Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN hà nội DIAMOND PALACE

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT....................................................................4
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE..............................................................4
1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE...4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty........................................5
1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace. .6
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace................................11
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................11
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.........11
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng...............................................................11
2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng................................................................11
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng........................................................13
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng...........................................................................................................13
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond palace:..........................................................................................16
3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace...........................................................................................16

Sinh viên: Hà Thị Loan

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
.....................................................................................................................17
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace...........................................................................................18
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace..................................................18
3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần
Hà Nội Diamond Palace..............................................................................19
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá......................21
3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. .22
3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá...................23
3.4 Nhận xét quy trình quản lí và giải quyết văn bản..................................23
3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi-đến..................23
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi......................24
3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến...................25
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace...........................................................................................26
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace...........................................................................................................27
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace..................................................29

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng...........................................................................................................29
4.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu..............30
Sinh viên: Hà Thị Loan

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.2.1 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của
văn phòng Công ty (Phụ lục 3)....................................................................31
4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Phụ lục 4)...........................32
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong
công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diaond Palace. Nhận xét
bước đầu về những hiệu quả mang lại.........................................................32
PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................34
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace................................34
1. Ưu điểm:..................................................................................................34
1.1 Hoạt động của văn phòng......................................................................34
1.2 Công tác văn thư....................................................................................35
1.3 Công tác lưu trữ.....................................................................................35
1.4 Công tác hành chính văn phòng............................................................35
2.Nhược điểm:.............................................................................................35
2.1 Công tác văn phòng...............................................................................35
2.2 Công tác Văn thư- Lưu trữ....................................................................36

II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................36
KẾT LUẬN........................................................................................................38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................39
PHẦN III: PHỤ LỤC........................................................................................40

Sinh viên: Hà Thị Loan

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

BHLĐ
CBNV
CBCNV
QTTS
CNTT
ĐKKD

Sinh viên: Hà Thị Loan

Bảo hiểm lao động
Cán bộ nhân viên
Cán bộ công nhân viên
Quản trị tài sản
Công nghệ thông tin

Đăng ký kinh doanh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội
em cũng như toàn thể các bạn sinh viên trong khoa Quản trị văn phòng rất vinh
dự khi được đi kiến tập. Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiến
thức đã học vào thực tiễn . Là cơ hội để em có thể tự tin trong giao tiếp, có thêm
nhiều kinh nghiệm và tự hoàn thiện bản thân mình. Trong quá trình làm bài báo
cáo không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp
ý, chỉ bảo của thấy cô, bạn bè, bạn đọc để em có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiện
tốt bài làm của mình.
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
ThS. Lâm Thu Hằng- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng
dẫn trong suốt quá trình tham gia kiến tập và viết báo cáo.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tận
tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập.
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá
trình kiến tập. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Phạm Minh Tâm –
người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ thực hiện các công việc tại Công
ty.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và thành công
trong sự nghiệp trồng người của mình. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị

trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace luôn luôn mạnh khoẻ, thành
công trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Hà Nội, ngày

30 tháng 4

năm 2015

Sinh viên
Hà Thị Loan

Sinh viên: Hà Thị Loan

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong thời kì đẩy mạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước
đòi hỏi phải có một nền hành chính chuyên nghiệp và khoa học để có thể giải
quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt
của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà
nước trong giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng
góp phần quan trọng trong việc điều hành, tổ chức, quản lý công việc trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức.

Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một
hướng đi đúng đắn, nhạy bén với sự thay đổi liên tục của xã hội để có một chỗ
đứng vững chắc trên thị trường và ngày càng phát triển theo hướng tích cực. Để
làm được điều đó, doanh nghiệp cần có một bộ máy tổ chức khoa học, hoàn
thiện, khâu hành chính không ngừng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển
kinh tế.
Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng cũng như
để đáp nhu cầu thực tiễn của xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo
khối lượng lớn sinh viên ngành Hành chính văn phòng trong đó có ngành Quản
trị văn phòng nhằm cung cấp nguồn lực có chuyên môn, trình độ về ngành Quản
trị văn phòng để đảm nhiệm công việc của người nhân viên, cán bộ văn phòng
và công việc của người quản lí, phụ trách văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp.
Với phương châm “ Gắn liền lý luận với thực tiễn” trong công tác đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói
riêng. Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế
hoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khoá 2012-2016 tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức. Việc thực tế này giúp cho sinh viêc làm quen với công việc trong cơ
quan, áp dụng những kiến thức đã học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác
văn phòng, quản trị văn phòng. Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ

Sinh viên: Hà Thị Loan

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hội vận dụng kiến lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành sau khi tốt nghiệp
để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Được sự cho phép của nhà Trường và khoa Quản trị văn phòng em đã được
giới thiệu tới Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace để kiến tập với thời gian
bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/201 với nội dung tìm hiểu công tác văn
phòng tại Công ty.
Trong khoảng thời gian đi kiến tập tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều. Kiến tập không những đem
lại cho em cơ hội cọ xát với môi trường làm việc thực tế mà còn góp phần định
hướng cho công việc văn phòng trong tương lai. Em có cơ hội tiếp xúc với môi
trường làm việc chuyên nghiệp từ đó giúp em học hỏi và tích lũy cho mình được
nhiều kinh nghiệm hơn; vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công
việc tại cơ quan;Từ đây giúp em nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình
và cần trang bị thêm kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc.

Sinh viên: Hà Thị Loan

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE

1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND
PALACE
* Giới thiệu vài nét về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
Mã số thuế: 0105821123
Địa chỉ: Số 16 Ngách 64 Ngõ 67 Phố Thái Thịnh, Phường Thịnh Quang,
Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Tên giao dịch: HANOI DIAMOND PALACE JOINT STOCK COMPANY
Giấy cấp kinh doanh: 0105821123 – ngày cấp: 14/03/2012
Giám đốc: Thành Thị Thuỳ Nga
- Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace là công ty cung cấp dịch vụ
tiệc cưới, hội nghị, sự kiện. Diamond Palac chính thức khai trương vào ngày
28/7/2012 tại đường Hoàng Quốc Việt sầm uất, có tổng diện tích lên đến 3.000
m2 cùng 3 phòng đại tiệc gồm Sapphire tại tầng 1 có thể đón 500 khách, Ruby
và Opal trên tầng 2 có thể đón tới 700 khách.
Nối tiếp thành công sau 1 năm ra đời, hệ thống tiệc cưới và sự kiện
Diamond Palace đã có thêm một trung tâm mới toạ lạc tại toàn nhà M5-91
Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội. Trung tâm tổ chức tiệc cưới, sự kiện Diamond
Palace 2 gồm ba phòng đại tiệc Sapphire, Ruby và Opal có thể đón tiếp linh hoạt
từ 200 đến hơn 1000 khách. Các phòng được lắp đặt hệ thống vách ngăn linh
hoạt có thể mở rộng hay ngăn cách tạo ra không gian chung hay riêng biệt tuỳ
theo nhu cầu của khách hàng. Sân khấu của Diamond Palace 2 được thiết kế với
hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại rất thích hợp để trình diễn các tiết mục ca

Sinh viên: Hà Thị Loan

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhạc, tạp kĩ phục vụ thực khách và là nơi để thực hiện những bức hình cưới đẹp
nhất.
Phòng tiệc được bài trí lĩnh lãm theo phong cách Châu Âu, mang lại cho
đôi uyên ương và thực khách cảm giác thăng hoa trong ngày trọng đại. Ngoài ra,
tất cả các phòng tiệc đều được gắn màn hình và máy chiếu, để khi cần có thể
truyền hình trực tiếp các sự kiện diễn ra trong các phòng với nhau, rất thích hợp
để tổ chức tiệc cưới , hội nghị công ty, các buổi lễ tri ân khách hàng.
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
- Phụ lục 1
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
Ngành nghề kinh doanh của Công ty rất đa dạng:
STT

