Tìm hiểu là công tác văn thư tại UBND huyện lập thạch
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.08 MB, 66 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
A. LỜI MỞ ĐÀU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu...................................................................4
4.Nguồn tài liệu tham khỏa...........................................................................4
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................5
Phần I....................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................6
1.1Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng................................6
1.1.1Đặc điểm,tình hình................................................................................6
1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ.............................................................................7
1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.......................................................................................14
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................................14
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.........16
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng....................................................................................................21
Phần II................................................................................................................24
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................................24
2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Lập Thạch...................................24
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ................24
2.1.2. Công tác quản lý và chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ.......................25
Trần Thị Thu Huyền
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn Phòng UBND huyện
Lập Thạch....................................................................................................26
2.2.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư................................26
2.2.2 Nội dung công tác văn thư..................................................................27
2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản...............................................31
Phần III..............................................................................................................52
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................52
3.1 Đánh giá chung......................................................................................52
3.3.1 Ưu điểm..............................................................................................52
3.3.2 Hạn chế...............................................................................................53
3.3.3 Nguyên nhân.......................................................................................55
3.2 Đề xuất,kiến nghị...................................................................................55
KẾT LUẬN........................................................................................................57
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................59
PHỤ LỤC..........................................................................................................60
PHỤ LỤC
Trần Thị Thu Huyền
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐÀU
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là
phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi
thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn phòng đảm bảo
công tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn phòng trong quản lý Nhà
nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng
và Nhà nước quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18
tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB
về việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi
dưỡng, huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ
nghề. Hàng năm Nhà Trường đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn
phòng,Văn thư, Lưu trữ ra làm việc nhiều lĩnh vực khác nhau
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình
đào tạo Nhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh,sinh viên với
phương châm “ Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà
trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập, tạo điều kiện cho sinh viên học hỏi,
lĩnh hội công tác văn phòng thực tế ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND huyện lập Thạch qua sự
giới thiệu của Nhà trường. Em được đến thực tập tại Văn phòng UBND huyện
lập Thạch từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016. Trong suốt quá trình thực
tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là nhân viên
Văn phòng. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng ở đây, em đã
được tập sự làm những công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ
văn thư cũng như làm quen với công tác văn phòng.
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa QTVP và các thầy
cô đã tạo điều kiện cho em đi thực tập. Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận
dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách linh hoạt hơn. Cảm ơn các cô, các chú và
các anh chị trong Văn phòng UBND huyện lập Thạch đã chỉ bảo nhiệt tình
Trần Thị Thu Huyền
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong quá trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào
thực tế công việc. Từ đó em càng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn.
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn
bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 03 tháng thực tập tại Văn phòng
HĐND & UBND huyện lập Thạch về công tác tổ chức và hoạt động của văn
phòng. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô cùng cán bộ hướng dẫn thực
tập. Song chắc không tránh khỏi những thiếu sót trong bài báo cáo này. Vì vậy
em mong được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lập Thạch,ngày 11 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Thu Huyền
Trần Thị Thu Huyền
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Lý do chọn đề tài
Lập Thạch là vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương và
tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, một miền đất có vị trí chiến
lược quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước và các thời kỳ
đấu tranh giữ nước.Thời tiền sử, sơ sử có các di chỉ khảo cổ học điển hình là: Gò
Đồn, gò Hội (xã Hải Lựu), gò Sỏi, gò Đặng, đồng Ba Bậc, gò Trâm Dài (xã Đôn
Nhân), Đồng Xuân (xã Xuân Hoà). Ngành khảo cổ học đã khai quật, tìm được
nhiều dụng cụ lao động bằng đá. Ngày 21/12/1999 đã tìm thấy một trống đồng
cổ (trên 2000 năm) tại thôn Phân Lân (xã Đạo Trù), hiện đang được lưu giữ tại
bảo tàng tỉnh Vĩnh Phúc. Điều đó khẳng định người Việt cổ đã sinh sống lâu đời
trên vùng đất Lập Thạch và thời đại các vua Hùng dũng nước Văn Lang đã ảnh
hưởng trực tiếpđến quê hương Lập Thạch.
