Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.44 MB, 57 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ
PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG – USCO- XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT
VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG....................................................................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của xí nghiệp..................................................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành xí nghiệp...............................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp....................................................6
1.1.3. Quyền hạn của xí nghiệp.....................................................................7
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng
– USCO – Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng........................................8
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ trong xí nghiệp.....................................................10
1.2.1. Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp:................................10
1.2.2. Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp:.................................10
1.2.3. Quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp:................................11
1.2.4. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp:.........................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.............................12
CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG USCO - XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG........................12
2.1. Hoạt động quản lý................................................................................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................15
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí nghiệp:...............................18
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu......................................................................26
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.................................................................................28
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:....................31
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ:...................................................................32
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:....................................................33
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.........................................................35
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................35
3.3.1. Công việc đã làm:..............................................................................35
3.3.2. Kết quả đạt được................................................................................35
Vũ Thị Diệu Linh
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của xí nghiệp:
.....................................................................................................................36
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................39
3.3.1. Đối với xí nghiệp:..............................................................................39
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường:..............................................41
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................43
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................45
D. PHỤ LỤC......................................................................................................44
D. PHỤ LỤC.
Vũ Thị Diệu Linh
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa hiện nay sự phát triển
của nền kinh tế ngày càng mạnh vì vậy nên việc cung cấp và trao đổi thông
tin giữa con người với con người càng trở nên cần thiết hơn. Để đảm bảo
thông tin được chính xác con người đã lựa chọn những phương thức trao đổi
thông tin phù hợp qua những phương tiện và cách thức để họ trao đổi thông
tin như: ngôn ngữ nói trực tiếp, trao đổi qua điện thoại, thư điện tử, fax và các
phương tiện truyền thông. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được
kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp càng đạt
được hiệu quả cao. Ngày nay thông tin được cung cấp bằng nhiều nguồn khác
nhau nhưng thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin chính xác và có độ tin
cậy cao nhất. Chính vì vậy, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụ
cho công tác lãnh đạo, điều hành.Tài liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin
vô giá không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của con người ở mọi thời đại.
Đối với các doanh nghiệp vấn đề “cạnh tranh” là vấn dề quan tâm hàng
đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
bền vững lâu dài thì phải thường xuyên tạo dựng và vun đắp các mối quan hệ
với các doanh nghiệp khác mà phương tiện để thực hiện điều đó là các văn
bản giấy tờ. Trong đó nguồn thông tin quan trọng có tính chính xác cao đó là
“Tài liệu lưu trữ”.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, chứa đựng những thông
tin về quá khứ; có tính chính xác cao; phản ánh một cách trung thực, toàn
diện mọi mặt của đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn trong sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc.
Để góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của nước nhà đi vào nề nếp,
nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu
trữ trong các cơ quan. Trước tình hình đổi mới của đất nước, các cơ quan,
Vũ Thị Diệu Linh
1
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đơn vị và doanh nghiệp trên toàn quốc, nhằm đáp ứng sự thay đổi đó, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã đi sâu mở các ngành học như: Quản trị văn phòng,
Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Thông tin thư viện, Văn thư lưu trữ, Tin
học văn phòng, Hành chính văn thư, Hành chính văn phòng, Lưu trữ học… có
ở tất cả các bậc học Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Nghề. Trường đã đào tạo
được không ít nguồn nhân lực để giúp sức, đáp ứng nhu cầu xã hội.
Người xưa đã từng quan niệm rằng lý thuyết hay không bằng thực hành
giỏi, iều đó cho thấy từ xưa vai trò của thực hành đã được chú trọng, đề cao.
Để nắm vũng được những lý thuyết đã học vào thực tiễn, trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối chúng em được đi thực tập
ngoài trường tại các cơ quan, tổ chức với mục đích gắn liền nhà trường với xã
hội để sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, củng cố kiến thức lý luận và
vận dụng kiến thức lý luận đã học để giải quyết một số vấn đề cụ thể về công
tác lưu trữ tại cơ quan đến thực tập; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng
phong cách của một cán bộ lưu trữ tạo tiền đề vững chắc cho quá trình làm
việc của sinh viên tại các cơ quan sau khi ra trường.
Trong thời gian đi thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016 tại
Chi nhánh Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo
sát và xử lý nền móng em đã được tìm hiểu và tiếp xúc trực tiếp công tác lưu
trữ của xí nghiệp, em học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ làm công
tác lưu trữ của xí nghiệp. Qua đó giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ lưu trữ
mà mình đã được học.
Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu về công tác lưu trữ của cơ quan, nội
dung em tìm hiểu là “ Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi nhánh Công ty cổ
phần Khảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng”.
Em chọn nội dung này bởi lẽ ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến bộ
phận công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ được ví như “ một cây cầu”. Cầu càng
vững chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả phương tiện và mọi người
Vũ Thị Diệu Linh
2
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
qua lại an toàn, hiệu quả. Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta càng
gọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận, tin
tưởng và công việc của cơ quan sẽ thông suốt hơn.
Toàn bộ kết quả của quá trình thực tập được thể hiện trong bài báo cáo
với bố cục gồm phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Trong đó phần
nội dung gồm có 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về Chi nhánh Công ty cổ phần Khảo sát
và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng.
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của xí nghiệp.
Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại Chi nhánh Công ty cổ phần
Khảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng và đề
xuất, khuyến nghị.
Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp mặc dù có nhiều cố gắng song
không tránh khỏi những khó khăn bởi là một sinh viên lần đầu được vận dụng
những kiến thức đã học vào thực tế nên việc xử lý các nghiệp vụ là một thử
thách lớn đối với em, nhất là trong các nghiệp vụ: phân loại, chỉnh lý tài liệu,
…
Bên cạnh những khó khăn thì trong quá trình thực tập em cũng nhận
được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong trường và các anh,
chị công tác tại xí nghiệp.
Qua bài báo cáo này, em xin được bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy giáo,
cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; Ban giám đốc và các anh, chị trong
xí nghiệp, đặc biệt là chị Võ Thị Hòe đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em
có thể thực hiện công việc của một cán bộ lưu trữ và giúp đỡ em rất nhiều
trong quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Do thời gian thực tập ngoài trường có hạn, bản thân chưa có nhiều kinh
nghiệm thực tế nên bài báo cáo của em còn rất nhiều thiếu sót, em rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ,
Vũ Thị Diệu Linh
3
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội góp ý để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh
hơn, góp phần gắn thực tiễn vào kiến thức đã được học.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 2 năm 2016
Sinh viên
Vũ Thị Diệu Linh.
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ
PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG – USCO- XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT
VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG.
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của xí nghiệp.
1.1.1. Lịch sử hình thành xí nghiệp.
Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng USCO có tên giao dịch quốc tế
là Union of Survey and construction joint stock company, tên viết tắt
là USCO. Với 55 năm xây dựng và phát triển, đến nay USCO đã trở thành
một Công ty lớn mạnh, vững vàng và có uy tín trong các lĩnh vực chuyên
ngành khảo sát và xây dựng, đồng thời mở rộng ngành nghề sản xuất kinh
doanh để phấn đấu trở thành một đơn vị phát triển bền vững trong quá trình
đất nước đổi mới và hội nhập.
Được thành lập ngày 06 tháng 10 năm 1960, Công ty cổ phần Khảo sát
và xây dựng – USCO ( chuyển đổi từ Công ty TNHH Nhà nước Một thành
viên Khảo sát và xây dựng) tiền thân là Viện Khảo sát địa chất trực thuộc Bộ
Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng). Để thích ứng kịp thời với tình hình phát triển
và đổi mới của ngành Xây dựng nói riêng và của đất nước nói chung, đơn vị
đã nhiều lần thay đổi về hình thức tổ chức hoạt động cũng như tên gọi:
- Tháng 5 năm 1975, Viện chuyển thành Công ty Khảo sát đo đạc xây
Vũ Thị Diệu Linh
4
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng.
- Tháng 8 năm 1976 chia tách thành hai Công ty: Công ty Khảo sát vật
liệu xây dựng và Công ty Khảo sát đo đạc xây dựng.
- Tháng 7 năm 1978 hợp nhất hai Công ty thành Liên hiệp các Xí
nghiệp Khảo sát xây dựng (Union of SurveyCompanies USCo.).
- Tháng 01 năm 1996 Liên hiệp chuyển đổi thành Công ty Tư vấn Khảo
sát đo đạc xây dựng.
- Tháng 3 năm 1997 chuyển thành Công ty Khảo sát và xây dựng.
- Tháng 5 năm 2004 chuyển thành Công ty TNHH Một thành viên
Khảo sát và xây dựng –USCO.
- Ngày 04/02/2015 Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng –USCO đã
ra mắt và đi vào hoạt động.