Tên ngành

Mã ngành

1

5610
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ
lưu động

2

4632
Bán buôn thực phẩm

3

77290
Cho thuê đồ dùng cá nhân và gia đình khác

4

82300
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

5

7710
Cho thuê xe có động cơ

6

5630
Dịch vụ phục vụ đồ uống

7

56290
Dịch vụ ăn uống khác

8

Sinh viên: Hà Thị Loan

56210
5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

10

Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng
không thường xuyên với khách hàng (phục
vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên 47230
kinh doanh
Bán buôn tổng hợp
46900

11

Bán buôn đồ uống

12

Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu 7730
hình khác

9

4633

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp dịch vụ ăn uống không thường
xuyên với khách hàng ( phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)
1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ( Phụ lục số 02)
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace hoạt động dưới hình thức Công
ty Cổ phần.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng. Cụ thể chức năng của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức như sau:
a) Hội đồng Quản trị:
•

Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh

doanh hằng năm của công ty;
•

Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng

•

Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền

loại;
chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

•

Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

•

Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật

•

Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới

này;
hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

Sinh viên: Hà Thị Loan

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông

qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn

hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công
ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và
giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;
•

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối

với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ
công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản
lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc
phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những
người đó;
•

Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác

trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
•

Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định

thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua
cổ phần của doanh nghiệp khác;
•

Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông,

triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông
thông qua quyết định;
•

Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

•

Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức

hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
•

Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;

•

Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công

ty
Hội đồng Quản trị có không ít hơn ba thành viên và không quá 11 thành
viên.
Nhiệm kỳ của Hội đồng Quản trị là 5 năm. Nhiệm kỳ của Thành viên Hội
đồng Quản trị không quá 5 năm; thành viên Hội đồng Quản trị có thể được bầu
lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Sinh viên: Hà Thị Loan

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thể thành viên bị
miễn nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ, thì nhiệm kỳ của thành viên đó
là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị.
Thành viên Hội đồng Quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của Công
ty.
b) Giám đốc :
- Là người chịu trách nhiệm quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên nhà
hàng .
- Trực tiếp hướng dẫn và đào tạo nhân viêc các kỹ năng, kiến thức. Đánh
giá và động viên nhân viên.
- Quản lý doanh thu, hàng hoá và xử lý các vấn đề phát sinh tại nhà hàng.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh thương mại với khách
hàng và đối tác.
- Thoả mãn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
c) Bộ phận Trung tâm
- Chức năng chính là cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng
- Tạo mối quan hệ với khách hàng thông qua thái độ phục vụ và xử lý tình
huống
- Phối hợp với các bộ phận khác để chất lượng dịch vụ được trọn vẹn
c-1) Trưởng Bộ phận bán hàng
- Giới thiệu và tư vấn trực tiếp cho khách hàng tại Trung tâm về các dịch
vụ và sản phẩm tiệc cưới của Trung tâm; tư vấn cho khách hàng để chọn phòng
tiệc phù hợp với nhu cầu của khách.
- Theo dõi, cập nhật dữ liệu khách hàng
- Chăm sóc khách hàng trước và sau khi ký hợp đồng
- Thực hiện các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo hiệu quả cho Trung tâm
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lên kế hoạch tiếp cận, giới thiệu dịch vụ

tổ chức tiệc cưới và hội nghị, sự kiện của Trung tâm, tư vấn và bán hàng
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về những chiếc lược kinh doanh, kế
hoạch Marketting trong ngắn hạn và dài hạn
- Lên kế hoạch kinh doanh chiến lược cho từng giai đoạn, từng mùa của sản
phẩm- dịch vụ của Trung tâm
- Truyền thông đại chúng, quan hệ khách hàng (PR) nhằm nâng cao hình
ảnh doanh nghiệp và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng
- Thực hiện các công việc khác do cấp trên yêu cầu
b-2) Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn
Sinh viên: Hà Thị Loan

