Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN SÔNG đà 4

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................2
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ...................................................................4
CHƯƠNG I..........................................................................................................5
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
SÔNG ĐÀ 4..........................................................................................................5
I. Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty .............................................................5
1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển .............................................................................5
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty............................................................................6
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4.............................................................7

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Sông Đà 4 :....................8
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ
phần Sông Đà 4.............................................................................................................................10
1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng ..........................................................................................10
1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng......10
1.1.1 chức năng ...........................................................................................................................10
1.1.2.Nhiệm vụ.............................................................................................................................10
1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng ...................................12
1.3. Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành..............................................................................................................................................14
1.3.1 Nguyên nhân........................................................................................................................14
1.3.2. Thuận lợi.............................................................................................................................15
1.3.3. Khó khăn.............................................................................................................................15
2 .Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ phần Sông Đà 4.................16
2.1. Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng
ban hành trong 10 năm trở lại đây...............................................................................................16

2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện
hành..............................................................................................................................................17

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.........................................................................18
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty...........................................18
3.1. Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong
văn phòng của Công ty..................................................................................................................18
3.2. Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức- hành chính:.............................................................20
3.3. Việc sử dụng và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng
của công ty.Nhận xét bước đầu về những hiệu quả của phần mềm mang lại..............................22

CHƯƠNG 2........................................................................................................25
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4.........................................25
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
công ty Cổ phần Sông Đà 4...........................................................................................................25
1.Ưu điểm. ...................................................................................................................................25
1.1. Hoạt động văn phòng............................................................................................................25
1.2. Công tác văn thư....................................................................................................................26
1.3. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................26
1.4.Công tác hành chính văn phòng..............................................................................................26
2. Nhược điểm..............................................................................................................................27
2.1. Công tác văn phòng...............................................................................................................27
2.2. Công tác văn thư....................................................................................................................27

2.3. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................28
2.4. Công tác hành chính văn phòng.............................................................................................28
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm............28

KẾT LUẬN........................................................................................................32
PHỤ LỤC...........................................................................................................33

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình kiến tập và viết bài báo cáo em đã gặp rất nhiều khó khăn
do thiếu kinh nghiệm thực tế, khả năng và trình độ còn hạn chế, đôi khi còn gặp
phải một số vấn đề về sức khỏe…Tuy nhiên, được sự hướng dẫn tận tình của
thầy ThS. Nguyễn Mạnh Cường, cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo, toàn thể
công nhân trong Công ty Cổ phần Sông Đà 4, em đã hoàn thành bài báo cáo kiến
tập này.
Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong khoa, những thầy cô đã từng giảng
dạy em trong quá trình học tập. Các thầy cô chính là những người truyền đạt cho
em những kiến thức cũng như kinh nghiệm trong cuộc sống . Em cung xin chân
thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã hướng dẫn em tận tình trong
suốt quá trình kiến tập và những trải nghiệm để em hoàn thành bài báo cáo kiến
tập này.
Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà 4, cùng
toàn thể công nhân viên trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ, hợp tác trong suốt
quá trình em kiến tập.
Bài báo cáo kiến tập của em vẫn còn nhiều điểm hạn chế về kiến thức

cũng như thời gian và kinh nghiệm thực tế, mặc dù rất cố gắng nhưng vẫn không
tránh khỏi những thiêu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý
của các thầy cô trong hội đồng chấm bài để báo cáo của em được hoàn thiện
hơn!
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên kiến tập
Lê Thị Phương Dung

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi đất nước đang trên đà phát triển thì bộ máy văn phòng với
đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức
nào. Chính điều đó khiến cho chúng ta cần phải trang bị những điều kiện tốt
nhất để làm những công việc đòi hỏi tính chuyên môm cao.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là
nơi thu thập, sử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho
mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
mỗi cơ quan tổ chức.
Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho
mình một hướng đi đúng, một chỗ vững chắc trên thị trường, cần phải nhạy bén
thay đổi sao cho phù hợp với nền kinh tế. Vậy doanh nghiệp muốn quản lý, lãnh
đạo tốt nhất thì nhất thiết phải có một bộ máy hoàn thiện, khâu hành chính năng
động sáng tạo và không ngừng đổi mới.

