Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội TỈNH THÁI NGUYÊN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.45 MB, 41 trang )
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN.....................................................................3
...................................................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương
binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên...........................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành......................................................................................................................3
1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên ..................................4
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên...................4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ
của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên...................................................................5
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ...........................................................................6
1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ ...............................................................................6
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ................................................................6
1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ................................................................................7
CHƯƠNG 2:............................................................................................................8
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN.......................................8
2.1. Hoạt động quản lý ........................................................................................................................8
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư.................................................9
2.1.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ..............................................10
2.2. Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ.......................................................................11
2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.....................................................................................11
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ...................................................................................................23
CHƯƠNG 3:..........................................................................................................26
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................26
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được............26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Sở Lao động Thương binh
và Xã hội tỉnh Thái Nguyên................................................................................................................27
3.2.1. Đối với công tác văn thư..........................................................................................................27
3.2.2. Về công tác quản lý văn bản đi................................................................................................28
3.2.3. Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến........................................................................28
3.2.4. Về công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................................................28
3.2.5. Về công tác lập hồ sơ...............................................................................................................29
3.2.6. Về công tác lưu trữ..................................................................................................................29
3.2.7. Đối với Chính phủ....................................................................................................................29
3.2.8. Đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên................................................30
3.2.9. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.......................................................................30
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................32
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................38
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................................39
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra như
một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện
và cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng
nhất và nó không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhà nước. Nó là cơ sở
pháp lý, là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách
nhiệm, để giải quyết các công việc… Chính vì vậy có thể khẳng định: Công tác
Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý Nhà nước nói
chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ
sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm
bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với
vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”,
sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên
chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt
thực tập kéo dài 08 tuần cho sinh viên từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016.
Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên, tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian
cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.
Thời gian thực tập tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái
Nguyên tôi đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động
công tác Văn thư – Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụ
Văn thư – Lưu trữ của cơ quan. Toàn bộ những công việc đó đã được tôi khái quát
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
trong bản Báo cáo này.
Là một cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang
bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư
– Lưu trư đối với sự phát triển của đất nước; thấy được những bất cập trong công
tác này ở Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội nói riêng và các cơ quan nhà nước
nói chung. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng
tôi là rất lớn.
Đợt thực tập cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các quy trình, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục được
những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp
ứng đủ. Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến
thức của mình trưởng thành hơn.
Qua đây tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, các cán bộ nhân viên tại văn phòng Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và thực
hiện việc tìm hiểu chuyên đề “ Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiêp vụ Công
tác Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên”.
Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợt
thực tập này.
Dưới đây là bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi, bản báo cáo này không
tránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định. Rất mong được sự đóng góp của thầy
cô, cán bộ văn phòng Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và các bạn đọc để bài
báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Thái Nguyên, ngày 21 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Sim
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN
(Trụ sở làm việc Sở Lao động- Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên)
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên
1.1.1. Lịch sử hình thành
Năm 1967 – 1968: Ban Thương binh xã hội được thành lập, tách từ BTC Dân
chính Đảng tỉnh.
Trước 1970 : Thành lập Ty lao động.
Năm 1973 – 1974: Ban Thương binh xã hội được đổi tên thành Ty Thương
binh xã hội, đóng tại địa điểm sơ tán Gò Móc, xã Thịnh Đán, Thái Nguyên.
Năm 1982 – 1983: Ty Thương binh xã hội đổi tên thành Sở Thương binh xã
hội.
Tháng 12/1987: Sở Thương binh xã hội và Sở Lao động sáp nhập thành Sở
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Lao động - Thương binh và Xã hội.
1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái
Nguyên
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân tỉnh Thái Nguyên tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương,
tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện,
bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và
chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung là lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của
Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,
thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Lao động - Thương binh và
Xã hội.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh
Thái Nguyên
Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra
các hội và các tổ chức phi Chính phủ hoạt động trên địa bàn tỉnh trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với
các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Lao động Thương binh và xã hội quản lý theo
quy định của pháp luật.
Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội
theo sự phân công hoặc phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quy
định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội đối với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện.
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng cơ sở
dữ liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên
môn, nghiệp vụ về lĩnh vực được giao.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực lao động, ng ời có công
và xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo
quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Ban Giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 3 phó giám đốc
Giúp việc cho Ban Giám đốc gồm các phòng:
- Văn phòng
- Phòng Kế hoạch - Tài Chính
- Phòng Dạy Nghề
- Phòng Người có công
- Phòng Bảo trợ xã hội
- Phòng Bảo vệ Chăm sóc trẻ em
- Phòng Thanh tra
- Phòng Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm xã hội
- Phòng Việc làm - An toàn lao động
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận
Văn thư – Lưu trữ của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ
* Tình hình công tác Văn thư: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã áp
dụng hình thức tổ chức công tác văn thư tổng hợp. Toàn bộ các quy trình và
nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư.
Trong những năm qua Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã luôn quan
tâm, chú trọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tác văn
thư. Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiện nội
dung công tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết công việc nhanh chóng,
chính xác.
Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính,
máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu
quan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý
văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và
khoa học..
* Công tác lưu trữ: Hiện nay Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chưa
có cán bộ lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm lưu trữ).
1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Giúp Chánh văn phòng thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng
quy định nhà nước.
Bộ phận Văn thư , Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có chức
năng giúp Chánh văn phòng Sở theo dõi, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, thực hiện quản lý văn bản đi, đến theo đúng qui định của pháp
luật.
Tham mưu lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn
thư, lưu trữ trong cơ quan.
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư:
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến.
- Chuyển đến Lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng để xử lý theo quy định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo cuả Chánh văn phòng đã xử lý
đến các phòng ban, chuyên môn,
- Chuyển giao văn bản, tài liệu, báo chí hàng ngày đến các phòng ban làm
việc cho các đồng chí lãnh đạo Sở.
- Giúp Chánh văn phòng, theo dõi giải quyết chu trình văn bản đến.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản ...trước khi phát hành.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn bản
đi.
- Lưu văn bản đi và bảo quản việc phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưu đối
với tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liêu đăng ký, quản lý văn bản làm thủ tục cấp
giấy giới thiêu…. cho cán bộ công chức, người lao động.
* Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ
- Công tác Lưu trữ của Sở do cán bộ (văn thư kiêm nhiệm) có nhiệm vụ:
quản lý bảo quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tài liệu lưu trữ
hiện hành.
- Hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và nộp Lưu tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Sở, các phòng ban, đơn
vị trực thuộc, công chức viên chức trong cơ quan.
- Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái
Nguyên đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã tốt nghiệp trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
(nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác và trách nhiệm được
giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN
( Cán bộ văn thư Hà Thế Kiền đang kiểm tra thể thức văn bản)
2.1. Hoạt động quản lý
* Công tác văn thư:
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS-TS.
Dương Văn Khảm, công tác văn thư là “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và
quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang.
Nội dung công tác văn thư gồm:
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư;
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Tổ chức triển khai, kiêm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà
nước về công tác văn thư;
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào
văn thư;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư, như xây dựng văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
* Công tác lưu trữ:
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS-TS.
Dương Văn Khảm, công tác lưu trữ là “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và
quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”.
Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về lưu trữ;
- Tổ chức, hướng dẫn kiêm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước,
của ngành về công tác lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ;
- Tổ chức đào tạo cán bộ công chức, lưu trữ;
- Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ; bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho
yêu cầu nghiên cứu cho xã hội.
