Tổ chức công tác văn thư của cục quản lý khai thác biển và hải đảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài......................................................................................................................2
3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu....................................................................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................3
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề...........................................................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................3
7.Bố cục..........................................................................................................................................3

PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI
THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO...............................................................................4
1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC QUẢN LÝ VÀ KHAI
THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO...................................................................................................................4
1.1.1. Vị trí, chức năng....................................................................................................................4
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo.......................................7
1.2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO............................................................................7
1.2.1 Tổ chức và hoạt động công tác văn phòng.............................................................................7
1.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỤC QUẢN LÝ
KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO..........................................................................................................8
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ.........................................................................................................8
1.2.2.2. Vị trí và Chức năng.............................................................................................................8
1.2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................................................8
1.2.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo..............................9

1.2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.........................................10
1.2.3.1. Chánh văn phòng.............................................................................................................10

Nguyễn Thị Duyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng......................................................................................................11
1.2.3.3.Phòng tổng hợp................................................................................................................11
1.2.3.4. Phòng Hành chính............................................................................................................11
1.2.3.5.Phòng Quản trị..................................................................................................................12
1.2.3.6. Phòng Kế toán- Tài vụ.......................................................................................................12
1.2.3.7. Bản mô tả công việc.........................................................................................................13

PHẦN II..............................................................................................................20
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................20
CHỦ ĐỀ 2 :TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC
QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO..............................................20
2.1. Xây dựng “quy chế văn thư” cho Cục quản lý khai thác biển và Hải đảo................................20
2.2. Tìm hiểu công tác Văn thư của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo...................................31
2.2.1. Hệ thống các văn bản quản lý của về công tác văn thư.......................................................31
2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư....................................................................................................32
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................33
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.....................................33
2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo....................................33
2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Cục quản lý khai thác Biển và
Hải đảo.........................................................................................................................................34

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục quản lý khai thác Biển và Hải
đảo................................................................................................................................................35
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản......................................................................37
2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản....................................................................................39
2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến...............................................................................................39
2.4.2. Trình tự quản lý văn bản đi.................................................................................................41
2.4.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 04 )..................................................41
2.4.3. Lập hồ sơ.............................................................................................................................42
2.4.3.1. Mở hồ sơ công việc..........................................................................................................42
2.4.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc.................................................43

Nguyễn Thị Duyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4.3.3. kết thúc hồ sơ công việc...................................................................................................43
2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu......................................................................................43

PHẦN III............................................................................................................45
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................45
3.1 Đánh giá chung.......................................................................................................................45
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................45
3.1.1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng...................................................................45
3.1.1.2. công tác văn thư..............................................................................................................46
3.1.1.3. Công tác lưu trữ...............................................................................................................48
3.1.1.4. Trang thiết bị văn phòng..................................................................................................48
3.1.2.Nhược điểm.........................................................................................................................49

3.1.2.1 Tổ chức và hoạt động văn phòng......................................................................................49
3.1.2.2. công tác văn thư..............................................................................................................49
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................50
3.1.4. Đề xuất kiến nghị................................................................................................................51
3.1.4.1. trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng..............................................................51
3.1.4.2. Công tác văn thư- lưu trữ.................................................................................................51
3.1.4.3. Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ..............................................................52

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................53
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Duyên

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
“ Học đi đôi với hành lý luận đi đôi với thực tiễn”
Trải qua bốn năm học tập và rèn luyện tại mái trường Đại học Nội vụ Hà
Nội thân yêu.Các thầy cô trong trường đã dày công vun đắp cho chúng em nên
người.Không chỉ thành tài,mà còn dạy cho chúng em thành những người có đạo
đức tốt.Nhưng đó mới chỉ là một cái cây với khung xương chắc khỏe mà chưa
có lá để đón lấy những ánh nắng.Sau khi kết thúc các học phần ở trên lớp được
sự quan tâm từ phía nhà trường cử em đến thực tập tại cơ quan Tổng cục biển và
Hải đảo Việt Nam đẻ học hỏi những kiến thức ngoài giảng đường.Để em có thẻ
vận dụng những gì đã học vào môi trường thực tế.
Bài báo cáo thực tập này sẽ là minh chứng rõ ràng nhất về kết quả của sự

nỗ lực từng ngày của em trong những năm học rèn luyện trên ghế nhà trường nói
chung và đợt thực tập này nói riêng.Nó thể hiện bước trưởng thành của em sau 4
năm học tập và rèn luyện tại trường.Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng
trong công tác nghiệp vụ của mình và cố gắng hết sức trong quá trình thực tập
nhưng với điều kiện thời gian khá hạn hẹp cũng như lần đầu tiếp xúc với công việc
nên bản thân không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.Qua bài báo cáo này
em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy,cô cùng các cán bộ trong cơ
quan để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn và giúp tôi có thêm những kinh
nghiệm quý báu cũng như tạo điều kiện thuận lợi trong công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội ngày 28 tháng 2 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Duyên

