Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Trung tâm đào tạo nghiên cứu tổ chức khoa học và quản lý

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC...................4
1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.......4
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ ..................................................................................................................4
1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm..................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ
quan tổ chức........................................................................................................................................8
1.2.1 Tình hình tổ chức........................................................................................................................8
1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn............................................................................................................8
1.2.3. Về cơ cấu tổ chức......................................................................................................................8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, .....10
TỔ CHỨC..............................................................................................................10
2.1. Hoạt động quản lý.......................................................................................................................10
2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ..................................................................10
2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.............................................................................10
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt
động lưu trữ của cơ quan, tổ chức....................................................................................................11
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong
hoạt động lưu trữ..............................................................................................................................11
2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.......................................................................................................12
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ..............................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................................12

2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ........................................................................................12
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu................................................................................................13
2.2.3Công tác chỉnh lý........................................................................................................................14
2.2.4.Công tác thống kê trong lưu trữ..............................................................................................21

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu ......................................................................................................21
2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng ........................................................................................................22

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.........................................................................22
3.1 Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được.......23
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng .......................................................................................23
3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức............23
3.2.2 Đối với bộ môn văn thư ,lưu trữ, khoa và nhà trường..............................................................25

C. PHẦN KẾT LUẬN..........................................................................................26
................................................................................................................................26
D. PHẦN PHỤ LỤC..............................................................................................27

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc
cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và cơng tác quản lý đất nước
địi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều
người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các
hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra
các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thơng tin có độ bền cao,
lưu giữ được thơng tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thơng tin,
con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn
bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay
từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động
quản lý Nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng,
truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội.
Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trị của tài liệu nói chung và
văn bản nói riêng. Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử
dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thơng tin giải quyết
cơng việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa,nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với
vai trị quan trọng của công tác Lưu trữ ,trong lĩnh vực quản lý hành chính,Đảng và
Nhà nước ta ln quan tâm,đã và đang có những chủ trương chính sách ngày càng
hiện đại công tác này,nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong

mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”.Sau khi hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên
chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ,đã tổ chức đợt
thực tập kéo dài 12 tuần .Từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/3/2016 .Được sự đồng ý
của Nhà trường và sự tiếp nhận của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chức Khoa
học và quản lý và được sự quan tâm ,giúp đỡ ,hướng dẫn của các anh, chị cán bộ
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng dịch vụ văn thư lưu trữ nơi em thực tập.Đặc biệt là chị Đỗ Thị Hằng- cán bộ
văn thư lưu trữ đã tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc
,củng cố thêm phần kiến thức vẫn cịn thiếu và nâng cao trình độ .Vận dụng lý luận
và kiến thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ
năng chun mơn ,nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm để phục vụ cho
công việc hiện tại của bản thân.
Với thời gian thực tập không dài ở Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chức
Khoa học và Quản lý và được Trung tâm cho đi thực tế nghiệp vụ tại Bộ Tài Chính
đã đem lại cho em những kết quả ý nghĩa quý giá,nhất là những kinh nghiệm thực
tế mà em đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn của mình
dưới sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của các Cán bộ phịng dịch vụ văn thư lưu
trữ của Trung tâm và các chị phịng lưu trữ thư viện Bộ Tài Chính trong đợt thực

tập , em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Lưu trữ.Một cơng việc
địi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo ,tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải
quyết các công việc hàng ngày
Là một cán bộ Lưu trữ trong tương lai ,đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản.Trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng
như nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của
Đất nước.
Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chun mơn,sự thiếu kinh nghiệm trong q trình thực hiện các
thao tác,nghiệp vụ lưu trữ,từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến
thức chuyên mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt thực đã giúp cho em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức
của mình trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Qua bài báo cáo của mình cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả
mọi người đã giúp đỡ em thành tốt đợt thực tập của mình,qua quá trình học tập
cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới các thầy cơ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp những ví
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dụ sát thực tế để chúng em tích lũy được kiến thức làm hành trang khi bước vào

cuộc sống .
Em xin gửi lòng cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú,anh chị cán
bộ,lãnh đạo của Trung tâm đã tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tế
cơng việc để tìm hiểu kĩ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình cịn thiếu.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức,kinh nghiệm để phục vụ cho công việc
cũng như học tập của bản thân sau này.Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế,nên trong
q trình làm báo cáo chắc chắn cịn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo u
cầu của Nhà trường.Kính mong q thầy cơ quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1:Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.
Chương 2:Thực tiễn công tác lưu trữ của cơ quan tổ, tổ chức.
Chương 3:Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, kiến
nghị.
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Thanh Xuân

