Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Bảo tàng hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.08 MB, 43 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT
GIẢI THÍCH NGHĨA
VTLT
Văn thư lưu trữ
CTVT
Công tác Văn thư
CTLT
Công tác Lưu trữ
UBND
Ủy ban nhân dân
TLLT
Tài liệu lưu trữ
Nguyễn Thị Toan
1
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đối với các sinh viên năm cuối ở các trường Đại học, sau khi đã hoàn
thành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có khoảng 02 tháng
để tiến hành thực tập tốt nghiệp. Và đối với Trường Đại học Nội vụ cũng không
phải là một ngoại lệ, đặc biệt là sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học như em.
Bởi vì công tác VTLT hiện nay ở mỗi cơ quan đang rất được quan tâm,đặc biệt
là trong các cơ quan Nhà nước. Do đó, việc Trường tổ chức cho sinh viên đi
thực tập là một quyết định vô cùng đúng đắn, mang tính chiến lược đối với sinh
viên trong quá trình học tập tại Trường và đặc biệt là khi ra trường. Cụ thể:
• Giúp sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước
gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn.
• Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lực
chuyên môn đã được đào tạo.
• Giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cố những kiến thức cơ bản thuộc
chuyên ngành.
• Vận dụng kiến thức đã học vào thực tế, để rèn luyện, hình thành các kỹ
năng nghiệp vụ.
• Rèn luyện kỹ năng nghiên cứu, giải quyết các vấn đề (kỹ năng chuyên
môn, kỹ năng mềm).
• Đợt thực tập này giúp sinh viên hoàn thiện thêm về mọi mặt trong quá
trình đào tạo, như: củng cố thêm kiến thức, rèn luyện kĩ năng, nâng cao thái độ,
tính yêu nghề, tăng cường năng lực giao tiếp, khả năng làm việc, quản lí, rèn
luyện ý thức kỉ luật lao động, tác phong công nghiệp, làm quen với môi trường
công tác,…
• Tiếp cận với nghề nghiệp, tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc.
• Nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình trong quá trình làm
việc.
• Những kỹ năng – kiến thức cần được trang bị thêm ngoài chương trình
đào tạo chính quy ở Trường để đáp ứng công việc.
Như chúng ta đã biết VTLT là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và
Nguyễn Thị Toan
2
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính
Nhà nước. Làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo tiền đề để làm tốt công tác Lưu trữ.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác VTLT, trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.Để được đi sâu tìm hiểu công
tác này em đã chọn Bảo tàng Hà Nội là nơi thực tập và đây cũng là lý do em
chọn “ Tìm hiểu công tác VTLT trong hoạt động của Bảo tàng Hà Nội” làm đề
tài thực tập của mình.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ, cô chủ nhiệm
Trịnh Thị Năm và được sự tiếp nhận của Ban Giám đốc Bảo tàng Hà Nội, em đã
đến cơ quan thực tập từ ngày 11 tháng 01năm 2016 và kết thúc thực tập vào
ngày 19 tháng 3 năm 2016.
Trong thời gian hơn 02 tháng thực tập tại Bảo tàng Hà Nội, em thấy mình
còn nhiều bỡ ngỡ trong quá trình giải quyết công việc, nhưng với sự hướng dẫn
nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Hành chính, tập thể cán bộ nhân viên trong
Phòng, đặc biệt là chị Đào Hải Nhung - Cán bộ Văn thư – Lưu trữ Bảo tàng và
với sự cố gắng của bản thân đã giúp em hoàn thành tốt công việc được giao
đồng thời cũng tích luỹ được những kinh nghiệm trong thực tiễn, hiểu rõ vai trò
của người cán bộ Văn thư, Lưu trữ. Từ đó em có thể tự tin đến các cơ quan xin
việc trong thời gian tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
B. PHẦN NỘI DUNG
Nguyễn Thị Toan
3
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bảo tàng Hà Nội
1.1.1. Tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại và một số thông tin cần thiết
khác
- Tên cơ quan: Bảo tàng Hà Nội
- Tên tiếng Anh: Hanoi Museum
- Địa chỉ: Đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà
Nội.
