Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Chi cục văn thư – lưu trữ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (304.35 KB, 28 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................4
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức....4
1.1. Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái.....................................................4
1.1.2. Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ............................................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ........................................................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1)..................................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của cơ quan tổ chức...........................................................................................................7
1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ.....................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ.................................................7
1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ..............................................8
Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức..........................9
2.1. Hoạt động quản lý....................................................................................................................9
2.1.1. Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.........................9
2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và xây dựng văn bản.........10
2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn
thư, lưu trữ...................................................................................................................................12
2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ..........................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................13
2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp
lưu................................................................................................................................................13
2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh..........................13
2.2.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu..................................................14
2.2.4. Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ..........................................................................16
2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ............................17
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu....................................................................17
2.2.7. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng”............................................18
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức............................19
và đề xuất khyến nghị.......................................................................................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.......19
3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập...............................................................19
3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao...........................................19
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.....................20
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................................................21
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức:....................................................................................................21
3.3.2. Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường................................................................22
C.PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................24
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đi lên từng ngày của đất nước và sự phát triển
hiện nay, đối với các cơ quan nhà nước công tác văn thư - lưu trữ đang dần
chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức. Nhận thức được
vai trò này mà con người đã biết tự bảo quản tài liệu, biết được tầm quan trọng
của tài liệu lưu trữ trong các lĩnh vực : kinh tế - chính trị - văn hóa và xã hội.
Cũng như để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội thì lưu trữ xuất hiện
cũng chứng minh được rằng xã hội đang thay đổi, ngày càng tiến lên và trên đà
phát triển không ngừng.Nhất là đối với tình hình hiện tại của đất nước ta như các
vấn đề liên quan đến chủ quyền biển đảo,thì lúc này tài liệu lưu trữ đã cho chúng
ta thấy rằng giá trị của chúng là vô giá và vô cùng cần thiết trong các vấn đề mà
đất nước đang gặp khó khăn.
Với việc tổ chức cho sinh viên đi thực tập ở cơ quan, tổ chức là một cách
hiệu quả nhất để cho sinh viên có cơ hội cọ sát với thực tế, có cơ hội làm
quenvới môi trường làm việc để làm bước đệm cho công việc sau này cũng như
phát huy những gì nhà trường đã trang bị. Đây cũng là cơ hội tốt để sinh viên
học hỏi cách làm việc của các cán bộ Văn thư - lưu trữ , tạo dựng nên phong thái
làm việc khoa học và có giờ giấc, tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập
trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ
của đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức,trách nhiệm trong việc học
tập các học phần kế tiếp.qua quá trình thực tập sinh viên sẽ hệ thống hóa và
củng cố kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành được đào tạo
Thời gian học tập ở trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường đã trang
bị cho tôi những kiến thức cơ bản về chuyên ngành lưu trữ để khi thực tập tôi có
thể vận dụng những kiến thức đó vào công việc được giao trong thời gian làm
việc tại cơ quan
Khi được nhà trường đồng ý, cũng như sự đồng ý và phối hợp giúp đỡ
củaChi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Yên Bái đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho tôi
đến thựctập tại cơ quan từ ngày 4/1/2016 đến ngày 19/3/2016, trong thời gian
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực tập tại cơ quan tôi đã nắm được công việc của một cán bộ văn thư lưu trữ
và cũng học hỏi thêm được nhiều điều và nhiều kiên thức hơn, để góp phần bổ
sung hơn nữa những kiến thức trong bản thân tôi. Đây cũng là hành trang cho tôi
bước vào đường đời cũng như sự nghiệp sau này.
Việc chọn nội dung thực tập tốt nghiệp về công công tác Văn Thư – Lưu
Trữ sẽ góp phần không nhỏ để củng cố kiến thức của tôi trong lĩnh vực đang
được đào tạo, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn.và
qua nội dung thực tậpsẽ có cái nhìn cụ thể hơn về ngành nghề, đi sâu vào tìm
hiểu và được làm công việc trực tiếp liên quan đến công tác Văn Thư – Lưu Trữ
sẽ làm tăng năng lực chuyên môn của bản thân, qua thời gian thực tậplà một cơ
hội để sau này khi bước vào thực tế sẽ không bị bỡ ngỡ, luôn biết cách chủ động
trong công việc .
Trong thời gian thực tập việc gặp phải những khó khăn và thuận lợi là
không thể tránh khỏi:
Thứ nhất về mặt thuận lợi:
Về phía nhà trường
Được sự hướng dẫn chỉ đạo tận tình của nhà trường cũng như các thầy, cô
trong khoa Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị
cho tôi nhữngkiến thức cũng như kỹ năng để tôi đi thực tập được tốt hơn.
