Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Trường Tiểu học Lômônôxốp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.62 MB, 139 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Dương Thị Huyền Ngọc
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2014 – 2016)
Tên cơ quan: Trường Tiểu học Lômônôxốp
Địa chỉ
: Mễ Trì – Nam Từ Liêm – Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Minh Chang
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường
HÀ NỘI – 2016
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian hai tháng thực tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trường Tiểu học Lômônôxốp, với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt
tình của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng, tôi đã học hỏi được nhiều điều
bổ ích cả trong công việc và trong cuộc sống. Các cán bộ, nhân viên trong văn
phòng không chỉ giúp đỡ tôi thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng mà còn
hướng dẫn, chỉ bảo tôi về cách giao tiếp, ứng xử, ăn mặc, những phẩm chất cần
có của một cán bộ văn phòng giúp tôi hoàn thiện mình hơn.
Hai tháng thực tập là khoảng thời gian không dài nhưng cũng nhờ đó tôi
có điều kiện để áp dụng những kiến thức lý luận đã học trong sách vở nhà
trường vào thực tế cơ quan, giúp tôi hiểu rõ và thành thạo hơn trong các kỹ năng
nghiệp vụ hành chính văn phòng. Đồng thời nó cũng giúp tôi tự tin hơn trong
giao tiếp, không còn những bỡ ngỡ như những ngày đầu được tiếp xúc với môi
trường văn hóa công sở tại cơ quan. Qua những công việc mà tôi được thực hiện
trong thời gian thực tập, tôi đã hiểu thêm được tầm quan trọng của công tác văn
phòng đối với xã hội, giúp tôi có thêm lòng yêu nghề và phấn đấu trở thành nhà
quản trị văn phòng trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại Trường, tôi nhận được sự giúp đỡ, tạo điều
kiện, chỉ bảo tận tình của các cán bộ nhân viên trong phòng cũng như các cán
bộ, giáo viên, nhân viên trong Trường. Đặc biệt là sự quan tâm, hướng dẫn của
các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã giúp tôi nâng cao trình độ chuyên
môn, học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt đợt thực tập của
mình.
Qua đây, tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới chị Lê Minh Chang –
Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp là người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong
quá trình thực tập; cảm ơn các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã truyền
đạt cho tôi những kiến thức chuyên môn và hướng dẫn, giải đáp tận tình những
thắc mắc của tôi về công tác văn phòng. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm
ơn Ban lãnh đạo nhà trường, phòng Hành chính – Tổng hợp và các tổ khối, bộ
phận khác trong Trường Tiểu học Lômônôxốp đã đạo điều kiện giúp đỡ tôi
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình hoàn thiện bản báo cáo này.
Mặc dù đã tích cực và có nhiều cố gắng để thực hiện bản báo cáo một
cách hoàn chỉnh nhất, song do thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế hạn hẹp,
cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Vì vậy, tôi rất mong nhận được
sự góp ý, phê bình của quý thầy cô giáo và bạn đọc để bài báo cáo của tôi được
hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Báo cáo này là công trình nghiên cứu thực sự của tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên hướng dẫn - ThS.
Nguyễn Mạnh Cường.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong báo cáo này
trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tất cả những
tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả.
Tôi xin chịu trách nhiệm về bài báo cáo của tôi!
Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016
Sinh viên
Dương Thị Huyền Ngọc
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................4
MỤC LỤC............................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA.................................................3
TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP............................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Lômônôxốp...............3
1. Vài nét về sự hình thành và phát triển của Trường Tiểu học Lômônôxốp...................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Lômônôxốp..............5
2.1. Chức năng................................................................................................................................5
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn...........................................................................................................6
2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................6
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Hành
chính – Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp..............................................................................7
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................................................7
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..............................................7
2.1.1.1. Chức năng..........................................................................................................................7
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................7
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................................8
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.............8
2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm:.......................................................................................................8
2.1.2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp Trường Tiểu học
Lômônôxốp.....................................................................................................................................9
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Trường Tiểu học Lômônôxốp........................................9
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức................................................................................................................................................9
2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác.............................................................10
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...........................................................11
2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan..................11
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức;........................11
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy
định hiện hành và nhận xét, đánh giá...........................................................................................11
2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản................................................................13
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của
Trường Tiểu học Lômônôxốp........................................................................................................13
2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học Lômônôxốp.....................................15
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức..................................................................17
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.......................18
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..................18
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
(hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu........................................................................19
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính
vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại...................................................................19
PHẦN II..............................................................................................................20
NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU
HỌC LÔMÔNÔXỐP GIAI ĐOẠN 2015 – 2016............................................20
PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................20
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................................................20
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đối tượng......................................................................21
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................................21
4. Đóng góp của đề tài..................................................................................................................21
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................................................23
6. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................................24
7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................................................24
PHẦN NỘI DUNG............................................................................................25
Chương 1............................................................................................................25
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ.......................25
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư..........................................................................................25
1.1.1. Khái niệm............................................................................................................................25
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư............................................................................................25
1.1.3.Yêu cầu của công tác văn thư...............................................................................................25
1.1.3.1. Nhanh chóng....................................................................................................................25
1.1.3.2. Chính xác..........................................................................................................................25
1.1.3.3. Bí mật...............................................................................................................................26
1.1.3.4. Hiện đại............................................................................................................................26
1.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ...........................................................................................27
1.2.1. Khái niệm............................................................................................................................27
1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ.............................................................................................27
1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ............................................................................................27
Chương 2............................................................................................................28
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI.........................28
TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP..........................................................28
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trường Tiểu học Lômônôxốp...............................................28
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến......................................................................................28
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................................................................30
2.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản...........................................................................................33
2.2.4. Việc sử dụng con dấu tại Trường........................................................................................33
2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp................................................33
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu....................................................................................................34
2.3.2. Bảo quản tài liệu.................................................................................................................34
2.3.3. Tổ chức sử dụng tài liệu......................................................................................................34
Chương 3............................................................................................................36
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP........................................36
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp.................36
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................36
3.1.1.1. Về công tác văn thư.........................................................................................................36
3.1.1.2. Về công tác lưu trữ...........................................................................................................37
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................................................37
3.1.2.1. Về công tác văn thư.........................................................................................................37
3.1.2.2. Về công tác lưu trữ...........................................................................................................38
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Trường Tiểu học Lômônôxốp.......38
KẾT LUẬN........................................................................................................41
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................42
PHỤ LỤC...........................................................................................................43
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trên con đường hội nhập và phát triển, Việt Nam đã từng bước chuyển
mình theo hướng tích cực trên mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,…. Trong
xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng có một
vai trò quan trọng góp phần không nhỏ vào sự nghiệp phát triển chung, là nhiệm
vụ hàng đầu của nhiều cơ quan, tổ chức trong việc đảm bảo, cung cấp đầy đủ,
kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý. Việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của văn phòng để trợ giúp về công tác đảm bảo thông tin cho quản lý
đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng đó và nắm rõ nhu cầu đào tạo một đội
ngũ làm công tác hành chính văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và
đang tiến hành đào tạo nhiều ngành nghề khác nhau như: Văn thư, Lưu trữ,
Quản trị Văn phòng, Thư ký Văn phòng, Quản trị nhân lực, Thông tin thư viện,
…. với nhiều hình thức đào tạo khác nhau. Với hơn 40 năm trưởng thành và
phát triển, Trường đã có nhiều đóng góp tích cực trong sự nghiệp đào tạo và
giảng dạy. Ngoài việc trang bị cho sinh viên những kiến thức lý luận về chuyên
môn, nghiệp vụ, Nhà trường còn rất chú trọng tới việc cho sinh viên đi thực tập
tại các cơ quan, đơn vị với phương châm: “Học thật, thi thật để ra đời làm thật”.
Đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình đào tạo của Nhà trường giúp
sinh viên tiếp cận với thực tế, nâng cao kiến thức, rèn luyện kỹ năng, tác phong
của một cán bộ văn phòng tương lai.
Được sự tiếp nhận của Trường Tiểu học Lômônôxốp và sự đồng ý của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, ngày 04/7/2016 tôi đã được vào thực tập tại
Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Trường Tiểu học Lômônôxốp (sau đây gọi
tắt là Trường). Trong khoảng thời gian gần 2 tháng thực tập, tôi đã nhận được sự
hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của chị Lê Minh Chang – Trưởng Phòng Hành
chính Tổng hợp, cùng sự quan tâm, giúp đỡ của các nhân viên trong Phòng cũng
như trong Trường. Trong quá trình thực tập, tôi đã có cơ hội vận dụng những
kiến thức được trang bị vào thực tiễn, đồng thời rèn luyện được những kỹ năng,
nghiệp vụ và rút ra nhiều bài học bổ ích cho bản thân, giúp tôi năng động, tự tin
Dương Thị Huyền Ngọc
1
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với công việc của một nhà quản trị văn phòng tương lai. Với vốn kiến thức đã
được trang bị ở trường, cộng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên
trong Phòng, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng tôi có điều kiện đi sâu
vào khảo sát công tác văn phòng của Trường Tiểu học Lômônôxốp để hoàn
thành tốt đợt thực tập của mình cũng như hoàn thành bản Báo cáo thực tập tốt
nghiệp này.