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý( dưới đây gọi
tắt là Trung tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp các hội
khoa học và kỹ thuật Việt Nam(dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt
động theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng
10 năm 2002 và Quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại ngân
hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Trung
tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Giấy chứng
nhận đăng kí hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp,
đúng với các quy định của pháp luật.
Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở các chi nhánh, văn phịng
đại dện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của Trung tâm trên cơ sở
được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước và Liên hiệp hội Việt Nam cho
phép.
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ
Trung tâm có chức năng: Huy động các nhà khoa học , các nhà tổ chức,các
nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý
và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng,
nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
1. Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mơ hình tổ chức, các học thuyết
quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.

2.Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng
khốn, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ.
3.Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh
vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm
* Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của pháp
luật, quy định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức và Hoạt
động của Trung tâm.
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm
chỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam và người lao
động trong Trung tâm.
* Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính.
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm của Trung tâm.
- Quyết định giá cả các sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ,
đào tạo theo thỏa thuận qua hợp đồng và thích ứng theo thị trường.

-Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử dụng
lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của Điều lệ Trung tâm.
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, kí kết các hợp đồng, các thỏa
thuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các quy
định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1. Hội đồng Trung tâm.
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung
tâm , có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định bổ
nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử hoặc miễn
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm các Phó Giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm .
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động trung
hạn và hằng năm của Trung tâm.
- Phê chuẩn báo cáo hằng năm của Trung tâm.
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức các phịng ban chun mơn của
Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.

- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng
đại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định.
- Kiểm tra giám sát các hoạt động của Trung tâm .
- Quyết định đề nghị sửa đổi , bổ sung Điều lệ Trung tâm
Hội đồng Trung tâm có 1 Chủ tịch do các thành viên Hội đồng bầu ra trong
số các thành viên hội đồng .Hội đồng Trung tâm họp thường kì 6 tháng 1 lần, khi
cần có thể họp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch hội đồng.Các Quyết định của
Hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất ¾ tổng số thành viên có mặt và
khi có sự nhất trí của ¾ thành viên có mặt.
2. Hội đồng khoa học.
Hội đồng khoa học bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý có trình
độ, chun mơn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt động thường xuyên
và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời.Hội đồng khoa học có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược , phương hướng hoạt động và
nghiên cứu của Trung tâm.
- Đánh giá, phản biện các cơng trình nghiên cứu các tài liệu chuyên môn của
Trung tâm.
3. Ban giám đốc( gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc).
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
trên cơ sở đề nghị Của Hội đồng Trung tâm, các Phó giám đốc, Kế tốn trưởng do
Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội quyết định bổ
nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội, đối
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngoại.Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch cơng
tác của Trung tâm , quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và hoạt động
của Trung tâm.
Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc
do Giám đốc Trung tâm phân công.Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày Giám
đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm. Phó
giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam và
trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
4. Các phịng chun mơn gồm:
+ Phịng nghiên cứu.
+ Phòng đào tạo.
+ Phòng dịch vụ.
5. Văn phòng.
Trung tâm tổ chức theo sơ đồ sau:
HỘI ĐỒNG
TRUNG TÂM

BAN GIÁM ĐỐC

Hội đồng Khoa học

Phòng
nghiên cứu

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

Văn Phòng

Phòng
Đào tạo, bồi dưỡng

7

Phòng
Dịch vụ

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6. Cơ sở vật chất:
Được Liên hiệp các Hội khoa học và Kỹ thuật Việt Nam quan tâm, ngoài
trụ ở làm việc, Trung tâm còn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc với
tổng số vốn đầu tư trên 2 tỷ đồng, bao gồm hệ thống máy chủ kết nối mạng nội bộ
và hệ thống máy tính cá nhân, hệ thống trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy, gồm
04 máy Projector, 04 máy chiếu hắt, 03 bộ đầu đĩa và màn hình, 01 xe ơ tơ phục vụ
cho việc đi lại, đăng ký sử dụng dịch vụ viễn thông với 08 máy điện thoại, 04 máy
fax, sử dụng 02 đường Internet kết nối tốc độ cao (ADSL) với nhà cung cấp dịch
vụ FPT và VNPT.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức.
1.2.1 Tình hình tổ chức
Hiện tại bộ phận văn thư – lưu trữ của Trung tâm được đặt trong Văn phòng

