Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại ubnd huyện nho quan

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN , TỔ CHỨC..............5
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. . .5
1.1.1. Giai đoạn năm 1975 - 1994...................................................................................................5
1.1.2. Giai đoạn từ năm1994 – 1995..............................................................................................5
1.1.3. Giai đoạn từ năm 1995 - 2008..............................................................................................5
1.1.4. Giai đoạn 2008 đến nay........................................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ
quan, lưu trữ cơ quan, tổ chức.......................................................................................................9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ( hoặc công tác văn
thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC..................................................11
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................13

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ........................................................20
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.......20
3.2. Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ )
của cơ quan, tổ chức....................................................................................................................22
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................................................24

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................28
D. PHỤ LỤC......................................................................................................31

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI, thế kỉ của văn minh, hiện đại. Nơi
diễn ra thường xuyên các bước ngoặt lịch sử, bước nhảy vọt của khoa học công
nghệ và thông tin.. Sự phát triển ấy kéo theo những đòi hỏi bức xúc về trình độ
tương ứng của con người. Do máy móc không thể thay thế con người chính vì
thế mục tiêu đào tạo con người có đầy đủ đạo đức, năng lực, chuyên môn nghiệp
vụ là mục tiêu quan trọng mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Trong những mục tiêu
đào tạo con người nói chung, cán bộ công – nhân viên chức (gọi chung là cơ
quan) cho các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị sự nghiệp đang đóng vai
trò thiết yếu. Thực hiện mục tiêu chung của tàn đất nước Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội đã góp phần đào tạo một lượng cán bộ đông đảo với các ngành học
như: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực….
Lưu trữ văn bản tài liệu là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phong
kiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau. Ngày nay
lưu trữ là một trong những ngành quan trọng được sự quan tâm lãnh đạo của
Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước. Cùng với sự phát triển chung của
các ngành, các lĩnh vực trong cả nước, ngành lưu trữ của Việt Nam đã có sự
thay đổi đáng kể. Công tác lưu trữ ngày nay đã và đang tác động mạnh mẽ đến
tất cả các ngành, các tổ chức, các thành phần kinh tế và có ý nghĩa quan trọng
trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ
những công việc liên quan đến sự hình thành các văn bản và tổ chức quản lý văn
bản trong các cơ quan Nhà nước. Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ
chức coi trọng cả ở những phạm vi nghiên cứu lý luận cả ở mặt thể chế hóa
trong pháp luật và trong hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng những
thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thực
mọi mặt của đời sống xã hội. Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa to lớn
trong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước. Nhận thức được giá trị to lớn
đó nên nhiều quốc gia trên thế giới coi tài liệu lưu trữ là một thứ vũ khí sắc bén,
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
1 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thứ tài sản vô cùng quý giá trong sự nghiệp phát triển đất nước mình. Từ đó
công tác lưu trữ của họ ra đời và phát triển rất sớm như: Trung Quốc, Nhật Bản,
Pháp…
Do đã nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ mà
hơn 60 năm qua kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số
01C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 đến nay, Nhà nước đã ban hành rất nhiều
văn bản quy định về công tác lưu trữ, trong đó phải kể đến văn bản có tính pháp
lý cao nhất là Pháp Lệnh bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ Quốc Gia được Hội đồng
Nhà nước ban hành ngày 11 tháng 12 năm 1982 và hoàn thiện hơn ở Pháp Lệnh
lưu trữ Quốc Gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 4 tháng 4 năm
2001. Đặc biệt là từ khi Luật lưu trữ ra đời, đây là văn bản pháp lý cao nhất đưa
ngành lưu trữ lên một tầm cao mới ngang tầm với các ngành khác thành một
ngành độc lập và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình, kế hoạch đào tạo của
Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, sau khi học tập hoàn thành đầy đủ chương trình
đào tạo trong giáo trình của nhà trường của mỗi khoá học, nhà trường tổ chức

cho sinh viên đợt thực tập thực tế tại các cơ quan theo nội dung lý thuyết đã
được học. Đây là khoảng thời gian quan trọng giúp cho sinh viên chúng em có
điều kiện được thực tập thực tế, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, kết hợp lý luận
với thực tiễn. Đồng thời đây cũng là dịp để sinh viên được trau dồi và rèn luyện
ý thức đạo đức cùng tác phong nghề nghiệp của người công chức, viên chức sau
khi tốt nghiệp ra trường.
Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” là một trong những
phương châm đào tạo của nhiều cơ sở các cấp, đặc biệt với Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, việc áp dụng đào tạo trên giảng đường kết hợp với chương trình
thực tập thực tế càng có ý nghĩa quan trọng. Trong quá trình đổi mới phương
pháp dạy, hoạt động thực tập thực tế càng được chú ý hơn vì nó gắn chặt với
việc thực hiện kỹ năng nghề nghiệp của sinh viên sau khi ra trường. Có thể thấy
rõ hoạt động thực tập thực tế có rất nhiều ý nghĩa đối với việc học tập và rèn
luyện của sinh viên.
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
2 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập thực tế ngoài trường là
một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình đào tạo sinh viên của
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho
chúng em được tiếp cận với thực tế bằng đợt thực tập kéo dài 10 tuần tại chính
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ( từ ngày 04/01 đến ngày 19/03/2016) để
giúp cho sinh viên chúng em có cơ hội trực tiếp quan sát, làm việc, học hỏi và
thu thập những kỹ năng, kinh nghiệm quý báu về công tác văn thư – lưu trữ theo
đúng chuyên ngành chúng em đang được học. Qua quá trình thực tập, sinh viên