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ
uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm phục vụ khách hàng ăn uống tiệc hội nghị, hội thảo,
tiệc cưới đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc và động tác quy định
+ Tìm hiểu và nawmss vững yêu của khách để đáp ứng mọi yêu cầu của
khách.
+ Tạo môi trường hấp dẫn để khách thưởng thức các món ăn, đồ uống
thông qua việc sắp đặt, bài trí phòng ăn, bàn ăn, ánh sáng và cả phong cách giao
tiếp

+ Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.
+ Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn
+ Thường xuyên thu thập thôn tin từ khách hàng và nghiêm chỉnh báo cáo
với cấp trên để nâng cao chất lượng phục vụ.
+ Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có ý
thức đoàn kết lần nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng.
c-3) Bếp trưởng
- Kiểm tra độ tươi ngon của thực phẩm và các thành phần để đảm bảo thực
hiện Luật an toàn vệ sinh thực phẩm
- Giám sát và phối hợp hoạt động của các đầu bếp và nhân viên chuẩn bị
thức ăn
- Thiết lập các công thức nấu ăn chính thức cho tất cả các món ăn và đảm
bảo phải được tuân thủ nghiem ngặt
- Phối hơp với Trưởng bộ phận bán hàng xây dựng thực đơn phù hợp với
yêu cầu, đòi hỏi của thị trường
- Đảm bảo tiêu hao vật chất ơ mức thấp nhất, đạt hiểu quả theo tiêu chuẩn
của công ty quy định
- Thực hiện công tác quản lý môi trường tại bộ phận
- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực
d) Bộ phận kế toán
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác tài chính;
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tron
g toàn Công ty;
Sinh viên: Hà Thị Loan

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu chi, kiểm tra việc thu chi các khoản tiền
vốn, sử dụng vật tư của công ty
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài
chính, kế toán
- Phối hợp với các bộ phận khác trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng
bán…tài sản của công ty
e) Bộ phận an ninh
Chức năng:
- Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong Công
ty
Nhiệm vụ
- Đề xuất và thực hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong công ty
- Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các
biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy Công ty
- Hướng dẫn, chỉ đương cho khách lên trung tâm tham dự tiệc cưới. Trông
giữ xe cho các thành viên trong Công ty và khách đến lên hệ công tác
- Quản lý hệ thống kiểm soát an ninh: bộ đàm, hệ thống báo cháy…
-Thực hiện một số công tác khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc
người được uỷ quyền

f) Bộ phận Hành chính
Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về các công tác tổ
chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với
cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch của cán bộ-công nhân viên, công tác
hành chính, công tác văn thư-lưu trữ, phục vụ xe con công ty. Bộ phận hành
chính có nhiệm vụ:
- Tổ chức đào tạo, tuyển dụng nhân sự
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự, các quá
trình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của
luật Lao động và quy chế của Công ty.
- Phụ trách trách công tác phát ngôn, tham gia các hoạt động xã hội
- Quản lý có hiệu quả các trang thiết bị, văn phòng phẩm
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công
đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ…

Sinh viên: Hà Thị Loan

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Soạn thảo các văn bản theo đúng quy định của pháp luật, theo yêu cầu
công việc. Quản lý các văn bản đi-đến ; các tài liệu có liên quan đến Công ty;
quản lý và sắp xếp, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản tài liệu lưu hồ sơ.

- Bộ phận hành chính được quyền yêu cầu các bộ phận khác trong Công ty
cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương và
hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ văn phòng.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác như: văn
thư -lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức quản lý lao động; chế độ quản lý tiền
lương và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệ
sinh môi trường trụ sở cơ quan Công Ty và các công tác khác có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ đươc lãnh đạo Công ty giao.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho Công ty.
- Giúp Giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin; phản ánh tình hình
hoạt động của Công ty.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng
- Quản lý và hướng dẫn các phòng ban cơ quan Công ty về công tác văn
thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Cơ quan
Công ty theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản
của Công ty.
- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo
Công ty; thông báo ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp giao ban, làm việc
của Giám đốc; phối hợp với các phòng, chuẩn bị các bài viết, trả lời, phỏng vấn
cho Lãnh đạo Công ty.
Sinh viên: Hà Thị Loan