Xí nghiệp Khảo sát và xử lý nền móng là một trong 12 Xí nghiệp thành
viên thuộc Công ty cổ phần khảo sát và xây dựng - USCO. Được thành lập
vào ngày 28 tháng 08 năm 1998, xí nghiệp đã có bề dày gần 20 năm kinh
nghiệm. Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động nhiệt tình
bao gồm các phòng ban chức năng, 1 đội khoan khảo sát địa chất, 1 đội xây
dựng, 1 đội trắc địa. Đảm nhận khảo sát, thi công các công trình trải dài từ
Bắc vào Nam và mọi miền của đất nước, đảm bảo tốt nhất nhu cầu tiến độ của
các công trình.
Trong gần 20 năm hình thành và đi vào hoạt động, Xí nghiệp đã hoàn
thành hàng ngàn các công trình, khảo sát, xử lý nền móng và xây dựng, phục
vụ các công trình trọng điểm của Bộ xây dựng và Nhà nước, trong đó có
nhiều công trình quy mô lớn và yêu cầu tiến độ kỹ thuật cao như: Công trình
nhà máy Xi măng Bỉm Sơn, công trình nhà máy Xi măng Hoàng Thạch, Nhà
máy thủy điện Trị An,…
Với truyền thống và kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực khảo sát,
xử lý, xây dựng nền móng, Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng trực thuộc
Vũ Thị Diệu Linh
5
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng – USCO tự hào là một trong những xí
nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn khảo sát cho các công trình công
nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi,… Tù đó xây dựng được thương hiệu
và niềm tin trong lòng khách hàng trên khắp cả nước. Tiêu chí hoạt động sản
xuất kinh doanh của xí nghiệp đó là chữ tín và chất lượng sản phẩm đặt lên
hàng đầu.
a. Tên công ty: Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng USCO
– Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng.
b. Trụ sở chính:
91 Phùng Hưng – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại: 04.39230856
Fax: 9281014
Email:
Website: www.usco.vn
c. Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp:
- Mã số doanh nghiệp: 0100107123-010
- Ngày thành lập: 28/08/1998
- Trạng thái: đang hoạt động
- Người đại diện theo pháp luật của công ty.
Họ tên: Ông PHAN ĐÌNH HUY.
Chức danh: giám đốc xí nghiệp.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp.
- Khảo sát địa chất công trình, địa chất thủy văn, thăm dò vật liệu xây
dựng, thí nghiệm và kiểm định các mẫu đát đá…
- Thăm dò và khai thác khoáng sản.
- Đo đạc thành lập bản đồ địa hình, đo đạc công trình, đo đạc địa chính,
đo vẽ phục chế các công trình cổ, thiết kế và thí nghiệm nền móng công trình,
kiểm định chất lượng công trình, khoan thăm dò các công trình cấp nước vừa
Vũ Thị Diệu Linh
6
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và nhỏ, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị chuyên ngành khảo sát.
- Kiểm định xây dựng và thí nghiệm cơ, lý, hóa, các mẫu khoáng sản,
vật liệu xây dựng, môi trường.
- Xử lý nền móng các công trình.
- Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng dân dụng, công nghiệp,
giao thông, thủy lợi, các công trình kỹ thuật hạ tầng.
- Tư vấn thiết kế, lập tổng dự toán và giám sát thi công các công trình:
Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện, công trình
kỹ thuật hạ tầng, thiết kế quy hoạch chi tiết khu công nghiệp, dân cư.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi,
các công trình kỹ thuật hạ tầng, các công trình cấp nước, đường dây và trạm
điện.
- Thiết kế và xây dựng các công trình thoát nước và xử lý nước thải.
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở.
- Gia công, sửa chữa thiết bị, sản xuất và kinh doanh vật tư chuyên
ngành khảo sát, xây dựng.
- Đầu tư xây dựng và quản lý kinh doanh khai thác bến bãi đỗ xe.
- Khoan phụt gia cố, xử lý chống thấm các công trình thủy lợi, thủy
điện.
