Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (321.93 KB, 36 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.................3
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III:.....................................................................................................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III:.................................................................3
1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:......................................................................3
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:..................................................4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:..............................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:.......................................................................................................5
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III.................................................................................7
2.1 Lưu trữ hiện hành:....................................................................................................................7
2.1.1 Hoạt động quản lý:.................................................................................................................7
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ:.............................................................................................................8
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:................................................................................8
2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu:.......................................................................................................9
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành:.....................................................................10
2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu:..............................................................................................10
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:....................................................................................11
2.2 Lưu trữ lịch sử:........................................................................................................................11
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:...................................................11
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm:.......................................13
2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:.....................................14
2.2.2.3 Tình hình thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử:...................................................14
2.2.2.4 Tình hình chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử:..........................................................................15
2.2.2.5 Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ:......................................................................................16
Nguyễn Minh Lý
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ :.................................................................................16
2.2.2.7 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:........................................................17
2.2.2.8 Ứng dụng tin học vào quản lý tài liệu lưu trữ:...................................................................17
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ................................19
3.1 Những việc đã làm trong thời gian thực tập:..........................................................................19
3.1.1 Thu thập và chỉnh lý tài liệu:................................................................................................19
3.1.2.Kết quả đạt được sau 2 tháng thực tập và được thực hiện một số công đoạn của thu thập
và chỉnh lý tài liệu:........................................................................................................................27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:. .27
3.3 Một số khuyến nghị:...............................................................................................................28
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................30
D. PHỤ LỤC......................................................................................................34
Nguyễn Minh Lý
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong xu thế phát triển của xã hội, công tác Lưu trữ chiếm một
vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ
quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung
là trong quá trình hoạt động đã sản sinh những văn bản, giấy tờ và số lượng hình
thành trong từng cơ quan nhiều ít khác nhau.Những văn bản, tài liệu có giá trị
cần được lưu giữ lại để phục vụ cho tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ pháp lý xác nhận sự việc đã xảy ra và
chứng minh tính hợp pháp về nội dung thông tin trong từng văn bản, tài liệu.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư
thì việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan
trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu
trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng đó, khoa Văn thư- Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang có rất nhiều cố gắng trong quá trình
đào tạo , nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu
cầu của xã hội.
Xuất phát từ quan điểm “Học phải đi đôi với hành” Khoa Văn thư- lưu
trữ đã tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học đi thực tập tại các cơ
quan, tổ chức. Mục đích của đợt kiến tập giúp sinh viên củng cố được kiến thức,
nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết để hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Lưu trữ
ở các cơ quan, tổ chức. Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá
trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Lưu trữ của cơ quan, đơn vị
và thu thập thêm những kiến thức mới.
Trong hai tháng từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016 tuy thời gian
không dài cũng như vấn đề vận dụng lí luận trên thực tế có nhiều điểm khác biệt
khiến em bỡ ngỡ nhưng cũng đã giúp em có cơ hội vận dụng kiến thức lí luận đã
học cọ xát với thực tiễn. Bên cạnh đó nhờ sự giúp đỡ tạo điều kiện của lãnh đạo
cơ quan cũng như sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, em đã học hỏi và rút được
nhiều bài học kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn trong quá trình học tập
Nguyễn Minh Lý
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức về phong cách làm việc của một
cán bộ lưu trữ trong tương lai. Do chưa có nhiều kinh nghiệm khi viết nên báo
cáo này còn có nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến
đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để giúp em có cơ hội học tập thêm
nhiều kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực
tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cán
bộ và lãnh đạo phòng Thu thập và sưu tầm tài liệu đã tạo điều kiện giúp đỡ em
hoàn thành tốt đợt thực tập và xin cảm ơn các thầy cô giáo tổ bộ môn lưu trữ
khoa Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành bản
báo cáo này.
Nguyễn Minh Lý
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
Cách mạng Tháng 8 năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng
Hòa ra đời.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước
Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt
Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn về nhiều
mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Nhằm bảo vệ và phát
huy những giá trị của những tài liệu đó, ngày 10 tháng 6 năm 1995 Bộ trưởng ,
Trưởng ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc
thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ra đời
đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ
sở vật chất. Thực hiện Quyết định trên, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đã cho phép chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân chủ
Nhân dân và Xã hội Chủ nghĩa (từ sau năm 1945) từ Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I sang Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Kể từ ngày thành lập đến nay,Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã được hơn
20 năm tuổi, cùng với sự phát triển của đất nước, Trung tâm đã gặt hái được
nhiều thành quả đáng khích lệ về mọi mặt đặc biệt ngày 27/5/2005 Chủ tịch
nước Trần Đức Lương đã ký lệnh tặng Huân chương lao động hạng ba cho
Trung tâm theo Quyết định số 525/2005/QĐ/CTN và nhân dịp kỷ niệm 15 năm
thành lập ngày 25/6/2010 Chủ tịch Nguyễn Minh Triết đã ký lệnh tặng thưởng
Huân chương Lao động hạng nhất theo Quyết định số: 892/QĐ-CTN.
