Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Công ty bảo việt nhân thọ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.54 MB, 31 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................3
B.PHẦN NỘI DUNG...............................................................................................5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY..............................5
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ
chức;.........................................................................................................................................5
1.1.1.Lịch sử hình thành..........................................................................................................5
1.1.1.1. Tóm tắt thông tin Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ..................................................5
1.1.1.2. Công ty Bảo việt Nhân thọ Tuyên Quang...................................................................5
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng trong công ty...................................6
1.1.2.1. Phòng phát triển kinh doanh.......................................................................................6
1.1.2.2. Phòng dịch vụ khách hàng..........................................................................................7
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang.........................................8
CHƯƠNG 2..............................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY BẢO
VIỆT NHÂN THỌ TUYÊN QUANG....................................................................9
2.1.Hoạt động quản lí...............................................................................................................9
2.1.1.Hoạt động quản lí về văn thư..........................................................................................9
2.1.2.Hoạt động quản lí về lưu trữ...........................................................................................9
2.2.Hoạt động nghiệp vụ........................................................................................................10
2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ văn thư........................................................................................10
2.2.1.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản.................................................................10
2.2.1.2.Đối với văn bản đến...................................................................................................10
2.2.1.3.Đối với văn bản đi......................................................................................................11
2.2.1.4.Quản lí và sử dụng con dấu.......................................................................................12
2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty..............................................................12
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ...................................................................................13
2.2.2.1.Thu tập bổ xung tài liệu vào lưu trữ..........................................................................13
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu..............................................................................................13
2.2.2.3.Chỉnh lí tài liệu..........................................................................................................13
2.2.2.4.Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ..............................................15
2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ............................................................................................15
2.2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................16
CHƯƠNG 3............................................................................................................18
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VÀ...................................18
ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ................................................................................18
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được..18
3.1.1.Văn thư (Thực tập tại phòng dịch vụ khách hàng).......................................................18
3.1.2. Lưu trữ.........................................................................................................................19
3.1.2.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ.......................................................................19
3.1.2.2.Xác định giá trị tài liệu..............................................................................................19
3.1.2.3. Chỉnh lí tài liệu lưu trữ..............................................................................................19
3.1.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................................19
Sinh viên:Dương Thị Vân
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.2.5. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.......................................................................20
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của công ty.............20
3.2.1. Đối với công tác văn thư..............................................................................................20
3.2.2. Đối với công tác lưu trữ...............................................................................................20
3.3. Khuyến nghị....................................................................................................................21
3.3.1. Đối với công ty............................................................................................................21
3.3.1.2. Đối với Tổng công ty Bảo việt nhân thọ...................................................................21
3.3.1.1. Đối với công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang...................................................21
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường............................................................21
3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư............................................................................................21
3.3.2.2. Đối với bộ môn lưu trữ.............................................................................................22
3.3.2.3. Đối với khoa văn thư – lưu trữ.................................................................................22
3.3.2.4. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội...................................................................22
C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................24
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................25
Sinh viên:Dương Thị Vân
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Thực tế cho thấy, công tác văn thư lưu trữ là hoạt động không thể thiếu
trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Hoạt động này có ý nghĩa hết sức quan
trọng và là công tác thường xuyên của mổi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong
lĩnh vực quản lý hành chính của đon vị mình.Trong mỗi đơn vị công tác văn thư,
lưu trữ phải luôn được quan tâm, bởi đây là hoạt động quản lý hành chính qua văn
bản - tài liệu. Hiệu quả của hoạt động quản lý cao hay thấp là phụ thuộc vào công
tác này có tốt không.
Cùng với sự phát triển của đất nước nói chung và sự phát triển của các bộ
môn khoa học liên quan nói riêng, xuất phát từ thực tế này nền hành chính cũng
phải phát triển để phù hợp (công tác văn thư văn thư-lưu trữ).Với vai trò quan trọng
của mình trong hoạt động quản lý thì các cơ quan có thẩm quyền, Đảng và Nhà
nước ta luôn quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ luôn có những chính sách
phù hợp và ngày cáng hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động điều hành,
quản lý của mọi cơ quan,tổ chức.
Nhằm mục đích giúp cho sinh viên hiểu thêm về công tác văn thư - lưu trữ
của các cơ quan,tổ chức trong thực tế, xuất phát từ thực tế khách quan của bộ môn
này trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau quá trình học ba năm đã tổ chức cho sinh
viên chúng tôiđi thực tại cơ quan ngoài trường học với mục đích cho sinh viên nắm
vững thêm những kiến thức và lý luận mà thầy cô truyền tải trên lớp và từ đó vận
dụng vào những nghiệp vụ cụ thể và tự đúc kết cho bản thân mình những tri thức để
sau này có một hành trang vững trắc nhất bước vào đời.
Căn cứ vào kế hoạch số:…ngày tháng năm 2016 về việc tổ chức cho sinh
viên nghành Đại học Lưu trữ học đi thực tập nghành nghề, tôi đã đến Công Ty Bảo
Việt nhân thọ tỉnh Tuyên Quang để liên hệ. Được sự đổng ý của Giám đốc điều
hành tôi đã đến kiến tập tại phòng Dịch vụ khách hàng từ ngày 11/01/2016 đến hết
ngày 19/3/2016.Tai đây tôi đã được tiếp cận với thực tế và các nghiệp vụ về văn
thư - lưu trữ hơn nữa tôi còn được vận dụng một số nghiệp vụ đã được học trên
trường vào thực tế.
Trong thời gian là một tháng kiến tập tại Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên
Sinh viên:Dương Thị Vân
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quang mặc dù nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của thầy cô từ phía trương và anh
(chị), cô, chú trong Công ty nhưng do đây là lần đẩu tôi được quan sát thực tế nên
trong quá trình kiến tập và viết báo cáo này tôi không thể tránh được những thiếu
sót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cô trong trường và các anh
chị trong Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang để tôicó một bài báo cáo hoàn
thiện và đạt kết quả cao.