và lý chịu sự quản lý của Trưởng phòng. Số lượng cán bộ làm việc tại Văn phòng
của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có một cán bộ phụ trách công tác văn thư
lưu trữ kiêm nhiệm.
1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn.
Văn phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm. Trong đó bộ phận văn
thư lưu trữ có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau
-Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư – lưu trữ
của Nhà nước nói chung và của Trung tâm nói riêng;
-Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm;
-Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ;
-Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ
cho các bộ, nhân viên của Trung tâm;
-Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ;
-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.3. Về cơ cấu tổ chức.
Theo sơ đồ và cơ cấu tổ chức thì Trung tâm khơng chun viên lưu trữ
chun trách, mà cán bộ văn thư là người kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ của
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trung tâm. Tuy khơng có cán bộ lưu trữ chun trách nhưng Trung tâm lại có một
đội ngũ nhân viên chỉnh lý tài liệu khá đông đảo, những nhân viên chỉnh lý đều

học đúng chun ngành, đã có ít nhất một năm kinh nghiệm và chịu sự điều động
của Trung tâm tới các địa điểm chỉnh lý trên cả nước.
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu: 90 cán bộ, trong đó:
- 20 cán bộ chuyên môn, tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ,
có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trở lên. Có nhiệm vụ chỉ đạo về mặt nghiệp vụ tại
tất cả các đơn vị mà Trung tâm thực hiện dịch vụ chỉnh lý.
- 70 nhân viên chỉnh lý, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, chuyên ngành văn
thư - lưu trữ, có ít nhất 01 năm kinh nghiệm, thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý và chịu
sự điều động của Trung tâm tới các địa điểm chỉnh lý.

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ.
Hiện tại Trung tâm vẫn chưa ban hành quy chế văn thư lưu trữ. Việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm mới chỉ dựa trên các văn bản quy định
của Nhà nước.Cụ thể như:
+Luật lưu trữ 01/2011/QH13.
+Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy

định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 29/5/2004 của Cục Văn thư lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính;
+ Cơng văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và
lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
9001:2000
….
Thực tế trên cho thấy tuy vẫn chưa ban hành được quy chế về công tác văn
thư lưu trữ, công tác lưu trữ của Trung tâm đã phần nào đi vào nề nếp. Tuy vậy,
cũng không thể phủ nhận rằng việc chưa ban hành được quy chế cũng đã khiến cho
công tác văn thư lưu trữ gặp khơng ít khó khăn.
2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.
Kho lưu trữ của Trung tâm được bố trí với diện tích khoảng 25m2, đặt tại
tầng 5 của toà nhà làm việc. Và hiện tại trong kho có một phơng ,tuy nhiên trên
thực tế tài liệu của phơng này vẫn chưa được thu thập hồn chỉnh. Bởi vậy trong
kho vẫn cịn một số tài liệu bó gói chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý khoa học.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Như vậy có thể thấy việc thiết kế xây dựng kho bảo quản tài liệu của Trung
tâm vẫn còn những tồn tại như diện tích kho cịn hạn chế, việc chưa thu thập được
đầy đủ tài liệu để thành lập phông . Do vậy sẽ gặp khơng ít những khó khăn trong
việc bảo quản tài liệu.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Trong vài thập niên trở lại đây ,sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo
ra một bước đột phá trong lĩnh vực khoa học công nghệ .Với ưu thế đặc biệt ,cơng
nghệ thơng tin đã nhanh chóng được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác
nhau của đời sống xã hội .Là một ngành liên quan đến hoạt động quản lý và thông
tin, công tác lưu trữ là một trong những lĩnh vực có khả năng và cần thiết phải ứng
dụng công nghệ thông tin.
Đáp ứng xu thế tồn cầu hóa cũng như u cầu đặt ra thì Trung tâm cũng đã
ứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ trong nghiệp vụ công tác lưu trữ
một cách có hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
Hằng năm, lãnh đạo Trung tâm luôn tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa
học cho cán bộ nhân viên. Mở lớp tập huấn về việc sử dụng các thiết bị công nghệ
cho nhân viên trong Trung tâm…
Hiện tại Trung tâm đang sử dụng phần mền tin học trong việc tra tìm tài liệu
lưu trữ, việc tra tìm tài liệu trên máy sẽ giúp cho cơng việc tra tìm được nhanh
chóng và kịp thời, đáp ứng công việc được giao.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi
đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Với phương châm luôn được chất lượng làm việc lên hàng đầu. Bởi vậy
Trung tâm luôn coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ nói
riêng và cán bộ, nhân viên trong Trung tâm nói chung. Hằng năm Trung tâm luôn
mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ và cử các cán bộ nhân
viên đi học,nâng cao trình độ chun mơn ở các cơ sở đạo tạo có chất lượng trong