chúng em không chỉ được tiếp thu thêm kiến thức mà còn được chủ động áp
dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào môi trường làm việc thực tế tại
chính cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; đồng thời tạo được những mối quan hệ
mới, biết cách ứng xử và làm việc trong một tập thể đa dạng, trong đó yếu tố
“Quan hệ giữa con người với con người luôn được trân trọng.”
Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được sự đồng ý
tiếp nhận sinh viên đến thực tập tại Phòng Lao Động - Thương Binh &Xã Hội
huyện Nho Quan. Qua thời gian thực tập tại Phòng LĐTB&XH huyện Nho
Quan em xin được chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của bác Bùi Văn
Đỉnh – Trưởng phòng , chú Trần Xuân Đề - Phó trưởng phòng, cô Nguyễn Thị
Phương Thiệu – Phó trưởng, và đặc biệt là chị Nguyễn Thị Bẩy là người đã tận
tình chỉ bảo, trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em trong suốt thời gian em thực tập tại
cơ quan cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên trong văn phòng đã tạo cho em
cảm nhận được một môi trường học hỏi làm việc thân thiện, đầy tính chuyên
nghiệp và chuyên môn cao, tạo mọi điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành đợt
thực tập này, giúp cho em bước đầu hình dung được công việc cụ thể của mình
trong tương lai.
Sau hơn 2 tháng tiếp xúc với công việc và được sự hướng dẫn nhiệt tình
của các cô, bác, anh, chị Phòng Lao Động Thương Binh Xã Hội huyện Nho
Quan em đã mở mang và hiểu thêm được nhiều vấn đề. Đặc biệt những vẫn đề
em còn thiếu sót và chưa hiểu em đã được tận tình chỉ bảo và giúp đỡ. Tuy nhiên
thời gian thực tập hơn 2 tháng quả chưa đủ để em vỡ ra được nhiều điều, nhưng
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
3 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

em tin với những kiến thức và với những công việc được ban lãnh đạo và các
cán bộ ở cơ quan tin tưởng giao cho em thực hiện trong thời gian thực tập sẽ là
những kiến thức vô cùng quý báu làm hành trang cho công việc tương lai của
em sau này.
Qua bản báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô
của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng như thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu
trữ đã trang bị và tạo điều kiện tốt nhất cho sinh viên năm thứ 4 chúng em được
đi thực tập thực tế tại các cơ quan, tổ chức tạo một nền tảng thực tế cho công
việc mai sau. Chính thầy cô là nhân tố quan trọng giúp cho chúng em có đầy đủ
hành trang kiến thức vững vàng cho quá trình đi thực tập này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ./.
Ninh Bình,ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Huy Sáu

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
4 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN , TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
*Lịch sử hình thành:
- Tên đơn vị: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan
- Địa chỉ: Thị trấn Nho Quan, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình.