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và tầm quan trọng của văn phòng trong
xu thế phát triển hiện nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã thành lập khoa
Quản Trị Văn Phòng, cùng với phương châm của nhà trường “ Học thật, thi thật,
ra đời làm thật”, “ lý luận gắn với thực tiễn”. Để đáp ứng phương châm đó khoa
Quản Trị Văn Phòng đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng đi
kiến tập tại các cơ quan đơn vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm với
thực tế và làm quen với công việc tại các cơ quan, đơn vị ,vận dụng những kiến
thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực
tế tai các cơ quan, đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố tổng hợp kiến thức,
tập dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên là cơ hội cho sinh
viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc và giao tiếp.
Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản Trị Văn Phòng em đã được
giới thiệu tới Công ty Cổ phần Sông Đà 4 Hà Nội để kiến tập ngành nghề với
thời gian từ ngày 11/05/2015 đến hết ngày 07/06/2015 với nội dung tìm hiểu
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn phòng của cơ quan.
Trong khoảng thời gian được đi kiến tập tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà 4,
bản thân em đã học hỏi được rất nhiều về cách làm việc, vận dụng được kiến
thức đã học được từ các thầy cô vào trong công việc của cơ quan, từ đó đã tiếp
thu được thêm một số kinh nghiệm, đây cũng là cơ hội để bản thân em củng cố
lại kiến thức, từ đó tìm ra những thiếu sót để khắc phục, không những thế đợt
kiến tập này giúp sinh viên có thể định hình rõ hơn về công việc, trau dồi thêm
kiến thức – kinh ngiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị phục

vụ tốt cho công việc sau này.

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4
Sơ đồ 2.2. cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Bảng 2.1. Bảng thống kê số văn bản hành chính và sô lượng ban hành
trong 06 năm của công ty
Bảng 2.2. Các trang thiết bị trong văn phòng của công ty Sông Đà 4
Bảng 2.3. Sơ đồ sắp xếp lại các trang thiết bị trong văn phòng tổ chứchành chính

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
SÔNG ĐÀ 4
I. Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty

1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4.
Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT- STOCKS COMPANY
Viết tắt: SONGDA. No4.JSC
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận
Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 042.2253465
Fax: 0422253467
Email:
Website: www. songda4.vn - www.songda4.com.vn
Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989
Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỷ đồng chẵn)
Tổng số cán bộ và công nhân: 1086 người
Trong đó: Gián tiếp 177 người.
Trực tiếp 909 người.
Công ty cổ phần Sông Đà 4 là đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty
Sông Đà, được thành lập theo quyết định số 447/QĐ- BXD ngày 18/05/1989 của
Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Công ty cổ phần Sông Đà 4 được chuyển đổi từ doanh
nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần theo quyết định số 1329/QĐ-BXD
ngày 26/10/2007 của bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Trải qua hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không
ngừng phát triển về mọi mặt: quy mô tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu
ngành nghề, tổng giá trị sản xuất kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước…
Công ty hết sức quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹ
thuật, cán bộ quản lý giỏi ở tất cả các lĩnh vực, đội ngũ công nhân có tay nghề
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao với kỹ thuật chuyên sâu.
Đến nay, Công ty đã xây dựng đội ngũ các bộ, công nhân có trình độ giỏi
để thi công các công trình công nghiệp, dân dụng…
Với ngành nghề truyền thống là xây dựng các công trình thủy điện. Trong
những năm qua, Công ty cổ phần Sông Đà 4 đã tham gia nhiều công trình lớn,
trọng điểm của đất nước như: Thủy điện Yaly (720MW), Nhà máy nước long
xuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thủy điện Sêsan 3(290NW), thủy điện
Sêsan 4(320MW), Công trình thủy điện bản vẽ, Công trình thủy điện Xêkaman1
- tại nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào…
Trong lĩnh vực xây lắp, Công ty luôn coi trọng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật,
áp dụng công nghệ mới vào thi công. Công ty đã tăng cường hợp tác với các tổ
chức trong và ngoài nước đầu tư các trang thiết bị thi công và sản xuất vật liệu
tiên tiến nhất. Công ty đã vươn lên và chiếm lĩnh thị trường về công nghệ thi
công bê tông lạnh…Việc áp dụng những công nghệ mới đã rút ngắn thời gian thi
công công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu quả kinh tế, an toàn lao động,
nâng cao hiệu quả, uy tín của nhà thầu Sông Đà 4 trong xây lắp thủy điện.
Hiện nay Công ty đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008
Đến nay Công ty cổ phần Sông Đà 4 đã trở thành một doanh nghiệp trong
sản xuất kinh doanh xây lắp và luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, lấy
hiệu quả kinh tế xã hội là thước đo phát triển bền vững và mong muốn là đối tác
tin cậy trong lĩnh vực hoạt động của mình với tất cả bạn hàng trong và ngoài
nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Công ty Cổ phần Sông Đà 4 hoạt động theo giấy chứng nhận doanh
nghiệp
Công ty cổ phần với mã số doanh nghiệp 5900189325 đăng ký lần đầu

