Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại CHI cục lưu TRỮ sở nội vụ TỈNH HOÀ BÌNH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (441.39 KB, 36 trang )
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương I..............................................................................................................4
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ - SỞ NỘI VỤ
TỈNH HOÀ BÌNH...............................................................................................4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
thư Lưu trữ - Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình..............................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành.....................................................................................................4
1.1.2 Vị trí chức năng..........................................................................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức và biên chế.......................................................................................6
CHƯƠNG 2:......................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC LƯU TRỮ - SỞ
NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH..............................................................................12
2.1. Hoạt động quản lý......................................................................................................12
2.1.1. Xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ.....................12
2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ.....................................12
2.1.3. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế, khiếu nại tố cáo về công
tác Lưu trữ.........................................................................................................................15
2.1.4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia...........................................................15
2.1.5. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ................................................16
2.1.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học – công nghệ
trong công tác lưu trữ........................................................................................................16
2.1.7. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Văn thư – Lưu trữ quản lý công tác thi đua
khen thưởng trong hoạt động lưu trữ................................................................................17
2.1.8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.......................................................................................18
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................19
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ..........................................................................................19
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu........................................................................................19
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu............................................................................................20
2.2.4.Chỉnh lý tài liệu........................................................................................................20
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu.......................................................................................21
2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu.............................................................21
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu tại Chi cục....................................................................21
2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục..........................................22
CHƯƠNG 3:......................................................................................................23
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH HOÀ BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.....................................23
Sinh viên: Quách Thị Thanh
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư –
Lưu trữ và kết quả đạt được..............................................................................................23
3.1.1. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................23
3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................26
3.1.3. Vệ sinh tài liệu........................................................................................................26
3.1.4. Bổ sung tài liệu.......................................................................................................27
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu
trữ......................................................................................................................................27
3.2.1. Ưu điểm...................................................................................................................27
3.2.2. Nhược điểm:............................................................................................................28
3.3.3. Giải pháp:...............................................................................................................29
3.3. Một số khuyến nghị....................................................................................................30
3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ.........................................................................30
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ khoa, trường......................................................................30
C. KẾT LUẬN...................................................................................................31
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Quách Thị Thanh
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
A. LỜI NÓI ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đại
công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thể
thiếu. Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằng
văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tin
cậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trị
làm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liền
với công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà
nước từ thời xa xưa cho đến nay.
Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phú
thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng. Vì vậy, việc
quản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính là
những nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu văn
bản trong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã
hội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sản
văn hoá của dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác Lưu trữ. Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công tác
này ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản lý
của cơ quan, đơn vị.
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của nhà trường
cuối mỗi khoá học học sinh, sinh viên lại được đi thực tập thực tế tại các cơ
quan được trực tiếp làm việc tiếp xúc với tài liệu dựa trên những cơ sở lý luận
qua lý thuyết mà các thầy cô trong nhà trường đã trang bị cho chúng em “Lý
thuyết phải đi đôi với thực hành” có như vậy chúng em mới hiểu thêm được và
rèn luyện được kỹ năng nghiệp vụ thành thạo rèn luyện ý thức nghề nghiệp và
phẩm chất của người cán bộ bên cạnh đó còn thu thập cho mình những tài liệu
kiến thức bổ ích để chuẩn bị cho kỳ thi tiếp theo.
Trong quá trình thực tập khi em được tiếp xúc thực tế vào công việc em
đã được sự quan tâm chỉ bảo giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,các anh các
chị trong cơ quan. Được tin tưởng và giao cho các công việc trong cơ quan.Tuy
Sinh viên: Quách Thị Thanh
1
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
nhiên bên cạnh những thuận lợi cũng gặp không ít những khó khăn như lý
thuyết học trên nhà trường khi áp dụng vào thực tế hơi trìu tượng dẫn đến giải
quyết các công việc chưa hiệu quả.
Trong thời gian thực tập từ 04/01/2016 đến 19/3/2016 tại Chi Cục Văn
thư Lưu trữ - Sở Nội Vụ em đã thu được nhiều thành quả đáng khích lệ. Có
được thành quả ấy là nhờ vào sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo Khoa
Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ cùng sự giúp đỡ của các cô, các chú,
các anh, chị ở cơ quan đã chỉ bảo hướng dẫn em để em hoàn thành tốt đợt thực
tập này.
Do thời gian thực tập có hạn nên trong báo cáo của em xin trình bày
những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Chi cục Văn
thư Lưu trữ Sở Nội Vụ như sau:
Báo cáo gồm 04 phần:
A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội
Vụ tỉnh Hoà Bình.