Quá trình hình thành và phát triển của Phòng LĐ - TB&XH huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình có thể chia thành 4 giai đoạn, như sau:
1.1.1. Giai đoạn năm 1975 - 1994
Thời kỳ này huyện Nho Quan thuộc tỉnh Hà Nam Ninh. Ngày 27/4/1977,
hợp nhất với huyện Gia Viễn thành huyện Hoàng Long. Ngày 9/4/1981, tách
huyện Gia Viễn khỏi huyện Hoàng Long. Ngày 23/11/1993, đổi tên huyện
Hoàng Long thành huyện Nho Quan. Giai đoạn này Phòng LĐ - TB& XH huyện
nho quan gọi là Phòng Tổ chức Lao động với chức năng nhiệm vụ tham mưu
cho UBND huyện về các vấn đề thuộc ngành quản lý.
1.1.2. Giai đoạn từ năm1994 – 1995
Sát nhập: Theo quyết định số 210/UB-QĐ của UBND huyện Nho Quan
về việc sát nhập Ban Tổ chức Chính quyền, Phòng Lao động - TB&XH thành
phòng mới gọi là Phòng Nội Vụ Lao Động Xã Hội Nho Quan.
1.1.3. Giai đoạn từ năm 1995 - 2008
Tách phòng: Theo quyết định số 654 /QĐ-UBND về việc tổ chức lại các
cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, gồm 14 phòng chuyên môn trực
thuộc UBND huyện gồm:
- Phòng Lao động – Thương Binh & Xã hội
- Phòng Nôi Vụ
- Phòng Tư Pháp
- Phòng Thanh Tra
- Đài Phát thanh và Truyền hình Huyện
- Trung tâm vệ sinh và môi trường
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
5 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Tài Nguyên và Môi Trường
- Phòng Văn Hóa – Thông Tin
- Phòng Giáo Dục và Đào Tạo
- Phòng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn
- Phòng Công Thương
- Phòng Tài Chính – Kế hoạch
- Phòng Y Tế
- Văn phòng HĐND, UBND
1.1.4. Giai đoạn 2008 đến nay
Giai đoạn này hoạt động của Phòng nói chung và của các phòng ban chức
năng nói riêng đã đi vào ổn định và đạt kết quả tốt hơn trước. Trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong đơn vị đã được nâng cao
đáp ứng được yêu cầu thực tiễn công việc.
Trong thời gian này cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật
và công nghệ, nền kinh tế của đất nước đã có nhiều khởi sắc. Tuy nhiên, do tình
trạng thất nghiệp ngày càng gia tăng trong cả nước, vấn đề giải quyết việc làm
ngày càng được phải được quan tâm nhiều hơn. Với khối lượng công việc tương
đối lớn mà đội ngũ cán bộ lại ít nên việc thực hiện giải quyết các công việc vẫn
còn hạn chế. Nhìn chung, quá trình hình thành và phát triển của Phòng LĐ TB&XH huyện Nho Quan từ ngày thành thành lập đến nay đã có nhiều bước cải
tiến trong việc quản lý cũng như thực hiện các công việc được giao.
*Chức năng và cơ cấu tổ chức :
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện Nho Quan, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng Quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, người có công và xã hội. Về
các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Phòng và thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân huyện
và theo quy định của pháp luật. Phòng LĐ - TB&XH huyện Nho Quan có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và phân công của uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
6 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo, kiếm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương
binh và Xã hội.
Đơn vị chịu sự quản lý của phòng : Cán bộ văn hoá xã hội; Cán bộ lao
động.
Có thể khái quát về chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ bộ máy của Phòng LĐ
-TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình theo sơ đồ sau:

TRƯỞNG
PHÒNG

PHÓ
TRƯỞNG
PHÒNG

Bộ phận
Kế toán,
Hành
chính –
Văn thư

Bộ phận
Chính

sách,
người có
công

Bộ phận
Bảo trợ xã
hội

Bộ phận
Phòng
chống tệ
nạn xã hội

Bộ phận
Giáo dục,
chăm sóc
trẻ em

Bộ phận
Lao đông,
việc
làm,dạy
nghề

Sơ Đồ: Cấu trúc bộ máy Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh
Ninh Bình
* Chức năng của Phòng :
+ Trợ giúp UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ về công tác lao động,
thương binh, xã hội. Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, việc làm, dạy nghề, tiền lương, tiền công

BHXH, BH thất nghiệp, ATLĐ, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ, chăm sóc
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
7 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới…
+ Triển khai, bám sát các chỉ tiêu, kế hoạch được giao, phối hợp chặt
chẽ với ngành dọc, cấp trên, cấp uỷ, chình quyền, đoàn thể ở địa phương để thực
hiện các kế hoạch được giao.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự uỷ quyền của
UBND huyện và theo quy định của Pháp luật.
*Nhiệm Vụ, quyền hạn :
+ Trình UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm; đề án, chương trình trong các lĩnh vực lao
đông, người có công và xã hội; cải cách hành chính, xã hội hoá.
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án chương, trình về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên
địa bàn huyện sau khi được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được giao.
+ Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với các tổ chức kinh tế tập
thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức
phi chính phủ hoạt động trên địa bàn huyện.
+ Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND các cấp xã, thị trấn
trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người có công
và xã hội.
+ Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm

sóc, giúp đỡ người có công, các đối tượng chính sách.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, tiêu cực, chống
lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội theo quy định của
Nhà nước.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với
các cơ sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao động
xã hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, uỷ quyền.
+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng
niệm, các công trình ghi công liệt sỹ.
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
8 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ chính sách, chế độ
đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với
công chức, viên chức, cán bộ và người lao động thuộc phạm vi quản lý của
Phòng.
+ Quản lý tài chính, tài sản cố định của pháp luật, luật ngân sách
nhà nước, chế độ kế toán tài chính sự nghiệp hiện hành và phân cấp của UBND
huyện, ngành dọc cấp trên.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao hoặc theo quy định
của Pháp luật.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan, tổ chức.
* Chức năng:
- Do ở Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan không tách riêng bộ phận văn

thư – lưu trữ cho nên bộ phận văn thư – lưu trữ của phòng được tập trung gộp
vào bộ phận Hành chính văn thư cơ quan;
- Bộ phận hành chính văn thư – lưu trữ của phòng Lao động thương binh
xã hội huyện Nho Quan có chức năng giúp Phó phòng tham mưu cho Trưởng
phòng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Phòng.
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Giúp Phó phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình
Trưởng phòng rồi Trưởng phòng trình lãnh đạo Sở để tổ chức thực hiện và kiểm
tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư – lưu trữ đối với
Phòng;
- Giúp Phó phòng xây dựng kế hoạch trìnhTrưởng phòng và lãnh đạo Sở
phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư, hằng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn
văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức – viên chức;
- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản
2 – Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
9 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan;
- Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư – lưu trữ do Trưởng phòng quy
định.
* Cơ cấu tổ chức:

- Bộ phận Hành chính văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng LĐTB&XH
huyện Nho Quan gồm 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư có trình độ Cao
đẳng văn thư – lưu trữ và 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trình độ Cao
đẳng văn thư – lưu trữ.