Về phía cơ quan thực tập
Được sự đồng ý phối hợp và tiếp nhận của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ
tỉnh Yên Bái.Ngoài sự giúp đỡ của các thầy, cô trong trường ra thì trong đợt
thực tập vừa qua tôi cũng có những thuận lợi đó là được sự chỉ bảo tận tình của
các bác, các chú cũng như các anh, chị trong cơ quan đã giúp tôi có thêm kiến
thức về công tác Văn thư- lưu trữ , cho tôi hiểu tầm quan trọng của công tác văn
thư- lưu trữ đối với tất cả các cơ quan là như thế nào. Đồng thời cơ quan đã giúp
đỡ và phối hợp để tôi có thể vận dụng những gì mà mình đã học trong trường
Đại Học nội Vụ Hà Nội vào trong thực tế.
Thứ hai về mặt khó khăn:
Về mặt chủ quan:
Do chưa có cơ hội và kiến thức trongcông việc cũng như sự cọ sát trong
công việc nhiều nên có đôi lúc còn bỡ ngỡ, sai xót trong công việc khi thực tập.
Về mặt khách quan:
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Do điều kiện của cơ quan còn có mặt hạn chế nên phòng làm việc không
được rộng rãi.
Ngoài ra còn có yếu tố như: thời tiết, đường đi, ... đã làm hạn chế hiệu
quả, năng xuất trong công việc, tâm lý làm việc không được thoải mái.
Trongthờigian thực tập tại Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tuy chỉ trong một
thời gian ngắn nhưng tôi cũng đã có thêm được nhiều kiến thức về ngành học
của mình cũng như kiến thức trong công việc sau này của mình. Nó đã giúp tôi
rèn luyện được bản thân mình thành một cán bộ lưu trữ, biết được phải có đủ
yếu tố nào để có thể trở thành một cán bộ lưu trữ, một cán bộ lưu trữ phải có
những phẩm chất như thế nào.
Kết quả báo cáo thực tập này của tôi là sự cố gắng cũng như sự nỗ lực hết
mình của bản thân. Ngoài ra, đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của
đợt thực tập và bài báo cáo này phải kể đến các thầy, cô trong trường ; các bác,
các chú, anh chị trong Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ đã quan tâm giúp đỡ tận tình
để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này.
Tuy đã có sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, cùng với sự giúp đỡ của
nhiều yếu tố bên ngoài, nhưng thời gian thực tập chỉ có hạn nên bài báo cáo của
tôi vẫn còn nhiều sai xót, tôi rất mong có sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô để
bài báo cáo của tôi được hoàn thiện và tốt hơn
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong nhà trường. Đặc
biệt các thầy cô trong khoa Văn Thư – Lưu Trữ cũng như ban lãnh đạo cùng cán
bộ, nhân viên, công chức trong Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái đã tạo
điều kiện và giúp đỡ tôi tận tình trong đợt thực tập vừa qua để tôi có thể hoàn
thành tốt nội dung thực tập tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn sinh viên
Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Hà Quỳnh Nga
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức.
1.1. Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái.
Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Yên Bái tiền thân là một bộ phận Lưu trữ
của Phòng Hành chính-Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Ngày 29/7/1998,
UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ-TH về việc thành lập Trung
tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Thực hiện Nghị định số
13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo đó, ngày
04/8/2008, UBND tỉnh đã ban hành QĐ số 200/2008/QĐ-UBND về việc thành
lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở chuyển Trung tâm
Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ. Thực hiện
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; theo đó, ngày
20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ-UBND về
việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.
Với hai lần thay đổi về cơ cấu tổ chức, hiện nay bộ máy của Chi cục Văn
thư-Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định. Trước khi thành lập Chi cục Văn thưLưu trữ, chỉ là một bộ phận lưu trữ (gồm 02 biên chế) có chức năng thực hiện
quản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh, hiện nay, Chi cục Văn thư-Lưu trữ gồm có
16 biên chế, trong đó 06 biên chế hành chính và 10 biên chế sự nghiệp.Có chức
năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Cơ cấu tổ chức có Chi cục
trưởng và Phó Chi cục trưởng; các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Phòng Hành
chính-Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử
trực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ (thành lập theo Quyết định số 201/QĐSNV ngày 28 tháng 7 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ); Trung tâm Lưu trữ
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ
lịch sử của tỉnh và các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; là tổ
chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Hiện nay Trung tâm
Lưu trữ lịch sử đang quản lý 06 Phông Lưu trữ:Phông Ủy ban Thống nhất Chính
phủ, Phông Ủy ban nhân dân tỉnh, Phông Sở Nội vụ, Phông Thi đua-Khen
thưởng, Phông Chi cục Văn thư-Lưu trữ và Phông Ban chỉ đạo tỉnh về phòng
chống tham nhũng (Phông đóng).