nước.
Ngồi ra Trung tâm ln có các chế độ đãi ngộ hợp lý trong công tác thi đua
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khen thưởng về hoạt động lưu trữ. Điều này đã phần nào thúc đẩy trong làm việc
của các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm.
2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Là một Trung tâm thực hiện các dịch vụ chỉnh lý tài liệu vì vậy Trung tâm
ln chú trọng, tham gia các buổi hội thảo nghiên cứu khoa học của Liên hiệp hội
Việt Nam tổ chức có sự tham gia nước ngồi hàng đầu về cơng tác lưu trữ.Ngồi ra
thì Trung tâm cũng tham gia các hội thảo có liên quan đến lưu trữ…
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ.
Song song với việc quản lý công tác thi đua khen thưởng, lãnh đạo Trung
tâm luôn coi trọng việc thanh tra, kiểm tra trong cơng tác lưu trữ, để từ đó có cơ
sở,căn cứ trong việc xử lý các vi phạm về quy chế trong hoạt động nghiệp vụ.
Hằng năm Trung tâm ln có các đợt thanh tra,kiểm tra thường kì và bất
kì ,Tuy theo tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra các biện pháp và hình thức xử
lý, công tác thanh tra, kiểm tra luôn được Trung tâm áp dụng dựa trên cơ sở các
quy định của pháp luật. chính vì vậy đã giúp cho hoạt động của Trung tâm luôn
phát triển và đi vào đúng nguyên tắc, nề nếp.

2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là q trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ Quốc gia,lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);
+ Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trung tâm.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
• Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng
Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm;

Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);
+ Các đơn vị, phịng, ban trực thuộc Trung tâm.
- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
• Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng
Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm;
Do Trung tâm là một đơn vị nhỏ tài liệu sản sinh ít chủ yếu là tài liệu hành
chính.Việc thu thập tài liệu chủ yếu là tài liệu hình thành trong q trình hoạt động
của trung tâm.
2.2.2.Cơng tác xác định giá trị tài liệu
Tài liệu là các loại cơng văn ,giấy tờ hình thành trong q trình hoạt động
của các cơ quan ,tổ chức .Nhưng trên thực tế khơng phải tài liệu nào cũng có giá
trị,có những tài liệu sản sinh ra nhằm giải quyết công việc trước mắt,nhưng cũng
có những tài liệu có nội dung phục vụ cho việc xác minh ,tra cứu ,tổng kết các vấn
đề thì cần giữ lại.Chính vì vậy phải quan tâm đến công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc,tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trữ học quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Dựa trên Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 03 tháng 6 năm
2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ ,tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan,tổ chức.
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Trung tâm đã thực hiện
đúng quy định của pháp luật.Tuy nhiên Trung tâm vẫn chưa thành lập hội đồng xác
định giá trị tài liệu để tiến hành kiểm tra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêu
hủy dẫn đến tình trạng tích đống tài liệu hết giá trị trong kho.(xem phụ lục 01,
03,04)
2.2.3Công tác chỉnh lý
Công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi chức năng hoặc lập
mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ
tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vu quan trọng, có liên quan
mật thiết tới các khâu nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Là đơn vị nhỏ
nên tài liêu sản sinh không nhiều nên việc chỉnh tài liệu của Trung tâm không được
tiến hành mà mới chỉ dừng lại ở việc các phòng tự sắp xếp theo trật tự. Tuy nhiên
về dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan tổ chức thì nhân viên chỉnh lý tài liệu
của Trung tâm lại thực hiện theo đúng các bước trong chỉnh lý.
Do Trung tâm là đơn vị nhỏ, để đảm bảo cho đợt thực tập của em được thực
hiện theo đúng đề cương của Nhà trường về công tác Lưu trữ, Trung tâm đã liên hệ
với Bộ Tài Chính để em được trực tiếp cận với thực tế công tác chỉnh lý tài liệu lưu
trữ.
Đợt thực tế tại kho lưu trữ Bộ Tài Chính em đã được làm rất nhiều khâu
nghiệp vụ liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, biết được cơ cấu tổ chức