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
10 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ( hoặc công tác văn
thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều các văn bản chỉ đạo và văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý
cho việc tổ chức và thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức,
đoàn thể.
Công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức
chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ ở tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và ở
Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan nói riêng đều phải chịu sự chỉ đạo, điều
hành, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ. Do đó, công tác
văn thư – lưu trữ ở Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan chịu sự quản lý, chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm
quyền trong lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn đã ban
hành của Nhà nước để đảm bảo công việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác
và đúng quy định, Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đã thực hiện các văn

bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên một cách nghiêm túc và tương đối
tốt. Cụ thể như:
* Một số văn bản quản lý về công tác Văn thư:
- Quyết định số 01/QĐ-VTLTNN ngày 05/01/2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các
ngạch công chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ ban hành
Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
11 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
* Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011
có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012;

− Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ số:
01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011;
− Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;
− Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu
trữ;
− Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
− Công văn số: 879/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
− Thông tư số: 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
lịch sử các cấp;
− Thông tư số:17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
12 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lịch sử các cấp thay thế Thông tư số: 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm

2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
Tại Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan thì công tác văn thư – lưu trữ
được tập trung gộp vào cùng bộ phận Hành chính văn thư được bố trí gồm 01
cán bộ phụ trách công tác văn thư có trình độ Cao đẳng văn thư – lưu trữ và 01
cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trình độ Cao đẳng văn thư – lưu trữ chuyên
làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lưu văn bản
đi; quản lý và sử dụng con dấu; chuyển giao văn bản đi; tiếp nhận, phân loại tài
liệu, xác định giá trị tài liệu và lưu lại những hồ sơ tài liệu quan trọng có giá trị
và những hồ sơ tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan để bảo
quản sử dụng và một số khâu nghiệp vụ khác. Bộ phận Hành chính văn thư là bộ
phận trực tiếp giúp Trưởng phòng về công tác này, do đó bộ phận Hành chính
văn thư là đầu mối của công tác văn thư – lưu trữ, có nhiệm vụ bảo đảm thông
tin cho hoạt động quản lý, trong đó chủ yếu là thông tin văn bản.
Bộ phận Hành chính văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản
các nguồn thông tin văn bản được đến cơ quan; trình lên Trưởng phòng ;tổ chức
xử lý và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có
liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo
dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản, bảo quản hồ sơ tài liệu theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác văn thư - lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến sự
hình thành các văn bản và tổ chức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước.
Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ chức coi trọng cả ở những phạm
vi nghiên cứu lý luận cả ở mặt thể chế hóa trong pháp luật và trong hoạt động
thực tiễn.
Bộ phận văn thư – lưu trữ của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan được
tổ chức theo mô hình tập trung một đầu mối, cách tổ chức này giúp văn thư cơ
quan quản lý chặt chẽ công việc, tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
13 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chóng, chính xác nhất. Công tác văn thư – lưu trữ tại Phòng LĐ-TB&XH huyện
Nho Quan do 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư có trình độ Cao đẳng văn thư
– lưu trữ và 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trình độ Cao đẳng văn thư –
lưu trữ đảm nhận;
Bộ phận văn thư – lưu trữ làm việc trực tiếp tại phòng Hành chính văn thư
cơ quan, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như : Bàn ghế, quạt,
máy tính, điện thoại, điều hòa, máy in, máy photo tài liệu, giá, tủ đựng tài
liệu. . . được đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, không gian yên tĩnh, tính kín đáo,bí mật
của công tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt cho quá trình làm việc của cán bộ văn
thư – lưu trữ của cơ quan;
Công tác quản lý văn bản tại cơ qaun được các cán bộ thực hiện rất
nghiêm túc, luôn thực hiện đúng với quy định hiện hành của Nhà nước dưới sự
giám sát,chỉ đạo, đôn đốc của ban lãnh đạo cơ quan:
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức,
cá nhân gửi đến Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đều được đưa về đầu mối
bộ phận hành chính văn thư của Phòng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, công chức, viên chức không có
trách nhiệm giải quyết. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ scan văn bản đến, sau đó
điền thông tin và chuyển văn bản đến Phó trưởng phòng, Phó trưởng phòng có
nhiệm vụ trình lên Trưởng phòng giải quyết, sau đó văn bản đến những đơn vị,
cá nhân có liên quan. Các phong bì ghi tên người nhận thì cán bộ văn thư có
nhiệm vụ chuyển ngay cho người có tên được ghi trên phong bì, các loại văn bản

