Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1..............................................................................................................3
Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức...............................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của TTLTQGIII.............................................................................................3
1.1.1.Lịch sử hình thành................................................................................3
1.1.2.Vị trí và chức năng...............................................................................3
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................4
1.1.4.Cơ cấu tổ chức......................................................................................4
1.1.5. Lãnh đạo Trung tâm............................................................................5
1.1.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ................................................................................5
Chương 2..............................................................................................................7
Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ).........................7
của cơ quan, tổ chức............................................................................................7
2.1. Hoạt động quản lý:.................................................................................7
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:.............................................................................7
2.2.1. Về công tác lưu trữ hiện hành:............................................................7
2.2.1.1. Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ cơ
quan...............................................................................................................7
2.2.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III..........8
2.2.1.3. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định........................................8
2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu ..................................................8
2.2.1.5. Tình hình bảo quản tài liệu...............................................................8

2.2.1.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .......8
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2. Về công tác lưu trữ lịch sử..................................................................9
2.2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III.........9
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử được
bảo quản ở TTLTQG III..............................................................................10
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
.....................................................................................................................12
2.2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử................................13
2.2.2.5. Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
.....................................................................................................................14
2.2.2.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III14
2.2.2.7. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
.....................................................................................................................17
2.2.2.8. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại
TTLTQG III.................................................................................................19
Chương 3............................................................................................................20
Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,............................20
khuyến nghị ý kiến............................................................................................20
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập:...............................20
3.1.1. Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III của Bộ kế
hoạch và Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: ................................20
3.1.2. Sắp xếp tài liệu lên giá.......................................................................21
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ

chức:............................................................................................................21
3.2.1. Công tác lưu trữ hiện hành................................................................21
3.2.2. Công tác lưu trữ lịch sử.....................................................................22
3.3. Đề xuất khuyến nghị: ...........................................................................24
3.3.1. Đối với cơ quan:................................................................................24
3.3.3.1. Công tác lưu trữ hiện hành.............................................................24
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.3.2. Công tác lưu trữ lịch sử..................................................................24
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường:................................25
C. KẾT LUẬN...................................................................................................26
PHỤ LỤC...........................................................................................................27

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và trong đó lưu trữ có quá trình
lịch sử gần 200 năm (nếu chỉ kể từ khi vua Minh Mạng xây dựng Tàng thư lâu
tại Huế năm 1825). Ngay từ khi nhà nước DCCH vừa mới ra đời, ngày 8/9/1945,
Chính phủ Lâm thời đã ra Sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm người làm Giám đốc

Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc. Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nhà
nước ta đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và quan tâm
tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Như Bác đã từng nói “Tài liệu lưu
trữ có giá trị đặc biệt trong phương diện kiến thiết quốc gia”.
Hiện nay trong xu thế phát triển của xã hội, công tác văn thư - lưu trữ
ngày càng chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Khoa Văn thư – Lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang có nhiều cố gắng trong quá trình đào
tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu
của xã hội.
Xuất phát từ quan điểm “Học phải đi đôi với hành”, Khoa Văn thư – Lưu
trữ đã tổ chức thực tập có thời gian 02 tháng tại các cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp cho sinh viên năm cuối. Đây là đợt thực tập được thực hiện cho toàn
khóa học sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết về chuyên ngànhvà có vị trí
rất quan trọng trong chương trình đào tạo bậc đại học chính quy của khoa Văn
thư – Lưu trữ.Mục đích của thực tập giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức,
nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp và xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về văn thư và
lưu trữ. Bên cạnh đó, còn giúp cho sinh viên nắm hiểu được hoạt động của các
cơ quan, doanh nghiệp, tích lũy những kiến thức thực tế, thu thập những thông
tin, tư liệu, tài liệu cần thiết giúp cho việc hoàn thiện cho việc học tập và Thực
tập tốt nghiệp vào năm thứ tư.
Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và sự đồng ý của ban lãnh
đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III) em đã có điều kiện thực tập,
tìm hiểu tình hình thực tế cũng như thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