Từ khi mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có Ban Giám
đốc và 06 phòng ban và 32 cán bộ,đến năm 2005 đã tăng lên 70 người và đến
năm 2015 Trung tâm được giao 125 biên chếvới 12 phòng ban đơn vị để đáp
ứng được yêu cầu quản lý cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong tình hình mới.
1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Theo Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2050 của Cục Văn thư
Nguyễn Minh Lý
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu
trữ đối với tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Trung ương và các
cơ quan tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ
cộng hòa, Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng
Bình ra phía Bắc.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và có trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội.
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tầm
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm;
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng;
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có những
thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhưng đến nay đã được quy định tại Quyết định số
166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
gồm*, Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa.
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn.
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân.
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa.
*,10 đơn vị thuộc Trung tâm:
Nguyễn Minh Lý
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu: Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu
lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: Tổ chức thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
- Phòng Bảo quản tài liệu: Tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên môn
nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu,tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm.
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu: Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
tuyên truyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý
của Trung tâm.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Tổ chức thực hiện việc xây dựng,
quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu, thống kê về tài liệu, tư liệu lưu
trữ;triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công tác văn
thư, lưu trữ của Trung tâm.
- Phòng Đọc: Tổ chức, hướng dẫn và thực hiện các hình thức phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả.
- Phòng Tài liệu nghe nhìn: Tổ chức thực hiện việc quản lý, bảo quản,xử
lý kỹ thuật,nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
- Phòng Hành chính- Tổ chức: Tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản
lý công sản, công tác quản trị và đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc
phục vụ cho hoạt động của toàn Trung tâm.
- Phòng Kế toán: Tham mưu và tổ chức thực hiện về quản lý công tác tài
chính, kế toán của Trung tâm.
- Phòng Bảo vệ- Phòng cháy chữa cháy: Tham mưu tổ chức thực hiện các
biện pháp bảo vệ, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão của Trung tâm
trong và ngoài giờ hành chính.
Phụ lục số 01
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính - Tổ chức được biên chế 02 cán
bộ, có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức quản lý , tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm, cụ thể như sau:
-Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ(dài hạn
Nguyễn Minh Lý
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và ngắn hạn) của Trung tâm;
-Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư,
lưu trữ đối với toàn thể cán bộ, viên chức của Trung tâm;
-Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định lỳ và đột xuất về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định;
-Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư;
-Thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư Trung tâm:
+ Tiếp nhận, bóc bì, đăng ký văn bản đến, trình lãnh đạo Trung tâm cho ý
kiến phân phối, giải quyết, chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân thực hiện.
+ Giúp Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến;
+ Đánh máy nhân bản theo đúng quy định;
+ Kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký,
ghi số, ngày – tháng – năm; đóng dấu cơ quan; dấu mức độ mật, khẩn(nếu có);
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi;
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của Trung tâm và các loại dấu khác;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;
+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản của Trung tâm; làm
thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức, nhân viên hợp
đồng của Trung tâm.
-Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hện hành của Trung tâm:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành của các phòng, cán bộ,
nhân viên trong Trung tâm;
+ Tổ chức thực hiện việc thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu của
Trung tâm;
+ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
Nguyễn Minh Lý
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam
DCCH và nước CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Chính
vì vậy mà công tác lưu trữ của Trung tâm cần phải tìm hiểu trên cả hai phương
diện là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
2.1 Lưu trữ hiện hành:
2.1.1 Hoạt động quản lý:
- Xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ :
Như đã nêu ở trên thì lưu trữ hiện hành sẽ do cán bộ văn thư kiêm nhiệm
phụ trách. Trung tâm cũng đã ban hành Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày
01/9/2015 ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III trong đó có từ Điều 30 đến Điều 41 quy định, hướng dẫn về lưu trữ
cơ quan. Lãnh đạo Trung tâm luôn quan tâm, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành
và tạo điều kiện cho cán bộ văn thư tham gia các lớp tập huấn để nâng cao trình
độ chuyên môn.
Phụ lục số 02.
- Quản lý phông lưu trữ:
Kho Lưu trữ hiện hành được bố trí tại Tầng 3 nhà A1 của Trung tâm,
đang được bảo quản khoảng 800 đơn vị bảo quản của các đơn vị thuộc Trung
tâm, tài liệu Đảng, Công Đoàn…Nội dung chủ yếu của tài liệu:
+Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản.
+Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm.
+Tài liệu về tổ chức bộ máy, nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ, chính sách.
+Tài liệu về hoạt động Đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên).
- Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ; quản lý công tác thi đua
khen thưởngtrong công tác lưu trữ.