Nội dung bản Báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Trường Tiểu học Lômônôxốp
Phần II: Nghiên cứu công tác quản lý văn thư – lưu trữ của Trường
Phần III: Phụ lục
Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên bản Báo cáo thực
tập của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự quan
tâm đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, các cán bộ,
nhân viên trong Trường Tiểu học Lômônôxốp và bạn đọc để bản Báo cáo của tôi
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Dương Thị Huyền Ngọc
2
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG TIỂU HỌC LÔMÔNÔXỐP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Tiểu học Lômônôxốp
1. Vài nét về sự hình thành và phát triển của Trường Tiểu học
Lômônôxốp
Trường Tiểu học Lômônôxốp tiền thân là trường Tiểu học dân lập Phù
Đổng, được thành lập theo quyết định số 1719/QĐ- UB ngày 07 tháng 05 năm
1997 của UBND Thành phố Hà Nội. Năm 2004, tại quyết định số 560/QĐ- UB
ngày 28 tháng 5 năm 2004 của UBND quận Cầu giấy, trường Tiểu học dân lập
Phù Đổng được đổi tên thành Trường Tiểu học dân lập Lômônôxốp.
Sau 10 năm xây dựng và phát triển, tại quyết định số 232/QĐ-UBND
ngày 25/04/2014 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc đổi tên, thống kê danh
sách trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở ngoài công lập trên địa bàn
quận Từ Liêm sau khi thực hiện điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết
số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của chính phủ, Trường Tiểu học dân lập
Lômônôxốp chính thức được đổi tên thành Trường Tiểu học Lômônôxốp;
Do cơ sở vật chất nhà trường chưa ổn định nên trường đã phải chuyển
nhiều địa điểm khác nhau trên địa bàn quận Cầu giấy Hà Nội. Tháng 6/2005
được sự giúp đỡ của UBND huyện Từ Liêm (nay là quận Nam Từ Liêm)
Trường Tiểu học Lômônôxốp đã được hoạt động chính thức và ổn định tại
Đường Mễ trì – Phường Mễ trì – Quận Nam Từ Liêm – Thành phố Hà Nội cho
đến nay.
Tên trường: Trường tiểu học Lômônôxốp.
Tên giao dịch: Primary School of Lomonosov.
Trụ sở chính: Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Điện thoại: (04) 3785 2628.
Website: tieuhoc.lomonoxop.vn
Địa điểm Trường Tiểu học Lômônôxốp hiện nay được kế thừa và phát
Dương Thị Huyền Ngọc
3
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
triển trên cơ sở khuôn viên của Trường Tiểu học Mễ Trì B, nay thuộc quận Nam
Từ Liêm, Hà Nội. Trường Mễ Trì B được xây dựng từ thập kỷ 70 của thế kỷ
trước, khuôn viên nhà trường rộng, nhiều cây xanh. Sau khi Trường Tiểu học
Mễ Trì B được UBND Thành phố Hà Nội cho chuyển đến địa điểm mới,
nhường lại khuôn viên tại địa điểm xã Mễ Trì, nay là phường Mễ Trì, quận Nam
Từ Liêm Thành phố Hà Nội cho Trường Tiểu học Lômônôxốp.
Với quyết tâm tạo mọi điều kiện tốt nhất có thể để các con học sinh được
học tập, vui chơi, rèn luyện thân thể, trên cơ sở khuôn viên của Trường Tiểu học
Mễ Trì, Ban lãnh đạo trường Tiểu học Lômônôxốp đã xây dựng thêm 10 phòng
học và các phòng chức năng, trồng thêm nhiều cây xanh, lát hàng nghìn m 2 sân
chơi, bãi tập, mua sắm trang thiết bị đồ dùng dạy học, chăm sóc và nuôi dưỡng
học sinh.
Trong hoàn cảnh vô cùng khó khăn, Hội đồng sư phạm nhà trường đã nỗ
lực phấn đấu không mệt mỏi, biết khai thác những tiềm năng nội tại, những ưu
thế trong lực lượng giáo viên, cán bộ quản lý và phụ huynh học sinh đã tạo nên
những thành quả vượt bậc, đưa nhà trường lên ngang tầm với các trường nổi
tiếng trên Thành phố.