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư
- Công tác văn thư của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái
Nguyên theo đúng quy định chung của nhà nước:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định về công tác văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của Chính Phủ
về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
quy định về công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
2.1.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ
Đối với công tác lưu trữ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tổ chức
quản lý và thực hiện theo các văn bản:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ
vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử các cấp;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
2.2. Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ
2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý, chỉ
đạo, lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày của Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội hiện nay đã và đang thực hiện triển khai các nội dung của
công tác văn thư trong toàn cơ quan. Công tác văn thư của Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên được thực hiện gồm các nội dung sau:
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Việc ban hành văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiện
theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thẩm quyền ban hành văn bản Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh
Thái Nguyên bao gồm các loại văn bản sau: Công văn , Tờ trình, Báo cáo, Quyết
định….
Trong quá trình ban hành văn bản, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
tỉnh Thái Nguyên luôn tuân thủ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước về thẩm
quyền ban hành và thể loại văn bản, từ đó làm tốt công tác lãnh đạo, quản lý của
mình.
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội công tác xây dựng văn bản được
giao cho cán bộ chuyên môn. Các văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo đều
thực hiện theo đúng những quy định của Nhà nước.
b. Quản lý văn bản đi
Sở Lao động – Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên đã áp dụng và thực hiện
các bước tổ chức quản lý văn bản đi theo đúng Công văn số 425/VTLTNN ngày 18
tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý, giải quyết
văn bản đi, đến.
Năm 2015 số lượng văn bản đi do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
ban hành là 3420 .
* Nội dung của công tác tổ chức quản lý văn bản đi của Sở Lao động – Thương
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên bao gồm:
- Kiểm tra thể thức văn bản
Qua khảo sát thực tế tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái nguyên em
thấy thể thức của văn bản được trình bày đúng heo quy định của nhà nước. Thể thức văn
bản là yếu tố thông tin quan trọng thể hiện ở một văn bản theo qui định của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền.
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,
có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
+ Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn
bản, được trình bày góc trái, dòng đầu của trang văn bản. Tên cơ quan ban hành
văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, chữ đứng, đậm, font chữ Times New
Roman, đường kẻ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài tên cơ quan. Tên cơ quan ban hành
văn bản được ghi như sau:
Ví dụ: Văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Văn bản của các ban tham mưu giúp việc, các ban chỉ đạo, tiểu ban, ghi tên
cơ quan ban hành văn bản và tên cấp trên mà tổ chức đó trực thuộc:
Ví dụ:
UBND THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
+ Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản: là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
Sở Lao động – Thương binh và xã hội như: Công văn, Quyết định, Chỉ thị, Thông
báo ....kết thúc vào 31 tháng 12 hàng năm. Số văn bản được đánh bằng chữ số Ả
Rập.
Ví dụ 1: Báo cáo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Số:16/BC- SLĐTB&XH
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chứ viết tắt của đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo nếu có:
Ví dụ 2: Công văn của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Số: 22/SLĐTB&XH-VP
Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lặp khi
viết tắt như sau:
+ Quyết định và quy định: QĐ
+Chỉ thị: CT
+Chương trình: CTr
+ Tờ trình: TTr
+ Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của địa phương nơi cơ quan trụ sở.
- Ngày tháng năm ban hành văn bản: Là ngày ký chính thức văn bản đó.
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
đủ các từ ngày... tháng... năm... Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối
(-), hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần
thể thức này.
Vị trí trình bày: trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản, ngang
với số, kí hiệu văn bản. Địa điểm và thời gian ban hành văn bản được ngăn cách
bằng dấu phẩy, trên cùng hàng chữ; sử dụng font chữ Times New Roman, cỡ chữ
14, kiểu chữ in thường, nghiêng.
Ví dụ:
Thái Nguyên, ngày 29 tháng 5 năm 2015
+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản được xác định khi soạn
thảo văn bản như: Báo cáo, Quyết định, Nghị quyết... nằm ở giữa, dưới số kí hiệu
và địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của
nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà UBND phường ban hành theo
thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.