-
Điện thoại: 04 628 706 04
Website:
Số giấy phép: 74/GP-BC 14/02/2007.
Tổng diện tích gần 54.000m2, cao 30.7 m, gồm 4 tầng nổi và 2 tầng
hầm, diện tích sàn hơn 30.000m2.
1.1.2. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ của Bảo tàng Hà Nội
1.1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Bảo tàng Hà Nội được thành lập theo Quyết định số: 2394/QĐ-UB của
UBND thành phố Hà Nội ngày 29 tháng 6 năm 1982 trong đó quy định chức
năng, nhiệm vụ của Bảo tàng và cũng quy định Bảo tàng Hà Nội là bảo tàng
tổng hợp khảo cứu địa phương trực thuộc Sở Văn hóa và Thông tin Hà Nội.
Sau một thời gian dài hoạt động, đến năm 2009 cụ thể là theo Quyết định
số: 592/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ngày 04 tháng 02
năm 2009 về việc thành lập Bảo tàng Hà Nội tực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và
Du lịch thành phố Hà Nội. Theo Quyết định này Bảo tàng Hà Nội là quan trực
thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất
Bảo tàng Hà Nội(cũ) và Bảo tàng tổng hợp Hà Tây.
(Xem phụ lục số 01).
Bảo tàng Hà Nội, trước đây nằm ở số 5B phố Hàm Long, quận Hoàn
Kiếm, Hà Nội, là nơi trưng bày giới thiệu về thủ đô Hà Nội từ khi dựng nước
đến nay.Thành lập từ năm 1982, số lượng hiện vật của bảo tàng lên tới hàng
chục ngàn, trong đó riêng kho cổ vật quý hiếm đã chiếm tới hơn 7 ngàn. Bộ sưu
tập của bảo tàng bao gồm đồ đá, đồ đồng, gốm sứ các thời nhà Lý, Trần, Lê,
Nguyễn, gốm sứ của Trung Quốc, Nhật Bản.
Nguyễn Thị Toan
4
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Để kỷ niệm đại lễ 1000 năm Thăng Long - Hà Nội, một dự án xây dựng
mới bảo tàng Hà Nội đã được thực hiện với số tiền đầu tư rất lớn, Bảo tàng Hà
Nội mới nằm trong khu vực xây dựng Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt
Nam tại phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm; có kết cấu hình kim tự tháp
ngược, trong đó tầng 4 có diện tích lớn nhất, các tầng dưới nhỏ dần. Bảo tàng đã
được khánh thành vào ngày 06 tháng 10 năm 2010. Ước tính có 50.000 hiện vật
được trưng bày tại đây.
Căn cứ vào Quyết định số: 1079/QĐ-SVHTTDL của Sở Văn hóa, Thể
thao và Du lịch ngày 18 tháng 9 năm 2014 về việc quy định chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của Bảo tàng Hà Nội. Theo đó:
1.2.1.2. Chức năng của Bảo tàng Hà Nội
Bảo tàng Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập, có chức năng nghiên cứu,
sưu tầm, quản lý, bảo quản, trưng bày, giới thiệu di sản văn hóa, tài liệu, hiện
vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập,
tham quan và hưởng thụ văn hóa của công chúng.
Bảo tàng Hà Nội có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, hạch
toán độc lập.
