Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại UBND huyện sóc sơn

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A . PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................2
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Sóc Sơn...................................2
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Sóc Sơn...................................................................................2
1.1.1Lịch sử hình thành của UBND huyện Sóc Sơn.....................................2
1.1.2 Vị trí và chức năng...............................................................................2
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................3
1.1.4 Cơ cấu tổ chức......................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn.................................................................6
1.2.1. Chức năng............................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................9
CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.................................10
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN......................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý.................................................................................10
2.1.1 Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ ................10
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn.................................11
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong CTVTLT............................................................................................12
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm CTVTLT, quản lý công tác thi đia
khen thưởng trong CTVTLT.......................................................................12
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế CTVTLT của cơ quan,
tổ chức.........................................................................................................13

2.2 Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ...........................................................13

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.....................13
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................14
2.3.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu...................................................................15
2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ........16
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................17
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ............................18
Chương 3............................................................................................................20
MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT......................................20
VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ........................................................20
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN......................................................................20
3.1. Nhận xét, đề xuất một số nội dung công tác lưu trữ ............................20
3.2. Các kiến nghị........................................................................................22
3.2.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên...................................................22
3.2.2. Đối với UBND huyện Sóc Sơn.........................................................22
3.2.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội............................................24
KẾT LUẬN.......................................................................................................25

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A . PHẦN MỞ ĐẦU

Thực tập cuối khóa là một giai đoạn quan trọng đối với bất cứ một sinh
viên nào và sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà cũng không là ngoại lệ. Thông
qua quá trình này, sinh viên được trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực tế, lần
đầu tiên được vận dụng các kiến thức đã được trang bị trên giảng đường đại học
vào công việc. Có thể nói đây là bước đệm quan trọng để mỗi sinh viên tích lũy
được các kinh nghiệm quý báu và là tiền đề để khi ra trường các sinh viên sẽ
không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với công việc.
Trong suốt 13 tuần thực tập, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ tận
tình và đầy tâm huyết của Giảng viên trong khoa cũng như của các cán bộ, công
chức trong phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn. Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn đến:
Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo sát sao trong quá trình
thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy, Cô giáo trong khoa và đặc
biệt là Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trịnh Thị Năm đã chỉ bảo tận tình, định
hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa cho em
để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được báo cáo thực tập.
Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phòng Nội vụ cùng các chuyên
viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại phòng và chỉ bảo,
hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập tại đây.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Sóc Sơn
1.1

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của UBND huyện Sóc Sơn
1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Sóc Sơn
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa
Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh
Phúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số
178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977 của Hội đồng Chính phủ Việt Nam. Khi ấy
huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú.
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội.
Ngày 17 tháng 2 năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa và 4 xã Ngọc
Thanh, Cao Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng về huyện Mê Linh quản lý (sau các
xã này trở thành thị xã Phúc Yên của tỉnh Vĩnh Phúc).
Ngày 3 tháng 3 năm 1987, thành lập thị trấn Sóc Sơn, gồm 54 ha diện tích
tự nhiên với 335 người của xã Phù Linh và 26 ha diện tích tự nhiên với 284
người của xã Tiên Dược.
Hiện nay, huyện Sóc Sơn được chia thành 26 đơn vị bao gồm thị trấn Sóc

sơn và 25 xã, 199 thôn làng. Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xí nghiệp,
trường học, đơn vị vũ trang của trung ương.

Dân số huyện có khoảng 300.000

người, với 75.000 hộ trong đó sản xuất nông nghiệp là 44.000 hộ - chiếm 58.7%,
mật độ là 922 người/km2.
1.1.2 Vị trí và chức năng
Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai
huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú . Ngày 1/4/1979, huyện Sóc
Sơn được chuyển về thành phố Hà Nội quản lý. Sóc Sơn là huyện ngoại thành,
nằm ở phía Bắc của Thủ đô Hà Nội, có diện tích tự nhiên 306,5 km 2, rộng thứ 2
của Hà Nội.
Huyện chia thành 26 đơn vị bao gồm thị trấn Sóc Sơn và 25 xã, 199 thôn
làng. Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xí nghiệp, trường học, đơn vị vũ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trang của trung ương. Dân số huyện có khoảng 300.000 người.
Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn là đơn vị hành chính cấp cơ sở thuộc
Thành phố Hà Nội.Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn do Hội đồng nhân dân
huyện Sóc Sơn bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành

chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND huyện
Sóc Sơn có các chức năng cụ thể sau:
Quản lý tập trung, thống nhất theo pháp luật tất cả các hoạt động trên mọi
lĩnh vực của đời sống kinh tế- xã hội ở địa phương, nhằm đảm bảo quyền lợi và
nghĩa vụ của công dân và tổ chức các hoạt động của mình;
Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệm, công dân trên địa bàn huyện.
Xây dựng, phát triển kinh tế trên địa bàn huyện, tạo điều kiện cho mọi
công dân, tổ chức có cơ hội hoạt động và phát triển trong các lĩnh vực kinh tếxã hội, phù hợp với yêu cầu, khả năng của họ trong khuôn khổ pháp luật của nhà
nước.
Xây dựng kết cấu hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tếxã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
a.Về lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b.Về lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
- Xây dựng, tổ chức và triển khai kế hoạch phát triển nông – lâm – ngư
nghiệp, thủy lợi và đất đai hàng năm;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi;
c. Về lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn.
d.Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du

lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

f. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
g.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
h.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn bao gồm Lãnh đão huyện và
các đơn vị trực thuộc.

Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện gồm có:
- Vương Văn Bút – Chủ tịch.
- Tạ Văn Đạo – Phó Chủ tịch.
- Phạm Văn Minh – Phó Chủ tịch.
- Lê Hữu Mạnh – Phó Chủ tịch.
25 đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn bao gồm:
- Văn phòng

- Trung tâm phát triển quỹ đất

- Phòng Nội vụ

- Đội Thanh tra Xây dựng

- Thanh tra Nhà nước

- Ban quản lý dự án

- Phòng Tư pháp

- Ban BTGPMB

- Phòng Kinh tế

- Ban quản lý rừng- PHĐD

- Phòng Tài chính- Kế hoạch

- Chi cục Thống kê

- Phòng Văn hóa- Thông tin

- Ban quản lý di tích Đền Sóc

- Phòng Tài nguyên – Môi trường

- Trung tâm Thể dục thể thao

- Phòng Quản lý Đô thị

Huyện

- Phòng Y tế

- Trung tâm dạy nghề Sóc Sơn.

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Nhà văn hóa huyện Sóc Sơn

- Phòng Lao động thương binh xă

- Đài phát thanh Huyện Sóc Sơn

hội

- Trung tâm Dân số
- Hội Chữ thập đỏ

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn
1.2.1. Chức năng
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp,
toàn diện của UBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo và hướng dẫn chuyên
môn của Sở Nội vụ TP Hà Nội.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính
phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Căn cứ Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính
phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-NV ngày 04
tháng 06 năm 2008 của Bộ Nội vụ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
phòng Nội vụ cấp huyện; quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ
như sau:
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

- Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, 5 năm và hàng năm;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt;
- Về tổ chức, bộ máy:
+ Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND thành
phố;
+ Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các
tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định về pháp luật;
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự
nghiệp hàng năm;
+ Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã;
- Về công tác xây dựng chính quyền:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND xã;

+ Tham mưu, giúp UNND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UNND trình HĐND cùng
cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, đánh giá; thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
+ Thực hiện tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính:
Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương
và báo cáo;
- Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về công tác tôn giáo:
Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn;
làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỞNG PHÒNG

1.2.3. Cơ cấu tổ chức

HỒ

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Hô

Lê
Anh
Tuyên

Nguyễn
Văn
Tuyến

Trần
Thị
Toàn

Nguyễn
Trung
Hòa

Nguyễn
Quốc
Đoàn

Phù Thị
Quỳnh
Ly

Nguyễn
Thị
Thanh
Thịnh

- Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ.
- Có quan hệ phối hợp công tác với các cơ quan chuyên môn về các lĩnh
vực liên quan, với Bảo hiểm xã hội về các chế độ, chính sách đối với cán bộ,
công chức,…
- Đối với UBND các phường, xã: Phòng Nội vụ là cơ quan hưỡng dẫn,
kiểm tra thực hiện nhiệm vụ trong công tác nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua –
khen thưởng, văn thư – lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương ,
một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản , giấy tờ tài liệu. Trong quá trình hoạt
động, Uỷ ban nhân dân Huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, đây là khối
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân.Vì vậy, công tác lưu trữ rất
được sự quan tâm của lãnh đạo cư quan cũng như cán bộ làm công tác Lưu
trữ.Hiện nay, công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn thực hiện theo các văn
bản của Nhà nước như sau:
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ

Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và
Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo
TCVN ISO 9001:2000;
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
v.v...
Về việc xây dựng danh mục hồ sơ: UBND huyện Sóc Sơn đã tiến hành
xây dựng danh mục hồ sơ. Trong Danh mục này quy định rõ tên hồ sơ, thời hạn
bảo quản hồ sơ, người có trách nhiệm lập hồ sơ và tên loại hồ sơ.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là
rất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn
trong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu

quả giải quyết công việc.
Để công tác Lưu trữ của cơ quan được thực hiện thống nhất. Cán bộ Lưu
trữ căn cứ và làm theo các văn bản liên quan đến công tác Lưu trữ của Chính
phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Cán bộ lưu trữ của
cơ quan đã thực hiện rất nghiêm túc, theo đúng những chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác lưu trữ, ít có trường hợp làm trái với các quy định về công tác lưu trữ.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là
rất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó tạo được tính nề nếp trong
công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu quả giải quyết công việc.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn
Việc quản lý Phông Lưu trữ rất được cán bộ lưu trữ cũng như lãnh đạo
của cơ quan chú trọng. Tài liệu của phòng Nội vụ cũng như của cơ quan bao
gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau vì vậy việc quản lý phông lưu trữ tương đối
phức tạp. đòi hỏi phải có sự logic,khoa học đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng
khi tra cứu khai thác sử dụng. Vì vậy Phông lưu trữ của cơ quan được quản lý
như sau:
+ Lưu văn bản giấy được lưu trữ ở kho lưu trữ của cơ quan, cán bộ lưu trữ
đã phân loại rõ ràng từng loại tài liệu đựng trong các cặp tài liệu khác nhau, bên
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngoài ghi rõ tên từng loại tài liệu đã phân loại, chưa được chỉnh lý, phân rõ từng

tháng, từng năm. Tài liệu sẽ được lưu trữ trên các giá và được đặt ở các vị trí
riêng để tiện trong việc tra cứu.
+ Việc nhập bản mềm văn bản vào phần mềm quản lý văn bản nhập bản
mềm vào phần mềm quản lý văn bản do Sở Nội vụ cung cấp. Việc nhập bản
mềm văn bản vào phần mềm quản lý văn bản giúp việc tra cứu các văn bản được
nhanh chóng và chính xác, các bản mềm sẽ được tự động lưu trên cơ sở dữ liệu
của sở Nội vụ nên chỉ việc nhập số văn bản, ký hiệu, trích yếu nội dung và gắn
file đính kèm, phần mềm sẽ tự động phân loại tài liệu và lưu trữ.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong CTVTLT
Về ứng dụng Khoa học Công nghệ trong công tác Lưu trữ, Viện đã sử
dụng các hệ thống máy móc hiện đại vào việc thực hiện, giải quyết các công
việc hàng ngày như hệ thống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan…
Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi
trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản
lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu
trữ.
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm CTVTLT, quản lý công tác thi
đia khen thưởng trong CTVTLT
UBND huyện Sóc Sơn đã bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ có
trình độ nghiệp vụ và có kinh nghiệm.
Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác lưu
trữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vào
thành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng. Cuối năm, dựa
vào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cá nhân, tập
thể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình thành phố ra quyết định
khen thưởng trong công việc.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Không những thế cơ quan còn thường xuyên cho cán bộ làm công tác Văn
thư – Lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và nâng cao về trình độ
chuyên môn cho cán bộ.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế CTVTLT của cơ
quan, tổ chức
Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động quản lý nhà nước. Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi
phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. UBND huyện
Sóc Sơn thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư - lưu trữ theo
tháng, quý, năm. Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quy định của
phòng tùy vào mức độ vi phạm. Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phê bình, khiển
trách.
Việc thanh tra thường xuyên giúp phát hiện những sai xót, thiếu xót, lỗ
hổng trong khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ý
thức, trách nhiệm cũng như đạo đức công vụ của các cán bộ làm công tác lưu
trữ. Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực trạng thực
tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng.
2.2 Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ.
2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan

tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao
tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy
định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các
loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các
lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
• Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu
mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
• Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan
sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong
các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên
môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy
định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ
nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên
quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.