Lập Thạch là quê hương yêu dấu của em với ước muốn được tìm hiểu rõ
hơn về nền cơ cấu tổ chức hành chính của huyện nói chung và ngành học quản
trị văn phòng của em nói riêng nên được giúp đỡ của nhà trường cùng sự tạo
điều kiện của các cô chú,anh chị tại UBND huyện Lập Thạch em đã chọn cơ
quan làm nơi tìm hiểu và nghiên cứu về toàn bộ công tác văn phòng nơi đây.
Chuyên đề em đi sâu vào là “Tìm hiểu là công tác văn thư” của cơ
quan.Vì em được thực tập hướng dẫn tại phòng văn thư đồng thời em cũng
muốn tìm hiểu nghiên cứu sâu hơn về những công việc mà một người văn thư
phải làm.Và em cũng nhận thấy rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư
trong tổ chức hoạt động của văn phòng nên em quyết định đi sâu vào nó.
2.Mục tiêu của đề tài
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng là đối tượng
nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình quản lý nhà nước, hành
chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được
dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống
quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi
phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính
Trần Thị Thu Huyền
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là
công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác
hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải
tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi
cơ quan, đơn vị.
3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu
Toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng và đi sâu vào công tác văn
thư.
4.Nguồn tài liệu tham khỏa
Tìm hiểu trên mạng internet,các tài liệu văn bản của cơ quan thực tập,các
luật ban hành văn bản,các nghị định ,bào cáo ..có liên quan đến văn thư,văn
phòng
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Nói về công tác văn phòng thì luôn là một đề tài được rất nhiều quan
tâm,được khai thác và nghiên cứu trên nhiều phương diện khác nhau.Tại cơ
quan em-UBND huyện Lập Thạch cũng đã có rất nhiều các anh chị đi trước đã
được thực tập ở đây và cũng nghiên cứu về vấn đề mà chính em đang tìm hiểu.
Tất cả những ai được thực tập tại đây đều được các anh chị,cán bộ hướng
dẫn tận tình,chỉ bảo các công việc đúng với chuyên ngành mình đang học và
những việc mà một cán bộ văn phòng cần làm
Mỗi người đều có cách tiếp thu và học hỏi riêng nên sẽ nghiên cứu theo
các khía cạnh khác nhau,dùng những phương pháp khác nhau nhưng mục đích
cuối cùng vẫn đều để khảo sát và tìm hiểu về công tác văn phòng,khai thác tìm
hiểu một cách chi tiết nhất về lĩnh vực mà mình đang nghiên cứu.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bằng phương pháp thực tiễn,tự tay được học và hướng dẫn về toàn bộ các
công việc của một cán bộ văn phòng.Kết hợp với quan sát,thống kê,so sánh và
phân tích các chuỗi vấn đề.
Trần Thị Thu Huyền
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7.Bố cục của đề tài
+Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
+Phần II: Chuyên đề tự chọn
Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan
+Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trần Thị Thu Huyền
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.1.1 Đặc điểm,tình hình
Trụ sở UBND huyện Lập Thạch
- Tên đơn vị: Văn phòng UBND huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc.
- Địa điểm: UBND huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc.
- Quá trình thành lập và phát triển: Văn phòng UBND huyện Lập Thạch
được thành lập và thay đổi trên cơ sở các quy định của cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền. Trước tháng 4/2009 được gọi là Văn phòng HĐND- UBND huyện,
sau đó thực hiện thí điểm không tổ chức HĐND cấp huyện Văn phòng được đổi
tên thành Văn phòng UBND huyện.
- Đặc điểm của đơn vị:
Về cơ cấu tổ chức: Tổng số cán bộ hiện nay có 18 người, trong đó: Công
chức: 08; Hợp đồng 68: 04; viên chức 01; hợp đồng: 05;
Về trình độ chuyên môn: Thạc sỹ: 02; Đại học: 07; Cao đẳng, trung cấp: 09.
UBND huyện Lập Thạch với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước, thi
hành quản lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
Trần Thị Thu Huyền
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng trên lãnh thổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
củaUBND huyện và các cơ quan cấp trên.