của một cơ quan nhà nước, nắm được khối tài liệu mà cơ quan thường ban hành.
Và trên hết là em được trực tiếp chỉnh lý tài liệu, những khâu nghiệp vụ học trên
vở tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự nhiệt cần thẩn, tỉ mỉ, trách nhiệm
công việc, và quan trọng là kiến thực cơ bản được trang bị trên ghế nhà trường.
Qua đợt thực tế là thời gian em nhận ra những kĩ năng mình cịn thiếu khi
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

làm việc, giúp em tạo cho mình thói quen làm việc có trách nhiệm, linh động trong
cơng việc và hơn hết đó là thời gian em được tham gia chỉnh lý tài liệu
Sau hợp đồng kí kết giữa Trung tâm và Bộ Tài Chính xong cán bộ của
Trung tâm tiến hành thực hiện các bước chỉnh lý như:
Tài liệu chúng em tham gia chỉnh lý là 200m giá tài liệu, bao gồm tài liệu
của các Vụ: Vụ tài vụ - quản trị, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ tài chính hành chính
sự nghiệp( tài liệu từ năm 1997 đến năm 2001).
+ Chuẩn bị chỉnh lý:
*Giao nhận tài liệu.
* Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.
*Khảo sát tài liệu.
*Bổ sung tài liệu.
*Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
+Thực hiện chỉnh lý:

*Phân loại tài liệu
-Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng của Bộ tài chính
-Căn cứ yều cầu tổ chức, sắp xếp khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông Bộ Tài Chính được phân loại theo
phương án: Cơ cấu tổ chức – thời gian.
Bước 1. Phân chia tài liệu thành các cơ bản(phụ lục 06)
1.Vụ Tài vụ - Quản trị;
2.Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp;
3.Vụ Kế Hoạch - Tài Chính;
Bước 2. Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào
đặc trưng thời gian.
1. Vụ Tài vụ - quản trị
1.1.

1997

1.2.

1998

1.3.

1999

1.4.

2000

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.52001
2. Vụ tài chính hành chính sự nghiệp
2.1.

1997

2.2.

1998

2.3.

1999

2.4.

2000

2.5.

2001

3. Vụ Kế hoạch Tài Chính
3.1.

1997

3.2.

1998

3.3.

1999

3.4.

2000

3.5.

2001

Bước 3. Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo vấn đề
1. Vụ Tài vụ Quản trị
1.1. Năm 1997
1.1.1. Tài liệu về kiểm toán tài chính
1.1.2. Tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng
1.1.3. Tài liệu về quản lý tài sản
2. Vụ Tài chính Hành chính sự nghiệp
2.1. Năm 1997

2.1.1. Tài liệu về quản lý ngân sách nhà nước
2.1.2 Tài liệu về sự nghiệp y tế- xã hội
2.1.3. Tài liệu về hành chính đồn thể
3. Vụ Kế hoạch Tài chính
3.1. Năm 1997
3.1.1 Tài liệu về cơng tác quản lý tài chính.
3.1.2. Tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng.
3.1.3. Tài liệu về công tác quản lý tài sản.
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại phân chia theo cấp độ
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
1. Vụ Tài Vụ - Quản Trị
1.1. Năm 1997
1.1.1. Tài liệu về kiểm tốn tài chính
1.1.1.1. Tài liệu về chương trình, kế hoạch , đề án thực hiện cơng tác quản
lý tài chính, tài sản, kiểm tra kiểm tốn nội bộ của Bộ Tài Chính và các đơn vị
thuộc Bộ.
1.1.1.2. Tài liệu hướng dẫn thu, chi,lập dự toán, quyết toán hằng năm
1.1.1.3.