mật, tối mật thì cán bộ văn thư phải có trách nhiệm trình trực tiếp cho Trưởng
phòng, hoặc Phó trưởng phòng; văn bản có độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải
được xử lý ngay sau khi nhận;
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản
mật) được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 ban hành Quy chế
bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
14 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tất cả các văn bản phát hành đều phải qua bộ phận hành chính văn thư
của Phòng để vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu, lưu trữ theo quy định
trong thời gian không quá 01 ngày kể từ ngày văn bản được ký (trừ trường hợp
theo quyết định của Trưởng phòng). Nghiêm cấm việc vào sổ, lấy ngày trước
khi lãnh đạo cơ quan ký văn bản, không được chèn số trừ trường hợp đặc biệt
được Trưởng phòng chấp nhận;
Là một cán bộ văn phòng, luôn tiếp xúc với nhiều người, nhiều cơ quan
đơn vị, tổ chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan mình đến liên hệ công
việc. Cán bộ văn thư luôn nhiệt tình và có trách nhiệm hướng dẫn giúp đỡ tận
tình chu đáo. Trong quá trình tiếp nhận công văn đến; kiểm tra, đóng dấu quản
lý văn bản đi; chuyển phát văn bản đi luôn kịp thời, chính xác, chuyển phát đúng
đối tượng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc. Công việc nào quan trọng
cần thì giải quyết trước đảm bảo đúng thời gian.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy
đủ,chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ

quan, đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ. Nâng cao
hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng những văn bản của Nhà nước để làm trái
pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan và các cá nhân. Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu,
tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Các cán bộ ở đây luôn tận tình với công việc của mình, yêu ngành, yêu
nghề, cẩn thận tỉ mỉ từ những việc nhỏ nhất. Sắp xếp văn bản giấy tờ khoa học,
hợp lý đúng nguyên tắc, xử lý linh hoạt công việc, luôn tận tình giúp đỡ cán bộ,
viên chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan trong việc tra tìm tài liệu vì đặc
thù cơ bản của ngành văn thư – lưu trữ là cần phải có những cán bộ làm việc
phải là người có tâm, yêu nghề, có phẩm chất đạo đức. Luôn phấn đấu vì mục
tiêu chung của tổ chức, bởi phần lớn số phận của những hồ sơ tài liệu là đều
nằm dưới sự quyết định của những cán bộ văn thư – lưu trữ.
Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là tiếp nhận các văn bản, hồ sơ tài liệu do
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
15 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cán bộ văn thư giao nộp vào lưu trữ sau đó cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thực
tiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như :
- Công tác Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ là khâu
quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu chưa lập hồ sơ có nghĩa là công
việc chưa hoàn thành.
Hồ sơ được lập đã phản ánh đúng chức năng, nhiệm cụ của Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan gồm nhiều loại: Loại do cơ quan

sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại
văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ
đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo nên Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan cũng đã lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công
tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
Khi lập hồ sơ cán bộ kiêm nhiệm của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho
Quan đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một
con người cụ thể. Tài liệu được thu thập đầy đủ và sắp xếp theo một trình tự
nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, phản
ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một
con người.Các văn bản trùng thừa,hết giá trị được loại ra để tiêu hủy.
Văn bản tài liệu được lập hồ sơ và giao nộp đúng thời hạn.
Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ, viên chức các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục
hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đã đối
chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ,
những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn
chỉnh.
Khi giao nộp hồ sơ có chú ý đến việc lập 2 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và
lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản.
- Công tác Thu thập, bổ sung tài liệu: là quá trình thực hiện các biện pháp
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
16 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu

vào các phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn
chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định. Thu thập và bổ sung tài liệu của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc
gia có ảnh hưởng đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt
nhiệm vụ này sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quốc
gia Việt Nam, giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.
Nguồn thu: Tất cả các tài liệu của các bộ phận chức năng tại Phòng Lao
động-Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan, nguồn từ bộ phận Hành chính –
văn thư cơ quan.
Cuối mỗi năm,cán bộ ,viên chức làm công tác công văn,giấy tờ; cán bộ
làm công tác chuyên môn. Những tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan có giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử.
Hồ sơ tài liệu đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, viên
chức trong quá trình giải quyết công việc rất chú trọng,kịp thời đưa văn bản ,tài
liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; và cũng chú
ý để thu thập những loại văn bản, tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của
Lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến...
Cán bộ kiêm nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ,tài liệu để đạt hiệu quả
cao.
Thu thập tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư cơ quan.
Thực hiện tương đối đầy đủ các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
- Công tác xác định giá trị tài liệu: là lựa chọn các văn bản có giá trị để
đưa vào bảo quản phục vụ cho quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lâu dài. Còn
các tài liệu hết giá trị thì được loại ra và làm thủ tục tiêu hủy để giúp tiết kiệm
diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu;
- Công tác Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án
phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa,hoàn thiện, phục hồi, lập mới
hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra
cứu đối với phòng hoặc kho lưu trữ đưa ra chỉnh lý.
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
17 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong những khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì khâu chỉnh lý chiếm
một vị trí đặc biệt quan trọng. Đó được coi là bước chuyển mình của tài liệu lưu
trữ, là mắt xích gắn kết và tạo nên sự hoàn thiện thành công của công tác lưu trữ.
Tuy nhiên tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan
do chỉ có 01 cán bộ làm lưu trữ kiêm nhiệm nên hồ sơ tài liệu thu về chỉ phân
loại, đánh số bó, xếp lên giá mà không được chỉnh lý vì vậy có những tài liệu
trùng thừa, hết giá trị vẫn lưu giữ.
Mặt khác hiện nay Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan chưa xây dựng
được bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. Vì lẽ đó, công tác chỉnh lý tại cơ
quan này chưa được quan tâm, tiến hành, chú trọng.
- Công tác Thống kê tài liệu lưu trữ: là áp dụng các phương pháp, các
công cụ chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần,
nội dung tài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
Trên cơ sở thống kê giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu
trữ, nắm chắc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình các
phương tiện bảo quản của chúng. Dựa vào kết quả thống kê giúp các phòng kho
lưu trữ có thể xác định phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc
bị hư hỏng, có kế hoạch để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị.
Nhận thức ý nghĩa của công tác thống kê và để kiểm soát chặt chẽ hồ sơ,
tài liệu, kết thúc năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Phòng LĐ-TB&XH huyện
Nho Quan phải lập báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ gửi lên Sở LĐTB&XH tỉnh Ninh Bình.
- Công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp
khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm

phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Trong đó cần sử dụng các điều
kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây
dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp
đặt hệ thống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để
đảm bảo những tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu về các bộ phận , lĩnh vực của Phòng LĐ-TB&XH là nguồn
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
18 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài liệu hết sức quan trọng cần được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Tại
Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan thì toàn bộ hồ sơ, văn bản tài liệu do điều
kiện về cơ sở vật chất ở cơ quan này chưa xây dựng được phòng ,kho lưu trữ
tách riêng cho nên khi nhận lưu đều được tập trung bảo quản tại một phòng
trong bộ phận phòng Hành chính văn thư cơ quan. Qua kiểm tra thực tế công tác
bảo quản khối tài liệu này tại Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan còn rất nhiều
hạn chế.
- Công tác Tổ chức sử dụng tài liệu: Đây là khâu nghiệp vụ cuối cùng của
công tác lưu trữ và nó chiếm vai trò quan trọng nhất, là khâu nghiệp vụ đánh giá
tất cả các khâu nghiệp vụ trước.
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc
biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai
thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm
vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ muốn phát huy được tác dụng phải thông qua tổ chức sử

dụng. Trong quá trình giao chuyển, nghiên cứu, trưng bày, muốn bảo vệđược tài
liệu lưu trữ phải có những quy định cụ thể, trách nhiệm từng người. Đó là những
quy định về chế độ quản lý tài liệu và về chế độ xuất nhập tài liệu, nội quy
ở phòng đọc, quy định đưa ra trưng bày ở triển lãm. Đặc biệt đối với các tài
liệu quý, hiếm thì các chế độ quản lý càng phải chặt chẽ.
Công tác văn thư – lưu trữ của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan đã
được ban lãnh đạo cơ quan giám sát, quan tâm, chỉ đạo, đôn đốc với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ trong quá trình giải quyết công
việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của cơ quan.
Cán bộ văn thư - lưu trữ ở đây luôn nỗ lực hoàn thành tốt công việc của
mình giúp cho việc giải quyết văn bản, quản lý và bảo quản tài liệu được thực
hiện một cách tốt nhất, và đáp ứng được nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu trong
quá trình hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả nhất.

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
19 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Thời gian
Tuần 1(04/01 – 08/01)

Nội dung công việc

- Tập trung tại trường ĐHNVHN để học,nghe và
khảo sát lại những vấn đề của chuyên ngành về lý
thuyết đã được học trên giảng đường trong suốt quá
trình được các thầy cô giảng dạy tại trường rồi sau
đó viết các bài thu hoạch;
- Nghe các thầy cô phổ biến về công việc thực tập,

Tuần 2 (11/01 – 15/01)

nội quy thực tập, thời gian nộp bài báo cáo thực tập.
- Triển khai về cơ quan thực tập theo kế hoạch và
bắt đầu tiến hành hoạt động thực tập;
- Đọc, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng
LĐTB&XH huyện Nho Quan;
- Đọc, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn bộ phận được phân
công thực tập : Bộ phận Hành chính – văn thư cơ
quan;
- Bắt đầu làm quen với công việc của văn phòng,
tiến hành những công việc do người hướng dẫn tại
văn phòng phân công;
- Bắt đầu làm quen với các loại văn bản đến, văn
bản đi, phân biệt và làm quen với các loại dấu của
văn phòng;
- Làm quen và tiến hành các hoạt động vào sổ văn
bản đến, văn bản đi, cho số văn bản đi, đóng dấu các
loại văn bản, lưu trữ văn bản tại bộ phận hành chính
– văn thư (thường là bản gốc), photo văn bản;
- Soạn thảo một số văn bản tại văn phòng theo yêu

cầu và sự chỉ dẫn của cán bộ hướng dẫn.

