Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Nó không những lưu giữ lại những tài liệu có giá trị,
phản ánh đầy đủ mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân mà còn góp
phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính
xác nhất cho các hoạt động xã hội.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Công tác lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho
hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy,
phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác
lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức
và bí mật quốc gia...
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành
được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Đã có rất
nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác công văn, giấy tờ.
Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành lưu
trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện.
Từ những lý do trên tôi đã chọn công tác Lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản ly làm nội dung thực hiện báo cáo thực
tập của mình.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý tôi đã gặp một số khó khăn: từ việc làm quen với môi
trường làm việc công sở, những bỡ ngỡ ban đầu khi bắt tay vào công việc thực
tế cho tới việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ còn non kém do chưa thành
thạo.
1

Bên cạnh đó cũng có không ít những thuận lợi mà tôi có được trong quá
trình thực tập của mình như: môi trường làm việc thú vị, đầy đủ các trang thiết
bị và quan trọng hơn cả đó là sự nhiệt tình giúp đỡ của chị Đỗ Thị Hằng và các
anh, chị trong Văn Phòng đã cho tôi có cơ hội được áp dụng vào thực tế những
kiến thức đã được học khi ngồi trên ghế nhà trường.
Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm chính là khoảng thời gian vô
cùng quý báu giúp tôi học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và những kiến thức
bổ ích, những kỹ năng khi còn trong trường tôi chưa được trải nghiệm. Tôi xin
gửi lời cảm ơn tới chị Đỗ Thị Hằng và các anh chị trong Văn Phòng Ban lãnh
đạo Trung tâm đã giúp tôi thực hiện tốt quá trình thực tập tại đây cũng như giúp
đỡ để tôi có thể hoàn thiện bài báo cáo thực tập của mình.
Do thời gian tiếp xúc với công việc ở cơ quan có hạn nên trong quá trình
thực tập tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của chị Đỗ Thị Hằng, các anh chị trong Văn
Phòng, thầy cô trong nhà trường và các bạn để bài báo cáo của tôi được hoàn
thiện hơn; bên cạnh đó giúp tôi bổ sung kiến thức quý báu, làm hành trang để tôi
bước tới tương lai một cách tự tin hơn cũng như giúp cho tôi rất nhiều trong
công việc của sau này.
Tôi xin trân thành cảm ơn!

B. PHẦN NỘI DUNG

2


Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training
Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào
tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây
gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,
các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,
quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri
thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và
quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học
thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục
vụ phát triển kinh tế - xã hội.
- Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,
chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ.

3


- Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh
vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Trung tâm chủ động triển khai và phối kết hợp với các cơ quan quản lý
nhà nước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở đào tạo, các tổ chức khoa học và
công nghệ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội,

các tổ chức kinh tế, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quốc tế trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.
Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm:
+ Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của pháp
luật, quy định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức
và Hoạt động của Trung tâm.
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm
chỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam và
người lao động trong Trung tâm.
+ Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính.
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.
- Quyết định giá cả sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào
tạo theo thoả thuận trong hợp đồng và thích ứng theo thị trường.
- Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử
dụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm.

4


- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thỏa
thuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ
các quy định của pháp luật.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1. Hội đồng Trung tâm.
2. Hội đồng khoa học.
3. Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc).

4. Các phòng chuyên môn gồm:
- Phòng nghiên cứu.
- Phòng đào tạo.
- Phòng dịch vụ.
5. Văn phòng. ( Phụ Lục I )
Trong quá trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm sẽ bổ sung, điều chỉnh
các phòng, ban chuyên môn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển
của trung tâm.
Trong đó:
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung
tâm, có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử
hoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp hội
Việt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
5


- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động
trung hạn và hàng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các nguyên tắc cơ bản về tài chính và phân phối thu thập của
Trung tâm.
- Phê chuẩn các báo cáo hàng tháng của Trung tâm.
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phòng ban chuyên môn
của Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng
đại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm.
- Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm.