Tài liệu kế hoach sử dụng các nguồn tài chính tập trung hằng năm

của Bộ
1.1.2. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng
1.1.2.1. Tài liệu hướng dẫn thẩm định các nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ
bản
1.1.2.2. Tài liệu kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý , sử dụng vốn đầu tư
xây dựng cơ bản
1.1.2.3. Tài liệu tổng hợp báo cáo quyết toán vốn đầu tư hằng năm
1.1.3. Tài liệu về quản lý tài sản
1.1.3.1. Tài liệu hướng dẫn thẩm định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài
hạn về các trang thiết bị mua các thiết bị phục vụ hoạt động của các đơn vị thuộc
Bộ
1.1.3.2. Tài liệu phê duyệt phương án sắp xếp, xử lý tài sản Nhà nước giao
cho các đơn vị thuộc Bộ
1.1.3.3. Tài liệu kiểm tra, thống kê, tổng hợp đánh giá tình hình quản lý tài
sản của các đơn vị
Năm 1998,1999,2000,2001 phân chia tài liệu tương tự năm 2007.
2. Vụ Tài chính Hành chính Sự nghiệp
2.1. 1997
2.1.1. Tài liệu về Quản lý ngân sách Nhà nước
2.1.1.1. Tài liệu chủ trì thảo luận, tổng hợp dự toán thu, chi thường xuyên
ngân sách Nhà nước hằng năm của các Bộ, các cơ quan ngang Bộ….
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.2. Tài liệu kiểm tra đánh giá viêc thực hiện dự toán thu, chi thường
xuyên ngân sách nhà nước hằng năm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ…
2.1.1.3. Tài liệu trình Bộ trưởng Bộ Tài Chính bổ sung , điều chỉnh, chuyên
rsoos dư kinh doanh hằng năm, ứng trước dự toán chi hành chính, sự nghiệp hằng
năm của Bộ, cơ quan ngang Bộ…
2.1.2.

Tài liệu về quản lý ngân sách hành chính sự nghiệp

2.1.2.1. Tài liệu về cơ chế chính sách, chế độ chi ngân sách nhà nước đối
với các cơ quan hành chính đơn vị sự nghiệp.
2.1.2.2. Tài liệu về tài chính đối với hoạt động của Qũy bảo hiểm xã hội,
Qũy bảo hiểm y tế thuộc lĩnh vực hành chính sự nghệp.
2.1.2.3.

Tài liệu đánh giá tình hình quản lý, sử dụng kinh phí chi hành

chính sự nghiệp.
2.1.3. Tài liệu hợp tác tài chính hành chính sự nghiệp
2.1.3.1. Tài liệu tham gia với các cơ quan liên quan về chính sách tiền
lương, các chính sách chế đội khác đối với các cán bộ cơng chức viên chức thuộc
đơn vị hành chính sự nghiệp.
2.1.3.2. Tài liệu phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện
nhiệm vụ hợp tác quốc tế.
2.1.3.3. Tài liệu hợp tác nghiên cứu khoa học đối với các đơn vị trong và
ngoài nước.

Năm 1998,1999,2000,2001 tài liệu phân chia như năm 1997
3. Vụ kế hoạch tài chính
3.1. Năm 1997
3.1.1 Tài liệu về cơng tác quản lý tài chính
3.1.1.1. Tài liệu thẩm định phương án phân bổ dự tốn thu, chi ngân sách
của Bộ Tài Chính được giao hằng năm cho các đơn vị thuộc Bộ
3.1.1.2.

Tài liệu thẩm định kế hoạch, danh mục dự toán ứng dụng công

nghệ thông tin hằng năm của các đơn vị thuộc Bộ
3.1.1.3.

Tài liệu kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán

thu, chi ngân sách hằng năm của các đơn vị thuộc Bộ
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2. Tài liệu Về công tác quản lý đầu tư xây dựng
3.1.2.1. Tài liệu thẩm định kế hoạch bố trí các nguồn vốn đầu tư xây dựng
hằng năm theo danh mục dự án

3.1.2.2.

Tài liệu kểm tra đánh giá tình hình quản lý , sử dụng vốn đầu tư

xây dựng của các chủ dự án
3.1.2.3.