Có được những kiến thức thực tế như ngày hôm nay đầu tiên tôixin cảm ơn
thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cho chúng tôicơ hội đi kiến
tập nghành nghề. Tiếp theo tôi xin cảm ơn lãnh đạo và toàn thể công chức, viên
chức trong Công ty đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Tuyên Quang, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên kiến tập
Dương Thị Vân
Sinh viên:Dương Thị Vân
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức;
1.1.1.Lịch sử hình thành.
1.1.1.1. Tóm tắt thông tin Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ.
*Tập đoàn Bảo Việt
Bảo việt tự hào là doanh nghiệp đầu tiên cung cấp bảo hiểm phi nhân thọ,
nhân thọ và chứng khoán đầu tiên tại Việt Nam. Hiện nay, Bảo Việt – thông qua
các đơn vị thành viên – đang cung cấp dịch vụ tài chính toàn diện bao gồm bảo
hiểm, ngân hàng, chứng khoán, quản lí quỹ đầu tư với mạng lưới phân phối rộng
khắp các tỉnh thành trên cả nước, phục vụ hàng chục triệu khách hàng.
Ngày thành lập: tiền thân của Bảo Việt ngày nay là công ty Bảo hiểm việt Nam
được thành lập theo quyết định số 179/CP ngày 17/12/1964. Công ty chính thức đi
vào hoạt động ngày 15 tháng 1 năm 1965 chỉ với 16 nhân viên.
Trụ sở chính: Số 8 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội
*Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ
Tên giao dịch: Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân thọ (Bảo Việt Nhân Thọ)
Tên tiếng anh: Bảo Việt Life
Trụ sở chính: Tầng 37, Keangnam Hà Nội Landmark Tower, Đường Phạm Hùng,
Quận Nam Từ Liên, Hà Nội.
Mạng lưới tổ chức: bao gồm hệ thống 60 công ty thành viên ( bao gồm cả công ty
Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang), hơn 500 điểm phục vụ khách hàng với đội ngũ
hơn 2000 cán bộ chuyên môn cao và gần 45000 tư vấn viên chuyên nghiệp.
Phương châm hoạt động: “ Niềm tin vững chắc, cam kết bền vững.”
1.1.1.2. Công ty Bảo việt Nhân thọ Tuyên Quang.
Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Tuyên Quang trực thuộc tập đoàn Bảo Việt
được thành lập vào tháng 12 năm 2000 theo Quyết định của Bộ tài chính.
Trụ sở chính: Số 260 Đường Tân Trào. Tổ 19, Phường Minh Xuân, thành phố
Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang;
Sinh viên:Dương Thị Vân
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Số điện thoại: 0273 498 999.
* Quá trình phát triển:
Tháng 12 năm 2000, Bộ Tài chính đã quyết định cho phép thành lập các
công ty và chi nhánh tại tất cả các tỉnh thành phố và 5 chi nhánh thuộc Tập đoàn
Bảo Việt. ( trong đó có công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang).
Sau khi được thành lập thì Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang có 2 sản phẩm
tung ra thị trường đó là “ An sinh giáo dục” và “ Bảo hiểm Nhân thọ hỗn hợp 5 đến
10 năm”. Đến nay đây vẫn là 2 sản phẩm chủ lực và cốt lõi, được khách hàng tin
tưởng và tín nhiệm.
30/11/2001 sau 1 năm hoạt động với tốc độ tăng trưởng khoảng 64% Công
ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang đã đạt mức doanh thu vượt Bảo Việt phi Nhân
thọ, vượt mức 6000 hợp đồng sau 1 năm đi vào hoạt động.
1/1/2005 Công ty Bảo Việt Nhân thọ tuyên Quang chi trả tiền đáo hạn cho
hợp đồng bảo hiểm đầu tiên. Đây là sự kiện đánh dấu Bảo Việt nhân thọ Tuyên
Quang lần đầu hoàn thành trách nhiệm chi trả đáo hạn cho khách hàng.
19/1/2010 – cùng với các công ty thành viên của Tổng công ty Bảo Việt
Nhân thọ, Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang tổ chức triển khai bộ nhận
diện thương hiệu mới, thể hiện một sự năng động và thân thiện, tính chuyên nghiệp
và chất lượng trong hoạt động – dịch vụ. Trong đó, điểm nhấn nổi bật là hai sắc
xanh và vàng, truyền tải thông điệp về một cam kết lâu dài: mang lại tương lai đảm
bảo cho cuộc sống sung túc cho khách hàng.
28/2/2011- Công ty Bảo Việt Nhân thọ chính thức chuyển đổi hệ thống từ
BVLife sang Talisman với hơn 300 bộ Hợp đồng UVL đầu tiên được phát hành
trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.
19/12/2013 Công ty tăng vốn điều lệ lên 300.000 ( ba trăm tỉ) đồng Việt
Nam, trở thảnh 1 trong 3 doanh nghiệp trực thuộc có vốn điều lệ cao nhất.
Nhân sự: 12 cán bộ (2 phòng ban), 01 giám đốc điều hành, 01 phó giám đốc;
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng trong công ty.
1.1.2.1. Phòng phát triển kinh doanh.
Nhân sự: 05 cán bộ chuyên môn .
Sinh viên:Dương Thị Vân
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức năng:
- Thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ cho các đại lý bảo hiểm nhân thọ trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang;
- Thực hiện mở rộng các kênh phân phối bảo hiểm nhân thọ;
- Mở các lớp đào tạo, các lớp học tư vấn viên mới cho công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc điều hành giao.
Nhiệm vụ: Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh và các sản phẩm bảo
hiểm nhân thọ.
Quyền hạn:
- Phụ trách và đào tạo các lớp tư vấn viên cũ và mới cho các khu vực thành phố 1,
thành phố 2, thành phố 3, Hàm yên, Chiêm hóa, Na hang, Sơn dương, Lâm bình.
