Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại công tác lưu trữ của côngty CP lưu trữ việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (346.67 KB, 60 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ST
T
1
2
3
4
5
6
7
8
Từ, cụm từ viết tắt
Từ, cụm từ viết đầyđủ
CP
HCNN
TLLT
QPPL
NCKH
KHCN
VTLT
TSCĐ
Cổ phần
Hành chính nhà nước
Tài liệu lưu trữ
Quy phạm Pháp luật
Nghiên cứu Khoa học
Khoa học công nghệ
Văn thư lưu trữ
Tai sản cốđịnh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay,cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tề thị trường làđời của các cơ quan, tổ chức quy mô lớn, nhỏ và
các loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú.Và đối với bất cứ cơ quan,
doanh nghiệp nào thì văn bản, giấy tờ luôn là phương tiện, là công cụ giao
tiếp,là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế,giữa nhà
nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng, bởi vìngay từ khi ra
đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý
nhà nước. Vì vậy công tác văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong
các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh bởi
mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung tại đầu mối là văn phòng mà cụ thể là
tại bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan để được phân phối quản lý và sử dụng
có hiệu quả
Có thể nói rằng,văn phòng là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm
bắt được tình hình hoạt động của cơ quan,làm tốt công tác văn phòng sẽ đảm
bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở
đó lãnh đạo sẽ đưa ra được những quyết sách đúng đắn có lợi cho cơ
quan,doanh nghiệp mình
Nhận thấy được tầm quan trọng của văn phòng trong xu thế phát triển
hiện nay và trong tương lai, trườngĐại học Nội vụ Hà Nộiđãđào tạo khối
lượng sinh viên khá lớn về công tác hành chính văn phòng,quản trị văn
phòng,văn thư – lưu trữ…đểđápứng nhu cầu cho xã hội, với phương châm
họcđi đôi với hành và lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn cũng như nhận
thức được rằng từ lý luận đểđi đến thực tiễn là cả một quá trình và cần phải có
thời gian đểứng dụng lý thuyếtđó một cách hiệu quả. Bởi vậy, sau khi đã được
học tập, nghiên cứu về cơ sở lý luận của chuyên ngành quản trị văn phòng tại
trườngĐại học Nội vụ Hà Nội những sinh viên năm 4 được nhà trường tổ
chức cho đợtđi thực tập trong khoảng thời gian từ 04 tháng 01 đếnhết ngày 11
2
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tháng 3 năm 2016 để giúp cho sinh viên có thể vận dụng những kiến thứcđãđã
được họcở trường vào thực tế, từđó có cái nhìn khách quan, cụ thể đểđánh
giá, so sánh giữa giữa kiến thức được học và thực tiễn công việc và cũng từđó
có thể tích lũy một số kinh nghiệm thực tiễn cho công việc sau này.
Trong đợt thực tập này em được biết đến công ty CP Lưu trữ Việt Nam
là một công ty chuyên chuyên hoạt động trong các lĩnh vực: Nghiên cứu,
chuyển giao công nghệ lưu trữ; Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;
Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưu
trữ và một số dich vụ khác thuộc lĩnh vực lưu trữđể khảo sát, đểtìm hiểu về
công tác lưu trữvà từ đó có cái nhìn khái quát hơn, hiểu rõ hơn về công tác
lưu trữ của doanh nghiệp trong thực tế, từđó có thểđưa ra những nhận
xét,đánh giá và so sánh với những kiến thức, lý luậnđã được trau dồi từ
giảngđường và tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế cho bản thân sau này.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài này, em mong muốn đạt được ba mục tiêu chủ yếu
sau:
- Một là, khảo sát về chức năng, nhiệm vụ và tình hình tổ chức hoạt
động của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam
- Hai là, khảo sát, nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình
thực tiễn về công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của công ty cổ phần
Lưu trữ Việt Nam
- Ba là, đưa ra các đánh giá, nhận xét và đề xuất các nguyên tắc, giải
pháp tổ chức và quản lý công tác văn phòng của công ty
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu:Bài báo cáochỉ giới hạn trong phạm vi nghiên
cứu công tác lưu trữ mà không đi sâu về các hoạt động của văn phòng của công ty
CP Lưu trữ Việt Nam
- Về phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác,
bài báo các chỉ tập trung vào các vấn đề thuộc quy trình nghiệp vụ, tổ chức hoạt
3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
động của công tác lưu trữcủa công ty CP Lưu trữ Việt Nam. Việcđi sâu nghiên
cứu về công tác tổ chứcđiều hành và các hoạt động nghiệp vụ khác của văn phòng