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác lưu trữ, đặc biệt là tiềm năng về
thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác
lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng một nền hành
chính hiện đại.
Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông
suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục
tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu
cầu của cải cách nền hành chính nhà nước.
1.1.2. Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ
Chi cục văn Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên
Bái có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử
của tỉnh theo quy định của pháp luật .
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định
của pháp luật.
Chi cục Văn thư – Lư trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và
hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năm,các chương trình, đề án và tổ chức thực hiện chế độ,quy định về văn thư,
lưu trữ;
+Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
+Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết
giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt“Danh mục tài liệu hết
giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sửcủa tỉnh;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khao học và công nghệ vào công tác văn thư lưu
trữ;
+Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ ăn thư, lưu trữ;
+Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và sử lý vi
phạm pháp luật về văn thư lưu trữ;
+ Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu
trữ về văn thư lưu trữ theo quy định;
+Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư lưu trữ;
+Giúp Giám đốc Sở Nội thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch
sử của tỉnh;
+Thực hiện một số dịch vụcông tác lưu trữ;
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ
chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1)
1. Lãnh đạo Chi cục:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó chi cục
trưởng;
Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục. Phó Chi cục
trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và pháp luật về lĩnh vực công tác
được phân công; khi Chi cục trưởng vắng mặt, một phó Chi cục trưởng được
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục;
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật,
điều động, luân chuyển, chế độ chính sách đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục
trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phấn cấp của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức của Chi cục, gồm:
a, Các Phòng chức năng, nghiệp vụ:
- Phòng Hành chính -tổng hợp;
- Phòng quản lý Văn thư- Lưu trữ;
Các phòng có trưởng phòng và các phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm,
miễn nhiệm,cách chức,khen thưởng, kỷ luật, điều động và thực hiện chế độ
chính sách đối với lãnh đạo phòng thực hiện theo quy định của Nhà nước và
phân cấp quản lý tổ chức, Cán bộ của tỉnh.
b, Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ là đơn vị sự nghiệp, gồm 02 bộ
phận:
-Thu thập - Chỉnh lý tài liệu;
- Kho lưu trữ.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức.
1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư - Lưu
trữ
Phòng quản lý văn thư - lưu trữ là bộ phận chuyên môn thuộc Chi Cục
Văn thư - Lưu trữ. Là bộ phận tham mưu, giúp Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng
thời là bộ phận đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt về công tác
văn thư - lưu trữ của cơ quan. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ về văn
thư – lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ
1. Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định về văn thư, lưu trữ.
2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ.
3. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố”;
“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố và Lưu trữ lịch sử thành phố.
4. Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học và công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng các văn bản hướng về ứng
dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
5. Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và
tổ chức tập huấn theo kế hoạch được phê duyệt.
6. Xây dựng trang Web, biên tập, viết bài đưa thông tin lên trang Web của
Chi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, duy trì quy
trình ISO 9001:2008.
7. Xây dựng cơ sở dữ liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiên
cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học.
8. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý
vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công
1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng và 01 phó
trưởng phòng, và 01 viên chức công tác thực hiện nhiệm vụ được giao của lãnh
đạo cơ quan.
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức
Tài liệu lưu trữ được sinh ra trong suốt quá trình hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức. Những tài liệu đó có tài liệu có giá trị cao và có những tài liệu chỉ
có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu tốt sẽ
phục vụ cho suốt quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức, đáp ứng mọi nhu cầu
của xã hội.
Có tài liệu lưu trữ thì vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức cần giải quyết và
quan tâm đó là:
+ Làm thế nào để quản lý, tập trung thống nhất giá trị tài liệu?
+ Làm thế nào để tổ chức khoa học tài liệu?
+ Làm thế nào để bảo quản an toàn , kéo dài tuổi thọ cho tài liệu?
+ Làm thế nào để chia sẻ tối đa thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử
dụng.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi Khách quan của việc quản lý, bảo
quản, tổ chức sử dụng tài lưu trữ để phục vụ xã hội.
Công tác lưu trữ gồm 2 nội dung cơ bản:
+ Hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ;
+ Hoạt động nghiệp vụ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ
a, Tổ chức, biên chế và trình độ công chức, viên chức của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ:
- Về cơ cấu tổ chức: Năm 2010, thực hiện thông tư số 02/2010/ TT-BNV
ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ
cấu tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
UBND các cấp, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái trực thuộc Sở Nội vụ
được thành lập; có 02 phòng chức năngvà 01 đơn vị trực thuộc là trung tâm lưu
trữ.