Nguyễn Minh Lý
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận thức được ý nghĩa và vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ và
bảo quản tài liệu. Hàng năm thực hiện kế hoạch và các văn bản chỉ đạo từ cấp
trên đã triển khai mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ làm công tác này.
Việc tập huấn giúp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác công văn giấy tờ và quản lý sổ sách hồ sơ nhằm đưa công tác lưu trữ
vào nề nếp, mang tính thống nhất trong toàn cơ quan.Các lớp bồi dưỡng chủ yếu
là do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. Trong khi đó thời gian bồi
dưỡng thì hạn chế nên nội dung của công tác nghiệp vụ lưu trữ chưa được đề
cập sâu rộng.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ:
Hàng năm Trung tâm đều kiểm tra về công tác đã thực hiện trong năm
trong đó có công tác văn thư – lưu trữ. Do trình độ chuyên môn và các yếu tố
công việc mà hiện nay tại Trung tâm chưa phải xử lý vi phạm nào.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ:
Do điều kiện hợp tác với quốc tế nên một số công chức, viên chức đã
được cử đi học các lớp nghiệp vụ ở nước ngoài như: Nhật, Pháp, Trung Quốc,
Thụy Điển, Thái Lan...một số cán bộ, viên chức tham gia khảo sát xây dựng kho
lưu trữ chuyên dụng ở Nga, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Đức, Hà Lan, Thụy Điển,
Vương Quốc Anh... Nhờ có sự học hỏi kinh nghiệm đó mà cán bộ trong cơ quan
cũng như cán bộ lưu trữ cơ quan cũng phần nào được nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn.
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ:
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Hàn năm, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với đơn vị các phòng
ban của Trung tâm thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan., cụ
thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Các viên chức lập và nộp Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Giao nộp hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định: sau thời hạn 01 năm
Nguyễn Minh Lý
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kể từ ngày công việc kết thúc và 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán
đối với tài liệu xây dựng cơ bản,những hồ sơ được giao nộp đều có thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên, tài liệu sẽ được nộp vào phòng lưu trữ của Trung tâm.
Khi giao nhận hồ sơ, cán bộ phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
02 Biên bản giao nhận tài liệu.
2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu:
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp
xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Tài liệu hết giá trị sẽ do Hội đồng xác
định giá trị tài liệu Trung tâm thẩm định, được tiến hành theo qui trình hàng năm.
Việc xác định giá trị tài liệu của Trung tâm chủ yếu thực hiện kết hợp
trong chỉnh lý. Khi công việc đã kết thúc tài liệu của mỗi sự việc được xếp vào
từng bìa, cuối mỗi năm khi công việc đã kết thúc, các công việc được giải quyết
trong đó xắp xếp việc nào ra việc ấy thì cán bộ tiến hành phân loại các hồ sơ
theo các nhóm khác nhau sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian, công sức hơn rất
nhiều. Tại lưu trữ cơ quan trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽ
được đánh giá một cách tổng hợp. Những tài liệu trùng lặp thông tin, tài liệu hết
giá trị không được xác định ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiêu huỷ .
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở cơ quan được
thành lập bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu.
Nhiệm vụ của Hội đồng xác giá trị tài liệu là nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ
quan xem xét đề nghị huỷ tài liệu hết giá trị làm cho việc xác định giá trị tài liệu
được thục hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng quy định. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu là những người hiểu biết về giá trị thực tiễn và lâu dài của tài
liệu, hiểu rõ những tài liệu cần phải giữ lại tra cứu cho hiện tại và tương lai .
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trung tâm gồm:
- Phó Giám đốc phụ trách phòng Hành chính, Chủ tịch Hội đồng.
- Trưởng phòng Hành chính, Phó Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện của lãnh đạo có tài liệu, Ủy viên.
- Cán bộ văn thư kiêm nhiệm, Ủy viên kiêm Thư ký.
Thời hạn bảo quản của các hồ sơ tài liệu chủ yếu căn cứ vào thời hạn bảo
quản mẫu, cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Những tài
Nguyễn Minh Lý
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu có giá trị được giữ lại là những tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của
Trung tâm.Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành
theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ
tướng và hiện nay theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử thì những tài liệu hết giá trị được loại ra cần
phải được tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết
kiệm ngân sách cho Trung tâm, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản
cung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy hoặc cơ sở sản xuất…
Vì vậy việc tiêu huỷ tài là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết.
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu tại Trung tâm gồm có việc lập danh mục tài liệu với các
cột thông tin: số thứ tự, tên tài liệu, số lượng văn bản, lý do tiêu hủy, ghi chú.
Biên bản tiêu huỷ tài liệu được các thành viên cuả Hội đồng xác định giá trị tài
liệu cơ quan xem xét, kiểm tra. Những tài liệu còn nghi ngờ về giá trị thì cần
phải giữ lại để xác minh lại.
