Công tác văn thư tại huyện ủy vũ thư

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài....................................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.............................................................................................1
4. Nguồn tài liệu tham khảo......................................................................................................1
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.....................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................2
7. Bố cục của đề tài....................................................................................................................2

LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
PHẦN I: ...........................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ........................5
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.............................5
1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Vũ Thư.......................................................5
1.2 Vài nét về cơ quan Huyện ủy Vũ Thư...................................................................................5
1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Huyện ủy.......................6
1.3.1 Chức năng.........................................................................................................................6
1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn........................................................................................................6
1.3.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan..............................................................................................7
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan
kiến tập......................................................................................................................................7
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng..................................................................................7
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................................8
2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Vũ Thư............................................................10
2.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng......................10
2.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan.................................14

2.2.5 Công tác tổ chức Hội nghị của Huyện ủy Vũ Thư............................................................14
2.2.6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác.............................................................15
2.2.7 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo....................................................15
2.2.8 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng của cơ quan........................................15

Phạm Thị Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II.........................................................................................................17
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.............................................................................17
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.................................17
2.1 Khái niệm...........................................................................................................................17
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...............................................................................17
2.3 Soạn thảo văn bản.............................................................................................................18
2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản..............................................18
2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Huyện ủy Vũ Thư.................18
2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..................................................18
2.3.4 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây...................................19
2.3.5 Nhận xét về nội dung của văn bản..................................................................................20
2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến...................................................................22
2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đi..........................................................................................22
2.4.2 Quản lý, giải quyết văn bản đến.....................................................................................23
2.5 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu..................................................................................24
2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan........................................25

PHẦN III........................................................................................................27
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ.........................................................................27

3.1 Đánh giá chung..................................................................................................................27
3.3.1 Ưu điểm..........................................................................................................................27
3.3.2 Nhược điểm....................................................................................................................28
3.3.3 Nguyên nhân...................................................................................................................28
3.2 Đề xuất, kiến nghị..............................................................................................................29
3.2.1 Về phía cơ quan thực tập................................................................................................29
3.2.2 Về phía Nhà trường........................................................................................................30

PHẦN IV........................................................................................................32
KẾT LUẬN....................................................................................................32
PHẦN PHỤ LỤC...........................................................................................34

Phạm Thị Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Hành chính nhà nước là một trong những vấn đề được dư luận và người
dân quan tâm nhất hiện nay. Và cũng là ngành học được các bạn trẻ chú ý
trong thời gian 5 năm trở lại đây.
1. Lý do chọn đề tài.
Trong chương trình đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Sinh
viên Quản trị Văn phòng năm thứ 4 sau khi học xong lý luận tại trường được
bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và ngoài cơ quan.
Tôi được đi thực tập thực tế tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư.Là cơ quan
hoạt động vè Chính trị. Tôi muốn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động, cơ cấu
tổ chức của các tổ chính trị xã hội đặc biệt là bên Đảng nên tôi đã chọn cơ

quan Huyện ủy Vũ Thư là cơ quan thực tập.
2. Mục tiêu của đề tài.
Với việc đi thực tập tại Huyện ủy tôi thực hiện 2 mục tiêu chính:
- Khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ
quan huyện ủy Vũ Thư và khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
- Đi sâu khảo sát về chuyên đề: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư
của cơ quan: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi- đến, quản lý con
dấu và công tác lập hồ sơ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức công tác văn thư của cơ quan.
- Phạm vi nghiên cứu: công tác tổ chức và điều hành hoạt động của cơ
quan huyện ủy Vũ Thư.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
Giáo trình Quản trị văn phòng.
Giáo trình Văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của văn
phòng trung ương hướng dẫn về thể thức và cách trình bày văn bản của Đảng.
Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam.
Phạm Thị Hương

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Luật số 17.
Giáo trình Nghi thức nhà nước – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giáo trình Văn hóa công sở.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của các khóa trước.

5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo rất nhiều thế hệ sinh viên từ
trung cấp đến Đại học. Và có rất nhiều khóa đi thực tập tại các cơ quan ngoài
trường: UBND Quận Tây Hồ, Viện hàn lâm và khoa học, Bộ khoa học và
công nghệ, Huyện ủy…. Có những bài báo cáo được hội đồng đánh giá rất
cao và hiện tại tôi đang kế thừa các bài báo cáo được tham khảo để phát triển
hơn về nội dung… Ngoài ra còn có các cuốn tạp chí: tạp chí văn thư lưu trữ,
tạp chí Nội vụ,….
6. Phương pháp nghiên cứu.
Quản trị văn phòng là một đề tài rất rộng nó còn bao hàm tất cả các lĩnh
vực về hành chính nhà nước và có rất nhiều tài liệu viết về đề tài này. Sử
dụng các phương pháp: phỏng vấn, quan sát, thống kê, so sánh, phân tích,
tổng hợp,….
7. Bố cục của đề tài
Bố cục của bài báo cáo gồm có 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần II: Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư.
Phần III: Kết luận và để xuất kiến nghị.

