Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Phòng nội vụ ủy ban nhân dân huyện sóc sơn

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân ...............3
Huyện Sóc Sơn.....................................................................................................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nội
vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn.............................................................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn.................3
1.1.2 Chức năng.................................................................................................................3
1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng
thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn................................................................6
1.2.1 Chức năng.................................................................................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ...................................................................................................................6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................7

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ - Ủy ban
nhân dân Huyện Sóc Sơn....................................................................................8
2.1 Hoạt động quản lý........................................................................................................8
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ.......................................8
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức..................................................................9
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ
trong Công tác Lưu trữ.................................................................................................................10
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen
thưởng trong Công tác Lưu trữ.....................................................................................................10
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................11
2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu ......................................................................11
2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ........................................................................12
2.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................................13

2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................................................14
2.2.1.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ .........................14
2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................15
2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................16


Chương 3: kết quả thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc
Sơn và một số đề xuất, khuyến nghị................................................................18
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy
ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và những kết quả đạt được...........................................................18
3.1.1 Về Công tác Văn thư...............................................................................................18
3.1.2 Về Công tác Lưu trữ................................................................................................19
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ.............................................................20
3.3 Một số khuyến nghị...................................................................................................21
3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn.................................................................21
3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường.......................................................23

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................24
D. PHẦN PHỤ LỤC..........................................................................................26


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan, đơn vị nói chung và các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng.
Làm tốt Công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao chất
lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cơ quan, đơn vị. Trước
những thực tiễn đặt ra trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay,
vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được khẳng định rõ nét.
Xuất phát từ đó, các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đặc biệt đến công tác đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng cho đội ngũ cán

bộ, nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tế trong công tác.
Với yêu cầu học đi đôi với hành, gắn liền giữa lí luận và thực tiễn vì vậy,
thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong quy trình đào tạo của
các trường đại học nói chung và trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng. Việc thực
tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng
những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho sinh viên hoàn
thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc sau khi ra trường.
Trong quá trình tham gia học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội được tiếp
nhận những kiến thức mà các thầy, cô của Khoa Văn thư – lưu trữ đã tận tâm
truyền giảng. Được sự giới thiệu của Khoa và sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnh
đạo Phòng nội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn, em đã tham gia đợt thực tập tốt
nghiệp tại Phòng nội vụ - UBND huyện Sóc Sơn – Thành phố Hà Nội. Trong
thời gian thực tập này em luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu,
vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng
Nội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn. Trong suốt 08 tuần thực tập, bản thân em đã
nhận được sự giúp đỡ tận tình và đầy tâm huyết của Giảng viên trong khoa cũng
như của các cán bộ, công chức trong phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn. Qua đây em
muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ
đạo sát sao trong quá trình thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy,
Cô giáo trong khoa và đặc biệt là Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trịnh Thị Năm đã
chỉ bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời,
1


đầy ý nghĩa cho em để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được
báo cáo thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phòng Nội vụ cùng
các chuyên viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại phòng
và chỉ bảo, hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập tại đây.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập”của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong

nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Thuần

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân
Huyện Sóc Sơn
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện
Sóc Sơn
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa
Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh
Phúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số
178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977 của Hội đồng Chính phủ Việt Nam. Khi ấy
huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú.
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội.
Ngày 17 tháng 2 năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa và 4 xã Ngọc Thanh, Cao
Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng về huyện Mê Linh quản lý (sau các xã này trở
thành thị xã Phúc Yên của tỉnh Vĩnh Phúc).
Dựa vào cơ cấu tổ chức thì Phòng Nội vụ là một trong 25 đơn vị thuộc Ủy
ban nhân dân Huyện Sóc Sơn. 25 đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc
Sơn bao gồm:

- Văn phòng
- Phòng Nội vụ
- Thanh tra Nhà nước
- Phòng Tư pháp
- Phòng Kinh tế
- Phòng Tài chính- Kế hoạch
- Phòng Văn hóa- Thông tin
- Phòng Tài nguyên – Môi
trường
- Phòng Quản lý Đô thị
- Phòng Y tế
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Lao động thương binh
xă hội