không thuộc phạm vi nghiên cứu của chuyên đề này.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình hoàn thành bài báo cáo em có tham khảo một số tài liệu
và những bài báo cáo, bài tiểu luận, khóa luận của các anh chị khóa trước. Và
mặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tuy
nhiên, những bài viết đó chủ yếu là nghiên cứu sâu về công tác văn thư, văn
hóa công sở, nghi thức nhà nước, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng…
của một số cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệpmà hầu như ít đề
cập và đi sâu nghiên cứu về công tác lưu trữ mà công tác lưu trữ của DN là đề
tài it được lựa chọn. Bên cạnh đó em còn tham khảo và sử dụng một số thông
tin trong các văn bản của nhà nước như luật lưu trữ năm 2011, pháp lệnh lưu
trữ số 01 năm 2001… tài liệu trong giáo trình VTLL của giáo sư Vương Đình
Quyền và một số tài liệu khác để hoàn thành tốt chuyên đề báo cáo thực tập
của mình
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Liên quan đến công tác công văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp đã có
nhiều công trình công bố dưới các dạng khác nhau như: đề tài nghiên cứu khoa
khọc, luận văn cao học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các báo cáo
tham gia hội thảo khoa học... Ở cấp đề tài nghiên cứu khoa học tiêu biểu có công
trình “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của các doanh nghiệp
nhà nước” do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm, “Quản lý tài liệu lưu
trữ khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp ở đơn vị thành viên của các
TĐKT nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình... Ngoài ra, còn có nhiều
luận văn thạc sĩ đi sâu nghiên cứu công tác lưu trữ của các doanh nghiệp Ngoài ra,
có nhiều bài viết của nhiều tác giả là những nhà khoa học uy tín trong nước về
lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành chính... như: PGS Vương Đình Quyền, GS.TSKH.
Nguyễn Văn Thâm, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS. Vũ Thị Phụng... đã được
4
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công bố trên tạp chí chuyên ngành, trong các Kỷ yếu hội thảo khoa học. Các công
trình nghiên cứu các tác giả trên đã cho thấy có rất nhiều vấn đề liên quan đến
công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp cần được nghiên cứu và giải
quyết. Cụ thể như: về giá trị của TLLT của các doanh nghiệp, về vấn đề sở hữu
đối với TLLT của các doanh nghiệp; về quy định của nhà nước về công tác lưu trữ
của các doanh nghiệp; về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản ở lưu
trữ doanh nghiệp. Trên cơ sở tham khảo,kế thừa những bài viếtđó em lựa chọn
công ty CP Lưu trữ Việt Nam để khảo sát, tìmhiểu về công tác lưu trữ của doanh
nghiệp để làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài báo cáo em đã sử dụng một số phương pháp cụ thể
•
•
•
•
như sau:
Phương pháp quan sát
Phương pháp so sánh
Phương pháp phân tích,tổng hợp
Phương pháp thống kê
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần phụ lục thì nội dung chính của bài báo cáo có
bố cục ba phần,cụ thể như sau:
• Phần1: Khảo sát công tác văn phòng của công ty CP Lưu trữ Việt Nam
• Phần 2: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của côngty CP Lưu trữ Việt Nam
• Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
5
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B. NỘI DUNG
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM
1.1.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
cơ quan
Tổng quan về công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Hồ sơ công ty
Tên công ty:CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM
Loại hình: Công Ty dịch vụ
Mã số thuế: 0104982992
Năm thành lập: 2010
Thị trường chính:Toàn Quốc
Số nhân viên: Từ 51 - 100 người
- Địa chỉ trụ sở: có trụ sở chính tại số 8/92, Thượng Thanh, Long
Biên, Hà Nội
Điện thoại:(04) 66816618
Fax: (04) 66816618
- Website:
Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam chuyên hoạt động trong các lĩnh
vực:
- Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ
- Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
- Liên doanh sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụ
cho hoạt động lưu trữ
6
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài
liệu lưu trữ
- Tra tìm, cung cấp thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ (gồm: Phần
mềm quản lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi đến nhập dữ liệu vào
phần mềm…).