Phạm Thị Hương

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Sinh viên Đại học Quản trị Văn phòng năm thứ tư sau khi học xong lý

luận ở trường được bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và
ngoài cơ quan.Quá trình thực tập sẽ giúp cán bộ văn phòng trong tương lai
củng cố kiến thức về nghiệp vụ đã học và vận dụng có hiệu quả kiến thực và
thực tiễn công việc. Và cũng là cơ hội giúp Sinh viên làm quen với môi
trường và tác phong làm việc của một công chức Nhà nước.
Tôi được đi thực tập thực tế tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư với thời gian
từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 3 năm 2016.Dưới sự hướng
dẫn của thầy cô trong khoa, cô giáo chủ nhiệm cùng với sự giúp đỡ tận tình của
chú Bùi Duy Xuyên- Cán bộ lưu trữ kiêm cơ yếu thông tin và chị Nguyễn Thị
Vân Anh- cán bộ văn thư. Ngoài ra cho tôi cảm ơn tới tất cả các cô chú và anh
chị hiện đang công tác tại nơi thực tập đã cùng tôi làm việc và hướng dẫn các
nghiệp vụ chuyên môn.Tôi đã được tiếp cận thực tế với một môi trường làm
việc của cơ quan Nhà nước và đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình.
Quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn các nghiệp vụ tại văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao
tiếp nơi công sở của cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều- đó là kết quả lớn
nhất mà tôi đã đạt được.
Bài Báo cáo thực tập này là kết quả của sự rèn luyện và nỗ lực khá lớn
của tôi, thể hiện bước trưởng thành sau 4 năm học tập và rèn luyện tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội. Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng trong lĩnh
vực chuyên môn và nghiệp vụ của mình và cố gắng hết sức trong quá trình
thực tập tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư. Với điều kiện thời gian thực tập là 2
tháng tuy không phải là thời gian dài để hiểu hết về lĩnh vực sau này mình ra
trường phải làm và cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.
Qua bài báo cáo tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy, cô phụ trách
chuyên ngành cùng các cán bộ trong Văn phòng Huyện ủy Vũ Thư để bài báo
cáo của tôi hoàn chỉnh và đầy đủ hơn. Và giúp tôi hoàn thiện hơn nữa về kiến
Phạm Thị Hương

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức chuyên môn và nghiệp vụ để tôi có nền tảng và cơ sở vững chắc cùng
những kinh nghiệm quý báu để phục vụ công tác sau này được thuận lợi hơn.
Một lần nữa cho tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn cùng
đội ngũ thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng, cán bộ hướng dẫn tại Văn
phòng Huyện ủy cơ quan Huyện ủy Vũ Thư đã tạo điều kiện giúp đỡ đẻ tôi
hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Xin chân thành cảm ơn.
Vũ Thư, ngày 25 tháng 1 năm 2016
Sinh viên

PHẠM THỊ HƯƠNG

Phạm Thị Hương

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập.

1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Vũ Thư.
Huyện Vũ Thư nằm phía Tây Nam của tỉnh Thái Bình với diện tích tự
nhiên khoảng 194,6 km, dân số khoảng 229,245 người(năm 2007), chỉ có dân
tộc Kinh sinh sống trên địa bàn 30 xã, thị trấn.
Là huyện thuần nông có lực lượng lao động dồi dào cộng với vị trí địa
lý thuận lợi nằm giữa hai vùng kinh tế phát triền Thành phố Thái Bình và
Thành phố Nam Định.Vũ Thư đang phát triển theo hường Nông- Công nghiệp
kết hợp.
Hiện nay trên toàn huyện có 30 xã, thị trấn: Thị trấn Vũ Thư, Tân Lập,
Bách Thuận, Tự Tân, Tam Quang, Dũng Nghĩa, Việt Hùng, Đồng Thanh,
Hồng Lý, Vũ Đoài, Vũ Vân, Hiệp Hòa, Minh Lãng, Song Lãng, Vũ Vinh,
Song An, Trung An, Vũ Tiến, Duy Nhất, Tân hòa, Tân phong, Minh Khai,
Minh Quang, Vũ Hội, Hòa Bình, Xuân Hòa, Hồng Phong, Việt Thuận,
Nguyên Xá, Phúc Thành.
Di tích lịch sử nổi tiếng: Chùa Keo- Duy Nhất.
1.2 Vài nét về cơ quan Huyện ủy Vũ Thư
Cơ quan Huyện ủy Vũ Thư được ra đời gắn liền với sự ra đời của Đảng
bộ Huyện Vũ Thư. Trải qua gần 80 năm xây dựng và trưởng thành cơ quan
Huyện ủy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tham mưu cho cấp ủy lãnh
đạo toàn đảng, toàn dân huyện nhà từng bước vượt qua khó khăn giành được
những thành tựu quan trọng. Đảng lãnh đạo nhân dân kháng chiến chống
Pháp và chống Mỹ đi đến thắng lợi. Trong công cuộc đổi mới đất nước cũng
như trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng bộ huyện
Vũ Thư tiếp tục viết lên nghững trang sử hào hùng, làm tròn sứ mệnh cao cả
để xây dựng và bảo vê quê hương đất nước
Phạm Thị Hương