Riêng đối với công văn thì trích yếu nội dung trình bày dưới số và kí hiệu văn bản.
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa, font chữ Times New Roman, cỡ
chữ 14, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm; đường kẻ ngang độ dài 1/2 đến 1/3 dòng
kẻ ngang, trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại.
Đối với trích yếu nội dung văn bản, sử dụng font chữ Times New Roman, cỡ
chữ 14 , kiểu chữ in thường, đậm. Đối với trích yếu nội dung công văn, sử dung
font chữ Times New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ in thường, nghiêng.
Ví dụ 1:
BÁO CÁO
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2015
Ví dụ 2:
KẾT LUẬN
CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
về ……………………
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Ví dụ 3:
Số :25/SLĐTB&XH-VP
V/v Tham dự ngày hội việc làm năm 2016
+ Nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến, nội dung
văn bản là phần trả lời cho mục đích ban hành văn bản để làm gì.
Vị trí trình bày: Được trình bày ở chính giữa văn bản, dưới phần tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản. Đối với công văn thì được trình bày ở nơi nhận,
sau phần “Kính gửi” và trên phần thể thức đề ký, chữ ký dấu cơ quan ban hành văn
bản. Toàn bộ phần nội dung được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, font
chữ Times New Roman.
Nhận xét: Đây là thành phần thể thức quan trọng nên được Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội quan tâm làm tốt.
+ Chữ ký và thể thức đề ký
Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, chữ ký thể
hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành.
Người ký không dùng bút chì, mực mầu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để
ký văn bản chính thức.
Thể thức đề ký: thể thức đề kí của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
được ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký văn
bản.
- Văn bản ký thay tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức phải ghi chữ “ KT”
Ví dụ:
K T.GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
(chữ ký)
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Dương Duy Hưng
+ Dấu cơ quan ban hành
Dấu đóng lên văn bản để xác định pháp nhân và thẩm quyền của cơ quan ban
hành văn bản. Các văn bản phát hành của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội,
dấu được đóng đúng chiều, đúng màu mực (mực dấu có mầu đỏ tươi) theo quy định
của Bộ Công an, dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Không xảy ra trường hợp đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên giấy giới thiệu chưa có
nội dung.
Dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
+ Nơi nhận:
Là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích
để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu. Nơi nhận được trình bày
tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
+ Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên
loại và trích yếu nội dung văn bản”.
+ Đối với công văn phần nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính
gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản và còn được ghi
như các loại văn bản có tên gọi khác.
Ví dụ 1:
Nơi nhận:
- UBND TP (để b/c);
- Đ/c Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các đ/c Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Lưu:VT.
Ví dụ 2:
Kính gửi: Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên
- Ngoài ra văn bản đi của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội còn có một
số thể thức khác như: Dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”, “Lưu hành nội bộ”, “Thu
hồi”... Những thành phần thể thức bổ sung do người có thẩm quyền ban hành văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
bản quy định.
Nhận xét: Văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành
nhìn chung đã đảm bảo các thành phần thể thức bắt buộc, từ đó nâng cao vai trò
thông tin và hiệu lực pháp lý của văn bản tạo thuận lợi cho hoạt động quản lý.
- Ghi số ngày tháng năm văn bản
Ghi số ngày văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các văn bản đi .Mỗi văn khi
ban hành đươc đánh theo một hệ thống số và ngày tháng nhất định.
Ngày tháng năm của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực. Những ngày dưới 10, tháng dưới 2 ghi thếm số “0” phía trước.
Ghi số ngày tháng văn bản là yếu tố quan trọng giúp cán bộ văn thư Sở Lao động
– Thương binh và Xã hội dễ tìm, nghiện cứu khi sử dụng văn bản.
- Đăng kí văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận… vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi
tính để quản lý và tra tìm văn bản.Hiện nay ở Sở Lao động –Thương binh và Xã
hội áp dụng hình thức đăng ký bằng phần mềm máy tính .