Hội đồng Trung tâm có 01 Chủ tịch do các thành viên Hội đồng bầu ra trong
số các thành viên Hội đồng. Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng một
lần, khi cần có thể họp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch Hội đồng. Các
quyết định của Hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất 3/4 tổng số
thành viên có mặt và khi đạt được sự nhất trí của 3/4 thành viên có mặt.
Hội đồng khoa học
Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản
lý có trình độ, chuyên môn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt động
thường xuyên và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời. Hội đồng khoa
học có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động và
nghiên cứu của Trung tâm.
- Đánh giá, phản biện các công trình nghiên cứu, các tài liệu chuyên môn
của Trung tâm.
6


Ban Giám đốc
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Trung tâm. Các Phó giám đốc, Kế toán
trưởng do Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội
quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,
đối ngoại. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác của Trung tâm, quản lý diều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và
hoạt động của Trung tâm.
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về các
phần việc do Giám đốc phân công. Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,
Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung
tâm. Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội

Việt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng của Trung tâm
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng.
Văn Phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm, cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
Văn phòng Trung tâm có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung
tâm thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Trung tâm về các mặt công tác:
hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cơ quan;
đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.

7


1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Trung tâm và hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện ở các phòng
theo lĩnh vực được phân công.
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác
lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Ban Giám đốc Trung tâm và
các phòng ban trong Trung tâm.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quy
định hiện hành của Nhà nước.
- Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và mua
sắm tài sản theo các quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc, các trang
thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo các quy định hiện hành của
Nhà nước.
- Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của Ban Giám đốc

và các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo các quy định hiện hành.
- Thực hiện công tác bảo vệ trật tự an toàn trụ sở cơ quan, phòng cháy,
chữa cháy, dân quan tự vệ và một số công việc đột xuất khác.
- Phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư
cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ
quan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
và có hiệu quả.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm phân công.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng bao gồm:
8


+ Lãnh đạo Văn phòng.
+ Các bộ phân chuyên môn, nghiệp vụ:
- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ.
- Bộ phận Cơ sở vật chất và Kỹ thuật.
- Bộ phận Lễ tân và Vệ sinh môi trường.
- Bộ phận Bảo vệ.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO –
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
9


2.1. Hoạt động quản lý.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là một
mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Trung tâm, Ban lãnh đạo Trung tâm đã giao nhiệm vụ cho Văn Phòng có
trách nhiệm tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu
trữ trong trung tâm: làm đầu mối trình ký và lưu chuyển các quyết định, văn bản
cho các đơn vị trong trung tâm theo đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu,
tổ chức triển khai, thực hiện công tác văn thư; quản lý các văn bản, tài liệu; cấp
giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác; xác nhận người đến công tác
tại trung tâm; tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại công văn, tài liệu,
thư tín theo đúng quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;...
Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc Trung tâm đã có sự
quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham gia các
lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉ
đạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực).
+Thông Tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

10


+ Thông Tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn

thư và lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành
chính.
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục văn
thư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Dựa trên cơ sở các văn bản quy định của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc
thực hiện công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, Ban lãnh đạo Trung tâm
bước đầu đã có sự quan tâm tới việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu để giải
quyết những công việc hàng ngày của Trung tâm.
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý mới thành
lập năm 2007 vì vậy công tác lưu trữ của trung tâm chưa được quan tâm nhiều,
không có bộ phận quản lý riêng về công tác văn thư lưu trữ. Trong trung tâm
chỉ có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thuộc văn phòng. Cán bộ
kiêm nhiệm có trình độ Cao đẳng về chuyên ngành Lưu trữ và có trách nhiệm
tiếp nhận và luân chuyển văn bản đi, đến tới các bộ phận trong trung tâm; sắp
xếp, lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ; cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu.
Tuy đã có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ của trung tâm
nhưng công tác lưu trữ trong trung tâm chưa đạt được nhiều kết quả, cụ thể: khối
tài liệu của trung tâm từ khi thành lập đến nay sản sinh ra tương đối nhiều chưa
được phân loại, sắp xếp khoa học nên các khâu tổ chức của công tác lưu trữ
trong trung tâm còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên
trong trung tâm.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.