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành:
Khối tài liệu sau khi được thu về sẽ phân loại theo phương án: Thời gian –
Cơ cấu tổ chức. Thực hiên các công việc như lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu,
bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ và diễn ra thường xuyên, định kỳ.
Tài liệu của Trung tâm được tổ chức theo phương án: Thời gian – Cơ cấu
tổ chức.
Tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh,
không giao nộp theo bó, gói, từng cặp lôn xộn, đồng thời phải thành lập biên bản
giao nhận tài liệu và đăng ký vào Sổ nhập tài liệu.
Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu Phông Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III giai đoạn 1995-2005 và đã có Mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu.
Mẫu Mục lục hồ sơ theo Phụ lục số 03.
2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu:
Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, phòng Hành chínhNguyễn Minh Lý
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổng hợp có trách nhiệm nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho Lưu
trữ lịch sử tại Trung tâm.Những tài liệu không nộp vào lưu trữ lịch sử sẽ được
bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan đến khi hết thời hạn bảo quản thì làm thủ tục
hủy tài liệu theo quy định.
Kho lưu trữ được bố trí theo đúng quy định với các thiết bị cơ bản như:
giá, tủ, các thiết bị phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, máy điều hòa
không khí đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho.
Cán bộ bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong kho; hồ sơ tài liệu
để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để quản lý và
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi.
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
Do Trung tâm đã có phòng đọc riêng, nên đã áp dụng một số hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu:
- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan.
- Mượn tài liệu của Lưu trữ cơ quan.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ,chứng thực lưu trữ.
Để thực hiện tốt việc tổ chức sử dụng tài liệu thì Trung tâm đã ban hành
Nội quy phòng đọc với các nội dung: thời gian phục vụ, các giấy tờ cần khi đến
khai thác sử dụng tài liệu,những vật dụng không được mang vào phòng đọc, …
Ngoài ra cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định khác như: Quy định về sử
dụng tài liệu, Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan.
2.2 Lưu trữ lịch sử:
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý,
chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trong thời gian
qua, ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướng
dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, Trung tâm còn ban hành một số văn bản quy định hướng dẫn
về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang được bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác
định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ
Nguyễn Minh Lý
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quốc gia III.
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bản
quy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang được bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưu
trữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
Việc Trung tâm ban hành các văn bản trên để tạo nên sự thống nhất, khoa
học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và đóng góp giúp các đơn vị chuyên
môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch, nhiệm vụ đề ra.
Do thời gian kiến tập không nhiều nên về công tác lưu trữ lịch sử của
Trung tâm em chỉ được quan sát và thực hiện một số phòng nghiệp vụ trong thời
gian ngắn.Sau đây là kết quả của quá trình em quan sát được:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý,
chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trong thời gian
qua, ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướng
dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, Trung tâm còn ban hành một số văn bản quy định hướng dẫn
về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang được bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác
định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III.
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bản
quy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang được bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưu
trữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
Việc Trung tâm ban hành các văn bản trên để tạo nên sự thống nhất, khoa
học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và đóng góp giúp các đơn vị chuyên
môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch, nhiệm vụ đề ra.
Do thời gian thực tập không nhiều nên về công tác lưu trữ lịch sử của
Trung tâm em chỉ được khảo sát trong thời gian ngắn.Sau đây là kết quả của quá
trình em quan sát được:
Nguyễn Minh Lý
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung
tâm:
Sau khi được thành lập, Trung tâm đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
chuyển giao cho toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía
Bắc và các tổ chức cấp Kỳ, cấp Liên khu, Khu của nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa từ 1945 đến nay
Trung tâm hiện đang quản lý gần 13km giá tài liệu của các cơ quan Nhà
nước và Đoàn thể Trung ương,các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tài liệu
chính như sau:
- Khối tài liệu hành chính: với số lượng hơn 5000m/giá của hơn 200
phông bao gồm những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan Nhà nước Trung ương như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ và Ủy ban Hành
chính các Khu, Liên khu đã giải thể,…có thời gian từ 1945 đến nay. Đây là
những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện những chặng
đường của cách mạng Việt Nam.
- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: là loại tài liệu mới sản sinh sau Cách
Mạng tháng 8/1945, có khối lượng ngày càng lớn và quan trọng.Trung tâm bảo
quản gần 3000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của trên 50 công trình lớn có ý
nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình quan trọng như: Lăng Chủ tịch Hồ
Chí Minh, Quảng trường Ba Đình, Cầu Thăng Long, Hồ sơ bản đồ, địa giới
hành chính,… và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
- Khối tài liệu nghe nhìn:đây là loại hình tài liệu mới xuất hiện nhưng lại
có tốc độ phát triển nhanh so với các loại hình khác. Trung tâm đang bảo quản
trên 300 bộ phim tài liệu và phim điện ảnh. Những bộ phim này phản ánh các sự
kiện lịch sử, hoạt động của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt,
chiến đấu sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các
hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam. Trung tâm
còn quản lý 100000 tấm ảnh và hơn 1000 giờ băng.