Nguyễn Thị Duyên

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài
Lựa chọn ngành nghề gắn bó với cuộc sống của mình là ngành quản trị
văn phòng.Em đã được học tập rèn luyện kiến thức,kỹ năng cần thiết của một
cán bộ văn phòng tại trường đại học Nội vụ Hà Nội trong suốt gần 4 năm
qua.Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập thực tế,bản thân nhận thấy
thực tập là một hành trang vô cùng quan trọng để cọ xát với thực tế trước khi ra

trường.Em luôn mong muốn có một ngày mình có thể được tiếp xúc và học hỏi
kinh nghiệm,phong cách làm việc chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ,nhân viên
tại Cục Quản lý khai thác biển và Hải đảo để được mở mang tầm mắt,lĩnh hội
những điều tốt đẹp từ cơ quan,tổ chức cho kiến thức của bản thân ngày một hoàn
thiện và phong phú hơn.Đồng thời có thế đóng góp cho cơ quan một phần công
sức nhỏ bé của mình cũng như vận dụng những kiến thức đã được học tại giảng
đường nhằm tạo sự mới mẻ,phong phú hơn trong công tác hành chính văn phòng
của cơ quan
Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo và
được sự giúp đỡ của mọi người trong cơ quan đặc biệt được sự chỉ bảo tận tình
của Chánh Văn phòng và công chức Văn thư của Văn phòng Cục quản lý khai
thác Biển và Hải đảođã tạo điều kiện tốt cho em lĩnh hội kiến thức thực tế, tập
duyệt rèn luyện phẩm chất của một người quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên
đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công tác sau này
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng của Cục Quản lý khai thác Biển và
Hải đảo Việt Nam
- Về chức năng nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức bộ máy làm việc của cơ
quan,văn phòng
- Tình hình tổ chức,quản lý và hoạt động công tác hành chính văn phòng
của cơ quan,văn phòng
- Nghiên cứu, đi sâu vào tìm hiểu,đánh giá về công tác văn thư
Từ khâu nghiệp vụ trong công tác này được bố trí,sắp xếp và thực hiện
như nào có đúng theo quy định hiện hành hay chưa.Có điểm nào nổi bật,đã khoa
Nguyễn Thị Duyên

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học hay chưa hay còn những hạn chế hay yếu kém gì.
3. Đối tượng,phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu; Về công tác văn thư tại Cục quản lý khai thác
biển và Hải đảo Việt Nam
- Phạm vi nghiên cứu ; Công tác tổ chức,điều hành hoạt động hành chính
vănphòng,công tác văn thư của Cục Quản lý khai thác biển và Hải đảo
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Cuốn Quản trị Văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Chi
- Các tài liệu về Luật ban hành văn bản,luật văn thư
- Các Quyết định,Quy chế của Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo
Việt Nam
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về công tác văn phòng đặc biệt là công tác văn thư năm 2014
và 2015.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Thực hiện phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ đang làm việc
tại cơ quan
- Quan sát,thu thập,thống kê,bảng hỏi,đối chiếu phân tích và tổng hợp
7. Bố cục
Ngoài phần mở đầu,bài gồm có 3 phần:
Phần I:

Khảo sát công tác văn phòng của Cục Quản lý khai thác biển và

Hải đảo
Phần II : Chuyên đề thực tập : Tổ chức công tác văn thư của Cục Quản
lý khai thác biển và hải đảo

Phần III : Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I
Nguyễn Thị Duyên

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI
THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CỤC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
Căn cứ Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2013 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Quyết định số 43/2014/QĐ-TTg ngày 01 tháng 8 năm 2014 của
Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam trực thuộc Bộ Tài nguyên và
Môitrường;
Căn cứ vào Quyết định số 392/QĐ-TCBHDVN ngày 24 tháng 12 năm
2014. Quy định như sau:
1.1.1. Vị trí, chức năng
Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo là tổ chức trực thuộc Tổng cục
Biển và Hải đảo Việt Nam, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Tổng cục
trưởng thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước về khai thác, sử dụng biển, hải đảo
và tổ chức thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.

Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo có tư cách pháp nhân, con dấu, tài
khoản riêng theo quy định của pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Trình Tổng cục trưởng để trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành hoặc quyết định ban hành theo thẩm quyền.
• Dự án Luật,dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh,dự thảo
nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội,dự thảo nghị định,nghị quyết của
Chính phủ,dự thảo thong tư,quyết định,tiêu chuẩn quốc gia,định mức kinh tế,kỹ
thuật,chỉ tiêu quản lý tổng hợp biển,vùng ven biển,hải đảo và csc văn bản chính
sách,pháp luật về khai thác,sử dụng tài nguyên biển và hải đảo
• Chương trình, kế hoạch, đề án,dự án,nhiệm vụ về khai thác,sử dụng tài
nguyên biển và hải đảo,các kế hoạch hành động và giải pháp thích ứng với nguy
Nguyễn Thị Duyên

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ nước biển đang dâng do biến đổi khí hậu
• Dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm,
hàng năm và chương trình, đề án, dự án phục vụ quản lý và khai thác, sử dụng
biển và hải đảo
• Xây dựng và trình Tổng cục trưởng các văn bản hướng dẫn chuyên
môn, nghiệp vụ về quản lý nhà nước tổng hợp và thống nhất về biển và hải đảo.
• Giúp Tổng cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện văn
bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
dự án về khai thác sử dụng biển và hải đảo sau khi được cơ quan có thẩm quyền

ban hành, phê duyệt.
• Quản lý và khai thác, sử dụng biển và hải đảo.
• Tham gia thực hiện các nhiệm vụ.
• Giúp Tổng cục trưởng tổ chức thực hiện lập quy hoạch,kế hoạch,phân
vùng sử dụng biển,vùng ven biển và hải đảo của cả nước theo quy định của pháp
luật; tổ chức kiểm tra,giám sát iệc thực hiện quy hoạch phân vùng sử dụng
biển,vùng ven biển hải đảo của cả nước sau khi được phê duyệt
• Tổng hợp,đánh giá tiềm năng kinh tế-xã hội liên quan đến biển,hải đảo
của Việt Nam
• Tổng hợp,đánh giá hiện trạng khai thác,sử dụng các vùng biển,vùng
ven biển và hải đảo trong phạm vi cả nước
• Chủ trì xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn,nghiệp vụ và
kiểm tra và thực hiện quản lý khai thác sử dụng bền vững tài nguyên biển,hải
đảo

• Chủ trì thực hiện nhiệm vụ quản lý tổng hợp,thống nhất việc giao các

khu vực biển để khai thác sử dụng tài nguyên biển,hướng dẫn ,kiểm tra việc giao
khu vực biển để khai thác sử dụng tài nguyên thuộc thẩm quyề của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh
• Tiếp nhận chuẩn bị hồ sơ,trình Tỏng cục trưởng về việc giao.gia
hạn,thu hồi,cho phép trả lại một phần hoặc toàn bộ khu vực biển,sử đổi,bổ
sung,quyết định giao khu vực biển,giải quyết các tranh chấp về sử dụng khu vực
biển
Nguyễn Thị Duyên

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Xây dựng ,quản lý hệ thống thông tin,dữ liệu về giao,sử dụng khu vực
biển trên phạm vi cả nước
• Phân tích ,đánh giá,dự báo về các diễn biến,động thái trong nước và
quốc tế có liên quan đến việc quản lý,khai thác,sử dụng tài nguyên biển,hải đảo
của Việt Nam
• Đầu mối trong việc lập và tổ chức,kiểm tra việc thực hiện chương trình
quản lý tổng hợp khai thác vùng ven biển
• Xây dựng chiến lược,chính sách,đề án về quốc phòng,an ninh,ngoại
giao gắn với phát triển kinh tế-xã hội liên quan đến chủ quyền,quyền chủ quyền
và các quyền tài phán quốc gia của Việt Nam trên biển và Hải đảo,các cơ chế
chính sách về quản lý các ngành,nghề khai thác sử dụng tài nguyên biển do các
Bộ ngành ,địa phương chủ trì xây dựng
• Thẩm định quy hoạch,kế hoạch sử dụng đất đối với vùng ven biển,hải
đảo theo quy định
• Thanh tra,giải quyết khiếu nại,tố cáo,xử lý các hành vi,vi phạm pháp
luật trong lĩnh vực khai thác biển và hải đảo
• Lập quy hoạch về điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường biển
• Kiểm tra.đánh giá việc sử dụng các vùng ven biển và hải đảo trong việc
thực hiện quy định các khu bảo tồn biển,khu bảo tồn đất ngập nước ven biển
• Xây dựng quy hoạch,kế hoạch đầu tư,khai thác,sử dụng và quản lý các
công trình ,phương tiện chuyên dùng phục vụ quản lý khai thác biển và hải đảo
theo quy định của pháp luật
• Hướng dẫn,phổ biến giáo dục pháp luật cơ chế chính sách về khai thác
sử dụng tài nguyên biển ,hải đảo
• Thực hiện chương trình, kế hoạch, đề án, dự án hợp tác quốc tế về khai
thác, sử dụng tài nguyên biển, hải đảo và đại dương theo quy định của pháp luật;
tham gia đàm phán về các điều ước, thõa thuận quốc tế biển, hải đảo, đại dương