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Huyện ủy.
Cơ quan Huyện ủy làm việc theo quy định của Điều lệ Đảng cộng sản
Việt Nam và các quy định của pháp luật, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp
của Thường trực Huyện ủy.
1.3.1 Chức năng
Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ
Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ
thông chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp
Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân
trong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước; các chỉ thị, ngị quyết của trung ương.
1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Huyện uỷ Vũ Thư có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau:
• Huyện uỷ Vũ Thư phải thực hiện các Nghị quyết , Chỉ thị của tổ
chức cấp trên và các điều quy định tại chương IV. Điều lệ ĐCSVN đối với cơ
quan lãnh đạo của Đảng ở địa phương.
• Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh
tế xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm từ đó đề
xuất với Tỉnh uỷ và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ xung, điều
chỉnh.
• Sửa đổi bổ xung trong chủ trương đường lối chính sách .
• Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theo
quy định của Đảng.
• Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành và
Quyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộc
Đảng bộ Huyện .

• Lãnh đạo về công tác cán bộ.
Phạm Thị Hương

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảng
bộ Huyện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vào
hàng ngũ của Đảng.
• Ngoài ra Huyện uỷ Vũ Thư còn thực hiện các nhiện vụ khác do cơ
quan cấp trên giao cho.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Kèm theo phụ lục số 1
Bao gồm: Thường trực Huyện ủy và các ban xây dựng Đảng:
1. Ban Tuyên giáo
2. Ban Dân Vận
3. Ban Tổ chức
4. Ủy Ban Kiểm tra
5. Văn phòng
6. Trung tâm Bồi dưỡng chính trị
- Bí thư Huyện ủy: Là người có quyền quyết định cao nhất trên cơ sở ý
kiến của tập thể, là người chủ trù các công việc của Ban Chấp hành và
Thường vụ Huyện ủy, quán xuyến các nhiệm vuh trọng tâm về công tác
Đảng, kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, an ning quốc phòng.
- Bí thư là chủ tài khoản,ủy quyền cho Phó bí thư Thường trực điều
hành. Văn phòng làm chủ tài khoản ủy quyền của cơ quan chịu trách nhiệm
tham mưu cho thường trực Huyện ủy, Thủ trường cơ quan về công tác quản lý

hành chính.
Do diện tích và đặc thù cũng như tính chất công việc của cơ quan nên
Trung tâm Bồi dưỡng chính trị được chuyển sang một 1 khu khác cách Cơ
quan Huyện ủy khoảng 500m gần trường THCS Thị trấn Vũ Thư.
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan kiến tập.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Khái niệm:
Phạm Thị Hương

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng Huyện ủy là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực
Huyện ủy, thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều
hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn
phòng
a. Chức năng của văn phòng.
- Chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc huyện ủy mà trực tiếp
thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực huyện ủy trong tổ chức, điều
hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu,
giúp việc huyện ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo
của huyện ủy.
- Chức năng Hành chính quản trị: Cung ứng những điều kiện về cơ sở
vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của Huyện ủy nhằm đạt được mục
tiêu đề ra hoàn thành dnhieemj vụ đạt hiệu quả cao mà cơ quan Nhà nước

quản lý cấp trên giao cho.
b. Nhiệm vụ của văn phòng.
- Nghiên cứu, đề xuất
+ Chương trình công tác của huyện ủy.
+ Sơ kết tổng kết công tác văn phòng huyện ủy.
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát.
+ Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng,công
tác tài chinh và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảng
trực thuộc huyện ủy.
+ Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ
sở đảng.
+ Theo dõi đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp ủy trực thuộc huyện ủy
thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
- Thẩm định, thẩm tra
+ Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyện ủy,
Phạm Thị Hương

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban Thường trực, Ban Thường vụ huyện ủy về: yêu cầu, phạm vi, quy trình,
thẩm quyền ban hành và thể thức vưn bản.
+ Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án,
văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban
Thường vụ huyện ủy giao trước khi trình huyện ủy, Ban Thường vụ huyện ủy.
- Phối hợp
+ Các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết công tác

của huyện ủy.
+ Các ban liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và
sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc của huyện ủy, Ban Thường vụ huyện ủy.
+ Các cơ quan liên quan xây dựng theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế
đọ,nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Huyện ủy, nắm tình hình trong khối
nội chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện ủy, Ban Thường vụ.
+ Các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan
tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủy chỉ đạo kiểm tra, giám
sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,
quy chế của cấp ủy cấp trên và của Huyện ủy về công tác xây dựng Đảng,
kinh tế- xà hội, quốc phòng, an ninh, nội chính...
- Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện ủy giao:
+ Là đầu mối giúp Thường trực huyện ủy xử lý công việc hàng ngày;
phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc HU phục
vụ lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy.
+ Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban
Thường trực huyện ủy, cung cấp thông tin cho cấp cơ sở, cơ quan, tổ chức ở
huyện theo quy định.
+ Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến huyện ủy; tham mưu theo dõi đôn
đốc việc giải quyết một số đơn thư được Thường trực huyện ủy giao; phối
hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
Phạm Thị Hương