-Khối tài liệu cá nhân: là những tài liệu hình thành trong quá trình sống và
hoạt động, sang tác của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu. Cho đến nay có
Nguyễn Minh Lý
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hơn 100 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân với số lượng khoảng 10 ngàn
đơn vị bảo quản, bao gồm tài liệu về tiểu sử,thư từ, bản thảo các tác phẩm, công
trình sáng tác của các nhà hoạt động chính trị, xã hội nổi tiếng,các nhà văn,thơ
tiêu biểu trong cách mạng…
Như vậy, khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm tương đối
lớn, đa dạng về thành phần và nội dung phong phú. Đây chính là nguồn sử liệu
quan trọng phản ánh toàn diện, đầy đủ và chân thực nhất về quá trình xây dựng
và bảo vệ tổ quốc ta trong suốt thời gian qua.
2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung
tâm:
Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung
tâm đều được sắp xếp bảo quản tại nhà kho A1. Tài liệu trong kho được tổ chức:
-Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe nhìn.
-Tầng 2:Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông về kinh tế.
-Tầng 3 và tầng 4:Tài liệu khoa học kỹ thuật.
-Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông văn hóa, giáo dục, y tế,
xã hội, các Khu, Liên khu đã giải thể,tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Việc sắp xếp tài liệu như vậy để thuận tiện cho cán bộ phòng Bảo quản có
thể tìm tài liệu được nhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao chất lượng
phục vụ độc giả.Tài liệu của các phông trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác
định giá trị tài liệu, bổ sung, thống kê theo đúng các nghiệp vụ của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã quy định và hướng dẫn. Hồ sơ tài liệu trong kho đều
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành
phông.
2.2.2.3 Tình hình thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Ngay từ những ngày đầu, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm đã được quan tâm và đẩy mạnh. Tình
hình tài liệu trước khi giao nộp nhìn chung đã được chỉnh lý khá tốt, thủ tục giao
nộp đã được thực hiện theo đúng quy định:
Các cơ quan, tổ chức đến thời hạn giao nộp tài liệu vào Trung tâm phải
thông qua phòng Thu thập tài liệu. Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ tài liệu sẽ có trách
nhiệm giao lại toàn bộ tài liệu cho phòng Bảo quản tài liệu kèm theo một số
Nguyễn Minh Lý
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Biên bản bàn giao và Mục lục thống kê, tra cứu (riêng tài liệu nghe nhìn thì
chuyển cho phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn). Cả 2 phòng sẽ kết hợp kiểm tra,
đối chiếu lại toàn bộ hồ sơ giao nộp, trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý hoàn
toàn thì phải đối chiếu đến từng tờ văn bản trong hồ sơ.
2.2.2.4 Tình hình chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử:
Phần lớn các tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Trung tâm đều được
chỉnh lý khoa học và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.Tuy nhiên các phông sau
nhiều lần thu tài liệu về sẽ có nhiều tài liệu bị trùng thừa, khó quản lý, khó khai
thác sử dụng…Chính vì vậy, việc chỉnh lý nâng cấp lại tài liệu của một số phông
là rất cần thiết, góp phần giúp cho việc nâng cao chất lượng của phông và giúp
cho việc quản lý, tổ chức khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, khoa học và
hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý thì cán bộ đã tuân thủ các bước chỉnh
lý trong những văn bản quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này như:
- Luật lưu trữ;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn
Việt Nam ISO 9001-2000.
Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Trung tâm tiến
hành các bước như sau:
- Khảo sát tài liệu;
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quan
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;
- Chọn và xây dựng phương án tài liệu;
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý.
Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:
- Phân Phông tài liệu lưu trữ;
- Lập hồ sơ;
- Biên mục;
- Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;
- Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;
Nguyễn Minh Lý
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sắp sếp các hồ sơ trong kho lưu trữ.
Nội dung chỉnh lý nâng cấp tài liệu để tối ưu hóa thành phần thông tin tài
liệu trong từng Phông lưu trữ.Chỉnh lý nâng cấp để tối ưu hóa thành phần Phông
lưu trữ với yêu cầu nghiên cứu kỹ nghiệp vụ chỉnh lý kết hợp xác định giá trị tài
liệu để giải quyết vấn đề thực tiễn như sau:
- Hồ sơ trùng trong một Phông lưu trữ;
- Hồ sơ trùng giữa các Phông lưu trữ;
- Văn bản trùng trong từng hồ sơ;
- Mức độ lập lại thông tin trong hồ sơ;
- Một số văn bản không có giá trị trong hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu lại hồ sơ giữa các Phông hoặc văn bản bên trong của
hồ sơ này với hồ sơ khác trong cùng một Phông để đánh giá lại tổng thể;
- Hồ sơ chưa được xác định thời hạn bảo quản;
- Xử lý tài liệu hết giá trị của Phông lưu trữ;
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy
định của pháp luật.