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Hoà Bình
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hoà Bình
2.1. Hoạt động quản lý
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở
Nội vụ tỉnh Hoà Bình và đề xuất, khuyến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục
Sinh viên: Quách Thị Thanh
2
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Văn thư Lưu trữ tỉnh Hoà Bình
3.3. Một số khuyến nghị
C. KẾT LUẬN.
D. PHỤ LỤC
Dưới đây là bản báo cáo kiến thực tập của em mặc dù đã có rất nhiều cố
gắng song vì là một sinh viên thực tập kinh nghiệm thực tế còn thiếu, lần đầu
tiên được tiếp xúc với thực tế công việc và ngành nghề được đào tạo nên báo
cáo không tránh khỏi những sai sót, kính mong các thầy cô giáo và cán bộ Chi
cục giúp đỡ đóng góp ý kiến để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn đồng
thời cũng để em có cơ hội tìm hiểu và tiếp thu thêm kiến thức, trình độ để sau
này khi tốt nghiệp em có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hoà Bình, ngày
tháng 2 năm 2016
Sinh viên
Quách Thị Thanh
Sinh viên: Quách Thị Thanh
3
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
B. NỘI DUNG
Chương I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ - SỞ NỘI VỤ
TỈNH HOÀ BÌNH
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình
1.1.1. Lịch sử hình thành
Hoà Bình là cái nôi của nền văn hoá lớn trong lịch sử, là một tỉnh ở phía
Tây Bắc của tổ quốc giáp thủ đô Hà Nội một mảnh đất giàu truyền thống đoàn
kết yêu thương đùm bọc lẫn nhau cần cù trong lao động, kiên cường trong đấu
tranh chống thiên tai dịch hoạ với diện tích tự nhiên là 4.662 km 2 mật độ dân số
là 165 người/km2 có 11 huyện, thành phố, 210 xã phường thị trấn, có 07 dân tộc
anh em cùng chung sống dân tộc Mường chiếm 60% dân số toàn tỉnh.
Đất Hoà Bình hội tụ rất nhiều yếu tố được thiên nhiên ưu đãi có quốc lộ
số 6 chạy qua nối liền với các tỉnh miền núi phía bắc Sơn La, Điện Biên, Lai
Châu cùng với hệ thống giao thông Sông Đà khá thuận lợi. Đây là yếu tố thuận
lợi trong việc giao lưu hợp tác kinh tế với thủ đô Hà Nội và giao lưu hàng hoá
trong và ngoài tỉnh.
Một điểm nữa khi nói về Hoà Bình được biết đến là công trình kiến trúc
thuỷ điện Hoà Bình một công trình đã có lịch sử từ lâu và đây là công trình thuỷ
điện lớn cung cấp điện cho cả nước bên cạnh đó là hình ảnh tượng Bác trên đập
thuỷ điện cũng là một công trình có giá trị thể hiện cho truyền thống yêu nước
và truyền thống hiếu học của nhân dân tỉnh Hoà Bình.
Từ khi tái lập tỉnh 1991 đến nay tỉnh đã không ngừng từng bước phát
triển tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao 7,5 % /năm đời sống nhân dân từng
bước được cải thiện và có những tiến bộ mới. Tỉnh được coi là tỉnh có tình hình
chính trị, an ninh quốc phòng ổn định có những bước nhảy vọt trong phát triển
kinh tế từ khi tách ra với tỉnh Hà Tây để gây dựng đến nay.
Đạt được những thành tựu nói trên là nhờ vào sự lãnh đạo đúng đắn của
các cấp Đảng uỷ, HĐND-UBND tỉnh và sự nhất trí đồng sức đồng lòng của toàn
Sinh viên: Quách Thị Thanh
4
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
dân, toàn quân trong tỉnh với lòng yêu nước phát huy truyền thống anh hùng của
tỉnh trong công cuộc xây dựng đất nước thời kỳ đổi mới với quyết tâm đưa nền
kinh tế tỉnh phát triển toàn diện đạt tốc độ phát triển kinh tế cao bền vững xây
dựng tỉnh ngày càng văn minh giàu đẹp.
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh là một đơn vị thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Hoà
Bình có các chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Quyết định số 331/QĐUBND ngày 09/3/2011 của UBND tỉnh Hoà Bình như sau:
1.1.2 Vị trí chức năng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội Vụ tỉnh có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội Vụ, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà
nước về công tác văn thư lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu
trữ:
Trình cấp có thẩm quyền ban hành, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về
văn thư, lưu trữ;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cac chế độ quy định về văn thu, lưu
trữ;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá
trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết
giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
của tỉnh;
Sinh viên: Quách Thị Thanh
5
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư lưu trữ;
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của
tỉnh:
Hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài
liệu;
Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ;
Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở
Nội vụ giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức và biên chế
Chi cục Văn thư Lưu trữ có Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và
các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cơ cấu tổ
chức và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc Chi
cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
- Phòng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Phòng nghiệp vụ và Kho Lưu trữ chuyên dụng.