1.1.3. Quyền hạn của xí nghiệp.
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
- Thí nghiệm mẫu cơ lý, hóa, vật liệu xây dựng, môi trường và kiểm
định xây dựng
- Thăm dò và khai thác khoáng sản (trừ loại khoáng sản Nhà nước
cấm)
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở;
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng,
- Xây dựng công trình giao thông đường sắt và đường bộ;
Vũ Thị Diệu Linh
7
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sản xuất vật tư chuyên ngành khảo sát, xây dựng;
- Kinh doanh vật tư chuyên ngành khảo sát, xây dựng;
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Tuyển, thuê và sử dụng người lao động theo yêu cầu kinh doanh.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và
xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và
xây dựng – USCO.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CÔNG TY
BAN KIỂM
SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
HĐ KHOA HỌC CN
TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC PHÓ TỔNG
GIÁM ĐỐC
VĂN
PHÒNG
P. TỔ
CHỨC LAO
ĐỘNG
Vũ Thị Diệu Linh
HỘI ĐỒNG GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƯỞNG
P. KHOA
HỌC KỸ
THUẬT
8
BAN QL
CÁC DỰ
ÁN
ĐTXD
P. KINH
TẾ KẾ
HOẠCH
P. KẾ
TOÁN TC
THỐNG KÊ
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ĐỘI
KHOAN
ĐỊA
CHẤT
CHI
NHÁNH
CÔNG
TY TẠI
MIÊM
NAM
CHI
NHÁNH
CÔNG
TY TẠI
MIÊN
TRUNG
TT ĐỊA
CHẤT
THỦY
VĂN
TT ĐỊA
K.THUẬT
VÀ
XLNM
XÍ
NGHIỆP
KHẢO
SÁT
ĐỊA
CHẤT
VÀ XD
XI
NGHIỆP
KHẢO
SÁT ĐO
ĐẠC VÀ
XD
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT XỬ
LÝ
NỀN
MÓNG
XÍ
NGHIỆP
KHẢO
SÁT &
ĐẦU TƯ
XD
TT ĐỊA
CHẤT
CÔNG
TRÌNH
XÍ
NGHIỆP
KHẢO
SÁT &
XỬ LÝ
NỀN
MÓNG
TT CÔNG
NGHỆ
KHOAN
TT TN
VÀ
KIỂM
ĐỊNH
XD HÀ
NỘI
TT TN
VÀ
KIỂM
ĐỊNH
XD HẢI
PHÒNG
TT TƯ
VẤN
VLXD
TT TN
VÀ
KIỂM
ĐỊNH
XD
QUẢNG
NGÃI
TT TƯ
VẤN
THIẾT
KẾ XD
TT TN
VÀ
KIỂM
ĐỊNH
XD
MIỀN
TRUNG
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp Khảo sát và xử lý nền móng.
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng
HCTổng
hợp
Phòng
Kinh tế
kế
hoạch
Vũ Thị Diệu Linh
Phòng
Kế toán
tài
chính
Phòng
Tổ
chức
lao
động
9
Phòng
khoa
học kỹ
thuật
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
TT TN
VÀ
KIỂM
ĐỊNH
XD
MIỀN
NAM
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đội trắc địa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đội khoan
Đội xây
dựng
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong xí nghiệp.
Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ
quan nhà nước nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng. Tài liệu lưu trữ
của doanh nghiệp chứa đựng thông tin phản ánh sự hình thành, phát triển, thành
tựu của doanh nghiệp. Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động, ban giám đốc xí nghiệp đã phân công nhiệm vụ quản lý công
tác văn thư – lưu trữ của xí nghiệp cho phòng Hành chính –Tổng hợp.
1.2.1. Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp:
- Phòng hành chính tổng hợp là phòng giúp việc cho Giám đốc, vừa có
chức năng tham mưu, vừa có chức năng phục vụ nằm trong bộ máy của xí
nghiệp.
- Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếp
giao dịch của xí nghiệp.
- Tham mưu cho lãnh đạo xử lý văn bản, theo dõi việc thực hiện văn bản
tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo đạt hiệu quả cao.
- Phục vụ đánh máy in ấn, photocopy, đóng dấu tài liệu, văn bản. Chuẩn
bị mọi cơ sở vật chất phục vụ làm việc tại văn phòng và hội nghị hội thảo theo
yêu cầu.
- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu
trữ trong cơ quan.
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
cơ quan.
1.2.2. Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp:
- Dự thảo các văn bản, thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo đúng quy
Vũ Thị Diệu Linh
10
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định của công tác văn thư lưu trữ.
- Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trình
duyệt và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng chính xác bảo đảm
phát huy hiệu lực của văn bản.
- Đánh máy, in ấn, photocopy các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự
ưu tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trách nhiệm soát xét lại các văn
bản trước khi phát hành.
- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào xí nghiệp.
- Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy
định về tác phong của cán bộ công nhân viên khối cơ quan xí nghiệp.
- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan.