1

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn thư và công tác lưu trữ tại Trung tâm từ ngày 11/01 đến ngày 18/03 năm
2016.
Là sinh viên của lớp Đại học Lưu trữ học K1B - Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua quá trình học tập ở trường và đợt thực tập
này, em có dịp được liên hệ thực tế giữa lý thuyết đã học với thực tiễn, dùng lý
luận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thể vận dụng những kiến thức đã
học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra và rèn luyện thêm tay nghề.
Toàn bộ kết quả của đợt thực tập này được thể hiện trong "Báo cáo thực
tập tốt nghiệp" bao gồm những phần chính sau:
A. Phần mở đầu:
B. Phần nội dung:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu
trữ) của cơ quan, tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị
C. Phần kết luận:
D. Phụ lục.
Để hoàn thành được bản “Báo cáo thực tập tốt nghiệp”, ngoài sự cố gắng
của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình của lãnh đạo, cán
bộ công chức TTLTQG III. Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn, cộng với
vốn kiến thức của em còn hạn chế nên trong bản báo cáo này không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy,
cô giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô giáo
trong Khoa Văn thư – Lưu trữ và tập thể ban lãnh đạo, các cán bộ đang công tác
tại TTLTQG III đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Mỹ Ngọc

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

2


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước.
Địa chỉ: số 34 Phan Kế Bính – Quận Ba Đình – Hà Nội
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của TTLTQGIII
1.1.1. Lịch sử hình thành
Cách mạng Tháng 8 năm 1945 thành công, nước Việt Nam DCCH ra đời.
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước Việt Nam
DCCH nay là nước CHXHCN Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu
có ý nghĩa, giá trị to lớn về mhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo
vệ tổ quốc.
Nhằm bảo vệ và phát huy những giá trị của những tài liệu đó, ngày 10
tháng 6 năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ ra Quyết
định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.TTLTQG

III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán
bộ và cơ sở vật chất. Tới nay, tuy mới hơn 15 năm tuổi nhưng có thể nói rằng
Trung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đạt
được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành.
1.1.2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức TW và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ
Quàng Bình trở ra theo quy định của Pháp luật và quy định của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

3


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a. Tài liệu của cơ quan, tổ chức TW và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu,
khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b. Tài liệu của cơ quan, tổ chức TW của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;

c. Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d. Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a. Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c. Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho: khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
d. Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
e. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số: 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII, gồm có 10 phòng chức năng:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản và Tu bổ tài liệu.
4. Phòng Công bố và giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

4


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính – Tổ chức.
9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
1.1.5. Lãnh đạo Trung tâm
1. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó
Giám đốc.
2. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ
chức thuộc Trung tâm.
3. Các Phó Giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị
của Giám đốc và chịu trách trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công
tác được phân công phụ trách.
1.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ
Tại TTLTQG III, Văn thư trực thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức và
được bố trí 02 cán bộ: 01 cán bộ văn thư chuyên trách và 01 cán bộ phụ trách
đánh máy, photo tài liệu (cả hai cán bộ này đều có trình độ Trung cấp văn thư lưu trữ). Bộ phận Văn thư được bố trí chung một phòng ở tầng trệt, nhà kho A1
trụ sở Trung tâm. Ngoài 02 cán bộ phụ trách văn thư chung của cơ quan ra thì
các phòng ban, đơn vị thuộc Trung tâm không có văn thư riêng.
Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tập

trung về một bộ phận văn thư. Sau khi văn thư đăng ký nhập vào phần mềm, vào
sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên lãnh đạo Trung tâm và gửi đến các đơn vị
giải quyết. Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá nhân khác gửi đến trực tiếp
cho phòng, ban chức năng thì bộ phận văn thư không được bóc bì mà gửi luôn
cho phòng, ban đó, không phải trình lên lãnh đạo Trung tâm (nhưng phải đăng
ký vào sổ).
Cả 02 cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo đúng về chuyên môn
nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm trong nghề và hiểu rõ tầm
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

5


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan trọng của công việc nên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chưa để
xảy ra sai sót nào.