và tổ chức thực hiện theo phân công của Tổng cục trưởng.
• Chủ trì, tham gia các chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế, nghiên
cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ về lĩnh vực chuyên môn thuộc chức
năng, nhiệm vụ của Cục.
• Quản lý tổ chức, biên chế, công chức, người lao đông theo quy định.
Nguyễn Thị Duyên

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Quản lý tài chính, tài sản được giao theo phân cấp của Tổng cục trưởng
và theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung
chương trình cải cách hành chính được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện các
nhiệm vụ được giao.
• Tổ chức thực hiện và cung cấp các dịch vụ công về khai thác, sử dụng
biển và hải đảo theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Tổng cục trưởng giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục quản lý khai thác Biển và Hải
đảo
- Văn phòng
- Phòng Quy hoạch biển và hải đảo
- Phòng Thẩm định sử dụng biển và hải đảo
- Phòng Kinh tế và Dự báo phát triển biển và hải đảo
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo ( Xem

phụ lục 01)
1.2.

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT

ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ
KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
1.2.1

Tổ chức và hoạt động công tác văn phòng

Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm hậu cần cho cơ quan
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng, cơ quan, có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan
và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động
Cũng giống như quy định về Văn phòng nói chung, Văn phòng Cục quản
lý khai thác Biển và Hải đảo mang trong mình những chức năng tương tự và có
tầm quan trọng hết sức to lớn trong hoạt động quản lý.
Công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đối tốt, văn
Nguyễn Thị Duyên

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Hàng năm văn phòng tham

mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo, nhằm góp phần tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của cơ quan. Văn phòng đã
thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên
cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây
dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ
quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc của cơ
quan, quy chế hoạt động của cơ quan…, mỗi phòng ban đều có quy chế riêng
của bộ phận, đơn vị mình
1.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC VĂN PHÒNG CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ vào quyết định số 393/QĐ-TCBHĐVN ngày 26 tháng 12 năm
2014 của Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo; xét đề
nghị của Chánh văn phòng Cục quyết định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của Văn phòng như sau:
1.2.2.2. Vị trí và Chức năng
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo,
có chức năng giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn thuộc
Cục, thực hiện Chương trình, Kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Cục; tham mưu
về tổ chức cán bộ; Kế hoạch- Tài chính; Hợp tác Quốc tế và khoa học công
nghệ; Hành chính- Quản trị; Văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Cục.
Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo có con dấu, tài khoản
riêng theo quy định của Pháp luật.
1.2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chủ trì, tham mưu, phối hợp xây dựng chương trình, kế hoạch nhiệm
vụ của Cục; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo việc thực hiện sau
khi được phê duyệt.
Nguyễn Thị Duyên

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện chế độ chính sách, quản lý tổ chức, cán bộ, công chức và
người lao động thuộc Cục; thực hiện công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
cho công chức lao động thuộc Cục; thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng,
Hội đồng nâng lương, Hội đồng kiểm tra, sát hạch trình độ, năng lực của công
chức thuộc Cục.
- Thực hiên công tác Tài chính- Kế toán theo trách nhiệm đơn vị dự toán
cấp III; quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn tài chính được giao.
- Đầu mối thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế, khoa học công nghệ
thực triển khai thực hiện các điều ước quốc tế liên quan đến quản lý, khai thác
biển và hải đảo do Cục được giao thực hiện.
- Tham mưu và tổ chức thực hiện tuyên truyền, nhằm nâng cao nhận
thức cộng đồng ở địa phương. Hướng dẫn, phổ biến giáo dục pháp luật cơ chế
chính sách về khai thác sử dụng tài nguyên biển, hải đảo và quản lý tổng hợp và
thống nhất về biển, hải đảo.
- Biên tập, phát hành ấn phẩm, tài liệu về các lĩnh vực thuộc chức năng
của Cục theo quy định của pháp luật.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, bảo đảm phương tiện,
điều kiện làm việc cho hoạt động của Cục; tổ chức thực hiện công tác Hành
chính Quản trị, Văn thư, Lưu trữ, Lễ tân; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc
ban hành văn bản Cục.
- Tham gia thực hiện các chương trình, đề án, dự án, đề tài nghiên cứu
khoa học, nhiệm vụ chuyên môn, tổ chức hội nghị, hội thảo, các hoạt động
chuyên môn, nghiệp vụ theo sự phân công của Cục trưởng.