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
Sinh viên: Quách Thị Thanh
6
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân.
Chi cục có Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và 03 phòng chuyên môn
- Biên chế: Chi cục Văn thư -Lưu trữ được giao 11 biên chế, trong đó:
- Biên chế hành chính là 05 người;
- Biên chế sự nghiệp là 06 người.
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn
+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ:
Giúp Chi cục trưởng tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước
công tác văn thư - lưu trữ.
Soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và
tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh trình cấp có thẩm quyền ban hành.
Xây dựng phương hướng, kế hoạch dài hạn, hàng năm các chương trình,
đề án dự án về hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư - lưu trữ.
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh” .
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết
giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá
trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của
tỉnh.
Quản lý, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Lập kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ.
Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc phân loại, lập hồ sơ, chuẩn bị tài
liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị.
Tổ chức các cuộc họp, thảo luận và hội thảo khoa học về chuyên môn
nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
7
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Tổng hợp thông kê báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
của tỉnh.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
+ Phòng nghiệp vụ Kho Lưu trữ lịch sử:
Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật.
Phối hợp với Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn việc lựa chọn hồ
sơ tài liệu và thực hiện việc giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu theo kế hoạch.
Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho Lưu
trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước.
Tiến hành phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã thu về Kho lưu
trữ lịch sử.
Tiến hành xác định giá trị tài liệu ở Kho lưu trữ lịch sử, loại ra những tài
liệu đã hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, từng bước tiến hành
việc tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu.
Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Kho lưu trữ
lịch sử nhưng hiện còn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu.
Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với
tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử. Thực hiện việc tu bổ, phục
chế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ đang được
bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử.
Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu. Nhập các thông tin trong các
phiếu tin của những phông lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào máy vi tính
để phục vụ cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
8
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ .
Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệu
mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi ).
Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và chứng
thực tài liệu lưu trữ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp:
Giúp Chi cục trưởng thực hiện các công tác tổ chức cán bộ; hành chính
quản trị và công tác phục vụ khác.
Đảm bảo thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo, tổng hợp định kỳ và đột
xuất, soạn thảo văn bản chung của Chi cục. Xây dựng kế hoạch hàng năm,
chương trình công tác quý, tháng, tuần của Chi cục. Theo dõi tiến độ thực hiện,
kế hoạch, chương trình công tác của Chi cục.
Hàng năm, chuẩn bị nội dung, chương trình, trình các cấp có thẩm quyền tổ
chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về văn thư lưu trữ; tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phòng
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong nội bộ Chi cục.
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, chế độ tiền lương và các chính sách,
chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với công
chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư -Lưu trữ theo quy định.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục;
Tổ chức, sắp xếp, bố trí nơi làm việc, phòng họp, hội trường, phương tiện
công tác cho cán bộ công chức, viên chức và bảo vệ an ninh, trật tự cơ quan.
Quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy định của Pháp luật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
9
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VTLT
CHI CỤC TRƯỞNG
(CHI CỤC PHÓ)
PHÒNG HC - TH
PHÒNG QUẢN
LÝ VTLT
PHÒNG CHỈNH
LÝ
PHÒNG NGHIỆP VỤ
VÀ KHO LƯU TRỮ
HỆ THỐNG KHO
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
PHÒNG ĐỌC
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận nghiệp vụ lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật.
Phối hợp với Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn việc lựa chọn hồ
sơ tài liệu và thực hiện việc giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu theo kế hoạch.
Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho Lưu
trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước.
Tiến hành phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã thu về Kho lưu
trữ lịch sử.
Tiến hành xác định giá trị tài liệu ở Kho lưu trữ lịch sử, loại ra những tài
liệu đã hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, từng bước tiến hành
việc tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
10
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Kho lưu trữ
lịch sử nhưng hiện còn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu.
Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với
tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử. Thực hiện việc tu bổ, phục
chế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ đang được
bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử.
Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu. Nhập các thông tin trong các
phiếu tin của những phông lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào máy vi tính
để phục vụ cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ .
Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệu
mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi ).
Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và chứng
thực tài liệu lưu trữ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
11
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC LƯU TRỮ - SỞ
NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ
Nhằm thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn
tỉnh, tiếp tục đưa công tác của cơ quan, đơn vị đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu
quả, khoa học đúng với quy định của pháp luật. Chi Văn thư – Lưu trữ hằng
năm đều xây dựng các bản kế hoạch trong năm và xây dựng các phương hướng
nhiệm vụ công tác lưu trữ cho năm tiếp theo.