- Trung tâm phát triển quỹ đất
- Đội Thanh tra Xây dựng
- Ban quản lý dự án
- Ban BTGPMB
- Ban quản lý rừng- PHĐD
- Chi cục Thống kê
- Ban quản lý di tích Đền Sóc
- Trung tâm Thể dục thể thao
Huyện
- Trung tâm dạy nghề Sóc Sơn.
- Nhà văn hóa huyện Sóc Sơn
- Đài phát thanh Huyện Sóc Sơn
- Trung tâm Dân số
- Hội Chữ thập đỏ

1.1.2 Chức năng
3


Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp,
toàn diện của UBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo và hướng dẫn chuyên
môn của Sở Nội vụ TP Hà Nội.
Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính
phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-NV ngày 04
tháng 06 năm 2008 của Bộ Nội vụ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
phòng Nội vụ cấp huyện; quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ
như sau:
- Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt;
- Về tổ chức, bộ máy:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân thành phố;
+ Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các

tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định về pháp luật;
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy
định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ
4


chức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn
các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử
dụng, điều động, bổ nhiệm, đánh giá; thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức;
+ Thực hiện tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách
hành chính ở địa phương và báo cáo;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.

- Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về công tác tôn giáo:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân
huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách
khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn; làm nhiệm vụ thường trực của
Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
5


1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn gồm có một Trưởng
Phòng, 02 Phó Trưởng Phòng và 07 cán bộ công chức đang làm việc tại Phòng
Nội vụ. Trưởng Phòng Nội vụ và các cán bộ của Phòng:
- Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban
nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
- Có quan hệ phối hợp công tác với các cơ quan chuyên môn về các lĩnh
vực liên quan, với Bảo hiểm xã hội về các chế độ, chính sách đối với cán bộ,
công chức,…
- Đối với Ủy ban nhân dân các phường, xã: Phòng Nội vụ là cơ quan
hưỡng dẫn, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ trong công tác nội vụ, dân tộc, tôn giáo,

thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn Phòng thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc
Sơn
1.2.1 Chức năng
Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn là một đơn vị trực thuộc
Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân Huyện Sóc
Sơn quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ. Phòng Nội vụ huyện Sóc
Sơn có bộ phận Văn thư – Lưu trữ chuyên trách để giúp Trưởng Phòng Nội vụ
và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện
nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ của huyện; đồng thời quản lý Nhà nước về
Văn thư Lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện
Sóc Sơn bố trí chị Phù Thị Quỳnh Ly phụ trách Công tác Văn thư Lưu trữ
chuyên trách.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp
6


xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng Phòng Nội vụ huyện trong phạm vi quyền hạn được giao trách

nhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ; chỉ đạo
việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu
trữ của Ủy ban nhân dân huyện huyện Thuận Thành.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện huyện về
tổ chức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt
động của Ủy ban nhân dân huyện, phân công chỉ đạo công việc chung.
- Một chuyên viên thực hiện những công việc theo sự phân công của
Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch
tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản
lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác Lưu trữ công
văn, tài liệu đến và đi.
- Chuyên viên của phòng Nội vụ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ để
tham mưu cho trưởng phòng về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn
thư lưu trữ trên địa bàn huyện. Do đó, chuyên viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm
quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư - lưu trữ của phòng Nội vụ.
- Chuyên viên chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí
trong biên chế được giao, phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

7


Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ - Ủy ban
nhân dân Huyện Sóc Sơn
Công tác Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức nói chung và Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
nói riêng. Nếu như Công tác lưu trữ tốt, hồ sơ được bảo quản một cách khoa học
sẽ thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cán bộ công chức,
viên chức của cơ quan trong quá trình giải quyết công việc. Tuy nhiên, nếu chỉ
chú trọng vào các khâu nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ, bởi lẽ hoạt động quản lý

đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, và
nó được ví như kim chỉ nam cho mọi hoạt động thực hiện. Do vậy, từ khi thành
lập đến nay, Phòng Nội vụ luôn chú trọng vào công tác quản lý song song với
các hoạt động nghiệp vụ
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ
Là một đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn lại được giao
nhiệm vụ quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phòng Nội vụ
luôn chú trọng vào các văn bản chỉ đạo về Công tác Văn thư – Lưu trữ và đặc
biệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về Công tác Lưu trữ của Chính Phủ, Bộ
Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những cơ quan quản lý đầu ngành
Trung ương về Công tác Văn thư – Lưu trữ. Đối với Công tác Lưu trữ, Phòng
Nội luôn thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
8


- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy
theo TCVN ISO 9001:2000;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
v.v...
Ngoài ra, Để Công tác lưu trữ đi vào nề nếp Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân
dân Huyện Sóc Sơn còn ban hành Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ và các
Nội quy ra vào kho Lưu trữ được công bố, niêm yết để toàn bộ cán bộ của
Phòng làm theo.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là rất
cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn
trong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu
quả giải quyết công việc. Đồng thời, hằng năm, Phòng Nội vụ cũng thường
xuyên tập huấn cho cán nộ làm Công tác Lưu trữ để bồi dưỡng các kỹ năng,
nghiệp vụ.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức
Qua quá trình thực tập tại Phòng nội vụ, qua quá trình tiếp xúc với tài
liệu, em nhận thấy, sau khi kết thúc công việc, cán bộ sẽ giao nộp hồ sơ tài liệu
cho Lưu trữ cơ quan của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn. Do Phòng Nội vụ là
một đơn vị của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn nên toàn bộ tài liệu có giá trị,
sau khi kết thúc công việc vẫn phải nộp cho Ủy ban nhân dân. Bởi lẽ, tài liệu
của Phòng Nội vụ là khối tài liệu không thể thiếu và tách rời đối với Phông ủy
ban nhân dân huyện Sóc Sơn. Như vậy, toàn bộ tài liệu sẽ được quản lý, tập
9


trung thống nhất theo quy định đã đề ra để tránh tình trạng mất mát và thất lạc
tài liệu của cơ quan nói chung và của Phòng Nội vụ nói riêng.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa

học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ đóng một vai trò quan trọng dối với hoạt động của cơ
quan tổ chức nên việc đầu tư các trang thiết bị để hiện đại hóa Công tác Lưu trữ
là vô cùng cần thiết. Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, hằng năm Trưởng
phòng Nội vụ vẫn thường xuyên khuyến khích các cán bộ của phòng tích cực
tham gia nghiên cứu khoa học hay phát minh ra các sang kiến khoa học trong
Công tác Lưu trữ của Phòng cũng như của toàn Ủy ban nhân dân Huyện Sóc
Sơn. Bên cạnh hoạt động nghiên cứu là việc ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ vào Công tác Lưu trữ. Hiện nay, Phòng Nội vụ áp dụng đúng tiêu
chuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ Khoa học và Công nghệ đề ra. Việc
ứng dụng các tiêu chuẩn khoa học về Công tác Lưu trữ làm cho công việc đạt
hiệu quả hơn.
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Sóc Sơn do cán bộ Phù Thị
Quỳnh Ly làm Công tác kiêm nhiệm. Do học đúng chuyên ngành Văn thư – Lưu
trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên các nghiệp vụ của chị rất chắc và
hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên, hằng năm thường có những văn
bản mới chỉ đạo về Công tác Lưu trữ vì những những văn bản cũ không còn hiệu
lực nên vào dịp cuối năm, Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn thường xuyên tổ
chức tập huấn cho cả cơ quan. Đồng thời, do làm đúng chuyên ngành, am hiểu
các khâu nghiệp vụ nên các công việc được giao cán bộ Ly luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ. Nhiều năm liền cán bộ Ly được Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
tặng giấy khen hoàn thành xuất sắc công việc. Có thể nói, tài liệu lưu trữ có giá
trị rất quan trọng vì nó phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ
quan. Nên nếu như, cán bộ nào làm mất mát tài liệu của cơ quan sẽ bị xử lý theo
đúng quy định của nhà nước.
10