Với đội ngũ quản lý và giáo viên nhiều kinh nghiệm, năng động, sáng tạo,
tâm huyết với học sinh, nhiều năm qua trường Tiểu học Lômônôxốp đã đào tạo
được những lớp học sinh có sức khỏe, có tri thức, có đạo đức, năng động, sáng
tạo làm rạng rỡ truyền thống của nhà trường. Nhiều năm liền, các con học sinh
đạt được những thành tích cao trong các cuộc thi Olympic Tiếng Anh, Viết chữ
đẹp và Thể thao cấp Thành phố. Đặc biệt hàng năm các con học sinh khối 5 đều
đạt kết quả tốt trong kì thi vào lớp 6 của các trường điểm trong thành phố như:
Amsterdam, Lương Thế Vinh, chuyên Cầu Giấy, chuyên Từ Liêm, Nguyễn Tất
Thành và các trường chuyên khác của Thành phố.
Ngoài chương trình đào tạo cơ bản của Bộ GD-ĐT, học sinh còn được
tăng cường học các môn Toán, Khoa học bằng Tiếng Anh và phát triển năng
khiếu thông qua các câu lạc bộ: Cờ, Võ thuật, Bơi lội, Bóng đá, Khiêu vũ …
Mục tiêu của nhà trường : “Đào tạo lớp trẻ có sức khỏe, có tri thức, mạnh
Dương Thị Huyền Ngọc
4
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dạn trong giao tiếp, tự tin trong học tập, tích cực tìm tòi, sáng tạo trong mọi hoạt
động”. Việc dạy kỹ năng sống cho trẻ được nhà trường đưa vào chương trình
giảng dạy ngay từ lớp 1, các con được học các kỹ năng cơ bản nhất như cách
buộc dây giày, cách gấp quần áo, cách sơ cứu các vết thương nhỏ, kỹ năng giải
quyết các tình huống trong cuộc sống, biết cảm thông, biết chia sẻ…Đặc biệt kỹ
năng biết bơi được nhiều phụ huynh học sinh quan tâm và cho con tham gia.
Tuy cơ sở vật chất của nhà trường còn nhiều khó khăn nhưng với những
thành tích đã đạt được trường Tiểu học Lômônôxốp liên tục được công nhận là
tập thể lao động tiên tiến. Với bề dày thành tích của nhà trường đã in dấu và tạo
niềm tin trong phụ huynh học sinh.
Tháng 3 năm 2015, Trường tiểu học Lômônôxốp được UBND Thành phố
cấp đất xây trường tại ô đất ký hiệu TH – thuộc khu đô thị Mễ Trì Hạ – Phường
Mễ Trì – Quận Nam Từ Liêm với 7818 m 2. Trường đang xây dựng theo chuẩn
Quốc tế với các phòng học, phòng chức năng, sân chơi, bãi tập, khu thể thao
ngoài trời nhằm phục vụ tốt việc học tập – rèn luyện sức khỏe của học sinh.
Hình ảnh sân Trường Tiểu học Lômônôxốp
(phụ lục 1)
Sơ đồ Trường Tiểu học Lômônôxốp
(phụ lục 2)
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Tiểu học Lômônôxốp
2.1. Chức năng.
Trường tiểu học Lômônôxốp được tổ chức theo loại hình trường dân lập
tư thục, là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ thống giáo dục quốc dân, có tư cách
pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng và trụ sở hoạt động tại Đường Mễ Trì,
Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Nam Từ Liêm thực hiện chức năng
quản lý nhà nước đối với trường.
Hội đồng quản trị Trường tiểu học Lômônôxốp chỉ đạo phương hướng
phát triển của trường.
Dương Thị Huyền Ngọc
5
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo
mục tiêu, chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành.
2. Nhận trẻ em vào học đúng độ tuổi để thực hiện kế hoạch phổ cập giáo
dục. Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học
sinh trong nhà trường.
3. Xây dựng, phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục và
Đào tạo.
4. Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục.
5. Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh.
6. Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theo
quy định của pháp luật và của Hội đồng quản trị.
7. Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện
hoạt động giáo dục.
8. Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia
các hoạt động xã hội trong cộng đồng.
9. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
2.3. Cơ cấu tổ chức
Trường Tiểu học Lômônôxốp bao gồm các bộ phận sau đây:
a) Hội đồng quản trị.
b) Ban Giám hiệu.
c) Phòng Hành chính – Tổng hợp.
d) Khối Giáo viên.
e) Khối Bán trú.