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2

Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ)
của cơ quan, tổ chức
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức TW
và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam DCCH và nước
CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Bắc. Chính vì vậy mà
công tác lưu trữ của Trung tâm cần phải tìm hiểu trên cả hai phương diện là lưu
trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
2.1. Hoạt động quản lý:
TTLTQG III là đơn vị sự nghiệp mới thành lập (tháng 10/1995) nên khối
lượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm không nhiều.
Hiện nay Trung tâm chưa có phòng kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ
cơ quan, chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà do văn thư kiêm nhiệm; khối
tài liệu này hiện đang bảo quản tại phòng Văn thư và do cán bộ văn thư quản lý.
Trung tâm cũng đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (ban
hành kèm theo Quyết định số 428 ngày 01 tháng 09 năm 2015). Lãnh đạo Trung
tâm luôn quan tâm, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành và tạo điều kiện cho cán
bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác lưu trữ để
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1. Về công tác lưu trữ hiện hành:
2.2.1.1. Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ
cơ quan
Kho Lưu trữ hiện hành (nằm trong phòng văn thư) của TTLTQG III đang
bảo quản tài liệu của các đơn vị thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn...
Nội dung chủ yếu của tài liệu:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm;

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

7


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)
2.2.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III
Tài liệu trong kho lưu trữ Trung tâm III được tiến hành phân loại, lập hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ và diễn ra
thường xuyên, định kỳ.
Tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
không giao nộp từng bó, từng cặp lộn xộn, đồng thời phải lập thành biên bản
giao nhận tài liệu và đăng ký vào sổ nhập tài liệu.
Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu phông TTLTQG
III giai đoạn 1995-2005 và đã có mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu.
2.2.1.3. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định
TTLTQG III là đơn vị mới thành lập, khối lượng tài liệu sản sinh ra trong
quá trình hoạt động không nhiều, hơn nữa một số tài liệu về xây dựng cơ bản
(nhà kho A1) chưa quyết toán xong, nên đến nay vẫn chưa tiến hành giao nộp
vào lưu trữ cố định theo đúng quy định của nhà nước.
2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Do Trung tâm chưa tổ chức được phòng kho lưu trữ riêng và phòng đọc
riêng, cán bộ văn thư lại kiêm nhiệm công tác lưu trữ nên rất bận rộn, hơn nữa
nhu cầu khai thác không nhiều nên mỗi năm chỉ phục vụ khoảng hơn 50 lượt

độc giả đến khai thác tài liệu.
2.2.1.5. Tình hình bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ hiện hành của Trung tâm được bố trí trong phòng văn thư,
một bên là nơi làm việc của cán bộ văn thư và một bên là các giá để tài liệu lưu
trữ. Tuy được trang bị các phương tiện để bảo quản tài liệu như giá sắt, hộp
đựng tài liệu, điều hòa không khí, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệ
thống báo cháy và chữa cháy…nhưng chưa thể đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài
liệu lưu trữ cũng như là sức khỏe của cán bộ trong phòng.
2.2.1.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

8


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác lưu trữ của Trung tâm III cũng đã được tin học hóa, cán bộ văn
thư-lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của phông TTLTQG III giai đoạn
1995-2005 cũng đã được xây dựng cơ sở dữ liệu, giúp cho việc tra tìm được
nhanh chóng, thuận tiện.
2.2.2. Về công tác lưu trữ lịch sử
2.2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trong thời gian qua, ngoài việc tổ
chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ
công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,
Trung tâm còn ban hành được một số văn bản quy định, hướng dẫn về công tác

lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại TTLTG III;
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác
định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại TTLTQG III;
- Quyết định số 145/QĐ-TTIII ngày 21/9/2005 về việc ban hành Mẫu

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

9


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phiếu tin và Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin để lập cơ sở dữ liệu quản lý khối
hồ sơ và kỷ vật cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ hiện
đang bảo quản tại TTLTQG III;
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bản
quy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang bảo quản tại
TTLTQG III;
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưu
trữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
Việc Trung tâm ban hành được những văn bản trên đã tạo nên sự thống
nhất, khoa học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và góp phần giúp các đơn vị
chuyên môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch công tác đề ra…
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử
được bảo quản ở TTLTQG III
Sau khi được thành lập, TTLTQG III đã được TTLTQG I chuyển giao

cho toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
Trung ương của nước Việt Nam DCCH và CHXHCN Việt Nam có trụ sở đóng
trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các tổ chức cấp Kỳ, cấp Liên
khu, Khu của nước Việt Nam DCCH từ năm 1945 đến nay.
TTLTQG III hiện đang quản lý trên 11 km giá tài liệu của các cơ quan
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