Ngoài ra Chi cục còn mở các lớp bồi dưỡng, tổ chức các buổi toạ đàm
nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các cấp, các nghành về vị trí vai trò, ý
nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan đơn vị, công chức, viên chức trong việc tổ chức và thực hiện nội dung
nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ của tỉnh.Chi cục đã chỉ đạo
bám sát kế hoạch để vận dụng vào tình hình thực tế của cơ quan.
Tuy nhiên, do biên chế trong Chi cục vẫn còn thiếu nên công tác xây dựng
và chỉ đạo để phát triển lưu trữ chưa đảm bảo các yêu cầu đặt ra dẫn đến hoạt
động lưu trữ còn rất nhiều hạn chế.
2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
Căn cứ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, và các văn bản
hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh. Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư-lưu trữ
tỉnh Hoà Bình với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được ban hành các
loại văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), Công văn,
thông báo, báo cáo, quy chế, quy định, kế hoạch, tờ trình… trong đó Quyết định
và Công văn là hai loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất
Số lượng văn bản Sở Nội Vụ tỉnh ban hành trong một năm rất nhiều, là cơ
quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh. Vì vậy văn bản ban hành được gửi
tới nhiều cơ quan khác nhau nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
Sinh viên: Quách Thị Thanh
12
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
mình.
Trong những năm qua trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp
vụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu xây dựng được rất nhiều các văn bản
quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy định về văn bản quản lý và hướng dẫn
nghiệp vụ, nhằm tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị trấn,
các sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức thực hiện. Cụ thể xây dựng ban hành
và sửa đổi nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể:
- Văn bản QPPL
+ Chỉ thị số 17/2012/CT-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2012 của UBND
tỉnh Hoà Bình về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Hoà Bình.
+ Quyết định số 35/2014/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2014 của
UBND tỉnh Hoà Bình về việc ban hành quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ tỉnh
Hoà Bình.
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Kế hoạch số 1612/KH-SNV ngày 18/10/2012 về kế hoạch tổ chức hội
nghi triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
+ Công văn số 2079/SNV-VTLT ngày 20/12/2012 của Sở Nội vụ về việc
xây dựng và ban hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND các huyện, thành phố.
+ Quyết định số 800/QĐ-SNV ngày 04/5/2013 về việc ban hành nội quy
khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
+ Công văn số 811/SNV-VTLT ngày 08 tháng 5 năm 2013 của Sở Nội vụ
về việc đề nghị các Sở, ban, ngành của tỉnh; UBND các huyện, thành phố về
việc tăng cường công tác PCCC và PCLB bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
+ Công văn số 1975/SNV-VTLT ngày 29/10/2015 của Sở Nội vụ về việc
đôn đốc các cơ quan, đơn vị báo cáo số lượng tài liệu tích đống chưa chỉnh lý.
+ Công văn số 715/SNV-VTLT ngày 17/4/2015 của Sở Nội vụ về việc
hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
13
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
- Quy hoạch ngành Lưu trữ của tỉnh Hoà Bình đến năm 2020, tầm nhìn
đến năm 2030.
- Xây dựng văn bản chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Hướng dẫn bố trí, tổ chức kho lưu trữ cơ quan theo quy định tại Khoản
3, Mục III, Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ.
- Xây dựng hướng dẫn quy trình bảo quản và chế độ vệ sinh kho, vệ sinh
tài liệu lưu trữ nền giấy.
- Xây dựng kế hoạch chỉ đạo điểm từ 5 đến 7 cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, chỉnh lý tài liệu và thực hiện chế độ nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Rà soát, đối chiêu các văn bản về lưu trữ của Chi cục đã ban hành, với
các văn bản của Trung ương, của tỉnh và của Sở Nội vụ quy định, hướng dẫn về
nghiệp vụ lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy kho lưu trữ,
Nội quy khác thác sử dụng tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy định
chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...chỉnh sửa hoặc ban hành văn bản mới
thay thế nếu không còn phù hợp.
- Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
- Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2016 và giai đoạn đến năm 2017
theo chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh tại Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày
14/7/2015.
- Ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị năm 2016.
- Ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
tỉnh.
- Phương án phòng chống lũ bão, phòng chống cháy nổ, phòng chống côn
trùng, ẩm mốc bảo quản an toàn kho lưu trữ tài liệu của cơ quan đơn vị.
Những văn bản được cụ thể hoá từ các văn bản hướng dẫn của Bộ,
nghành, Trung ương và của tỉnh những văn bản cơ quan ban hành chủ yếu dưới
dạng Quyết định, Nội quy, Quy chế của cơ quan. Do vậy, về cơ bản công tác
ban hành văn bản chỉ đạo của cơ quan rất chặt chẽ và nề nếp điều đó thể hiện sự
quan tâm chỉ đạo sát xao của lãnh đạo cơ quan Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư
Sinh viên: Quách Thị Thanh
14
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
Lưu trữ.