1.2.1.3. Nhiệm vụ của Bảo tàng Hà Nội
Bảo tàng Hà Nội có nhiệm vụ:
• Trình Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thành phố Hà Nội
quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, thực hiện
chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi hoạt động của Bảo tàng và tổ chức
thực hiện sau khi được phê duyệt;
• Tổ chức sưu tầm tài liệu, hiện vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội;
• Nghiên cứu về lịch sử Thăng Long – Hà Nội phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ được giao thông qua các tài liệu, hiện vật của Bảo tàng;
• Kiểm kê, bảo quản, trưng bày và giới thiệu, phát huy giá trị di sản văn
hóa, các tài liệu, hiện vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội theo chức năng,
nhiệm vụ được giao;
• Tổ chức khai quật theo yêu cầu nghiên cứu, sưu tầm của Bảo tàng và
tham gia các cuộc khai quật khảo cổ học do các cơ quan nghiên cứu khảo cổ tiến
hành trên địa bàn Hà Nội để quản lý, tiếp nhận hiện vật sau khai quật;
Nguyễn Thị Toan
5
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Hướng dẫn, phục vụ khách tham quan trong và ngoài nước đếntham
quan, nghiên cứu và học tập tại Bảo tàng; thực hiện các hình thức tuyên truyền,
giáo dục về lịch sử Thăng Long – Hà Nội thông qua tài liệu, hiện vật cả Bảo
tàng; trình diễn làng nghề, lễ hội truyền thống, maketing, phát triển công chúng
và xã hội hóa hoạt động của Bảo tàng;
• Tổ chức tư vấn, giám định, thẩm định giá trị tài liệu, hiện vật và các
chương trình nghiên cứu, đề án, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học, trưng bày
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bảo tàng từ nguồn ngân sách Nhà nước và
các nguồn tài trợ cho văn hóa;
• Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động của
Bảo tàng;
• Tổ chức hợp tác đào tạo về các lĩnh vực liên quan đến nội dung hoạt
động Bảo tàng; bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các bảo tàng,
di tích, phòng trưng bày, chủ sở hữu di sản trên địa bàn Hà Nội phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ được giao theo sự phân công của Sở Văn hóa, Thể thao và
Du lịch Hà Nội;
• Tiếp nhận tài liệu, hiện vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội; lịch sử, văn
hóa nước ngoài có ở Hà Nội của các tổ chức và cá nhân trao tặng hoặc gửi giữ
theo quy định của pháp luật;
• Thực hiện việc điều chuyển tài liệu, hiện vật theo quy định; cung cấp
bảo sao di vật, cổ vật, bảo vật theo chức năng, nhiệm vụ được giao và quy định
của pháp luật;
• Tổ chức hoạt động văn hóa, vui chơi, giải trí, hội thảo khoa học trong
nước và quốc tế, hoạt động dịch vụ phù hợp chức năng, nhiệm vụ của Bảo tàng
và quy định của pháp luật;
• Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, nhân sự và thực hiện các chế độ,
chính sách đối với viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của Bảo
tàng Hà Nội theo quy định của UBND Thành phố Hà Nội, Sở Văn hóa, Thể thao
và Du lịch Thành phố Hà Nội;
• Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo
quy định của pháp luật;
• Đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động của Bảo tàng và trong khu
Nguyễn Thị Toan
6
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vực do Bảo tàng quản lý;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Sở Văn hóa, Thể thao Và Du lịch
Thành phố Hà Nội giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bảo tàng Hà Nội
Giám đốc Bảo tàng Hà Nội là người quản lý, điều hành mọi hoạt động của
Bảo tàng theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; hoàn toàn chịu
trách nhiệm về việc quản lý, điều hành của mình trước pháp luật và cơ quan
quản lý cấp trên; Là chủ tài khoản của Bảo tàng Hà Nội.
Phó Giám đốc Bảo tàng là người giúp Giám đốc Bảo tàng, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Bảo tàng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công; khi Giám đốc Bảo tàng vắng mặt, một Phó Giám đốc Bảo tàng được Giám
đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Bảo tàng.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ bao gồm:
-Phòng Hành chính Tổng hợp;
-Phòng Trưng bày;
-Phòng Giáo dục, Công chúng và Truyền thông;
-Phòng Kiểm kê Bảo quản;
GIÁM ĐỐC BẢO TÀNG
-Phòng Nghiên cứu Sưu tầm;
- Phòng Kỹ thuật.
Hội đồng khoa học cũng được thành lập giúp tư vấn cho Giám đốc Bảo
tàng về phương hướng phát triển ngắn hạn, dài hạn và những vấn đề khoa học
PHÓ GIÁM ĐỐC
liên quan; thẩm định giá trị khoa học, giá trị kinh tế của tài liệu, hiện vật có liên
CHI BỘ
quan đến hoạt động của Bảo tàng.