Ngành nghề kinh doanh:
o
Văn thư lưu trữ
o
Thông tin
Sản phẩm dịch vụ:
o
Đào tạo, huấn luyện văn thư lưu trữ
o
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu văn thư lưu trữ
o
Số hóa tài liệu
o
Vật tư văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu
Trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên
Cán bộ Công ty bao gồm hơn 60 cán bộ tốt nghiệp đại học, Cao đẳng,
Trung cấp chuyên nghành: Văn thư lưu trữ… trong đó có các cán bộ đã nhiều
năm kinh nghiệm và nhiệt huyết trong công tác của ngành văn thư lưu trữ
nước nhà giữ chọn phương châm “lương tâm nghề nghiệp” đối với ngành.
Ngoài ra Công ty còn có đội ngũ là Ban cố vấn là bậc thầy trong lĩnh
7
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vực Văn thư và Lưu trữ như: PGS – TS. Dương Văn Khảm nguyên là Hiệu
trưởng Trường Trung cấp lưu trữ nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, hiện là Chủ tịch Hội Văn thư và
Lưu trữ Việt Nam, Giảng viên Ths. Trần Văn Quang giảng viên Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội…
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP lưu trữ Việt Nam
Chức năng
Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng tại số 8/92, phố
Thượng Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội.
Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chính là
hoạt động Lưu trữ và được quy định trong Điều khoản kinh doanh.
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động
theo nguyên tắc kinh tế độc lập. Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân
hàng theo quy định của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định,
được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ
phần đã được hội đồng quản trị thông qua.
Vốn cổ phần:
Vốn điều lệ của công ty là: 25.000.000.000 đồng
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng
Công ty có hai chi nhánh ở Đà nẵng và Bắc Ninh
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công
ty đến nay, cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty càng
ngày càng phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong
cùng lĩnh vực kinh doanh.
Các công nhân là những người trực tiếp lao động tại công ty và nhân
viên văn phòng là những người làm viêc cho Công ty, được gọi chung là
người lao động, do Công ty trả lương hoặc tiền công, gồm những đối tượng
8
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
sau:
•
Nhân viên học việc: Những công nhân mới được tuyển phải họcnghề trong 3
tháng. Sau 3 tháng nếu đạt yêu cầu Công ty mới ký hợp đồng tuyển dụng
chính thức.
•
Nhân viên thử việc: Đối với những nhân viên lưu trữ đã có kinh nghiệm
trong lĩnh vực lưu trữ, những công việc cần trình độ trung cấp thì thời gian
thử việc là 30 ngày và không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ đại
học trở lên;
• Công nhân, nhân viên được tuyển dụng chính thức
• Nhân viên thời vụ: Là những người làm việc cho công ty theo tính chất tạm
thời hoặc theo mùa vụ, thời gian làm việc không quá 90 ngày và được trả
lương theo hàng ngày hoặc hàng tháng;
• Nhân viên và cán bộ phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng và cán bộ Dự án,
chịu trách nhiệm các hoạt động quản lý đối với các cán bộ bộ phận chuyên
môn – kế hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến các loại công việc và
soạn thảo các kế hoạch tăng năng suất lao động và khả năng làm việc;
• Công nhân, nhân viên hợp đồng: là những người làm việc cho công ty lĩnh
-
vực hoạt động chủ yếu của Công ty là:
Hoạt động thư viện và lưu trữ;
Giáo dục nghề nghiệp;
Quảng cáo;
Hoạt động bảo tồn, bảo tàng;
Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán,
-
kiểm toán, thuế và chứng khoán);
Hoạt động của trụ sở văn phòng;
Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan (không bao gồm thiết lập
mạng và kinh doanh hạ tầng bưu chính viễn thông);
- Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp;
- Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác;
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là công ty thuộc hình thức cổ phần do
một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty
và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình. Công ty tự
chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về
9
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vốn, giải quyết hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết
quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện
theo nguyên tắc tâp trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt
hoạt động của công ty, mọi chủ trương chính sách đều phải được thông qua,
công ty tạo điều kiện để người lao động thực hiện tốt quy chế dân chủ của
người lao động trong khuân khổ Điều lệ của Công ty. Việc thực hiện các mặt
hoạt động của công ty do công ty tự cân đối, tính toán và đảm bảo, bảo tồn
-
vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước;
Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo
-
quy định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ;
Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với nhân
viên trong cơ quan theo Luật lao động và các quy định khác của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức công ty (Phụ lục 01)
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, Công ty CP Lưu trữ Việt
Nam được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức sau:
Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan
quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần,
bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,…
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ
đông của Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi
vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược
của công ty
Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh, chi
nhánh Miền Trung vàchi nhánh Miền Nam.
