Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A . PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.....................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III............3
1.1.2 Vị trí và chức năng.....................................................................5
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................6
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................7
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III......8
1.2.1. Chức năng.................................................................................9
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................9
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................10
Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III........................................................................................................11
2.1 Hoạt động quản lý.......................................................................11
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ................................................................................................................11
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.........13
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III..................................................................................................13

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ................14
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan...............................................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................15
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư.....................................................15
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.............................................15
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến....................................16
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.....................................19
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................19
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ......................................................20
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu........................................21
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ.........................................21
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................22
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................23
2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu
trữ................................................................................................................24
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................24
2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............25
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và
một số đề xuất khuyến nghị..............................................................................26
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập

và kết quả đạt được......................................................................................26

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.1 Vận chuyển tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu lên
các kho.........................................................................................................26
3.1.2 Kiểm, đếm tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.......27
3.1.3 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho........................29
3.1.4 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Bộ y tế...........29
3.1.5 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả.............................29
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu
trữ của cơ quan............................................................................................30
3.2.1 Về Công tác Văn thư................................................................31
3.2.2 Về Công tác Lưu trữ.................................................................32
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................32
3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..................................32
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường................32
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................34
PHỤ LỤC I: ẢNH.............................................................................................35
PHỤ LỤC II: CÁC VĂN BẢN.........................................................................41

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A . PHẦN MỞ ĐẦU

Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển. Cách
Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời. Trong
những năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ. Sớm nhận thức
được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng
Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Giám đốc
Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc. Cho đến nay, công tác Văn thư,
Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và
đặt lên vị trí hàng đầu.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ có
chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biệt với mục đích học đi đôi với
hành, hằng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên
năm thứ ba đi kiến tập ngành nghề nhằm mục đích:
Thứ nhất là giúp cho sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng
thời từng bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn.
Thứ hai là giúp cho sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành
nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
Thứ ba là giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiến
thức cơ bản thuộc chuyên ngành.
Thực hiện kế hoạch đào tạo số 608/QĐ-ĐHNV ngày 26/7/2012 của Hiệu

trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội và kế hoạch đào tạo bậc Đại học hệ chính
quy khoá 2012-2016. Được sự giới thiệu của nhà trường, nhận được sự đồng ý
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu các
tình hình thực tế khi thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ của
Trung tâm từ ngày 11/01/2016 đến 19/03/2016. Trong thời gian thực tập, em
luôn cố gắng thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc của Trung tâm cũng như kế
hoach đào tạo của nhà trường đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghiệp vụ, do bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên bản thân em không
tránh khỏi những sự bỡ ngỡ, lúng túng trong công việc, chưa xử lý nhanh nhạy
giữa lý thuyết và thực hành.
Trong suốt quá trình thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em luôn
nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của chị Vũ Kiều Oanh (Phó
Trưởng phòng - Phòng Bảo quản tài liệu), cùng với Ban Giám đốc và cán bộ,
công chức, viên chức đang công tác tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua
đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư –
Lưu trữ; Ban Giám đốc và tập thể Cán bộ, công chức, viên chức công tác tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực
tập này.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên

“Báo cáo thực tập”của em cũng không tránh khỏi những thiếu xót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Như Phúc

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Ngày 19 tháng 8 năm 1945 Cách mạng tháng Tám thành công đánh dấu
bước ngoặt vĩ đại trong lịch sử dân tộc, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra
đời. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hoà, nay là nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã
sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn về nhiều mặt, phục

vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Nhằm bảo vệ và phát huy những
giá trị của tài liệu lưu trữ, ngày 10/6/1995 Bộ Trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ nay là Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số: 118/TCCP-TC
về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ lớn
nhất của Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày
10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và hoạt động theo Quyết định
số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Theo Quyết định, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự
nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính –
Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy định tại Quyết định số 116/QĐVTLTNN ngày 28/10/2015, Quyết định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
Trải qua 20 năm hình thành và phát triển (1995 – 2015), Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III hiện đang quản lý khoảng 15000 mét giá tài liệu với tổng số trên
300 phông, gồm các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học
kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ. Thời gian tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

từ năm 1945 đến nay.