Ngoài ra Bảo tàng Hà Nội còn có các tổ chức chính trị, đoàn thể:
HỘI ĐỒNG
- Chi bộ;
- Công đoàn;
CÁCthanh
PHÒNG
- Đoàn
niên.
KHOA HỌC
CHUYÊN MÔN
CÔNG
ĐOÀN
TỔ CHỨC
C.TRỊ-Đ.THỂ
ĐOÀN
THANH
NIÊN
P.
HÀNH
CHÍNH
TỔNG
P.
TRƯN
G Thị Toan
Nguyễn
BÀY
P.
P.
KIỂM
GD,CC
KÊ
VÀ TT
7
BẢO
QUẢN
P.
P.
KỸ
N.CỨU
SƯU
Lớp Đại họcTHUẬ
Lưu trữ học 12B
TẦM
T
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ 1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Bảo tàng Hà Nội
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính Tổng hợp của Bảo tàng Hà Nội
Trong tất cả các phòng chuyên môn trong một cơ quan, Văn phòng hay
Phòng Hành chính Tổng hợp luôn là bộ phận giúp việc quan trọng, là nơi giao
dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ bên
ngoài. Đối với Bảo tàng Hà Nội cũng vậy, Phòng Hành chính Tổng hợp được bố
trí ở nơi thích hợp nhất để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ được giao.
Căn cứ Quyết định số: 419/QĐ-SVHTT&DL của Sở Văn hóa, Thể thao
và Du lịch Hà Nội ngày 10 tháng 4 năm 2015 về việc ban hành Quy chế Tổ chức
và hoạt động của Bảo tàng Hà Nội quy định:
1.2.1. Vị trí, chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ cho
mọi hoạt động điều hành của Bảo tàng. Phòng Hành chính Tổng hợp có chức
năng sau:
• Là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo trong việc chỉ
Nguyễn Thị Toan
8
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo, điều hành các công việc của Bảo tàng được tập trung thống nhất;
• Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên, liên tục và có hiệu quả;
• Đồng thời thực hiện chức năng quản lý Công tác VTLT của Bảo tàng
được hiệu quả.
1.2.2. Nhiệm vụ
1.2.2.1. Công tác hành chính
- Tham mưu, giúp Giám đốc thực hiện công tác tổng hợp, xử lý thông tin,
điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động của Bảo tàng theo chương trình, kế
hoạch công tác, quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo các điều
kiện và phương tiện làm việc của Bảo tàng;
- Đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn
nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất;
- Quản lý công tác VTLT và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và
đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước;
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, thực hiện
công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kì hàng năm theo quy định,
đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt
động Bảo tàng;
- Quản lý đất, hồ sơ quyền sử dụng đất của cơ quan, quản lý hồ sơ thiết
kế, kỹ thuật và theo dõi các công trình kiến trúc, công trình phục vụ công cộng
của cơ quan, đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng công trình khi bị xuống cấ, hư hỏng;
- Quản lý kho hành chính của cơ quan. Mua sắm, nhập, xuất vật tư, văn
phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động
khác của Bảo tàng theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, tổ chức thực hiện các hoạt động lễ tân, phục vụ
các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Bảo tàng;
1.2.2.2. Công tác tổ chức cán bộ
- Tham mưu, giúp Giám đốc thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ máy,
biên chế, cán bộ và chế độ chính sách theo quy định của pháp luật;
Nguyễn Thị Toan
9
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng đề án nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của Bảo tàng;
- Quản lý hồ sơ nội vụ và hồ sơ cán bộ, thực hiện quy trình quản lý nhân
sự, bổ sung hồ sơ lý lịch hàng năm theo quy định;
- Giải quyết chính sách lao động tiền lương và những chế độ chính sách
khác theo quy định của pháp luật;
- Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế của cơ
quan.