10


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhà nước và đoàn thể Trung ương, các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tài
liệu chính như sau:
* Khối tài liệu hành chính: bao gồm những tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của hơn 200 cơ quan Nhà nước Trung ương như: Quốc hội,
Chính phủ, các Bộ và Ủy ban Hành chính các Khu, Liên khu đã giải thể, v.v…
có thời gian từ năm 1945 đến nay.
Hiện nay Trung tâm đang bảo quản hơn 7000 mét giá tài liệu hành chính
của 305 phông. Đây là khối tài liệu lớn nhất và có giá trị đặc biệt quan trọng
trong kho lưu trữ của Trung tâm, bởi vì chúng chủ yếu là những tài liệu gốc,
bảnchính, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí
Minh và nhiều nhà lãnh đạo cao cấp khác.
* Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: là loại tài liệu mới được sản sinh sau
Cách mạng Tháng 8/1945, có khối lượng ngày càng lớn và quan trọng. Hiện
Trung tâm đang bảo quản khoảng 2523,7 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của
47 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình trọng điểm
như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình; Đường dây 500KV

Bắc – Nam; các Cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh; Nhà
máy Thủy điện Hòa Bình, Sông Đà; Mỏ Apatit Lào Cai, Mỏ Prit Giáp Lai; hồ sơ
bản đồ, địa giới hành chính các cấp, v.v…
* Khối tài liệu nghe nhìn: mặc dù đây là loại hình tài liệu mới xuất hiện
vào cuối thế kỷ XIX-đầu thế kỷ XX nhưng nó lại có tốc độ phát triển nhanh so
với các loại hình tài liệu khác, chính vì vậy đây cũng là một khối tài liệu lớn và
khá quan trọng trong khối tài liệu được bảo quản tại TTLTQG III.
- Tài liệu ảnh: bao gồm 111630 tấm dương bản và 53891 phim âm bản, có
nội dung phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong
công cuộc đấu tranh bảo vệ và xây dựng đất nước.
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm 130 bộ phim với gần 500 cuộn phim
thời sự, phản ánh những sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân ta và tố cáo
tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ…
- Tài liệu ghi âm: bao gồm hơn 4.000 cuộn băng ghi âm và 1075 đĩa quy
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

11


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ra giờ nghe là 7350 giờ, với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện quan trọng của
dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội và ghi âm nghệ thuật các
buổi biểu diễn văn nghệ qua các thời kỳ….
* Khối tài liệu cá nhân: là những tài liệu hình thành trong quá trình sống
và hoạt động, sáng tác của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu. Cho đến nay
có hơn 100 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân đang được lưu giữ tại
TTLTQG III với số lượng khoảng hơn 10 ngàn đơn vị bảo quản, bao gồm tài

liệu về tiểu sử, thư từ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu
khoa học của các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, xã hội
nổi tiếng. Bên cạnh đó, hiện nay Trung tâm còn đang lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ và
kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống đế quốc Mỹ.Những
hồ đó là những minh chứng quan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B
và thân nhân của họ giải quyết chế độ chính sách mà còn là những dấu ấn ghi lại
một thời chiến đấu hào hùng của các thế hệ cha ông ta và có tác dụng giáo dục
truyền thống cho các thế hệ trẻ. Ví dụ như hồ sơ của Anh hùng liệt sỹ - Bác sỹ
Đặng Thùy Trâm…
Như vậy, khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại TTLTQG III tương
đối lớn, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Đây chính là nguồn
sử liệu quan trọng phản ánh toàn diện, đầy đủ và chân thực nhất về quá trình xây
dựng và bảo vệ tổ quốc ta trong suốt 60 năm qua.
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG
III
Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
TTLTQG III đều được sắp xếp và bảo quản tại nhà kho A1 của Trung tâm.Tài
liệu trong kho được tổ chức như sau:
- Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe
nhìn;
- Tầng 2: Tài liệu hành chính gồm nhóm các nhóm phông về kinh tế;
- Tầng 3 và tầng 4: Tài liệu khoa học kỹ thuật;
- Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hội, các khu, liên khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn và có nhiều người đọc như: Phông
Quốc hội, Phông Phủ Thủ tướng, Phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Phông
Cục Chuyên gia thì được xếp ở tầng 1 nhà kho A1. Việc sắp xếp tài liệu như thế
tạo điều kiện cho các cán bộ, nhân viên Phòng Bảo quản có thể tìm tài liệu được
nhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả.
Tài liệu của các phông ở trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá
trị, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước quy định, hướng dẫn.
- Về công tác phân loại tài liệu: cán bộ Trung tâm đã căn cứ vào 6 đặc
trưng phổ biến của văn bản như: vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời
gian và địa dư, trong đó lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu để phân loại tài
liệu.
- Về công tác lập hồ sơ: các hồ sơ được lập đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình
thành hồ sơ;
+ Đảm bảo mối liên hệ khách quan của các văn bản;
+ Các văn bản trong cùng hồ sơ có cùng giá trị;
+ Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác.
- Về công tác xác định giá trị: cán bộ Trung tâm đã dựa vào các nguyên
tắc: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Về công tác thống kê tài liệu: thực hiện thống kê tài liệu dựa trên những
nguyên tắc: Quản lý tập trung thống nhất của ngành lưu trữ và trên cơ sở thống
nhất với công tác bảo quản tài liệu.
2.2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt
đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN. Trong Lưu trữ,
công tác thu thập, bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò rất quan trọng, đó là tiền đề,