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu cho Lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự của Công ty.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện các chế độ, chính
sách (nâng lương, nâng bậc, tiền lương, tiền thưởng, thu nhập, giải quyết các chế
độ BHXH…) với người lao động, kế hoạch trang bị BHLĐ cho người lao động.
- Xây dựng kế hoạch lao động, định biên, định mức lao động, theo dõi tổng
hợp tình hình sử dụng lao động, thu nhập từ tiền lương, phân tích tình hình sử
dụng lao động, trả lương cho CBCNV.
- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho CBCNV.
- Hướng dẫn công tác thi đua, làm thường trực hội đồng: Thi đua, khen
thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo
Quy định.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty mọi hoạt
động của phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức năng.
- Tham mưu và góp ý kiến với Lãnh đạo Công ty về việc bố trí, sắp xếp lao
động, sử dụng lao động và các Quy định hiện hành khác trong toàn Công ty.
Kiến nghị Lãnh đạo Công ty xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật của Công ty.
- Được phép ký các loại văn bản theo chức năng khi được Giám đốc Công
ty ủy quyền trực tiếp.
- Quản lý Đội xe văn phòng phục vụ nhu cầu công tác của CBCNV trong
Công ty.
- Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chính sách, Pháp luật của
Nhà nước, các Quy chế, Quy định của Công ty.
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện nội quy bảo vệ an ninh trật tự cho toàn

thể CBCNV. Phối hợp với cơ quan Công an, quân sự địa phương để thực hiện
tốt công tác này.

Sinh viên: Hà Thị Loan

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức, kiểm tra, đôn đốc thực hiện công tác bảo vệ tài sản của Công ty.
Quản lý, lập và thực hiện các phương án bảo vệ các mục tiêu quan trọng, các
công trình trọng điểm trong toàn bộ khu vực Công ty quản lý.
Đối với khách đến giao dịch, làm việc hoặc tham quan giao lưu, nhân viên
bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện đầy đủ các Quy định đã ban hành,
nghiêm cấm không cho người không có nhiệm vụ vào khu vực làm việc của
Công ty .
- Phối hợp với các Cơ quan chính quyền tại địa phương để thực hiện việc
quản lý nhân, hộ khẩu trong Công ty theo Quy định hiện hành của Nhà nước và
hoạt động khác tại địa phương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
TRƯỞNG
PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG

PHÒNG

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

NHÂN

NHÂN

HÀNH

LỄ TÂN

VIÊN

VIÊN LÁI

CHÍNH-

QTTS-

XE

VĂN THƯ

CNTT

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng

Sinh viên: Hà Thị Loan

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Công ty Cổ
phần Hà Nội Diamond Palace như sau:
a) Lãnh đạo văn phòng
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức
áp dụng cơ chế quản trị hành chính của Công ty.
- Soạn thảo các nội quy, quy trình, biểu mẫu phục vụ quản trị nội bộ.
- Tổ chức soạn thảo hợp đồng mua bán của phòng Hành chính.
- Tổ chức giám sát việc thực hiện các quy định, quy chế của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động:
Văn hóa văn nghệ, các phong trào đoàn thể, tham quan nghỉ mát, tổ chức sinh
nhật….
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc
tại Công ty .
- Chủ trì việc phối hợp, hỗ trợ các đơn vị thành viên trong công tác hành
chính.
- Quản lý, giám sát các công việc và nhân sự của phòng Hành chính.
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc phân công.
b) Các bộ phận nhân viên trong văn phòng
* Phó Trưởng phòng

- Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, được Trưởng phòng
phân công nhiệm vụ. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được
giao.
- Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực công tác
Hành chính.
- Kiểm tra, giám sát quá trình hoàn thành công việc của nhân viên
- Thực hiện các công việc do Trưởng phòng giao.
Sinh viên: Hà Thị Loan