- Về số lượng: Tổng số biên chế hiện có tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh là 23 người, trong đó: Biên chế hành chính là 05 người, biên chế sự nghiệp
là 16 người và hợp đồng 68 là 02 người.
- Về chế độ chuyên môn và chuyên ngành đào tạo: Trong tổng số 23 biên
chế của Chi cục có 01 biên chế có trình độ thạc sỹ, 10 biên chế có trình độ đại
học, 06 biên chế có trình độ cao đẳng, 05 biên chế có trình đọ trung cấp; 03/23
biên chế được đào tạo chuyên ngành khác.
b, Công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho
công chức, viên chức, văn thư, lưu trữ
- Từ năm 2011 đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ phối hợp
với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức 07 lớp tập huấn cho 957 lượt
người.
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ cử công chức chuyên môn trực tiếp hướng
dẫn tác ngiệp về văn thư cho người là văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng
của 09/22 đơn vị cấp sở; Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
- Phối hợp với Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn mở 01 lớp
bồi dưỡng bổ sung kiến thức văn thư, lưu trữ cho 50 học viên.
- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 05 lớp cho 150 công chức, viên chức thuộc
phạm vi quản lý.
- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 09 lớp cho 313 người làm công tác văn thư,
lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ
và xây dựng văn bản
a, Tuyên truyền phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ
Luật Lưu trữ cùng các văn bản quy phạm phấp luật khác về văn thư, lưu
trữ đều được Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh kịp thời tham mưu cho cấp có thẩm
quyền có kế hoạch cụ thể tuyên truyền phổ biến tới các cơ quan, đơn vị, địa
phương trong tỉnh, hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng được thể hiện qua
tất cả các kênh thông tin và phương tiện thông tin hiện có; do vậy, nhận thức của
xã hội về công tác văn thư, lưu trữ từng bước được nâng cao.
b, Công tác xây dựng và ban hành văn bản
- Chi cục Văn thư – Lưu trữđã tham mưu giúp Sở Nội vụ trình UBND
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh dự thảo và ban hành các quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc lĩnh
vực văn thư,lưu trữ như sau:
+ 01 văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND
ngày 03/10/2013 về việc ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Yên Bái; Chỉ thị số 16/CT-UBND ngày 18/8/2010 của YBND tỉnh Yên
Bái về “ Tăngcường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái” Quyết
định số 1003/QĐ-UBND ngày 01/7/2011 của UBND tỉnh về việc quy định khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái; Quyết định số
687/QĐ-UBND ngày 12/5/2015 của UBND tỉnh Yên Bái ban hành danh mục
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Yên
Bái
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Kế hoạch 76/KH-UBND
ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh về thu nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh giai đoạn 2013 – 2015.
+ Hướng dẫn triên khai thực hiện các Thông tư của Bộ, ngành Trung
ương và quy định của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
+ Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ
lịch sử; Công văn đôn đốc thực hiện và chấn chỉnh những tồn tại trong thực hiện
các nội dung nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
-Ngoài ra, trong thẩm quyền được giao, Chi cục Văn thư -Lưu trữtrong
thời gian qua đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chuyên môn tập trung vào
các vấn đề như: Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; chỉnh lý
tài liệu hành chính; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; tiêu hủy
tài liệu hết giá trị sử dụng; quản lý văn bản đi,đến và lập hồ sơ; Xây dựng cơ sở
dữ liệu lưu trữ; thực hiện phong chào thi đua chuyên đề…
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của
pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ
a, Để giúp các cơ quan, đơn vị, địa phương có căn cứ cứ xây dựng và triển
khai thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, hàng năm Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành bản hướng
dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong đó nhấn mạnh việc
tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản khác về công tác lưu trữ đã được
ban hành.
b, Kiểm tra việc thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công
tác lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động giúp Giám đốc Sở Nội vụ
tham mưu cho UBNDtỉnh thực hiện quản lý nhà nước của Chi cục. Từ năm
2011đến nay, bình quân hằng năm đã tổ chức kiểm tra được 20 đơn vị thuộc
nguồn nộp lưu
c, Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện Luật Lưu trữ và các văn
bản quy định về công tác lưu trữ; công tác tuyên truyền phổ biến, xây dựng và
ban hành văn bản quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ;
công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ; tình hình thực hiện chế độ báo cáo thông kê định kỳ về văn
thư,lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ.