Ngoài ra lưu trữ UBND huyện bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
• Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại UBND
huyện, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
• Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn
bản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND huyện.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ
sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,
phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ
chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
Dựa theo những quy định và luật do nhà nước ban hành, UBND huyện
Sóc Sơn đã ban hành quy định về công tác thu thập, bổ sung TLLT cho cơ quan
mình. Theo quy định đó của UBND huyện Sóc Sơn, vào quý I của năm sau, cán
bộ lưu trữ tổ chức nhắc nhở và thu thập hồ sơ tài liệu từ các lãnh đạo của UBND
huyện, các bộ phận, phòng ban thuộc UBND. Nhìn chung các tài liệu đã được
lập hồ sơ sơ bộ.
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại TLLT có giá trị và thời hạn bảo quản
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng tiêu hủy
tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT,
giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác định giá trị tài
liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu trữ. Trên cơ
sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được những tài liệu
có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác phân loại tài liệu,
việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm tài
liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo
quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Tại UBND huyện Sóc Sơn, khối lượng tài liệu khá nhiều, đã đầu tư mua
máy tiêu hủy tài liệu, tuy nhiên do nhiều yếu tố nên chưa thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu. Cho nên hầu hết tài liệu trong phòng kho chưa được xác định
giá trị. Đây cũng là một nhược điểm trong công tác lưu trữ của UBND huyện
Sóc Sơn.
2.3.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Tại UBND huyện Sóc Sơn, khối tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý. Tài
liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ còn nhiều. Tài liệu trong phòng kho UBND
huyện chủ yếu được phân loại theo tên loại và phòng ban. Theo phương án này,
tài liệu được chia theo tên loại như: Quyết định Chủ tịch UBND huyện; Quyết
định UBND huyện; Báo cáo UBND huyện;… Tài liệu chia theo tên các phòng
ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
… nhìn chung, việc phân loại tài liệu do cán bộ lưu trữ đảm nhiệm. Sau khi phân
loại tài liệu, cán bộ lưu trữ chia tài liệu theo tháng và viết tiêu đề hồ sơ lên bìa
tạm. Tiêu đề hồ sơ được cán bộ viết bao gồm các thông tin như: Tên loại - tác

giả - nội dung - thời gian. Sau đó tiến hành cất tài liệu vào hộp bảo quản và cho
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lên giá để tài liệu.
2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ
Thống kê TLLT là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn
để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào các
phương tiện thống kê. Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho
lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng
TLLT phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Dựa vào kết quả thống kê
TLLT, các cơ quan xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu còn
thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị.
Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ, bao gồm các
công việc như: thống kê số lượng TLLT, thống kê phương tiện bảo quản, thống
kê công cụ tra cứu,…
Tại UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo cơ quan đã chỉ đạo thống kê TLLT
hàng năm. Ở kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, TLLT được thống kê chủ yếu
bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ), cặp 3 dây (đối với tài
liệu chưa đượ lập hồ sơ).
Trong kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn khối lượng hồ sơ khá nhiều,

song do nhiều yếu tố nên công cụ tra tìm TLLT chủ yếu gồm:
• Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra
tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Mục lục hồ sơ dùng để:
- Giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ của hồ sơ;
- Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, qua đó, làm căn cứ để
xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ một cách khoa học như kế hoạch xây dựng
kho tàng, trang thiết bị lưu trữ;
- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học;
- Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để
cố định phương án phân loại tài liệu trong phông.
Như vậy, có thể nói mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa là
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công cụ để thống kê quản lý tài liệu trong lưu trữ.
• Sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi.
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến
chất lượng và hiệu quả tổ chức của công tác lưu trữ. Đó là bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là
một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng

với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu
cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng
thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng
xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị này. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất
khó hoặc không thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh
vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp
nhưng cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
Mặc dù là một huyện mới thành lập nhưng lãnh đạo cơ quan đã rất chú
tâm đến công tác lưu trữ, bởi vậy mà công tác lưu trữ đã có những bước chuyển
biến mới. UBND huyện đã cho xây dựng kho lưu trữ ngay cạnh phòng văn thư,
được trang bị đầy đủ giá, cặp, hộp đựng tài liệu,máy điều hòa,…Để công tác lưu
trữ được thực hiện tốt hơn thì UBND huyện Sóc Sơn đã đưa ra một số quy định
để bảo quản TLLT như:
• Cán bộ lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ TLLT
trong kho, thực hiện tốt công tác vệ sinh TLLT, nếu phát hiện hư hỏng phải kịp
thời khắc phục để tránh hậu quả nguy hại đến TLLT.
• Có một số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để các chất dễ gây
cháy nổ trong kho, phải tắt hết hệ thống điện khi hết giờ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Hàng năm UBND tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa kính
phòng kho là cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào TLLT.
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay UBND huyện Sóc Sơn đã xây dựng các hình thức khai thác sử
dụng TLLT như:
- Bố trí phòng đọc ngay trong phòng kho. Lãnh đạo văn phòng đã xây
dựng quy chế về sử dụng TLLT và nội quy mượn TLLT, trong đó quy định rõ
trách nhiệm của người sử dụng và người cung cấp tài liệu. Cụ thể như sau:
• Trách nhiệm của người đến đọc: Đối với những độc giả muốn khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc nếu là cán bộ cơ quan, tổ chức khác phải
có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy
giới thiệu phải ghi rõ tên đề tài nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu.
Nếu đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu là nhân dân thì phải có đơn xin sử
dụng tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương người đó. Nếu là
cán bộ trong UBND huyện đến khai thác sử dụng tài liệu thì phải có ý kiến của
thủ trưởng của người đó. Các giấy giới thiệu và đơn xin sử dụng tài liệu được
chuyển cho người đứng đầu các lưu trữ và chuyển cho cán bộ phục vụ giải
quyết. Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, các độc giả phải chấp hành
nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc. Nếu vi phạm sẽ tuỳ mức độ vi phạm để xử lý
hành chính thích ứng như: bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng,
mất mát, tước quyền sử dụng tài liệu của độc giả trong một thời gian hoặc vĩnh
viễn. Nếu độc giả lấy cắp tài liệu hoặc tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm các điều
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật
hoặc bị truy tố trước pháp luật.
• Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ UBND huyện: Đối với lưu trữ UBND
huyện, cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng

đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những
yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc v.v... Trong
đó có nhiệm vụ cụ thể sau: Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc,
đối với người ngoài cơ quan đến xin đọc tài liệu thì cán bộ phụ trách lưu trữ cấp
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thẻ đọc cho độc giả. (Thẻ đọc là giấy ra vào cơ quan và là phương tiện để quản
lý độc giả. Thẻ đọc chỉ có giá trị trong thời gian nhất định, sau khi độc giả hoàn
thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị). Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng
đọc đều được lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến độc giả
trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài
liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái
tên độc giả; Giải đáp các câu hỏi của độc giả về nội dung, thành phần tài liệu có
liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu
- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu
độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu
cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao,
trích sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực
của cơ quan. Tại UBND huyện, cán bộ lưu trữ cũng đã thực hiện theo đúng như
quy định của pháp luật và cơ quan về cấp Chứng thực TLLT cho độc giả.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3

MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT
VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN
3.1. Nhận xét, đề xuất một số nội dung công tác lưu trữ
a) Nhận xét
- Ưu điểm:Công tác Lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn được thực hiện
tương đối tốt và đúng với quy trình nghiệp vụ như: phân loại, thu thập và bổ
sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu,….
Phòng lưu trữ tài liệu được bố trí ngay cạnh phòng văn thư, vừa dùng để
làm nơi lưu trữ tài liệu, vừa được dùng để làm nơi bố trí máy photo. Trong kho
lưu trữ, có các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản TLLT như: giá, bìa hồ sơ,
cặp 3 dây, hộp đựng tài liệu. Thành phần tài liệu phông lưu trữ UBND huyện
Sóc Sơn là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là tài liệu được sản
sinh ra trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND huyện. Khối tài liệu này
được hình thành từ năm 2011 đến nay. Hiện nay trong kho lưu trữ UBND huyện
Sóc Sơn có bảo quản nhiều loại hình tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau, như:
* Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,…