là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo. Nếu không kịp thời thu
thập, bổ sung tài liệu thì những tài liệu đó có nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

13


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

như vậy một phần di sản văn hóa sẽ bị mất đi vĩnh viễn, không có cách nào khôi
phục lại được.Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu là trách nhiệm to lớn, nặng
nề và khó khăn không chỉ của riêng ngành Lưu trữ mà của toàn xã hội.
Ngay từ những ngày đầu, công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu của TTLTQG III luôn được quan tâm, đẩy mạnh.
Trong thời gian qua, một khối lượng lớn tài liệu có giá trị của các cơ quan và cá
nhân đã được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ Trung tâm.
Tình hình tài liệu trước khi giao nộp nhình chung đã được chỉnh lý tương
đối tốt, thủ tục giao nộp theo đúng quy định và được thực thực hiện như sau:
Các cơ quan, tổ chức (thuộc nguồn nộp lưu) đến hạn phải giao nộp tài liệu
vào TTLTQG III, phải thông qua Phòng Thu thập tài liệu. Phòng Thu thập sau
khi tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm giao lại toàn bộ
hồ sơ tài liệu kèm theo một bộ biên bản bàn giao và mục lục thống kê, tra cứu
(nếu có) cho Phòng Bảo quản tài liệu (riêng tài liệu nghe nhìn thì chuyển cho
Phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn). Cả hai phòng này sẽ kết hợp kiểm tra, đối
chiếu lại toàn bộ hồ sơ giao nộp, trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý hoàn
chỉnh thì phải đối chiếu đến từng tờ văn bản bên trong hồ sơ.
2.2.2.5. Tình hình công tác chỉnh lý

tài liệu lưu trữ lịch sử tại

TTLTQG III
Phần lớn các tài liệu nộp lưu và đang bảo quản tại TTLTQG III đều được
chỉnh lý khoa học và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tuy nhiên khối lượng tài
liệu trùng thừa hoặc tính đến thời điểm hiện nay đã hết giá trị sử dụng cũng
không ít, nhất là các phông của các cơ quan đã giải thể hoặc có thời gian nộp
vào Trung tâm lâu năm, các phông mà thu làm nhiều lần dẫn đến tài liệu trùng
lặp, khó quản lý, khai thác tra tìm …Chính vì vậy, việc chỉnh lý nâng cấp lại tài
liệu của một số phông là điều cần thiết, góp phần quản lý, tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu một cách khoa học, nhanh chóng, hiệu quả.
2.2.2.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG
III
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng được tốt các tài
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

14


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội. Làm tốt nhiệm vụ
này sẽ góp phần nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ, biến những tài liệu nằm
trong kho thành những tài liệu “sống”, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta.
Như chúng ta đã từng biết, có nhiều công trình giao thông đường sắt,
đường bộ, đường thuỷ, đường hàng không; các công trình thuỷ lợi như hệ thống
thuỷ nông, đê điều; các công trình công cộng như bệnh viện, trường học và các