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ của cơ quan
và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan.
- Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian
tới.
1.2.3. Quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp:
- Được trích sao các chỉ thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực hiện
các chỉ thị, nghị quyết… khi được giám đốc cơ quan ủy quyền.
- Quản lý và sử dụng con dấu của xí nghiệp.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp:
Phòng Hành chính – Tổng hợp phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ của
cơ quan như thu thập bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,
chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu… Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan.
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng Hợp.
- Phó trưởng phòng
- Kế toán
- Kế hoạch
- Tổ chức lao động.
- Văn thư – Lưu trữ.
Vũ Thị Diệu Linh
11
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp.
Trưởng phòng
HC - TH
Phó trưởng
phòng
Kế toán
Kế hoạch
Tổ chức lao
động
Văn thư – Lưu
trữ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG USCO - XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG
2.1. Hoạt động quản lý.
Cũng như ở nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức khác thì công tác lưu trữ ở
Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảo
sát và xử lý nền móng cũng đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động
quản lý của xí nghiệp. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan
tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá
Vũ Thị Diệu Linh
12
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là
một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu
trong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác
hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm
chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần
trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu
không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật mà còn phát huy được tác
dụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoat động của doanh nghiệp.
Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phải
được thực hiện theo nguyên tắc:
- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên
tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch
thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây là phải
thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập trung
hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ
sơ tài liệu để phục vụ, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
- Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên
cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân
tán, hủy hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên
chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo
doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong
doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải
Vũ Thị Diệu Linh
13
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ
sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ
khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…
- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiểm
tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp
phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ
phận.
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của xí nghiệp, ban giám đốc xí nghiệp đã giao nhiệm vụ cho phòng
Hành chính – Tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm
vụ về công tác văn thư – lưu trữ trong xí nghiệp : làm đầu mối trình ký và lưu
chuyển các quyết định, văn bản cho các đơn vị trong công ty theo đúng quy
định; quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức triển khai, thực hiện công tác văn
thư; quản lý các văn bản, tài liệu; xác nhận người đến công tác tại xí nghiệp;
tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại công văn, tài liệu, thư tín theo
đúng quy định của nhà nước và của xí nghiệp về công tác văn thư – lưu trữ.
Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc xí nghiệp đã có sự
quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham gia
các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp:
+ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11/ngày 29/11/2005 của Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa X, kỳ họp thứ 10.
+ Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 1/10/2010 của Chính phủ về
việc Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của doanh nghiệp.
+ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Công hòa xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực).
Vũ Thị Diệu Linh
14
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 ăm 2004 của Cục
văn thư và lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu
hành chính.
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
văn thư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Dựa trên cớ sơ văn bản của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo xí nghiệp bước đầu đã có
sự quan tâm tới việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu để giải quyết
những công việc hàng ngày của xí nghiệp.
Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp
khảo sát và xử lý nền móng là doanh nghiệp nhỏ thành lập năm 1960 nhưng
công tác lưu trữ của xí nghiệp chưa được quan tâm nhiều, không có bộ phận
quản lý riêng về công tác văn thư lưu trữ của xí nghiệp. Trong xí nghiệp chỉ
có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Hành chính –
Tổng hợp. Cán bộ kiêm nhiệm có trình độ Cao đẳng về chuyên ngành Quản
trị văn phòng và có trách nhiệm tiếp nhận và luân chuyển văn bản đi, đến tới
các bộ phận trong xí nghiệp ; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ; cung
cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu.
Tuy đã có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ của xí nghiệp
nhưng công tác lưu trữ trong xí nghiệp chưa đạt được nhiều kết quả: khối tài
liệu của xí nghiệp từ khi thành lập đến nay sản sinh ra tương đối nhiều chưa
được phân loại, sắp xếp khoa học nên các khâu tổ chức của công tác lưu trữ
trong xí nghiệp còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên
trong xí nghiệp.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch,
Vũ Thị Diệu Linh
15
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh
doanh.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ
trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cuả doanh
nghiệp, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các
mục đích của doanh nghiệp và của xã hội.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh sự
hình thành, phát triển, thành tựu của doanh nghiệp. Thể thức văn bản trong
doanh nghiệp chưa có quy định thống nhất nhưng về mặt nội dung phải đảm
bảo tính chính xác.
