Báo cáo kiến tập hành chính học tại UBND xã thạch môn

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
HĐND: Hội đồng nhân dân................................................................................4
UBND: Ủy ban nhân dân....................................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN.......................................4
XÃ THẠCH MÔN...............................................................................................4
Đến năm 2012, dân số toàn xã là 2762 người trong đó 1425 nữ. chủ yếu
đang trong độ tuổi lao động ..............................................................................6
Phần I....................................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
THẠCH MÔN......................................................................................................7
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thạch
Môn.......................................................................................................................7
1.1. Chức năng của UBND xã Thạch Môn...........................................................7
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn...........................7
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế.................................................................................8
1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai.....................................8
1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải..............................................8
1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục thể thao9
1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh:.........................................................9
1.2.6. Trong việc thi hành luật pháp.....................................................................9
1.3. Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn.......................................................................9
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của UBND xã Thạch Môn...................................................................................10
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn.......10
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng....................10

SV: Trần Thị Thùy Dương
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1.1. Vị trí, chức năng.....................................................................................10
2.1.1.2. Nhiệm vụ................................................................................................11
2.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng......12
3.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức lưu trữ của cơ quan 14
3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Thạch Môn.........14
3.1.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
xã Thạch Môn......................................................................................................14
3.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Thạch
Môn.....................................................................................................................15
3.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã
Thạch Môn. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá...................16
3.1.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý............................16
3.2. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...................................17
3.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của UBND xã
Thạch Môn..........................................................................................................17
3.2.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Thạch Môn.....................20
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã
Thạch Môn..........................................................................................................20
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn
phòng...................................................................................................................20
Phần II................................................................................................................22
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................22
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng
của UBND xã Thạch Môn...................................................................................22

1.Ưu điểm............................................................................................................22
2.Nhược điểm......................................................................................................23
II.Những giải pháp để phát huy để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược
điểm.....................................................................................................................24
1.Về mặt tổ chức..................................................................................................24
SV: Trần Thị Thùy Dương
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Về mặt quy chế.................................................................................................24
3.Về con người....................................................................................................24
4.Tổ chức điều hành công việc............................................................................25
5.Điều kiện làm việc............................................................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................26

SV: Trần Thị Thùy Dương
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân

SV: Trần Thị Thùy Dương
Lớp: HCH13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan hay tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực
vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ
quản lý tại các cơ quan còn rất thiếu. Việc nâng cao chất lượng văn phòng là
một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan nhằm đóng
góp hiệu quả cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày càng phát triển theo
hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa. Bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ,
muốn hoạt động đều đặn phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống
thông tin của cơ quan được thông suốt. Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác
nhau về khái niệm văn phòng. Song ta có thể hiểu khái quát về văn phòng như
sau: văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưa tổng hợp, trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan đơn vị, phục vụ cho hoạt
động của cơ quan. Hiện nay, ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng: văn phòng
của cơ quan nhà nước (văn phòng chính phủ,...), văn phòng của các tổ chức
chính trị xã hội (văn phòng các cơ quan Đảng,...), văn phòng của các doanh
nghiệp. Như trên đã trình bày thì văn phòng UBND là văn phòng của cơ quan
quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, văn phòng UBND xã là bộ phận
trực thuộc UBND xã, có chức năng giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã điều
hành, phối hợp các hoạt động của UBND; đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch, Phó chủ tịch được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ
chính trị của UBND xã đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp xã.
Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện các chức năng cơ bản đã
đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND giữ một vị trí hết sức quan trọng
trong quá trình hoạt động của UBND. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
UBND không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác,
nhưng nó góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế chính trị và xã

hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND ra các quyết
định đúng đắn theo chế độ chính sách của đảng.
SV: Trần Thị Thùy Dương