ngày 15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 20/01/2011 do sở kế hoạch và
đầu tư thành phố Hà Nội cấp với các chức năng
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Xây dựng các công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông đường bộ, công
trình công nghiệp, dân dụng.
-Thi công lắp đường dây và trạm biến áp đến 110KV;
-Đầu tư xây dựng khu công nghiệp và đô thị ;
-Khai thác đá,cát, sỏi, đất sét (chỉ hoạt động sau khi cơ quan có thẩm
quyền của nhà nước cho phép);
-Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét (sản xuât vật tư , vât liệu xây dựng,
kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát nước);
-Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (kinh doanh vật
tư, vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông, đường ống cấp thoát nước);
-Sản xuất, truyền tải và phân phối điện (chỉ hoạt động khi được cơ quan
có thẩm quyền của nhà nước cho phép);
-Xuất nhập khẩu vật tư, nghuên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công nghệ
xây dựng;
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4.
Công ty cổ phần Sông Đà là một Công ty thuộc Bộ Xây dựng được chia
thành nhiều chi nhánh trong đó Công ty cổ phần Sông Đà 4 nằm trong chi
nhánh đó, Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất phong phú đa dạng
….được bố trí sắp xếp theo quy mô và hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho việc quản
lý của giám đốc đến tất cả các nhân viên một cách hợp lý và đạt hiệu quả trong

công việc.
Hoạt động trong lĩnh vực đang rất phát triển ở Việt Nam nói riêng và thế
giới nói chung, Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã thiết lập tổ chức bộ máy gồm:

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Sông Đà 4 :
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ

PHÓ

PHÓ

GIÁM

GIÁM

GIÁM

ĐỐC

ĐỐC

ĐÔC

PHÒNG
QUẢN
LÝ – KĨ
THUẬT

PHÒNG
TỔ
CHỨC –
HÀNH
CHÍNH

PHÒNG
TÀI
CHÍNH
– KẾ
TOÁN

PHÒNG
KINH
TẾVẬT
TƯ

ĐỘI
CÔNG
TRÌNH

II

ĐỘI
CÔNG
TRÌNH I

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

PHÒNG
KINH
TẾ - KẾ
HOẠCH

8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ban giám đốc gồm có: 1 giám đốc, 3 phó giám đốc. Trong đó giám đốc là
người có thẩm quyền cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến
Phương hướng hoạt động, vốn, nhân sự của ban giám đốc và một số vấn đề có
liên quan. Ban giám đốc có quyền ra quyết định sau khi có ý kiến của các thành
viên trong công ty.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty và điều
hành các phòng ban chức năng.
Phó giám đốc là người giúp giám đốc giải quyết các công việc thuộc
phạm vi, quyền hạn và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công việc của
mình.
Phòng tổ chức hành chính: Là phòng thực hiện công tác quản lý, bố trí