Văn bản trong các doanh nghiệp gồm có văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành có tính chính xác cao được thể hiện rõ. Số trên các văn bản đều
có yếu tố năm. Bên cạnh những đặc điểm chung tài liệu lưu trữ của doanh
nghiệp còn có những đặc điểm đặc thù:
+ Về loại hình tài liệu: tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có nhiều loại hình
phong phú và đa dạng, có tính đặc thù chuyên môn cao. Nếu như trong các cơ
quan nhà nước tài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất thì đối với
doanh nghiệp tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, tài liệu chuyên môn kỹ
thuật chiếm số lượng lớn. Tài liệu chuyên môn kỹ thuật có nhiều loại khác
nhau tùy thuộc vào đặc thù chuyên môn của doanh nghiệp.
Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp
khảo sát và xử lý nền móng tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu
trong lĩnh vực tư vấn khảo sát cho các công trình doanh nghiệp, dân dụng,
giao thông thủy điện, cấp, thoát nước và môi trường. Vì vậy bên cạnh khối tài
liệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn kỹ thuật của doanh nghiệp là các
bản vẽ thiết kế xây dựng, khảo sát, thi công các công trình mà xí nghiệp đã
thực hiện.
Trong xí nghiệp một số văn bản đã được mẫu hóa bao gồm văn bản
Vũ Thị Diệu Linh
16
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành chính và văn bản chuyên môn kỹ thuật. Việc mẫu hóa văn bản tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp trong việc soạn thảo văn
bản được nhanh chóng, thống nhất. Tuy nhiên việc mẫu hóa văn bản cũng gây
ra khó khăn trong việc kiểm soát tính chính xác của văn bản, văn bản dễ bị
làm giả và việc quản lý con dấu của văn bản không được chặt chẽ bởi trong
doanh nghiệp coi trọng chữ ký hơn con dấu. Trong xí nghiệp nhiều hồ sơ
được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính.
Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp phải có các hồ sơ tài liệu
làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, chỉ đạo hoạt động sản xuất, kinh
doanh của xí nghiệp sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra. Giúp lãnh
đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của
doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quàn để có cách chỉ đạo
hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động của xí nghiệp một cách đầy đủ
và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của
doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt
động của doanh nghiệp, góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch
sản xuất kinh doanh. Là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường
hợp cần thiết.
Vì vậy hồ sơ, tài liệu có giá trị được bảo quản thống nhất và tuyệt đối
an toàn ở bộ phận lưu trữ của xí nghiệp. Tất cả các tài liệu có giá trị về chính
trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…hình thành trong quá trình hoạt động của xí
nghiệp đều được giao nộp vào lưu trữ mỗi năm.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của xí nghiệp đúng với quy định
chung của nhà nước và quy định chung của xí nghiệp thì cán bộ làm công tác
lưu trữ trong xí nghiệp cần thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sau:
Vũ Thị Diệu Linh
17
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí nghiệp:
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu
nghiên cứu, khai thác, sủ dụng tài liệu của độc giả.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có giá trị về nhiểu mặt đối với quốc gia
nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia
Việt nam, thuộc khối tài liệu của các tổ chức kinh tế.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của xí nghiệp có quan hệ
đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thu thập bổ sung tài liệu là
đưa thông tin đầu vào lưu trữ. Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ của xí nghiệp sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phú
thành phần tài liệu trong phông lưu trữ của xí nghiệp và đáp ứng tốt khả năng
phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quan
được tốt hơn. Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Xí
nghiệp khảo sát và xử lý nền móng là một công việc thường xuyên và tất yếu.
Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
tài liệu ở trong xí nghiệp và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
của các cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp. Nguồn tài liệu thu thập bổ sung
hàng năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra quá trình hoạt động theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của xí nghiệp.
*Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của xí nghiệp:
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ; nhằm
tối ưu thành phần tài liệu cùa phông lưu trữ và đây là một trong những khâu
nghiệp vụ quan trọng, tất yếu mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện trong
Vũ Thị Diệu Linh
18
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác lưu trữ và thu thập bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ cơ bản đầu tiên
tạo tiền đề cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu
trữ: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý,…Đồng thời đây còn
là một trong những nghiệp vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn
thiện, đầy đủ cho bất kỳ một phông lưu trữ nào.