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư
– Lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Hoạt động thanh tra, kiểm tra về thực hiện quy chế Công tác Văn thư lưu
trữ là hoạt động diễn ra thường xuyên. Ngoài sự kiểm tra của Trưởng Phòng Nội
vụ thì mỗi tuần cũng có Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp của Ủy ban nhân
dân huyện Sóc Sơn đến kiểm tra quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ
của Phòng Nội vụ. Bên cạnh đó, hằng năm thường có cán bộ của Chi Cục Văn
thư Lưu trữ của Thành Phố Hà Nội đến kiểm tra các quy trình nghiệp vụ của cơ
quan. Nhờ có công tác thanh tra kiểm tra đã làm cho công tác Lưu trữ có nề nếp
và đi vào hoạt động có hiệu quả sau mỗi lần kiểm tra nhắc nhở. Việc thanh tra
thường xuyên giúp phát hiện những sai xót, thiếu xót, lỗ hổng trong khâu lưu
trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm
cũng như đạo đức công vụ của các cán bộ làm công tác lưu trữ. Việc kiểm tra
đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực trạng thực tế công tác lưu
trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Phòng Nội vụ là một trong những phòng chuyên môn, trực tiếp tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan về các mặt hoạt động như: công tác tổ chức cán bộ, công
tác xây dựng chính quyền cơ sở, công tác thanh niên, tôn giáo…trong đó, không
thể không nhắc đến công tác văn thư – lưu trữ. Do Phòng Nội vụ là một đơn vị
trong các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn nên Công tác Lưu
trữ hầu hết chỉ là các hoạt động thu thập tài liệu của các cán bộ thuộc Phòng Nội
vụ. Do chỉ là một đơn vị không đủ điều kiện thành lập Phông Lưu trữ nên toàn
bộ tài liệu vẫn phải nộp xuống Văn Phòng Ủy ban nhân dân. Do vậy, trong báo
cáo này, ngoài Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ, em xin trình bày thêm Công
tác Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn để báo cáo hoàn chỉnh hơn.
2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao
tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy

11


định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các văn
bản, quy chế quy định về công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
trong toàn huyện nói chung và Ủy ban nhân dân huyện nói riêng. Tuy nhiên,
trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng trong vòng 1 năm thì cán bộ văn
thư – lưu trữ của phòng cũng tiến hành những công việc trong công tác lưu trữ
nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học và tối ưu
nhất, phục vụ cho công tác tra tìm khi cần thiết.
Đối với nguồn tài liệu thu thập vào Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn kể từ
01 năm từ khi công việc kết thúc, các đơn vị phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Ủy ban
theo đúng quy định của nhà nước. Các nguồn thu thập tài liệu của Ủy ban nhân
dân Huyện Sóc Sơn gồm có Các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn
trong đó có Phòng Nội vụ: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá
trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi
công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị
là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn. Nghị định
142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán
bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm công
tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn,
giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”. Nội dung chủ yếu gồm:
+ Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
+ Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Ủy ban nhân dân;
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực
hiện chế độ chính sách;
+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…

2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng của Công tác
Lưu trữ. Phân loại chính là lựa chọn và phân chia tài liệu. Công tác phân loại tốt
12


sẽ tạo điều kiện tốt cho các khâu nghiệp vụ còn lại như xác định giá trị tài liệu,
bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ. Công tác phân loại tốt sẽ giúp giữ lại những
tài liệu có giá trị và loại đi những tài liệu không còn giá trị. Một điều có thể nhận
thấy rằng, nếu khâu phân loại không được tiến hành tốt sẽ làm giảm đi giá trị
của tài liệu. Do vậy, Công tác phân loại của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn
luôn được chú trọng và thực hiện một cách có hiệu quả theo đúng tinh thần của
các văn bản quy định hiện hành của nhà nước.
2.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng
tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác
định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ. Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được
những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác
phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn
thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp
cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo
điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả
nhất.
Khi xác định giá trị Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn luôn tuân theo các
tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp chung của Lưu trữ học. Bên cạnh đó, Ủy
ban nhân dân huyện Sóc Sơn còn tuân theo các văn bản hướng dẫn, quy định về

xác định giá trị tài liệu như:
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
13