1
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước tình hình thực tế đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa
Hành chính học nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực có trình độ
chuyên môn và nghiệp vụ về công tác hành chính Văn phòng.
Ngành Hành chính học là ngành học trang bị cho sinh viên những kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ, về việc tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan. Với
phương châm “học thật, thi thật để ra đời làm việc thật” Trường đã đạo tạo sinh
viên theo lý luận thực tế: “Học đi đôi với hành” lý luận phải gắn với thực tế. Để
giúp sinh viên áp dụng lý thuyết vào thực tế, Trường đã tổ chức cho sinh viên
năm 2, khóa đào tạo hệ Cao đẳng tại Trường đi kiến tập tại cơ quan nhằm giúp
sinh viên áp dụng các kiến thức đã học tại trường vào thực tế công việc đồng
thời cũng giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức, nâng cao hiểu biết và kỹ năng
giao tiếp của mỗi cá nhân phục vụ quá trình học tập tiếp theo tại trường. Qua
quá trình đào tạo, trường đã đào tạo được hàng nghìn sinh viên trở thành những
cán bộ với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Trên cơ sở định hướng của Khoa, em đã liên hệ và có kỳ kiến tập khá bổ
ích tại Văn phòng UBND xã Thạch Môn. Qua thời gian kiến tập, tuy thời gian
ngắn nhưng với sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong Văn
phòng xã, cùng với tinh thần muốn học hỏi em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm
quý báu cho bản thân mình.

SV: Trần Thị Thùy Dương

2
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại UBND xã Thạch Môn, em xin chân thành cảm ơn
sự giúp đỡ rất nhiệt tình của ông Nguyễn Tuấn Anh - Chủ tịch UBND xã, Chị
Bùi Thị Thùy Dương – Văn phòng thống kê, cùng tập thể cán bộ, công chức của
Ủy ban đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin. Bên cạnh
đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên khoa
Hành chính học – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến
thức, kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập này. Với thời
gian kiến tập 1 tháng ( bắt đầu từ ngày 25/5 đến ngày 25/6 năm 2015 ) thời gian
kiến tập tuy ngắn nhưng đã tạo điều kiện cho em áp dụng lý thuyết được trang bị
vào công tác tại cơ quan. Em bước đầu đã thực hành các công tác văn phòng và
những công việc đơn giản như: photo, sắp xếp tài liệu....Qua đó em đã tự rèn
luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu em tiếp xúc với công việc thực tế và một phần hạn
chế về nhận thức nên trong khuôn khổ bản báo cáo này không tránh khỏi nhưng
hạn chế và sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp và giúp đỡ của
quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Trần Thị Thùy Dương

SV: Trần Thị Thùy Dương

3
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ THẠCH MÔN
a) Điều kiện tự nhiên
- Vị trí địa lý
Xã Thạch Môn thuộc thành phố Hà Tĩnh, Tĩnh Hà Tĩnh. Nằm ở vị trí
18,2 vĩ độ bắc; 106,8 kinh độ đông; nằm về phía đông bắc thành phố Hà Tĩnh.
Phía Đông giáp xã Thạch Khê, xã Thạch Đỉnh thuộc huyện Thạch Hà, ngăn cách
địa giới hành chính bởi con sông Rào Cái; phía Nam giáp xã Thạch Đồng,
phường Thạch Quý, phía Tây giáp xã Thạch Hạ. Phân bố dân cư tập trung, được
chia thành 4 xóm: Thanh Tiến, Quyết Tiến, Trung Tiến, Tiền Tiến. Xã có các
dòng họ: Trần, Nguyễn, Lê, Đặng, Phạm, Đậu,...Từ xa xưa có nghề dệt vải nổi
tiếng, về sau có nghề dệt thảm đay và nay chủ yếu là sản xuất nông nghiệp.
- Quá trình hình thành và phát triển
Được hình thành vào giai đoạn cuối nhà Lê, đầu nhà Nguyễn đến nay ước
khoảng trên 400 năm. Đến giữa thế kỷ XX, năm Minh Mạng thứ 12 và thời vua
Tự Đức được đặt là xã Đồng Môn thuộc tống thượng nhị huyện Thạch Hà – Hà
Tĩnh. Đạo được phân bô thành 6 thôn, đến t10/1954, được chia thành 2 xã:
Thạch Môn và Thạch Đồng thuộc huyện Thạch Hà. Đến T1/2004 được sáp nhập
vào thị xã Hà Tĩnh, nay là thành phố Hà Tĩnh.
- Đặc điểm địa hình
Là vùng duyên hải nên địa hình tương đối bằng phẳng, bao bọc bởi đê ngăn
mặn Đồng Môn,
b) Tài nguyên thiên nhiên

- Tài nguyên đất
Xã Thạch Môn thuộc vùng đồng bằng duyên hải miền trung có tổng diện
tích 553,04 ha đất đai bao gồm đất phu sa trồng lúa nước, đất cát trồng hoa màu
và nhiễm mặn chua phèn, phân bố thành hai vùng canh tác: vùng trồng màu và
vùng trồng lúa
c)Kết cấu hạ tầng
- Hệ thống điện
SV: Trần Thị Thùy Dương