nhân sự và các công tác hành chính trong toàn công ty, đảm bảo hoạt động trong
một số vấn đê liên quan đến công việc và đời sống hoạt động của toàn công
nhân viên, góp phần xây dựng văn hóa làm việc, văn hóa tổ chức, tạo động lực
cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Phòng tài chính kế toán: Là phòng có nhiệm vụ phụ trách theo dõi phần
tài chính kế toán của công ty như: ghi chép, tính toán, phản ánh; kiểm tra giám
sát tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, hàng hóa, tiền vốn của công ty.
Đồng thời, tính toán và phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh
doanh, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng
sử dụng thông tin cho các mục đích công việc khác.
Phòng kinh tế kế hoạch: là ban kinh tế kế hoạch tham mưu cho giám đốc
về giá và các đơn vị cung cấp vật tư đồng thời lập kế hoạch chi tiết cho công
việc hàng ngày, tuần cho các bộ phận cơ sở kế hoạch tuần, tháng cho công
ty.Phòng kinh tế kế hoạch còn phối hợp với các phòng ban của công ty để triển
khai thực hiện các dự án đầu tư do công ty làm chủ đầu tư đến khi kết thúc đầu
tư thanh quyết toán vốn dầu tư đưa công trình vào sử dụng
Phòng kinh tế vât tư : là phòng có trách nhiệm về các vật liệu xây dựng
,chịu trách nhiệm về các sản phẩm vật tư vật liệu được sử dụng trong các công
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình. Có nhiệm vụ liên hệ với các nhà phân phối các vật liệu tốt và chất lượng,
kiểm tra giám sát công việc vận chuyển vật liệu xây dựng trong các công trình
xây dựng cũng như việc thực hiện đảm bảo chất lượng vật liệu xây dựng.
Phòng quản lý kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sản

xuất, cải tiến quy trình công nghệ. Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý
kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4.
1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng
1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ
chức của văn phòng.
1.1.1 chức năng
Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực công tác
như:
Văn thư – lưu trữ ; hành chính quản trị ; tổ chức quản lý lao động, chế độ
tiền lương và đào tạo; quản lý tài sản ; an ninh bảo vệ ; phòng chống máy tổ và
vệ sinh môi trường trụ sở cơ quan Công ty và các công tác khác có liên quan đến
chức năng,nhiệm vụ lãnh đạo công ty giao.
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho Công
ty.Giúp giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin; phản ánh tình hình hoạt
động của công ty.
1.1.2.Nhiệm vụ.
Quản lý, xử lý các công văn đi, công văn đến tổ chức thực hiện công tác
văn thư và lưu trữ tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà
Nước; quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của công ty.
Xây dụng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc, thực
hiện chương trình kế hoạch đó; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,
tháng, quý, năm của công ty.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cho cán bộ
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân viên trong công ty.
Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty.
Phục vụ tốt công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong việc chỉ
đạo, điều hành; các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt bổ nhiệm, miễn
nhiệm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của công ty tại quy định
của nhà nước. Quản lý sản xuất theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Dự trù kinh phí hàng năm, quý; dự kiến phương pháp hạn mức kinh phí,
cân đối chi phí hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân
viên trong công ty.
Quản lý mua sắm và bảo và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất của
công ty…
Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức của công ty: Tổ chức bộ
máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, chia tách…các đơn vị, bộ phận phù hợp
tình hình thực tế Công ty
Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã
được giám đốc phê duyệt.
Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất thoát,
hại đến lợi ích của Công ty.
Tiếp nhận vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí
theo địa chỉ quy định về quản lý văn bản.
Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng
quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của pháp luật.
Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý Văn Phòng
theo đúng chế độ.
Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ trong công tác làm việc.
Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hành

chính quản trị.
Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chuẩn bị hội trường , phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp; chuẩn
bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng.
Tổ chức chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ nhằm
đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong Công ty.
Phối hợp làm việc với các cơ quan, hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự
an ninh khu vực và an ninh xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực
thuộc Công ty.
Sơ đồ 2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng
TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG

BỘ
PHẬN
VĂN
THƯ
LƯU
TRỮ

BỘ

PHẬN
KẾ
TOÁN

BỘ
PHẬN
THỰC
HIỆN
CÔNG
TÁC,
CHẾ
ĐỘ

BỘ
PHẬN
TẠP VỤ

BỘ
PHẬN
BẢO
VỆ

1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn
phòng
a, Lãnh đạo văn phòng.
Giúp giám đốc công ty tổ chức và giám sát mọi hoạt động chung của công
ty.
Quản lý điều hành giám sát và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động của văn phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức năng.
Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần,
hàng quý, hàng năm cho Công ty.
Đề xuất với Giám đốc những hình thức khen thưởng, khích lệ tinh thần
cán bộ nhân viên và kiến nghị xử lý, hình thức sử lý các trường hợp vi phạm kỷ
luật của công ty.
Được phép ký các văn bản thuộc chức năng khi được giám đốc ủy quyền
ký trực tiếp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
b, Cán bộ nhân viên trong văn phòng
-Nhân viên văn thư lưu trữ:
+ Là cán bộ chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư – lưu trữ của công
ty
+ Tham gia phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty bao gồm các công
việc chuẩn bị cuộc họp, hội nghị.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác
văn thư- lưu trữ.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.Con dấu là công cụ xác định tư
cách pháp nhân của các chức danh cá nhân trong công ty,
+ Kiểm tra rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
của công ty
+ Chuẩn bị thư từ, bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữ
liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị lưu phát
hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ …

- Nhân viên kế toán.
Có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán,có chức năng tham mưu giúp
việc cho trưởng phòng, thực hiện công việc hoạch toán kinh tế trong mọi công
việc nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả
sử dụng tài sản, vật chất.
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Nhân viên phụ trách các chế độ, đãi ngộ.
Là nhân viên giúp trưởng phòng quản lí công tác chế độ đãi ngộ cho
người lao động và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty.
Tham mưu cho trưởng phòng về công tác tuyển dụng, sử dụng người lao
động và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty.
Tham mưu cho Trưởng phòng các hình thức khen thưởng, khuyến khích
tinh thần cán bộ công nhân viên cũng như hình thức sử lí những trường hợp vi
phạm kỉ luật.
-Nhân viên tạp vụ:
+ Chịu trách nhiệm đón khách và tiếp khách tại phòng khách trước khi
đưa khách đi làm việc với lãnh đạo công ty.
+ Có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công việc của văn phòng …
+ Quản lý các trang thiết bị được trang bị trong phòng .
-Nhân viên lái xe:
Là nhân viên lái xe cho lãnh đạo công ty, bảo quản và sửa chữa xe đảm
bảo cho ô tô được vận hành liên tục .
Mua sắm xăng dầu, quản lý việc sử dụng xăng dầu, các phụ tùng thay thế

và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
- nhân viên bảo vệ:
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về con người
và tài sản của công ty.
1.3. Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư,
lưu trữ do cơ quan ban hành.
Theo tìm hiểu của em tại cơ quan thì vẫn chưa có văn bản nào quy định về
công tác văn thư lưu trữ của cơ quan ban hành.
1.3.1 Nguyên nhân.
Công ty cổ phần Sông Đà 4 là công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh
vực xây dựng công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông đường bộ, công trình
công nghiệp,dân dụng ,đầu tư xây dựng khu công nghiệp và đô thị, Buôn bán vật
liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát
nước, xuất khẩu vật tư, nguyên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công nghệ xây
dựng… Công ty đã đi vào hoạt động trong thời gian tương đối là ổn định nhưng
do điều kiện và nguồn lực chưa được đáp ứng dồi dào đáp ứng được nhu cầu
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện tại của công ty.Công tác văn thư vô cùng quan trọng đối với hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp nhưng cũng là hoạt động bổ trợ chính của công ty do vậy
công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng, quan tâm tới nhiều.
1.3.2. Thuận lợi.
Hiện nay Công ty Cổ phần Sông Đà vẫn chưa ban hành được quy chế nào
quy định về công tác văn thư lưu trữ cơ quan nhưng công tác văn thư lưu trữ của

công ty vẫn được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Công ty đã áp
dụng và thực hiện theo các văn bản sau;
-Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
-Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
-Quy chế công tác văn thư – Lưu trữ của cục văn thư Lưu trữ Nhà nước
(Ban hành kèm theo Quyết định số 281/QĐ- VTLTNN ngày 13 tháng 12
năm 2010 của Cục trưởng Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
-Công văn số 425/ VTLT-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
-Nghị định 110 của chính phủ về công tác văn thư .
Thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về soạn thảo văn bản bản
cách quản lý văn bản đi văn bản đến thì Công tác văn thư – lưu trữ cơ quan
tương đối ổn định khi triển khai thực hiện.
1.3.3. Khó khăn.
Do chưa có quy chế riêng và do cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ về
công tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo kĩ về mặt chuyên môn cho nên công
tác này vẫn còn chưa đạt được hiệu quả cao trong công tác. Nhiều văn bản, giấy
tờ chưa được để đúng nơi quy định, bị thất lạc hoặc chưa được chỉnh lý, đưa
vào hồ sơ để lưu trữ…