Giám đốc chi nhánh Bắc Ninh
Giám đốc chi nhánh Miền Trung
Giám đốc chi nhánh Miền Nam
Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm:
-
Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được
Công ty giao. Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu.
10
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-
Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính
-
sách kinh doanh của Công ty; bảo đảm hiệu quả vận doanh của Đơn vị.
Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi,
-
phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
Tổ chức hoạt đông kế toán theo quy định của công ty.
Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập và thực
-
hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh.
Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh
Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh. Báo cáo kịp thời về
-
văn phòng chính
Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo
-
chính sách thủ tục nhân sự của công ty.
Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ hàng
tháng báo cáo việc thực hiện.
Quyền hạn:
-
Quyền về tổ chức nhân sự tại Đơn vị: đề xuất phương án sắp xếp – phân công;
tuyển dụng – cho nghỉ việc; khen thưởng – kỷ luật; nâng lương – hạ lương …
-
theo quy định của Công ty.
Được quyền cho nghỉ phép, nghỉ việc …đối với toàn bộ nhân viên chi nhánh.
Ký duyệt Hợp đồng thầu phụ như mua bán thành phẩm, chuyên chở, quảng
-
cáo, bao bì đóng gói…
Ký duyệt các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đã
được lãnh đạo phê duyệt trên cơ sở bảo đảm hợp lý và hiệu quả kinh tế, chi
-
tiết được hợp thức hoá sau đó.
Ký các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ như: Báo cáo tình hình
hoạt động, báo cáo Kế hoạch, xem xét Đơn đặt hàng, Bảng báo giá, Đề nghị
-
mua bán
Được quyền chủ động quyết định tình huống kinh doanh tức thời với điều
-
kiện là hoàn toàn chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra.
Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan hỗ trợ cũng như phối hợp thực hiện
nhiệm vụ của Đơn vị mình một cách hiệu quả.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin.
11
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài
đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình lãnh đạo ký các văn bản đối nội, đối ngoại
và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo
chính xác, kịp thời, an toàn.
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật
định và quy chế công ty.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ
luật, HĐ lương, khoa học kỹ thuật
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ
khu vực văn phòng và công cộng.
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ
lao động trong toàn công ty theo quy chế
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và
đột xuất, cấp cứu tai nạn laô động
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công
ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
- Thực hiên các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạo
công ty
- Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp khách, phục vụ
đời sống cán bộ nhân viên, quản lý cống văn đi, công văn đến
12
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phòng công nghệ lưu trữ:
- Tham mưu, giúp lãnh đạo về hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng
dụng chuyển giao công nghệ
- Xây dựng cơ chế nghiên cứu khoa học và ứng dụng, chuyển giao công
nghệ của công ty;
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa
học, nghiên cứu ứng dụng và thực nghiệm khoa học – công nghệ đáp ứng yêu
cầu cải tiến nội dung, nâng cao chất lượng đào tạophù hợp với chiến lược phát
triển của công ty
- Tổ chức quản lý, khai thác có hiệu quả các trang thiết bị được công ty
giao
- Phối hợp với các phòng, đơn vị và cá nhân có liên quan thực hiện có
hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc
cho Tổng giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động
đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.Có nhiệm vụ thực hiện xây dựng
chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng
-
tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành
ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng
-
thời kỳ.
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác
-
theo yêu cầu của Ban điều hành.
Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh
giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp
nâng cao hoạt động của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo phân công.
Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực
-
Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty:
Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy
-
định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
Quản lý chi phí của Công ty
Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty.
13
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng
1.1.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
o Tổ chức của văn phòng
Văn phòngCông ty CP Lưu trữ Việt là bộ máy hoạt động tổng hợp,
làmộtđơn vị cấu thành nên công ty,thực hiện chức năng hỗ trợ, đảm bảo thông
tin phục vụ hoạt động lãnhđạo, điều hành của công ty, đồng thời văn phòng
còn là cầu nối thông tin với cácđơn vị khác trong công ty.
Văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam có tên gọi là phòng Tổ chức
hành chính,về cơ bản, văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam có tổ chức
gọn nhẹ, linh động, thực hiện tổng hợp các nhiệm vụ hỗ trợ lãnhđạo công ty,
và mặc dùđã được chuyên môn hóa nhưng các cán bộ, nhân viên trong các bộ
phận vẫn phải thực hiện các nhiệm vụđa dạng, phong phú phức tạp, hỗ trợ tốt
cho công tác văn phòngđòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên năngđộng, sáng tạo,
có chuyên môn vững, am hiểu rộng và làm việc chuyên nghiệp
o Hoạt động của văn phòng
Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc cho công ty, mà ở đó diễn ra
các hoạt động văn thư lưu trữ, tổ chức đảm bảo thông tin; phục vụ công tác
hậu cần cho hoạtđộng của công ty
Hoạt động của văn phòng rấtđa dạng vừa làm công tác tham mưu tổng
-
hợp vừa phảiđảm bảo chức năng hậu cần, cụ thể như sau:
Tham mưu cho lãnhđạo trong việc tổ chức cán bộ văn phòng;
Tổ chức xây dựng và theo dõi thực hiện các chương trình kế hoạch công tác
-
của công ty;
Tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế, nội quy, quy định cho công ty;
Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo;
Tham mưu cho lãnhđạo trong việc thiết lập bộ máy văn phòng;
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong công ty.
Tổ chức mua sắm các trang thiết bị cho văn phòng và công ty;
Tổ chức quản lý và sử dụng các trang thiết bị trông công ty
Tổ chức các cuộc hội họp cho công ty
Tổ chức phục vụ các chuyếnđi công tác cho lãnhđạo công ty và văn phòng:
-
Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, tài chính…
Tổ chức tực hiện công tác lễ tân, công tác bảo vệ, vệ sinh môi trường, công
14
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tác y tế cho cơ quan tổ chức và thực hiện các công việc sự vụ khác liên quan
đến hoạt động của công ty
1.1.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn
phòng
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt
Nam (phụ lục 02)
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn cứ chức năng
nhiệm vụ của Hội đồng Quản trị; Căn cứ vào yêu cầu tổ chức của Công
ty;Theo đề nghị của đồng chí Giám đốc điều hành, Đại HĐQT công ty CP
Lưu trữ Việt Nam ban hành quyếtđịnh số: 226/2010/QĐ-HĐQT quyết định
ban hành chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty cụ thể như sau:
•
Chức năng:
Văn phòng Công ty là đơn vị chức năng giúp việc Hội đồng quản trị và
Tổng giám đốc Công ty về các lĩnh vực:
- Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Công ty.
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất,
đảm bảo phương tiện làm việc, đi lại, phục vụ cung cấp những vật dụng cần
thiết cho hoạt động quản lý của các phòng, ban và lãnh đạo công ty
•
-
Nhiệm vụ:
Xây dựng các loại văn bản về quản lý hành chính, quản trị, văn
phòng để ban hành thực hiện trong toàn Công ty;
- Tổng hợp tình hình quản lý hành chính toàn Công ty và Cơ quan
Công ty;
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành chính tổng hợp, quản lý con
dấu, công tác văn thư, công văn đi, công văn đến và công tác bảo mật theo
quy định của pháp luật hiện hành.
15
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty trong việc xử lý các
thông tin; theo dõi, đôn đốc các phòng ban, đơn vị có liên quan thực hiện các
ý kiến của lãnh đạo Công ty;
- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách
đến làm việc tại Cơ quan Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí
ăn ở cho cán bộ đi công tác theo quy định của Công ty.
- Đảm bảo tốt và đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm
việc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị của Công ty, đảm bảo
Văn phòng Công ty luôn hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả.
- Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình
Tổng giám đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ
và văn phòng phẩm theo quy định của Công ty và theo kế hoạch đã được
duyệt.
- Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho cán bộ, công nhân viên, các
phòng ban Công ty.
- Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt trong cơ quan
Công ty.
- Bảo đảm trật tự kỷ cương, an toàn vệ sinh môi trường, phòng chống
cháy nổ, phòng chống lụt bão trong Cơ quan Công ty;
- Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến
trúc của Công ty và các đơn vị thành viên;
- Quản lý và điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác lãnhđạo, đảm bảo
an toàn về người và phương tiện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty giao./.
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Văn phòng Công ty CP Lưu trữ Việt Nam là bộ máy giúp việc cho lãnh
16
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đạo Công ty. Là cầu nối trong quan hệ công tác giữa Phòng ban, cán bộ, nhân
viên trong Công ty. Qua hơn 06 năm thành lập và đi lên, cùng với sự phát
triển của công ty, văn phòng Công ty đã có những điều kiện về vật chất và tổ
chức với đội ngũ lao dộng được đào tạo, bồi dưỡng cơ bản, có trình độ
chuyên môn và đầy nhiệt huyết, sáng tạo. Đội ngũ cán bộ, nhân viên của văn
phòng công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu sau: Gồm 01 trưởng phòng;
Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận tổng
hợp; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ.