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
20 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Tuần 3 (18/01 – 22/01)

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bắt đầu tiến hành các hoạt động vào sổ văn bản
đến, văn bản đi tại văn phòng;
- Đóng dấu văn bản theo yêu cầu và sự chỉ dẫn sau
khi kiểm tra thể thức và nội dung dưới sự hướng dẫn
của cán bộ hướng dẫn;
- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Phó trưởng
phòng với nội dung và thành phần đã được yêu cầu;
- Tìm hiểu kỹ về hoạt động của phòng thực tập và
bước đầu ghi chép những tài liệu cần thiết để chuẩn

Tuần 4 (25/01 – 29/01)

bị cho viết báo cáo thực tập.
- Tiếp tục tiến hành các hoạt động tại văn phòng
như tuần 3
- Nghiên cứu,tìm hiểu những văn bản chỉ đạo của
cấp trên đối với các hoạt động của Phòng để qua đó
hiểu được rõ hơn về hoạt động tại cơ quan này ,

đồng thời tìm hiểu kĩ các văn bản liên quan đến báo

Tuần 5+6 (01/02 –
12/02)

cáo thực tập;
- Tiếp tục tiến hành các hoạt động tại văn phòng
dưới sự hướng dẫn của cán bộ hướng dẫn;
- Chủ động liên hệ với các bộ phận khác để hiểu rõ
hơn về cơ cấu tổ chức và hoạt động của các bộ phận

Tuần 7 (15/02 – 19/02)

tại Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan.
- Làm quen với các hoạt động lưu trữ tại văn phòng
dưới sự chỉ dẫn của cán bộ hướng dẫn thực tập.
- Được sự hướng dẫn trực tiếp của cán bộ lưu trữ
thì em đã được thực hiện các công việc như: Sắp
xếp lại các hồ sơ tài liệu được tích đống, bó gói
chưa được phân loại, tiến hành cùng các cán bộ tại
văn phòng phân loại những tài liệu có giá trị sử
dụng và loại những tài liệu đã hết giá trị để tiêu hủy
cải thiện diện tích chứa đựng tài liệu.
- Sau khi tài liệu đã được phân loại thì cùng các cán
bộ tiến hành chỉnh lý, vệ sinh sạch sẽ rài liệu để sắp
xếp lên giá, tủ đựng tài liệu phục vụ cho việc tra tìm
và sử dụng được nhanh chóng thuận tiện.

Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
21 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cùng các Cô, Chú, Anh chị làm việc tại văn
phòng tiến hành chuẩn bị một số hoạt động chào
Tuần 8+9+10 (22/2 –

mừng ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 tại cơ quan.
- Tiếp tục tiến hành công việc với các hoạt động

11/3)

lưu trữ tại cơ quan đồng thời tìm kiếm những văn
bản, tài liệu cần thiết cho báo cáo thực tập cũng như
cho hoạt động thực tập;
- Các hoạt động lưu trữ tiếp tục được tiến hành
dưới sự hướng dẫn của cán bộ hướng dẫn như: Sắp
xếp, phân loại, rà soát lại các văn bản lưu trong các
năm từ 2008 đến năm 2012, đóng gói lại các tập văn
bản, có kiểm kê lại tổng số văn bản, số văn bản

Tuần 11 (14/03 – 18/03)

thiếu, số văn bản bị hư hỏng. . .
- Sau khi được sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của
các cán bộ, công nhân viên tại văn phòng và bản
thân cũng nhận được sự đánh giá tích cực từ lãnh

đạo trong suốt thực gian đến thực tập tại cơ quan,
em đã được cán bộ hướng dẫn và các anh , chị của
bộ phận hành chính văn thư cơ quan cung cấp cho
đầy đủ những tài liệu cần thiết và được sự đồng ý
của lãnh đạo cho phép em kết thúc hoạt động thực
tập tại cơ quan để hoàn thành bài báo cáo thực tập.