2.1.3. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế, khiếu
nại tố cáo về công tác Lưu trữ
Về công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Chi cục đã tích cực kiểm tra
nắm tình hình công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Căn cứ nhiệm vụ được giao của từng công chức, viên chức và kết quả thực hiện
nhiệm vụ được giao. Qua kiểm tra cho thấy hàng tháng, quý Chi cục Văn thư –
Lưu trữ đều triển khai, tổ chức họp giao ban đánh giá nhận xét chất lượng công
việc và kết quả công tác của từng công chưc, viên chức về việc chấp hành nội
quy, quy chế cũng như kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức.
Qua thanh tra, kiểm tra do lãnh đạo Sở đánh giá việc thực hiện đánh giá công
chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ nhưng bên cạnh đó
vẫn còn có mặt hạn chế về công tác quản lý, chỉ đạo công việc được giao.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ
biến, quán triệt chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước đối với các quy định
của pháp luật về khiếu nại, tố cáo; cụ thể thoonh qua các cuộc họp chuyên môn,
tổng kết công tác cuối năm, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tuyên truyền, phổ
biến, quán triệt nội dung Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo đến từng công chức, viên
chức trong Chi cục. Qua đó nêu cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu
trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về Khiếu nại tố cáo. Trong
những năm qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ chưa nhận được đơn thư tố cáo nào.
2.1.4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Là một bộ phận để tạo nên một thể thống nhất trong ngành lưu trữ Chi cục
Văn thư – Lưu trữ tỉnh Hoà Bình đang ngày một nỗ lực để góp phần nâng cao
công tác lưu trữ nước ta nói chung và trong toàn tỉnh Hoà Bình nói riêng.
Chi cục đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức, tổ chức thực hiện các
công việc trong cơ qua cũng như thực hiện các khâu nghiệp vụ chấp hành
nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật. Tổ chức chỉnh lý, xây dựng các kho
để tài liệu để tránh làm mất mát những tài liệu quan trọng. Ngoài ra Chi cục
cũng thường xuyên thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ của các Sở
Sinh viên: Quách Thị Thanh
15
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
ban ngành khác, các huyện trong tỉnh Hoà Bình. Tài liệu lưu trữ là một kho báu
vô cùng quan trọng, toàn bộ những tài liệu lưu trữ trong tỉnh Hoà Bình cũng là
một phần không thể thiếu để cấu thành nên một hệ thống thống nhất tài liệu lưu
trữ quốc gia. Chính vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Hoà Bình ngày đang dần hoàn thiện về cả hoạt động quản lý cũng như
hoạt động nghiệp vụ để góp phần đưa công tác lưu trữ nước ta phát triển hơn.
2.1.5. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Chi cục đã xây
dựng, ban hành văn bản. Tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND các văn bản
hướng dẫn, kế hoạch về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra các văn bản để các sở
ban ngành khác, các huyện, xã cùng thực hiện để đồng nhất trong công tác lưu
trữ.
Ngoài ra còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra các Sở ban ngành khác,
các huyện xã trong địa bàn tỉnh nhằm thống nhất chuyên môn nghiệp, tìm ra
những thiếu xót trong công tác lưu trữ để khắc phục. Vào tháng 5/2015 vừa qua
thực hiện Kế hoạch số 11/UBND-NC Sở Nội vụ đã thành lập đoàn kiểm tra về
công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng
Mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công
chức, viên chức. Tuyên truyền phổ biến các văn bản QPPL, Luật lưu trữ cho
công chức, viên chức trong Chi cục và các đơn vị trực thuộc. Tạo điều kiện để
cán bộ được tham quan học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ đáp ứng với yêu
cầu nhiệm vụ.
Căn cứ vào vị trí việc làm, biên chế đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao
hằng năm, tuyển dụng, sắp xếp, bố trí người làm công tác lưu trữ theo vị trí việc
làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo quy định tại Thông tư
số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩn
chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.
2.1.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học – công nghệ trong công tác lưu trữ
Hiện nay do sự tiến bộ của khoa học và công nghệ để công tác lưu trữ
Sinh viên: Quách Thị Thanh
16
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
ngày phát triển và dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ công tác lưu trữ ở Chi cục đã
ngày được hiện đại hoá.
- Các đề tài khoa học đã triển khai nghiên cứu:
Trong những năm qua, tại lưu trữ tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu, công tác xây dựng, triển khai, nghiên cứu các đề tài khoa học
vào công tác lưu trữ còn gặp khó khăn và hạn chế, nên việc triển khai nghiên
cứu các đề tài khoa học vào công tác lưu trữ chưa được thực hiện nề nếp.
- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ:
Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện đang sử dụng phần mềm Lotus –
notes do Trung tâm tin học cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cung cấp. Hiện nay
cơ sở dữ liệu được xây dựng đấy đủ 3 phông tài liệu của tỉnh, phục vụ quản lý
đến từng hồ sơ, văn bản giúp công tác khai thác tài liệu tại kho được nhanh
chóng, chính xác, thuận tiện, khoa học, đáp ứng với yêu cầu của độc giả, được
khai thác sử dụng khá tốt, Chi cục đã cài đặt hướng dẫn cho một số đơn vị cùng
sử dụng , tuy nhiên còn gặp khó khăn và hạn chế.
Triển khai văn bản 822/HD-VTLT ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng; văn bản số 169/HD-CVTTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn
thư Và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn về cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Nghiên cứu đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học
về lưu trữ.
Thực hiện scan hồ sơ tập lưu văn bản QPPL và các kế hoạch dài hạn trung
hạn, báo cáo năm.
Tuy nhiên bên cạnh đó do cơ sở vật chất các phương tiện máy móc còn
thiếu nên việc ứng dụng còn gặp nhiều khó khăn, chưa áp dụng được nhiều
2.1.7. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Văn thư – Lưu trữ quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Trên cơ sở kế hoạch đào tạo bồi dưỡng được giao, Sở Nội vụ, xây dựng
Sinh viên: Quách Thị Thanh
17
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
kế hoạch tổ chức mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công
chức, viên chức làm lưu trữ, tập trung các nội dung:
- Triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản hướng
dẫn thi hành Luật Lưu Trữ; tập trung giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật
mới về Lưu trữ của Trung ương và của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Quản lý văn thư, lưu trữ.
- Nghiệp vụ về lưu trữ.
Căn cứ kế hoạch đào tạo bồi dưỡng năm 2015, Chi cục đã phối hợp với
giảng viên trường Đại học Nội vụ biên soạn bài giảng trình các cơ quan chức
năng thẩm định và phê duyệt.
Sở Nội vụ phối hợp và cử cán bộ tham gia tuyên truyền phổ biến văn bản
quy phạm pháp luật về lưu trữ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ khi các
cơ quan tổ chức, địa phương có nhu cầu.
Về công tác quản lý thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. Trong
những năm qua Chi cục luôn quan tâm đến hoạt động thi đua khen thưởng đánh
giá, xếp loại công chức, viên chức hàng tháng, hàng năm nghiêm túc, khách
quan, công bằng trên cơ sở hiệu quả công tác của từng vị trí việc làm.
Để quản lý tốt công tác thi đua khen thưởng phải dựa trên các hoạt động
hàng ngày để đánh giá như công tác chỉnh lý tài liệu có hoàn thành đúng chỉ tiêu
của Sở Nội vụ giao cho, không để tồn đọng tài liệu. Các công chức viên chức
giải quyết công việc đúng thời gian được giao hoàn thành.
Trong những năm qua Chi cục đang tích cực đưa hoạt động lưu trữ phát
triển hơn và luôn đi đầu trong hoạt động nghiệp vụ, luôn hoàn thành nhiệm vụ
và kế hoạch được giao. Có phong trào thi đua thường xuyên, thiết thực, hiệu
quả.
2.1.8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Hiện nay Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ tỉnh Hoà Bình do điều kiện
còn hạn hẹp nên chưa mở rộng hợp tác được với các nước bạn. Trong tương lai
Chi cục sẽ thúc đẩy hợp tác quốc tế để học hỏi kinh nghiệm cũng như phương
pháp đưa hoạt động lưu trữ của tỉnh Hoà Bình phát triển hơn nữa.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
18
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
Hiện nay Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý 5 kho tài liệu. Tất cả tài liệu
trong 5 kho chủ yếu là tài liệu của UBND tỉnh. Trong 5 kho gồm 4 phông cơ bản
gồm: phông Uỷ ban Hành chính tỉnh; phông UBND tỉnh Hà Sơn Bình; phông
UBND tỉnh Hoà Bình; tài liệu của Sở Nội Vụ.Trong các kho lại chia ra các khối
tài liệu như: văn hoá xã hội, xây dựng cơ bản, nông lâm ngư nghiệp, tài chính
thương nghiệp, ngoại vụ, tập lưu văn bản của tỉnh.
Hằng năm công chức, viên chức trong Chi cục thường xuyên tiến hành
việc phân loại để phục vụ cho công tác quản lý và tra tìm tài liệu. Nhìn chung
việc phân loại của Chi cục thực hiện tương đối tốt đảm bảo được yêu cầu đặt ra.