4
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
100% dân số đã có lưới điện quốc gia với tỷ lệ hộ dùng điện là 100%. Toàn
xã có 2 trạm biến áp với tổng công suất 10.930 KVA. Trong những năm qua hệ
thống lưới điện hạ thế đã được chú trọng đầu tư, cải tạo, nâng cấp, góp phần
giảm tổn thất điện năng, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
nông thôn.
- Giao thông
Hệ thống giao thông gồm 17km đường làng ngõ xóm được bê tông hóa
100%; 4,6/8 km trục chính đã nhựa hóa; 1/3 km đường trục liên thôn được bê
tông hóa.
-Nguồn nhân lực
Nhân lực là nguồn nhân lực trẻ, đa số lao động phổ thông, ngày này dân trí
ngày càng cao được bổ sung nguồn lao động tri thức cao như: bác sỹ, kỹ sư xây
dựng, kỹ sư thủy lợi,...
-Văn háo, giáo dục, y tế
Hiện toàn xã có 1 trường tiểu học và 1 trường mầm non. Trường tiểu học

đạt chuẩn quốc gia mức độ II, trường mần non đạt chuẩn quốc gia mức độ I.
Trung tâm hành chính xã có trụ sở làm việc đạt chuẩn, trạm y tế đạt chuẩn quốc
gia.
Nhà bia tưởng niệm các anh hùng liệt sỹ khang trang; các công trình văn
hóa khác như: nhà văn hóa, sân vận động, nhà bưu điện, hệ thống truyền thanh
đảm bảo giao thông tuyên truyền, 4 xóm đều có nhà văn hóa khang trang đảm
bảo cho sinh hoat của nhân dân.
-Kinh tế
Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân hằng năm đạt 18%; cơ cấu kinh tế:
nông nghiệp 42,7%, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp chiếm 52,8%, dịch vụ
thương mại 4,5%.
Định hướng phát triển trong thời gian tới: tập trung thực hiện chương trình
mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới, phấn đấu đạt 19 tiêu chí 2015;
tập trung vào đề án phát triển sản xuất nâng cao thu nhập cho người dân. Phát
triển kinh tế theo hướng sản xuất hàng hóa, xây dựng vùng chuyên canh sản xuất
SV: Trần Thị Thùy Dương

5
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lúa chất lượng cao, quy hoạch phát triên vùng ven đê và rừng đước ngập mặn,
vùng tiểu thủ công nghiệp. Đến 2015 thu nhập bình quân đầu người phấn đấu 26
triệu/người/ năm. Cơ cấu nông nghiệp còn 25%, công nghiệp ngành nghề 25%,
thương mại dịch vụ 25%.
- Thông tin liên lạc
100% dân số dùng mạng lưới viễn thông.
d) Dân số

Đến năm 2012, dân số toàn xã là 2762 người trong đó 1425 nữ. chủ yếu
đang trong độ tuổi lao động

SV: Trần Thị Thùy Dương

6
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
THẠCH MÔN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Xã
Thạch Môn
1.1. Chức năng của UBND xã Thạch Môn
Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND xã có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND
cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi nhiệm
vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chức
thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó, nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND xã Thạch Môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.

1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Thạch Môn
UBND xã Thạch Môn thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề
được quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và
những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Uỷ
ban nhân dân xã quyết định.
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế,
khoa học, thể dục - thể thao, phát thanh - truyền hình và các lĩnh vực xã hội
khác; quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác.

SV: Trần Thị Thùy Dương

7
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa
phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy
định của pháp luật.

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật.
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn ;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với các cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai địa phương.
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy
lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

SV: Trần Thị Thùy Dương

8
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý, khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.