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhân viên Hành chính- Văn thư
- Soạn thảo các văn bản hành chính thuộc phạm vi công việc phòng Hành
chính.
- Soạn thảo và phân phối các biểu mẫu của công tác quản trị hành chính
(sau khi được phê duyệt và ban hành thực hiện) và theo dõi việc thực hiện.
- Phôtô công chứng theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc. Tổ chức mua,
cấp phát và theo dõi việc sử dụng dụng cụ, vật tư vệ sinh.
- Theo dõi việc sử dụng xe văn phòng và hợp đồng gửi xe văn phòng.
- Hỗ trợ CBNV đi công tác: đặt vé máy bay, khách sạn…khi có yêu cầu.
- Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư, vật phẩm cần thiết phục vụ việc
thờ cúng, tiếp khách, hiếu, hỉ, sinh nhật, hỏi thăm…thuộc trách nhiệm phòng

Hành chính.
- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công.
- Quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty, quản lý giấy ĐKKD, các bản sao giấy
ĐKKD, các văn bản của Hội đồng quản trị.
- Lưu giữ hồ sơ, hợp đồng mua bán của phòng Hành chính.
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm.
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban, kiểm tra thủ tục
trình ký trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý con dấu và đóng dấu theo quy định. Trong trường hợp nghỉ làm
tạm thời, con dấu được chuyển lại cho Nhân viên Hành chính và báo cáo cho
Trưởng phòng.
- Viết giấy giới thiệu.
- Scan các văn bản theo yêu cầu và qui định của công ty.
* Nhân viên lễ tân
- Tiếp nhận, xử lý, chuyển các cuộc điện thoại theo qui định.
- Tiếp nhận và chuyển các loại văn bản đi đến, vào sổ theo dõi văn bản
( fax, chuyển phát nhanh…)
- Tiếp đón, hướng dẫn, tiễn khách, hỗ trợ khách đến làm việc tại Công ty
theo đúng qui định.
- Chuẩn bị phòng họp của Công ty theo lịch họp thường xuyên và yêu cầu.
- Thực hiện chấm công cho CBNV hàng ngày, tổng hợp bảng chấm công
hàng tháng.
- Chuẩn bị các nội dung cần truyền thông tới CBNV trên màn hình của theo
qui định của Công ty.
- Nhận đơn xin nghỉ việc trình Trưởng phòng ký và lưu đơn theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
Sinh viên: Hà Thị Loan

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhân viên QTTS – CNTT
- Quản trị hệ thồng mạng nội bộ, Internet, tổng đài hiện tại của Công ty.
- Mua sắm tài sản thiết bị tin học, viễn thông, máy móc văn phòng và tài
sản khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Lập hồ sơ và tổ chức quản lý tài sản của Công ty. Lưu trữ phiếu bảo hành
và tài liệu hướng dẫn sử dụng.
- Hướng dẫn, hỗ trợ CBNV sử dụng máy móc thiết bị Công ty.
- Lập các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ giải pháp thực hiện công việc các
phòng ban.
- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố của
máy móc, thiết bị của Công ty đảm bảo hoạt động tốt.
- Thực hiện việc sửa chữa văn phòng, sắp xếp, bố trí làm việc cho CBNV
theo chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Đề xuất phương án sử dụng, điều chuyển tài sản theo yêu cầu và mục đích
công việc của các phòng ban.
- Theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời các sự cố về điện, nước, điều hòa,
thang máy và các thông báo kịp thời đối với đơn vị cho thuê văn phòng để phối
hợp giải quyết. Đối với các sự cố nhỏ chủ động lên phương án giải quyết.
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công.
* Nhân viên lái xe
- Thực hiện đưa đón CBNV đi công tác theo quy định.
- Quản lý, bảo dưỡng và sử dụng xe đúng quy định.
- Giữ gìn vệ sinnh xe luôn sạch sẽ.

- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond palace:
3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace
Trong quá trình tìm hiểu tại cơ quan, hiện tại em chưa thấy có văn bản nào
quy định về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành:
* Nguyên nhân
- Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh dịch vụ (chủ yếu là dịch
vụ ăn uống không thường xuyên: tiệc cưới, hội nghị, sự kiện…). Công ty tuy đã
đi vào hoạt động trong một thời gian nhưng do điều kiện nguồn lực còn chưa dồi
dào đáp ứng được nhu cầu hiện tại của Công ty. Công tác văn thư, lưu trữ đóng
Sinh viên: Hà Thị Loan

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt của cơ quan, tổ chức nhưng cũng
là hoạt động bổ trợ cho hoạt động chính của Công ty do vậy công tác văn thư,
lưu trữ chưa được chú trọng, quan tâm tới nhiều.
* Thuận lợi
Hiện tại, tuy chưa ban hành được văn bản nào quy định về công tác văn
thư, lưu trữ cho cơ quan nhưng Công ty vẫn thực hiện đúng công tác này theo
đúng quy định của pháp luật. Công ty đã áp dụng và thực hiện các văn bản:

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTh ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
- Quy ché công tác Văn thư – Lưu trữ của Cục Văn thu Lưu trữ Nhà nước
( Ban hành kèm theo Quyết định số 282/QĐ-VTLT ngày 13 tháng 12 năm 2010
của Cục trưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ được
đẩy mạnh.
* Khó khăn
- Công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ
đến hoạt động chỉ đạo điều hành trong cơ quan như: Quy trình quản lý, giải
quyết văn bản đi - đến tại Công ty chưa đúng quy định pháp luật còn hiện tượng
để thất lạc văn bản; văn bản sai sót về thể thức trình bày khi ban hành.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa
đáp ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư,
lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho lưu
trữ tại Công ty còn sơ sài, bố trí thiếu khoa học.
- Hệ thống hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huy tác
dụng.
- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực hiện nên chưa có bảng kê thời
hạn bảo quản đối với các loại tài liệu.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace
Trong bất kỳ cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hoàn toàn phụ thuộc
vào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở đó. Hiện nay, ở nước ta
Sinh viên: Hà Thị Loan

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có ba hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung, phân tán và
hỗn hợp.
Công tác văn thư trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace được tổ
chức theo mô hình văn thư tập trung. Khi công tác văn thư được tổ chức theo
mô hình tập trung thì toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn
bản được thực hiện tại một nơi tập chung cho cả cơ quan- văn phòng và do một
người đảm nhiệm.
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace lựa chọn mô hình tổ chức công
tác văn thư tập trung vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nghành
dịch vụ nên khối lượng văn bản chu chuyển (đi, đến, nội bộ) của Công ty không
quá nhiều chủ yếu là các hợp đồng ký kết với khách hàng, công văn cảm ơn, kế
hoạch kinh doanh. ..Công ty lựa chọn mô hình tổ chức công tác văn thư tập
trung là hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền
của cơ quan và đặc biệt nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện công
tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và tạo điều
kiện thuận lợi cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo sự thống nhất
trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà
Nội Diamond Palace
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace có thểm quyền ban hành các văn
bản hành chính thông thường .Văn bản hành chính thông thường là những văn

bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm
pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao
dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

Sinh viên: Hà Thị Loan

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao
dịch, công văn phúc đáp,...)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình,
biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...
3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ
phần Hà Nội Diamond Palace
Theo giáo trình ‘‘Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản- Học viện hành
chính Quốc Gia 2002’’ : ‘‘Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu
nội dung đã được thể chế hoá’’ . Vậy, thể thức văn bản chính là cách thức trình
bày có tính bố cục không chỉ là hình thức mà còn cả yếu tố nội dung được nhà
nước quy định.
a) Các yếu tố cụ thể của thể thức
- Theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPVP

thể thức văn bản gồm các yếu tố cụ thể sau:
1.Quốc hiệu
2.Tên cơ quan ban hành văn bản
3.Số và ký hiệu
4.Địa danh, ngày ,tháng, năm ban hành văn bản
5.Tên loại và trích yếu
6.Nội dung văn bản
7.Thẩm quyền ký, chữ ký và họ tên đầy đủ của người ký
8.Con dấu hợp pháp
9.Nơi nhận
10.Các yếu tố có thể có: Mật khẩn, dự báo
11. Các yếu tố khác có thể có: Địa chỉ cơ quan, điện thoại….
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
- Phải đảm bảo tính khoa học, chuẩn xác và đúng tiêu chuẩn, theo tiêu
chuẩn 6900:2001-Về kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày
văn bản, định lề trong văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông
chữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác.
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Công ty so với quy
định hiện hành tương đối chính xác. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của Công ty tương đối đầy đủ và đúng thủ tục, quy trình, cách thức tiến hành.
Sinh viên: Hà Thị Loan