Tài liệu hành chính
Với số lượng hơn 5.000 m/giá của 246 phông, trong đó có rất nhiều phông
tài liệu quan trọng như phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch nước, Ủy ban
Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội, Bộ Công
nghiệp, Bộ Nông lâm, Bộ Nông trường, Bộ Thủy lợi, Bộ Nội thương, Bộ Giao
thông, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Bộ Giáo dục, Ủy ban kháng chiến hành chính các
khu, liên khu… là những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể
hiện những chặng đường của cách mạng Việt Nam.
Tài liệu khoa học kỹ thuật
TTLTQG III đang bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật
của trên 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như:
Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy
điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà
máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:
Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay Quốc tế Nội Bài
và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
Tài liệu nghe nhìn
Trung tâm đang bảo quản trên 300 bộ phim gồm cả phim tài liệu và phim
điện ảnh. Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt động của lãnh
đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân
Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam. Trung tâm còn quản lý 100.000 tấm ảnh và
52.000 tấm phim (âm bản), hơn 4.000 cuộn băng với gần 3.000 tiếng băng và
gần 300 đĩa, băng video.
Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Ngoài các loại hình tài liệu trên, TTLTQG III còn bảo quản một khối lớn
tài liệu có xuất xứ cá nhân của gần 70 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu
biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu được hình
thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác
phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học...
Cả bốn loại hình tài liệu trên được bảo quản trong những điều kiện tốt
nhất, đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm. Đây là những tài liệu vô cùng quý giá, trong
đó tài liệu về Cách mạng tháng Tám, về 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và
chống Mỹ, khối Hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B, đặc biệt là tài liệu về chủ tịch Hồ Chí
Minh hay các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước khác như Tôn Đức Thắng, Phạm
Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp,… là nguồn sử liệu có giá trị đặc biệt, được xã hội
quan tâm.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tích cực từng bước cải
tiến Trung tâm để thực hiện tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Đó là tăng
cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội
theo hướng đa dạng hoá hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm
bảo an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Hai mươi năm cho một chặng đường phát triển, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III đã vinh dự được Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba
(năm 2005) và Huân chương Lao động hạng Nhất (năm 2010). Điều này ghi
nhận những công lao, thành tích đóng góp to lớn của tập thể Cán bộ, công chức

của Trung tâm vào sự phát triển chung của đất nước, của ngành Lưu trữ Việt
Nam.
1.1.2 Vị trí và chức năng
Theo Điều 1 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm
2015 cuả Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là
tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng trực tiếp
quản lý và thực hiện hoạt động Lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có
tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà
Nội.
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy
định cụ thể tại Điều 2, Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm
2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như sau:
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
+ Tài liệu của cơ quan tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan của Nhà nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trở ra Bắc;+
Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
+ Các tài liệu khác được giao quản lý.
- Thực hiện các hoạt động lưu trữ:
+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm.
- Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục Trưởng giao.

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có những
thay đổi về cơ cấu tổ chức. Cụ thể:
Theo Quyết định số 54/QĐ-TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ Nhà nước thì bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:
1.
2.
-

Lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc.
Các phòng gồm có:
Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu
Phòng chỉnh lý tài liệu
Phòng Tổ chức và sử dụng tài liệu
Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
Phòng Quản lý kho tài liệu
Phòng Hành chính- Quản trị - Tổ chức

Theo Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh - ghi âm từ phòng Chỉnh lý
tài liệu thành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo
quản tài liệu và phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số
42/QĐ-LTNN về việc thành lập phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng Tu
bổ - Phục chế tài liệu. Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu
trữ Quốc gia thì Xưởng Tu bổ - Phục chế được sáp nhập về Phòng Bảo quản
trực thuộc Trung tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban

hành các Quyết định số 77, 78, 79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 03
phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ,
Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Ngày 20/5/2010 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định
số 120/QĐ-VTLTNN về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Theo Quyết định này thì cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có Ban Giám đốc Trung tâm và
12 Phòng ban.
Qua nhiều lần thay đổi, ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư và Lưu
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN về việc quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III. Theo Quyết định này thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
gồm:
1. Lãnh đạo Trung tâm
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
- Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ

nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
2. Các Phòng
- Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu.
- Phòng Bảo quản tài liệu
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
- Phòng Đọc
- Phòng Tài liệu nghe nhìn
- Phòng Hành chính – Tổ chức
- Phòng Kế toán
- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Trung tâm không có Văn phòng mà chỉ có Phòng Hành chính - Tổ chức.
Theo Quyết định số 620/QĐ-TTLTIII ngày 15/12/2015 của TTLTQG III về việc
Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổ chức
thì Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng tham mưu và tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông
tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị và bảo đảm cơ sở vật chất, điều
kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn
vị thuộc Trung tâm thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây
dựng báo cáo công tác của Trung tâm;
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;
- Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả;
- Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm đáp ứng yêu
cầu của từng thời gian; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm và
các đơn vị thuộc Trung tâm;
- Quản lý biên chế, lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách
của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm;
- Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ
bảo vệ chính trị nội bộ;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất,
đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần cho công chức, viên chức Trung tâm;
- Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của
Trung tâm;
- Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng,
chống cháy nổ của cơ quan; phòng chống lụt bão của cơ quan;
- Tổ chức thực hiện các công việc về đối ngoại lễ tân, đón tiếp các đoàn
tới thăm quan, hội nghị…;
- Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động
thực tiễn của đơn vị;

- Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị;
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòng
chống lụt bão của Trung tâm;
- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị để Trung tâm ban hành;
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Trung tâm giao.
Như vậy Phòng Hành chính-Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và vai trò
quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm, giúp cho lãnh đạo
Trung tâm trong việc điều phối, tổ chức các hoạt động của mình.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận Hành chính - tổng hợp;
- Bộ phận quản trị;
- Bộ phận Văn thư, lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp
vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam của
Công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói
chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng luôn quan tâm và chú trọng
hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu sự quản lý trực
tiếp của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức là người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, điều hành mọi hoạt động
của Trung tâm. Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức còn theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác Văn thư các nghiệp vụ
thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III đã được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận Văn thư cơ
quan được ví như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các
hoạt động của Trung tâm mới thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và
thực hiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng
dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III còn ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Trung
tâm như:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chế
làm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc ban
hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế
độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm (Xem quyết định tại phụ lục II)

- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quy
chế về công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về việc ban hành Quy
chế Công tác văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. (Xem Quyết định
tại phụ lục II)
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia tại Phòng đọc (ban hành kèm
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo Quyết định số 83/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

ngày 19/4/2006)
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy
định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Hằng năm, Ban Giám đốc Trung tâm còn tổ chức cho cán bộ Văn thư,
Lưu trữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện
các văn bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng,
hiệu quả.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng, ban thuộc Trung tâm lập hồ
sơ và nộp toàn bộ văn bản, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. Cán bộ Lưu trữ kiểm tra
tài liệu, làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào Kho Lưu trữ tại phòng 301A. Hồ sơ,
tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài
liệu của cơ quan.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III
Có thể nói, Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việc
quan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
nói riêng. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan
mới ổn định được. Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là là một Cơ quan
Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nên hơn bao giờ hết hoạt động
nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào Công tác Văn thư
– Lưu trữ ngày càng được chú trọng. Cụ thể, Nhiều cán bộ Lưu trữ của Trung
tâm đã thực hiện những đề tài nghiên cứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác Văn thư – Lưu trữ. Hay đơn giản hơn, việc ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện trong việc
áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ
Khoa học và Công nghệ. Nhờ việc ứng dụng các thành tựu khoa học và Công
nghệ nên Cán bộ làm Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan luôn hoàn thành
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do hai cán
bộ làm công tác kiêm nhiệm cả văn thư và Lưu trữ. Hai cán bộ đều tốt nghiệp
chuyện ngành Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên nắm
vững các khâu nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư – Lưu trữ. Trong quá
trình làm việc, hai cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các
văn bản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định của
Nhà nước. Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một cơ quan Lưu trữ
nên các cán bộ, chuyên viên của Trung tâm đa phần tốt nghiệp đúng chuyên
ngành Văn thư – Lưu trữ. Hằng năm, Trung tâm cũng tổ chức mở các lớp tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan. Năm 2015,
Bộ phân Văn thư đã được cơ quan tặng Giấy khen về việc hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ nhân kỉ niệm 20 năm Thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
(1995-2015).
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III, hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư,
Lưu trữ của trung tâm. Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư, lưu trữ của
Trung tâm rút ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc.
Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phản ánh
đúng chức năng và nhiệm vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô
cùng lớn. Vì thế, đối với những trường hợp làm mất mát, thất lạc tài liệu của cơ
quan đều bị xử lý theo quy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 – Văn bản Luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
Theo Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III thì Bộ phận Văn thư cơ quan trực thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức. Bộ
phận Văn thư cơ quan được bố trí 02 cán bộ chuyên trách là Phạm Minh Hậu và
Phạm Thị Anh. Cả hai cán bộ đều có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ tốt
nghiệp Trường Đại học Nội vụ hà Nội. Bộ phận Văn thư được bố trí một phòng
riêng tại tầng G, nhà kho 301A trụ sở Trung tâm.
Thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III áp dụng hình thức văn thư tập