1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục
thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa;
- Thực hiện các kế hoạch sự nghiệp y tế;
- Kiểm tra việc chấp hành luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y.
1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu
tạm trú, tạm vắng;
- Chỉ đạo và kiểm tra trong việc thực hiện các chính sách dân tộc và tôn
giáo, tín ngưỡng.
1.2.6. Trong việc thi hành luật pháp
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật;
- Chỉ đạo việc công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức giải quyết kịp thời khiếu nại tố cáo, kiến nghị của công dân.
1.3. Cơ cấu tổ chức xã Thạch Môn
- Thường trực đảng ủy:
1. Bí thư: Trần Hồng Cẩm
2. Phó bí thư: Trương Khánh Thanh
SV: Trần Thị Thùy Dương

9
Lớp: HCH13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thường trực HĐND:
1. Chủ tịch: Trương Khánh Thanh
2. Phó chủ tịch: Phạm Phú Quốc
- Thường trực UBND:
1. Chủ tịch: Nguyễn Tuấn Anh
2. Phó chủ tịch: Nguyễn Văn Đông
- Các chức danh chuyên môn:
1. Văn hóa xã hội: Nguyễn Sơn Tùng
2. Tư pháp hộ tịch: Đặng Văn Khoa
3. Kế toán ngân sách: Võ Thị Trường
4. Địa chính xây dựng: Nguyễn Tiến Đường
5. Trưởng công an xã: Nguyễn Văn Hương
6. Chỉ huy trưởng quân sự: Nguyễn Văn Tiến
7. Văn phòng - thống kê: Bùi Thị Thùy Dương
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND xã Thạch Môn.
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch
Môn.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1.1.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND - UBND xã Thạch Môn là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND xã Thạch Môn thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch
UBND xã. Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạo
của Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo xã và các cơ quan nhà nước ở địa
phương. Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND xã.
Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng tại Kho bạc nhà nước, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và

công tác của UBND xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND UBND thành phố.
SV: Trần Thị Thùy Dương

10
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu, xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng,
quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và lãnh đạo
xã. Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tổ chức, theo dõi, đôn đốc các chức
danh chuyên môn thuộc UBND xã, thực hiện các chương trình, kế hoạch công
tác sau khi được ban hành.
- Soạn thảo các chương trình, các đề án được giao. Theo dõi , đôn đốc các
phòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án, tham gia ý kiến và thẩm
định nội dung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND xã xem xét,
quyết định .
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, báo cáo Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã; chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ (tháng, quý, sáu
tháng, năm) phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND xã theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ thông
tin, báo cáo định kỳ, đột xuất cho Văn phòng UBND thành phố.
- Trình UBND kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương trình, dự
án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND, UBND xã.
- Giúp HĐND, UBND xã đảm bảo quan hệ công tác gữa UBND với
HĐND với thành ủy và các đoàn thể quần chúng. Tổ chức phục vụ các hoạt

động của đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND tỉnh, HĐND thành phố.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng. Tiếp dân
và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao.
- Phối hợp các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, và theo dõi, đôn đốc thực
hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó .

SV: Trần Thị Thùy Dương

11
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo xã với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và
công dân.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ, hành chính của Thường trực
HĐND, UBND xã. Hướng dẫn và kiểm tra các chức danh chuyên môn thuộc
UBND xã về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn xã theo quy định của
pháp luật. Hướng dẫn các phòng, ban thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND xã giải quyết các
vấn đề liên quan đến công tác dân tộc, tôn giáo trên địa bàn xã.
- Thực hiện nhiêm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND
và UBND, lãnh đạo xã giao.
- Được ký những văn bản theo đúng thẩm quyền quy định hoặc được sự ủy
quyền của UBND, lãnh đạo UBND.

2.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
Chánh văn phòng: Bùi Thị Thùy Dương
- Là thủ trưởng văn phòng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực
công tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn
phòng, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chịu trách nhiệm trước UBND xã, chủ
tịch UBND xã về hoạt động của Văn phòng. Điều phối hoạt động của Phó
Chánh Văn phòng, các bộ phận trong văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động
hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên
quan để xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của xã trình chủ tịch UBND thành phố, đồng thời theo dõi, đôn đốc
các cơ quan có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
- Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã
hội của UBND xã và các báo các khác theo sự phân công của chủ tịch UBND
xã.

SV: Trần Thị Thùy Dương

12
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết định, Chỉ thị, Kế
hoạch,...trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội đảm bảo yêu cầu pháp chế
hành chính trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND ký và ban hành .
- Tổ chức phổ biến, truyền đạt và theo dõi kiểm tra các chức danh chuyên
môn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của UBND theo sự phân cấp