2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ
a, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã phối hợp nghiên cứuvà ban hành 11
quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 góp phần
nâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu chi phí và thời gian trong xửlý công
việc của Chi cục.
b, Để nâng cao chất lượng tiếp cận và chia sẻ các thông tin về hồ sơ,tài
liệu lưu trữ, tạo ra cách thức truy cập dễ dàng, tăng cường biện pháp bảo quản
tài liệu nhằm giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc
trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư – Lưu trữ đã ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước để thực hiện số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
c, Năm 2014, Hội đồng Khoa học và Công nghệ tỉnh Yên Bái đã nghiệm
thu và công nhận kết quả thực hiện đề tài khoa học những giải pháp chủ yếu
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữtại tỉnh Yên Bái.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị
hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu
- Năm 2012, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch số 182/KH-SNV
ngày 23/4/2012 của Sở Nội vụ,trung tâm Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫ nghiệp vụ
thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong đang ở dạng rời lẻ, bó gói, tích đống
tại các bộ phận chuyên môn để chuẩn bị chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập
danh mục nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với 17 cơ quan,
đơn vị, địa phương.
-Năm 2013 đến 2015, xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch số 76/KHUBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh Yên Bái về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013 – 2015; Công văn số 517/SNV-CCVTLT
ngày 17/7/2013 hướng dẫn thực hiện thu nộp tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh Yên Bái, Trung tâm Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫn 28 cơ quan, đơn vị chuẩn
bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Từ tháng 6 năm 2015, thực hiện Quyết định số 1118/QĐ-UBNDngày
22/6/2015 của UBND tỉnh Yên Bái phê duyệt kế hoạch và phân bỏ kinh phí
chỉnh lý, giao nộp tài liệu lưu trữ và Lưu trữ lịch sử Tỉnh Yên Bái, Trung tâm
Lưu trữ đã cử viên chức nghiệp vụ hướng dẫn 09 đơn vị cấp cơ sở, 01 đơn vị
trực thuộc sở có chức năng quản lý nhà nước về tôn giáo chỉnh lý tài liệu, lựa
chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ
lịch sử tỉnh
Những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành đã được quan
tâm chú ý, Chi cục đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn việc thu thập
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hồ sơ, tài liệu để các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài
liệu để nộp lưu vào Kho lưu trữ của Chi cục.Tuy nhiên, một số cán bộ còn giữ
tài liệu tại bộ phận của mình để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu
lẻ tẻ không đồng bộ và thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai
thác sử dụng tài liệu.
Chi cục đã thực hiện tốt chế độ nộp lưu những tài liệu có giá trị vào Lưu
trữ lịch sử.
Công tác thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh Yên Bái được tổ chức thực hiện thường xuyên theo các giai đoạn:
-Giai đoạn năm 2004 đến năm 2008: Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia năm 2001, UBND tỉnh Yên Bái ban hành kế hoạch số 07/KH-UB ngày
18/02/4004 về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ nhà nước Tỉnh Yên Bái; Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện thu
nộp tài liệu của 41 cơ quan,đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Sau 05 năm tổ chức
thực hiện, Lưu trữ lịch sử tỉn h đã thu được hồ sơ, tài liệu của 16 cơ quan, đơn vị
với 458 hồ sơ có niên đại hình thành từ năm 1980 đến năm 2005.
- Giai đoạn 2013 đến 2015:Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, UBND tỉnh
Yên Bái ban hành Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 về việc thu nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013- 2015; Lưu trữ lịch sử
thực hiện thu nộp tài liệu của 28 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Sau 02
năm tổ chức thực hiện, đến nay Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái đã thu được hồ
sơ,tài liệu của 14 cơ quan, đơn vị với 1835 hồ sơ có niên đại hình thành từ 2005
trở về trước.
Tổng số tài liệu hiện có tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái là 68 phông
tài liệu hành chính, 10416 hồ sơ, quy ra mét là 214 mét giá tài liệu có niên đại từ
năm 1945 đến 2005.
2.2.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Các phông tài liệu hành chính tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái đã
được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định, trong đó 21 phông được
chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo quy định, trong đó 21 phông được
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chỉnh lý, xác định thời hạn theo Bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu ban hành
kèm theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ thủ
tướng( có tổng số 1429 hồ sơ vĩnh viễn; 6858 hồ sơ lâu dài; 294 hồ sơ tạm thời);
47 phông tài liệu được chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ( có
tổng số 1835 hồ sơ vĩnh viễn )
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái đã làm tốt công tác xác định
giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng
Xácđịnh giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc vàbáo cáo lên Cục Văn thư - Lưu
Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản
số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở để thực hiện
việc xác định giá trị tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụtrong quan trọng trong
công tác lưu trữ nhằmphân loại, sắp xếp tài liệu theo phương án khoa học đã
chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Toàn bộ tài liệu của Chi cục
hiện đã được chỉnh lý và lập hồ sơ hoàn chỉnh, không có tình trạng tài liệu bó
gói, rời lẻ.