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết quyết định, chỉ thị, quy
định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của huyện ủy.
+ Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của huyện ủy.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực
huyện ủy giao.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Vũ Thư
Kèm theo phụ lục số 2
Văn phòng Huyện ủy làm việc theo chế độ Thủ trưởng có 12 cán bộ,
nhân viên
Gồm bộ phận và phân công người phụ trách như sau
01 chánh văn phòng phụ trách chung
01 phó chánh văn phòng Hành chính
O1 phó chánh văn phòng Tổng hợp
01 Kế toán văn phòng

01 nhân viên cơ yếu kiêm lưu trữ
01 nhân viên văn thư
02 nhân viên lái xe
01 nhân viên tạp vụ kiêm thủ quỹ
cơ quan

01 chuyên viên văn phòng phụ trách
tổng hợp
2.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
văn phòng.
• Chánh Văn phòng – Đ/c Hoàng Văn Thiệp.
- Là thủ trưởng điều hành, quán xuyến mọi công việc của văn phòng
cấp ủy, là người chịu trách nhiệm chính trước Thường trực Huyện ủy về mọi
hoạt động của văn phòng. Khi đi công tác Chánh văn phòng phải ủy quyền
cho một trong các chánh văn phòng đảm nhiệm, điều hành thay.

- Trực tiếp tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy điều hành công việc
theo chương trình, kế hoạch cấp ủy của Ban Thường vụ (BTV), Thường trực.
- Ghi Nghị quyết và nội dung các cuộc họp do Thường trực, Ban
Thường vụ và cấp ủy tổ chức.
- Chủ động phối hợp cùng các ban xây dựng Đảng, HĐND, UBND và
các ngành tổ chức quán triệt kiểm tra công việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ
Phạm Thị Hương

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thị, chủ trương của Ban chấp hành và ban Thường vụ Huyện ủy.
- Chịu trách nhiệm biên soạn, kiểm tra một số văn bản chính thức trước
khi trình Thường trực.
- Chánh văn phòng thừa lệnh ký các văn bảm của Ban Thường vụ
Huyện ủy
- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua của Văn phòng
cấp ủy.
- Sắp xếp bố trí cán bộ công chức nhân viên ddue năng lực phục vụ
công tác của lãnh đạo, chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ các cuộc họp của ban thường
vụ,....
Yêu cầu: Phải có kiến thức về nhân sự,hiểu biết các chính sách của
pháp luwtj về Hành chính Nhà nước, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công
tác văn phòng
• Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp – Đ/c Nguyễn Quốc
Huy.
- Giúp chánh văn phòng biên tập, tổng hợp, soạn thảo các báo cáo và

các loại văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụ
Huyện ủy
- Xây dựng lịch làm viêc hàng tuần của Thường trực, lịch làm việc toàn
khóa của Ban chấp hành Đảng bộ, Ban Thường trực, Ban Thường vụ
- Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư- lưu trữ.
- Kiểm duyệt các văn bản trước khi trình Thường trực.
- Được thừa lệnh BTV và ký thay các văn bản được giao.
- Tham gia một số hoạt động Hành chính Quản trị khi Chánh văn
phòng giao.
- Giúp Chánh văn phòng điều hành công việc khi được ủy quyền.
• Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính – Đ/c Trịnh Đình
Thành.
- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo tham mưu về công tác tài chính, kế
Phạm Thị Hương

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
toán,hành chính, công tác Đảng phí của Đảng bộ huyện, công tác hành chính,
phục vụ kịp thời yêu cầu hoạt động của cấp ủy, Thường trực và cơ quan.
- Trực tiếp chỉ đạo và tham mưu mua sắm, sử chữa, quản lý, khai thác
triệt để các cơ sở vật chất của cơ quan; lập dự trù kinh phí cho xây dựng, mua
sắm và sửa chữa các trang thiết bị
- Thanh toán các khoản chi kịp thời đảm báo hóa đơn, chứng từ theo
đúng quy định. Mỗi tuần tổng kết thanh toán một lần vào đầu tuần kế tiếp.
- Tham gia công tác nội chính,biên soạn một số văn bản khi Chánh văn
phòng giao

- Phụ trách điều hành ô tô phục vụ các chuyến đi công tác.
- Được thừa lệnh Ban Thường vụ và ký thay Chánh Văn phòng các văn
bản được giao
• Chuyên viên văn phòng phụ trách tổng hợp – Đồng chí Nguyễn
Thị Dung
- Tham gia biên soạn, tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản phục vụ
công tác lãnh đạo chỉ đạo của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường
vụ, Ban Thường trực Huyện ủy. Thẩm định, thẩm tra theo quy địnhvăn bản
của các cơ quan, tổ chức khi được lãnh đạo giao.
- Tham gia xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Thường trực; lịch làm
việc toàn khóa của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ, Thường
trực Huyện ủy.
- Tham gia một số hoạt động hành chính quản trị khi Chánh văn phòng
giao; tham gia phục vụ nước uống, hướng dẫn chỗ ngồi cho đại biểu trong các
cuộc họp , hội nghị của Huyện ủy.
• Chuyên viên văn thư – Đ/c Nguyễn Thị Vân Anh
- Đảm bảo nhận, gửi công văn, báo chí kịp thời. Theo dõi chặt chẽ các
công văn đến, công văn đi bằng sổ và phần mềm.
- Trực tiếp hướng dẫn đến liên hệ công tác đúng địa chỉ làm việc đảm
bảo văn minh trong cơ quan, không để khách đi lại lộn xộn.
Phạm Thị Hương

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có trách nhiệm quản lý, sử dụng máy photo , quản lý chặt chẽ việc in
ấn tài liệu, đảm bảo sạch và đúng thời gian quy định.

