với bộ phận Văn hóa - Xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước quy ước ở tổ nhân
dân và công tác giáo dục tại địa bàn.
1.2.2.8. Văn hóa thông tin
Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, du
lịch, y tế và giao dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn
hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn.
Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xã hội
ở địa phương.

1.2.2.9. Văn hóa - Xã hội
Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi,
tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách lao
động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế
độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản lý nghĩa trang
liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và
chương trình xóa đói giảm nghèo trên địa bàn thị trấn.
Chủ trì, phối hợp với công chức khác và tổ trưởng tổ nhân dân xây dựng
hương ước, quy ước ở tổ nhân dân và thực hiện công tác giáo dục tại địa bàn thị
trấn.
15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN THƯ Ở UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC

2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc
Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc là đơn vị trực thuộc UBND
thị trấn Yến Lạc, có chức năng giúp Thường trực HĐND và UBND thị trấn về
công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức các hoạt động chung của Thường trực HĐND,
UBND thị trấn, tổng hợp toàn bộ quá trình hoạt động của UBND thị trấn Yến
Lạc.
- Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND.
Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND thị
trấn.
- Giúp HĐND, UBND thị trấn đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với
HĐND với các đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND
thị trấn.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị
của cơ quan HĐND và UBND. .
-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác
ban hành nhanh chóng, chính xác.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
- Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn, đảm
bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND, UBND thị trấn hoạt động.
-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện.

16

2.2. Công tác văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc
2.2.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan
Hiện nay UBND thị trấn Yến Lạc chưa có cán bộ văn thư chuyên trách mà
chỉ có cán bộ làm công tác kiêm nhiệm do vậy công tác quản lý tài liệu của đơn vị
được giao cho công chức Văn phòng - Thống kê làm đầu mối quản lý tài liệu lưu
trữ. Có 02 công chức Văn phòng - Thống kê (01 công chức có trình độ chuyên
môn là trung cấp được phân công nhiệm vụ là phụ trách công tác văn phòng Đảng
ủy, 01 công chức có trình độ chuyên môn là cao đẳng được phân công phụ trách
công tác văn phòng UBND)

2.2.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng UBND thị trấn
Yến Lạc với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND thị trấn Yến Lạc - là cơ quan
quản lý nhà nước ở địa phương. Công tác văn thư ở Văn phòng đang rất được
quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm tốt
công tác này.
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc
đã thực hiện theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư của cấp trên.
Đặc biệt là các văn bản chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên
trách lĩnh vực này. Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 vể Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn phòng
Ủy ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên
môn ở tỉnh, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn
thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ cho hoạt động của
cơ quan.

17

Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND thị trấn Yến
Lạc đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được
vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán
bộ văn thư chuyên trách.

2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc
2.3.1. Cơ sở khoa học
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước. Kết quả của công tác
văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của
công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thực hiện tốt có tác dụng với toàn xã hội.
Công tác văn thư tại Văn phòng UBND thị trấn Yến Lạc đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức với quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của Văn phòng UBND thị trấn Yến
Lạc. Cho nên, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, khoa học, đảm bảo được các bí mật.

2.3.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại cơ quan
2.3.2.1. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo là một khâu nghiệp vụ quan trọng. Do đó
công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Tại UBND thị trấn Yến Lạc, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được
tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản ban hành được
18

đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải
quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.

a, Quy trình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo - ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách
ở Văn phòng HĐND - UBND thị trấn đảm nhận.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong, phải đảm bảo
đúng thể thức, không có lỗi chính tả được trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
UBND ký ban hành.
Sau khi ký, văn bản được tập trung tại Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.
Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên soạn thảo tiến hành đánh số,
ghi ngày/tháng/năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi”
sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một
cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Văn phòng giữ lại 01 bản lưu.
Thẩm quyền ban hành: UBND thị trấn Yến Lạc có thẩm quyền ban hành
những loại văn bản như: tờ trình, báo cáo, công văn, giấy mời,….các văn bản ban
hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.

b, Thê thức văn bản
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản nhất
định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND thị trấn Yến Lạc tôi thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
*Thê

thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
19


Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng
lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
────────────────
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
THỊ TRẤN YẾN LẠC

ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN YẾN LẠC

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Số và kí hiệu văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví
dụ:
Số: 15/QĐ-UBND

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
20


Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành, được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với
những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Yến Lạc, ngày 09 tháng 11 năm 2014
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
──────

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2012.
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

21


KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay
cấp trưởng;
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát;
để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ
viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ
trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
*Quy trình quản lý,giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Kiêm tra thê thức, hình thức và kỹ thuật trình bày.
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản nhất

định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND thị trấn Yến Lạc tôi thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

22


Bước 2: Ghi số và ngày, tháng văn bản:
- Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp
luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban
hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm
ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm
pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành
văn bản. VD: Số: ....../2007/QĐ-UBND
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và
đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính
+ Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn
bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, được ký hiệu như sau:
Số: ...../CT-UBND.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết

tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp
soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: ........./ UBND-TH
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ; các số
chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
23


Bước 3: Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đối với
văn bản mật việc in, sao, chụp tài liệu phải thực hiện theo các quy định sau:
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do lãnh đạo cơ quan trực tiếp
quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy đinh.
- Lãnh đạo cơ quan quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà
nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải được
bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau
khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa, những bản in, sao,
chụp hỏng.
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi
(nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người
đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu.
- Không sử dụng máy vi tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu
mật.
- Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong
và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
Bước 4: Đóng dấu văn bản đi
Sau khi sao văn bản xong, văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Tất cả văn bản của

Uỷ ban nhân dân Huyện đều do văn thư cơ quan đóng dấu.
Dấu của cơ quan được đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm
quyền về bên trái chữ ký.
Bước 5: Đăng ký văn bản đi:
*MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i (Phô lôc 2)

24


Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản:
Số ký Ngày

Tên

loại

và Người Nơi nhận Đơn

hiệu

tháng

trích yếu nội ký

văn

văn

dung văn bản

bản

bản

văn bản

người

vị Số

Ghi

lượng chú

nhận

Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm nhiều, Uỷ ban nhân dân quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đi riêng cho
mỗi loại văn bản.
Bước 6: Làm thủ tục, chuyên phát và theo dõi việc chuyên phát văn bản đi:
Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản
chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể
thức, hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người
soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết. Văn thư sau khi kiểm tra hồ
sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu theo yêu cầu vào sổ theo
dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định.
Văn thư không được cấp số văn bản trước. Trường hợp cần thiết cần xin số
văn bản trước, người chủ trì xử lý văn bản phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị,
được Lãnh đạo đơn vị đồng ý và cho ý kiến chỉ đạo văn thư thực hiện.
Phát hành văn bản đi; Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ

phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư chịu trách
nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ chức của cơ quan đến địa chỉ
nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn' hoặc theo yêu cầu gấp
của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển cho nơi nhận
bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh.

25