(Quản lý văn bản đi bằng phần mềm máy tính)
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Đóng dấu văn bản
Khi văn bản được đăng ký cán bộ chuyên môn cầm văn bản đi sao in đúng số
lượng văn bản ( trong phần nơi nhận của văn bản ) . Rồi được cán bộ văn thư đóng dấu.
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên văn bản được đóng
khi có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống. Hầu hết các văn bản gửi cho các đơn vị, cá
nhân đều là bản chính.
- Chuyển giao văn bản đi
Tất cả những văn bản do Sở Lao động- Thương binh xã hội làm ra được gửi
tới các đối tượng có liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc là chính xác,
đúng đối tượng và kịp thời.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội áp dụng 2 phương pháp chuyển giao
văn bản là chuyển giao qua đường bưu điện (đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân
ở ngoài cơ quan) và chuyển giao trực tiếp (đối với các đơn vị trong cơ quan). Khi
chuyển giao qua đường bưu điện, văn bản được cho vào phong bì có in sẵn tên cơ
quan Sở Lao động – Thương binh và Xã hội , số điện thoại và được dán kín cẩn thận
trước khi chuyển ra bưu điện.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Tất cả các văn bản đi lưu tại văn thư là bản gốc. Nhằm phục vụ cho việc sử dụng
bản lưu có hiệu quả, cán bộ văn thư sử dụng các sắp xếp văn bản theo tên loại văn bản.
Văn bản có số nhỏ, ban hành trước xếp trước, văn bản số lớn ban hành sau xếp sau. Tất
cả các văn bản lưu được quản lý chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc dễ thấy- dễ lấy- dễ tìm.
c. Quản lý văn bản đến
* Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ các đơn
vị, cơ quan, cá nhân gửi đến. Trong thời gian thực tập tại Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên em thấy việc quản lý văn bản đến được thực hiện
theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra , phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản đến của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
đa dạng về loại hình, các văn bản đến đều được xử lý nhanh chóng, chính xác.
Các văn bản đến đều do cán bộ văn thư cơ quan tiếp nhận ( văn bản nhận
trực tiếp, mạng máy tính,Fax) , ngoài văn bản trên cán bộ văn thư còn tiếp nhận
một số loại văn bản như: đơn thư, khiếu nại ,tố cáo …của các cá nhân.
Tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận..Khi phát hiện thiếu hoặc mất, văn bản chuyển muộn(dấu hỏa tốc, hẹn giờ )
cán bộ văn thư sẽ báo cáo ngày cho lãnh đạo .
Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, Fax cán bộ văn thư kiểm tra số
lượng văn bản, số trang văn bản….
Phân loại, bóc bì văn bản đến : loại không bóc bì đối với văn bản gửi đích
danh
Nhận xét : Thực tế cho thấy văn bản đến Sở Lao động – Thương binh và Xã
hội tỉnh Thái Nguyên cán bộ văn thư có đăng ký vào sổ văn đến .
- Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Tất cả văn bản đến phải được tập trụng ở bộ phận văn thư đều được đóng dấu
“ Đến”, ghi số, ngày tháng. Đối với văn bản không thuộc diện đăng ký thì không
cần đóng dấu “Đến” . Số đến được đánh từ số thứ tự văn bản gửi đến cơ quan, dấu
đến được đóng dưới số kí hiệu của văn bản.
Mẫu dấu đến của cơ quan
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI TN
Số:…………………………
C.V
Ngày:……………………….
ĐẾN
Chuyển:…………………….
- Đăng ký văn bản đến
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên việc đăng ký
văn bản đến đều được đăng ký, quản lý trên phần mềm máy tính .
Năm 2015 số lượng văn bản đến theo báo cáo là 4247 văn bản.