1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ
a.Chức năng
Văn phòng UBND huyện Lập Thạch được thực hiện theo quy định của
Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính Phủ: Văn phòng
UBND huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, tham mưu, tổng
hợp, tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND, Thường trực UBND; phối hợp
với các phòng, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị tham mưu cho Thường trực
UBND trong việc tổ chức, chỉ đạo, điều hành hoạt động trên các lĩnh vực quản
lý nhà nước: Tài chính, kinh tế, đất đai, xây dựng, quy hoạch phát triển đô thị,
văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại, đảm bảo tính thống nhất, liên
tục, có hiệu quả của quản lý nhà nước.
Chịu trách nhiệm trước UBND, Thường trực UBND Chủ tịch UBND về
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND; đảm bảo
ban hành văn bản của UBND không trái với quy định của pháp luật và văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên. Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính
trong cơ quan
b. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, công
nghiệp, nông nghiệp, thương mại, văn hóa, y tế…..
b.1 Trong lĩnh vực kinh tế
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
Trần Thị Thu Huyền
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
b.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
Trần Thị Thu Huyền
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
b.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
b.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
Trần Thị Thu Huyền
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
b.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
b.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Trần Thị Thu Huyền
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
b.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
b.10 Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
Trần Thị Thu Huyền
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
b.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
c. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch
UBND huyện Lập Thạch do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm:
Chủ tịch và phó Chủ tịch.
Chủ tịch UBND huyện Lập Thạch, người lãnh đạo và điều hành công việc
của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn
của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hành động của
huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:
Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các
thành viên của UBND huyện, nhũng người được phân công phải chịu trách
nhiệm trước UBND huyện
Trần Thị Thu Huyền
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Ủy ban nhân dân huyện gồm 01 chủ tịch và 3 Phó chủ tịch, trong đó:
+01 chủ tịch: Nguyễn Thế Hùng
+ 01 Phó chủ tịch: Ông Hà Văn Quyết phụ trách khối nông nghiệp
+ 01 Phó chủ tịch: Ông Nguyễn Ngọc Anh phụ trách khối Văn xã
+ 01 Phó chủ tịch: Ông Đào Quốc Khánh phụ trách khối Kinh tế - xây
dựng
Các Phó chủ tịch sẽ giải quyết công việc theo lĩnh vực cấp trên phân công,
trong việc thực hiện công việc phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
huyện và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:
1.Văn phòng;
2.Phòng Nội vụ;
3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội;
4.Phòng Tài chính – Kế hoạch;
5.Phòng Giáo dục;
6.Phòng Văn hóa và Thông tin;
7.Phòng Tài nguyên và môi trường;
8.Phòng Tư pháp;
9.Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
10.Phòng Công thương;
11.Thanh tra;
12.Phòng Y tế.
Các phòng tham mưu giúp việc cho UBND huyện là những bộ phận
không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan UBND huyện, là cánh tay đắc lực
giúp cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch giải quyết công việc nhanh chóng, khoa
học và đạt hiệu quả công việc tốt. Trình UBND huyện, giải quyết các đề nghị
của cơ quan, đoàn thể, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn về chức năng quản lý và
phạm vi lĩnh vực công tác mình phụ trách.