Tài liệu tổng hợp báo cáo quyết toán vốn đầu tư hằng năm của của

Bộ Tài Chính
3.1.3. Tài liệu về cộng tác quản lý tài sản
3.1.3.1. Tài liệu thẩm định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về trang
bị, mua sắm và sửa chữa lớn tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của các đơn
vị thuộc Bộ
3.1.3.2

Tài liệu thẩm định phê duyệt phương án sắp xếp , xử lý tài sản Nhà

nước giao tại các đơn vị thuộc Bộ
3.1.3.3. Tài liệu kiểm tra, thống kê, tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý, sử
dụng tài sản của các đơn vị thuộc Bộ
Năm 1998, 1999, 2000,2001 phân chia tài liệu như năm 1997
Trong phạm vi các nhóm nhỏ thì chúng em tiến hành:
*Lập hồ sơ
Trong qua trình sắp xếp văn bản, tài liệu loại ra những tài liệu hết giá trị, tài
liệu trùng thừa và để ở cuối hồ sơ.Mỗi hồ sơ được lập được để trong một sơ mi
riêng và được đánh số kí hiệu tạm thời, đồng thời ghi số đó và những thơng tin ban
đầu của một hồ sơ như tiêu đề hồ sơ lên một tấm thẻ tạm(phiếu tin)
*Biên mục phiếu tin
Phiếu tin sẽ được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra

tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ tự động hóa.
*Hệ thống hóa hồ sơ
Bước 1:Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ,
sắp xếp các nhóm nhỏ trong nhóm vừa, sắp xếp các nhóm vừa trong nhóm lớn và
sắp xếp các nhóm lớn trong phơng theo phương án phân loại và đánh số thứ tự tạm
thời lên phiếu tin.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự
tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.
*Biên mục hồ sơ
+Đánh số tờ( xem phụ lục 07)
+Viết mục lục văn bản(xem phụ lục 09)
+Viết chứng từ kết thúc
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc chỉ áp dụng
đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu
dài (từ 20 năm trở lên).
+Viết bìa hồ sơ
Nhìn chung đã được thực hiện đúng quy định của Nhà nước về mẫu mục lục
văn bản, mẫu bìa hồ sơ…theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 7 tháng 5 năm
2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành tiêu chuẩn ngành về “Bìa hồ sơ”.

(xem phụ lục 08)
*Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp;làm phẳng tài liệu
*Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
-Tài liệu hết giá trị loại ra trog qúa trình chỉnh lý được tập hợp thành các
nhóm và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
• Các bó, gói loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01
đến hết trong phạm vi tồn phơng.
• Trong mỗi bó, gói các tập tài liệu được đánh số riên từ 01 đến hết.
-Kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy
Tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý được hội đồng thẩm định của cơ
quan kiểm tra, nếu tài liệu hết giá trị về mọi phương diện thì lập hồ sơ tiến hành
tiêu hủy tài liệu theo quy định của Nhà nước Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày
19/12/2006 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tổ chức tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
*Đánh số hồ sơ chính thức, vào bìa, cặp (hộp), viết và dán nhãn hộp (cặp)
*Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ , tài liệu
Lập Mục lục hồ sơ theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngầy 2 tháng 8 năm
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành tiêu chuẩn ngành về “Mục lục hồ
sơ”.