Trong những năm qua công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
của xí nghiệp chưa được quan tâm đúng mức do đó nhiều tài liệu có giá trị
còn tồn đọng ở các đơn vị chưa được giao nộp vào kho lưu trữ của xí nghiệp
để quản lý tập trung thống nhất tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài
liệu khi cần. Hiện nay các đơn vị tự lưu trữ tài liệu của mình. Việc giao nộp
tài liệu vào lưu trữ chưa được triển khai. Lưu trữ tài liệu tại các đơn vị có ưu
điểm là lưu trữ được đầy đủ tài liệu do đơn vị sản sinh ra tuy nhiên có hạn chế
là điều kiện bảo quản không tốt, không có trang thiết bị bảo quản chuyên
dụng dẫn tới tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.
Một số đơn vị đã giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy
đủ, tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán
bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ cùa công tác lưu trữ.
Nguyên nhân là do ban giám đốc xí nghiệp chưa nhận thức đúng đắn về
vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan
tâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính
bị động; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thu
thập được những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động của xí nghiệp.
Lưu trữ trong xí nghiệp hiện nay mới chỉ thu thập được tài liệu của bộ
phận hành chính tổng hợp, chưa thu thập được tài liệu của các phòng ban trực
thuộc để đưa vào lưu trữ, vì thế tài liệu vẫn còn nằm rải rác ở các phòng ban
và trong tình trạng lộn xộn…Một số ít thì đã được lập hồ sơ nhưng chưa đúng
quy định nên gây khó khăn trong việc chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
của xí nghiệp.
Vũ Thị Diệu Linh
19
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Để thu thập đầy đủ khối tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
xí nghiệp hàng năm cán bộ lưu trữ cần xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung
những tài liệu thuộc nguồn nộp lưu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưu
trữ của xí nghiệp.
Nội dung chủ yếu của công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí
nghiệp :
Thứ nhất: xác định đơn vị thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu.
Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng được thành lập năm 1998, gần
20 năm hoạt động đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh chức năng,
nhiệm vụ, hoạt động của xí nghiệp…Do vậy, nguồn thu thập bổ sung tài liệu
vào kho lưu trữ của xí nghiệp bao gồm các nguồn:
- Văn thư cơ quan. Văn thư là nơi tập trung quản lý toàn bộ tài liệu là
các văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở
văn thư cơ quan, sau một thời gian được giao nộp vào lưu trữ. Đây là nguồn
tài liệu được thu thập bổ sung vào kho lưu trữ của xí nghiệp hàng năm.
Trong xí nghiệp khối lượng tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, chủ
yếu là tài liệu chuyên môn nên hàng năm khối lượng tài liệu được thu thập từ
văn thư vào lưu trữ khoảng 1 cặp tài liệu. Đó là văn bản đến của cấp trên chỉ
đạo, hướng dẫn về mặt hoạt động của các doanh nghiệp; văn bản do xí nghiệp
sản sinh ra phản ánh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của xí nghiệp ,…
Bên cạnh khối tài liệu hành chính xí nghiệp phải tiến hành thu thập
khối tài liệu chuyên môn kỹ thuật. Đây là khối tài liệu chiếm khối lượng chủ
yếu trong kho lưu trữ.
Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ một số tài liệu sau đây:
tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của xí nghiệp ; các quyết định
của doanh nghiệp; điều lệ của xí nghiệp ; sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo
cáo tài chính hàng năm. Đây là một số tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải
lưu trữ vì nó phản ánh hoạt động đặc thù của xí nghiệp và đây là điểm khác so
Vũ Thị Diệu Linh
20
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với việc lưu trữ tài liệu trong các cơ quan hành chính nhà nước. Vì vậy cán bộ
lưu trữ trong xí nghiệp khi tiến hành thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ cần chú
ý thu thập đầy đủ các tài liệu này để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
- Thu từ đơn vị trong cơ cấu tổ chức của xí nghiệp bao gồm tài liệu của:
+ Bộ phận quản lý doanh nghiệp (ban giám đốc xí nghiệp).
+ Các phòng ban của xí nghiệp.
+ Các tổ chức đoàn thể của xí nghiệp.
Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn phải giải quyết của các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong quá
trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào kho lưu trữ xí nghiệp sau một năm
kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng
ban, đơn vị trực thuộc là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ
chuyên môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ngày 28/06/1962 quy định
“Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân
viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến
công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ.
Tuy nhiên thực tế hiện nay cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp chưa thực hiện
công việc lập hồ sơ những việc do mình giải quyết sau khi công việc đã kết
thúc do vậy tài liệu thu về chủ yếu trong tình trạng bó gói, rời lẻ.