2.2.2.5 Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ:
Các loại sổ sách thống kê áp dụng trong các cơ quan lưu trữ, bao gồm hai
loại: sổ sách thống kê chủ yếu và sổ sách thống kê bổ trợ.
Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm:
- Sổ nhập tài liệu;
- Sổ xuất tài liệu;
- Phiếu phông;
- Mục lục hồ sơ;
- Mục lục văn bản;
- Biên bản bàn giao tài liệu;
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
- Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu;
- Báo cáo thống kê định kỳ.
Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:
- Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ;
- Các bộ thẻ;
- Hồ sơ phông;
- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;
- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng;
- Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;
- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…v.v
2.2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ :
Là cơ quan chuyên môn về lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ quốc
Nguyễn Minh Lý
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gia an toàn, khoa học là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của Trung tâm. Trong thời
gian qua, Nhà nước đã đầu tư cho Trung tâm xây dựng kho lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị bảo quản, xử lý tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ hủy hoại,
bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ cũng như phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Tài liệu của các nguồn nộp lưu thu về trước khi nhập vào kho cần phải
làm vệ sinh đến từng trang tài liệu để tránh các nguy cơ gây hư hại tài liệu. Các
phương tiện bảo quản như giá, tủ, bìa , hộp đều được trang bị theo tiêu chuẩn
hiện đại: hệ thống giá compact di động và giá cố định bằng kim loại, hộp đựng
tài liệu là hộp phi axit , bìa hồ sơ đẹp và có độ bền cao.Tài liệu hành chính được
bố chí sắp xếp trên các loại giá đôi có kích thước 4m x 2m x 0,4m. Tài liệu khoa
học kỹ thuật, bản đồ, tài liệu địa giới hành chính được bảo quản trong các tủ có
ngăn kéo với kích thước 1,2m x 1,1m.
2.2.2.7 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Nhiệm vụ cuối cùng của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng được tốt
các tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống Xã hội. Làm tốt
nhiệm vụ này góp phần nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ, biến những tài liệu
trong kho lưu trữ thành những tài liệu “sống” phục vụ cho sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta.
Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu được áp dụng tại Trung tâm hiện nay
bao gồm hệ thống công cụ tra cứu truyền thống là Mục lục hồ sơ và hệ thống tra
cứu hiện đại (tra cứu tài liệu lưu trữ tự động) qua phần mềm quản lý tài liệu lưu
trữ (Efile).
Trung tâm hiện nay đã có phòng đọc và đã xây dựng Nội quy phòng Đọc
theo QĐ số 55/TTLTIII của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
2.2.2.8 Ứng dụng tin học vào quản lý tài liệu lưu trữ:
Trung tâm đã có chủ trương về việc ứng dụng công nghệ tin học vào công
tác lưu trữ bằng việc thành lập Phòng Tin học và Công cụ tra cứu với các cơ sở
dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên máy
tính.
Hệ thống mạng nội bộ đã được kết nối hầu hết ở các phòng trong Trung
tâm. Ngoài ra Trung tâm còn kết nối mạng thông tin với Cục Văn thư và Lưu trữ
Nguyễn Minh Lý
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhà nước và Văn phòng Chính phủ.
Nguyễn Minh Lý
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Những việc đã làm trong thời gian thực tập:
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản
sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là cơ quan có chức năng sưu tầm , thu
thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng
họ tiêu biểu của nước Việt Nam DCCH và CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ
Quảng Bình. Qua thời gian thực tập tại cơ quan, em đã được tìm hiểu và thực
hiện một số nội dung nghiệp vụ trong công tác lưu trữ như sau:
3.1.1 Thu thập và chỉnh lý tài liệu:
Trong thời gian kiến tập tại phòng Thu thập và sưu tầm tài liệu, em được
tham gia cùng các cán bộ phòng đi liên hệ tiếp cận với gia đình Giáo sư, Thầy
thuốc nhân dân Từ Giấy để sưu tầm tài liệu phông cá nhân. Sau khi nhận tài liệu,
khảo sát, vệ sinh tài liệu, em được các cán bộ trong phòng cho nghiên cứu các
văn bản liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp của Giáo sư để có cơ sở biên soạn
bộ văn bản để chỉnh ký như: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông,
phương án phân loại và lập hồ sơ tài liệu. Sau khi biên soạn được bộ văn bản để
chỉnh lý em đã được giao chỉnh lý một số tài liệu trong Phông lưu trữ cá nhân
Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy:
Nghiên cứu và biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
Phông Lưu trữ cá nhân Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy:
*, Lịch sử đơn vị hình thành phông:
Giáo sư Từ Giấy sinh năm 1921, tại huyện Thường Tín, Hà Nội. Ông trú
quán tại Khu tập thể 12A Lý Nam Đế, Hà Nội; nguyên Viện trưởng sáng lập
Viện Dinh dưỡng quốc gia.