Công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan đều được thực hiện theo đúng các
văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý của Cục Văn thư – Lưu trữ
Nhà nước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ của Chi cục
có thể kết hợp các bước trong khâu chỉnh lý lại với nhau nhằm rút ngắn thời
gian chỉnh lý mà vẫn chính xác và hiệu quả.
Những tài liệu được giữ lại trong quátrình chỉnh lý chủ yếu là khối tài
liệuđang trong quá trình quản lý của Chi cục.
Vídụ: Tài liệu của Phòng Kế toán trong quá trình chỉnh lý sẽ giữ lại
những sổ sách kế toán, chứng từ kế toán còn trong niênđộ sử dụng. Ngoài ra
trong quá trình chỉnh lý cũng loại ra các tài liệu là những văn bản hình thành
trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thìđược lập bảng thống
kê và làm thủ tục tiêu hủy.
2.2.4. Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái hiện tại là kho tạm, được bố trí trong
khuân viên thuộc UBND tỉnh với diện tích 72m. Tài liệu lưu trữ được bảo quản
trong hộp, giá để tài liệu theo quy định; Các phòng kho được trang bị một số
dụng cụ, trang thiết bị bảo quản như: dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, máy hút
bụi,máy điều hòa không khí và một số dụng cụ làm vệ sinh thông thường như
chổi lông, chổi quét; Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các phương tiện,thiết bị
phòng cháy chữa cháy thông thường.
- Tài liệu bảo quản trong kho được xếp trong các hộp đựng tài liệu có dán
nhãn, ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm. Việc đưa tài liệu ra phục vụ
khai thác, sử dụng được tổ chức thực hiện theo quy định.
- Thường xuyên áp dụng các biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc, chống
côn trùng, mối mọt cho tài liệu lưu trữ và thực hiện tốt quy trình vệ sinh kho tài
liệu. Kịp thời có các biện pháp phòng và xử lý đối với các tác nhân gây hư hỏng
tài liệu.
Ngoài raChi cục còn ứng dụng các biện pháp để bảo quản tài liệu như:
+ Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ để nắm chắc số lượng, chất
lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu
trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
+ Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự
+ Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, đúng quy định; đồng thời thực
hiện các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu;
+ Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng, nhòe chữ;
+ Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân
viên chức về công tác phòng chống cháy nổ
Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ
quan còn đề ta những quy định, nội quy phù hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ đã thực hiện khá tốt để bảo quản an toàn tài liệu. Đồng thời, mỗi
cán bộ trong Chi cục đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung
của mỗi người mà còn là của cả đất nước.
2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
- Công cụ tra cứu hiện đang sử dụng tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái
là hệ thống sổ mục lục hồ sơ của các phông lưu trữ. Ngoài ra, đang triển khai số
hóa tài liệu bằng phần mềm “ Cơ sở dự liệu điện tử tài liệu lưu trữ” của Trung
tâm tin học trực thuộc Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước; đã nhập dữ liệu của
phông UBND tỉnh Yên Bái giai đoạn 1991 – 1995 với 540 hồ sơ, 12332 văn
bản.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tổ chức sử dụng tài liệu
Lưu trữ lịch sử được tổ chức thực hiện theo quy định hiện hành, trung bình hằng
năm đã phục vụ trên 200 lượt độc giả, sử dụng gần 1000 hồ sơ.
2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ
thuật
Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy
phục vụ khai thác, nội quy kho.
Chi cục đã xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho công tác
tra tìm của độc giả được nhanh chóng, chính xác là mục lục hồ sơ,
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu của Chi cục được thực hiện tại
phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ
quan, tổ chức và cá nhân. Đồng thời, Chi cục còn cấp chứng thực cho các tài
liệu lưu trữ khi độc giả đến khai thác yêu cầu.
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục thì
phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác hoặc phải làm
đơn xin khai thác tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương.
2.2.7. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng”
Việc thực hiện đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” được
thực hiện theo đúng quy trình và tiến độ thực hiện; dự kiến hoàn thành nhà kho
trước 31/12/2015, nhà phục vụ công chúng trước 31/3/2016.
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức
và đề xuất khyến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Thời gian thực tập tại Chi Cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Yên Bái Tôi đã được
sự quan tâm và chỉ bảo tận tình công việc của cán bộ hướng dẫn, được phân
công nhiệm vụ làm công việc phù hợp với khả năng một thực tập sinh, và sau
đây là những công việc mà Tôi đã được giao và hoàn thành theo đúng yêu cầu
của cán bộ hướng dẫn:
Bắt đầu đến cơ quan thực tập từ ngày 04/01/2016. Được cán bộ lưu trữ
Nguyễn Ngọc Hậu là cán bộ hướng dẫn trong suốt quá trình thực tập. Từ
04/01/2016 – 11/01/2016, được cán bộ hướng dẫn cho mượn hồ sơ, tài liệu để
tìm hiểu sơ qua về cơ quan mà mình thực tập và tài liệu liên quan tới công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan.được đọc và nghiên cứu tài liệu trong một thời gian
ngắn để có thể củng cố thêm kiến thức và bắt đầu làm quen với môi trường làm
việc mới.