Vì vậy, trong thời gian tới ban giám đốc xí nghiệp cần quan tâm hơn
nữa trong việc chỉ đạo bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập khối lượng tài liệu
còn tồn đọng tại các đơn vị nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ của xí nghiệp, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng. Bên cạnh
đó, lưu trữ xí nghiệp phải chú ý đến nguồn tài liệu cần phải bổ sung vào lưu
trữ xí nghiệp : từ cơ quan cấp trên, từ cán bộ nhân viên đã nghỉ việc hoặc
chuyển công tác, các xí nghiệp có quan hệ công tác trong việc thực hiện các
dự án kinh doanh,…để làm đầy đủ và phong phú hơn phông lưu trữ của xí
Vũ Thị Diệu Linh
21
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp.
Thứ hai: xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần thu
thập bổ sung vào lưu trữ.
Thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ xí nghiệp là những tài liệu có
giá trị đã giải quyết xong, tài liệu cũ còn ở các đơn vị và được lưu lại tại đơn
vị một năm. Đó là các tài liệu: các loại công văn giấy tờ (công văn đi và đến),
tài liệu về thành lập xí nghiệp , tài liệu tổ chức bộ máy, tài liệu về khảo sát
các công trình, tài liệu về hoạt động kinh doanh, tài liệu về xây dựng xử lý
nền móng,…
Thứ ba: xác định loại hình tài liệu.
Trong kho lưu trữ của xí nghiệp, tài liệu hành chính là tài liệu chiếm
một số lượng ít. Loại tài liệu này được thể hiện trên giấy viết thông thường
bằng phương pháp viết tay và đánh máy với nhiều loại văn bản khác nhau:
Quyết định, Tờ trình, công văn,…
Tài liệu chuyên môn kỹ thuật là loại hình tài liệu chiếm số lượng chủ
yếu trong kho lưu trữ. Đó là tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt
động đặc thù của xí nghiệp. Đó là những bộ tài liệu về khảo sát, thi công các
công trình, xây dựng xử lý nền móng, hạng mục công trình xây dựng và khảo
sát.
Tài liệu nghe nhìn chiếm một khối lượng nhỏ nhưng góp phần to lớn
trong việc nghiên cứu, tìm hiểu về lịch sử của xí nghiệp, hoạt động của xí
nghiệp qua các năm đó là những bộ ảnh, những thước phim về ngày thành lập
xí nghiệp, về các công trình xây dựng, xử lý nền móng mà xí nghiệp đã làm.
Tài liệu điện tử. Đây là loại hình tài liệu mới vì vậy trong kho lưu trữ
của xí nghiệp chưa thu thập được loại tài liệu này. Loại tài liệu này hiện đang
được bảo quản tại các đơn vị trong xí nghiệp và chủ yếu là các văn bản lưu
hành nội bộ trong xí nghiệp.
Hiện nay trong kho lưu trữ của xí nghiệp hiện đang bảo quản khoảng
Vũ Thị Diệu Linh
22
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
15m giá tài liệu chủ yếu là các văn bản đi, đến của xí nghiệp ; tài liệu về tổ
chức bộ máy,…Khối tài liệu này mới được phân loại sơ bộ chưa được chỉnh
lý lập hồ sơ, tài liệu trùng thừa nhiều, chất lượng của hồ sơ không đồng đều.
Còn khối tài liệu về xây dựng, khảo sát các công trình, xử lý nền móng
mà xí nghiệp đã thưc hiện thì chưa thu được. Khối tài liệu này hiện đang được
bảo quản tại các đơn vị trong xí nghiệp.
Để tiến hành thu thập khối lượng tài liệu đã đến thời hạn giao nộp vào
lưu trữ của xí nghiệp nhưng chưa được giao nộp cho cán bộ văn thư, lưu trữ
của xí nghiệp cần tiến hành theo phương pháp:
Cán bộ văn thư, lưu trữ quy định chế độ nộp lưu tài liêu vào lưu trữ xí
nghiệp :
- Quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: đối với tài liệu hành
chính sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây
dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micro - phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau 03 tháng kể từ khi công viêc kết thúc.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ
chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,
kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Quy định quy cách giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp có khối lượng tài liệu hành chính rất
ít mà chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù vì vậy trong quá trình thu thập
tài liệu vào lưu trữ cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan phải quy định cụ thể quy
cách giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Việc này giúp cho cán bộ, nhân viên
trong cơ quan nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ, chính xác quy cách các loại hồ sơ
Vũ Thị Diệu Linh
23
Lớp Đại học Lưu trữ học K1B