công sở, nhà máy, xí nghiệp… bị tàn phá trong chiến tranh, nhờ có tài liệu lưu
trữ đã rút ngắn được thời gian thi công và giảm thiểu tối đa chi phí cho việc
khảo sát, thiết kế công trình. Tài liệu lưu trữ đã giúp các cơ quan có thẩm quyền
của Đảng và Nhà nước đưa ra được những bằng chứng để đấu tranh bảo vệ chủ
quyền biên giới lãnh thổ, chống lại các thế lực thù địch, bảo vệ chế độ xã hội
chủ nghĩa, bảo vệ nội bộ. Nhiều công dân nhờ được khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ cũng đã bảo vệ được quyền lợi chính đáng của mình trước các cơ quan
pháp luật…
Những năm gần đây, tài liệu bảo quản tại TTLTQG III đã thu hút rất
nhiều các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tìm đến khai thác, sử
dụng vào các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và nghiên cứu khoa
học. Trung bình mỗi năm tại Phòng đọc của Trung tâm có khoảng hơn 1.000
lượt người đến nghiên cứu tài liệu và khoảng trên 5.000 hồ sơ được đưa ra phục
vụ độc giả.
Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu được áp dụng tại TTLTQG III hiện nay
bao gồm hệ thống công cụ tra cứu truyền thống là Mục lục hồ sơ và hệ thống tra
cứu hiện đại (tra tìm tài liệu lưu trữ tự động) qua phần mềm quản lý tài liệu lưu
trữ (Efile), nhưng công cụ tra cứu hay dùng chủ yếu là Mục lục hồ sơ. Hiện nay,
Phòng Đọc đang thực hiện việc xây dựng các bộ thẻ chuyên đề đối với các
phông tài liệu có nhiều người đến nghiên cứu và để ứng dụng tin học vào việc
tra tìm tài liệu, vừa qua Phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn đã bàn giao cho Phòng
Đọc bộ CD chứa toàn bộ mục lục thống kê tài liệu ảnh đang bảo quản tại Trung
tâm. Việc làm đó sẽ giúp cho cán bộ Phòng Đọc có thể tra tìm tài liệu trên máy
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

15


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một cách nhanh chóng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ độc giả.
Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại
TTLTQG III đã giúp ích rất nhiều cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong và ngoài nước và đã được nhiều nơi khen ngợi. Tuy nhiên trong công tác
này vẫn còn hạn chế, chưa xứng với tiềm năng nó vốn có, điều đó được thể hiện
ở chỗ: còn nhiều người chưa biết đến tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại TTLTQG
III; số lượng hồ sơ, tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng còn quá ít so với số
lượng tài liệu hiện đang bảo quản trong kho. Nguyên nhân của những hạn chế
trên là:
Thứ nhất, việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các cơ quan, tổ
chức Trung ương chưa được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện
hành. Có những cơ quan, tổ chức TW từ ngày thành lập đến nay vẫn chưa lần
nào nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Có những cơ quan,
tổ chức nộp lưu thì việc nộp lưu cũng không đầy đủ hoặc chỉ nộp lưu những hồ
sơ, tài liệu ít giá trị vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh những sự kiện
quan trọng vẫn còn nằm ở các cá nhân. Việc sưu tầm tài liệu quý, hiếm nằm rải
rác ở trong và ngoài nước thực hiện còn rất hạn chế.
Thứ hai, nhiều tài liệu đã được đưa về bảo quản tại Trung tâm chưa được
phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học.
Thứ ba, nhiều tài liệu do bị chất đống lâu ngày trong kho lưu trữ, thiếu
các phương tiện bảo quản và trong môi trường bảo quản không thích hợp nên đã
bị xuống cấp nghiêm trọng, bị mối mọt, mục nát, hư hỏng cần phải được tu bổ
hoặc phải được lập bản sao bảo hiểm - mà việc tu bổ, lập bản sao bảo hiểm mới
bắt đầu triển khai nên đôi khi phải hạn chế việc đưa bản gốc, bản chính ra phục
vụ khai thác sử dụng khi có yêu cầu.
Thứ tư, việc chủ động thông báo, giới thiệu, công bố về tài liệu lưu trữ
còn ít. Mặc dù, trong thời gian qua Trung tâm đã chú ý mở rộng các hình thức
chủ động khai thác sử dụng tài liệu, tuy nhiên các hình thức nêu trên chưa được

thực hiện thường xuyên liên tục nên hiệu quả còn rất hạn chế. Hình thức phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu vẫn là phục vụ khai thác sử dụng tại phòng
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