của UBND xã.
- Giúp UBND xã tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
xã.
- Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng HĐND UBND, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động chung của UBND xã,
Thường trực HĐND xã.
- Giúp UBND xã quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới thông tin
thuộc xã, quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND xã, của Chủ tịch
UBND xã và các thông tin cho đài phát thanh lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo
vệ bí mật Nhà nước .
- Tiếp nhận, phân loại các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến,
báo cáo Chủ tịch UBND xã hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền giải
quyết.
- Đôn đốc, kiểm tra các chức danh thuộc UBND xã trong quá trình giải
quyết khiếu nại, tố cáo của công dân do chủ tịch UBND xã giao.
Công chức Văn phòng: Nguyễn Thị Lam phụ trách công tác tổng hợp
thông tin, hành chính quản trị
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công
tác, quy chế làm việc của UBND, soạn thảo và tham gia soạn thảo các văn bản,
ghi biên bản các hội nghị các cuộc họp của UBND .
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội,
hoạt động của bộ máy nhà nước, công tác nội chính, công tác xây dựng đảng và
công tác dân vận. Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lí các
vấn đề cần thiết.
- Biên tập, chỉnh lí văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành.
- Báo cáo tổng hợp tình hình, lĩnh vực và đơn vị được phân công.

SV: Trần Thị Thùy Dương

13
Lớp: HCH13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giữ gìn bì mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu. Nộp lưu trữ đầy đủ và
đúng quy định.
- Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng.
- Có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký, quản lí công văn đi, đến trên mạng và
theo dõi chặt chẽ quy trình luôn chuyển công văn đi, đến. Tiếp nhận tài liệu các
nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo,
chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lí tài liệu, lập hồ sơ nộp,
lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.
- Đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ cấp ủy, các ban đảng HĐND - UBND.
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ
yếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu.
- Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ đảng viên và khách đến văn phòng.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho UBND.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức lưu trữ của
cơ quan
3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Thạch Môn
3.1.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của UBND xã Thạch Môn
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước của UBND
xã Thạch Môn
a) Chủ tịch UBND xã ký các văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã: Tờ trình, các báo cáo, công
văn hành chính của UBND xã gửi cơ quan nhà nước cấp trên.
- Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND xã quy
định tại Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và các văn bản quy phạm
pháp luật quy định thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND xã.

b) Phó Chủ tịch UBND xã
Ký thay (KT) Chủ tịch UBND xã những văn bản thuộc lĩnh vực được
chủ tịch phân công phụ trách hoặc chủ tịch uỷ quyền. Phó Chủ tịch thường trực
ngoài việc ký thay Chủ tịch các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách

SV: Trần Thị Thùy Dương

14
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
còn được Chủ tịch uỷ quyền ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch khi
Chủ tịch đi vắng (TUQ).
3.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã
Thạch Môn
Hằng năm, số lượng văn bản do UBND xã Thạch Môn ban hành có xu
hướng tăng lên. Nhìn chung tất cả các văn bản được ban hành theo đúng quy
trình soạn thảo, thẩm quyền, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà
nhà nước đã quy định tại thông tư 01/2011/11-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bên cạnh đó
vẫn còn một số văn bản ban hành sai về nội dung hoặc kỹ thuật trình bà y,...Vấn
đề này cần phải được khắc phục.
- Thể thức là toàn bộ những yếu tố cần có của một văn bản và cách thức thể
hiện những yếu tố đó theo quy định. Việc đảm bảo về mặt thể thức của văn bản
cũng như soạn thảo đúng nội dung, bố cục các phần, cách dùng từ ngữ, hình
thức, chính tả và đúng về thẩm quyền ban hành,…có tác dụng rất lớn mà bất cứ
cá nhân hay tổ chức nào khi soạn thảo và ban hành văn bản đều nắm rõ. Vì vậy
người soạn thảo văn bản phải có trình độ chuyên môn nhất định. Tại UBND xã

Thạch Môn công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện tốt đảm bảo
về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định.
- Theo quy định các hình thức văn bản mà UBND xã Thạch Môn được ban
hành: Quyết định, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Giấy
mời, Biên bản và các hình thức văn bản hành chính thông thường khác. Ngoài
việc đảm bảo thực hiện đúng về yếu tố thể thức, văn bản còn được ban hành
đúng về nội dung, thẩm quyền và kỹ thuật trình bày, trình tự, thủ tục ban hành
văn bản.
- Trên những hạn chế còn tồn tại trong quá trình soạn thảo ban hành văn
bản, những sai phạm về thể thức và kỹ thuật trình bày thì UBND xã Thạch Môn
cần khắc phục kịp thời.