+) Quản lí các trưởng nhóm;
+) Quản lí các tư vấn viên.
1.1.2.2. Phòng dịch vụ khách hàng.
Nhân sự: 05 cán bộ chuyên môn.
Chức năng:
- Thực hiện quản lí và lưu trữ hợp đồng bảo hiểm của công ty bằng văn bản,
giấy tờ và dữ liệu trong máy tính;
- Lập kế hoạch thu phí hằng tháng đê kế toán để phòng hành chính kế toán có
sơ sở in ấn đơn thu phí định kỳ;
- Thực hiện các công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm: hướng dẫn và giải
quyết các thủ tục thay đổi, hủy bỏ, dừng nộp phí, giảm số tiền bảo hiểm,
khôi phục hợp đồng theo quy định các điều khoản nghiệp vụ;
- Thực hiện các nhiệm vụ do ban giám đốc giao.
Nhiệm vụ:
-Tuân thủ các chế độ chính sách quản lí kinh tế, quản lí tài sản, quản lí tài
chính, quản lí lao động do nhà nước quy định;
- Tuân thủ theo sự điều động và phân quyền của Giám đốc điều hành;
- Quản lí sử lí các hợp đồng mới, các hợp đồng đáo hạn.
Quyền hạn:
Sinh viên:Dương Thị Vân
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phụ trách phòng và phát hành các hợp đồng bảo hiểm:
+) Sản phẩm truyền thống;
+) Sản phẩm UVL ( Liên kết chung).
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty Bảo việt nhân thọ Tuyên Quang
-Công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang thuộc Tập đoàn Bảo Việt;
-Gồm 02 phòng ban: phát triển kinh doanh và dịch vụ khách hàng;
* Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tập đoàn Bảo Việt
Nhân thọ
Tổng công ty Bảo việt
Nhân Thọ
Tổng công ty Bảo Việt
Công ty Bảo Việt Nhân
thọ Tuyên Quang
Phòng
Phát triển
kinh
doanh
*) Ngoài ra còn có phòng bảo vệ và 01 cán bộ tạp vụ phụ giúp công việc cho các
phòng ban khi cần:
Sinh viên:Dương Thị Vân
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CÔNG
TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ TUYÊN QUANG
2.1.Hoạt động quản lí.
2.1.1.Hoạt động quản lí về văn thư.
Bộ phận văn thư cơ quan được đặt trong phòng Dịch vụ khách hàng do cán
bộ phòng dịch vụ khách hàng kiêm nhiệm,
Vị trí: Được đặt ở tầng 1 của công ty phía tay trái (đúng theo quy định). Là
đặc thù là cơ quan nhỏ nên cán bộ hành chính quản trị kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ,
thủ quỹ, hành chính của cơ quan.
Tại thời điểm tôi thực tập tại cơ quan thì cơ quan có xây dựng và ban hành
quy chế công tác văn thư.Trong quy chế này đã quy đinh rất rõ nhiệm vụ và trách
nhiệm của mỗi cá nhân trong công ty về công tác văn thư, ngoài ra còn có các hình
thức thưởng phạt cho những cán bộ làm tốt và làm chưa tốt tại công ty.
Chịu sự quản lí trực tiếp của phụ trách phòng( trưởng phòng).Giám đốc điều
hành là người quản lí gián tiếp các hoạt động về văn thư tại công ty.
2.1.2.Hoạt động quản lí về lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ này cũng do cán bộ của phòng dịch vụ khách hàng đảm
nhiệm.Mọi công việc sau khi kết thúc sẽ được cán bộ chuyên môn lập hồ sơ và tiến
hành nộp lưu tại cơ quan.
Công ty đã tiến hành xây dựng và ban hành quy chế về công tác lưu
trữ( được đóng khung và treo cạnh của phòng dịch vụ khách hành vì đây là nơi tiến
hành lưu trữ các hồ sơ) vì với đặc thù của mình tài liệu chủ yếu là các chứng từ,
hóa đơn nên rât dễ nhầm lẫn và sai sót vì thếquy chế được ban hành tại công ty sẽ
giúp mọi cá nhân làm tốt hơn trong công việc của mình.
Hoạt động lưu trữ của cơ quan chịu sự sự quản lí trực tiếp của trưởng bộ
phận (trưởng phòng).Chịu sự quản lí gián tiếp của giám đốc điều hành tại Tuyên
Quang.
Sinh viên:Dương Thị Vân
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ văn thư.
Do đặc thù cơ quan là cơ quan nhỏ nên cán bộ hành chính quản trị thuộc
phòng dịch vụ khách hàng phải kiêm nhiệm tất cả các nghiệp vụ về văn thư, lưu
trữ, thủ kho, thủ quỹ.
2.2.1.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu hoặc đề nghị của cá nhân về việc ra quyết định;
Bước 2: Xem xét, đánh giá và xác định rõ yêu cầu của vấn đề mà cá nhân
yêu cầu:
Bước 3: Nghiên cứu, thu thâp và xử lý thông tin. Từ đó làm căn cứ để đánh
giá để đưa ra quyết định và chọn phương án phù hợp nhất;
Bước 4: Soạn thảo văn bản;
Bước 5: Trình lãnh đạo công ty phê duyêt và ban hành theo đúng quy định.
Tính đến nay công ty đã xây dựng và ban hành:
+) Công văn: 1.045
+) Quyết định: 589
+) Hợp đồng Bảo hiểm: 9.283
2.2.1.2.Đối với văn bản đến.
* Đối với văn bản là văn hành chinh được chuyển trực tiếp hoặc bưu điện;
Khi có văn bản được gửi đến cơ quan cán bộ văn thư tiến hành đánh số đến
và tiếp nhận vào số chuyển giao văn bản đến, sau đó chuyển giao cho người có
trách nhiệm giải quyết công việc(cán bộ văn thư theo dõi quá trình giải quyết công
việc) và với nguyên tắc "Kịp thời, chính xác, thống nhất" văn bản được gửi tới cơ
quan được văn thư tiếp nhận và đánh số đến, ngày đến sau đó tiến hành các khâu
nghiệp vụ tiếp theo;
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra phân loại, bóc bì văn bản đến;
Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
Bước 3: Đăng ký văn bản đến;
Bước 4: Trình văn bản đến;
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;
Sinh viên:Dương Thị Vân
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 6: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
*Đối với văn bản được chuyển giao qua mạng internet, gmail( chủ yếu được
gửi từ tổng công ty).
Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang thuộc Tổng công ty Bảo Việt Nhân
thọ nên có một phần mềm ứng dụng riêng cho việc đăng kí và chuyển giao các văn
bản chuyển qua mạng. Cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển giao cho người
có trách nhiệm.Toàn bộ quá trình này được tiến hành trên máy tính và mạng nội bộ
của công ty.
2.2.1.3.Đối với văn bản đi.
*Đối với văn bản là văn bản hành chính( giấy);
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện
hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết
kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các văn bản đi do cơ quan
làm ra mới có tác dụng thiết thực với cơ quan đó.
Cán bộ phòng dịch vụ khách hàng có trách nhiệm đăng kí văn bản đi vào sổ
đăng kí văn bản đi của cơ quan, sau đó tiến hành gửi công văn đi theo theo quy
định bằng đường bưu điện và nếu là thư mời, giấy mời sẽ được chuyển trực tiếp
cho tư vấn viên gửi đến khách hàng. Quy trình quản lí và ban hành văn bản của
công ty theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra hình thức thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiêu và
ngày tháng văn bản
Bước 2: Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Bước 3: Trình văn bản đi
Bước 4: Đăng ký văn bản đi
Bước 5: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
*Đối với văn bản đi được chuyển giao qua mạng internet, gmail.
Văn bản đi khi được soạn thảo và kiểm tra thể thể thức và được sự đồng í
của giám đốc điều hành sẽ được canl lên máy và gửi lên hệ thống (đối với các văn
bản dung để thông báo) chung của công ty. Đối với văn bản nội bộ dùng cho nội
Sinh viên:Dương Thị Vân
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ cơ quan sẽ được tiến hành gửi qua gmail của mỗi cá nhân trong cơ quan.
2.2.1.4.Quản lí và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp và Công ty Bảo
Việt nhân thọ Tuyên Quang cũng vậy.Nó thể hiện tư cách pháp nhân và giá trị
pháp lí của của mỗi hợp đồng(nói chung) vì vây dấu tại Công ty được giao cho cán
bộ kiêm nhiệm văn thư giữ và sử dụng theo đúng thẩm quyền của mình..
Ngoài dấu công ty thia cán bộ văn thư còn giữ dấu chức danh ( của giám đốc
điều hành và trưởng phòng phát triển kinh doanh) và dấu dành để giáp lai các hợp
đồng bảo hiểm, hợp đồng đại lí bảo hiểm.
Vị trí: được đặt trong ngăn tủ khóa mỗi loại được đặt ở một vị trí riêng theo
tần xuất sử dụng và chỉ mình cán bộ kiêm nhiệm văn thư được sử dụng con dấu.
Những trường hợp khác nếu khogn đước sự cho phép của Giám đốc điều hành thì
không được sử dụng con dấu.
2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty.
Với đặc thù của nghành Bảo hiểm tài liệu sản sinh ra chủ yếu là hóa đơn và
các chứng từ nên công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ ở công ty rất được coi trọng.Cán
bộ chuyên môn có trách nhiệm lập hồ sơ theo từng tháng, công việc khi kết thúc
chậm nhất 10 ngày sau kể tù khi công việc kết thúc phải nộp toàn bộ hồ sơ vào lưu
trữ của cơ quan.
Tuy là doanh nghiệp nhỏ mhưng sau 02 tháng thực tập tại cơ quan tôi cảm
nhận và thấy văn thư làm rất tốt và chắc chắn rằng tốt hơn rất nhiều cơ quan nhà
nước hiên nay.Cán bộ kiêm nhiệm nhưng nắm rất rõ từng khấu nghiệp vụ về văn
thư không để sai xót và mất mát tài liệu của công ty hơn nữa rất có trách nhiệm
đôn đốc mọi người trong việc lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ công ty BaorVieetj nhân
thọ cũng được thực hiên thaeo quy trình sau:
Bước 1: Mở hồ sơ,
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công viêc vào hồ sơ,
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Sinh viên:Dương Thị Vân
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ.
2.2.2.1.Thu tập bổ xung tài liệu vào lưu trữ.
Hồ sơ do cán bộ chuyên môn có trách nhiệm giải quyết công việc lập nên
khi lập hồ sơ cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập, tìm kiếm toàn bộ tài liệu
có liên quan đến công việc mà mình giao giải quyết để tiến hành lập hồ sơ và giao
nộp đúng thời hạn.
Đối với những hợp đồng bảo hiểm sau khi tiến hành kí kết giữa hai bên xong
thì cán bộ chuyên môn có trách nhiệm nộp hồ sơ bảo hiểm đó vào lưu trữ của phòng
dịch vụ khách hàng (tại tầng 1 trụ sở làm việc của công ty).
Khâu nhiệp vụ này rất quan trọng đòi hỏi cán bộ phải nắm tương đối về
nghiệp vụ. Trong trường hợp không thu thập được hóa đơn từ tư vấn viê thì sẽ rất
khó khăn trong công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn.
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu.
Công ty Bảo Việt nhân thọ trực thuộc Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ nên
những tài liệu được sản sinh ra trong quá trìh hoạt động chủ yếu là các hợp đồng,
hóa đơn, chúng từ kết thúc, hóa đơn UVL,…những tài liệu này sẽ được cán bộ
chuyên môn lập hồ sơ theo đúng công việc mà mình được giao.
Trong quá trình lập hồ sơ cán cán bộ chuyên môn sẽ tiến hành xác định giá
trị tài liệu, loại ra những tài liệu không có giá trị, trùng thừa sau đó sắp xếp các tài
liệu théo nguyên tắc nhất định.