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2 .Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ
phần Sông Đà 4.
2.1. Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn
bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây.
Bảng 2.1.Bảng thống kê số văn bản hành chính và số lượng ban hành
trong 06 năm của Công ty Cổ phần Sông Đà 4 Hà Nội.
Tên loại
văn bản

Số lượng
Năm

Năm

Năm

Năm

Năm

Năm

2009

2010

2011

2012

2013

2014

123

145

143

156

163

167

70

85

95

88

94

98

92

95

86

85

92

91

50

62

66

75

61

76

78

83

86

84

91

96

25

38

43

32

24

30

Quyết
1

định
Công văn

2
Kế hoạch
3
Tờ trình
4
Hợp đồng
5
Biên bản

6

(nguồn : phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Sông Đà 4)

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Từ bảng 2.1cho thấy, trong các năm gần đây số lượng văn bản quản lí của
cơ quan ban hành nhiều chủ yếu là quyết định, kế hoạch và hợp đồng.Do đặc
đặc thù của công ty là xây dựng công trình thủy điện, giao thông, cầu đường…
cho nên cần ban hành ra nhiều văn bản quản lý như Quyết định để thi công,
quản lý công việc cũng như công nhân viên trong toàn thể công ty, khi hoạt
động của công ty được thực hiện hay bắt đầu thi công một công việc nhất định
phải cần đến quyết định quản lý của Ban lãnh đạo.
Ngoài ra do Công ty chuyên về xây dựng cho nên hàng năm công ty nhận
được và ký kết được rất nhiều hợp đồng như hợp đồng thi công, xây dựng công
trình…
Khi kí kết được nhiều hợp đồng xây dựng thì Công ty phải lên kế hoạch
để hoạt động tốt được công việc. Chính vì vậy những loại văn bản trên được ban
hành nhiều trong những năm gần đây.Bên cạnh đó còn một số công văn, tờ
trình, biên bản …
2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ
quan so với quy định hiện hành.
Nhìn chung, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của công ty
so với quy định hiện hành tương đối chính xác.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty tương đối chính xác
và đầy đủ đúng thủ tục, quy trình và cách thức tiến hành.Văn bản được soạn
thảo theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Các văn bản do cơ quan ban hành đều đảm bảo các yếu tố thành phần thể
thức bắt buộc. Các văn bản được hoàn thiện về nội dung và thể thức, ngôn ngữ
văn phong chính xác, khách quan, trang trọng và lịch sự, đảm bảo được tính
khoa học, tính thẩm mỹ và tính pháp lý chân thực.
Nhưng ngoài ra trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì vẫn còn
những hạn chế nhất định, một số nhược điểm như: Lỗi chính tả, viết tắt, viết
những từ không thông dụng mà trong thông tư đã quy định; sử dụng không
thống nhất loại chữ, kích thước chữ và phông chữ chưa phù hợp theo quy định
hiện hành; khoảng cách giữa các dòng và canh lề không đồng nhất và đều nhau.
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần ký thay và ký ủy quyền đôi khi còn bị nhầm lẫn giữa người ký, các
dấu câu xuống dòng…
2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.
Trong thời gian kiến tập tại Công ty e thấy rằng, trong quá trình soạn thảo
văn bản của công ty cũng đã tuân thủ theo đúng các bước soạn thảo nhất định
sau:
Bước 1. Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản.
Bước 2. Chọn tên, thể loại văn bản phù hợp với mục đích, lý do ban hành

văn bản
Bước 3.Thu thập xử lý thông tin đến văn bản cần ban hành.
Bước 4. Xây dựng và lập đề cương chi tiết và lập bản thảo.
Bước 5. Duyệt bản thảo văn bản lần một.
Bước 6. Trình lãnh đạo đơn vị soạn thảo duyệt về nội dung và thể thức.
Bước 7. Trình ký văn bản.
Bước 8. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Nhìn chung các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
cơ quan rất chặt chẽ, đảm bảo các yêu cầu đề ra và đúng quy trình. Không chồng
chéo, thiếu sót trong quá trình ban hành. Thực hiện theo đúng quy định hiện
hành của nhà nước.
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty.
3.1. Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng được
sử dụng phổ biến trong văn phòng của Công ty.
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ
trong công tác văn phòng. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để cán bộ
nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Giúp cán bộ, nhân viên trong
công ty tiết kiệm được thời gian và công sức, đảm bảo cung cấp nhanh chóng và
chính xác những thông tin cho lãnh đạo, các phòng ban khác trong quá trình chỉ
đạo, điều hành và giải quyết công việc, đưa hiệu xuất công việc và đạt hiệu quả
cao.Đây là yếu tố xây dựng một văn phòng hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian,
công sức và kinh phí khi tiến hành công việc.
Qua quá trình quan sát và tìm hiểu của em thì văn phòng của công ty hiện
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đang sử dụng những trang thiết bị văn phòng như sau
Bảng 2.2 Các trang thiết bị trong văn phòng của công ty Cổ phần
Sông Đà 4:
SST