Hiện nay, theo quy định của nhà nước thì khối tài liệu đem ra xác định giá
trị tài liệu của cơ quan được chia ra ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tài
liệu hết giá trị.
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị nên khi xác định giá trị tài liệu
của cơ quan, Ủy ban nhân dân đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Trong quá trình xác định giá trị tài liệu, các cán bộ làm việc một cách thận
trọng, nghiêm túc tránh việc xác định nhầm hoặc ý kiến chủ quan trong khi đánh
giá, giá trị của tài liệu.
2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Tại Uỷ ban nhân đân huyện Sóc Sơn, khối tài liệu hầu hết chưa được
chỉnh lý. Tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ còn nhiều. Tài liệu trong phông
Ủy ban nhân dân huyện chủ yếu được phân loại theo phương án Thời gian – Cơ
cấu tổ chức. Theo phương án phân loại này, trước hết tài liệu được phân loại
theo thời gian, sau đó tài liệu phân về theo cơ cấu tổ chức, nghĩa là phân về các
đơn vị. Tài liệu chia theo tên các phòng ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòng
Nông nghiệp và phát triển nông thôn;… nhìn chung, việc phân loại tài liệu do

cán bộ lưu trữ đảm nhiệm. Sau khi phân loại tài liệu, cán bộ lưu trữ chia tài liệu
theo tháng và viết tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm. Tiêu đề hồ sơ được cán bộ viết bao
gồm các thông tin như: Tên loại - tác giả - nội dung - thời gian. Sau đó tiến hành
cất tài liệu vào hộp bảo quản và cho lên giá để tài liệu.
2.2.1.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu
trữ
Thống kê TLLT là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn
để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào các
14


phương tiện thống kê. Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho
lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Dựa vào kết quả thống
kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan xác định được phương hướng bổ sung những tài
liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có
giá trị. Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ, bao
gồm các công việc như: thống kê số lượng tài liệu lưu trữ, thống kê phương tiện
bảo quản, thống kê công cụ tra cứu,…Hiện nay, Ủy ban đã xây dựng công cụ tra
cứu gồm có mục lục hồ sơ và một số sổ xuất, nhập tài liệu.
2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến
chất lượng và hiệu quả tổ chức của công tác lưu trữ. Đó là bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là
một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng
với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu
cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng
thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng

xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị này. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất
khó hoặc không thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh
vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp
nhưng cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
Mặc dù là một huyện mới thành lập nhưng lãnh đạo cơ quan đã rất chú
tâm đến công tác lưu trữ, bởi vậy mà công tác lưu trữ đã có những bước chuyển
biến mới. Uỷ ban nhân dân huyện đã cho xây dựng kho lưu trữ ngay cạnh phòng
văn thư, được trang bị đầy đủ giá, cặp, hộp đựng tài liệu, máy điều hòa,…Để
15


công tác lưu trữ được thực hiện tốt hơn thì Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã
đưa ra một số quy định để bảo quản tài liệu lưu trữ như:
- Cán bộ lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ Tài liệu
lưu trữ trong kho, thực hiện tốt công tác vệ sinh Tài liệu lưu trữ, nếu phát hiện
hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu quả nguy hại đến tài liệu lưu trữ
- Có một số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để các chất dễ gây
cháy nổ trong kho, phải tắt hết hệ thống điện khi hết giờ.
- Hàng năm Uỷ ban nhân dân tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa
kính phòng kho là cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào Tài
liệu lưu trữ.
2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện nay Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã xây dựng các hình thức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ như:
- Bố trí phòng đọc ngay trong phòng kho. Lãnh đạo văn phòng đã xây
dựng quy chế về sử dụng tài liệu lưu trữ và nội quy mượn tài liệu lưu trữ, trong