2.2.4.Công tác thống kê trong lưu trữ
Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên
môn để xác định rõ ràng ,chính xác số lượng ,chất lượng,thành phần ,nội dung,tình
hình tài liệu ,hệ thống các trang thiết bị và số lượng,trình độ cán bộ làm cơng tác
lưu trữ,tình trạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ , trong một cơ quan để phục vụ
công tác quản lý, giúp cơ quan , tổ chức xây dựng kế hoạch kịp thời, hợp lý.
Trên thực tế có rất nhiều cơng cụ thống kê khác nhau như: Mục lục hố sơ, sổ
thống kê mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ xuất tài liệu…nhưng do hạn chế
về số lượng nên Trung tâm chỉ sử dụng Mục lục hồ sơ để làm phương tiện thống
kê chủ yếu.
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống hồ sơ và những thông tin khác về thành
phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu như một phông, một bộ phận của
phông hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ, cố định trật tự vị trí các hồ sơ theo phương
án hệ thống hóa tài liệu
Chế độ kiểm kê định kỳ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm kê tài liệu theo định
kỳ mỗi năm một lần vào ngày 31/12 hàng năm.
2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài
liệu,phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Với vai trò và ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ việc thu thập ,phân
loại ,xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các kho lưu trữ đã khó ,việc
bảo quản an tồn tài liệu trong q trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại cịn khó
khăn ,phức tạp hơn nhiều.Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố như:do
các vật liệu cấu thành tài liệu(giấy,mực);do điều kiện tự nhiên(nhiệt độ khơng
khí,độ ẩm,ánh sáng,cơn trùng,bụi)ngồi ra phải kể đến yếu tố chủ quan do con
người gây ra.
Nhìn chung cơng tác bảo quản tài liệu của Trung tâm có sự quan tâm đúng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mức như đã trang bị được kho lưu trữ, trong kho cũng có các thiết bị cần thiết cơ
bản như tủ(xem phụ lục 02), giá, hịm, đèn,bàn ,ghế, bình chữa cháy… do hạn chế
về diện tích cũng như kinh phí khơng cho phép nên Trung tâm chưa trang bị được
các thiết bị hỗ trợ như điều hịa khơng khí, máy hút bụi, bình chữa cháy tự động, xe
vận chuyển tài liệu… cũng phần nào gây khó khăn trong cơng tác bảo quản tài liệu.
2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu hiện hành
của cơ quan tổ chức và cá nhân.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong
việc tiết kiệm thời gian,cơng sức,tiền của cho Nhà nước và nhân dân .Nói cách
khác tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ biến giá trị tiềm năng của tài
liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội nâng cao mức sống văn hóa và tinh
thần cho nhân dân.
Trên thực tế có rất nhiều các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu (tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc,cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ,cho
mượn,triển lãm…)
Là một đơn vị nhỏ số lượng tài liệu sản sinh trong hoạt động của Trung tâm
ít nên cơng tác khai thác sử dụng cịn hạn chế chủ yếu phục vụ cho các cán bộ
trong Trung tâm.Hình thức khai thác chủ yếu của trung tâm đọc tại chỗ và cho
mượn để photo.

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ

3.1 Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đã đạt được.
Trong thời gian thực tập chúng em đã được làm những công việc như sau:
Ban đầu đến làm việc chúng em được chị cán bộ lưu trữ phân cơng và bàn giao tài
liệu, sau đó chúng em bắt đầu tiến hành Lập hồ sơ đối với phông tài liệu đang
trong tình trạng rởi lẻ: (phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhỏ; trong q q
trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ cần phải kết hợp xem xét, loại ra
trong hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Sau đó viết tiêu đề hồ sơ và thống kê
danh mục tài liệu hết giá trị; tài liệu trùng thừa thuộc hồ sơ nào thì phải xếp xuống
cuối hồ sơ đó), đối với tài liệu đã được lập hồ sơ (kiểm tra toàn bộ hồ sơ của năm
đó rồi tiến hành sắp xếp lại những văn bản trong hồ sơ và tài liệu trùng thừa thì kẹp
vào tờ giấy và để xuống cuối, sau khi chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ song thì viết bìa
hồ sơ và mục lục văn bản);hệ thống hóa hồ sơ (sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thành
các nhòm lơn, vừa, nhỏ và nhỏ cuối cùng; tài liệu nào có nội dung khái qt thì bỏ
lên trên, nội dung nào cụ thể thì để xuống dưới), biên mục hồ sơ : biên mục bên
trong ( đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc); biên mục bên

ngồi( viết bìa hồ sơ)sau khi biên mục hồ sơ song chúng em tiến hành vệ sinh tài
liệu (lấy chổi lông mềm quét để làm sạch tài liệu) ; tháo bỏ ghim, kẹp ghim, đánh
số tạm thời và làm phẳng tài liệu ở các tài liệu trong hồ sơ để không làm hỏng tài
liệu;Thống kê tài liệu hết giá trị ;Đánh số chính thức,vào bìa, hộp , cặp; viết và dán
nhãn hộp . Cuối cùng là bàn giao và sắp xếp tài liệu lên giá sắp xếp theo thứ tự từ
trái sang phải, từ trên xuống dưới).(phụ lục 05)
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng
3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan tổ chức.
Để công tác lưu trữ đi vào nề nếp và khắc phục được những tồn tại,hạn chế
thì Giám đốc Trung tâm cần quan tâm ,chú trọng vào một số các nhiệm vụ chính
như sau:
-Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước ,các văn bản hướng dẫn
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A