11


Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được bảo quản

trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích của cơ quan, tổ
chức và của toàn xã hội. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động
của cơ quan, tổ chức ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, bảo quản an toàn và phát huy
tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ đúng với quy định chung của nhà nước và quy
định chung của cơ quan thì cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan cần thực
hiện tốt những khâu nghiệp vụ sau:
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu
có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu,
khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của cơ quan có quan hệ đến
hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổ
sung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phú
thành phần tài liệu trong phông lưu trữ của cơ quan và đáp ứng tốt khả năng phục
vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quan được tốt
hơn. Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan là một công
việc thường xuyên và tất yếu.
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý là kho lưu
trữ hiện hành, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu của các đơn vị, tổ chức
trong trưng tâm và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cán
bộ, nhân viên trong trung tâm. Là kho lưu trữ hiện hành nên nguồn tài liệu thu
thập bổ sung hàng năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra trong quá trình
hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm.

12

Nguồn thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm bao gồm
các nguồn:
- Từ Lãnh đạo Trung tâm ( gồm Giám đốc và các Phó giám đốc );
- Các phòng chuyên môn gồm:
+ Phòng nghiên cứu.
+ Phòng đào tạo.
+ Phòng dịch vụ.
- Từ bộ phận Văn phòng.
Đây là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài liệu bổ sung chính được
hình thành nên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Trung tâm là cơ sở Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học và Quản lý được lựa chọn và
đưa vào lưu trữ của cơ quan.( Phụ Lục II )
* Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ của Trung tâm:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản hành chính: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo,
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, chứng từ, giấy giới thiệu
* Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Do đặc thù của Trung tâm, tài liệu thu về chủ yếu là hồ sơ về hoạt động
đào tạo và nghiên cứu nên trong công tác thu thập của Trung tâm thì cán bộ lưu
trữ có nhiệm vụ sau:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ
cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những
công việc sau:
13


- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp
lưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ.
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định
của Nhà nước.
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiện
đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận. ( Phụ Lục III )
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định của Nhà nước, Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan:
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.
( Theo Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011)
14


Thực tế tại Trung tâm, do kho lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức,
phải sử dụng phòng làm việc cũ xây dựng kho nên điều kiện lưu trữ hồ sơ, tài
liệu chưa được tốt, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ của

Trung tâm được chia thành nhiều đợt: 03 hoặc 06 tháng nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan một lần.
Với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan
nhưng cán bộ, công chức trong Trung tâm cần giữ lại để kiểm tra hoặc dùng cho
học viên đến tham khảo thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ
của cơ quan sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu.. Thời gian giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
* Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm:
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ; nhằm tối
ưu thành phần tài liệu của phông lưu trữ và đây là một trong những khâu nghiệp
vụ quan trọng, tất yếu mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện trong công tác
lưu trữ và thu thập bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ cơ bản đầu tiên tạo tiền đề
cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ: phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý,... Đồng thời đây còn là một trong
những nghiệp vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn thiện, đầy đủ cho
bất kỳ một phông lưu trữ nào.
Trong những năm qua công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
của Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức do đó nhiều tài liệu có giá trị còn
tồn đọng ở các đơn vị chưa được giao nộp vào kho lưu trữ để quản lý tập trung
thống nhất tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu khi cần. Hiện nay các
đơn vị, bộ phận thuộc Trung tâm đều tự lưu trữ tài liệu của mình. Việc giao nộp
tài liệu vào lưu trữ chưa được triển khai. Lưu trữ tài liệu tại các đơn vị có ưu
điểm là lưu trữ được đầy đủ tài liệu do đơn vị sản sinh ra tuy nhiên có hạn chế là
điều kiện bảo quản không tốt, không có trang thiết bị bảo quản chuyên dụng dẫn
tới tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.
15


Một số đơn vị đã giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy đủ,

tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.(Phụ Lục IV)
Nguyên nhân là do Ban lãnh đạo Trung tâm chưa nhận thức đúng đắn về
vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan
tâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính bị
động; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thu thập
được toàn bộ những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động cơ quan.
Tổng số tài liệu thu được trong 3 năm qua:

STT

Đơn vị

Số hồ sơ

Số hợp

Mét giá

Thời gian
tài liệu

01

Ban Giám đốc

2009-2012

02

Phòng Nghiên
cứu

2009-2012

03

Phòng Đào tạo

2009-2012

04

Phòng Dịch cụ

2009-2012

05

Văn phòng

2009-2012

2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác
định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Đây là công việc quan trọng và là khâu nghiệp vụ phức tạp có tính chất
quyết định trực tiếp đến số phận tài liệu. Thực hiện tốt công tác xác định giá trị
tài liệu nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu, tối ưu hóa thành phần

phông lưu trữ của trung tâm, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo
quản.
Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong Trung tâm được chính
xác, cán bộ văn thư lưu trữ vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp,
16


tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài liệu
chuyên môn kĩ thuật bên cạnh vận dụng các tiêu chuẩn chung còn phải chú ý tới
các tiêu chuẩn đặc thù:
- Tiêu chuẩn tính mới của khoa học kĩ thuật công nghệ
- Trình độ giải pháp khoa học kĩ thuật công nghệ
- Hiệu quả kinh tế, kĩ thuật và hiệu quả xã hội
- Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình
- Mức độ cải tạo công trình hay hiện đại hóa sản phẩm
- Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế
Thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu được thống nhất, chính xác cán bộ
văn thư trung tâm phải xây dựng được thời hạn bảo quản tài liệu. Hiện nay cán bộ
văn thư lưu trữ trong Trung tâm chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài
liệu, việc đánh giá giá trị tài liệu chủ yếu dựa vào Danh mục hồ sơ.
Thực tế việc xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm chủ yếu được thực hiện
trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danh
mục hồ sơ cho Trung tâm. Lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị
hồ sơ, tài liệu do văn thư nộp lại. Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá một
cách toàn diện; những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu được xác định
không chính xác ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến
hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để
xem xét và quyết định danh mục các hồ sơ cần giữ lại để bảo quản, định thời
hạn bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
Sau khi tiến hành việc thẩm tra, xác định giá trị tài liệu những hồ sơ, tài

liệu có giá trị được đưa vào bảo quản trong kho, còn những tài liệu hết giá trị,
tài liệu trùng thừa được loại ra để tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
của Trung tâm phải được thực hiện theo quy định của pháp luật. Theo Điều
28 của Luật Lưu trữ - hủy tài liệu hết giá trị và công văn 879/VTLTNNNVĐP ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
để thực hiện việc tiêu hủy đối với tài liệu hành chính. Còn đối với tài liệu
17


chuyên môn – kỹ thuật thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo
quy định của ngành.
Tài liệu hết giá trị đem ra tiêu hủy phải được lập hồ sơ hủy tài liệu hết giá
trị. Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại trung tâm ít nhất 20
năm kể từ ngày hủy tài liệu. Việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiết
kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng được kho tàng trang thiết bị bảo quản tài
liệu trong Trung tâm, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và sử dụng thông tin khi
cần thiết.
Do bộ phận văn thư trong Trung tâm đã lập hồ sơ công việc và danh
mục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạo
thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu của Trung tâm ngày càng phát triển, phát
huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu tạo thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu,
quản lý, tra tìm nhanh chóng, chính xác; có cơ sở loại ra những tài liệu hết giá trị
về mọi phương diện để tiêu hủy, tiết kiệm diện tích kho tàng, phương tiện bảo
quản, tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ của Trung tâm.
Thực tế hiện nay, Trung tâm chưa tiến hành chỉnh lý được toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, Ban lãnh đạo Trung tâm chưa

thực sự quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm. Do đó, trong
quá trình hoạt động Trung tâm đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đối
nhiều nhưng khối tài liệu được thu thập được vào kho rất ít, chủ yếu là tài liệu
về hành chính, văn bản đi và đến,... Khối tài liệu thu được mặc dù đã được
phân loại, lập hồ sơ sơ bộ nhưng chất lượng hồ sơ không đồng đều, tài liệu
trùng thừa, hết giá trị chưa được loại hủy.(Phụ Lục V)
18