16


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đọc; cung cấp bản sao, cấp chứng thực lưu trữ và phục vụ khách thăm quan kho
lưu trữ khi có yêu cầu.
2.2.2.7. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại
TTLTQG III
* Về bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử:
Là cơ quan chuyên môn về lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ quốc
gia sao cho thật an toàn, khoa học là nhiệm vụ quan trọng đặc biệt của TTLTQG
III. Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đầu tư cho TTLTQG
III hàng trăm tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo
quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ hủy hoại, bảo vệ
an toàn tài liệu lưu trữ, cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tháng 9 năm 2002, TTLTQG III đã khánh thành nhà kho lưu trữ 10 tầng
(kho A1) để bảo quản tài liệu với sức chứa 15 km giá tài liệu. Kho được trang bị
hệ thống điều hòa trung tâm, trong đó có những phòng lạnh sâu thích hợp cho
việc bảo quản các loại tài liệu phim, ảnh, ghi âm, microfilm; bên cạnh đó kho có
hệ thống hút ẩm và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO 2. Với các
trang thiết bị này hiện nay kho có thể chủ động điều tiết môi trường thích hợp
cho việc bảo quản từng lại hình tài liệu.
Ngoài ra, tài liệu ở các nguồn nộp lưu thu về trước khi nhập vào kho hoặc

tài liệu trong kho xuất ra chỉnh lý trước khi nhập lại vào kho đều được làm vệ
sinh đến từng trang tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp bằng kim loại để tránh các nguy
cơ làm hủy hoại tài liệu…
Các phương tiện bảo quản như giá tủ, bìa, hộp đều được trang bị mới
theo tiêu chuẩn hiện đại: hệ thống giá compac di động và giá cố định bằng kim
loại, hộp đựng tài liệu là hộp phi a xít, bìa hồ sơ đẹp và có độ bền cao…
Tài liệu hành chính được bố trí sắp xếp trên các loại giá đôi có kích thước
4m x 2m x 0,4m. Tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ, tài liệu địa giới hành chính
được bảo quản trong các tủ có ngăn kéo với kích thước: 1,2m x 1,1m.
Việc khử trùng cho tài liệu lưu trữ ở TTLTQG III không thực hiện một
cách định kỳ, mà chỉ thực hiện khử trùng khi phát hiện kho tàng, phòng làm việc
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

17


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc tài liệu có dấu hiệu xâm nhập, phá hoại của côn trùng, nấm mốc. Hóa chất
được sử dụng để khử trùng tài liệu là Bêkaphốt và Phostoxin.
* Về tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử:
Công tác tu bổ những tài liệu bị hư hỏng tại TTLTQG III mới chỉ tiến
hành từ năm 2000, khi các TTLTQG thực hiện đề án nâng cấp các phông tài liệu
theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Đến tháng 9 năm 2003
với việc đưa xưởng tu bổ phục chế vào sử dụng thì việc tu bổ tài liệu đã được cải
thiện một bước quan trọng.
Biện pháp được áp dụng phổ biến nhất hiện nay trong công tác tu bổ,
phục chế tài liệu là bồi nền và dán vá, viền mép tài liệu bằng phương pháp thủ

công.
Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành việc tu bổ tài liệu phông Phủ thủ
tướng theo kế hoạch chuyên môn và đề án năm 2011 với tổng số 60.000 tờ theo
đúng quy trình do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành kèm theo Quyết
định số 246/QĐ-LTNN ngày 17.12.2002. Việc tu bổ những tài liệu quan trọng bị
hư hỏng đã góp phần đưa công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ngày càng
hiệu quả, phục vụ được nhiều hơn các nhu cầu tìm thông tin của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

18


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.8. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại
TTLTQG III
TTLTQG III đã có chủ trương về việc ứng dụng tin học vào công tác lưu
trữ, cụ thể là cho đến nay Phòng Tin học và Công cụ tra cứu của Trung tâm đã
xây dựng được các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ trên máy tính. Hệ thống mạng nội bộ trong Trung tâm được kết
nối tại hầu hết các phòng trong Trung tâm. Ngoài ra, Trung tâm còn nối mạng
thông tin với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Văn phòng Chính phủ.