đó quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng và người cung cấp tài liệu. Cụ thể
như sau:
Trách nhiệm của người đến đọc: Đối với những độc giả muốn khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc nếu là cán bộ cơ quan, tổ chức khác phải có
giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới
thiệu phải ghi rõ tên đề tài nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nếu
đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu là nhân dân thì phải có đơn xin sử dụng
tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương người đó. Nếu là cán bộ
trong Uỷ ban nhân dân huyện đến khai thác sử dụng tài liệu thì phải có ý kiến
của thủ trưởng của người đó. Các giấy giới thiệu và đơn xin sử dụng tài liệu
được chuyển cho người đứng đầu các lưu trữ và chuyển cho cán bộ phục vụ giải
quyết. Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, các độc giả phải chấp hành
nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc. Nếu vi phạm sẽ tuỳ mức độ vi phạm để xử lý
hành chính thích ứng như: bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng,
mất mát, tước quyền sử dụng tài liệu của độc giả trong một thời gian hoặc vĩnh
16


viễn. Nếu độc giả lấy cắp tài liệu hoặc tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm các điều
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật
hoặc bị truy tố trước pháp luật.
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện: Đối với lưu trữ
Uỷ ban nhân dân huyện, cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ
công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu
trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của
phòng đọc v.v... Trong đó có nhiệm vụ cụ thể sau: Tiếp nhận độc giả đến sử
dụng tài liệu tại phòng đọc, đối với người ngoài cơ quan đến xin đọc tài liệu thì
cán bộ phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả. (Thẻ đọc là giấy ra vào cơ
quan và là phương tiện để quản lý độc giả. Thẻ đọc chỉ có giá trị trong thời gian
nhất định, sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị). Mỗi độc

giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc đều được lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn bộ
giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy
giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả
được sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả; Giải đáp các câu hỏi của độc giả về
nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử
dụng công cụ tra cứu
- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu
độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu
cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao,
trích sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực
của cơ quan. Tại Uỷ ban nhân dân huyện, cán bộ lưu trữ cũng đã thực hiện theo
đúng như quy định của pháp luật và cơ quan về cấp Chứng thực tài liệu lưu trữ
cho độc giả.

17


Chương 3: kết quả thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc
Sơn và một số đề xuất, khuyến nghị
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và những kết quả đạt
được
Sau gần 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
em đã được trang bị những kiến thức lý luận cơ sở để vận dụng vào công việc
thực tế khi ra trường. Để hoàn thiện kiến thức cũng như làm quen và nâng cao
hiểu biết thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ, từ ngày 11/1/ 2016 đến ngày
19/3/2016 em đã tham gia chương trình thực tập cuối khóa tại Phòng Nội vụ Ủy
ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Mục tiêu của chương trình thực
tập cuối khóa là nhằm đào tạo những cử nhân ngành Lưu trữ học không chỉ nắm
vững lý luận cơ bản về ngành Lưu trữ mà còn phải có kỷ luật, đaọ đức nghề

nghiệp, ý thức phục vụ nhân dân còn phải có kỷ luật, kỹ năng hành chính, kỹ
năng giao tiếp xã hội, tác phong làm việc đúng đắn, có khả năng tổ chức thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn của một công chức hành chính. Đây là một cơ hội rất
tốt và bổ ích đối với sinh viên chúng em.Trong quá trình thực tập, cùng làm
việc, giao tiếp, học hỏi các Cô, chú cán bộ, công chức trong phòng Nội vụ nói
riêng và các cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân huyện nói chung, bản thân
em đã cố gắng hoàn thiện bản thân, trau dồi các kỹ năng, kiến thức. Bản thân em
đã làm được những việc sau đây:
3.1.1 Về Công tác Văn thư
- Tham gia vào công việc chung của phòng, hỗ trợ các cán bộ, công chức
trong phòng Nội vụ trong công tác soạn thảo văn bản, tiếp nhận, vào sổ các công
văn, giấy tờ.
- Phô tô tài liệu
- Vào sổ công văn đến, đi
- Soạn thảo giấy mời cán bộ cấp xã dự lớp tập huấn công tác văn thư lưu
trữ do phòng tổ chức.
18