SV: Trần Thị Thùy Dương

15
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND xã Thạch Môn. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh
giá.
3.1.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
Để quá trình soạn thảo văn bản đúng nội dung và thể thức cán bộ, chuyên
viên văn phòng UBND xã Thạch Môn đã tuân thủ nghiêm ngặt quy trình soạn
thảo văn bản được quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Qúa trình soạn thảo văn bản của UBND xã Thạch Môn gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung yêu cầu

Về nội dung: Xác định mục đích, nội dung, tính chất, đối tượng, phạm vi
điều chỉnh,…
Về thể thức: Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản,...
Bước 2: Thu thập và xử lí thông tin
Xuyên suốt quá trình soạn thảo văn bản cần thu thập thông tin pháp lý và
thông tin thực tế đầy đủ và xử lý nguồn thông tin từ đó chọn lọc những thông tin
có giá trị chính xác và đảm bảo tính pháp lý.
Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Tùy thuộc vào tính chất và chức năng văn bản mà chúng ta có thể lập đề
cương đại cương hoặc đề cương chi tiết.
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì vận dụng các
kỹ thuật, kỹ năng và tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể
thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Xin ý kiến đóng góp cho bản thảo.
Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo.
Bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng
chương, mục và đoạn.
Bước 4: Duyệt văn bản
Văn bản khi đã soạn xong cần kiểm tra lại.
Duyệt nội dung: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp.
Duyệt thể thức và tính pháp lý: Chánh văn phòng.
Duyệt và ký ban hành: Lãnh đạo cơ quan (Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch)
Bước 5: Hoàn thiện về thể thức và làm các thủ tục ban hành
Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy, kiểm tra văn bản và trình ký chính thức.
Sau khi lãnh đạo ký, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục
ban hành: Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành, nhân bản,...
SV: Trần Thị Thùy Dương

16
Lớp: HCH13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Thạch Môn đã
tuân thủ đúng theo quy định hiện hành của nhà nước.
* Ưu điểm
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Thạch Môn đảm
bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo nội dung quy định của nhà nước. Các
cán bộ thuộc UBND xã Thạch Môn luôn ý thức được tầm quan trọng của công
việc cũng như tầm quan trọng trong việc ban hành văn bản. Do đó, công tác
soạn thảo văn bản của UBND xã luôn luôn được sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo
của lãnh đạo xã, tỷ lệ sai sót của các văn bản không nhiều; thực hiện việc tiếp
nhận văn bản đi, đến chủ động thường xuyên, kịp thời, có hệ thống sổ sách quản
lý theo dõi thường xuyên, chặt chẽ hầu như không xảy ra trình trạng thất lạc tài
liệu. Đồng thời hạn chế tối đa những sai sót về mặt thể thức cũng như nội dung
trong các văn bản trước khi ban hành, nhất là các văn bản quy phạm pháp luật.
Do vậy tất cả các văn bản của HĐND - UBND trước khi ban hành đều phải
được lãnh đạo văn phòng và các cán bộ văn thư kiểm duyệt chặt chẽ về mặt thể
thức đảm bảo được hiệu lực pháp lý, đúng mục đích, đúng quy trình, đúng thẩm
quyền được giao, đảm bảo văn bản ban hành ra có hiệu lực thi hành và xử lý
nhanh chóng, chính xác mọi tình huống, sự việc.
* Hạn chế
Tuy nhiên, công tác soạn thảo văn bản của xa vẫn còn một số hạn chế cần
khắc phục, đặc biệt là cách trình bày thể thức, một số văn bản ban hành ra chưa
đúng thể thức văn bản theo quy định. Cần khắc phục hạn chế này để những văn
bản ban hành ra đúng quy định của Nhà nước và đảm bảo được tính pháp lý của
văn bản, góp phần giải quyết công việc được chính xác, kịp thời.
3.2. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của

UBND xã Thạch Môn
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo lại để xem xét, giải quyết.
SV: Trần Thị Thùy Dương

17
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Tất cả văn bản đi của UBND xã Thạch Môn được ghi số theo hệ thống số
chung do Văn thư thống nhất quản lý, ngày tháng năm là ngày văn bản được ban
hành.
c) Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư 01/2011/TT-BNV năm 2011 cán bộ Văn thư
lập sổ đăng ký văn bản đi.
d) Nhân bản
Cán bộ Văn thư sẽ nhân bản văn bản đi theo đúng số lượng được xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
e) Đóng dấu cơ quan
Văn bản sau khi được trình ký in ấn sẽ được đóng dấu cơ quan và ban hành.
f) Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối

với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
g) Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu thành hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản
chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
*Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi có văn bản đến từ nhiều nguồn cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận và kiểm tra
số lượng, niêm phong, nơi gửi trước khi ký nhận. Nếu có sai sót cần báo ngay
cho lãnh đạo để xử lý, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các văn bản đến được cán bộ văn thư chia thành 2 loại:
SV: Trần Thị Thùy Dương

18
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Loại đươc phép bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không được phép bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các
mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan,
tổ chức Văn thư sẽ chuyển tiếp cho nơi nhận.
Bóc bì văn bản
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời
- Kiểm tra nội dung văn bản
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh và giữ lại làm bằng chứng.