- Xây dựng chương trình Cục trưởng Nội quy, quy chế Làm việc,
chương trình cải cách hành chính của Cục; theo dõi, kiểm tra và báo cáo Cục
trưởng việc thực hiện sau khi được ban hành. Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định
kỳ và đột xuất tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển và
Hải đảo
Nguyễn Thị Duyên

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cơ cấu tổ chức của văn phòng Cục Quản lý và khai thác Biển và Hải đảo
đứng đầu là Chánh Văn phòng, dưới là Phó chánh Văn phòng và các phòng ban,
tổ, bộ phận khác như:
- Phòng Hành chính
- Phòng Kế hoạch- Tài vụ
- Phòng Quản trị
- Phòng Tổng hợp
• Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng của Cục Quản lý khai thác Biển
và Hải đảo (Phụ lục 02)
1.2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
1.2.3.1. Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của
Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo và chịu trách nhiệm trước
Cục về nhiệm vụ được giao. Thừa lệnh Cục trưởng ký các văn bản được ủy

quyền.Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động
của các bộ phận, đơn vị, nhân viên thuộc Văn phòng.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực
thuộc;
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối với nhân viên văn
phòng;
- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận
dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;

Nguyễn Thị Duyên

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng và
chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được
phân công; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được giao.
- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn
phòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản.
1.2.3.3.Phòng tổng hợp
Ban hành quy chế làm việc của Cục, nội quy, quy định của cơ quan Cục;
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi văn bản được hoàn thành;

Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo, chương trình, kế hoạch,
nhiệm vụ công tác của Cục;
Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan; xây dựng dự thảo các văn bản, báo cáo định kỳ hoặc đột
xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Cục;
Giúp Cục trưởng rà soát các thông tin về lĩnh vực quản lý của Cục trước
khi đưa lên Trang thông tin điện tử của Cục;
Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc cung cấp thông tin quản lý nhà
nước về biển, hải đảo thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cục trưởng cho
các tổ chức, cá nhân theo quy định của Cục và quy định của pháp luật.
1.2.3.4. Phòng Hành chính
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Cục là đầu mối tiếp nhận,Tổ chức
thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật của cơ quan Cục;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ,
bảo mật đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Cục;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện công tác
lễ tân, khánh tiết của Cục;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện công tác
lễ tân, khánh tiết của Cục;
Trình Cục trưởng quy chế quản lý công tác Văn thư- lưu trữ của Cục; thực
hiện công tác văn thư- lưu trữ của Cục,
Nguyễn Thị Duyên

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong khu liên cơ quan thực hiện công tác
y tế.
1.2.3.5.Phòng Quản trị
Thực hiện quản lý, cải tạo, sữa chữa, duy tu, bảo dưỡng cơ sở vật chất, tài
sản, phương tiện và điều kiện làm việc của khối cơ quan Văn phòng Cục và trụ
sở của Cục
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh, vệ sinh môi trường, phòng
cháy, chữa cháy tại trụ sở Cục; quản lý công tác này đối với các cơ quan, đơn vị
trực thuộc Cục;
Tổ chức công tác dịch vụ phục vụ đời sống cán bộ, công chức, viên chức
và người lao động theo phân công của Cục trưởng;
Quản lý, điều hành xe công phục vụ các hoạt động của Cục.
Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản, trang thiết bị
phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan; làm đầu mối tổ chức và quản
lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ quan.
Làm đầu mối công tác hiếu, hỉ của cơ quan; thực hiện công tác thường
trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh
môi trường tại Cơ quan.
1.2.3.6. Phòng Kế toán- Tài vụ
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ngân sách nhà nước hàng năm
của khối cơ quan Văn phòng Cục theo quy định;
Quản lý kinh phí và thực hiện công tác kế toán- tài vụ của khối cơ quan
Văn phòng Cục;
Thực hiện việc đóng, chốt sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; phối hợp với
các cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết chế độ, chính sách đối với công chức,
viên chức và người lao động của khối cơ quan Văn phòng Cục theo quy định
của pháp luật;

Nguyễn Thị Duyên

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.7. Bản mô tả công việc
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC

Độc lập –Tự do- Hạnh phúc

BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2016

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC VỊ TRÍ TRONG VĂN PHÒNG CỤC
QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
( ban hành kèm theo Quyết Định Số -QĐ/CQLKTBVHĐ ngày 14 tháng 01
năm 2016 )
Điều 1: Chánh văn phòng ( đồng chí Nguyễn Văn Huân )
1. Quyền hạn:
Là người quản lý điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng
Cục.Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của
Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo và chịu trách nhiệm trước
Cục về nhiệm vụ được giao. Thừa lệnh Cục trưởng ký các văn bản được ủy
quyền. Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động

của các bộ phận, đơn vị, nhân viên thuộc Văn phòng
2. Nhiệm vụ.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực
thuộc;
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối với nhân viên văn
phòng;
- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận
dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;
3. Mối quan hệ công tác.
- Thực hiện công tác đối ngoại của cơ quan, giữ mối quan hệ với Tổng
cục, Bộ ngành các cấp có liên quan
Nguyễn Thị Duyên

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý biển đảo.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.

Điều 2: Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính và tổng hợp ( đồng
chí Nguyễn Thị Phương )
1. Quyền hạn:
Thực hiện các nhiệm vụ mà Cục giao cho,Chánh văn phòng chỉ đạo
Lãnh đạo,đôn đốc nhân viên trong văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ
2. Nhiệm vụ
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng và
chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được
phân công; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được giao.
- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn
phòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản.
- Lãnh đạo, đôn đốc nhân viên trong văn phòng thực hiện tốt các công
việc
- Trực tiếp chủ động xây dựng các báo cáo hàng tháng, qúy, năm đảm bảo
chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng chỉ đạo và thực hiện
các chức trách, nhiệm vụ của Chánh văn phòng khi được Chánh văn phòng ủy
quyền.
- Phó chánh văn phòng xác nhận thanh toán liên quan đến hoạt động phụ
trách của mình.
- Dự các cuộc họp do Chánh văn phòng phân công.
3. Mối quan hệ công tác.
Giữ mối quan hệ tốt trong nội bộ và ngoài cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
Nguyễn Thị Duyên

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 4 năm làm việc về quản lý.
Điều 3: Phó chánh văn phòng phụ trách Quản trị ( đồng chí Nguyễn Tuấn
Anh )
1. Quyền hạn
- Thực hiện các nhiệm vụ mà thường trực Cục quản lý khai thác biển và
hải đảo phân công, chánh văn phòng chỉ đạo.
- Lãnh đạo, đôn đốc nhân viên trong văn phòng thực hiện tốt các công
việc.
2. Nhiệm vụ
-Giúp Chánh văn phòng phụ trách các nhiệm vụ sau:
- Đảm nhiệm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan .
- Sắp xếp, điều động xe ô tô phục vụ công tác của Lãnh đạo cục, lập sổ
theo dõi và đố chiếu xác nhận thanh toán liên quan đén hoạt động của xe ô tô cơ
quan.
- Giúp Chánh văn phòng trong việc chuẩn bị các điều kiện phục vụ Hội
nghị của cơ quan, các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo của cơ quan, Theo dõi đôn
đốc công tác quản lý tài sản, nội vụ cơ quan, nội quy làm việc của cơ quan.
- Phó chánh văn phòng quản lý việc in ấn, phô tô tài liệu của cơ quan
3. Mối quan hệ công tác.
Thực hiện tốt mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, văn phòng, giữa cấp trên
và cả nhân viên.
Đảm bảo tốt mối quan hệ ngoài cơ quan các Bộ,ban ngành trực thuộc có

liên qua
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý nhân sự
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
Nguyễn Thị Duyên

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 4 năm làm việc về quản lý.
Điều 4. Chuyên viên tổng hợp ( đồng chí Nguyễn Thị Cẩm Tú,Nuyễn
Ngọc Trà )
1. Quyền hạn
Thực hiện các nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ.
Ban hành quy chế làm việc của Cục, nội quy, quy định của cơ quan Cục;
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi văn bản được hoàn thành;
Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo, chương trình, kế hoạch,
nhiệm vụ công tác của Cục;
Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan; xây dựng dự thảo các văn bản, báo cáo định kỳ hoặc đột

xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Cục;
Giúp Cục trưởng rà soát các thông tin về lĩnh vực quản lý của Cục trước
khi đưa lên Trang thông tin điện tử của Cục;
Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc cung cấp thông tin quản lý nhà
nước về biển, hải đảo thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cục trưởng cho
các tổ chức, cá nhân theo quy định của Cục và quy định của pháp luật.
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 2 năm làm việc về chuyên môn
Nguyễn Thị Duyên

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp vụ
Điều 5: Nhân viên kế toán ( đồng chí Nguyễn Thị Nhung )
1. Quyền hạn
Thực hiện các nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn kê toán mà mình đảm nhiệm.