- Trình và sao văn bản đến
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Sau khi đăng ký văn bản phải được trình cho trưởng ban cho ý kiến, để phấn
phối chỉ đạo, giải quyết công việc.Khi đã có ý kiến của lãnh đạo cán bộ văn thư sẽ
phôto để sao in, đối với văn bản quan trọng cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục sao lục
cho văn bản.
- Chuyển giao văn bản đến
Sau khi nhân văn bản đến các cá nhân, bộ phận sẽ giải quyết theo ý kiến chỉ
đạo, việc chuyển giao đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.
- Giải quyết theo giõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Đây được coi là khâu quan trọng nhất của cán bộ làm công tác văn thư nói
riêng và của Văn phòng, cơ quan nói chung.
Giải quyết văn bản đến: khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm giải quyết kịp thời theo hạn được pháp luật quy định hoặc kèm theo quy
định cụ thể của cơ quan. Đối với văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải
được ưu tiên giải quyết trước.
Theo dõi, đôn dốc việc giải quyết văn bản đến: nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
thì đều phải theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
d. Công tác bảo quản và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể dược khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình
dấu cố định trên văn bản.Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của
cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đói với các văn bản giấy tờ của cơ
quan và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà
nước.
- Các loại dấu: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
đang quản lý các loại dấu như:
+ Dấu cơ quan;
+ Dấu chức danh và họ tên người có thẩm quyền ký văn bản;
+ Dấu công văn đến;
+ Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Quản lý và bảo quản con dấu
Con dấu của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên được
giao cho cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn về công tác văn
thư, lưu trữ giữ và đóng dấu tại cơ quan. Cán bộ văn thư là người tự tay đóng dấu vào
các văn bản, giấy tờ của Sở .
Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền.
Không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâm vào
xăng và dùng chổi lông mềm để rửa.
* Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu được cán bộ văn thư thực hiện theo đúng quy định của
cơ quan nhà nước như:
+ Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực dấu mầu đỏ, đúng
với quy định của Nhà nước.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản được thực hiện theo quy định .
Nhận xét : Cán bộ văn thư thường để con dấu trên bàn làm việc như hình
ảnh trên là một thực tế, có một số văn bản sai thể thức cán bộ văn thư vẫn đóng
dấu.
e. Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong công tác văn thư là mắt xích
nối liền công tác văn thư với lưu trữ.
Trong quá trình giải quyết công việc có rất nhiều loại văn bản quan trọng
được sản sinh ra có giá trị giải quyết công việc trước mắt cũng như sau này .Các
loại văn bản có giá trị sẽ được lưu trữ tại cơ quan để nghiên cứu, tra tìm, giữ gìn bí
mật của cơ quan nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nhận xét: Qua khảo sát thực tế em thấy việc lập hồ sơ của Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội Thái Nguyên được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Tài liệu là những bản gốc có giá trị pháp lý cao.
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên không có kho
lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu chủ yếu là loại hình tài liệu hành chính được đựng
trong các cặp, hộp và đưa vào bảo quản trong các tủ lưu trữ tại các phòng ban
chuyên môn.
Nhận xét: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái nguyên chưa bố trí
được cán bộ Lưu trữ chuyên trách nên việc thu thập bổ sung tài liệu còn nhiều hạn
chế. Công tác thu thập diễn ra chậm ở một số phòng ban.
Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những các bước về nghiệp vụ về lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu là một trong các bước quan trọng quyết định đến số
phận của tài liệu. Để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài và vĩnh
viễn. Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, vì vậy khi xác định giá trị
tài liệu cần phải tiến hành thận trọng tỉ mỉ.
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cấu sau:
Bộ phận Lưu trữ cơ quan giúp Chánh văn phòng xây dựng trình lãnh đạo Sở
ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Sở
Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính
bằng số lượng năm.
Xác định tài liệu hết giá trị để loại hủy thực nhiện đúng theo quy định của
nhà nước.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu Sở LĐTBXH có nhiệm vụ tư vấn và dự
thảo các văn bản để Lãnh đạo Sở quyết định.
- Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B