1.2.2.3. Công tác kế hoạch
- Tham mưu, giúp Giám đốc triển khai và tổ chức thực hiện công tác kế
hoạch tổng hợp của Bảo tàng;
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ xây dựng và
trình Giám đốc phê duyệt chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch hoạt động
ngắn hạn và dài hạn, kế hoạch đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, vật tư
thay thế, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất của Bảo tàng;
- Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch theo đúng mục tiêu, nội
dung nhiệm vụ và kinh phí đã được phê duyệt;
- Chủ trì, phối hợp soạn thảo văn bản và chuẩn bị thủ tục cho các đề án,
dự án, chương trình, kế hoạch hàng năm, các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, đơn
giá thuộc lĩnh vực đặc thù chuyên ngành Bảo tàng.
1.2.2.4. Công tác tài chính kế toán
- Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng ngân sách và các nguồn thu khác của
Bảo tàng theo luật kế toán, luật ngân sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện
của Nhà nước;
- Phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ lập dự toán thu, chi
ngân sách và các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, khoa học và các hoạt động
khác của Bảo tàng;
- Đảm bảo thường xuyên về việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính
sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Quản lý quỹ tiền mặt của cơ quan, quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết
toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;
Nguyễn Thị Toan
10
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định
của Nhà nước.
1.2.2.5. Công tác an ninh, bảo vệ
- Xây dựng phương án bảo vệ đảm bảo trật tự an ninh, an toàn trong
phạm vi Bảo tàng;
- Xây dựng nội quy, quy chế bảo vệ an ninh trật tự và an toàn phòng
chống cháy nổ. Tổ chức lực lượng tuần tra, canh gác;
- Tổ chức bán, kiểm soát vé tham quan, đảm bảo an toàn tài sản của cơ
quan và khách đến nghiên cứu, tham quan, học tập;
- Đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, phát
hiện và đề xuất biện pháp xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo công tác bảo vệ
nội bộ;
- Phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan công an các cấp, các tổ
chức quần chúng xây dựng phong trào bảo vệ an ninh và trật tự an toàn xã hội,
công tác phòng cháy, chữa cháy của cơ quan.
1.2.2.6. Quản lý viên chức và tài sản được giao
1.2.2.7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính Tổng hợp có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một
số công chức, nhân viên.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn phòng,
trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng,
công chức, nhân viên trong Phòng và xây dựng quy chế làm việc cho Phòng.
Hiện Phòng Hành chính Tổng hợp của Bảo tàng có 01 Trưởng phòng,
01 Phó phòng và 05 cán bộ phụ trách các lĩnh vực hành chính khác nhau.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của Bảo tàng Hà
Nội
2.1. Thực trạng Công tác Văn thư
CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh
Nguyễn Thị Toan
11
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân.
CTVT là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan: Giữa cơ quan
cấp trên, cấp dưới, ngang cấp giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan nhằm
đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý, nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, giữ gìn bí mật của cơ quan,
tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. Do đó, ta thấy rằng CTVT là hoạt động rất
quan trọng và không thể thiếu trong các cơ quan nói chung và ở Bảo tàng Hà
Nội nói riêng.
Hình thức tổ chức Văn thư của Bảo tàng Hà Nội được tổ chức theo hình
thức văn thư tập trung. Mọi văn bản đến, văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan đều tập trung tại văn thư để thuận lợi cho việc theo dõi,
giải quyết công việc và quản lý, tra tìm văn bản của cơ quan.
Phòng Hành chính Tổng hợpBảo tàng Hà Nội là nơi cán bộ chuyên
trách Văn thư làm việc, cán bộ Văn thư quản lý văn bản đi – đến của Bảo tàng,
công việc này được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và
khoa học. Hiệu quả làm việc của Văn phòng cao, đảm bảo thực hiện kịp thời
công tác thông tin cho lãnh đạo trong công tác điều hành và quản lý.