- Có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan một cách
hợp lý.
• Cán bộ kế toán- Tài chính – Đ/c Đặng Văn Phiên.
- Quản lý và giám sát mọi hoạt động tài chính, kinh tế của cơ quan,
quản lý chặt chẽ mọi biến động tài sản trong cơ quan.
- Chủ động lên kế hoạch tài chính năm, báo cáo với lãnh đạo về tài
khoản.
- Thực hiện nghiêm túc Pháp lện kế toán thống kê và các văn bản quy
định của Đảng về công tác quản lý tài chính.Báo cáo quý,năm đảm bảo chính
xác, kịp thời theo quy định.
- Thanh toán các khoản chi kịp thời đảm báo hóa đơn, chứng từ theo
đúng quy định. Mỗi tuần tổng kết thanh toán một lần vào đầu tuần kế tiếp.
- Theo dõi, đôn đốc quyết toán kinh phí Đảng, Đảng phí ở các tổ chức
cơ sở Đảng.
• Lái xe – Đ/c Nguyễn Hữu Hội và Đ/c Nguyễn Đức Hiếu.
- Có nhiệm vụ đảm bảo an toàn, kịp thời trong việc đi lại cho lãnh đạo
cơ quan trong chuyến đi công tác. Đảm bảo đúng giờ giấc theo yêu cầu của
lãnh đạo, khi xe chạy phải có sổ theo dõi nhật trình ghi lại nơi đi nơi đến.
- Lái xe chịu sự lãnh điều hành trực tiếp của Thường trực Huyện ủy và
lãnh đạo văn phòng.
• Cán bộ tạp vụ kiêm thủ quỹ cơ quan – Đ/c Ngô Thị Tâm
- Làm nhiệm vụ vệ sinh các phòng làm việc trong cơ quan, chuẩn bị các
đồ dùng thiết yếu trong các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan.
- Tiếp nhận và chuyển báo cho Thường trực.
- Phụ trách thủ quỹ của cơ quan Huyện ủy, đảm bảo rút tiền, giữ tiền,
chi tiền theo quy định
Phạm Thị Hương

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Cán bộ phụ trách cơ yếu, công ghệ thông tin lưu trữ- Đ/c Bùi
Duy Xuyên.
- Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ cơ yếu “ bí mật, nhanh chóng,
kịp thời, chính xác” đảm bảo mạng thông tin thông suốt. Chỉ chịu sự chỉ đạo
của Thường trực và lãnh đạo Văn phòng.
- Có trách nhiệm bảo quản tài sản được gia. Tuyệt đối giữ bí mật những
tài liệu mà mình trực tiếp đánh máy, chuyển phát.
- Đánh văn bản, tài liệu đảm bảo thời gian yêu cầu, thể thức văn bản
theo quy định.
- Phụ trách kho lưu trữ của cơ quan, đảm bảo an toàn về tài liệu. Phục
vụ việc khai thác tài liệu Giúp chánh văn phòng biên tập, tổng hợp, soạn thảo
các báo cáo và các loại văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban
Thường vụ Huyện ủy.
2.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ
quan.
Kèm theo phụ lục số 3
- Ưu điểm:
Huyện ủy rất chú trọng và chặt chẽ trong công tác lập chương trình kế
hoạch, các hoạt động từ chi tiết đến tổng thể được thực hiện liên tục theo lịch
làm việc. Nhìn chung việc hoạch định và xây dựng chương trình kế hoạch
được triển khai từ trên xuống, có tính hệ thống, khoa học. Việc bổ sung luôn
được kịp thời vừa mang lại tính hiệu quả mà tránh lãng phí.
- Nhược điểm:
Trên thực tế việc thực hiện kế hoạch chưa được như ý muốn, độ hoàn
thành kế hoạch theo mục tiêu chưa đạt được 100%.Nhiều khi kế hoạch còn
thực hiện chệch hướng hoặc bị chậm...

2.2.5 Công tác tổ chức Hội nghị của Huyện ủy Vũ Thư
Kèm theo phụ lục số 4
Công tác tổ chức hộ nghị được chuẩn bị chu đáo từ khâu nhỏ nhất đến
Phạm Thị Hương