Hội đồng quản trị quyết định thành lập, đổi tên, sắp xếp, tổ chức lại các
đơn vị bộ phận thuộc Trường Tiểu học Lômônôxốp theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Tiểu học Lômônôxốp
( Phụ lục 3)
Điều lệ Trường Tiểu học Lômônôxốp
( Phụ lục 4)
Dương Thị Huyền Ngọc
6
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Tiểu học
Lômônôxốp
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1. Chức năng
Phòng Hành chính – Tổng hợp là bộ phận thuộc Trường Tiểu học
Lômônôxốp có chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám hiệu
về công tác đối nội, đối ngoại; thông tin tổng hợp, điều phối hoạt động của các
bộ phận thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác
hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài
chính của Trường Tiểu học Lômônôxốp.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
a) Xây dựng kế hoạch hoạt động chung theo tuần, tháng, năm nhằm phục
vụ cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và các hoạt động giáo dục
khác của nhà trường;
b) Thực hiện các nhiệm vụ công tác hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ;
kế toán, tài vụ; quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, kỹ thuật, tài chính, tài sản, đầu
tư xây dựng cơ bản của Trường theo quy định của pháp luật;
c) Tham dự và chuẩn bị các điều kiện phục vụ các sự kiện, hội nghị, cuộc
họp trong Trường, ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ, tài liệu các hội nghị, cuộc
họp nêu trên;
d) Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu
quả công việc của các thành viên trong phòng theo kế hoạch của nhà trường;
e) Tham gia đánh giá, xếp loại cán bộ, nhân viên; giới thiệu tổ trưởng, khối
trưởng;
f) Lưu trữ hồ sơ của trường;
g) Phối hợp với Công đoàn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ,
giáo viên; giúp Hội đồng quản trị quản lý, theo dõi việc thực hiện các chế độ
chính sách đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên đã và đang làm việc tại Trường;
Dương Thị Huyền Ngọc
7
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo dõi và phối hợp kiểm tra việc thực hiện quy chế, quy định, nội quy trong
hoạt động của các bộ phận thuộc Trường.
i) Thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạn khác do lãnh đạo Trường giao.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính – Tổng hợp có Trưởng phòng và các nhân viên.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm có:
a) Bộ phận Hành chính.
b) Bộ phận Kế toán – Tài vụ.
c) Bộ phận Tạp vụ.
d) Bộ phận Bảo vệ.
e) Y tế
f) Đội xe.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Tiểu học
Lômônôxốp
( Phụ lục 5 )
Hình ảnh Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Tiểu học
Lômônôxốp
( Phụ lục 6 )
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng
2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm:
Xác định vị trí việc làm là xem xét trong một cơ quan đơn vị có bao nhiêu
vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng nhiệm vụ đó.
Vị trí việc làm được hiểu là chỗ việc làm trong cơ quan, tổ chức, đơn vị,
vị trí việc làm có thể có 1 hoặc nhiều công việc có tính thường xuyên, lặp đi lặp
lại chứ không bao gồm những công việc thời vụ và tạm thời.
Phòng Hành chính – Tổng hợp có các vị trí việc làm sau:
+ Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp
+ Nhân viên Hành chính – Tuyển sinh
+ Nhân viên Văn thư – Lưu trữ
+ Nhân viên Kế toán
+ Nhân viên Thủ quỹ
Dương Thị Huyền Ngọc
8
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nhân viên Y tế
+ Nhân viên Bảo vệ
+ Nhân viên Tạp vụ
+ Lái xe
2.1.2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong Phòng Hành chính
Tổng hợp Trường Tiểu học Lômônôxốp.
(Phụ lục 7 )
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Trường Tiểu học
Lômônôxốp.
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư - lưu trữ có vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, hành chính Nhà nước nói chung và đối với doanh nghiệp
nói riêng.
Trường Tiểu học Lômônôxốp đã ban hành và áp dụng Quy chế văn thư lưu trữ nhằm tạo sự thống nhất trong hoạt động văn thư lưu trữ và trong sự
hướng dẫn, chỉ đạo của lãnh đạo, giúp cho công tác văn thư lưu trữ được thực
hiện dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Trường đã áp dụng các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ vào quá trình hoạt động như:
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
2. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến;
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
4. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
Dương Thị Huyền Ngọc
9
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Thông tư
của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức.
Nhận xét: Nhìn chung Trường đã áp dụng các văn bản quy phạm pháp
luật vào công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên việc áp dụng chưa triệt để và
không mang tính chất bắt buộc nên vì vậy dẫn tới một số văn bản ban hành ra
vẫn chưa đúng một số yếu tố thể thức quy định.
Nhà trường nên đưa ra các quy định chặt chẽ về các thành phần trình bày
văn bản khi soạn thảo văn bản vào quá trình hoạt động và yêu cầu nghiêm túc
thực hiện.