Bên cạnh đó còn có 4 đơn vị sự nghiệp trực thuộc, đóng góp phần không
nhỏ trong công việc và hoạt động của cơ quan:
Trần Thị Thu Huyền
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Ban Quản lý đầu tư và Xây dựng;
+ Trạm Khuyến nông;
+ Đài truyền thanh;
+ Trung tâm Văn hóa Thông tin – Thể thao
* Sơ đồ bộ máy hoạt động của UBND huyện Lập Thạch
(Phụ lục số 1)
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Hoạt động Văn phòng UBND huyện: Chi bộ Văn phòng UBND huyện
là Chi bộ liên cơ quan (gồm cơ quan Văn phòng và Thống kê huyện). Chi bộ
Văn phòng gồm 18 Đảng viên, trong đó có Đảng viên chính thức, Đảng viên dự
bị. Trong năm 2014, Chi bộ Văn phòng đã lãnh đạo cán bộ, công chức, viên
chức trong chi bộ hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao, cụ thể:
* Về lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị, đảm bảo quốc phòng, an
ninh:
Nhiệm vụ chính trị của Chi bộ văn phòng UBND huyện là lãnh đạo cơ
quan, đơn vị thực hiện tốt công tác tham mưu giúp việc cho UBND, Chủ tịch
UBND về chỉ đạo, điều hành các công việc của UBND huyện, đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và thực hiện việc tham mưu, giúp
UBND huyện thống kê, báo cáo, xây dựng các chỉ tiêu phát triển kinh kế - xã
hội của huyện đảm bảo phù hợp với đặc điểm của địa phương. Đồng thời tham
mưu giúp UBND huyện xây dựng chương trình công tác hàng tháng, hàng quý,
cả năm, đồng thời tổ chức thực hiện chương trình công tác đã đề ra đạt kết quả
cao. Chuẩn bị nội dung và phục vụ tốt các hội nghị họp Uỷ ban, hội nghị hành
chính, các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết. Trong quá trình làm việc đã phối
hợp chặt chẽ với các ban ngành đoàn thể liên quan chuẩn bị tốt nội dung các kỳ
họp đảm bảo sự thành công.
- Công tác chuyên môn là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên trong công
tác lãnh đạo của chi bộ Văn phòng UBND huyện. Hàng tháng sau khi họp chi bộ
Trần Thị Thu Huyền
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xong đều tiến hành họp cơ quan để đánh giá kết quả nhiệm vụ công tác tháng
trước, đề ra nhiệm vụ cho tháng tiếp theo, phân công nhiệm vụ cho từng bộ
phận, từng đồng chí thực hiện. Có đánh giá nhận xét ưu - khuyết điểm. Vì vậy
chất lượng, kết quả công tác của mỗi bộ phận, từng Đảng viên, cán bộ đều thực
hiện tốt.
-Công tác quản lý tài chính: Ngày càng đi vào nề nếp, thực hiện quản lý
trên phần mềm máy tính, đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ chính sách Nhà
nước trên tinh thần tiết kiệm. Thanh quyết toán hàng tháng, quý, năm, đúng quy
định. Thực hiện tốt chế độ thu, nộp Đảng phí. Đảm bảo đủ các điều kiện thiết
yếu về cơ sở vật chất cho hoạt động của UBND và các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện.
-Nhà ăn tận tình phục vụ các hội nghị và nấu ăn hàng ngày cho cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan đúng, đủ tiêu chuẩn, vệ sinh sạch sẽ. Công
tác vệ sinh cơ quan được đảm bảo sạch đẹp. Lái xe an toàn, đáp ứng tốt yêu cầu
công việc.
- Chi bộ luôn quan tâm đến công tác lãnh đạo đảm bảo an ninh trật tự và
xây dựng lực lượng tự vệ trong cơ quan, duy trì 24/24 giờ có bảo vệ trực cơ
quan; phối hợp tốt với Công an, Thanh tra và các cơ quan chức năng cấp huyện
đảm bảo tốt về an ninh, trật tự trong các ngày tiếp dân, các hội nghị do UBND
huyện tổ chức..., Lực lượng Tự vệ cơ quan được kiện toàn, huấn luyện đúng quy
định, luôn đảm bảo 100% quân số.
* Về lãnh đạo công tác chính trị tư tưởng:
- Chi bộ luôn quan tâm đến công tác giáo dục, rèn luyên, giữ gìn phẩm
chất đạo đức lối sống, tinh thần tổ chức kỷ luật, tinh thần đấu tranh chống quan
liêu, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác.