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các công việc quan trọng...
2.2.6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác
Kèm theo phụ lục số 5
Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể là dài ngày, ngắn
ngày tùy thuộc vào tính chất của công việc. Là hoạt động cần thiết và không
thể thiếu được của mỗi cơ quan.
Trước chuyến đi công tác của Bí thư hoặc Phó Bí thư, Văn phòng làm
công tác chuẩn bị: Tài liệu,phương tiện và kinh phí đi lại, Văn phòng nhắc
nhở các đơn vị hoàn tất cả các văn bản để trình Bí thư.Nếu Bí thư thấy cần
thiết cho chuyến đi công tác thì Văn phòng tổ chức cuộc họp, hội ý với trướng
các ban xây dựng Đảng để có ý kiến chủ đạo khi đi công tác.
2.2.7 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Kèm theo phụ lục số 6
Thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý vì vậy việc
cung cấp thông tin chính xác, kịp thời là một đòi hỏi rất lớn.
Thông tin là hoạt động quản lý, điều hành, thông tin phải được xử lý sơ
bộ nhanh nhất, tránh quá tải, nhiễu tin, giảm thời gian chọn lọc thông tin cho
lãnh đạo. Do vậy khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo phải thực hiện chính
xác, nhanh chóng. Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng, đúng

hười có trách nhiệm giải quyết công việc, phát huy tác dụng của thông tin,
đảm bảo tính cơ mật được coi là một nguyên tắc. Vì vậy sau khi nhận thông
tin văn phòng luôn có trách nhiệm xử lý hai chiều.
2.2.8 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng của cơ quan.
Hiện nay ở Huyện ủy Vũ Thư các máy móc hỗ trợ cho công việc khá
hiện đại và đầy đủ: Máy tính, máy in, máy potocoppy, máy scan, máy
chiếu,...Ngoài ra cón có các phụ kiện: bàn ghế, văn phòng phẩm,... đều được
cung cấp đủ và mới, không bị thiếu.
Theo tôi để hiện đại hóa được Văn phòng phải hiện đại hóa 3 yếu tố:
1: Hiện đại con người: Con người là yếu tố căn bản nhất, mọi hoạt
Phạm Thị Hương

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động đạt năng suất hay không, máy móc hiện đại có sử dụng được hay không
là do con người. Để hiện đại hóa được con người theo tôi cần phải có biện
pháp sau:
- Hiện đại, đổi mới tư duy, học hỏi công nghệ mới nhất về lĩnh vực văn
phòng, tránh tư tưởng máy móc trong văn phòng không biết sử dụng, không
khai thác hết tính năng thì mặc kệ, không vấn đề gì.
- Các cán bộ văn phòng phải luôn được tập huấn các quy trình nghiệp
vụ cũng như việc sử dụng các phương tiện hiện đại tiên tiến.
- Sử dụng các phương tiện làm việc phai có ý thức giữ gìn, giao cho
mỗi cán bọ phụ trách trang thiết bị của mình, tránh việc phá hoại làm hư hỏng
tài sản của Huyện ủy.
2: Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực

cho con người để đạt năng suất lao động đến mức tối đa. Vì vậy phải ý thức
được rằng máy móc thực sự rất quan trọng.
- Luôn đầu tư trang thiết bị mới nhất, tân tiến, tuy nhiên phải phù hợp
với hoàn cảnh công việc và tưi tiền tránh lãng phí tiền của.
- Trang thiết bị phải luôn được báo dưỡng đảm bảo dùng được và có
thể làm việc hiệu quả chứ không phải mua về để “ trang trí”.
- Các trang thiết bị phải được liên kết với nhau để tận dụng tối đa hết
tính năng như máy in nối với máy tính, máy scan nối với máy tính.
3. Hiện đại các nghiệp vụ văn phòng: Khi có đủ các trang thiết bị
hiện đại trong Văn phòng thì nghiệp vụ hành chính văn phòng vẫn phải được
thực hiện một cách chính xá, bài bản, đảm bảo tính khoa học và đề phòng rủi
ro khi có các sự cố.

Phạm Thị Hương

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.1 Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt
đầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận ( đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.

Đây là một bộ phận chiếm phần lớn trong công tác Văn phòng, là một
dây chuyền liên kết tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các
bộ phận với nhau, đầu mối liên hệ với các cơ quan cấp trên và cơ quan cấp
dưới.
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Trong hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư đóng vai trò quan
trọng, có thể coi Văn thư là “ Bộ khung” trong quá trình quản lý nhà nước.
Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần quan trọng trong hoath động
quản lý của mỗi cơ quan.
Văn thư Huyện ủy Vũ Thư được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm
đảm bảo thông tin được hiệu quả.
Tất cả các công việc tiếp nhận văn bản, đăng ký, chuyển giao và theo
dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ
và làm thủ tục gửi công văn đi của cấp ủy và các ban giúp việc đều tập trung
ở văn phòng cấp ủy.
Phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho công tác tiếp nhận
các văn bản từ các cơ quan khác chuyển tới, thuận tiện cho việc tiếp cận
thông tin mới, và tiếp nhận văn bản đến