Tiếp theo đó là từ 11/01/2016 – 29/1/2016: được giao nhiệm vụ là sắp xếp
lại hồ sơ,tài liệu trong 4 cặp từ năm 2011 cho đến 2014. Do có sự hướng dẫn cơ
bản nên tôi đã sắp xếp hoàn chỉnh và chính xác hồ sơ theo thời gian. Và sau đó
đánh số tờ rồi viết danh mục hồ sơ. Khi căn bản đã hoàn thành xong được sự
kiểm tra của cán bộ hướng dẫn và đã được ghi nhận hoàn thành tốt nhiệm vụ
trong thời gian đó.
Từ 01/02/2016 – 18/3/2016: nhiệm vụ đó là biên mục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu. Có hướng dẫn khá chi tiết của cán bộ Nguyễn Ngọc Hậu nên tôi hoàn toàn
có thể thực hiện được nhiệm vụ này và đạt được kết quả khi kết thúc nhiệm vụ.
3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao
Những công việc được giao khi đến cơ quan thực tập đối với một sinh
viên thực tập thì đó là một cơ hội để tiếp xúc với thực tế, áp dụng kiến thức đã
học giữa lý thuyết và thực hành, bản thân không còn mơ hồ giữa công việc thực
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tế và lý thuyết trên sách vở.
Do thời gian thực tập không nhiều và kinh nghiệm còn có hạn nên khối
lượng công việc được giao chưa được nhiều nhưng tôi đã đều hoàn thành tốt và
đã ra được sản phẩm của công việc đó như: đã sắp xếp lại hồ sơ của các năm và
xây dựng được danh mục tra tìm hồ sơ, tài liệu, để từ đó giúp người nghiên cứu
khi khai thác, sử dụng tài liệu có thế dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy tài liệu để nghiên
cứu.
Có thêm nhiều kiến thức và trau dồi được nhiều kỹ năng, nhưng kết quả
mà tôi cảm thấy đạt được nhiều nhất đó là những gì bản thân được nhận lại sau
khi kết thúc thời gian thực tập, có thể nói là sự trưởng thành, kỹ năng giao tiếp,
ứng xử với mọi người xung quanh, trở nên nhanh nhẹn và hoạt bát hơn, biết chủ
động và có trách nhiệm với công việc. Đó là một kết quả rất quan trọng mà tôi
đã đạt được qua thời gian thực tập này.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức
Tronghoàn cảnh còn nhiều khó khăn,nhưng về cơ bản công tác Văn thư –
lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái đã đi vào nề nếp và đạt được
nhiều kết quả đáng khích lệ, nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức
viên chức các ngành, các cấp về công tác này đã được nâng lên rõ rệt.
Qua một thời gian được trực tiếp làm việc thực tế và qua quan sát công
việc của cán bộ công chức, viên chức đặc biệt là cán bộ văn thư – lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức giúp tôi có một cái nhìn sâu sắc hơn, có thêm nhiều kiến thức hơn
về lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ, và sau đây là một số đề xuất giải pháp
của tôi qua thời gian nghiên cứu và nhìn nhận thực trạng công tác văn thư – lưu
trữ của Chi cục nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
Đối với Chi cục văn thư – Lưu trữ :
- Tham mưu tốt công tác phổ biến, thanh tra kiểm tra việc thi hành pháp
luật về văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ, ứng dụng các
thành tựu khoa học, công nghệ vào việc bảo quản an toàn, lập bản sao bảo hiểm
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và quản lý, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thường xuyên chủ động tổ chức
trưng bày, công bố, giới thiệu và tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu lưu trữ
được nhanh chóng và hiệu quả.
- Tổ chức phát động và tổng kết các phong trào thi đua trong lĩnh vực văn
thư – lưu trữ.
- Có chế tài xử lý vi phạm hành chính trong công tác văn thư -lưu trữ.
- Thống nhất trong việc ban hành hệ thống các văn bản quy định về văn
thư, lưu trữ của cơquan, tổ chức ngànhdọc để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu lực và
hiệu quả trong hoạt động quản lý.
- Chỉ đạo nghiên cứu, ban hành Hệ điều hành tác nghiệp về văn thư, lưu
trữ thống nhất trong phạm vi cả nước.
- Tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản
lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo đúng
quy định hiện hành
- Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp l uật về văn thư, lưu trữ để nâng
cao hơn nữa nhận thức về công tác này
3.3. Một số khuyến nghị
Được trang bị những kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ liên
quan tới vấn đề về công tác văn thư – lưu trữ, kết hợp với thời gian thực tập thực
tế tại cơ quan, qua quá trình cọ sát giữa lý luận và thực tiễn, bản thân tôi có một
số khuyến nghị cơ bản đối với cơ quan tổ chức, và đối với bộ môn văn thư, lưu
trữ, khoa trường như sau:
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức:
Hệ thống văn bản quy phạ pháp luật trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu
trữ mặc dù đã dần được hoàn thiện, nhưng vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ, chưa có
chế tài xử phạt trong trường hợp vi phạm các chế độ về công tác văn thư, lưu
trữ; chưa có sự thống nhất, đồng bộ giữa quản lý nhà nước và quản lý theo
ngành, lĩnh vực.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục văn thư, Lưu trữ tỉnh đã
được quy định đầy đủ, đảm bảo thực hiện được nhiệm vụ được giao, song cơ cấu
tổ chức và năng lực đội ngũ cán bộ còn nhiều bất cập; chính sách, pháp luật về
văn thư, lưu trữ chưa thật sự tạo được môi trường pháp lý thuận lợi cho việc
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hiện các nội dungnghiệp vụ văn thư, lưu trữ . Việc bố trí người làm văn
thư, lưu tại các cơ quan đơn vị, địa phương chưa đúng theo quy định của pháp
luật hiện hành; định biên thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thiếu hụt so với
vị trí việc làm đã được xác định
Chi Cục Văn thư – Lưu trữ cần tiến hành mở rộng diện tích phòng
(kho)trong cơ quan để tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý cũng như phục
vụ công việc tra tìm tài liệu được tốt hơn.
Cần xây dựng phòng đọc trong cơ quan để phục vụ tốt hơn nữa công tác
khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, nhân viên và tất cả các cá nhân, tập
thể đến mượn tài liệu.
Để nghị cơ quan cấp trên xin kinh phí để nâng cấp trang thiết bị trong
công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu được tốt hơn.
Mua thiết bị hiện đại hơn nhằm nâng cao hiệu xuất cũng như hiệu quả
trong công việc của các phòng, ban.
Đơn giản hóa các thủ tục đối với cá nhân, tập thể đến cơ quan làm việc.
Ban hành thêm một số văn bản quy phạm pháp luật cũng như đề ra chế độ
khen thưởng, xử phạt đối vớitất cả cán bộ, nhân viên cơ quan trong công tác lưu
trữ, bảo quản tài liệu.
3.3.2. Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường
Đối với khoa: Kiến thức lý luận và thực tiễn khách quan là hai phạm trù
triết học có quan hệ mật thiết và biện chứng với nhau do đó bên cạnh việc giảng
dạy những kiến thức lý luận chuyên môn, khoa cần thường xuyên đi thăm quan,
tìm hiểu thực tế bên ngoài tại các trung tâm lưu trữ hoặc tại các cơ quan, tổ
chức. Từ đó giúp cho sinh viên có cái nhìn khách quan về thực tiễn về các khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết được học và rập khuân
vào công việc thực tế sa khi ra trường.
Khoa cần thường xuyên tổ chức các giờ học và hoạt động ngoại khóa có
liên quan tới công tác chuyên môn nhằm tăng thêm nhiều đam mê về nghề
nghiệp cho sinh viên từ đó họ sẽ ý thức trách nhiêm cao trong công việc.
Đối với Nhà trường: cần kéo dài thời gian đi thực ập hơn nữa để sinh viên
có nhiều thời gian cũng như cơ hội làm quen, cọ sát với thực tiễn cũng như có
thêm kinh nghiệm trong công việc sau này. Từ đó có thể vận dụng những kiến
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức đã được học tại trường vào thực tiễn.
Nhà trường cần đưa vào chương trình giảng dậy những môn học có tính
bổ trợ và những môn học có tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên
nắm vữngnhững kiến thức lý luận về nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Để có thêm kiến thức thực tiễn cũng như sự cọ sát hơn nữa trong công
việc tôi mong nhà trường sẽ tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên để sinh viên có
thể tiếp xúc với thực tiễn hơn là trên lý thuyết.
Trên đây là một số kiến nghị của tôi đối với cơ quan kiến tập cũng như
nhà trường, tôi mong rằng nhà trường và cơ quan sẽ lắng nghe ý kiến đóng góp
của tôi nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
cũng như việc giảng dạy bộ môn văn thư, lưu trữ của trườngtrong thời gian tới.
Sinh viên: Hà Quỳnh Nga
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