Nguyễn Minh Lý
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Năm 1945, ông tham gia phong trào Nam tiến chi viện cho miền Nam,
tháng 12.1945 trở thành y sĩ phụ trách phẫu thuật ở trạm phẫu thuật tiền phương
mặt trận Nha Trang - Khánh Hòa.
Năm 1946-1952, ông là Chủ nhiệm báo Vui Sống, cơ quan truyền thông
về dinh dưỡng sức khỏe;
Năm 1952-1957, ông là Trưởng phòng Phòng bệnh - Cục Quân y
Trưởng ban Phòng bệnh quân đội - Mặt trận Điện Biên Phủ;
Năm 1957-1961, ông học sau đại học tại Liên Xô; năm 1961-1966, ông là
Chủ nhiệm khoa Vệ sinh quân đội – Học viện Quân y;
Năm 1966-1980, ông là Viện trưởng Viện Nghiên cứu Ăn mặc, Phó Cục
trưởng Cục Quân nhu;
Năm 1980-1993, ông là Viện trưởng Viện Dinh dưỡng Quốc gia,
Chủ nhiệm bộ môn Dinh dưỡng Trường Đại học Y Hà Nội.
Năm 1981 – 1990, ông nguyên là Chủ nhiệm chương trình PAM (WFP)
2651, gồm 24 triệu USD lương thực, thực phẩm cho bà mẹ có thai, cho con bú
và trẻ em suy dinh dưỡng.
Năm 1993-1999, ông là cố vấn Kế hoạch Hành động dinh dưỡng quốc
gia (1995-2000), Chủ tịch Hội Dinh dưỡng Việt Nam, Ủy viên Ban Chấp hành
Hội Vệ sinh phòng dịch Việt Nam, Ủy viên sáng lập và Thường vụ Hội Làm
vườn Việt Nam, Chủ nhiệm Chương trình phòng chống thiếu vitamin A và bệnh
khô mắt.
Phó Chủ tịch Hội Liên hiệp quốc tế Vệ sinh và Y tế trường học.
Năm 2009 Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy qua đời.
*, Lịch sử Phông:
- Thời gian của tài liệu: 1990 - 2003;
- Nội dung của tài liệu gồm:
+ Tài liệu tiểu sử gồm: Lý lịch, các giải thưởng; câu đối, thư từ của bạn bè
và người thân; sổ tay ghi chép;
+ Tài liệu nghiên cứu gồm: Công trình nghiên cứu; Tài liệu nghiên cứu về
dinh dưỡng; Tài liệu nghiên cứu về sức khỏe,;
Nguyễn Minh Lý
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+Tài liệu khác gồm: Tài liệu về hội đồng hương và dòng họ; một số bài
viết khác;
+ Tài liệu công vụ gồm: Công văn, báo cáo, thư từ trao đổi công việc; Dự
án, đề án, sách; Hội thảo, hội nghị; Bài viết, bài phát biểu.
+ Tài liệu tham khảo gồm: Công văn, kế hoạch, Luận án Phó Tiến sĩ khoa
học của các tác giả khác gửi Giáo sư Từ Giấy.
Phương án phân loại và lập hồ sơ tài liệu phông Giáo sư, Thầy thuốc
nhân dân Từ Giấy:
- Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình hình thực tế của phông;
- Căn cứ vào yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu;
Tài liệu Phông Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy được phân loại
thành 03 bước như sau:
Bước 1: Phân loại tài liệu vào các nhóm lớn:
Toàn bộ tài liệu trong Phông được phân về các nhóm lớn như sau:
1.Tài liệu về tiểu sử;
2.Tài liệu về nghiên cứu;
3.Tài liệu về công vụ;
4.Tài liệu khác;
5.Tài liệu tham khảo;
Bước 2: Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa:
Bước này tài liệu của mỗi nhóm được phân về từng lĩnh vực nghiên cứu:
Ví dụ: Khối tài liệu về nghiên cứu được phân về từng lĩnh vực như sau:
-Tài liệu về công trình nghiên cứu;
-Tài liệu nghiên cứu về dinh dưỡng;
-Tài liệu nghiên cứu về sức khỏe;
- Một số bài viết nghiên cứu khác;
Bước 3: Sau khi tài liệu được phân về lĩnh vực nghiên cứu, ta tiến hành
phân tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối cùng tương đuơng với
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản:
Trong thời gian thực tập tại phòng Thu thập và sưu tầm tài liệu, em được
giao chỉnh lý khối tài liệu về nghiên cứu của Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ
Giấy. Sau quá trình chỉnh lý em đã phân loại được tài liệu và đưa vào từng hồ sơ
việc như sau:
1.Tài liệu về tiểu sử;
Nguyễn Minh Lý
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Tài liệu về nghiên cứu;
2.1 Tài liệu về công trình nghiên cứu;
- Công trình nghiên cứu “A decade of food and nutrition development in
Vietnam” (Một thập kỷ phát triển thực phẩm và dinh dưỡng ở Việt Nam) (19801990) của Giáo sư Từ Giấy.