Trong thời gian tới, Trung tâm chủ động tiến hành thu thập và chỉnh lý toàn
bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động để có thể đem ra khai thác,
sử dụng có hiệu quả phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu của Trung tâm gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, để
lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất
định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng
hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.
Việc phân loại và lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của trung tâm một cách khoa học và thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác bảo quản, tra tìm hồ sơ tài liệu được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và các đối tượng khác có liên quan đến công tác lưu trữ.
Việc thống kê giúp lãnh đạo Trung tâm, cán bộ văn thư lưu trữ nắm được
số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu có trong kho từ đó đưa ra
quyết định chỉ đạo phù hợp với thực tế và cán bộ văn thư lưu trữ xây dựng được
kế hoạch thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng
khối tài liệu của Trung tâm.
Hiện nay, trong Trung tâm công tác thống kê tài liệu được tiến hành vào
cuối mỗi năm gồm thống kê tài liệu lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, số lượng cán

bộ,... Bên cạnh việc thống kê tài liệu Trung tâm cũng bước đầu xây dựng công
cụ tra cứu đối với khối tài liệu thu thập được và lập hồ sơ sơ bộ trong kho.
Trong Trung tâm sử dụng mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm chủ yếu cùng với đó
Trung tâm cũng sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý và tra cứu hồ sơ.
Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu được thực hiện tốt giúp cho
việc quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu trong công ty được nhanh chóng, chính
xác, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
19


2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài
tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu
trước mắt và lâu dài.
Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát hư
hỏng... Trong Trung tâm hiện nay có kho bảo quản tài liệu với diện tích 40m2 đặt
trong trụ sở của Trung tâm, trong kho có trang bị giá, tủ đựng tài liệu, bình chữa
cháy và quạt thông gió (Phụ Lục VI ) .Do tài liệu thu được để trong kho còn ít vì
vậy trong thời gian tới cán bộ văn thư lưu trữ trong Trung tâm cần có kế hoạch
thu thập khối tài liệu đã tới thời hạn giao nộp nhưng còn tồn đọng ở các đơn vị
trong Trung tâm đặc biệt là khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật phản ánh hoạt động
đặc thù của Trung tâm để đưa vào bảo quản trong kho được an toàn và làm hoàn
chỉnh phông lưu trữ của Trung tâm
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu là khai thác thông tin tài liệu lưu trữ
phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của
cơ quan, tổ chức.
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện thường xuyên và đạt
kết quả cao. Do yêu cầu về học tập và nghiên cứu, hằng năm số lượng người đến

khai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệu
được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ liên quan đến
nghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo.
Nhìn chung, công tác lưu trữ của Trung tâm bước đầu đã đi vào nề nếp bởi
vì đã có sự phân công trách nhiệm cụ thể, từng bộ phận chức năng đã thực hiện
tốt nhiệm vụ mình được giao. .( Phụ Lục VII )
20


Trong thời gian tới lãnh đạo Văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoạch
thu thập tài liệu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưu trữ Trung tâm. Sau khi
thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ
thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng, chính xác phục
vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả của lãnh đạo, cán bộ nhân
viên trong Trung tâm. Lãnh đạo Văn phòng dựa vào quy định về công tác văn
thư, lưu trữ để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong Trung tâm, sau đó
thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Trung tâm theo kế hoạch
2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
Cùng với sự phát triển của xã hội, trên con đường công nghiệp hóa hiện
đại hóa đất nước, với bước tiến vượt trội của nền công nghệ thông tin. Trung
tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã có sự tiếp thu và
phát triển khoa học công nghệ trong công tác Văn thư lưu trữ: Tài liệu lưu trữ
được quản lý bằng máy tính, tạo nhiều thuận lợi cho công tác thống kê, tra tìm,
đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu công việc; ứng dụng tin học trong công tác đánh
máy mục lục hồ sơ và mục lục văn bản,…
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã tạo
mọi điều kiện đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, đem lại hiệu quả
trong công việc.

Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Lãnh đạo Trung tâm, công tác lưu
trữ của Trung tâm đã bước đầu được tổ chức thực hiện có hiệu quả. Mặc dù còn
những hạn chế nhất định nhưng với sự nhiệt tình trong công tác và với tinh thần
tự tìm tòi học hỏi để hoàn thiện kiến thức, cán bộ lưu trữ đã đưa công tác lưu trữ
của Trung tâm ngày càng phát triển. ( Phụ Lục VIII )

21


CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ

3.1.

Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được

Thời gian thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ
chức và Quản lý đã giúp tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ.
Bản thân tôi luôn nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt công việc theo quy định, quy chế
của cơ quan cũng như các công việc do lãnh đạo cấp trên giao cho. Đồng thời, áp
dụng một cách có hiệu quả nhất những kiến thức đã được trang bị tại giảng
đường đại học về nghiệp vụ văn thư lưu trữ vào trong thực tiễn làm việc của
Trung tâm.
22


Trong hơn 02 tháng thực tập tôi được bắt tay vào một số khâu nghiệp vụ
cụ thể:

+ Cuối tháng 01 năm 2016 cùng với cán bộ lưu trữ Trung tâm tiến hành

thu thập, hồ sơ, tài liệu đợt II trong năm từ các cá nhân, đơn vị vào kho lưu trữ:
− Chuẩn bị kho tàng, phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
− Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ (kiểm đếm hồ
sơ, tài liêu; lập biên bản…)
+ Tiến hành phân loại sơ bộ hồ sơ, tài liệu; viết bìa; sắp xếp hồ sơ lên giá
kệ;
+ Phục vụ các cơ quan, tổ chức, các công chức, viên chức khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu khi có nhu cầu. Tiến hành vào sổ, ghi thông tin vào Phiếu
mượn hồ sơ.
+ Kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý hiện đang lưu giữ hồ sơ, tài liệu từ những năm Trung tâm mới được
thành lập đã được lập hồ sơ nhưng khi đưa vào kho vẫn trong tình trạng lộn xộn
không được phân loại. Trong thời gian thực tập tại đây tôi đã được chỉ dạy và
hướng dẫn tiến hành phân loại và xây dựng công cụ tra cứu khối tài liệu này.
+ Đưa những hồ sơ, tài liệu đặt dưới sàn lên giá.
Kết quả đạt được:
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm, cũng như được trực tiếp thực hành
các nghiệp vụ đã giúp tôi có thêm rất nhiều kinh nghiệm, đồng thời áp dụng tối
đa những kiến thức đã học trên ghế nhà trường để quan sát và thực hành, qua đó
nhận ra được những điểm tích cực cũng như những mặt còn thiếu sót, hạn chế
trong công tác lưu trữ của cơ quan mình thực tập. Từ đó đưa ra những kiến nghị,
đề xuất giải pháp đề tham mưu giúp Trung tâm thực hiện tốt hơn công tác lưu
trữ của mình.
3.2. Đề xuất, kiến nghị
3.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức

23

Trong thời gian thực tập tại Trung tâm, tôi nhận thấy rằng, mặc dù công
tác lưu trữ đã được quan tâm thực hiện, song trên thực tế vẫn còn một số khó
khăn, vướng mắc. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, tại Trung tâm, Công tác chỉ đạo nghiệp vụ chưa được đơn vị
thực hiện thường xuyên, chưa có văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể
Thứ hai, các hoạt động nghiệp vụ chưa được thực hiện nghiêm túc, đúng
đắn. Nhiều khâu nghiệp vụ vẫn còn những thiếu sót, gây khó khăn cho việc bảo
quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, Mặc dù khối lượng tài liệu sản sinh trong một năm của Trung
tâm là khá nhiều, song về mặt cơ sở vật chất, diện tích kho tàng cũng như các
trang thiết bị bảo quản tài liệu còn hạn chế, chưa đáp ứng đúng và đủ cho việc
bảo quản và phát huy tối đa giá trị của tài liệu.
Từ những thực trạng trên, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, Cần ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ tới
các cá nhân, các đơn vị, phòng ban trong trung tâm.
Thứ hai, Cần thường xuyên cử cán bộ đi học tập để nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật những quy định mới của nhà nước từ đó nâng
cao tinh thần trách nhiệm đối với công tác lưu trữ tại Trung tâm.
Thứ ba, Cần có sự quan tâm đúng đắn tới công tác lưu trữ trong trung
tâm, hằng năm phải có đầu tư về xây dựng cơ sở, mua sắm trang thiết bị nhằm
phụ vụ tốt nhất cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ một cách hiểu quả nhất.
3.2.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ khoa, trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với bề dày lịch sử đào tạo ngành Văn thư
- Lưu trữ, cùng đội ngũ giảng viên ưu tú, đầy nhiệt huyết thì công tác cũng như
phương hướng giảng dạy là điều không cần phải thay đổi. Vì thế, với cá nhân
tôi, tôi chỉ xin đề xuất một chút nguyện vọng nhỏ của bản thân như sau:
24

Thứ nhất, với cá nhân tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu ngành
nghề thì điều quan trọng nhất tôi muốn được học ngoài lý thuyết trên sách vở,
còn là việc được áp dụng chúng vào thực tế. Việc Nhà trường tổ chức cho sinh
viên đi thực tập, tìm hiểu thực tế của các cơ quan, doanh nghiệp đã giúp tôi có
cơ hội trau dồi kinh nghiệm và đáp ứng được tốt nhất nhu cầu học hỏi của bản
thân. Tôi cũng có một suy nghĩ đó là nhà trường có nên xây dựng một quy định
mới về Kế hoạch thực tập cho sinh viên, ở đây tôi muốn nói đến là việc đề ra
phương án cho sinh viên đi thực tập tại cả Doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Thời gian thực tập có thể kéo dài hơn. Như vậy, sau quá trình thực tập, sinh viên
chúng tôi sẽ có cái nhìn đúng đắn và toàn diện hơn về việc thực hiện công tác
văn thư lưu trữ ở mọi khía cạnh, mọi lĩnh vực. Từ đó sẽ có phương án tốt nhất
sau khi ra trường để lựa chọn hướng đi đúng cho mình, nên xin việc trong/ hay
ngoài nhà nước cho phù hợp khả năng và trình độ cũng như kỹ năng sống của
bản thân.
Thứ hai, Để sinh viên ra trường đi thực tế không bị bỡ ngỡ và gặp khó
khăn trong các khâu nghiệp vụ, bản thân tôi cho rằng, ngoài việc trang bị những
kiến thức chỉ có trên sách vở thì nhà trường nên tổ chức những buổi học thực
hành để sinh viên thực tập trước. Có thể bắt đầu từ những việc nhỏ nhất như
kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày / tháng / năm văn bản cho tới
việc thực hiện đóng dấu; lập và lưu hồ sơ.
Và tôi hiểu được rằng, dù cuộc đời phía trước có gập ghềnh và còn nhiều
khó khăn, nhưng tôi tin dưới sự hướng dẫn chỉ dạy của các thầy cô và với nguồn
tri thức tích luỹ được, cùng lòng nhiệt huyết yêu nghề sẽ giúp chúng tôi đứng
vững trên con đường mình đã chọn, là hành trang theo tôi suốt cuộc đời. Bởi tôi
biết được một điều rằng, suy cho cùng bóng tối hay ánh sáng, thành công hay
thất bại, đau khổ hay hạnh phúc đều không phải là điều quan trọng nhất, mà trên
hết chính là cái cách mỗi người bước đi trong bóng tối, trong thất bại, trong đau
khổ và cả cái cách mà họ đón nhận ánh sáng, thành công và hạnh phúc. Dù trong
bất cứ hoàn cảnh nào cũng phải tin vào khả năng của mình, tin rằng ánh sáng ở
25