- Chi bộ đã lãnh đạo, chỉ đạo cán bộ, đảng viên, cơ quan, đơn vị thực hiện
tốt các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, 100% đảng
viên trong chi bộ đều có lập trường tư tưởng vững vàng, tuyệt đối tin tưởng vào
sự lãnh đạo của Đảng, nói, viết và làm không trái với quan điểm, đường lối,
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Trần Thị Thu Huyền
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lãnh đạo chi bộ và thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường xuyên nắm bắt
tâm tư, tình cảm, nguyện vọng, những đề xuất, kiến nghị của đảng viên, quần
chúng, từ đó đề ra biện pháp giải quyết những vấn đề thuộc trách nhiệm của chi
bộ hoặc báo cáo, đề nghị cấp trên giải quyết kịp thời, cán bộ, đảng viên trong chi
bộ, cơ quan, đơn vị luôn yên tâm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
* Về lãnh đạo xây dựng cơ quan, đơn vị và các tổ chức đoàn thể:
- Chi bộ luôn quan tâm đến công tác xây dựng cơ quan, đơn vị, thực hiện
tốt quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, trang bị đủ các thiết bị cần
thiết cho cán bộ làm việc, luôn tạo điều kiện cho cán bộ tham gia học tập,
nghiên cứu nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận chính trị đáp ứng ngày càng
tốt hơn trong thực thi công vụ và sự phát triển xã hội.
- Chi bộ luôn quan tâm và tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể hoạt
động theo đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của tổ chức đoàn thể, như: Tổ
chức công đoàn, đoàn thanh niên, nữ công... Các hoạt động của tổ chức đoàn thể
đã tạo ra không khí thi đua sôi nổi, vận động đoàn viên, hội viên phấn đấu thực
hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
Luôn chăm lo đến quyền và lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi để các đoàn viên, hội viên
tích cực tham gia các hoạt động... Bám sát nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn
vị để vận động đoàn viên, hội viên tích cực tham gia các phong trào thi đua phấn
đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Lập Thạch với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước, thi
hành quản lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng trên lãnh thổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
củaUBND huyện và các cơ quan cấp trên.
a. Chức năng
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, xã
hội, giáo dục, y tế và dịch vụ du lịch;
- Về thu chi ngân sách của điạ phương;
Trần Thị Thu Huyền
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội;- Về phòng chống thiên
tai, bảo vệ tài sản nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do
dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện lập Thạch thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn các phường
trong hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và UBND. UBND
huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc
phòng dài hạn và hàng năm của quận. Kế hoạch đầu tư và xây dựng các công
trình trọng điểm của quận trình HĐND huyện quyết định.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND huyện, các biện
pháp thực hiện Nghi quyết của HĐND huyện về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc
phòng; thông qua các báo cáo của UBND huyện trước khi trình HĐND huyện;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do
UBND huyện trực tiếp quản lý;
- Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND huyện quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của
Luật khiếu nại – tố cáo;
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên UBND huyện hàng nặm;
- Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
huyện hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND huyện thấy cần thiết phải đưa ra
lấy ý kiến của tập thể.
c. Cơ cấu tổ chức
* Sơ đồ bộ máy hoạt động văn phòng của UBND huyện Lập Thạch
( Phụ lục số 2 )
* Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận trong văn phòng
Trần Thị Thu Huyền
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chánh Văn phòng:
Là người đứng đầu, lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng,chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND huyện về toàn bộ
công tác của Văn phòng. Tổ chức chỉ đạo cán bộ công chức nhân viên trong Văn
phòng. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng,
bộ phận chuyên viên tổng hợp, kế toán tài vụ, công nghệ thông tin, thi đua khen
thưởng, hành chính quản trị.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn phòng:
- Bố trí, sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên
môn công tác ;
- Dù thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng
theo các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND huyện;
- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thừi tình hình, phục vụ cho việc chỉ
đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Truyền đạt các nghị
quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND
huyện;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột
xuất của HĐND, UBND huyện, của các đoàn Đại biểu Thành phố theo dõi tham
mưu công tác thi đua khen thưởng;
- Xếp lịch công tác tuần và lịch tiếp dân cho Thường trực HĐND, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên UBND huyện;
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND và UBND
huyện;
- Chỉ đạo công tác quản trị, là chủ tài khoản điều hành thu chi ngân sách
của Văn phòng;
- Quản lý công tác. Phó Văn thư – Lưu trữ.