Sau khi xác định xong giá trị của tài liệu thì chỉ còn những tài liệu có giá trị
dược đưa vào lưu trữ của công ty. Riêng những hóa đơn kế toán và phiếu chi trong
tháng sẽ được gửi về Tổng công ty Bảo Việt.
2.2.2.3.Chỉnh lí tài liệu
*Đối với tài liệu hành chính(tài liệu giấy)
Khâu nghiệp vụ này đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lí hải nắm rõ các
khâu nghiệp vụ, tránh tình trạng làm mất mát những tài liệu, hóa đơn, chứng từ của
công ty vì vậy, tháng 5 năm 2015 vừa qua công ty đã tiến hành đấu thầu chỉnh lí
khối tài liệu hình thành từ khi thành lập là năm 2000 của mình. Qua tìm hiểu thì tôi
được biết công ty chỉnh lí theo các bước sau:
Sinh viên:Dương Thị Vân
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 1: Giao nhận tài liệu lưu trữ
Xuất tài liệu lưu trữ ra khỏi kho chuyển về địa điểm chỉnh lí.Số lượng
tài liệu giao nhận được tính bằng mét các phông đã lập hồ sơ phải ghi rõ số lượng
cặp, hộp số, đơn vị bảo quản..
giao nhận tài liệu được lập 2 biên bản và mỗi bên giữ bản.
Bước 2:Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lí.
Để hạn tối đa tác hại của bụi bẩn và các vi sinh vật gây hại, trước khi hỉnh lí
công ty đã tiến hành vệ sinh sơ bộ toàn bộ khối tài liệu Khi tiến hành vệ sinh tài
liệu công ty không sắp xếp hay làm xáo trộn khối tài liệu tiến hành chỉnh lí.
Bước 3:Khảo sát tài liệu.
Công ty xác định rõ tên:
1.Tên phông;
2.Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lí;
3.Thành phần tài liệu;
4.Nội dung của tài liệu;
5. tình trạng của phông: Mức độ thiếu đủ của phông;
Tình trạng vật lí của phông tài liệu;
6. Tình trạng công cụ thong kê, tra cứu;
Trình tự tiến hành:
1.Cán bộ có trách nhiệm chỉnh lí nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ;
2.Trực tiếp xtôixét khối tài liệu;
3. Tập hợp thông tin để viết báo cáo kết quả.
Bước 4: thu thập,bổ xung tài liệu
Nếu trong hồ sơ còn thiếu và chứ đầy đủ như trong danh mục tài liệu cần có
thì cán bộ làm công tác chỉnh lí cần tiến hành thu thập toàn bôh nhưng tài liệu còn
thiếu bổ xung vào hồ sơ.
Bước 5: Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lí và lập kế hoạch chỉnh lí;
1. Biên soạn bản lịch sử dơn vị hình thành phông và lịch sử phông
2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
3. Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;
Sinh viên:Dương Thị Vân
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Biên bản này căn cứ vào bản hướng dân xác định giá trị tài liệu của tập đoàn
Bảo Việt cho các loại tài liệu riêng.
4.Lập kế hoạch chỉnh lí
Chỉnh lí theo đúng Công văn 383/VTLTNN-NVTW v/v hướng dẫn chỉnh lí
tài liệu hành chính.
*Về cơ bản phía công ti thực hiện đúng theo quy định của nhà nước theo
công văn 283/CVTLTNN-NVTWệu hành chính(tài liệu giấy).
* Đối với tài liệu điện tử (được gửi qua mạng nội bộ).
Với thời gian thực tập có hạn bản thân tôi chỉ được tiếp xúc với tài liệu hành
chính(giấy) là chủ yếu nên cúng không có điều kiện tiếp xúc chuyên sâu với khối
tài liệu này vì thế không tìm hiểu rõ được khối tài liệu điện tử này tại công ty.
2.2.2.4.Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống công cụ tra cứu trên máy. Mỗi cán
bộ của công ty sẽ có một mã số để đăng nhập vào hệ thống.
VD: tìm hồ sơ số 728 trong phần tài liệu truyền thống của năm 20082009:Tên đăng nhập: Bùi Tiến Dũng
: Mật khẩu: 1234567
Tra tìm: A23(067)/728/2008-2009
A23 kí hiệu tài liệu truyền thống;
623-890: cặp tài liệu này chứa hồ sơ từ 623 đến 890;
2008-2009: năm sản sinh ra tài liệu và đã đáo hạn;
Nếu tra tìm trên kho lưu trữ:
Tra tìm: cặp số 8/A23(067)/657-890/2008-2009;
Tài liệu nằm trong cặp số 08;
Trong 623-890: cặp tài liệu này chứa hồ sơ từ 623 đến 890;
Giai đoạn: 2008-2009.
Ngoài ra trong mỗi cặp, hộp còn có 01 bản danh mục các hồ sơ được in sẵn
và kẹp ở ngoài hộp. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm sau này.
2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Toàn bộ tài liệu được đưa vào lưu trữ của công ty là những tài liệu có giá trị
Sinh viên:Dương Thị Vân
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chủ yêu slà những hợp đồng bảo hiểm.Những hợp đồng này đã đáo hạn hoặc đã
đóng nhưng vẫn có giá trị cho tra tìm và sử dụng lâu dài.
Những hồ sơ này sẽ được tiến hành cho vào các cặp bên ngoài cặp có nghi
rõ số cặp, số trang, giai đoạn, tên sản phẩm( sản phẩm truyền thống, sản phẩm
UVL).
Mỗi hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự nhất định( theo mức độ quan trọng
của danh mục tài liệu có trong hồ sơ) và đánh số theo từng loại sản phẩm.Tiếp theo
là tiến hành cho hồ sơ vào trong cặp theo thứ tự tăng dần cho đến khi hết hồ sơ của
giai đoạn đó.