3.2. Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc
công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức
Sau thời gian hơn 2 tháng được thực tập thực tế tại Phòng Lao động –
Thương binh và Xã hội huyện Nho Quan đã giúp cho bản thân em tích lũy và
trau dồi thêm được rất nhiều kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiên qua quá trình thực
tập thì bản thân em nhận thấy tại cơ quan vẫn còn một số những hạn chế về chất
lượng công tác văn thư – lưu trữ chưa thật sự đáp ứng được với thực tế và đúng
chủ trương, quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức. Do đó, bản thân em muốn được đề xuất với ban lãnh
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
22 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo của cơ quan một số những giải pháp mà em thấy là cần thiết để công tác văn
thư – lưu trữ tại Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan được nâng cao chất lượng
như sau:
• Giải pháp về công tác lãnh đạo
- Tăng cường sự quan tâm hơn nữa của Lãnh đạo cấp Sở, Thủ trưởng cơ
quan, tuyên truyền giáo dục tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức. từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của
lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan đối với tất cả các hoạt động liên quan;
- Tạo điều kiện tốt, cung cấp tài chính và trang bị đầy đủ hơn cho công
tác văn thư – lưu trữ;
- Chỉ đạo các phòng, các đơn vị ý thức hơn nữa về công tác văn thư – lưu
trữ. Tăng cường các hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát và đôn đốc sát sao
hơn nữa trong công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan;
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động
của từng bộ phận nói chung và của bộ phận hành chính văn thư nói riêng tại cơ
quan, xem xét đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận đó.
• Giải pháp về cơ sở vật chất
- Tuy ở cơ quan cũng đã bố trí được những máy móc thiết yếu phục vụ
cho hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ tại cơ quan nhưng ban lãnh đạo cần
chủ trương đầu tư đổi mới trang thiết bị, máy móc như máy Fax, máy in, máy
photo . . .để đáp ứng yêu cầu số lượng công việc hàng ngày, tránh ùn tắc công
việc, để mọi hoạt động tại các phòng ban trong cơ quan được tiến hành một cách
nhanh chóng , kịp thời, đáp ứng đủ cả về số lượng và chất lượng;
- Ban lãnh đạo cần xem xét mở rộng, cơi nới thêm diện tích phòng làm
việc cho bộ phận văn thư – lưu trữ tại cơ quan, đầu tư bổ sung thêm hệ thống
phòng chữa cháy, máy hút bụi để giúp cho việc bảo quản vệ sinh sạch sẽ hồ sơ
tài liệu của các cán bộ được dễ dàng thuận lợi hơn.
• Giải pháp về con người
- Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ, ứng dụng tốt công nghệ thông vào
công tác văn thư – lưu trữ thì việc nâng cao năng lực chuyên môn và việc nhận
thức cho cán bộ văn thư – lưu trữ là điều rất cần thiết. Mỗi cán bộ phải không
ngừng học hỏi để nâng cao chuyên môn của mình.
- Làm tốt phần việc của mình và có ý thức cao trong công tác văn thư, và
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:

23 ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chứng tỏ tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ, bằng kiến thức và kỹ
năng của mình giúp cán bộ lãnh đạo quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ. Quan
tâm, hỗ trợ cùng các cán bộ khác hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Cần có biện pháp thích hợp trong quá trình đánh giá, khen thưởng, kỷ
luật và đề ra những giải pháp nhằm tạo điều kiện về vật chất, tinh thần cho cán
bộ làm công tác văn thư – lưu trữ để họ yên tâm và có trách nhiệm cao hơn đối
với công việc của mình. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng cần đặt ra tiêu chí cụ thể
cho hoạt động khen thưởng, kỷ luật, có văn bản cụ thể quy định cho những hoạt
động này;
- Cần có thêm những chính sách, biện pháp nhằm đầu tư cho việc bồi
dưỡng, đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho
hoạt động văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho hoạt động được tiến hành một cách
hiệu quả. Đặc biệt cần chú trọng nâng cao khả năng áp dụng những phần mềm
mới vào hoạt động văn thư – lưu trữ.
• Giải pháp về kinh tế - Kỹ thuật
- Lãnh đạo của Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan cần quan tâm giải
quyết cấp kinh phí nhanh để thực hiện các hoạt động của công tác văn thư – lưu
trữ tại cơ quan như kinh phí để nua giấy in, mực in, trang bị thêm giá, kệ, tủ
đựng tài liệu. . .tạo thuận lợi để công việc được tiến hành một cách thường
xuyên, liên tục. Có những chính sách khen thưởng thích đáng về vật chất và tinh
thần đối với những bộ phận, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ;
- Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan cần từng bước tin học hóa đối với
quá trình hoạt động của các bộ phận trong cơ quan, cần trang bị thêm những
máy móc hiện đại, tập huấn nâng cao khả năng sử dụng phần mềm quản lý cho
cán bộ văn thư – lưu trữ để các cán bộ có thể sử dụng thành thạo hiệu quả phần

mềm và khắc phục được sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng làm việc.
3.3. Một số khuyến nghị
* Đối với cơ quan, tổ chức
Tuy thời gian em được thực tập thực tế tại Phòng Lao động – Thương
binh và Xã hội huyện Nho Quan không phải là dài nhưng em đã nhận được sự
hướng dẫn chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ văn thư -lưu trữ tại đây đã giúp em
Sinh viên: Hoàng Huy Sáu

Lớp:
24 ĐH Lưu trữ học K1A