của UBND huyện Sóc Sơn.Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong toàn hệ
thống UBND huyện và trong phòng kho lưu trữ của UBND.
* Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các
hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các
công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp;
điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng,
thuỷ văn và trắc địa, bản đồ,… của UBND huyện Sóc Sơn. * Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các
hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng
bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện
nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong kho Lưu trữ UBND huyện
Sóc Sơn, bởi nó ghi lại các hoạt động quan trọng của UBND huyện như trong
các cuộc họp, các lễ hội,… Hiện nay tài liệu nghe nhìn được lưu giữ trong kho
lưu trữ của UBND huyện bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức
ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt
hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự,…
* Tài liệu văn học nghệ thuật: là tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác
văn học, nghệ thuật của các nghệ nhân, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa
học,… của UBND huyện. Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của các bài hát

dân gian như hát then, hát giao duyên,… các thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử
của các nghệ nhân, nghệ sĩ trên địa bàn huyện,…
* Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND huyện, các cơ quan đơn vị, phòng ban trên địa bàn huyện và các lãnh đạo
khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện
tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có
thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Riêng ở UBND huyện Sóc Sơn, tài liệu
này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính - kế toán, thống kê, quản
lý đất đai, văn phòng…
* Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu trên, trong quá trình hoạt động
của chính quyền UBND huyện còn loại tài liệu đặc thù khác như: Các loại sổ
sách về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ các loại thuế, sổ địa
bạ, sổ đăng ký tạm trú tạm vắng, sổ đăng ký nghĩa vụ quân sự... Ngoài tài liệu
chính quyền UBND huyện còn có các loại bản đồ như: Bản đồ quy hoạch xây
dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản đồ quản lý rừng, bản đồ giao thông,
bản đồ địa giới hành chính, bản đồ đường điện, cáp quang và hệ thống cấp thoát
nước...
- Nhược điểm: Vẫn còn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, sắp xếp chưa
khoa học, chưa đúng quy định tại kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa
được quan tâm đúng mức. Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ , tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng , ban chuyên môn . Một
số tài liệu đã thu hồi thì cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ
phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong
tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài
liệu.
Kho lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn là một kho lưu trữ địa phương vì
vậy còn thiếu một số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ôxi
, quạt thông gió... nên chưa đáp ứng và phục vụ được việc thu hồi tài liệu, bảo
quản tài liệu.
Tuy UBND đã có những trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, nhưng
những trang thiết bị này còn thiếu một số thiết bị như : máy fax, máy phôtô do
sử dụng lâu nên một số máy như máy phôtô bị hỏng vì quá cũ.
b) Các nội dung đề xuất
3.2. Các kiến nghị
Để đáp ứng công tác VTLT của UBND huyện được hoàn thiện hơn, tôi
xin đưa ra một số đề xuất sau:
3.2.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên
3.2.2. Đối với UBND huyện Sóc Sơn
- Về phía UBND sẽ triển khai thực hiện những công tác sau để khắc phục
tồn tại:
+ Đề ra biện pháp chế tài xử lý đối với những trường hợp ban hành văn
bản sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản phát hành.
+ Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các
văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức,
trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
+ Quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các
công việc chuyên môn trong công tác VTLT như tổ chức lớp tập huấn, tổ chức
hội thi giữa các cơ quan, đơn vị thuộc quận;

+ Thực hiện những cam kết trong năm qua đối với việc nâng cấp, đầu tư
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trang thiết bị cho kho lưu trữ huyện đi vào hoạt động; chỉ đạo triển khai thực
hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác.
+ Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác VTLT;
+ Ban hành nhiều hơn nữa các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ
thể về công tác văn thư lưu trữ.
+ Cần đơn giản hóa các thủ tục rườm rà.
+ Cán bộ văn thư lưu trữ cần tự giác hơn nữa trong công việc, phục vụ
độc giả và đặt công việc lên trên hết.
+ Đẩy mạnh tăng cường công tác đối ngoại để tăng vai trò của công tác
VTLT cũng như các hoạt động của cơ quan.
+ Có các chế độ nhằm khuyến khích về vật chất cũng như tinh thần cho
cán bộ VTLT, tạo tâm lý thoải mái trong công việc và thực hiện các quy định
của cơ quan.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp

phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.
+ Ngoài ra lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết
định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng,
ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài
liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước. Đối với
những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành
phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được
quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng
đọc lưu trữ riêng.
- Về phía các cán bộ Văn phòng HĐND và UBND:
+ Các cán bộ làm công tác VTLT cần quan tâm hơn nữa đến việc thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên và văn bản của
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B