Trước khi cho vào kho và tiến hành bảo quản cán bộ chuyên môn có trách
nhiệm sẽ tiến hành kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ của mình và bàn giao cho cán bộ văn
thư kiêm lưu trữ công ty sẽ sếp vào kho lưu trữ theo thứ tự nhất định từ trái qua
phải và từ trên xuống dần theo thứ tự tăng dần.
Riêng chứng từ và những hóa đơn giao dịch của công ty sẽ được chuyển về
Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ để tiến hành kiểm tra và sẽ lưu tại Tổng công ty.
Để bảo quản được tài liệu lâu và tránh mối mọt thì hằng tháng công ty có tổ
chức 2 cuộc vệ sinh kho lưu trữ và tùy thuộc vào tình hình cụ thể công ty sẽ có
những công việc cụ thể.
2.2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ sẽ được quản lí của văn thư kiêm lưu trữ
công ty. Cá nhân, tổ chức ngoài công ty có nhu cầu khai thác sử dung phải được sự
đồng í của lãnh đạo công ty hoặc phải có giấy giới thiệu đối với cá nhân thuộc tổ
chức có nhu cầu khai thác sử dụng.
Quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu của công ty rất nghiêm
ngặt vì tài liệu của công ty chủ yếu là những hóa đơn, chứng từ nếu cá nhân,cán bộ
vi phạm sẽ bị phạt theo đúng quy chế văn thư – lưu trữ của công ty.
Sinh viên:Dương Thị Vân
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhận xét:
Qua quá trình thực tập và khảo sát tại công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên
Quang tôi nhận thấy công ty làm tương đối tốt các nghiệp vụ về văn thư và lưu
trữ.Tuy các quy trình nghiệp vụ có khác và không được bài bản như các văn bản
mà Bộ Nội vụ hướng dẫn nhưng công ty vẫn làm tốt và không để mất mát bất cứ
tài liệu nào qua các quy trình nghiệp vụ.
Là công ty con thuộc Tập đoàn Bảo Việt Nhân thọ Việt Nam nên các phần
mềm quản lí văn bản của công ty chịu sự quản lý của Tập đoàn Bảo Việt. Muốn
thực hiên được các khâu và dùng thành thạo phần mền này thì đòi hỏi cán bộ văn
thư kiêm lưu trữ phải có kĩ năng và nắm chắc các kiến thức về word…, phần này
công ty cũng đã làm khá tốt hằng năm mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ từ
đó tạo điều kiện tốt nhất về mặt kiến thức và kĩ năng cho cán bộ thực hiện tốt công
việc.
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
xã hội, Chi cục luôn chú trọng, quan tâm đến việc áp dụng Khoa học - Công nghệ
nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh vực hoạt động của mình
nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời, theo đúng yêu
cầu của công việc./.
Sinh viên:Dương Thị Vân
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VÀ
ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
3.1.1.Văn thư (Thực tập tại phòng dịch vụ khách hàng).
- Quản lí văn bản đến: trục tiếp tiếp nhận những công văn được gủi đến công
ty theo cả hai đường là bưu điện và qua mạng nội bộ.
*Văn bản được gửi đến theo đường bưu điện: trực tiếp kí nhận toàn bộ văn bản
được gủi đến cho công ty (chủ yếu ừ tổng công ti) sau đó tiến hành bóc bì và
chuyển giao cho những cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
*Văn bản được gửi qua mạng nội bộ của công ty: trực tiếp đăng nhập vào mạng
nội bộ của công ty (qua tài khoản của cán bộ văn thư công ty Bùi Tiến Dũng) sau
đó tiến hành đọc trích yếu nội dung văn bản ->gán tiêu đề ->phân luồng->nơi gửi>phân loại->số đến-> chuyển giao cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền.
- Quản lí văn bản đi (thường là văn bản được phát hành và lưu hành nội bộ
trong công ty: đóng dấu và cho vào bì những văn bản và trực tiếp gửi cho các tư
vấn viên. Văn bản đi gửi qua mạng nội bộ của công ty thì do thời gian thực tập có
hạn và nội dung văn bản l;à quan trong đối với công ty nên tôi chưa có điều kiện
tiếp cận loại hình tài liệu này.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty: cán bộ chuyên môn của từng
phòng ban có trách nhiệm giải quyết công việc sẽ lập hồ sơ về công việc mà mình
giải quyết.Do là sinh viên thực tập nên chưa được giao giải quyết một công việc cụ
thể nên tôi chưa được thực hiện việc lập hồ sơ tại công ty Bảo Việt Tuyên Quang
nơi tôi tiến hành thực tập.
-Quản lí và sử dụng con dấu: (phụ lục 2) trực tiếp đóng dấu của công ty lên
các hóa đơn, chứng từ…của công ty và đóng 1/3 chữ kí về phiá tay trái. Ngoài ra
còn có các dấu chức danh các vị trí lãnh đạo của công ty cũng được văn thư công
ty trực tiếp quản lí và sử dụng.
Sinh viên:Dương Thị Vân
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.2. Lưu trữ.
3.1.2.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ.
Cùng chuyên viên phòng dịch vụ khách hàng thu thập xử lý các hồ sơ đáo
hạn để thu thập những văn bản còn thiếu như: giấy đề nghị thanh toán quyền lợi
bảo hiểm, chứng minh thư, đề xuất thay đổi quyền lợi bảo hiểm...để bổ xung vào
hồ sơ tiến hành đưa vào lưu trữ công ty.
Trường hợp khách hàng chưa đủ giấy tờ theo danh mục tài liệu tài liệu đã
nêu trong hợp đồng thì tôi trực tiếp gọi cho tư vấn viên và nêu yêu cầu của công ty
về hợp đồng đó.
3.1.2.2.Xác định giá trị tài liệu.
Toàn bộ hồ sơ đưa vào lưu trữ công ty sẽ được xác định thơi hạn bảo quản
riêng cho từng nhóm tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản của Tập đoàn Bảo Việt
Nhân thọ Việt Nam quy định.