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu
- Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh:
Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Hòa Bình chưa có kho chuyên dụng và
diện tích kho hẹp nên việc thu thập tài liệu của các đơn vị nguồn nộp lưu về Chi
cục Văn thư – lưu trữ chưa được thực hiện. Thực hiện Quyết định số 487/QĐUBND ngày 08/4/2015 của UBND tỉnh Hoà Bình về việc ban hành Danh mục
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Hoà Bình số lượng nguồn nộp lưu là rất lớn (337 đơn vị)
- Do tình hình kho lưu trữ chật hẹp, hiện tại lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản
lý 04 phông tài liệu của UBND tỉnh qua các thời kì: phông tài liệu Uỷ ban Hành
chính tỉnh Hoà Bình từ năm 1945 đến 1976; phông UBND tỉnh Hà Sơn Bình
( bản sao) từ năm 1976 đến tháng 9/1991; phông UBND tỉnh Hoà Bình từ tháng
10/1991 đến nay và phông Sở Nội vụ tỉnh Hoà Bình hiện đang trong quá trình
thu thập với số lượng gần 400 mét giá đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Tài liệu các
đơn vị nguồn nộp lưu được thực hiện bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan đến khi
kho lưu trữ lịch sử tỉnh có đủ diện tích sẽ tổ chức thu thập về bảo quản theo quy
định.
Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá
nhân được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển
Sinh viên: Quách Thị Thanh
19
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc...
Chi cục đã thực hiện tốt các điều kiện phục vụ cho việc thu tài liệu có giá
trị vĩnh viễn của UBND tỉnh với tổng số 29 mét giá đảm bảo đúng theo quy định
về thu nhận tài liệu từ lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tuy nhiên công tác thu thập còn gặp nhiều khó khăn và trở ngại do tài liệu
rời rạc dẫn đến việc thu thập không thuận lợi, việc rà soát bị thiếu sót.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Thông thường công tác xác định giá trị tài liệu sẽ được xác định sau khi
chỉnh lý xong nhưng cũng có thể trong quá trình chỉnh lý có thể xác định được
thời hạn cho tài liệu luôn. Các tài liệu như vấn đề chung, các văn bản mang tính
chỉ đạo cho toàn tỉnh, các công trình có tầm quan trọng, có ý nghĩa đối với tỉnh...
sẽ đưa vào bảo quản vĩnh viễn
Vừa qua Chi cục đã xác định lại giá trị của hồ sơ khối tài liệu XDCB,
Khối kinh tế của UBND tỉnh trong kho lưu trữ lịch sử; lập 2 mục lục có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn, 02 mục lục có tài liệu có thời hạn bảo quản bằng năm với số
lượng 6106 hồ sơ và mục lục hồ sơ hết giá trị loại ra để làm thủ tục tiêu huỷ với
số lượng 366 hồ sơ.
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu Chi cục được thực hiện rất chặt chẽ, đúng với
quy định của pháp luật. Sau khi xác định được tài liệu và loại ra những tài liệu
hết giá trị. Những bản trùng thừa, bản thảo không có dấu, bản dấu đen...sẽ được
loại ra. Chi cục sẽ thành lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu đồng thời lập biên bản
trình Sở Nội vụ phê duyệt.
2.2.4.Chỉnh lý tài liệu
Trong những năm qua công tác chỉnh lý tài liệu được Chi cục hết sức
quan tâm và thực hiện rất tốt cùng với đội ngũ công chức, viên chức có kinh
nghiệm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Hoà Bình đã thực hiện Chỉnh lý cho
nhiều Sở , ban, ngành. Hằng năm các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố đều
mời Chi cục đến để tiến hành Chỉnh lý tài liệu cho cơ quan mình. Vừa qua Chi
cục có tham gia chỉnh lý khối xây dựng cơ bản cho UBND tỉnh Hoà Bình. Năm
2014 và 2015 tổ chức chỉnh lý cho Sở Tài Chính 150 mét giá, Sở Nông nghiệp
Sinh viên: Quách Thị Thanh
20
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
và Phát triển nông thôn 30 mét giá, Ban dân tộc 15 mét giá, Chi nhánh Ngân
hàng Nhà nước tỉnh Hoà Bình 45 mét giá. Để thống nhất trong công tác chỉnh lý
Sở Nội vụ đã ban hành hướng dẫn số 2025/SNV-VTLT về việc hướng dẫn chỉnh
lý hồ sơ, tài liệu. Có thể nói Chi cục là cơ quan đi đầu trong việc chỉnh lý, luôn
đảm bảo yêu cầu quy định của pháp luật.
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu
Công tác thống kê giúp cho Chi cục văn thư lưu trữ nói riêng và Sở Nội
vụ tỉnh Hòa Bình nói chung nắm chắc số lượng, thành phần nội dung tài liệu,
tình hình các phương tiện bảo quản của chúng. Đồng thời gúp cho việc tra tìm
được thuận lợi và chính xác.