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bảo tàng, biên chế VTLT được
đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ VTLT có trình độ chuyên
môn cao, có nghiệp vụ vững vàng, đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao
trong công việc, xử lý công việc nhanh chóng, chính xác, bí mật, kịp thời đúng
quy định của Nhà nước và pháp luật.
Hiện nay Bảo tàng có 01 cán bộ làm công tác Văn thư kiêm nhiệm
Lưu trữ.
Cán bộ VTLT là người sử dụng con dấu đồng thời cũng là người quản lý
văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến của cơ quan. Mọi văn bản đi và đến đều
được nhập vào sổ và phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho công tác tra tìm
Nguyễn Thị Toan
12
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và quản lý một cách chính xác, nhanh chóng. Trưởng Phòng Hành chínhTổng
hợp trực tiếp chỉ đạo CTVT trong cơ quan, phân công giải quyết văn bản và ký
những văn bản thuộc thẩm quyền ký.
2.1.1. Chỉ đạo công tác Văn thư của Bảo tàng Hà Nội
Việc quản lý, chỉ đạo CTVTđược thực hiện theo quy định của Nhà
nước và các văn bản do Bảo tàng Hà Nội ban hành.
Trong thời gian thực tập tại đây em cũng đã khảo sát được một
sốvăn bản chỉ đạo CTVT mà Bảo tàng Hà Nội đã áp dụng, các văn bản quy định
về chế độ hoạt động của công tác Văn thư, Lưu trữ và các khâu nghiệp vụ công
tác Văn thư, Lưu trữ về chỉ đạo ban hành văn bản. Các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ đó là:
+ Các văn bản chỉ đạo thực hiện theo quy định của Nhà nước:
Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 của chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về
quản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư số: 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Quyết định số: 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố
Hà Nội về ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT trong các cơ quan, tổ chức
thuộc Thành phồ Hà Nội cho các phòng chuyên môn thuộc đơn vị.
+ Các văn bản do Bảo tàng Hà Nội ban hành quản lý công tác Văn
thư, Lưu trữ:
Bên cạnh việc tuyên truyền phổ biến pháp luật về VTLT, Bảo tàng
Hà Nội cũng đã ban hành văn bản quy định về VTLTđể làm cơ sở cho việc thực
hiện công tác Văn thư – Lưu trữ đó là:
Quyết định số: 52/QĐ-BTHN ngày 20/8/2014 của Bảo tàng Hà Nội về
Nguyễn Thị Toan
13
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc ban hành Quy chế công tác Văn thư –Lưu trữ.
Việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ CTVT,
Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trực tiếp chỉ đạo những nội dung công
việc, cán bộ Văn thư phải thực hiện theo quy định của Nhà nước, đảm bảo yêu
cầu của sự điều chỉnh trong quản lý do cơ quan Nhà nước quy định.
2.1.2. Công tác soạn thảo văn bản
Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt có hiệu lực
pháp lý cao, Bảo tàng Hà Nội luôn chú trọng đến công việc soạn thảo, kiểm tra
và hệ thống hóa văn bản, luôn tuân thủ theo các quy định của pháp luật và của
Bảo tàng về công tác văn thư.
Trong thời gian qua, công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Bảo tàng
Hà Nội cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự,
thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước.
Trong quá trình giải quyết các công việc, văn bản chính là phương tiện quan
trọng trong đó chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản
mang tính công quyền và được ban hành theo các quy định của Nhà nước, luôn
tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các
hoạt động cụ thể của cơ quan.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Bảo tàng Hà Nội
đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số: 110/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08
tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày
08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; thể thức
và kỹ thuật trình bày thực hiện theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội
vụ ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Nguyễn Thị Toan
14
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nguyễn Thị Toan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
15
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Nhận xét:
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Bảo tàng Hà Nội đã được chú
trọng đúng mức. Các văn bản ban hành phù hợp với tính chất và nội dung công
việc, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan; văn bản được
Nguyễn Thị Toan
16
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban hành theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, được kiểm tra kỹ về nội
dung, vể hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Các văn bản chưa chính xác về
nội dung hoặc có sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày đều kiên quyết trả
lại.