Từ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty cho ta thấy Công ty đã lựa
chọn một mô hình văn phòng phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của công ty cũng như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,
nhằm giúp người quản lý điều hành trực tiếp hoạt động trong công ty một
cách dễ dàng, từng bộ phận trong văn phòng được phân công một cách cụ thể,
rõ ràng đảm bảo cho quy trình hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn công ty CP Lưu trữ Việt Nam (Phụ lục
03)
1.1.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc
các vị trí trong văn phòng
•
Trưởng phòng tổ chức hành chính
Đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm chung là trưởng phòng có
nhiệm vụ:
-
Đôn đốc, kiểm tra các hoạt động trong phạm vi quản lý và yêu cầu các cán bộ
cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tổng hợp hay báo cáo phân tích
-
cho lãnh đạo
Tổ chức các cuộc họp định kỳ hay đọt xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty
Quản lý nhân sự trong văn phòng
Tổ chức, quản lý công văn, hồ sơ lưu trữ của cơ quan
Thừa lệnh GĐ Công ty ký và ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền
Ký hợp đồng lao động, cải tiến lề lối làm việc để tăng năng suất lao động của
-
nhân viên và cán bộ cơ quan
Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ nhân viên cho phù
17
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hợp với yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Công ty
Tổ chức động viên khen thưởng hay kỷ luật đối với cán bộ, nhân viên
• Bộ phận văn thư lưu trữ
Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính
xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của
-
Lãnhđạo Công ty và Văn phòng;
Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản, quản lý và sử dụng các loại
-
con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của công ty
Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng quy
-
định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt
chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định của cơ
quan.
• Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất cho cơ quan Văn phòng quản lý;
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua
sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện
-
hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng
-
như đột xuất của văn phòng và cơ quan;
Tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc tại cơ
-
quan công ty
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơ
-
quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục
-
vụ các hoạt động Công ty và của Văn phòng;
Quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và
hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản
-
theo đúng quy định;
Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định
của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm
-
bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản,
vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác Công ty;
18
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,
công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo
-
nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
thuộc Văn phòng.
• Bộ phận tổng hợp.
- Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác
-
của công ty cũng như của văn phòng
Tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các đề án, các văn
bản giúp trưởng phòngtrong việc chỉ đạo các phòng ban, bộ phận các đơn vị
-
trong công ty theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
Bộ phận tổng hợp thực hiện một số công việc theo sự phân công của trưởng
phòng và lãnhđạo công ty
• Bộ phận lái xe
- Quản lý, sử dụng, điều khiển xe ôtô đúng theo quy định của Luật Giao thông
đường bộ, các quy định liên quan do Nhà nước quy định; Quy chế quản lý tài
-
sản công và Quy chế làm việc của của Văn phòng.
Thực hiện nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo, cán bộ khác đi công tác, hội họp…
-
đúng giờ, an toàn và đúng lịch trình theo sự phân công
Không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi không được phép.
Chấp hành các quy định về an toàn giao thông và đầy đủ các giấy tờ quy định
của luật giao thông.
- Thực hiện các quy trình bảo dưỡng xe của cơ quan để đảm bảo an toàn.
• Bộ phận bảo vệ
Đảm bảo an toàn cho cơ quan, xây dựng lịch trực và lịch làm việc
24/24. Thực hiện tốt các công viêc khi lãnh đạo phân công.
Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng ( Phụ lục 04)
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ
VIỆT NAM
2.1. Khái quát chung về công tác lưu trữ
2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa củatài liệu lưu trữ
o
Khái niệm tài liệu lưu trữ
19
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị
được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ
đời sống xã hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là
một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự
biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay,
theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy,
phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật
mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
o Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại
phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa
đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một
cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng
để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh
vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài
20
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công
trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến
tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được
nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến
trúc và kết cấu của các công trình.
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với
các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác
như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến
trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các
văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn
tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của
các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu
chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết
sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu
lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi
nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, được Hội
đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lại
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân
tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt
Nam xã hội chủ nghĩa”.