Các công cụ thống kê chủ yếu được sử dụng trong Chi cục là các quyển
mục lục hồ sơ; sổ thống kê mục lục hồ sơ; hồ sơ phông...
Công tác thống kê tại Chi cục rất được quan tâm vì nó giúp cho việc quản
lý và tra tìm được nhanh chóng, chính xác.
2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Để giúp cho độc giả cũng như các nhà nghiên cứu tra tìm tài liệu được
nhanh chóng thì Chi cục có xây dựng các loại công cụ như: mục lục hồ sơ; các
bộ thẻ tra tìm tài liệu; sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ, ứng dụng công
nghệ thông tin để tra tìm tài liệu.
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu tại Chi cục
Tại lưu trữ lịch sử tỉnh có: 08 phòng với tổng diện tích là gần trên 200m 2
đây là kho lưu trữ tạm thời sử dụng lại toà nhà 3 tầng cũ của Sở Nội vụ. Trang
thiết bị bảo quản tại tài liệu lưu trữ tại các kho: có 86 giá sắt, trên 300 hộp
caston, nhiều bìa hồ sơ đúng quy định chuẩn ngành; các kho có bố trí máy điều
hoà, hút ẩm, quạt thông gió, bình cứu hoả...công tác vệ sinh bảo quản tài liệu
được thực hiên thường xuyên, định kỳ tổ chức phòng mối, ẩm mốc cho tài liệu
và kho lưu trữ theo đúng chế độ quy định.
Thực hiện quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt đề án “hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng
của tỉnh thành phố trực thuộc trung ương”. UBND tỉnh phê duyệt đầu tư xây
Sinh viên: Quách Thị Thanh
21
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
dựng công trình hạng mục nhà hành chính và phục vụ công chúng, và được khởi
công từ tháng 10/2014.
2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục
Tại lưu trữ lịch sử của tỉnh đã tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
bằng các hình thức truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin, công khai
Nội quy khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc tại Chi cục, từng bước giới
thiệu tài liệu trong kho ra công chúng thông qua các kênh thông tin truyền hình,
mạng internet. Tổ chức thực hiện phục vụ các độc giả trong và ngoài tỉnh có nhu
cầu khai thác sử dụng tài liệu như nghiên cứu tại phòng đọc, phô tô, chứng thực,
đã phát huy giá trị của tài liệu phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội và
nghiên cứu khoa học, phục vụ thanh tra, kiểm tra và viết lịch sử truyền thống
của các đơn vị; bố trí phòng đọc phục vụ độc giả đến tra cứu tài liệu với diện
tích 20m2. Chi cục đã thực hiện thu phí khai thác theo quy định tại Thông tư số
30/2004/TT-BTC ngày 07/04/2004 của Bộ Tài Chính.
Tổng số lượt người khai thác sử dụng và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ độc
giả trong 1 năm tại kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh từ 150 đến 300 lượt người, số hồ
sơ đưa ra phục vụ hàng trăm hồ sơ, chứng thực văn bản đảm bảo đúng theo quy
định của pháp luật./.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
22
Lớp: LTH1B
Báo cáo thực tập
Chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 3:
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH HOÀ BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại
Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016 tại Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Hoà Bình em đã được cơ quan giao cho một số công
việc như sau:
3.1.1. Chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp
đòi hỏi các cán bộ lưu trữ phải có chuyên môn nghiệp vụ.Trong thời gian thực
tập ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình em đã được
quan sát thực hiện chỉnh lý phông tài liệu Phông tài liệu của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Hòa Bình.
Sau khi giao nhận tài liệu giữa Chi cục và Uỷ ban nhân dân thì trưởng
phòng nghiệp vụ lưu trữ ở Chi cục Khảo sát tài liệu và biên soạn bản hướng dẫn
phân loại. Sau đây là bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ phông tài liệu của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Hòa Bình Khối xây dựng cơ bản (Giai đoạn: 1996 – 2013)
I. Phương án phân loại tài liệu:
- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông
- Căn cứ tình hình thực tế của phông;
- Căn cứ yêu cầu tổ chứ, sắp xếp khai thác sử dụng tài liệu,
Tài liệu phông lưu trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh được phân loại theo
phương án “Thời gian – mặt hoạt động” cụ thể như sau:
II. Bước 1: Nhóm lớn:
Tài liệu được phân chia theo thời gian của tài liệu là (năm) của tài liệu,
trường hợp công trình xây dựng trong nhiều năm thì lấy năm kết của công trình
làm mốc thời gian của tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị như
bản phô tô dấu đen, bản thảo không có đầu đuôi, văn bản trùng thừa.
Sinh viên: Quách Thị Thanh
23
Lớp: LTH1B