2. Nhiệm vụ
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và thực hiện dự toán chi kinh phí
hàng năm, hàng quý, hàng tháng đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và cơ quan.
- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, đồng thời làm tốt công tác
theo dõi, quản lý tài sản chung của cơ quan.
- Giúp chủ tài khoản và ủy nhiệm chi của cơ quan thẩm định về chế độ,
nguyên tắc, chứng từ trước khi trình duyệt chi, đảm bảo đúng nguyên tắc.
- Phối hợp cùng Phó chánh văn phòng thực hiện đối chiếu, thanh quyết
toán hoạt động của xe ô tô cơ quan
- Giúp Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán tài
chính theo định kỳ
- Được tham gia các nhiệm vụ khác khi có sự phân công, chỉ đạo của
Lãnh đạo Văn phòng.
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lê.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 1 năm làm việc về chuyên môn.
Điều 6: Chuyên viên văn thư, lưu trữ (Lâm Thị Thanh Nga)
1. Quyền hạn.
Thực hiện các nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao.
Nguyễn Thị Duyên

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện đúng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ
- Gửi nhận văn bản theo đường truyền mạng đảm bảo đúng thời gian.
Tiếp nhận công văn đến, ghi vào sổ công văn đến và chuyển cho Chánh văn
phòng xử lý, chuyển giao lấy chữ ký người nhận công văn. Gửi tài liệu đi phải
ghi số vào sổ công văn đi đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời và chính xác. Tham
mưu giúp Lãnh đạo văn phòng về thể thức văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Trực điện thoại, quản lý các loại con dấu và chấp hành nghiêm chỉnh
chế độ bảo mật, chế độ bảo quản và xử dụng con dấu.
- Trực tiếp quản lý, sử dụng máy photo, chỉ được photo các văn bản khi
có sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo văn phòng. Không để người không có nhiệm
vụ tự động sử dụng máy photo.
- Phụ trách văn phòng phẩm của cơ quan : Giúp Chánh văn phòng hợp
đồng, mua sắm đầy đủ văn phòng phẩm, đảm bảo cho moi hoạt động của cơ
quan , quản lý nhập và xuất văn phòng phẩm đúng quy định.
- Làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt thu, chi kinh phí đúng với quy định về
công tác quản lý.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ, sắp xếp, chỉnh lý phục vụ khai thác văn bản
khi cần thiết. Đôn đốc các phòng, ban nộp văn bản, tài liệu lưu trữ đúng thời hạn
quy định về việc nộp lưu.
- Quản lý phòng thư viện của cơ quan
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.

4. Trình độ.
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học.
Có chứng chỉ về văn thư-lưu trữ
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
văn thư. Lưu trữ.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 1 năm làm việc về chuyên môn.
Nguyễn Thị Duyên

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Điều 7: Nhân viên tạp vụ ( đồng chí Lê Thị Hoa )
1. Nhiệm vụ.
- Hàng ngày phục vụ nước uống, thực hiện công tác vệ sinh phòng
khách, hội trường, phòng làm việc của Lãnh đạo cơ quan và vệ sinh trụ sở cơ
quan bảo đảm thường xuyên sạch sẽ và an toàn.
- Có trách nhiệm mua: Chè, nước… và một số đồ dùng khác khi có sự
phân công chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng để phục vụ đầy đủ cho công việc
của mình. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản được giao, khi xuất, nhập tài
sản phải đảm bảo đúng với nguyên tắc và quy định trong cơ quan.
- Nhân viên tạp vụ tham gia các nhiệm vụ khác khi có sự phân công chỉ
đạo của Lãnh đạo văn phòng.
2. Trình độ: Tốt nghiệp trung học phổ thông.
Điều 9: Nhân viên bảo vệ cơ quan ( đồng chí Trần Văn Nghiêm )

1. Thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Chịu trách nhiệm chính về công tác bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh
trật tự, an toàn tuyệt đối và đảm bảo công tác phòng chống cháy nổ.
- Phải có mặt tại nơi làm việc đúng quy định về vị trí, giờ giấc làm việc
để bảo vệ chung trong cơ quan, hường dẫn khách và nhân dân đến làm việc
thuận tiện, nhanh chóng và đúng địa chỉ, đảm bảo văn minh trong quan hệ giao
tiếp.
- Giúp Lãnh đạo văn phòng phối hợp, đôn đốc và kiểm trang người bảo
vệ hợp đồng, trực cơ quan ngoài giờ và ngày lễ, ngày chủ nhật. Đảm bảo an toàn
tuyệt đối người và tài sản phương tiện của cơ quan và khách đến làm việc tại cơ
quan.
2. Trình độ: Tốt nghiệp trung học phổ thông.
Điều 10: Nhân viên lái xe ( bao gồm 3 nhân viên: Đồng chí Nguyễn Hữu
Văn, Triệu Quốc Huy và Nguyễn Văn Tuấn )
Thực hiện các nhiệm vụ:
- Làm công việc lái xe phục vụ các đồng chí lãnh đạo đi công tác theo sự
điều hành của Lãnh đạo văn phòng, đảm bảo kịp thời, an toàn tuyệt đối về người
và phương tiện khi tham gia giao thông.
- Bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, thường xuyên đảm bảo các thông số kỹ
Nguyễn Thị Duyên

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuật của xe, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ của xe và lái xe khi tham gia giao thông.
Chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao thông, không tự ý lái xe đi công việc riêng

của cá nhân, hoặc không có lệnh điều xe của Lãnh đạo văn phòng. Những
trường hợp đọt xuất cần sử dụng xe phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh
đạo văn phòng mới được đưa xe ra khỏi cơ quan.
- Có trách nhiệm mua xăng phục vụ đầy đủ các chuyến đi công tác và
thanh quyết toán kịp thời hàng tháng theo đúng với quy định.
- Đến kỳ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô phải báo cáo trước và phải được sự
đồng ý của Chánh văn phòng mới được thực hiện. Nếu do thiếu tinh thần trách
nhiệm gây ra mất an toàn, làm hư hỏng, mất mát tải sản thì lái xe hoàn toàn chịu
trách nhiệm.
- Nhân viên lái xe đảm nhận một số nhiệm vụ khác khi có sự phân công,
điều động của Lãnh đạo văn phòng.
3. Trình độ: Tốt nghiệp trung học phổ thông và có bằng lái xe ô tô hạng C.

Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2016
CHÁNH VĂN PHÒNG
( đã ký )
Nguyễn Văn Huân

NGƯỜI LẬP
( đã ký)
Nguyễn Thị Duyên

PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
CHỦ ĐỀ 2 :TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC
QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO
2.1. Xây dựng “quy chế văn thư” cho Cục quản lý khai thác biển và
Hải đảo
BỘ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔNG CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO VIỆT NAM

Độc lập –Tự do – Hạnh phúc

Số

/QĐ-TCBHĐVN

Hà Nội, ngày

tháng

năm

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư của Tổng cục
Biển và hải đảo Việt Nam
Nguyễn Thị Duyên

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO VIỆT NAM
Căn cứ Quyết định 43/2014/QĐ-CP ngày

tháng

năm 2008 của Chính

phủ quy định chức năng,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Biển và Hải
đảo Việt Nam trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường ;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 nawm2010 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn cức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thưlưu trữ Bộ,cơ quan ngang Bộ,cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các
cấp;
Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức,kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Căn cú Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ
Tư pháp về thể thức,kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính
phủ,Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản
quy phạm pháp luật liên tịch;
Căn cứ Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20 tháng 9 năm 2012 của
Bộ Trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành quy chế công tác văn
thư của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Theo đề nghị của Chánh văn phòng Tổng cục
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế công tác văn thư của
Tổng Cục Biển và Hải đảo Việt Nam.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định
số 226/QĐ-TCBHĐVN ngày 02 tháng 7 năm 2009 của Tổng cục trưởng Tổng
cục Biển và Hải đảo Việt Nam.
Điều 3: Tổng cục trưởng,các Phó tổng cục trưởng,Thủ trưởng các đơn vị
thuộc Tổng cục,cán bộ,công chức,viên chức,người lao động thuộc Tổng cục và
các tổ chức,cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
TỔNG CỤC TRƯỞNG

Nơi nhận

-

Bộ TNMT ( để bc)

Nguyễn Thị Duyên

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-

Lãnh đạo Tổng cục
Các đơn vị trực thuộc Tổng cục
Đảng ủy,công đoàn,Đoàn TNCSHCM,
Hội cựu chiến binh cơ quan Tổng cục
Website của Tổng cục
Lưu:VT-VP (HCQT)MP

Nguyễn Thành Minh

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔNG CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO VIỆT NAM

Độc lập –Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TỔNG CỤC
BIỂN VÀ HẢI ĐẢO VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ_TCBHĐVN
Ngày tháng năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về công tác văn thư –lưu trữ của Tổng cục Biển
và Hải đảo Việt Nam
2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị trực
Nguyễn Thị Duyên

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B