2.1.3. Quản lý văn bản
2.1.3.1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là Văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác
tại Bảo tàng có các loại văn bản như Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Công
văn, Lệnh xuất,…
Trong hoạt động hàng năm của Bảo tàng Hà Nội, văn bản hình
thành chưa nhiều nhưng công tác quản lý văn bản được tổ chức khá tốt. Cụ thể:
a. Đánh máy in văn bản
Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, Phòng Hành chính Tổng
hợp của Bảo tàng Hà Nội đã trang bị máy tính và máy in luôn kết nối để làm
việc một cách nhanh chóng.
Văn bản khi được đánh máy xong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức
thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban hoặc gửi đi các cơ quan
khác.
• Nhận xét:
Qua khảo sát em thấy công tác đánh máy, in văn bản để ban hành
tại Bảo tàng Hà Nội được tiến hành tương đối đúng quy trình. Văn bản được
đánh máy đúng, trình bày đúng kỹ thuật, kích cỡ giấy theo quy định của Nhà
nước.
b. Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng, nó thể hiện tính
hiệu lực pháp lý của văn bản. Văn bản trước khi được trình ký luôn luôn phải
được kiểm tra về thể thức và nội dung chặt chẽ.
Tại Bảo tàng Hà Nội việc ký văn bản được tiến hành theo trình tự
chặt chẽ, đó là sau khi in xong Trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp kiểm tra về
thể thức, nội dung văn bản xem đã đúng chưa rồi trình lên Giám đốc hoặc Phó
Nguyễn Thị Toan
17
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám đốc ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan.
• Nhận xét:
Nhìn chung Bảo tàng Hà Nội đã thực hiện đúng và đầy đủ các quy
định của Nhà nước về việc trình ký văn bản. Do đó văn bản cần trình ký luôn
luôn được thực hiện một cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định.
c. Công tác đóng dấu văn bản
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành. Qua khảo sát em
thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở Bảo tàng Hà Nội được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho Cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,
dấu chỉ được đóng lên những văn bản đã được kiểm tra về thể thức, ký đúng
thẩm quyền và dấu được đóng vào 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Nhận xét:
Dấu được giao cho Cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
dấu luôn được bảo quản tốt tránh mất mát, thất lạc hoặc làm giả dấu của cơ
quan. Đồng thời việc đóng dấu cũng đúng quy định, dấu đóng ngay ngắn, rõ nét
và đúng chiều.
d. Đăng ký văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của Bảo tàng Hà Nội sau khi đã có chữ ký và đóng
dấu xong thì được đăng ký vào “ Sổ đăng ký công văn đi” của cơ quan. Văn bản
đăng ký rõ ràng, chính xác.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức, Cán bộ Văn thư ghi số, ký
hiệu, ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký, số văn bản được lấy
theo năm và theo tên loại văn bản.
Do số lượng văn bản ban hành hàng năm không nhiều nên Bảo tàng Hà
Nội chỉ lập 01 sổ “ Đăng ký công văn đi” để đăng ký tất các các loại văn bản đi.
Mẫu sổ “ Đăng ký công văn đi” của Bảo tàng Hà Nội theo quy định của Nhà
nước
Mẫu Sổ đăng ký công văn đi theo mẫu sau ( theo quy định của Nhà
nước)
Nguyễn Thị Toan
18
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
N
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
S
T
Ng
gày
ố và ký ên loại ười
tháng
hiệu
và trích văn bản
văn bản
văn
yếu nội
bản
dung
(1)
(
2)
Nguyễn Thị Toan
(
N
S
ký ơi nhận ố
văn bản lượng
bản
(4)
3)
19
ơn
G
vị, hi chú
người
nhận
bản lưu
(
(7
(
5)
Đ
6)
)
(
8)
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nguyễn Thị Toan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
20
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nguyễn Thị Toan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
21
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Nhận xét:
Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở Bảo tàng Hà Nội khá dễ dàng, các văn
bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức. Cán bộ VT thành thạo về
chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản đi bằng sổ lại gây khó
Nguyễn Thị Toan
22
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khăn trong việc tra tìm như mất thời gian, công sức khi cần thiết,…
e. Chuyển giao văn bản
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, các văn
bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền phải được gửi đi ngay đến
đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản đi hiện nay ngoài việc gửi trực tiếp đến cơ
quan nhận thì Bảo tàng Hà Nội còn lựa chọn gửi qua hòm thư điện tử email hoặc
máy fax đối với các văn bản gửi cho các cơ quan ngoài Bảo tàng.