Trong thời gian thực tập thì tôi được trực tiếp thực hiện xác đinh giá trị tài
liệu cho 25 cặp hồ sơ về sản phẩm truyền thống của công ty. Theo bảng thời hạn
bảo quản của Tổng công ty thì toàn bộ 25 cặp hồ sơ này sẽ được bảo quản vinh
viễn tại kho của công ty Bảo việt Tuyên Quang.
3.1.2.3. Chỉnh lí tài liệu lưu trữ.
Trong thời gian thực tập tại công ty tôi chưa có cơ hội để tiến hành chỉnh lí
tài liệu lưu trữ của công ty vì trong năm 2014 vừa qua công ty đã tiến hành chỉnh lí
toàn bộ kho lưu trữ. Với đợt chỉnh lí này thì phía công ty đã loại tất cả những tài
liệu hết giá trị sử dụng để tiêu hủy theo đúng quy định chung của nhà nước (theo
công văn 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lí tài liệu hành chính).
3.1.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tuần thực tập cuối cùng tại công ty Bảo Việt nhân thọ tuyên Quang cũng là
lúc mà công ty tiến hành vệ sinh, khử trùng…kho lưu trữ. Tôi đã được trực tiếp sắp
xếp một phần tài liệu có trong kho.Vận dung những kiến thức đã được học tôi sắp
xếp theo đúng nguyên tắc đã học: từ trái qua phải, từ trên xuống dưới (Trình tự sắp
xếp hồ trong các cặp đã nêu rất rõ ở phần 2.2.2.5).Nguyên tắc này được áp dụng
cho cả hai loại sản phẩm là sản phẩm truyền thống và sản phẩm UVL (liên kết
Sinh viên:Dương Thị Vân
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chung).
3.1.2.5. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
Khi tư vấn viên có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu: Tôi hướng dẫn tư vấn
viên làm đơn yêu cầu sử dung tài liệu sau đó xin ý kiến lãnh đạo, lãnh đạo cho
phép trục tiếp lên kho lưu trữ của công ty tra tìm theo đúng nội dung yêu cầu của
tư vấn viên.
VD: Ngày 01 tháng 03 năm 2016 vừa qua tư vấn viên có nhu cầu sử dung và
khai thác hồ sơ bảo hiểm của ông Nguyễn Quang Vinh ( sản phẩm truyền
thống).Sau khi hướng dẫn tư vấn viên viết đơn yêu cầu và được sựu đồng ý của
lánh đạo tôi đã tìm A15(028)/398-489/2005-2006.Hồ sơ ông Nguyễn Quang Vinh
được đánh số là 422 nằm trong cặp 15 và nằm trong từ hồ sơ số 398 đến 489 trong
cặp số 15 của khối tài liệu này.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ
của công ty.
3.2.1. Đối với công tác văn thư.
- Cần có cán bộ văn thư riêng biệt chứ không phải kiêm nhiệm như hiện nay
để chất lượng công việc đơc tốt hơn;
- Cần quản lí và sử dụng con dấu chặt chẽ hơn;
- Đôn đốc cán bộ chuyên môn làm công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ theo
đúng quy định của công ty;
- Cần lập và xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ chặt chẽ hơn.
3.2.2. Đối với công tác lưu trữ.
- Cần có cán bộ chuyên môn riêng phụ trách kho lưu trữ;
- Cán bộ chuyên môn phải lập hồ sơ trước khi nộp vào kho lưu trư;
- Các danh mục tài liệu trong bộ hồ sơ nộp vào lưu trữ cần phải được săp
xếp theo thứ tự nhất định;
Cần mở lớp lớp đào tạo bồi dưỡng cán bộ về công tác lưu trữ từ đó nâng
cao nhận thức của cán bộ về tài liệu lưu trữ;
- Đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt nhất và
lâu dài;
Sinh viên:Dương Thị Vân
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cập nhật những văn bản, công văn mới của các bọ ban nghành ban hành từ
đó tham khảo và áp dụng vào công việc cụ thể của công ty.
3.3. Khuyến nghị.
Sau khi kết thúc đợt thực tập tại Công Ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang,
bản thân tôi đã có được những kiến thức thực tế và tự rút ra cho mình được những
kinh nghiệm để áp dụng vào những công việc trong tương lai của bản thân qua đó
tôi cũng có một số khuyến nghị đối với công ty; bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa,
trường Đại học Nội vụ Hà Nội như sau;
3.3.1. Đối với công ty.
3.3.1.2. Đối với Tổng công ty Bảo việt nhân thọ.
- Tuyển dụng và bố trí nhân sự phù hợp với vị trí văn thư – lưu trữ có trình
độ chuyên môn cao để nâng cao hiệu xuất công việc.
- Thường xuyên mở lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ.
- Hướng dẫn, chỉ đạo chung cho các công ty trực thuộc về nhiệm vụ của cán
bộ văn thư – lưu trữ.
- Xây dựng, ban hành, kiểm tra thường xuyên quy chế văn thư- lưu trữ tại
các công ty trực thuộc tổng công ty.
3.3.1.1. Đối với công ty Bảo Việt Nhân thọ Tuyên Quang.
Như đã nêu ở phần 3.2.1 và 3.2.2.
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.
3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư.
- Cần có một bộ môn giảng dạy riêng về văn thư doanh nghiệp vì môi trường
làm việc trong doanh nghiệp rất năng động đòi hoi cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm
nhiều nhiệm vụ khác ngoài văn thư;
- Cần tổ chức cho sinh viên có những kiến thức thực tế về doanh nghiệp
ngay khi còn đang học về học phần văn thư;
- Cần hướng dẫn cho sinh viên có những kiến thức sâu hơn về văn thư doanh
nghiệp vì trong quá trình thực tập tôi nhận thấy có rất nhiều điểm khác so với nhà
nước;
- Hướng dẫn sinh viên cập nhật những văn bản mới về văn thư doanh
Sinh viên:Dương Thị Vân
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp.