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và
qua mạng, trong trường hợp cần thiết được cán bộ văn thư in ra giấy và đóng
dấu “Đến”.
d)Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
e) Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, cán bộ Văn thư sẽ trình cho lãnh đạo UBND
xã Thạch Môn xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Căn cứ vào ý kiến phân phối của lãnh đạo, cán bộ Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
e) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định. Lãnh đạo cơ quan có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản kịp thời hạn.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến của UBND xã Thạch Môn
tuân thủ theo quy tắc chung của nhà nước.
SV: Trần Thị Thùy Dương

19
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Thạch Môn
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và

phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư)
UBND xã lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ sau khi được ký duyệt được sao thành nhiều bản sẽ giao
cho mỗi lãnh đạo một bản và cán bộ văn thư giữ 1 bản để theo dõi, đôn đốc
kiểm tra việc lập hồ sơ trong từng bộ phận
Cán bộ Văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, thu thập
văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ từ đó làm căn cứ cho việc đôn đốc, theo dõi,
kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cá nhân
Cuối năm, mỗi cá nhân, bộ căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp tất cả
hồ sơ đã lập sắp xếp hoàn chỉnh chuẩn bị nộp lưu.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
UBND xã Thạch Môn
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
Văn phòng
- Trang thiết bị Văn phòng là tổng thể các máy móc, dụng cụ, vật dụng
phục vụ cho công tác văn phòng nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng.
Trang thiết bị văn phòng cũng phản ánh điều kiện vật chất của cơ quan, thể hiện
phong cách làm việc cũng như trình độ ứng dụng khoa học kĩ thuật của cơ quan.
- Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển hiện đại thì công tác văn
phòng cũng ngày càng được công nghệ hóa nhờ những trang thiết bị hiện đại
giúp cho con người có thể giảm được khối lượng công việc trong văn phòng
- Qua thời gian kiến tập tại UBND xã Thạch Môn cùng với sự quan sát thực
tế em thấy trong văn phòng và các phòng của bộ phận chuyên môn của cơ quan
có các trang thiết bị sau:
* Các trang thiết bị chính:
- Máy tính: Dùng để tra cứu thông tin, soạn thảo văn bản phục vụ nhu cầu
công việc trong cơ quan (trang bị trong tất cả các phòng )
SV: Trần Thị Thùy Dương

20
Lớp: HCH13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Điện thoại: Là phương tiện kỹ thuật dùng để liên lạc giữa các cơ quan,
đơn vị với nhau, đây là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện dụng (trang bị
trong tất cả các phòng )
- Máy photo: Dùng để nhân bản số lượng văn bản, phóng to, thu nhỏ văn
bản tùy vào mục đích sử dụng (trang bị ở phòng tổng hợp và phòng Văn thư)
- Máy in: Dùng để in văn bản trực tiếp khi cần ( trang bị ở tất cả các phòng)
*Các trang thiết bị phụ
Bao gồm những máy móc không có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện
công việc nhưng lại có tác dụng tạo điều kiện thoải mái, thuận lợi cho cán bộ,
công chức, nhân viên khi làm việc: điều hòa, quạt, bóng đèn, bàn ghế,...
*Các dụng cụ văn phòng phẩm
Là vật dụng dùng để làm việc thường xuyên: cặp tài liệu, giấy, bút, kéo, hồ
dán, ghim, kẹp giấy,...
Qua sự quan sát và tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc và các trang
thiết bị của UBND xã Thạch Môn trong quá trình kiến tập em thấy cơ sở vật
chất của cơ quan hoàn thiện, hầu hết các phòng đều được trang bị đầy đủ các
trang thiết bị và tất cả đều hoạt động tốt thuận lợi cho quá trình làm việc.

SV: Trần Thị Thùy Dương

21
Lớp: HCH13A