Đối với những văn bản gửi cho các bộ phận trong Bảo tàng thì việc
chuyển giao văn bản được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi
văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ.
• Nhận xét:
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của Bảo tàng Hà Nội được
tiến hành nhanh chóng đảm bảo văn bản đi gửi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và nâng cao chất lượng
quản lý Nhà nước bằng văn bản.
f. Quản lý bản lưu văn bản đi
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài, các văn bản đi của tất cả các cơ quan phải được lưu lại 02 bản: 01
bản lưu ở Văn thư, 01 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc.
Công tác quản lý bản lưu tại Bảo tàng Hà Nội được tiến hành như sau:
Sau khi mỗi văn bản được ban hành, ngoài số văn bản chuyển theo ý kiến
phân phối, Cán bộ Văn thư đều lưu lại 02 bản: 01 bản để lưu vào hồ sơ công
việc của cán bộ soạn thảo, 01 bản lưu ở Văn thư cơ quan.
Trên cơ sở quan sát được em thấy công tác quản lý bản lưu ở Bảo tàng Hà
Nội được tổ chức rất tốt, đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại
để phục vụ hoạt động hàng ngày của Bảo tàng.
Một số văn bản đi của Bảo tàng Hà Nội (Xem phụ lục số 02)
2.1.3.2. Quản lý văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Trong Bảo tàng, tất cả các loại văn bản do bên ngoài gửi tới phải được
Nguyễn Thị Toan
23
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển về Văn thư cơ quan một cách nhanh nhất, Văn thư cơ quan xử lý các loại
văn bản bên ngoài gửi tới theo các bước sau:
• Kiểm tra phân loại sơ bộ:
Sau khi cán bộ Văn thư trực tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra ngay
xem có đúng công văn giấy tờ gửi cho Bảo tàng không, số lượng văn bản có đủ
không và phải ghi nhận với người đưa văn bản đến. Sau khi nhận được đủ số
lượng văn bản, Văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành 2
loại: Loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký.
+ Loại phải đăng ký: Là tất cả các công văn giấy tờ gửi cho Bảo
tàng( Ghi tên cơ quan, tên các đơn vị trong cơ quan, gửi cho Giám đốc hoặc
những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan).
+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp
chí, bản tin, lệnh xuất kho, yêu cầu báo giá. ( Ghi chú) : gửi trực tiếp cho đơn vị
thực hiện hoặc người thực hiện.
• Bóc bì văn bản:
Sau khi nhận công văn, cán bộ Văn thư phải chuyển toàn bộ cho Giám
đốc ( hoặc người được ủy quyền) bóc bì kiểm tra xem xét và phê duyệt phương
án xử lý. Sau đó công văn được chuyển lại cho Văn thư phân loại và vào “Sổ
đăng ký công văn đến” theo mẫu.
Các loại văn bản loại phải đăng ký đến ngày nào thì Văn thư cơ quan làm
các thủ tục và trình lãnh đạo ngay trong ngày đó.
Đối với các văn bản mật Văn thư phải giữ nguyên không được bóc bì mà
chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì.
Nguyễn Thị Toan
24
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Đóng dấu đến và vào sổ đăng ký văn bản đến
Văn thư phải đóng “Dấu đến” vào Văn bản, ghi số đến, ngày đến và
vào “ Sổ đăng ký công văn đến” đầy đủ thông tin cần thiết như Tên, loại, số,
Nguyễn Thị Toan
25
Lớp Đại học Lưu trữ học 12B