- Phô tô tài liệu phục vụ tập huấn công tác lưu trữ cho cán bộ công chưc
viên chưc cấp xã.
- Trình ký văn bản
- Phân chia tài liệu để phát cho các xã
- Gửi các Quyết định, thông báo tới các phòng ban
- Xin dấu
- Sau khi đóng dấu xong, em tiến hành viết bì đối với những văn bản gửi
ngoài cơ quan, và chuyển trực tiếp đối với các phòng, ban trong cơ quan. Các
đơn vị gần cơ quan em cũng chuyển giao văn bản trực tiếp, còn lại sẽ được gửi
qua đường bưu điện.
- Trong thời gian thực tập này, cũng là thời gian chuẩn bị bầu cử Đại biểu

Quốc hội khóa XIV và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 –
2021. Vì vậy ở phòng công việc tương đối nhiều từ công tác chuẩn bị tài liệu,
cấp phát tài liệu, phục vụ Hội nghị…. Em đã tham gia giúp phòng chuẩn bị
những công tác đó.
- Hỗ trợ hội nghị triển khai công tác thi đua khen thưởng cụm 5 thành phố
Hà Nội do Huyện Sóc Sơn đăng cai tổ chức mà Phòng Nội vụ trực tiếp chủ trì.
- Hỗ trợ công chức phụ trách công tác thi đua, khen thưởng rà soát hồ sơ
các cá nhân có thành tích để ra quyết định khen thưởng.
- Tham gia hỗ trợ rà soát biên bản kê khai tài sản của các cán bộ, công
chức trên toàn địa bàn huyện Sóc Sơn gửi về Phòng Nội vụ.
- Tham gia vào các hoạt động chung của phòng như: Đại hội Chi bộ, Chào
mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3,…
3.1.2 Về Công tác Lưu trữ
- Phân loại tài liệu
- Trả hồ sơ viên chức
- Thu thập tài liệu vào kho lưu trữ
- Ghi chép danh mục các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức của các
phòng ban trong Ủy ban.
- Nhập số liệu vào báo cáo xếp loại cán bộ, công chức của các khối Mầm
19


non, Tiểu học, các phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện từ báo cáo các cơ quan
gửi về phòng Nội vụ.
Sau những việc đã làm được trong quá trình thực tập em đã rút ra được
những kinh nghiệm cho bản thân để một phần nào đó hoàn thiện hơn nữa bản
thân, trở thành một công chức có đầy đủ phẩm chất, đạo đức và kiến thức trong
tương lai. Cá nhân em nhận thấy mình cần:
- Học hỏi nhiều hơn nữa trong giao tiếp, ứng xử.
- Cẩn thận và chu đáo trong công việc.

- Có trách nhiệm với công việc .
- Năng động hơn để mở rộng quan hệ và kỹ năng cho bản thân.
- Rèn luyện các kỹ năng mềm như Tin học, ngoại ngữ để có thể tự tin
trong công việc
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ
Do Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn vẫn còn tình trạng hồ sơ, tài liệu để
bó gói, sắp xếp chưa khoa học, chưa đúng quy định tại kho lưu trữ; việc tổ chức
chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm đúng mức. Chưa thu hồi được tài liệu đến
thời hạn nộp lưu về lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban
chuyên môn. Một số tài liệu đã thu hồi thì cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được
các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn
tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai
thác sử dụng tài liệu. Kho lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn là một
kho lưu trữ địa phương vì vậy còn thiếu một số trang thiết bị bảo quản như: Cặp,
giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió... nên chưa đáp ứng và phục vụ được
việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu.
Tuy Ủy ban nhân dân đã có những trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng,
nhưng những trang thiết bị này còn thiếu một số thiết bị như: máy fax, máy
phôtô do sử dụng lâu nên một số máy như máy phô tô bị hỏng vì quá cũ. Vì vậy,
em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất như sau:
- Trước hết, do tài liệu vẫn còn ở tình trạng bó gói, nên trước hết Ủy ban
nhân dân phải tiến hành chỉnh lý khối tài liệu đang ở tình trạng bó gói đó.
20