2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ (Kế hoạch năm, kế
hoạch tháng, lịch công tác tuần) là công việc không thể thiếu trong hoạt động
của bất kỳ cơ quan nào nhằm xác định mục tiêu, tổ chức thực hiện và kiểm tra,
giám sát để đảm bảo tính ổn định của cơ quan. Tại Trường Tiểu học
Lômônôxốp, Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp là người chịu trách nhiệm
xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của Trường. Sau khi hoàn
thiện về nội dung, Phòng Hành chính – Tổng hợp lấy ý kiến dự thảo, chỉnh sửa
rồi trình lãnh đạo Trường ký ban hành. Qua quá trình khảo sát, tôi xin được đưa
ra một vài nhận xét sau:
Về ưu điểm: Nội dung chương trình kế hoạch công tác của Trường khá cụ
thể, chi tiết, đã nêu rõ được các công việc thường xuyên và công việc theo
nhiệm vụ từng giai đoạn; thể hiện rõ được lịch trình công việc; quy định cụ thể
thời gian, kết quả dự kiến và trách nhiệm cá nhân, đơn vị thực hiện. Chính vì
vậy công tác xây dựng chương trình kế hoạc công tác luôn đảm bảo sự chi tiết
và tính khả thi cao.
Bên cạnh đó còn tồn tại hạn chế như: Việc lập kế hoạch công tác tuần đôi
khi còn gián đoạn, nên việc thực hiện chưa được tốt.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của Trường Tiểu học Lômônôxốp
Dương Thị Huyền Ngọc
10
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(Phụ lục 8 )
Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm của Trường Tiểu học
Lômônôxốp
(Phụ lục 9 )
Từ những ưu điểm và hạn chế trên tôi xin được xây dựng Mẫu Lịch công
tác tuần và Kế hoạch công tác năm của Trường để việc thực hiện công việc
hiệu quả hơn (Phụ lục 10)
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của cơ quan
Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường
gồm: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch,
phương án, chương trình, biên bản, giấy mời, giấy biên nhận,……
Hiệu trưởng có thẩm quyền ký những văn bản về chuyên môn, lĩnh vực
quản lý dạy và học.
Chủ tịch HĐQT có thẩm quyền ký những văn bản về phương hướng phát
triển và liên quan đến vấn đề tài chính của trường.
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ
quan, tổ chức;
Trong quá trình thực tập tại Trường, tôi nhận thấy văn bản được soạn thảo
về cơ bản là đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Riêng yếu tố địa danh ban hành văn bản
chưa được đúng theo thể thức quy định. Trường Tiểu học Lômônôxốp có cơ quan
chủ quản là Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Nam Từ Liêm và đóng tại địa bàn
phường Mễ Trì. Vì Vậy khi soạn thảo văn bản phần địa danh phải ghi là Mễ Trì,
tuy nhiên các văn bản do nhà trường soạn thảo đều nghi phần địa danh là Hà Nội.
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của
cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp
xếp khoa học mà các cơ quan nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng
và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung của từng loại văn bản mà có
Dương Thị Huyền Ngọc
11
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thể xây dựng một quy trình ban hành tương ứng. Quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo
văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh
máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Tại Trường Tiểu
học Lômônôxốp, quy trình soạn thảo văn bản quản lý gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa:
Lãnh đạo Trường là người xác định vấn đề, nội dung, yêu cầu cần thiết
phải văn bản hóa và yêu cầu Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp giao cho
nhân viên hành chính soạn thảo văn bản hoặc trực tiếp giao cho nhân viên hành
chính soạn thảo văn bản.
- Bước 2: Lựa chọn tên loại, xác định thể thức:
Căn cứ vào mục đích ban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn
bản, nhân viên Hành chính – Tuyển sinh sinh là người phụ trách chủ yếu việc
soạn thảo các văn bản của Trường sẽ lựa chọn tên loại văn bản và thể thức phù
hợp với tên loại văn bản đó.
- Bước 3: Lựa chọn thông tin, tài liệu:
Nhân viên Hành chính – Tuyển thu thập và lựa chọn các thông tin, tài liệu
để phục vụ cho nội dung của văn bản cần soạn thảo.
- Bước 4: Xây dựng đề cương, viết dự thảo:
Sau khi xác định tên loại, thể thức văn bản và thu thập được thông tin
nhân viên Hành chính – Tuyển sinh tiến hành hành xây dựng đề cương và viết
dự thảo văn bản.
- Bước 5: Sửa chữa dự thảo, duyệt nội dung và thể thức:
Sau khi hoàn thiện dự thảo văn bản, nhân viên Hành chính – Tuyển sinh
trình Trưởng phòng. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm xem
xét và yêu cầu sửa chữa bản thảo về nội dung hoặc thể thức (nếu có). Sau đó ký
nháy vào văn bản và trình lãnh đạo Trường duyệt và ký ban hành.
Dương Thị Huyền Ngọc
12
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bước 6: Duyệt, ký ban hành:
Văn bản quản lý do lãnh đạo trường duyệt và ký ban hành. Trường hợp
thấy cần bổ sung, sửa chữa hoặc phát hiện sai sót, lãnh đạo Trường yêu cầu sửa
chữa lại bản thảo và tiến hành ký ban hành văn bản.