• Phó Văn phòng
Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về
các nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bộ phạn Tư pháp, tiếp dân và
hiải quyết khiiêú nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ.
Trần Thị Thu Huyền
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng HĐND & UBND huyện Lập Thạch có 02 Phó Văn phòng,
một Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ
trách Tư pháp – Văn thư lưu trữ.
+ Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:
Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng nh giao dịch, phòng họp,
phòng máy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và
UBND được thông suốt.
+ Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –Văn thư lưu trữ:
Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng và
quản lý văn bản pháp quy của quận; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết
khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND huyện; thực hiện công tác hộ tịch,
chứng thực; quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND
huyện và một số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác theo
sự phân công của Chánh Văn phòng.
* Nhiệm vụ các bộ phận:
• Bộ phận Tham mưu – tổng hợp:
Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công
theo dõi, giúp việc thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
huyện trên các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản
lý xây dựng đô thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo.
• Bộ phận Kế toán – tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND huyện, lập
các phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;
- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán còng nh các
dự án mua sắm, sữa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý nhập xuất tài chính tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài
khoản theo định kỳ để báo cáo lên cấp trên.
• Bộ phận Tư pháp:
- Thực hiện quản lý thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật của
Trần Thị Thu Huyền
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
HĐND, UBND huyện;
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy theo sự phân công
của Thường trực HĐND và UBND huyện;
- Tổ chức truyên truyền giáo dục pháp luật trên dịa bàn quận;
- Thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;
- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở.
• Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:
- Thường trực , hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND huyện;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó Văn phòng
phụ trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND huyện;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử
lý, trả lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
• Bộ phận Thi đua – khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác còng nh các các hoạt động khác
của cán bộ, nhân viên . Theo dõi các phong trào mà UBND huyện tổ chức để
xác định mức khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các
đơn vị và cá nhân qua hàng năm.
• Bộ phận Hành chính – quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND huyện
chấp hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;
- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị ,đảm bảo phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ cá hoạt động của UBND;
- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;
- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;
- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn
và bí mật mội dung các văn bản.
• Bộ phận Văn thư – Lưu trữ:
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND,
Trần Thị Thu Huyền
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND huyện đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà
nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của
UBND huyện lập Thạch ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo,
trình ký ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ cac loại tài liệu của HĐND và UBND huyện;
- Thống kê đầy đủ cac loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
bằng sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa
vào kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy
định.
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng.
+ Chánh văn phòng: Trần việt Hùng
+ Phó chánh văn phòng:
- Nguyễn Tiến Anh
- Nguyễn Văn Dũng
a.Trưởng phòng
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
Trần Thị Thu Huyền
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Ủy ban đóng trụ sở để giải
quyết những vấn đề liên quan.
b. Phó phòng:
- Trợ giúp cho trường phòng trong việc tham mưu, đóng góp ý kiến xây
dựng phòng và công ty
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng , hoặc được ủy quyền
c.Cán bộ văn thư
-Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo
cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
phòng.
-Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn
thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
-Quản lý và sử dụg con dấu.
d. Cán bộ tổ chức hành chính
-Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ cnhân viên, điều phối hợp lý,
quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng,
kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách
khác đối với người lao động..
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
- Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ
quan hoạt động có hiệu quả cao.
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng, phó phòng
e. Nhân viên y tế
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại công ty, mua bảo hiểm y tế, tổ chức
Trần Thị Thu Huyền
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán nhân viên.
f. Nhân viên lái xe:
Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi công tác đảm báo
an toàn và đúng thời gian.
g. Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ
- Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện nhiệm
vụ nấu cơm ca. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc và
trưởng phòng
- Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho
toàn cơ quan.
- Công khai kinh tế hàng ngày cho cán bộ nhân viên được biết.
- Phụ trách công tác sổ sách báo ăn hàng ngày của cơ quan
- Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vực nhà ăn theo định kỳ
- Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty
h. Nhân viên bảo vệ
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ
quan.
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận cơ quan.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn cơ quan.
Tóm lại:
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn
phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ
quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định
quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm
việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ
quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các
nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị
Trần Thị Thu Huyền
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