- Thứ hai cần mua sắm thêm các trang thiết bị cặp, hộp, bìa hồ sơ vào
Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan.
- Thứ ba cần đầu tư thêm các trang thiết bị trong văn phòng để nâng cao
chất lượng Công tác Lưu trữ trong cơ quan.
- Thứ tư cần phải lập mục lục hồ sơ để tra cứu hồ sơ, tài liệu trong cơ

quan.
Trên đây là một số đề xuất của cá nhân em.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn
- Về phía Uỷ ban nhân dân sẽ triển khai thực hiện những công tác sau để
khắc phục tồn tại:
+ Đề ra biện pháp chế tài xử lý đối với những trường hợp ban hành văn
bản sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản phát hành.
+ Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các
văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức,
trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
+ Quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các
công việc chuyên môn trong công tác Văn thư – Lưu trữ như tổ chức lớp tập
huấn, tổ chức hội thi giữa các cơ quan, đơn vị thuộc quận;
+ Thực hiện những cam kết trong năm qua đối với việc nâng cấp, đầu tư
trang thiết bị cho kho lưu trữ huyện đi vào hoạt động; chỉ đạo triển khai thực
hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác.
+ Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác Văn thư – Lưu trữ;
+ Ban hành nhiều hơn nữa các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ
thể về công tác văn thư lưu trữ.
+ Cần đơn giản hóa các thủ tục rườm rà.
+ Cán bộ văn thư lưu trữ cần tự giác hơn nữa trong công việc, phục vụ
độc giả và đặt công việc lên trên hết.
+ Đẩy mạnh tăng cường công tác đối ngoại để tăng vai trò của công tác
21


Văn thư – Lưu trữ cũng như các hoạt động của cơ quan.
+ Có các chế độ nhằm khuyến khích về vật chất cũng như tinh thần cho

cán bộ Văn thư – Lưu trữ, tạo tâm lý thoải mái trong công việc và thực hiện các
quy định của cơ quan.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.
+ Ngoài ra lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện tiến hành lập kế hoạch ban
hành quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong
các phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có những biện pháp để việc
nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước.
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến
hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ
được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng
phòng đọc lưu trữ riêng.
- Về phía các cán bộ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân:
+ Các cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần quan tâm hơn nữa đến
việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên và văn bản
của Ủy ban nhân dân huyện ban hành hướng dẫn về công tác Văn thư – Lưu trữ.
+ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cần có những kiến nghị đề xuất với
lãnh đạo văn phòng để hoàn thiện hơn nữa công tác Văn thư – Lưu trữ.
+ Lãnh đạo Văn phòng cần đưa ra những kiến nghị và giải pháp thực hiện
công tác Văn thư – Lưu trữ với lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện.

22


3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường
+ Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn hơn cho sinh viên, tôi mong rằng

nhà trường sẽ tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều hơn
lý thuyết.
+ Nhà trường có thể kéo dài thời gian thực tập nhiều hơn để sinh viên có
cơ hội tìm hiểu, cọ sát nhiều hơn với công việc của một cán bộ văn thư - lưu trữ.
Các cán bộ, giảng viên trong trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ
chuyên môn của mình để có thể truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức về
nghiệp vụ, giúp các tiết học trở nên thật sự bổ ích và thiết thực.
Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm một số phương tiện phục vụ cho quá
trình giảng dạy và học tập của sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp
thu kiến thức được hiệu quả hơn. Nhà trường nên có kế hoạch thay thế những
phương tiện đã xuống cấp
Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì việc học tập trên ghế nhà
trường là chưa đủ mà còn là học tập kiến thức, kinh nghiệm qua trải nghiệm
thực tế. Là sinh viên chuẩn bị ra trường, tôi ý thức được rằng để trang bị kiến
thức và sự hiểu biết của mình thì luôn phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý
luận cũng như thực tế để sau này làm tốt công việc của mình.
+ Các cán bộ, giảng viên trong trường cần phải không ngừng nâng cao
trình độ chuyên môn của mình để có thể truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều
kiến thức về nghiệp vụ, giúp các tiết học trở nên thật sự bổ ích và thiết thực.
Trên đây là một số kiến nghị, đề xuất của bản thân tôi. Với những kiến
nghị đề xuất đó, tôi mong rằng chúng sẽ được cơ quan và nhà trường xem xét và
cho ý kiến. Đó sẽ là những ý kiến vô cùng quý giá, giúp tôi hoàn thiện hơn bài
báo cáo này.

23