3.3.2.2. Đối với bộ môn lưu trữ.
- Cần giảng dậy chuyên sâu hơn về bộ môn: Văn thư – lưu trữ doanh nghiệp
vì 45 tiết sinh viên chỉ có thể hiểu sơ qua về doanh nghiệp điều này rất khó khăn
trong tương lai nếu sinh viên chọn công việc ở một doanh nghiệp;
- Cần tổ chức thêm các buổi tọa đàm cho sinh viên giao lưu với các doanh
nghiệp từ đó tự sinh viên sẽ nhận ra những điểm khác nhau giữa doanh nghiệp và
nhà nước;
- Trong doanh nghiệp có rất nhiều điểm khác so với quy định cung của nhà
nước vì vậy khi giảng dậy giảng viên có thể nói qua về điểm khác nhau này cho
sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi bước vào công việc cụ thể;
- Tại mỗi nghiệp vụ cụ thể khi giảng dậy giảng viên nên có sự so sánh giữa
doanh nghiệp và những quy định cụ thể của nhà nước.
3.3.2.3. Đối với khoa văn thư – lưu trữ.
- Tiến hành soạn thảo thêm va giảng dậy thêm văn thư – lưu trữ trong doanh
nghiệp vì sau khi ra trường không phải sinh viên nào cũng có việc làm ở nhà nước;
- Kiến nghị với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội biên soạn thtôigiáo trình về
doanh nghiệp từ đó đưa vào giảng dậy hoặc cho sinh viên tham khảo thtôilấy kiến
thức;
- Hướng dẫn sinh viên cập nhật những văn bản mới về văn thư – lưu trữ
doanh nghiệp;
- Hằng năm, bố trí sinh viên trong các đợt thực tập tới các doanh nghiệp để
thực tập và lấy kinh nghiệm.
3.3.2.4. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển. Trường đại học Nội vụ Hà
Nội nói chung và thầy cô giáo khoa Văn thư - lưu trữ nói riêng luôn nỗ lực hết
mình để đào tạo cho xã hội những cán bộ lưu trữ có chuyên môn và nghiệp vụ
vững vàng. Nhưng sau đây en vẫn xin được kiến nghị một số ý kiến cá nhân để
nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sau này:
- Luôn thay đổi phương pháp dạy và học, tạo sự hứng thú cho sinh viên mỗi
Sinh viên:Dương Thị Vân
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
buổi lên lớp;
- Hướng dẫn chỉ đạo chung trong công tác giảng dậy của khoa văn thư – lưu
trữ;
- Hướng dẫn biên soạn giáo trình văn thư – lưu trữ trong doanh nghiệp;
- Không ngừng nâng cao chất lượng dậy và học;
- Thường xuyên tổ chức và cấp chi phí cho sinh viên đi thực tế tại các doanh
nghiệp lớn như: Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ đây là một trong những doanh
nghiệp có công tác văn thư – lưu trữ rất tiến bộ;
- Khuyến khích nghiên cứu khoa học về công tác văn thư – lưu trữ trong
doanh nghiệp;
- Tổ chức các buổi tọa đàm giữa sinh viên và phía nhà trường về công tác
giảng dậy văn thư – lưu trữ;
- Hợp tác với các doanh nghiệp bên ngoài trường (liên kết đào tạo) để bố trí
việc làm cho sinh viên sau khi ra trường./.
Sinh viên:Dương Thị Vân
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. PHẦN KẾT LUẬN
Trực thuộc tổng Công ty Bảo Việt nhân thọ, Công ty Bảo việt nhân thọ
Tuyên Quang đang từng ngày phát triển không ngừng vươn lên đứng 3 trong trong
các công ty thành viên về tốc độ tăng trưởng năm 2015. Trải qua quá trình phát
triển hơn 10 năm qua với sự nỗ lực và phấn đấu của cán bộ nhân viên trong Chi
cục. Công ty Bảo Việt nhân thọ Tuyên Quang đã đạt được những thành quả đáng
ghi nhận trong công tác lưu trữ nói chung và trong công tác chỉnh lý tài liệu nói
riêng.
Qua quá trình kiến tập tại đây tuy là thời gian ngắn nhưng em được tiếp xúc
với thực tế công tác văn thư - lưu trữ. Tôi tự nhận thấy đây là cơ hội để mình được
quan sát và phần nào vận dụng những kiến thức mình được học trên trường vào
thực tế từ đó nâng cao nghiệp vụ của bản thân và có thêm hành trang vững trắc vào
tưong lai. Vì lý do tôi vẫn là một sinh viên và kiến thực tế thì chưa có nhiều nên
trong quá trình em kiến tập tại Công ty Bảo Việt nhân thọ vẫn gặp phải nhiều khó
khăn và vướng mắc nhưng nhờ có sự hướng dẫn chỉ bảo của anh, chị và cán bộ
công chức, viên chức trong toàn cơ quan và đặc biệt là Bác Bùi Tiến Dũng (cán bộ
kiêm nhiệm phòng dịch vụ khách hàng) nên tôi đã hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty đã
tạo điều kiện thuân lợi nhất cho em được học hỏi kinh nghiệm. Em xin cảm ơn các
cô, chú, anh, chị trong toàn công ty đã giúp tôi hoàn thành đợt kiến tập này.
Trở lại với ngôi truờng đã gắn bó với tôi trong xuốt thời gian 4 năm học
qua tôi xin lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể thầy cô trog truờng nói chung và thầy
cô giáo trong khoa Văn thư - lưu trữ nói riêng và đặc biệt là cô Trịnh Thị Năm
nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo cho em trog thời gia này.
Do thời gian kiến tập có hạn nên bài báo cáo của tôi không tránh được những
thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các cán bộ trong toàn cơ
quan cùng toàn thể quý thầy cô để bào báo cáo của tôi hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên:Dương Thị Vân
24
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
D. PHỤ LỤC
25