Phạm Thị Hương

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3 Soạn thảo văn bản.
2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Huyện ủy được quy định theo

thể thức văn bản của Đảng
- Quyết định số 31 -QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính
trị về việc quy định “ Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đảng”.
- Quyết định số 91- QĐ/TW ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bí
thư về bổ sung một số điều của quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản cảu Đảng.
- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW ngày 28 thánh 5 năm 2004 của Van
phòng Trung ương bề thể thức văn bản.
2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Huyện ủy Vũ Thư
- Đại hội Đại biểu Đảng bộ huyện ban hành:
Đại hội thảo luận và ban hành: Nghị quyết, Quy chế, Thông báo.
Đoàn Chủ tịch: Thông báo, Báo cáo.
Đoàn thư ký: Báo cáo.
- Bí thư được ký thay mặt tất cả các văn bản của Huyện ủy: Chỉ thị,
Nghị quyết, Quyết định, Thông tri, Báo cáo,...
- Phó Bí thư được ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền của Bí thư
và ký một số văn bản theo thẩm quyền quy định.
- Chánh văn phòng được ký những văn bản do Văn phòng ban hành và
ký Thừa lệnh một số văn bản do Bí thư giao cho: Mời họp, giấy đi đường,...
- Văn bản do các ban ban hành thì các đồng chí Trưởng ban chịu trách
nhiệm về nội dung và tính pháp lý trước Thường trực Huyện ủy.
2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Kèm theo phụ lục số 7
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được lãnh đạo cơ quan đặc
Phạm Thị Hương

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
biệt quan tâm. Nhưng do môi trường và hoàn cảnh làm việc khác nhau nên
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản thực tế ở cơ quan có một số điểm
khác so với quy trình chung.
- Thủ trưởng cơ quan xem xét và thấy vấn đề cấp bách và cần thiết phải
ban hành văn bản thì trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng, ban liên quan
đến vấn đề cần giải quyết để soạn thảo văn bản. Trưởng các phòng, ban trực
tiếp nhận và giao cho các chuyên viên thuộc phòng, ban của mình phụ trách
soạn thảo văn bản.- Theo như lý thuyết thì văn bản sau khi soạn thảo xong
Thủ trưởng đơn vị duyệt và chuyển sang Văn phòng để duyệt về thể thức
cũng như phần nội dung. Thực tế tại cơ quan văn bản sau khi được soạn thảo
xong sẽ được chuyển đến Thủ trưởng cơ quan xem xét lại nếu thấy chưa hoàn
chỉnh và cần chỉnh sửa sẽ được chuyển lại đơn vị soạn thảo xem xét và sửa
lại. Nếu không có vấn đề gì thì Thủ trưởng cơ quan sẽ ký và ban hành. Văn
bản sẽ được chuyển xuống phòng văn thư hoàn tất thủ tục đăng ký số, ngày
tháng, đóng dấu và nhân bản văn bản để phát hành.
- Ưu điểm:
+ Các chuyên viên đầu có trình độ đại học nên nắm bắt rất chắc kỹ
thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt, đúng quy
trình, các văn bản ban hành ra đều có hiệu qur pháp lý cao.
+ Các phương tiện hỗ trợ cho việc soạn thảo và ban hành văn bản được
trang bị tương đối đầy đủ.
- Nhược điểm:
+ Các văn bản nhiều khi soạn thảo ban hành không đúng quy trình 6
bước hoàn thiện, một số giai đoạn bị cắt giảm.
2.3.4 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở
lại đây

Huyện ủy là cơ quan Đảng ở dịa phương hoạt động của Huyện ủy theo
nhiệm kỳ cứ 5 năm một lần nên số của văn bản được lấy số theo cả một
nhiệm kỳ. Vì vậy việc thống kê văn bản cũng dễ dàng hơn.
Phạm Thị Hương

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thống kê trong sổ văn bản đi thì số lượng văn bản từ năm 2010 tới năm
2015 có khoảng 5 nghìn văn bản. Trong đó Quyết định khoảng hơn 1 nghìn
văn bản, Nghị quyết 5 văn bản, Công văn khoảng 1500 văn bản, Giấy mời
900 văn bản, Chỉ thị 4 văn bản và một số văn bản khác: Thông báo, Báo cáo,
Tờ trình, Thông tri, Hướng dẫn,...
Số lượng văn bản ban hành ngày càng nhiều nên việc kiểm tra, rà soát
và hệ thống hóa văn bản của cơ quan ngày được quan tâm hơn.
Kiểm tra văn bản được tiến hành thường xuyên giữa việc ban hành văn
bản của Thủ trưởng cơ quan với các phòng ban trong cơ quan. Theo quy định
của Huyện ủy văn bản do cấp dưới ban hành không được mâu thuẫn và chồng
chéo với văn bản cấp trên.
Rà soát văn bản được tiến hành bằng cách theo dõi ở sổ văn bản đi, văn
bản đến của cơ quan. Công việc này do Cán bộ Văn thư thực hiện sau đó báo
cáo với Chánh Văn phòng.
Sau khi kiểm tra và rà soát xong thì văn bản được hệ thống như sau:
Văn bản được sắp xếp theo từng loại nhất định, văn bản trong nhiệm kỳ được
sắp xếp theo số.Sau một nhiệm kỳ văn bản được đưa ra sắp xếp và thống kê
lại và cất giữu theo quy định của cơ quan.
2.3.5 Nhận xét về nội dung của văn bản.