21
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.1.2. Khái niệm, mục đíchcủa công tác lưu trữ
Khái niệmcông tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
o
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt
động được các nhà nước quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước
về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Mục đích của công tác lưu trữ
o
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người.
Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức
tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các
cơ quan và toàn xã hội.
2.1.3. Tính chất và vai trò của công tác lưu trữ
o Tính chất của công tác lưu trữ
-
Tính chất khoa học: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động khoa học,
cácquy trình nghiệp vụ phải được tiến hành theo một phương pháp khoa học
và có hệ thống lý luận riêng, và để làm điều này các nhà lưu trữ học phải tìm
ra các quy luật, hoạt động xã hội tác động vào tài liệu lưu trữ
Trong các loại hình TLLT,mỗi loại hìnhđều có đặc thù riêng về hình
22
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thức,ngôn ngữ và nội dung thể hiện. Do đó cần phải có chế độ bảo quản cho
-
thích hợp đối với từng loại tài liệu
Tính chất cơ mật: TLLT chứa đựng thông tin quá khứ, có ý nghĩa trên nhiều
phương diện cho nên cần được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, một sốTLLT
chứa đựng thông tin mật, tối mật, tuyệt mật của cơ quan, tổ chức hoặc của
quốc giacủa ngành. Ví vậy, trong công tác lưu trữ cần phâir đầy đủ tính chất
cơ mật của tài liệu từ chế độ quản lý, khai thác sử dụng
Đòi hỏi cán bộ lưu trữ luôn phải cảnh giác, chấp hành nghiêm chỉnh nội
quy,quy chế bảo mật TLLT,đặt lợi ích của Đảng, của cơ quan, tổ chức lên
trên hết
o Vai trò của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò rấtquan trọng không những cho tưng phòng
ban mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp bởi vì công tác lưu trữ được tổ chức tốt
sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những
thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ
cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức,
triển khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những
nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ
lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm
tốt các nghiệp vụ chuyên môn.
2.1.4. Nội dung công tác lưu trữ
o Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản QPPL về lưu trữ
23
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Quản lý thống nhất TLLT Quốc gia
- Quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ
- Tổ chức NCKH vàứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động
lưu trữ,
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức VTLT,
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về lưu trữ
- Hợp tác quốc tế về lưu trũ.
o Hoạt động nghiệp vụ
Theo luật lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là một chuỗi các công việc
được thực hiện theo một quy trình nhất định dưới đây:
Bước 1: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Bước 2: Xácđịnh giá trị tài liệu lưu trữ
Bước 3: Phân loại tài liệu lưu trữ
Bước 4: Chỉnh lý tài liệu
Bước 5: Thống kê tài liệu lưu trữ
Bước 6: Xây dựng công cụ tra tìm
Bước 7: Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bước 8: Tổ chức khai thác, sử dụng
o Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ và hợp tác quốc
tế về lưu trữ
2.2. Công tác lưu trữ của công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản,
tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi(bản chính) và
những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc, hay
nói một cách khác, lưu trữ là việc cất trữ các loại giấy tờ của cơ quan, cá nhân
để làm bằng chứng,là cơ sở tra cứu đối chiếu khi cần thiết. Sau khi phân loại
hồ sơ, văn thư lên lịch lưu trữ và luân chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ
Công tác lưu trữ là tổ chức lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giá
trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội, đặc biệt góp
phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách nền hành chính Nhà nước.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với
nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban
24
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu
đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác
và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Thực hiện tốt công tác văn thư
cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn
bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác
văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời
gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó
phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn
bản. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết. Bởi vậy, công tác lưu trữ của công ty
được thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác tra tìm, khai thác sủ dụng tài liệu
Là một công ty chuyên hoạt động trong các lĩnh vực: Nghiên cứu,
chuyển giao công nghệ lưu trữ; Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;
Liên doanh sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt
động lưu trữ; Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá
tài liệu lưu trữ; Tra tìm, cung cấp thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ (gồm: Phần mềm quản
lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi đến nhập dữ liệu vào phần mềm…).
Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn; Căn cứ vào yêu cầu tổ chức hoạt động và tình hình thực tiễn hoạt động
HĐQT Công ty CP Lưu trữ Việt Nam đã ban hành quy chế công tác văn thư
lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 125 /QĐ-HĐTV ngày 16 thán 08
năm 2014 của Hội đồng quản trị Công ty CP Lưu trữ Việt Nam
25