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

19

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 3
Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị ý kiến
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập:
Trong quá trình thực tập ở TTLTQG III, em đã được tham gia vào một số
công việc ở phòng Bảo quản (tầng 7 nhà A1) như sau:
3.1.1. Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III của
Bộ kế hoạch và Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ:
Trước hết, em được chị Trần Thị Hoàn-nhân viên phòng Bảo quản hướng
dẫn vào kho lấy các hộp (cặp) tài liệu thuộc các Phông cần được kiểm đếm sau
đó tiến hành kiểm đếm. Trong quá trình thực hiện gồm 2 bước chính đó là kiểm
đầu hồ sơ và kiểm đúng số tờ có trong từng hồ sơ. Một số trường hợp sai sót có
thể xảy ra trong quá trình kiểm đếm:
- Số tờ thực tế không trùng với số tờ được ghi trên bìa hồ sơ và chứng từ
kết thúc.
- Nhảy số tờ.
- Đánh lại số tờ: với trường hợp số tài liệu trong hồ sơ không được đánh
số liên tục và đầy đủ.
Trong những trường hợp trên, tùy vào Phông để cán bộ lưu trữ có cách xử
lý phù hợp. Ví dụ đối với các Phông của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hay của Bộ Nội
vụ thì hồ sơ sẽ được chuyển lại cho cán bộ chuyên môn để sửa chữa sai sót. Còn
đối với Phông Văn phòng Chính phủ thì cán bộ lưu trữ của TTLTQG III sẽ được
phép sửa.
Về tình trạng vật lý của tài liệu: tùy vào tài liệu của từng Phông và thời

gian nộp lưu nên có một số tài liệu của Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã bị cũ
và rách, còn của Phông Văn phòng Chính phủ thì còn khá mới. Cặp (hộp) của
các Phông nhìn chung còn chưa đạt yêu cầu theo Thông tư số 07/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

20


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2. Sắp xếp tài liệu lên giá.
3.1.3. Xuất, nhập tài liệu phục vụ độc giả:
Đầu tiên, em được chị Hoàn hướng dẫn cách đăng ký những thông tin về
độc giả và tài liệu cần được đưa ra khai thác. Sau đó tiến hành vào kho để tìm tài
liệu theo đúng yêu cầu của độc già và mang xuống phòng đọc.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức:
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng
và công tác lưu trữ tại TTLTQG III, công tác lưu trữ của TTLTQG III đã có
những bước phát triển vượt bậc và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của xã
hội. Điều đó có được là do nhận thức của lãnh đạo Trung tâm về vị trí, vai trò
công tác lưu trữ được nâng cao, từ đó hoạt động quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và tổ
chức thực hiện về các công tác này ở cơ quan được quan tâm triệt để; Công tác
cán bộ làm lưu trữ được tăng cường biên chế, chất lượng và trình độ của cán bộ
được nâng cao, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ

rất được chú trọng; Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ ngày
càng tăng…
3.2.1. Công tác lưu trữ hiện hành
- Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành: Đến thời điểm này,
TTLTQG III chưa tổ chức được phòng kho lưu trữ riêng và việc bố trí cán bộ
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

21


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ là chưa hợp lý, vì hiện nay cán bộ văn thư
phải đảm nhiệm khối lượng công việc khá lớn, do đó mới chỉ đáp ứng được các
yêu cầu của công tác văn thư mà không thể chuyên tâm hết cho việc thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ. Đây là một hạn chế và tồn tại đặt ra với lãnh đạo Trung
tâm cần phải giải quyết sớm vấn đề này trong nay mai.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ
như: chưa có phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành riêng, chưa có
phòng đọc phục vụ độc giả đến nghiên cứu tài liệu.
- Về giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định: Trung tâm chưa thực hiện
được việc giao nộp vào lưu trữ cố định theo quy định.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tuy đã bắt đầu
áp dụng nhưng còn chưa phổ biến và còn gặp nhiều khó khăn. Tình trạng chung
hiện nay là việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ sản sinh ra trong quá trình hoạt
động của Trung tâm chủ yếu theo phương pháp truyền thống là Mục lục hồ sơ.
3.2.2. Công tác lưu trữ lịch sử
- Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử: Ngoài việc thực hiện theo

các văn bản quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước thì Trung tâm cũng đã xây dựng và ban hành không ít các văn
bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên với trách nhiệm
cao cả, nặng nề là thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ quốc gia, hơn nữa với tình hình hiện nay xã hội luôn vận động
thay đổi và phát triển thì việc đặt ra cho Trung tâm cần ban hành nhiều hơn nữa
các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ lịch sử sao cho
Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B

22