trung. Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại Văn thư cơ quan để làm
thủ tục đăng kí. Sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mềm quản lý văn
bản đi đến, cán bộ Văn thư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến chỉ đạo và
cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Ngoài hai cán bộ chuyên trách về Văn thư cơ quan thì các Phòng, đơn vị của
Trung tâm không có Văn thư riêng.
Có thể nói, 02 cán bộ làm công tác văn thư đều là những cán bộ trẻ, có
năng lực và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, say mê với công việc, giải quyết
công việc rất linh hoạt và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quản lý văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước. Vì vậy, các văn
bản của Trung tâm được soạn thảo, ban hành rất được chú trọng về hình thức và
nội dung, thực hiện đúng theo tinh thần của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính. Một điều quan trọng hơn có thể thấy, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III không có thẩm ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà căn
cứ theo thẩm quyền thì Trung tâm chỉ có thể ban hành các loại văn bản hành
chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thông
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

báo, tờ trình, biên bản, công văn, báo cáo…
Hiện nay, các văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó soạn thảo,
sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét bản thảo, sửa những sai sót và ký nháy
vào văn bản. Tiếp theo, văn bản được chuyển xuống cho văn thư đánh máy, in ra
thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại. Văn bản sau khi
được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính- Tổ
chức kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người có thẩm quyền ký văn bản.
Văn bản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, Cán bộ Văn thư sẽ photo ít
nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận, 01 bản lưu ở văn
thư và còn lại 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.
Bước cuối cùng là cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản.
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTTLTQG III được thực theo đúng
tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Trung tâm kiểm
tra lại thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều được
đánh một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được đánh theo
ngày tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần
mềm quản lý văn bản và điều hành của Trung tâm. Cán bộ văn thư nhập các dữ
liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản
và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi. Do
số lượng văn bản đi hàng năm của Trung tâm không nhiều và nhất là số lượng
văn bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và văn

bản đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Sau một năm sẽ in
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành quyển và lưu lại.
(Phần mềm quản lý văn bản và điều hành xem ảnh ở Phụ lục I)
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản,
đóng dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày,
kích thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản. Mẫu bì
được in sẵn, có logo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và số điện thoại trên bì
(Ảnh bì xem tại phụ lục I). Hiện tại, Trung tâm có hai loại sổ chuyển giao văn
bản đi. Một sổ chuyển giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong
cơ quan. Một quyển sổ chuyển giao văn bản đi tới Cục văn thư và Lưu trữ Nhà
nước (Mẫu sổ xem ảnh phụ lục I). Trung tâm không lập sổ chuyển giao văn bản
qua đường bưu điện. Đối với các văn bản khẩn được đóng dấu theo quy định.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01
bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau đó mới
chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình quản lý và giải

quyết văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán
bộ văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Trung tâm hay không (nếu không
đúng cán bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý
kiến). Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản
xem bì văn bản có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người
có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số
đến, ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc phân loại
được thực hiện rất khoa học. Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản có
đóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Trung tâm luôn bóc
bì trước và làm các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết.
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Những văn bản mật, cán bộ văn thư của Trung tâm chỉ bóc bì ngoài và giữ
nguyên bì trong khi trình lãnh đạo cơ quan. Quan trọng hơn, đối với văn bản
ngoài bì ghi rõ tên người nhận thì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi
tận tay cho người nhận.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn
bản, mỗi văn bản gửi đến Trung tâm đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến sau
đó ghi ngày tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở dưới số kí hiệu

và trích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại). Dấu đến được
đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm (Dấu đến của Trung tâm xem tại phụ lục I)
- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được
đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản
được đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành (xem ảnh
phụ lục I). Văn bản mật đến cũng được đăng kí chung bằng một hệ thống số và
quản lý chung vào phần mềm.
- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến. Cán bộ văn
thư trình lên Phó Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo. Nhận được ý kiến chỉ đạo, cán
bộ văn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải quyết
của Phó Giám đốc cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc ở phía lề
trái của văn bản. Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng văn bản gửi tới các
đơn vị. Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ. Hiện tại Văn thư có
sổ chuyển giao văn bản đến năm 2015 (Ảnh xem tại phụ lục I).
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tổng hợp tình hình giải
quyết văn bản đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao
nhận văn bản có kịp thời, chính xác hay chưa kịp thời chính xác và nhắc nhở các
đơn vị giải quyết công việc theo đúng thời hạn quy định.
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan được Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III chỉ đạo khá chặt chẽ và đúng theo quy định hiện hành của nhà
nước. Mỗi cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công
việc đó. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ rất quan trọng vì nó là mắt xích gắn liền
công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu
trữ. Việc lập hồ sơ giúp Trung tâm quản lý tài liệu một cách chặt chẽ, khoa học.
Hằng năm, trước khi tiến hành công việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đều xây dựng bản Danh mục sơ (Danh mục hồ sơ xem tại phụ lục II). Vì thế mà
việc lâp hồ sơ được chủ động, thuận lợi và các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan đúng theo quy định của Nhà nước.
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vị trí quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu
nhằm thể hiện vị trí pháp lý của Trung tâm và khẳng định tính chân thực và có
hiệu lực thi hành các văn bản mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành. Vì
thế mà việc quản lý và sử dụng con dấu được Trung tâm tổ chức chỉ đạo cụ thể
và chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Trung tâm thực hiện đúng theo
tinh thần của:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.

- Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn ban hành Quyết định
364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ của Trung
tâm.
Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức là người chịu trách nhiệm trước
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc quản lý và sử dụng con dấu
của Trung tâm. Con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư giữ và
đóng dấu. Con dấu của Trung tâm được bảo quản an toàn trong két sắt (Xem ảnh
tại phụ lục I). Trong trường hợp văn thư vắng mặt phải giao cho người có thẩm
quyền quản lý nhưng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên bản
bàn giao dấu). Văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản có đầy đủ nội dung và
thể thức, không đóng dấu khống. Nguyên tắc đóng dấu vẫn là đóng vào 1/3 chữ
kí về phía bên trái.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có các loại con dấu như: Dấu
của Trung tâm, dấu chức danh (Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng và Phó
Phòng Hành chính - Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ
Ngoài Công tác văn thư ra thì Công tác Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III cũng luôn được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Bởi lẽ, Công tác lưu trữ
là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm. Quan trọng hơn

là, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ lịch sử
lớn nhất cả nước nên ngoài lưu trữ tài liệu có giá trị lịch sử của các cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu thì công tác lưu trữ tài liệu của cơ quan cũng luôn
được chú trọng, đóng một vai trò không nhỏ trong việc quản lý giải quyết công
việc hằng ngày.
Do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành lập ngày 10/6/1995 nên khối tài
liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm không lớn, do đó bộ phận
lưu trữ cơ quan do Văn thư kiêm nhiệm và khối tài liệu này đang bảo quản tại
Kho lưu trữ cơ quan 301A dưới sự quản lý của phòng Hành chính- Tổ chức.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Kho lưu trữ tài liệu của cơ quan và bố trí 02
cán bộ làm công tác Văn thư kiêm nhiệm cả công tác Lưu trữ có chức năng tham
mưu, giúp việc cho Giám đốc trong hoạt động nghiệp vụ là thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Còn trong hoạt động quản lý có soạn thảo, ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý Nhà nước về Lưu trữ, tổ chức
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ. Trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ các cán bộ
đã thực hiện khá nghiêm túc các quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về
công tác lưu trữ.

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và phông
lưu trữ Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc hàng năm của
cán bộ lưu trữ. Hiện tại kho Lưu trữ cơ quan của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đang bảo quản khối tài liệu của các đơn vị thuộc Trung tâm, Tài liệu của Đảng,
Công Đoàn…Nội dung chủ yếu của tài liệu bao gồm:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm;
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ. Phân loại là lựa chọn, phân chia các loại tài liệu. Phân loại tốt sẽ
góp phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu có giá trị thấp
và hết giá trị. Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để để thực hiện có hiệu
quả các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu…
Ngược lại, nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị
của tài liệu sẽ giảm đi. Vì thế trong những năm qua cán bộ văn thư của Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III luôn chú trọng khâu phân loại.

Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong tám nghiệp vụ chủ yếu của công tác
lưu trữ. Đây là một công việc khó khăn, phức tạp vì nó quyết định đến số phận
của tài liệu lưu trữ. Vì vậy khi xác định giá trị tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III luôn vận dụng triệt để các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của
Lưu trữ học. Ngoài các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III còn áp dụng các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu
như:
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
Theo như các văn bản hướng dẫn thì hiện nay tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm được xác định thời hạn bảo quản ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tài
liệu hết giá trị.
Vì xác định giá trị tài liệu là một công việc khó khăn, phức tạp và ảnh
hưởng đến số phận của tài liệu nên các cán bộ làm công tác xác định giá trị tài
liệu yêu cầu phải có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, Trung tâm phải tổ chức và
lập phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận trọng. Để tiến hành công
tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan, chính xác và khoa học, Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III đã cử các chuyên gia chuyên về công tác lưu trữ nắm

vững các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử dụng phổ biến trong
trong thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Để không loại huỷ tài liệu một cách máy móc, làm mất đi những tài liệu
có giá trị, Trung tâm đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo Quyết
định số 85/QĐ-TTLTIII ngày 27/3/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về
việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ gồm:
Sinh viên: Nguyễn Như Phúc

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B