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản được soạn thảo theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản.
* Ưu điểm:
Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức
sau: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng năm,
trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận văn bản.Các văn bản đã thể hiện
được bố cục văn bản tương đối rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản dễ dàng
nắm bắt thông tin hơn. Các văn bản trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban
hành với thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan.Khi soạn thảo văn bản,
người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản.Cụ thể văn bản
của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace ban hành đều được đánh số, ký
hiệu và được lưu lại văn thư nên dễ dàng cho việc bảo quản và tìm kiếm văn bản
mỗi khi có yêu cầu phục vụ giải quyết văn bản.
* Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản còn nhiều tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Qua quá trình khảo sát văn bản hành chính tại Công ty, tôi
nhận thấy văn bản ở Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn mắc các lỗi
như sau về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Ở hầu hết các loại ban hành văn bản phần căn chỉnh lề, cỡ chữ không
chính xác. Phần trình bày Quốc hiệu chưa đúng kiểu chữ in hoa, chữ đứng
nhưng không đậm. Dưới dòng tiêu ngữ của các văn bản , thay vào đường kẻ
ngang, nét liền là đường kể đứt và được trình bày hoa văn. Ví dụ lỗi sai:
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------------------------------+ Có những văn bản phần quốc hiệu, tiêu ngữ trình bày cỡ chữ khác nhau,
không có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng với độ dài dòng chữ. ( Phụ
lục số )
- Phần trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, qua quá trình tìm hiểu một

số văn bản, phần trình bày các yếu tố này trong các văn bản hành chính của
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn nhiều thiếu sót như trong văn bản
tên cơ quan ban hành văn bản không trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ không
Sinh viên: Hà Thị Loan

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cùng với cỡ chữ của Quốc hiệu. Nhiều văn bản còn tồn tại viết tắt tên cơ quan
ban hành không theo quy đinh. Và hầu hết các văn bản đều không có đường kẻ
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so
với dòng chữ. Ví dụ:
“CTCPHN Diamond Palace”
- Thể thức địa danh, ngày tháng năm là phần trình bày chưa đảm bảo yêu
cầu ở các văn bản được trình bày trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace. Người soạn thảo văn bản thường tự ý thêm hoặc bớt số “0” đằng trước
chữ số chỉ ngày tháng một cách tuỳ tiện. Ví dụ: “ Hà Nội, ngày 5 tháng 04 năm
2015”
- Thể thức nơi nhận là trình bày sai sót nhiều nhất trong các văn bản ở
Công ty. Nơi nhận tại ô 9b( áp dụng với cồng văn hành chính và các loại văn
bản khác) phải được trình bày một dòng riêng ngang với dòng chữ “quyền hạn,
chức vụ của người ký” và sát lề trái sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng, đậm thì ở các văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace trình bày không đúng theo quy định: nơi nhận được trình bày

theo cỡ chữ khác nhau, lúc 12, lúc 14 kiểu chữ đứng và được kẻ một đường kẻ
ngang bằng độ dài dòng chữ; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các nhân
nhận văn bản trình bày sai cỡ chữ, cuối dòng không có dấu chấm phẩy.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Qua quá trình tìm hiểu, người viết nhận thấy công tác soạn thảo văn bản
của Văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace cơ bản đã đảm bảo
giải quyết nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Văn phòng Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính thông
thường (hay các văn bản hành chính khác), các văn bản soạn thảo chủ yếu là các
văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà văn phòng Công ty ban hành,
soạn thảo là: Thông báo, Kế hoạch, Quyết định, Quy chế, Hợp đồng…Tuỳ mỗi
Sinh viên: Hà Thị Loan

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B