- Bước 7: Hoàn thiện thủ tục và phát hành văn bản:
Văn bản sau khi được ký ban hành sẽ chuyển cho nhân viên văn thư hoàn
thiện các thủ tục phát hành văn bản.
So sánh:
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Trường Tiểu học
Lômônôxốp được thực hiện dựa theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ và được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực
tế của nhà trường.
Nhận xét, đánh giá:
- Quy trình soạn thảo văn bản quản lý được thực hiện đúng theo quy định
của nhà nước, các phòng, ban, cá nhân soạn thảo đã tuân thủ theo trình tự các
bước đề ra.
- Các bước trong quy trình rất cặn kẽ, chi tiết, cụ thể đảm bảo cho việc
ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác.
- Trường Tiểu học Lômônôxốp đã thực hiện khá tốt quy trình các bước để
ban hành ra những văn bản quản lý đúng về thể thức, nội dung ngắn gọn, rõ
ràng, dễ hiểu và mang tính chân thực cao.
2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản
đến; lập hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học Lômônôxốp
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Trường Tiểu học
Lômônôxốp
Dương Thị Huyền Ngọc
13
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tiếp
Xử lý
nhận
văn
văn
bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Gửi
Vào sổ
theo
dõi
bản
văn
Giải
bản
quyết và
đến các
theo dõi,
bộ
đôn đốc
phận,
việc giải
cá nhân
quyết vb
đến
(1)
(5)
(3)
(2)
(4)
Diễn giải quy trình
Bước 1: Văn thư Trường chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản
gửi đến trình Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp.
Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các bộ
phận, cá nhân.
Bước 3: Văn thư Trường vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại bộ phận Văn thư
Trường.
Bước 4: Văn thư Trường photo văn bản đến. Chuyển văn bản tới lãnh đạo
Trường các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Bước 5: Lãnh đạo Trường có trách nhiệm phân công, chỉ đạo, theo dõi giải
quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi Trường Tiểu học
Lômônôxốp
Bộ
phận
chức
năng
soạn
thảo
văn
bản
Kiểm
tra nội
dung
văn
bản
Tập
hợp
văn
bản
trình
ký
Kiểm
tra thể
thức
văn bản
(1)
(2)
(3)
(4)
Dương Thị Huyền Ngọc
14
Phòng
Hành
chính –
Tổng
hợp
trình ký
lãnh
đạo
Trường
(5)
Xử lý
văn bản
tại bộ
phận
văn thư
Trường
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
(6)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Diễn giải quy trình
Bước 1: Nhân viên các bộ phận trong trường hoặc nhân viên hành chính
được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn bản.
Bước 2: Trưởng bộ phận hoặc Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy vào một
trong các văn bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
Bước 3: Văn thư Trường chuyển văn bản trình ký lên Trưởng phòng Hành
chính.
Bước 4: Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp kiểm tra, ký nháy và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản.
Bước 5: Văn thư Trường trình ký lãnh đạo Trường theo lĩnh vực được phụ
trách.
Bước 6: Văn bản lãnh đạo Trường đã ký chuyển về Văn thư Trường đóng
dấu, vào số ký hiệu và sổ theo dõi, lưu 01 văn bản gốc và làm thủ tục chuyển
phát văn bản.
2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học
Lômônôxốp
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư). Công tác
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt
buộc của mỗi cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ
trưởng cơ quan đến cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư ...đều
phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác
lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện
cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu
tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu
quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đối với cơ quan, đơn
vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân
loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ
Dương Thị Huyền Ngọc
15
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được
việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai,
không đơn vị nào lập.
Qua tìm hiểu thực tế, tôi nhận thấy việc thực hiện các quy định của Nhà
nước về lập hồ sơ công việc tại trường Tiểu học Lômônôxốp chưa đạt yêu cầu.
Một số cán bộ, nhân viên chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến công
tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư-lưu
trữ tại Trường, vì vậy việc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen
khi thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên. Văn bản đến lãnh
đạo cho photo gửi cho bộ phận trực tiếp xử lý công việc, còn lại bản chính lưu tại
văn thư, hoặc khi hoàn tất một hồ sơ công việc một số cán bộ, nhân viên phôtô và
lưu tất cả hoặc một số giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình xử lý một hồ sơ
để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, còn những văn bản
gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, một số bản lưu lại các bộ
phận để lẫn lộn, thất lạc, có nơi xếp thành đống nên khi cần tra tìm rất khó khăn.
Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng
như công tác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho sự phát triển
bền vững của nhà trường.
Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đó là mặc dù đã có các quy định
về trách nhiệm trong lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
của cơ quan được cụ thể hoá trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ của nhà
trường nhưng các cán bộ, nhân viên chưa nhận thức hết được tầm quan trọng
của nó nên thực hiện còn lơ là, thiếu trách nhiệm.
Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ
công việc của cơ quan cần phải thực hiện một số nội dung chủ yếu sau:
- Lãnh đạo nhà trường cần quan tâm hơn nữa, lãnh đạo chỉ đạo quyết liệt
cán bộ, nhân viên thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, quy định trách
nhiệm và coi đó là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm
vụ của cán bộ, nhân viên và là tiêu chuẩn xét khen thưởng và đánh giá nhân viên
hàng năm.
Dương Thị Huyền Ngọc
16
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ nhân
viên về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như tinh thần trách nhiệm đối với công
tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ,
nhân viên; quan tâm bố trí trang thiết bị, bìa hồ sơ, hộp, cặp phục vụ cho công
tác lập hồ sơ.
Hy vọng rằng với những thực trạng và giải pháp vừa nêu trên là bài học
kinh nghiệm chia sẻ cho mỗi cán bộ, nhân viên Trường Tiểu học Lômônôxốp
không ngừng bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hãy quan tâm đến công tác rất gần gũi, thiết thực, gắn bó với việc:
“Lập hồ sơ công việc” để tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi,
dễ dàng, nhanh chóng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong
nhà trường.
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm có 01
nhân viên lưu trữ. Để chỉ đạo, hướng dẫn và quản lý công tác lưu trữ, lãnh đạo
Trường cũng đã ban hành Quy chế văn thư - lưu trữ nhằm tạo sự thống nhất
trong hoạt động văn thư lưu trữ và ban hàng các hướng dẫn về phân định và sắp
xếp hồ sơ đối với công tác lưu trữ.
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ của Trường được bảo
quản tại Phòng Hành chính – Tổng hợp. Tài liệu được bảo quản trong hộp nhựa,
hộp cát tông, cặp ba dây và được sắp xếp ngay ngắn trên từng giá tủ. Số tài liệu
từ năm 2004 đến nay chưa nhiều (khoảng 90 mét) nên được bảo quản khá tốt và
thường xuyên được vệ sinh. Tài liệu được lưu trữ của Trường bao gồm các tài
liệu hồ sơ chuyên môn về công tác dạy và học; tài liệu của Trường về phương
hướng, kế hoạch, báo cáo tổng kết; tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống,
ngang cấp (công văn đi - đến); và các tài liệu hành chính khác,…. Do số tài liệu
chưa có nhiều nên chưa tiến hành chỉnh lý. Đến nay chưa tiến hành tiêu hủy tài
liệu hết giá trị sử dụng.
Dương Thị Huyền Ngọc
17
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện theo Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và văn bản
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng
Trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng là một trong các yếu tố quan
trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác hành chính văn phòng, đồng
thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho các cán bộ, nhân viên trong văn
phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong quá trình khảo sát tại Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Tiểu
học Lômônôxốp, cá nhân tôi xin đưa ra những nhận xét như sau:
* Ưu điểm:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp được bố trí ở tầng 1 gần cổng ra vào nên
tiện cho công việc tiếp khách, phụ huynh và theo dõi việc thực hiện giờ giấc đi
về của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường.
- Trang thiết bị làm việc tại phòng có đầy đủ để thuận tiện phục vụ công
tác hành chính văn phòng: máy tính, máy in, máy điện thoại để bàn, giá, tủ để tài
liệu hồ sơ…
- Bàn ghế làm việc được kê gọn gàng, ngăn nắp, tủ tài liệu được kê cạnh
bàn làm việc thuận tiện cho việc thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng.
- Tất cả các bộ phận hành chính, kế toán – tài vụ được bố trí làm việc
trong cùng một phòng thuận lợi cho việc thực hiện các công việc liên quan giữa
các bộ phận và giúp Trưởng phòng kiểm soát được nhân viên của mình.
* Hạn chế:
- Các trang thiết bị phục vụ cho công việc còn cũ, chưa hiện đại chưa đáp
ứng được yêu cầu công việc.
- Do kết cấu hạ tầng và quy mô hoạt động của Trường nên bộ phận hành
chính, văn thư lưu trữ, kế toán tài vụ được bố trí trong một phòng chật hẹp, tất
cả hồ sơ tài liệu từ năm 2004 đến nay đều được lưu trữ tại phòng gây khó khăn
Dương Thị Huyền Ngọc
18
Lớp: ĐHLT QTVP K14A