- Đề tài nghiên cứu về “Diễn biến tình hình thể lực của học sinh tiểu học
tại Hà Nội năm 1995-1998” và “Diễn biến tình trạng thừa cân béo phì của học
sinh Hà Nội từ năm 1995-2000” của Giáo sư Từ Giấy và các tác giả của Viện
Dinh dưỡng.
- Đề tài nghiên cứu về “Tình trạng dinh dưỡng của nhân dân ta hiện nay
và những kiến nghị” do Giáo sư Từ Giấy chủ nhiệm đề tài năm 1990.
2.2 Tài liệu nghiên cứu về dinh dưỡng;
- Sổ ghi chép một số vấn đề nghiên cứu về dinh dưỡng của Giáo sư Từ
Giấy năm 1984, 1986, 2000.
- Một số bài viết về vấn đề dinh dưỡng cho người cao tuổi của Giáo sư Từ
Giấy(Bài viết tay, đánh máy).
- Bài viết về vấn đề bữa ăn của vận động viên của Giáo sư Từ Giấy. (Bài
đánh máy có bút tích của Giáo sư).
- Bài viết “Dinh dưỡng và các vấn đề về tăng trưởng, phát triển của trẻ em
trong sự phát triển của xã hội” của Giáo sư Từ Giấy.
2.3 Tài liệu nghiên cứu về sức khỏe;
- Bản thảo cuốn sách “Lao động, mệt mỏi, nghỉ ngơi và thể dục thể thao”
của Giáo sư Từ Giấy. (Bản đánh máy có bút tích của Giáo sư)
2.4 Một số bài viết nghiên cứu khác;
- Bài viết “Researched experience in health promotion, disease prevention
and malnutrition control in community” (kinh nghiệm nghiên cứu trong nâng
cao sức khỏe phòng chống dịch bệnh và phòng chống suy dinh dưỡng trong
cộng đồng) của Giáo sư Từ Giấy.
- Một số bài viết về vấn đề dinh dưỡng sức khỏe của Giáo sư Từ Giấy
đăng trên các báo: báo Lao động, báo Người làm vườn, báo Nhân dân, báo Sức
khỏe và báo Đời sống… năm 1996-2003.
3.Tài liệu về công vụ;
4.Tài liệu khác;
5.Tài liệu tham khảo;
Việc lập hồ sơ là một bước quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu
quả của hồ sơ cũng như trong việc tra tìm và giải quyết công việc. Để tiến hành
Nguyễn Minh Lý
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc lập hồ sơ ta phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
để tiến hành việc lập hồ sơ, để xác định xem cần thu thập thêm loại tài liệu nào,
loại bỏ tài liệu nào cho đến khi đã đạt đến nhóm nhỏ cuối cùng.
Thực tế đối với tài liệu trong phông cá nhân Giáo sư, Thầy thuốc nhân
dân Từ Giấy chưa được lập thành hồ sơ thì phải tiến hành lập hồ sơ. Trong quá
trình sắp xếp có những văn bản trùng thừa và hết giá trị thì loại ra khỏi hồ sơ.
Các tài liệu loại được kê vào danh mục tài liệu loại.
Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ ( khi tài liệu lập hồ sơ xong) đưa tài liệu
vào bìa sơ mi tạm và ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ lên bìa để tiện cho
việc tập hợp hồ sơ khi hệ thống hóa.
Sau đó viết dự kiến tiêu đề cho hồ sơ: tiêu đề hồ sơ phải phản ánh đầy đủ
nội dung bên trong và theo mẫu: Tên loại - Vấn đề - Tác giả - Thời gian.
Dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ: xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ phải xác định sao cho phù hợp với nội dung tài liệu. Đối với quy định theo
Thông tư 09/2011/TT-BNV có mức bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn thì toàn
bộ khối tài liệu trong Phông cá nhân Giáo sư, Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy đều
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Bảng kê một số tài liệu bảo quản vĩnh viễn trong Phông cá nhân Giáo sư,
Thầy thuốc nhân dân Từ Giấy:
Hộp Hồ sơ
số
Tiêu đề hồ sơ
số
06
Thời gian
Số tờ
BĐ&KT
II. Tài liệu nghiên cứu
1. Công trình nghiên cứu
Công trình nghiên cứu “A decade of
Ghi
chu
22
food and nutrition development in
Tiếng
Anh
Vietnam” (Một thập kỷ phát triển
thực phẩm và dinh dưỡng ở Việt
Nam) (1980-1990) của Giáo sư Từ
07
Giấy.
Đề tài nghiên cứu về “Diễn biến tình
hình thể lực của học sinh tiểu học tại
Nguyễn Minh Lý
23
33
Việt,
Anh
Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A