Trang thiết bị

Số lượng

Tính năng, công dụng

1

Máy tính

08

2

Máy in

01

Soạn thảo, quản lý văn bản đi- đến
lưu trữ, tra cứu thông tin, kết nối
mạng và làm việc liên kết giữa các
công ty
In văn bản khổ A3,A4 và in các tài
liệu trong công ty

3

Máy photo

02

Sao chụp văn bản, photo to tài liệu

01

Scaner văn bản để lưu dữ xử lý trên
máy

4

Máy scaner

5

Máy hủy tài liệu 01

Hủy tài liệu

6

Máy fax

01

Nhận gửi fax

7

Điện thoại

08

Trao đổi thông tin liên lạc với nhân
viên trong công ty và trao đổi với
khách hàng

8

Bàn ghế

09

Ngồi làm việc tiếp khách

9

Điều hòa

02

Làm mát

10

Tủ đựng tài liệu

03

Lưu giữ các văn bản giấy tờ

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong văn phòng không thể thiếu các trang thiết bị như trên, các trang
thiết bị này như là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc của văn phòng.
Nhờ có các vật dụng này mà hiệu xuất công việc của công ty đạt hiệu qủa cao và
tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức để thực hiện hoặc triển khai công việc
khác một cách nhanh chóng và thuận lợi.
3.2. Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức- hành chính:

1. Máy tính 6. Máy fax
2. máy in7. Điện thoại
3. máy photo

8. Bàn ghế

4. máy hủy tài liệu9. Điều hòa
5.máy scaner 10. Tủ đựng tài liệu
Trong quá trình kiến tập em nhận thấy một số chỗ chưa hợp lý trong cách

bài trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng như sau:
Việc sắp xếp các bàn làm việc quá sát nhau khiến cho việc đi lại của nhân
viên trong văn phòng khá khó khăn, gây bất lợi cho người đi ra đi vào. Vì vậy
cần sắp xếp lại bàn ghế cho nhân viên phải dãn ra một khoảng cách vừa đủ để có
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thể đi lại một cách thuận tiện nhất không ảnh hưởng đến nhân viên khác.
Các máy hủy tài liệu, máy photo, máy scaner, máy fax là đồ dùng không
thể thiếu trong văn phòng mà ai cũng phải sử dụng đến, nên đặt ở chỗ gọn gàng
và tiện lợi để ai cũng có thể sử dụng một cách thuận tiện nhất
Bảng 2.3.Sơ đồ sắp xếp lại các trang thiết bị trong văn phòng tổ chức
- hành chính:
xkjdckzcklxhcoo

Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng làm việc hợp lý giữ
một vai trò quan trọng phục vụ cho công việc của nhân viên và lãnh đạo văn
phòng. Bố trí, sắp xếp hợp lý các trang thiết bị trong phòng làm việc không chỉ
giúp tiết kiệm diện tích và tạo tính thẩm mỹ còn tạo cho cán bộ, nhân viên trong
văn phòng có một không gian làm việc thoải mái, nâng cao hiệu xuất công
việc ...
Nhận xét.
* Ưu điểm:
Phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi làm việc được bố trí sắp xếp phù
hợp với các vị trí trong văn phòng, mỗi vị trí làm việc được được bố trí một máy

Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vi tính và một máy in được đặt với khoảng cách phù hợp kết nối với máy vi tính
của các vị trí; của photo copy được đặt gần vị trí cửa ra vào tạo thuận lợi cho
việc sao chép, chụp văn bản, tài liệu nhanh chóng. Các tủ tài liệu, giá đựng tài
liệu và văn bản phòng phẩm được bố trí gần với vị trí làm việc và sắp xếp gọn
gàng, ngăn nắp giúp cho việc sử dụng được thuận lợi.
Ánh sáng tự nhiên nhờ hệ thống cửa ra vào và cửa sổ được lắp đặt bằng
hệ thống cửa kính, khung nhôm kết hợp với ánh sáng của đèn điện có một ánh
sáng phù hợp đủ độ sáng đáp ứng cho cán bộ, nhân viên làm việc giảm được mệt
mỏi, tránh sai sót và nâng cao hiệu xuất công việc...
* Nhược điểm.
Ngoài những ưu điểm trên thì việc sắp xếp các trang thiết bị trong văn
phòng của công ty còn có những nhược điểm sau;
Các trang thiết bị trong văn phòng được đặt gần sát nhau,các vị trí làm
việc còn chưa có ngăn riêng, nếu như có nhân viên làm việc riêng sẽ gây ảnh
hưởng tới đồng nghiệp trong văn phòng, gây sự mất tập trung của mọi người
trong quá trình xử lý công việc.
Máy photo được đặt ngay trong phòng làm việc, khi máy được hoạt động
nhiều để sao lưu chụp văn bản, tài liệu sẽ gây ra tiếng ồn gây mất tập trung...
3.3. Việc sử dụng và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng
trong công tác văn phòng của công ty.Nhận xét bước đầu về những hiệu
quả của phần mềm mang lại.
Việc sử dụng hoặc áp dụng các phần mềm quản lý hay những phần mềm

hỗ trợ cho quá trình làm việc, sản xuất kinh doanh của các cơ quan, tổ chức
doanh nghiệp không còn là một điều mới lạ trong thời đại công nghệ thông tin
như hiện nay.Gần như doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng đều sử dụng một
hoặc nhiều phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý và kinh doanh của mình.
Hiện nay, công ty đang sử dụng những phần mềm cơ bản như: phần mềm
soạn thảo Microsoft office (phần mềm soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu thông
minh; hệ thống mạng LAN trong công ty; mạng Internet…)
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng của Công
ty đã có những hiệu quả nhất định như: góp phần quan trọng đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý, đồng thời nó cũng tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên
trong công ty dễ dàng có thể thống kê các con số, dữ liệu, báo cáo với nội dung
chi tiết, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, điều hành các công ty.
Đặc biệt trong công ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự:
Phần mềm quản lý nhân sự được áp dụng vào trong cơ quan để dễ quản lý
nhân sự trong công ty và đáp ứng được các nghiệp vụ thông thường trong văn
phòng quản lý nhân sự như: chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân
viên…và còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ tiêu chuẩn đào tạo,
bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực, quản trị chi phí nhân
sự, xây dựng chính sách đãi ngộ giữ chân người tài…cho Công ty không chỉ lực
lượng nhân sự lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải có các nghiệp vụ vô cùng phức
tạp mang tính đặc thù riêng của từng ngành mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu
thay đổi chính sách trong công ty.

HRM Pro cung cấp các công cụ hữu hiệu trong việc dự báo tình hình nhân
sự trong tương lai giúp Công ty có nhiều không gian và thời gian cho việc đào
tạo, hoạch định và ổn định đội ngũ nhân sự kế cận. Giải pháp của phần mềm
quản lý nhân sự này là giúp công ty xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả
công việc nhân viên mang tính linh hoạt nhạy bén.
Hình ảnh phần mềm quản lý nhân sự HRM Pro
( phần phụ lục 1)
Bên cạnh đó công ty còn sử dụng phần mềm quản lý văn bản (ECM) là
phần mềm tự động hóa quản lý hồ sơ và luân chuyển văn bản trong công ty. Sản
phẩm phần mềm “1C: quản lý văn bản” được phất triển trên nền tảng mới
“1C:Doanh nghiệp 8.2, là sản phẩm kế thừa của phần mềm “1C:Archire3”, đã
được áp dụng hơn 10 năm tại văn phòng tại hàng nghìn doanh nghiệp và cơ
quan nhà nước trong việc tự động hóa quản lý văn bản.
Giải pháp “1C: Quản lý văn bản” cho phép:
Sinh viên: Lê Thị Phương Dung

23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A