- Thẩm quyền ban hành văn bản
Ban hành theo đúng quy định của cơ quan và Điều lệ Đảng cộng sản
Việt Nam; văn bản của thủ trườn cơ quan kys không chồng chéo không bị
chồng chéo với văn bản của Trưởng các phòng, ban.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Nếu văn bản của các cơ quan hành chính sự nghiệp được quy định
trong thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ về việc quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Nghị định
110/2004/NĐ-CP về công tác Văn thư thì văn bản của Đảng được quy định
trong Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị
Phạm Thị Hương

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về việc quy định “Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đảng, Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2014 của Văn
phòng Trung ương về thể thức văn bản. Nên thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của Đảng sẽ có những điểm khác so với văn bản của cơ quan hành
chính sự nghiệp.
Ví dụ:
- Số và ký hiệu văn bản của Đảng sau số có dấu gạch ngang (-) nhưng
trong cơ quan hành chính sự nghiệp thì sau số ký hiệu có dấu gạch chéo (/)
- Dưới tên cơ quan ban hành văn bản bên Đảng có dấu sao (*) còn văn
bản của cơ quan hành chính sự nghiệp có một dòng kẻ có đọ dài bằng 1/3 độ
dài tên cơ quan ban hành văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản:

Tuy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng khác với thể thức
và kỹ thuật trình bày bên cơ quan hành chính sự nghiệp nhưng quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản thì tương đối giống nhau.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Giống như trong văn bản hành chính thông thường các văn bản đều
được trình bày trên khổ giấy A4, cỡ chữ, kiểu chữ...đều giống với lý thuyết đã
học.
Mặt trước trang giấy:

Mặt sau trang giấy:

- Lề trên: 20mm

- Lề trên: 20mm

- Lề dưới: 20mm

- Lề dưới: 20mm

- Lề trái: 30mm

- Lề trái: 15mm

- Lề phải: 15mm
Các thành phần thể thức văn bản

- Lề phải: 30mm

1: Tiêu đề
2: Tên cơ quan ban hành văn bản

3: Số và ký hiệu văn bản
4: Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Phạm Thị Hương

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
5b: Trích yếu nội dung công văn
6: Nội dung văn bản
7a: Thể thức đề ký, chức vụ người ký.
7b: Chữ ký.
7c: Họ tên người ký
8: Dấu của cơ quan, tổ chức
9: Nơi nhận văn bản.
2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến.
- Khái niệm:
Công văn tài liệu do cơ quan soạn thảo, ban hành và gửi cho các cơ
quan khác gọi là văn bản đi.
Công văn, tài liệu tiếp nhận từ các cơ quan khác gửi đến gọi là văn bản
đến.
- Yêu cầu trong quá trình giải quyết văn bản đi – đến tại cơ quan
+ Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu giữ văn bản đi, đến tại
văn phòng cấp ủy
+ Hợp lý hóa quá trình tiếp nhận, phát hành và lưu giữ văn bản đi, theo
dõi chặt chẽ việc giải quyết cô
ng văn, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót và chậm việc.

+ Quản lý chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật công văn, tài liệu, thu hồi
đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
+ Lập hồ sơ đầy đủ, phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác; nộp lưu hồ
sơ và sổ sách vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn
2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đi
a. Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đi.
Sơ đồ hóa quy trình tại phụ lục số 8

Phạm Thị Hương

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Nhận xét ưu, nhược điểm tình hình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi của Huyện ủy Vũ Thư.
* Ưu điểm:
- Huyện ủy là một trong những đơn vị có đội ngũ cán bộ chuyên môn
tương đối tốt và kinh nghiệm làm việc lâu năm nên công tác thực hiện và tổ
chức quản lý văn bản đi được xử lý và ban hành theo đúng quy định của nhà
nước ( Công văn số 425/ VTLT- NNTW ngày 18/07/2005) của cục Văn thư
và Lưu trữ về việc hướng dẫn văn bản đi, ít xảy ra sai sót và nhầm lẫn, các
văn bản ban hành ra đều đúng quy trình.
- Văn bản đi được lập thành sổ đăng ký văn bản đi vào sổ Công văn đi.
Lưu văn bản một bản lưu tại văn thư, một bản lưu tại đơn vị hoặc cán bộ
chuyên môn trực tiếp soạn thảo và có trách nhiệm theo dõi giải quyết văn bản
đó để lập hồ sơ công việc. Văn thư Huyện ủy đã theo dõi và kiểm tra chặt chẽ
kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ

hoặc thất lạc để khắc phục kịp thời đảm bảo tiến độ công việc chung.
* Nhược điểm:
- Một số văn bản ban hành chưa theo quy trình, một vài giai đoạn bị cắt
bỏ.
- Phần mềm quản lý văn bản và web chỉ đạo đôi khi còn bị lỗi nên việc
cập nhật văn bản khó khăn và khi mạng bị hỏng các văn bản không được cập
nhật ngay mà phải chờ sửa mạng.
2.4.2 Quản lý, giải quyết văn bản đến.
a. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến
Sơ đồ hóa quy trình tại phụ lục số 9
b. Nhận xét ưu, nhược điểm tình hình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đến.
- Các quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến đều được cán bộ văn thư
thực hiện tốt. Văn thư Huyện ủy tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau:
Qua mạng, từ bưu điện,...Văn bản chuyển qua mạng thì văn thư có trách
Phạm Thị Hương

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D